Datenschutz

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website oder unsere Dienste nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung? Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Verantwortliche Stelle" und im Impressum.

Wie erfassen wir Ihre Daten? Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie sie uns mitteilen — z. B. über das Kontaktformular oder bei der Registrierung. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (Browser, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung erfolgt automatisch, sobald Sie die Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten? Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Weitere Daten verarbeiten wir zur Vertragsdurchführung, wenn Sie unsere Dienste buchen oder nutzen. Analyse- oder Tracking-Tools setzen wir nicht ein (siehe Abschnitt 5).

mandari besteht aus dem öffentlichen Informationsportal „mandari Insight" (ohne Konto nutzbar), dem Arbeitsbereich „mandari work" (Konto erforderlich) und dem Kundenportal für Buchung und Abrechnung. Je nach Bereich verarbeiten wir unterschiedliche Daten — Details in Abschnitt 4.

2. Hosting

Unsere Systeme werden bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland betrieben, die nach ISO 27001 zertifiziert sind. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage des Hostings ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber unseren Kunden.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln personenbezogene Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

topixmedia (Einzelunternehmen)
Inhaber: Sven Konopka
Robert-Koch-Straße 44
48149 Münster
Telefon: 0251 37989915
E-Mail: hello@mandari.de

Für Datenschutzanliegen erreichen Sie uns außerdem direkt unter datenschutz@mandari.de.

Speicherdauer

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe. Nach Vertragsende werden Organisationsdaten nach 30 Tagen gelöscht (siehe AGB), Rechnungsdaten nach den steuerlichen Fristen (10 Jahre gemäß § 147 AO).

Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an datenschutz@mandari.de.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de (öffnet in neuem Tab).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4. Datenerfassung auf dieser Website und in unseren Diensten

Cookies und Sessions

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (Session-Cookie für den Login, CSRF-Schutz). Es gibt kein Tracking, keine Analyse-Cookies und keine Werbenetzwerke; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Server automatisch technisch notwendige Daten in Server-Logdateien: IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, aufgerufene Seite, Browsertyp/-version und Betriebssystem (User-Agent) sowie Referrer-URL. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch fehlerfreie Darstellung, Sicherheit und Stabilität). Logdateien werden automatisch rotiert und kurzfristig gelöscht.

Kontaktformular, Terminanfrage und Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns über das Formular auf mandari.de/kontakt schreiben oder einen Termin anfragen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie eintragen: Name, E-Mail-Adresse, optional Organisation und Telefonnummer, Ihr Anliegen sowie bei Terminanfragen Wunschtermin und Gesprächsform. Das Formular stellt Ihre Anfrage als E-Mail an uns zu; die Website selbst speichert sie nicht. Zum Schutz vor Spam löst Ihr Browser vor dem Senden eine kleine Rechenaufgabe (Altcha, auf unserem eigenen Server); dafür werden keine Daten an Dritte übertragen. Um Missbrauch zu begrenzen, zählt die Website Anfragen je IP-Adresse für höchstens eine Stunde im Arbeitsspeicher.

Schreiben Sie uns über das Formular oder per E-Mail, verarbeiten wir Ihre Angaben inklusive der Kontaktdaten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Anschlussfragen zu beantworten. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist; in allen übrigen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effektive Bearbeitung von Anfragen). Die Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, der Zweck entfällt oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern.

Bewerbungen

Bewerbungen an bewerbung@mandari.de verarbeiten wir, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden (§ 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zugriff haben nur die Personen, die an der Entscheidung beteiligt sind. Kommt es nicht zur Einstellung, löschen wir die Unterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. Eine längere Aufbewahrung, etwa für spätere Stellen, erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

Öffentliches Portal „mandari Insight"

Insight stellt ausschließlich Informationen dar, die Kommunen über die standardisierte OParl-Schnittstelle öffentlich bereitstellen (Sitzungen, Vorlagen, Gremien sowie Namen von Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern in ihrer öffentlichen Funktion). Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Transparenz kommunalpolitischer Prozesse). Betroffene können sich für Auskunft oder Löschanliegen jederzeit an datenschutz@mandari.de wenden; wir prüfen Anliegen unverzüglich und wenden uns ggf. an die herausgebende Kommune.

Konto und Arbeitsbereich „mandari work"

Bei Registrierung und Nutzung verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Name, Organisationszugehörigkeit, Rollen, Login-Daten (inkl. IP-Adressen von Anmeldeversuchen zur Missbrauchsabwehr, Speicherdauer 15 Minuten bis 30 Tage) sowie die von der Fraktion selbst eingestellten Arbeitsinhalte. Sensible Arbeitsinhalte (z. B. interne Notizen) werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM mit organisationsspezifischen Schlüsseln). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) bzw. Art. 28 DSGVO im Verhältnis zur buchenden Organisation (Auftragsverarbeitung).

Buchung, Bezahlung und Rechnungen

Für die Buchung von mandari work verarbeiten wir Bestandsdaten (Organisation, Rechnungsadresse, E-Mail) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zahlungsabwicklung: Zahlungen laufen über Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande (Kreditkarte, Apple Pay/Google Pay, SEPA-Lastschrift). Mollie erhält die für die Zahlung erforderlichen Daten (Name, E-Mail, Zahlungsdaten, Mandatsdaten für wiederkehrende Zahlungen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (zuverlässige und sichere Zahlungsabwicklung). Datenschutzhinweise von Mollie: mollie.com/de/privacy (öffnet in neuem Tab).

Rechnungsstellung und Buchhaltung: Rechnungsdaten werden in der Buchhaltungssoftware lexoffice (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Str. 9, 79111 Freiburg, Deutschland) verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (Vertragsdurchführung, steuerliche Aufbewahrungspflichten, 10 Jahre gemäß § 147 AO).

E-Mail-Kommunikation

Transaktions-E-Mails (Einladungen, Passwort-Zurücksetzen, Benachrichtigungen, Rechnungen) versenden wir über einen deutschen E-Mail-Provider. Newsletter versenden wir nicht ohne gesonderte Einwilligung.

Empfänger und Drittlandtransfer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt. Empfänger sind ausschließlich die oben genannten Auftragsverarbeiter (Hetzner, lexoffice) und der Zahlungsdienstleister Mollie.

5. Keine Analyse-Tools, kein Tracking, keine Werbung

Wir setzen bewusst keine Tracking- oder Analyse-Tools ein — kein Google Analytics, kein Facebook Pixel, keine Werbe- oder Analyse-Cookies und keine Werbenetzwerke. Datenschutz by Design ist Teil unseres Produktversprechens. Sollten wir künftig Analyse-Dienste einsetzen wollen, geschieht das nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung und nach Aktualisierung dieser Erklärung.

6. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung und unberechtigten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere: verschlüsselte Übertragung über HTTPS (TLS 1.3), Betrieb ausschließlich in deutschen, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren, Verschlüsselung sensibler Inhalte (AES-256-GCM), rollenbasierte Zugriffskontrolle sowie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen (Audits und Penetrationstests). Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

7. Hinweis zur SaaS-Anwendung „mandari work" und Auftragsverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Marketing-Website mandari.de sowie — soweit oben beschrieben — für unsere Dienste. Für die Nutzung von „mandari work" durch buchende Organisationen gelten ergänzend die vertraglichen Bestimmungen einschließlich eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil des Vertrags ist. Der personalisierte AVV kann digital im Kundenportal unter portal.mandari.de/portal/avv/ (öffnet in neuem Tab) abgeschlossen werden; den Mustertext finden Sie unter mandari.de/avv.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen (z. B. bei der Einführung neuer Funktionen). Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: Oktober 2026