Organisationsuntersuchung im Amt für Immobilienmanagement / Erste Ergebnisse und weiteres Vorgehen

V/0953/2015 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Personal- und Organisationsamt 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Organisationsuntersuchung im Amt für Immobilienmanagement / Erste Ergebnisse und weiteres 
Vorgehen 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
25.11.2015 Ausschuss für Liegenschaften, Wirtschaft und strategisches  
                     Flächenmanagement Vorberatung 
26.11.2015 Ausschuss für Umweltschutz, Klimaschutz und Bauwesen Vorberatung 
03.12.2015 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung 
                     und E-Government Vorberatung 
09.12.2015 Haupt- und Finanzausschuss Vorberatung 
16.12.2015 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass die von der Unternehmensberatung „Rinke Kommunal 
Team“, Wuppertal, durchgeführte Organisationsuntersuchung mit den in der Anlage (K urz-
zusammenfassung/Management Summary) aufgeführten Ergebnissen abgeschlossen ist. 
 
2. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass die Verwaltung die Ergebnisse der Organisationsunte r-
suchung im Einzelnen umfassend im ersten Quartal 2016 prüfen, aufbereiten und Umse t-
zungsvorschläge unterbreiten wird.  
 
3. Der Rat beschließt  
 
3.1 die Entsperrung von 10 Stellen für das Amt für Immobilienmanagement, die zum Ste l-
lenplan 2015 beschlossen, aber gesperrt wurden, 
3.2 die Entsperrung einer 1,0 Stelle, die zum Stellenplan 2016 für das Amt fü r Schule und 
Weiterbildung vorgeschlagen wird und  
3.3 die Aufhebung der kw -Vermerke zu insgesamt 4,5 Stellen im Amt für Schule und We i-
terbildung, Amt für Kinder, Jugendliche und Familien sowie im Sportamt. 
 
 
 
 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0953/2015 
Auskunft erteilt: 
Herr Weingärtner 
Herr Heggemann 
Ruf: 
492-1023 
492-1010 
E-Mail: 
Weingärtner@stadt-muenster.de 
Heggemann@stadt-muenster.de  
Datum: 
10.11.2015 
Öffentliche Beschlussvorlage

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V/0953/2015 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
Finanzielle Auswirkungen entstehen insoweit nicht, als sie bereits bei der Haushaltsplanung 
2015/2016 berücksichtigt wurden.  
 
 
Begründung: 
 
Innerhalb der Beratungen zum  Haushalts - bzw. Stellenplan 2015 hat der Ausschuss für Liege n-
schaften, Wirtschaft und strategisches Flä chenmanagement am 25.11.2014  unter anderem  b e-
schlossen,  dass   die Verwaltung ein Organisationsgutachten  in Auftrag  gibt, „das eine grundle-
gende Reform  und Neustrukturierung des Amtes für Immobilienmanagement vorbereiten soll “ 
(aus: Antrag der Fraktionen  SPD, Bündnis 90/Die Grünen, Piraten/ÖDP vom 25.11.2014). 
 
Der Ausschuss für  Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und E -Government (APOSOE) 
hat in seiner Sitzung am 27.11.2014  den Beschluss gefasst,  dass  die mit dem Stellenplanentwurf 
für 2015 für das Immobilienmanagement neu vorgesehenen Stellen mit einem Sperrvermerk ve r-
sehen und frühestens in der ersten Beratungskette nach der Sommerpause  durch diesen Au s-
schuss entsperrt werden können.  
 
In den Stellenplanberatungen 2014, am 28.11.2013, hatte der Ausschuss für Personal, Recht und 
Ordnung (APRO) die „Einsparung von 1,5 Planstellen von den im Dezernat IV mit Bauangelege n-
heiten befassten Stellen“ beschlossen und an alle Stellen in diesen Bereichen vorsorglich einen 
sog. kw-Vermerk anbringen lassen. Hiervon betroffen waren das Amt für Schule und Weiterbildung 
(Amt 40), das Amt für Kinder, Jugendliche und Familien (Amt 51) sowie das Sportamt (Amt 52).  
 
Die Organisationsuntersuchung hat von Juli bis Oktober 2015 durch die Unternehmensberatung 
„Rinke Kommunal Team“, Wuppertal, stattgefunden. Das Beratungsunternehmen war im Rahmen 
einer Vergabeentscheidung ausgewählt worden. 
 
Untersuchungsbereiche waren unter anderem die strategische Ausrichtung, das Aufgabenportfolio, 
die Organisationsform, die A uf- und Ablauforganisation, die Ressourcenausstattung, die Effizienz 
von Steuerungs-, Leitungs- und Führungsaufgaben, die Schnittstellen zu Bedarfsämtern (z.B. Amt 
für Schule und Weiterbildung, Amt für Kinder, Jugendliche und Familien, Sportamt) sowie mögliche 
Synergien im Konzern Stadt. 
 
Die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung sehen u.a.  
 
 eine Reorganisation des Amtes für Immobilienmanagement, ohne die Organisationsform 
„Amt“ zu verändern,  
 in Teilbereichen eine Prozessoptimierung,  
 eine Intensivierung der eingesetzten Informationstechnologie (IT) und  
 die Einrichtung der erforderlichen Stellenressourcen 
 
vor.  
 
Ohne der geplanten Vorlage laut Beschlusspunkt 2 hier vorgreifen zu wollen, nachfolgend bei-
spielhaft einige Maßnahmeempfehlungen des Gutachters zur Reorganisation (Aufbauorganisation) 
des Amtes für Immobilienmanagement: 
 
 Zusammenlegung der Arbeitsbereiche Grundstücksverkehr und Grundstücksverwaltung,  
 Schaffung von Nutzerbetreuungsfunktionen, 
 Schaffung einer Task-Force An- und Verkauf besonderer Projekte,  
 Schaffung einer gesamtzuständigen zentralen Anlauf-/Störungsstelle, welche Leistungen 
des Immobilienmanagements nach außen bündeln.

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V/0953/2015 
Zur Stellenausstattung sieht der Gutachter einen zusätzlichen Ressourcenbedarf von insg e-
samt 18,05 neuen Stell en. Dieser Umfang liegt deutlich oberhalb des zum Stellenplan 2015 
gemeldeten Stellenbedarfs. Zudem stellt die Untersuchung fest, dass keine Redunda n-
zen/Doppelfunktionen bei Nutzerämtern (Amt für Schule und Weiterbildung, Amt für Kinder, 
Jugendliche und Fa milien, Sportamt) bestehen, die zu einem dortigen Abbau von Ste l-
len/Aufgaben führen könnten.  
 
Mit diesen Feststellungen im Organisationsgutachten wird bestätigt, dass die Ressource n-
ausweitung innerhalb des Stellenplans 2015 aufgabenbezogen begründet ist u nd die Au f-
rechterhaltung der kw-Vermerke an den Stellen im Amt für Schule und Weiterbildung, im Amt 
für Kinder Jugendliche und Familien sowie im Sportamt nicht aufrechterhalten werden kann.  
 
 
Damit ergeben sich zu den Beschlusspunkten 3.1-3.3 folgende Konsequenzen: 
 
 
Zu 3.1 Entsperrung der durch den APOSOE in seiner Sitzung am 27.11.2014 gesperrten Stel-
len zum Stellenplan 2015  
 
 Bereitstellung von Liegenschaften (Grundstücksverkehr) 
 Entwicklung in Pflichtaufgaben 
Amt Stelle Stellen-
wert Funktion ggf. 
Befristung 
23 1,00 EGr. 10 Sachbearbeiter/-in Aktivierung Immobilienvermögen  
23 2,00 A 12 Sachbearbeiter/-in Immobilienverkehr 2 Jahre 
Mehraufwand 
140.910 € 
Deckung 
Mittelumschichtung (1,00 EGr. 10); Eckwerterhöhung 
 Neubau, Umbau und Erweiterung von städtischen Gebäuden 
 Entwicklung in Pflichtaufgaben 
Amt Stelle Stellen-
wert Funktion ggf. 
Befristung 
23 1,00 EGr. 11 Sachbearbeiter/-in Instandhaltung, Bauen im Bestand 
Grundschulen  
23 2,00 EGr. 6 Technische/-r Zeichner/-in 
Architektur, Technische Gebäudeausstattung  
23 1,00 EGr. 6 Technische/-r Zeichner/-in 
Architektur, Technische Gebäudeausstattung 2 Jahre 
23 1,00 EGr. 11 Sachbearbeiter/-in 
Dichtheitsprüfung städtischer Grundstücke 3 Jahre 
Mehraufwand 
361.500 € 
Deckung 
Eckwerterhöhung 
 Bewirtschaftung von Liegenschaften 
 Entwicklung in Pflichtaufgaben 
Amt Stelle Stellen-
wert Funktion ggf. 
Befristung 
23 1,00 A 13 gD Fachstellenleiter/-in Flächenmanagement  
23 1,00 EGr. 8 Sachbearbeiter/-in Kontrolle und Überwachung städtische 
Privatflächen 1 Jahr 
Mehraufwand 
132.670 € 
Deckung 
Mittelumschichtung

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V/0953/2015 
Zu 3.2. Entsperrung der zum Stellenplan 2016 für das Amt 40 beantragten Stelle „Sachbear-
beiter/-in Raumbedarfe und Ausstattungsmaßnahmen, Sicherheitskonzepte“ 
 
6 Direkte Leistungen des Schulträgers: Bereitstellung, Verwaltung Schulgebäude 
 Entwicklung in Pflichtaufgaben 
6 Direkte Leistungen des Schulträgers: Bereitstellung, Verwaltung Schulgebäude 
 Entwicklung in Pflichtaufgaben 
Amt Stelle Stellen-
wert Funktion ggf. 
Befristung 
40 1,00 EGr. 9 Sachbearbeiter/-in Raumbedarfe und Ausstattungsmaß-
nahmen, Sicherheitskonzepte 31.12.2017 
Mehraufwand 
55.230 € 
Deckung 
Eckwerterhöhung 
 
(siehe S. 31 Verwaltungsentwurf Stellenplan 2016) 
 
 
Zu 3.3 Entfernung der kw-Vermerke an Stellen in den Ämtern 40, 51 und 52  
 
 
Amt PG Stelle Stellenwert 
40 0301 1,00 A 13 gD 
40 0301 1,50 A 11 
51 0601 1,00 EGr. S 15 
52 0801 1,00 EGr. 11 
 
Die Entsperrung der aufgeführten Stellen bzw. die Entfernung der kw -Vermerke ist nicht nur zur 
Aufgabenerledigung notwendig, sondern auch zur Bindung qualifizierter Fachkräfte an die Stad t-
verwaltung.    
 
 
In Vertretung 
 
 
 
 
gez. 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat 
 
 
Anlage: Kurzzusammenfassung der Empfehlungen (Management Summary). Die Langfassung 
des Gutachtens kann als Datei im Personal- und Organisationsamt, Telefon 492 1100, angefordert 
werden.

12.11.2015 
1
RINKE KOMMUNAL TEAM GMBH 
Organisationsuntersuchung im Amt 
für Immobilienmanagement 
Abschlusspräsentation 
Münster, im November 2015 
0
 Management Summary 
4

12.11.2015 
2
Kurzzusammenfassung der Empfehlungen / Management Summary 
Das nachfolgende Konzept basiert auf folgenden, grundsätzlichen Ansätzen: 
1) Weiterentwicklung des Projektmanagements 
2) Unterstützung der Stadtstrategie, insbesondere zu  bestehenden und künftigen Programmen / Planungen / 
Ankaufsaktivitäten (z.B. zur sozialen Baulandentwicklung)
3) Stärkung der Betreiberverantwortung der Stadt Mün ster 
4) Optimierung der Kundenorientierung  durch reduzie rte Ansprechpartner und Nutzung interner Synergien 
5) Ausweitung der betriebswirtschaftlichen Betrachtu ngen im Rahmen von Bauvorhaben 
6) Optimierung und Bündelung der Kommunikationsstruk turen innerhalb und außerhalb des 
Immobilienmanagements 
7) Deckung des notwendigen Ressourcenbedarfs unter B erücksichtigung der dadurch erzielbaren Effekte 
(Diese werden nachfolgend dargestellt) 
8) Erzielung mittel- bis langfristiger Kosteneinsparu ngen u.a. durch weiteren Ausbau des Mieter-Vermieter 
Modells 
5
Kurzzusammenfassung der Empfehlungen / Management Summary 
Vorhandene Stärken des Amtes werden genutzt und sinnvoll ergänzt, ohne dass Veränderungen aus rein 
prinzipiellen Gründen vorgeschlagen werden. Vielmehr wird auf vielen vorhandenen, gut funktionierenden 
Grundlagen aufgesetzt. Diese werden schrittweise verfeinert. 
Durch die beteiligungsorientierte Vorgehensweisen wurde bereits ein erster Schritt der späteren Umsetzung 
gelegt. Der Reorganisationsprozess wird nicht mit der Stellenmehrung beendet sein, vielmehr bedarf es einer 
beteiligungsorientierten Umsetzungsphase, um die Veränderungen auch mit den Beschäftigten zu realisieren. 
Die empfohlenen Maßnahmen bauen aufeinander auf und führen nur im Kontext zum Erreichen der 
angestrebten Ziele; insgesamt geht damit eine signifikante Optimierung des Bereiches einher. Die erforderlichen 
Aufwände werden durch Konsolidierungspotentiale mittelfristig kompensiert. 
6

12.11.2015 
3
Kurzzusammenfassung der Empfehlungen / Management Summary 
• Im Quervergleich stellt Amt 23 stellt einen typischen kommunalen, immobilienwirtschaftlichen Dienstleister mit 
üblichem Aufgabenbestand dar. 
• Optimierbar sind mehrere Prozesse. Ein Kernprozess ist die Bearbeitung von Störungen, der künftig durch 
eine zentrale Störungs-/Anlaufstelle für alle Ämter optimiert wird. 
• Das Mieter-Vermieter Modell sollte hinsichtlich seiner Effekte optimiert werden. Aktuell erfolgt primär eine 
Darstellung der Kosten über interne Leistungsverrechnungen. Hier sollte der Verwaltungsvorstand die 
Erwartungen und Ziele des Immobilienmanagements über eine zu verabschiedende Rahmenvorgabe neu 
definieren und klären, wie weit das Mieter-Vermieter-Modell künftig wirken soll. Sollte Amt 23 künftig eine 
„echte“ Clearingfunktion im Rahmen der Bedarfsprüfung wahrnehmen, muss dies in einer neuen 
Rahmenvorgabe klar festgelegt werden. 
• Die internen Amtsprozesse können durch IT-Einsatz weiter optimiert werden. 
• Der Bevölkerungszuwachs wirkt sich auch auf das Immobilienmanagement und dessen Aufgabenvolumen 
aus und ist im Rahmen der Ressourcenbemessung zu berücksichtigen. 7
Kurzzusammenfassung der Empfehlungen / Management Summary 
Der Berater empfiehlt im Rahmen des Beratungsprojektes folgendes: 
1. Reorganisation des Amtes 
• Zusammenlegung Grundstücksverkehr und Grundstücksverwaltung 
• Schaffung von Nutzerbetreuerfunktionen, die Leistungen des IM nach außen bündeln 
• Schaffung einer TASK-Force An- und Verkauf besonderer Projekte (Erweiterung Stab 23.2 um 2 Stellen) 
• Schaffung einer gesamtzuständigen zentralen Anlauf-/Störungsstelle 
• Neuausrichtung der IT, Einführung von Workflows, Vervollständigung und Aktualisierung der Datenbasis 
• Schaffung der Voraussetzungen für  „echte“ Geldflüsse im Rahmen der Budgetierung 
• Bündelung aller technischer Objektverantwortung in einer gebäudezugeordneten Funktion („Betreiberhaftung“) 
2. Intensivierung der eingesetzten Informationstechn ologie (IT) 
• Neukonzeption IMS Einsatz 
• Vervollständigung Datenbasis und Vereinheitlichung derzeitiger dezentraler Datenhaltung in IMS 
• Schaffung amtseigener Kompetenz zur Umsetzung erforderlicher IT Unterstützung 
3. Intensivierung des An- und Verkaufs 
• s.o. (Task-Force 23.2) 
8

12.11.2015 
4
Kurzzusammenfassung der Empfehlungen / Management Summary 
4. erforderliche Ressourcen einzurichten 
• Gesamtbedarf 213,01 Stellen = Schaffung von insgesamt 18,05 neuen Stellen auf Grund erforderlicher Bedarfe (siehe Konzept) 
• 1 neue Stabsfunktion insbesondere für Risikomanagement, Kommunikation und Lebenszyklussteuerung 
• 1 neue Stelle für die Koordination und Steuerung vo n Nutzerbedarfen, Kennzahlen und Portfoliomanagement sowie Flächenmanagement 
• 2 neue Stellen im Bereich An- und Verkauf / Task Force 
• 1 Stelle zur Optimierung der Reinigungsvergabe, Qualitätsmanagement sowie Personalbetreuung im Infrastrukturbereich 
• 2 neue Stellen im Rahmen der Einrichtung und Sicher stellung einer zentralen Störungs-/Anlaufstelle 
• 3,81 zusätzliche Zeichnerfunktionen zur Sicherstellung eines aktuellen und vollständigen Datenbestandes 
• 7,24 zusätzliche technische Funktionen zur Abarbeitung des Überhangs und der steigenden Mittel für Bau en im Bestand 
5. eine Verbesserung der Kommunikationsstruktur gege nüber den Nutzern (z.B. frühzeitige Abstimmung zur 
Schulentwicklungsplanung, Vereinheitlichung von Jour fixe Terminen mit den Hauptnutzern) 
6. keinen Abbau von Stellen/Aufgaben bei den Nutzern . Dieser ist nicht möglich, da keine Redundanzen / 
Doppelfunktionen existieren 
7. die Amtskultur zu intensivieren (Kommunikationsst ruktur, Projektarbeit, Öffentlichkeitsarbeit) 
8. die Organisationsform „Amt“ zu belassen .
9
Stab IT 
Kurzzusammenfassung der Empfehlungen / Management Summary 
10 
23.20 
Immobilienverkehr und -
verwaltung 
23.30 
Infrastrukturelles Gebäude-
management 
23.40 
Hochbautechnisches 
Gebäudemanagement 
23.50 
Haustechnisches Gebäude-
management 
23.10 
Betriebswirtschaft, 
Objektportfolios 
Amtsleitung 
Stab 
23.11 
Rechnungswesen,  zentr . 
Angelegenheiten 
23.12 
Operatives Objektportfolio,  
Nutzerbetreuung 
23.20 Stab 
Immobilien-
an- und -verkauf 
Projektentwicklung 
23.21 
Immobilienverkehr 
und -verwaltung Mitte, Ost, 
Südost 
23.22 
Immobilienverkehr 
und -verwaltung Hiltrup, 
West Nord 
23.31 
Energiemanagement 
23.32 
Zentrale Anlaufstelle, 
Hausdienste 
23.33 
Gebäude-
Reinigung, 
Qualitätssicherung 
23.41 
Architektur und 
Projektsteuerung 
23.42 
Instandhaltung, Bauen im 
Bestand 1 
23.43 
Instandhaltung, Bauen im 
Bestand 2 
23.51 
Elektro-, Masch.- und 
Nachrichten-technik 
23.52 
Heizungs-, Lüftungs- und 
Sanitärtechnik 
23.44 
Instandhaltung, Bauen im 
Bestand 3 
23.23 
Immobilienverkehr 
und –verwaltung 
Bezirk neu 
Das Amt stellt sich nach Reorganisation künftig 
wie folgt dar (Änderungen zum IST rot umkreist):

12.11.2015 
5
11 
Bauliche 
Störungen: alle 
Nutzerämter, 
Externe, Mieter 
Störungsstelle 
(Einheitliche Erfassung) 
Eigenabwicklung 
Volumina bis 3000 Euro 
Gebäudenutzer -
Fällen) 
Gebäudenutzer-
Betreuer 
(bei Schäden > 3000 
Euro oder schwierigen 
Fällen) 
Außerhalb der Dienstzeit: an Rufbereitschaft 
Telefon, 
email, 
Intranet 
Nicht bauliche 
Störungen: alle 
Nutzerämter, 
Externe, Mieter 
Beauftragung bis 
Abrechnung 
Schadens-
beseitigung 
Datei „Wartungs-
und Kontroll-
memory“ 
(Hinterlegte 
Vertragsbeziehungen) 
automa-
tisiert 
Alle Gewerke und 
Projekte liefern zu 
Kurzzusammenfassung der Empfehlungen / Management Summary 
Künftiger SOLL Prozess zur Störungsbeseitigung: 
Kurzzusammenfassung der Empfehlungen / Management Summary 
Kosten / Nutzen der Empfehlungen 
Den zusätzlichen Personalkosten durch Schaffung weiterer Stellen stehen u.a. folgende Effekte entgegen: 
1. Beschleunigte Umsetzung der Stadtstrategie ( insb . Planungen, Flächenankäufe) 
2. Effekte durch Einführung einzelner Prozessverbess erungen (Grobschätzung) 
1. Schadensworkflow: durch Einführung eines Gewährle istungsmemorys Vermeidung von Beauftragungen, die der 
Gewährleistung unterliegen – Potentialschätzung ca. 0,1 Millionen Euro/Jahr 
2. Reduzierung Ingenieurstunden durch Übertragung Kl einschäden auf Störungsstelle – Potential ca. 0,05 Millionen EuroJahr 
3. Qualitätsmanagement im Reinigungsbereich: Optimie rung von ca. 5-10 % des Reinigungsvolumens, entspricht ca. 0,5 bis 0,7 
Mio Euro 
4. Ausbau Lebenszyklusmanagement – Potentialschätzung  ca. 0,1 Millionen Euro / Jahr 
5. IT Einsatz / Workflows – Potentialschätzung ca. 0, 1 Millionen Euro/Jahr durch Optimierung Arbeitszeiten und Doppelbelastung 
6. Ausbau der Clearingfunktion im Rahmen des Mieter- Vermieter Modells – Potentialschätzung > 0,5 Millionen Euro/Jahr 
7. Vervollständigung Datenbasis – Potentialschätzung ca. 0,2 Millionen Euro/Jahr durch Vermeidung von Doppelarbeiten 
8. Prozessoptimierungen – Potentialschätzung > 0,5 Mi llionen Euro/Jahr 
9. Ausbau Nutzerbetreuung – Ptnetialschätzung > 1 Mill ion Euro/Jahr 
3. Umsetzung der jährlich beschlossenen Bauvolumina/ Projekte; Vermeidung des weiteren Ausbaus des 
vorhandenen Umsetzungsstaus 
12