Verfahren zur Gewährung von Zuschüssen im Haushaltsplanentwurf 2023

Anlage A zur V/0503/2022 
Kurzüberblick 
Mit dieser Vorlage soll ein Überblick über das Verfahren zur Gewährung von Zuschüssen im 
Haushaltsplanentwurf 2023 gegeben werden. 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
Nicht unmittelbar über diese Vorlage, aber über die Zuschussgewährung erfolgt letztlich die Errei-
chung vieler städtischer Ziele, beispielsweise in den Bereichen Kultur, Sport, Umwelt und Nach-
haltigkeit, Soziales, Kinder und Jugendliche, Familien, Wissenschaft etc. 
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist  vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
 vollständig 
freiwillig 
Eine unmittelbare Pflichtigkeit lässt sich aus dieser Vorlage nicht ableiten. Bestimmte Trägerzu-
schüsse können dagegen pflichtig sein, da damit eine Aufgabe erfüllt wird, die ansonsten (pflich-
tig) durch die Stadt selbst erledigt werden müsste. Andere Zuschüsse wiederum sind rein freiwilli-
ger Natur. 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) 
Keine unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen durch diese Vorlage.

V/0503/2022 
V/0503/2022 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Verfahren zur Gewährung von Zuschüssen im Haushaltsplanentwurf 2023 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   06.09.2022 Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft Einbringung 
   20.09.2022 Ausschuss für Schule und Weiterbildung Vorberatung 
   21.09.2022 Sportausschuss Vorberatung 
   27.09.2022 Kulturausschuss Vorberatung 
   28.09.2022 Ausschuss für Soziales, Gesundheit, Verbraucherschutz und Ar-
beitsförderung 
Vorberatung 
   29.09.2022 Ausschuss für Gleichstellung Vorberatung 
   18.10.2022 Ausschuss für Personal, Digitalisierung, Organisation, Sicherheit 
und Ordnung 
Vorberatung 
   18.10.2022 Ausschuss für Umweltschutz, Klimaschutz und Bauwesen Vorberatung 
   19.10.2022 Ausschuss für Verkehr und Mobilität Vorberatung 
   19.10.2022 Ausschuss für Verkehr und Mobilität Vorberatung 
   20.10.2022 Ausschuss für Kinder, Jugendliche und Familien Vorberatung 
   20.10.2022 Ausschuss für Stadtplanung und Stadtentwicklung Vorberatung 
   25.10.2022 Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft Vorberatung 
   26.10.2022 Hauptausschuss Vorberatung 
   26.10.2022 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Die vorgesehene Darstellung des geänderten Zuschussberichts für den Haushaltsplanentwurf 
2023 wird zur Kenntnis genommen. 
2. Die Personalkostenanteile in den Zuschüssen werden bis auf Weiteres jährlich mit einer 2%-igen 
Steigerung dynamisiert. 
3. Folgende Regelbefristungen werden festgelegt: 
 Dauerförderungen werden auf 8 bis 10 Jahre befristet.  
 Projektförderungen werden für den Zeitraum des Projektes oder der Maßnahme (in der Regel 
Amt für Finanzen und 
Beteiligungen 
 
02.09.2022 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in:  
Herr Müller 
Telefon: 492-2030 
MuellerH@stadt-
muenster.de

- 2 - 
V/0503/2022 
maximal 3 Jahre) befristet, gleiches gilt für Anschubfinanzierungen bzw. neu aufgelegte För-
derungen.  
 Sonstige -nicht nur für einen kurzen Zeitraum angedachte Förderun gen- werden auf 4 bis 6 
Jahre befristet. 
4. Die Regelungen zum Beratungsverfahren für den Haushaltsplan 2023 werden umgesetzt.  
5. Die Einbindung von mit Zuschüssen vergleichbaren Kostenerstattungen wird zum Haushaltsplan-
entwurf 2024 vorgesehen. 
6. Die Verwaltung wird beauftragt, ein vereinheitlichtes Zuschuss-, Bewilligungs- und Verwendungs-
nachweisverfahren (weiter) zu entwickeln.  
 
 
 
 
Begründung: 
 
Vorbemerkungen 
 
Bereits seit vielen Jahren bietet der im Haushaltsplan enthaltene  Zuschussbericht Hinweise zu den 
Transferleistungen der Stadt im Rahmen institutioneller Zuschüsse. Mit Ratsantrag der CDU-Fraktion 
NR. A-R/0024/2021 in Verbindung mit dem im Rahmen der Etatberatungen 2022 gestellten Antrag 
der FDP -Fraktion „Sunset-Klausel und Zuwendungen an Dritte prüfen“ is t die Verwaltung beauftragt 
worden, Zuschusswesen und Zuschussbericht weiterzuentwickeln. 
 
Mit Beschluss des Rates vom 23.06.2021 (V/0378/2021) ist u.a. vorgegeben worden, dass Zuschüs-
se künftig in der Regel zeitlich befristet werden sollen. Mit Vorlage V/0699/2021 war dem Rat als ers-
ter Zwischenschritt über das Verfahren zur Gewährung von Zuschüssen im Zusammenhang mit dem 
Haushaltsplanentwurf 2022 berichtet worden. 
 
Um die Thematik auch verwaltungsintern zu optimieren, wurde eine Arbeitsgruppe mit Vertret ungen 
aus denjenigen Ämtern installiert, die den Großteil der städtischen Zuschüsse bewirtschaften. In die-
ser Arbeitsgruppe wurde das Thema weiterentwickelt, zu einzelnen Punkten wurde auch die AG 
Wohlfahrt mit einbezogen. 
 
Deutlich wurde hierbei einerseits, dass es eine Vielzahl von unterschiedlichen Zuschüssen und Zu-
schussregelungen in der Stadt Münster gibt und dass perspektivisch eine Vereinheitlichung der Rah-
menbedingungen angestrebt werden soll. Die Komplexität der Verfahren sowie auch ein Vertrauens-
schutz der Begünstigten erfordern für eine Komplett -Umstellung einen zeitlichen Vorlauf, bzw. be-
gründen die modulare Umsetzung. 
 
Neue Darstellung des Zuschussberichts im Haushaltsplanentwurf 2023 
 
Der Zuschussbericht für den Haushaltsplanentwurf 2023 enthält zusätzliche Informationen. Hierzu 
gehören insbesondere Hinweise zur 
 Differenzierung der Zuschussbestandteile (Personalkosten / Sonst. Kosten) 
 Dynamisierung 
 Status des Zuschusses (verpflichtend / freiwillig) entsprechend der Einschätzung des Fachamtes 
 Befristung.  
 
U.a. auch aufgrund der begrenzten Darstellungsmöglichkeiten sind folgende Positionen gegenüber 
dem bisherigen Zuschussbericht entfallen: 
 
Position Ergänzender Hinweis 
Auftragsgrundlage Im bisherigen Bericht war h ier auch auf sehr alte Beschlüsse, Grundlagen oder 
Etatbeschlüsse verwiesen worden. Dies ist vor dem Hintergrund, dass aufgrund 
der Befristungen kontinuierlich Zuschüsse analysiert und Vereinbarungen aktua-
lisiert werden sollen, nicht mehr erforderlich.

- 3 - 
V/0503/2022 
Zuschussart Da eine Vielzahl der Zuschüsse „Mischzuschüsse“ sind und die unterschiedli-
chen Kategorien schwer abgrenzbar waren, entfällt diese Kategorisierung. 
Haushaltsansätze 
Planungszeitraum 
Primäre Relevanz hat insbesondere aufgrund der unterschiedlichen Befristungs-
zeiträume der Haushaltsansatz des aktuellen Planjahres. Ansätze für die Folge-
jahre suggerieren entweder eine automatische Fortführung oder aber -wenn 
aufgrund der ausgelaufenen Befristung kein Betrag angegeben wäre- ein auto-
matisches Ende der Zuschussgewährung. Sie erschweren die Transparenz und 
werden insofern nicht mehr ausgewiesen.   
 
Auf dieser geänderten Grundlage werden die Zuschüsse im Zuschussbericht des Haushaltsplanent-
wurfs 2023 dargestellt. 
 
Hinweise zur Dynamisierung der Personalkosten im Haushaltsplanentwurf 2023 
 
Mit den Zuschüssen werden zumeist  Personalkosten bzw. Personalkostenanteile gefördert. Unter 
anderem die Themen Mindestlohn und Tarifbindung führen zu einem jährlichen Anstieg der Personal-
kosten und damit auch der Zuschüsse. Hierzu hat es bereits in der Vergangenheit verschiedene und 
in der Regel zeitlich befristete Beschlüsse zur Dynamisierung gegeben (z.B. V/0792/2018; 
V/0070/2019; V/0537/2021); hinzu kommen ggf. im Rahmen der Beschlussfassung zu einzelnen An-
trägen mit mehrjähriger Bindung vorgenommene Dynamisierungen. 
 
Um in einem ersten Schritt für die Ämter eine Planungssicherheit zu ermöglichen, wurde verwal-
tungsseitig festgelegt, dass für die Jahre 2023 bis 2026 eine jährliche Personalkostensteigerung von 
2 % vorgesehen wird. Ein solches Verfahren gilt auch für die Etatisierung der städtischen Personal-
aufwendungen und entspricht dem langjährigen Durchschnitt der tariflichen Personalkostenentwick-
lung insgesamt. Auf dieser angepassten Grundlage -ggf. unter Berücksichtigung bereits einkalkulier-
ter Dynamisierungen- haben die Fachämter ihre Ansätze für den Haushaltsplanentwurf 2023 entspre-
chend geplant. 
 
Art und Umfang der Personalkostenzuschüsse werden derzeit unterschiedlich berücksichtigt. In eini-
gen Bereichen   
 ist eine zeitversetzte Anpassung an Tarifabschlüsse oder Ähnliches vereinbart 
 gehen bei Pauschalzuschüssen Personalkostensteigerungen zu Lasten des Sachkostenanteils 
 werden nur die tatsächlich angefallenen Personalkosten berücksichtigt, die nicht nur durch  Ta-
rifänderungen, sondern auch durch Veränderungen bei den „persönlichen Verhältnissen“ von ei-
nem Durchschnittswert abweichen. 
 
Bei einigen Zuschüssen werden weitere Kostenbestandteile berücksichtigt: 
 Fortbildungsmittel  
 Geschäftsaufwand 
 Investitionskostenzuschüsse 
 Mietkosten 
 Overheadkosten 
 Pauschalen 
 Projektkosten 
 Programmmittel 
 Sachausstattungsmittel 
 Verwaltungskostenzuschläge. 
 
Diese werden im Zuschussbericht bis auf Weiteres unter der Bezeichnung „Sonstige Kosten“ ausge-
wiesen, unabhängig von der im Zuwendungsverhältnis verwendeten Bezeichnung und der zugrunde-
liegenden Berechnung. Insoweit beinhalten die derzeitigen Zuschussbeträge in manchen Fällen auch 
Kostenbestandteile, die unterschiedlich hergeleitet werden und somit zu unterschiedlichen Haus-
haltsansätzen führen.

- 4 - 
V/0503/2022 
Hinweise zum Beratungsverfahren zum Haushaltsplan 2023 
 
Wie in den Vorjahren stehen zur Haushaltsberatung in vielen Bereichen unterschiedliche Zuschüsse 
zur Beratung an. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um  
 „Dauerzuschüsse“ (wie z. B.  bei der KiTa-Förderung), zu deren Gewährung die Stadt Münster in 
der Regel gesetzlich verpflichtet ist und deren konkrete Ausgestaltung sich aus dem Gesetz oder 
vertraglichen Vereinbarungen ergibt. 
 bisher nicht befristete Zuschussleistungen bzw. Zuschüsse , bei denen aktuell eine Befristung in 
den Fokus kommt (in Einzelfällen auch bereits Befristungen vorgesehen sind oder beschlossen 
wurden). 
 neue bzw. aktuell angepasste Zuschussanträge. 
 
Insoweit ist für die Haushaltsplanberatungen 2023 ein strukturiertes und für alle Zuschüsse einheitli-
ches Verfahren vorgesehen: 
a) Die Fachämter fertigen für die in ihrem Bereich relevanten Zuschüsse -ggf. differenziert nach Pro-
duktgruppen- eine tabellarische Übersicht in der vorgenannten Kategorisierung mit konkreten 
Vorschlägen zur Dynamisierung und Befristung; hilfsweise mit dem Hinweis, dass hier aktuell 
Festlegungen (noch nicht) existieren. 
b) Im Rahmen der produktgruppenbezogenen Beratung in zuständigen Gremien wird auch über die-
se Zuschussübersicht beraten.  
c) Die vereinbarten Festlegungen zur Dynamisierung bzw. Befristung stellen die Grundlage für die 
weitere Förderung dar und werden entsprechend berücksichtigt.  
d) Die Finanzierung ist innerhalb des Haushaltsplanentwurfes (bzw. für die Folgejahre innerhalb des 
vorgegebenen Finanzrahmens) -ggf. unter Berücksichtigung von Veränderungsblättern- durch die 
Fachämter sicher zu stellen. 
e) Bisher für das Jahr 2023 (bzw. weitere Jahre) einkalkulierte Zuschüsse, die aus Sicht der Verwal-
tung auslaufen oder nicht verlängert werden sol len, können separat dargestellt werden, um eine 
vollständige Übersicht zu ermöglichen. 
f) Künftig soll möglichst bereits im Vorjahr des Jahres, in dem eine Befristung endet, eine Entschei-
dung über den weiteren Zuschussverlauf getroffen werden. Nur so ist es möglich, dass Begünstig-
te entsprechend intern reagieren können. 
 
Ergänzend werden für die Zuschüsse folgende Regelungen beschlossen: 
 
 Dynamisierung Personalaufwand 
o Für neue oder aktualisiert zu beratende Anträge ist als Dynamisierungsfaktor eine jährliche 
2%-ige Steigerung der Personalkosten(-anteile) vorzusehen. Soweit es sich um einen derzeit 
nicht ausreichend differenzierbaren Zuschuss handelt und keine andere Aufteilung vorge-
nommen wurde, kann auch pauschal ein 90 % -Anteil des Zuschusses als Personalkostenan-
teil zugrunde gelegt werden. 
o Bei „Dauerzuschüssen“ bzw. bei nicht befristeten Zuschüssen, die derzeit noch nicht neu ver-
handelt wurden, sind die bisherigen Dynamisierungsfaktoren zugrunde zu legen. Diese sind 
ggf. an der abweichenden Angabe des Dynamis ierungsfaktors zu erkennen. Soweit möglich, 
ist eine Einschätzung abzugeben, ob bzw. wann eine Anpassung an die Vorgabe möglich ist.  
 
 Zeitliche Befristung von Zuschüssen 
o Der Rat hat auf der Grundlage der Vorlage V/0378/2021 „Zeitliche Befristungen von stä dti-
schen Zuschüssen und Kostenerstattungen an Dritte“ am 23.06.2021 u. a. beschlossen, dass 
städtische Zuschüsse zeitlich befristet für einen Zeitraum von maximal 10 Jahren gewährt 
werden sollen. Bei Vorlagen an die politischen Gremien bzw. den Haushaltsbe ratungen soll 
die Befristung Bestandteil der Entscheidung sein. Dies soll mit dem vorgenannten Verfahren 
bereits teilweise umgesetzt werden. 
o Die Verbindlichkeit von Zuschüssen ist immer auch im Zusammenhang mit den Haushaltsbe-
schlüssen zu sehen. Grundsätzl ich werden bei den Beschlüssen zum Haushaltsplan immer 
nur verbindliche Festlegungen für das entsprechende Haushaltsjahr getroffen, die Planung für 
die Folgejahre stellt eine Absichtserklärung dar. Insoweit ist von wenigen Ausnahmen abge-

- 5 - 
V/0503/2022 
sehen (z. B. bei Ve rträgen im Rahmen der Kündigungsfristen oder bei jahresübergreifenden 
„Schuljahresbewilligungen“) keine dauerhafte Verbindlichkeit von Zuschüssen gegeben, da ei-
ne Anpassung mit Blick auf die Haushaltssituation immer möglich sein muss.  
Gleichwohl soll berücksichtigt werden, dass für die Begünstigten eine gewisse Verlässlichkeit 
bei der Zuschussgewährung erforderlich ist (z. B. um Verträge rechtzeitig anpassen zu kön-
nen).  
o Zielrichtung für Befristungen sollte u. a. sein, in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, ob 
 die Grundlage für den Zuschuss noch gegeben ist 
 Art, Umfang und Priorität des Zuschusses noch den aktuellen Anforderungen entsprechen 
 die geförderte Maßnahme nur von diesem Begünstigten oder ggf. auch von einer anderen 
Institution / Vereinigungen / Trägern erbracht werden kann 
 die Konditionen der Förderung aktualisiert werden sollen. 
Vor diesem Hintergrund erscheint eine in kurzen Abständen vorgesehen Überprüfung von 
Dauerzuschüssen oder zeitlich auf Dauer ausgelegten Verträgen entbehrlich. Gleiches gilt der 
Natur der Sache nach für einmalige Zuschüsse (z. B. bei einjähriger Projektförderung).  
o Bezüglich der Dauer von Befristungen sind in der Regel folgende Zeiträume vorzusehen:  
 Dauerförderungen werden -soweit nicht durch Bindungsfristen andere Vorgaben existieren- 
auf 8 bis 10 Jahre befristet. 
 Projektförderungen werden für den Zeitraum des Projektes oder der Maßnahme (in der Re-
gel maximal 3 Jahre) befristet, gleiches gilt in der Regel für Anschubfinanzierungen bzw. 
neu aufgelegte Förderungen.  
 Sonstige -nicht nur für einen kurzen Zeitraum angedachte Förderungen- werden in der Re-
gel auf 4 bis 6 Jahre befristet. 
o Eine „Clusterung“ von Zuschüssen mit Blick auf die Befristung sollte berücksichtigen, dass 
 mit Blick auf notwendige Verhandlungen, Vertragsänderungen, Beschlüsse usw. dies aus 
Kapazitätsgründen nicht für alle Zuschüsse eines Amtes zeitgleich erfolgen sollte 
 gleichartige Zuschüsse (bei denen gleiche Aufgaben durch unterschiedliche Begünstigte 
wahrgenommen werden) sinnvollerweise einheitlich befristet und gewährt werden, um Aus-
schreibungen, Verhandlungen und die Festlegung von Konditionen zu einem fixierten Zeit-
punkt gebündelt bzw. einheitlich vornehmen zu können 
 Handlungsspielräume erhalten bleiben, wenn Träger von sich aus die Maßnahmen nicht 
fortführen wollen oder können. 
Vor diesem Hintergrund erscheint es zielführend, zwar bei allen neuen Zuschüssen bereits 
entsprechende Befristungen vorzusehen, aber die Befristungsfestlegungen bei bestehende 
Förderungen schrittweise in den nächsten 2-3 Jahren vorzunehmen.  
 
Ausblick 
 
Beschlussfassungen auf der Basis des Verwaltungsvorschlags und die ersten Umsetzungsschritte im 
Rahmen der Etatberatungen 2023 legen einen wichtigen Grundstein für eine stärker vereinheitlichte 
Förderung und zur Vermeidung von Doppe l- oder Überförderung. Gleichwohl muss die Umsetzung 
von weiteren Teilbereichen sukzessive erfolgen.  
 Für eine etwaige Dynamisierung des Sachaufwands ist mit Blick auf Kostenentwicklungen und 
personalkostenbeeinflusste Nebenkosten (z.B. Overhead, Fortbildung) u.a. zu klären, ob  
o Sachkosten grundsätzlich nur an bestimmten Kriterien orientiert gefördert werden sollen; 
o hier eine „automatische“ Dynamisierung (wenn ja, in welchem Umfang und wie finanzierbar) 
zielführend ist;  
o Anpassungen nur nach Auslaufen der Befristung und Neubewilligung erfolgen sollen. 
 Eine grundsätzliche Einbeziehung von vergleichbaren Kostenerstattungen in die neue Systematik 
ist vorgesehen und wird unter Berücksichtigung der jeweiligen Spezifika erarbeitet.  
 Perspektivisch wird eine Vereinheitlichung formaler Regelungen angestrebt. Dies beinhaltet die 
Zuschussgewährung als solches sowie der formalen Grundlagen um u.a. 
o eine höhere Transparenz geförderter Institutionen zu erhalten 
o den Verwaltungsaufwand sowohl beim Träger als auch in der Verwaltung zu reduzieren 
o die Zielerreichung oder -abweichung für weitere Förderungsentscheidungen vergleichbar dar-
stellen und bewerten zu können.

- 6 - 
V/0503/2022 
 Um eine Steuerung durch die politischen Gremien zu ermöglichen, ist der konkrete Inhalt des Zu-
schussberichts nebst etwaigen Anpassungserfordernissen fortlaufend zu prüfen. 
 Darüber hinaus können sich Begünstigte bei bisher langfristig oder dauerhaft verstandenen För-
derungen auf Vertrauensschutz berufen. Um notwendige Klärungen, Einstellung der Förderung, 
Verhandlungen oder Ausschreibungen vornehmen zu können, bedarf es eines Vorlaufs auch für 
die Träger. 
 Grundsätzlich müssen Weiterentwicklungen auch finanzierbar bleiben. Ausgesprochene Befris-
tungen gelten und dürfen insofern keine automatische Fortführung suggerie ren. Nur so können 
Bindungen für künftige Haushalte vermieden werden bevor entsprechende Etatbeschlüsse vorlie-
gen. 
 Eine kritische Betrachtung hinsichtlich Sinnhaftigkeit sämtlicher Zuschüsse bleibt erforderlich.   
 
Es ist somit erkennbar, dass vor dem Hint ergrund der vielfältigen Leistungen, die im Interesse der 
Stadt gefördert werden, notwendige Gespräche und Verhandlungen mit den Begünstigten geführt 
werden müssen, bis das neue System homogene Anwendung finden kann.   
 
Synergien sind auf beiden Seiten perspektivisch bei vollständiger Umsetzung zu erwarten. Gleichzei-
tig gewinnt durch die Weiterentwicklung die Politik Transparenz, Handlungsspielraum und Steue-
rungsoptionen für künftige Zuschussgewährungen. 
 
 
 
I.V. 
 
gez. 
 
Christine Zeller 
Stadtkämmerin