Sitzungsmanagement von der Ladung bis zum Beschluss.

mandari Session bündelt das Sitzungs- und Gremienmanagement Ihrer Verwaltung in einem System: Sitzungen planen und laden, Vorlagen durch die Beratung führen, Niederschriften genehmigen und Beschlüsse nachhalten.

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Was ist Sitzungsmanagement?

Sitzungsmanagement ist die Organisation der Gremienarbeit einer Kommune: Sitzungen planen, Tagesordnungen aufstellen, laden, Vorlagen beraten, Beschlüsse fassen und dokumentieren. Sitzungsmanagement-Software bündelt diese Arbeit in einem System.

Gremienmanagement. Rat, Ausschüsse, Beiräte und Fraktionen mit ihren Mitgliedern, Stellvertretungen und Wahlperioden. Daraus ergibt sich, wer zu welcher Sitzung geladen wird.

Digitale Gremienarbeit. Ladung, Unterlagen, Abstimmung und Niederschrift laufen über ein System statt über Textdateien, Mailverläufe und PDF-Stapel. Was einmal erfasst ist, wird nicht noch einmal abgetippt.

Papierlose Sitzung. Ladung und Sitzungsmappe kommen digital, Sitzungen laufen auf Wunsch hybrid. Den Zustellweg legen Sie je Person fest: Papier bekommt nur, wer es möchte.

Sitzungsdienst. So heißt die Stelle in der Verwaltung, die das Sitzungsmanagement verantwortet, oft im Ratsbüro oder im Hauptamt.

Was mandari Session leistet

Jede Aufgabe im Sitzungs- und Gremienmanagement mit ihrem Stand. mandari Session ist in der Pilotphase.

13 von 16 gibt es in der Pilotphase, 3 sind für 2027 geplant.

Alle Funktionen der drei Produkte zeigt die Funktionsübersicht, den Abgleich mit etablierten Systemen der RIS-Vergleich.

Was mandari Session leistet
Aufgabe	Umsetzung in mandari Session	Stand
Gremien und Personen
Gremien und Mitgliedschaften	Rat, Ausschüsse, Beiräte und Fraktionen mit Mitgliedschaften und Wahlperioden; Telefon, Anschrift und Bankdaten liegen verschlüsselt.	Pilotphase
Gemeinsame Sitzungen	Gemeinsame Sitzungen mehrerer Gremien. Mehrere Körperschaften führen Sie als Gruppe mit einer gemeinsamen Leitstelle.	Pilotphase
Vor der Sitzung
Sitzungsplanung und Tagesordnung	Sitzungskalender, Tagesordnung mit öffentlichem und nichtöffentlichem Teil.	Pilotphase
Ladung	Digital und auf Papier, mit Ladungsfristen, Empfangsbestätigung und Rückmeldung.	Pilotphase
Sitzungsmappe	Alle Unterlagen als ein PDF mit Inhaltsverzeichnis und Lesezeichen oder als ZIP-Archiv.	Pilotphase
Vorlagen und Mitzeichnung	Drucksachen mit eigenem Nummernkreis, Anlagen und Beratungsfolge über mehrere Gremien. Freigaben nach dem Vier-Augen-Prinzip mit Vertretung; jede Fassung bleibt erhalten.	Pilotphase
Anträge aus den Fraktionen	Eingang digital aus mandari Work, mit Statusrückmeldung an die Fraktion, Prüfung und Übernahme als Vorlage.	Pilotphase
Raum- und Ressourcenplanung	Räume und Ressourcen für Sitzungen planen.	Geplant 2027
In der Sitzung
Hybride Sitzungen	Live-Cockpit mit Teilnahmeart, Beschlussfähigkeit und Störungen.	Pilotphase
Abstimmungen	Ergebnisse je Tagesordnungspunkt: offen, geheim, summiert oder namentlich.	Pilotphase
Stimmabgabe und Rednerliste	Abstimmen am eigenen Gerät, Rednerliste mit Saalanzeige.	Geplant 2027
App für Ratsmitglieder	Die Sitzungsunterlagen in einer App, auch offline.	Geplant 2027
Nach der Sitzung
Niederschrift	Öffentlicher und nichtöffentlicher Teil getrennt, mit Genehmigung. Danach ist sie geschützt, Korrekturen laufen als nachvollziehbare Berichtigung.	Pilotphase
Beschlusskontrolle	Beschlussregister mit Zuständigkeit, Frist und Umsetzungsstand; nach Ihrer Freigabe öffentlich im Bürgerportal.	Pilotphase
Sitzungsgeld	Abrechnung nach dem Vier-Augen-Prinzip, mit SEPA-Export.	Pilotphase
Fristen-Erinnerungen	Automatische E-Mails zu Ladung, Vorlagen und Wiedervorlage.	Pilotphase

Worauf Sie sich verlassen können

Sitzungsmanagement heißt Verantwortung für Fristen, Vertrauliches und die Öffentlichkeit. Dafür ist mandari Session gebaut.

Öffentlich, was öffentlich ist: Jede Sitzung, jeder Tagesordnungspunkt, jede Vorlage und jede Anlage ist als öffentlich oder nichtöffentlich gekennzeichnet. Nach außen geht nur, was als öffentlich gekennzeichnet ist: nach Ihrer Freigabe in den Einstellungen ins Bürgerportal und über die OParl-Schnittstelle.

Zum Bürgerinformationssystem
Nachvollziehbar und verschlüsselt: Jede Änderung und jeder Zugriff auf Nichtöffentliches steht im Audit-Log. Nichtöffentliche Inhalte und sensible Personendaten liegen je Kommune verschlüsselt; die Anmeldung unterstützt einen zweiten Faktor.

Sicherheit im Trust Center
Offen und prüfbar: Der Quellcode steht unter AGPL-3.0, Ihre IT kann ihn prüfen. Öffentliches geben Sie über OParl heraus, Beschlüsse, Berichte und Sitzungsgeld als CSV und JSON.

Quellcode ansehen
Ihr Betrieb, Ihre Wahl: Als Dienst aus ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland oder per Docker Compose in Ihrem eigenen Rechenzentrum.

Unterlagen für die Vergabe

Häufige Fragen zum Sitzungsmanagement

Steht Ihre Frage nicht dabei? Schreiben Sie uns.

Sitzungsmanagement meint die Arbeit der Verwaltung rund um die Sitzung. Das Ratsinformationssystem ist der Oberbegriff: Es umfasst das Sitzungsmanagement, den Zugang der Ratsmitglieder und das Bürgerinformationssystem für die Öffentlichkeit.

Die Gremien, ihre Mitglieder mit Funktionen und Stellvertretungen und die Wahlperioden. In mandari Session pflegen Sie Rat, Ausschüsse, Beiräte und Fraktionen an einer Stelle; Ladung und Anwesenheit bauen darauf auf.

Ja. Ladung und Unterlagen kommen digital, die Sitzungsmappe als ein PDF mit Inhaltsverzeichnis, und Sitzungen laufen auf Wunsch hybrid. Papier erhält nur, wer es möchte.

Eine App mit den Unterlagen offline ist für 2027 geplant, ein eigener Bereich für alle Ratsmitglieder ist in Prüfung.

Per Freigabe in den Einstellungen. Danach erscheinen öffentliche Sitzungen, Vorlagen und Beschlüsse im Bürgerinformationssystem und über die OParl-Schnittstelle. Nichtöffentliches bleibt intern, jede Umstellung steht im Audit-Log.

Gremien, Personen und Besetzungen übernehmen wir aus Listen Ihrer Verwaltung. Ihren öffentlichen Altbestand liest mandari über OParl ein; er bleibt im Bürgerportal durchsuchbar. Die Übernahme dieses Bestands in mandari Session ist für Version 1.0 geplant.

Den Weg für Ihre Kommune klären wir in der Bestandsaufnahme, siehe Migration.

Sprechen wir über Ihr Sitzungsmanagement.

In 30 Minuten klären wir, wie Ihr Sitzungsmanagement heute arbeitet, was mandari Session in der Pilotphase leistet und wie ein Umstieg aussieht. Per Video, am Telefon oder persönlich in Münster.

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E-Mail: hello@mandari.de
Gespräch: per Video, am Telefon oder in Münster
Für Vergabestellen: Unterlagen
Preise: Was mandari kostet