Optimierung bürgerorientierter Dienstleistungen: Mittelfristige Büroflächenplanung der Stadtverwaltung Münster

Standort 
 
Untergebrachter Fachbereich 
 
Mittelfristig weiter zu nutzende Standorte  
Stadthaus 1 01 Amt des Rates und des Oberbürgermeisters 
 10 Personal und Organisationsamt 
 13 Presse und Informationsamt 
 14 Amt für Wirtschaftlichkeit und Revision 
 15 Zentrales Justiziariat 
 16 Justiziariat Verwaltungsführung  
 17 Frauenbüro 
 20 Amt für Finanzen und Beteiligungen 
 32 Ordnungsamt 
 33 Amt für Bürgerangelegenheiten 
 34 Standesamt 
 40 Amt für Schule und Weiterbildung 
 41 Kulturamt 
 Münster Marketing 
 Personalrat 
 V/Stift 
Stadthaus 2 59 Jobcenter 
 36 Amt für Ausländerangelegenheiten 
 50 Sozialamt 
 V/MIA 
Stadthaus 3 23 Amt für Immobilienmanagement 
 52 Sportamt 
 61 Planungsamt 
 62 Vermessungs- und Katasteramt 
 63 Bauordnungsamt 
 64 Amt für Wohnungswesen 
 66 Tiefbauamt 
 67 Amt für Grünflächen und Umweltschutz 
Scheibenstraße 109 18 citeq 
Hafenstraße 8 50 Sozialamt 
Nieberdingstraße 30 a 39 Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt 
Gasselstiege 13 Gesundheitshaus, Beratungsleistungen verschiedener Ämter 
  
Prüfung, ob Standort weiter zu nutzen ist (Punkt 1 der Sachentscheidung)  
Am Steintor 50 Bezirksverwaltung Wolbeck 
Hafenstraße 30 51 Amt für Kinder, Jugendliche und Familien 
Klosterstraße 33 40 Schulpsychologische Beratungsstelle 
Prinzipalmarkt 5 20 Amt für Finanzen und Beteiligungen 
Rudolf-Diesel-Straße 5/7 32 KfZ-Zulassungsstelle 
Stühmerweg 8 53 Gesundheitsamt 
Stolbergstraße 2 a 53 Gesundheitsamt 
 
Anlage 2 zur Vorlage V/0787/2011

Städtische Bürostandorte 
Stadt 
Konzern Stadt 
(Vertragslaufzeit) 
Fremdeigentum 
(Vertragslaufzeit) 
weitere Nutzung 
Zentrale Standorte .                 +  = gut         o = Durchschnitt              -  = schlecht 
Stadthaus 3 Technische Ämter, Amt für Wohnungswesen, Sportamt 48 3 + + hoch + 2022 ja 
Stadthaus 1 Verwaltungsführung, Ämter mit zentraler Funktion, 
bürgernahe Ämter, Ämter mit kulturellem Bezug 398 
+ o niedrig + ja x siehe 
V/685/2011 
Stadthaus 2 Jobcenter, Ausländeramt 202 + + neutral + nein x ja 
Hafenstraße 30 Amt für Kinder, Jugendliche und Familien 99 + - neutral - siehe     
V/760/2011 prüfen 
Stühmerweg 8 Gesundheitsamt 85 o + niedrig - neutral x prüfen 
Scheibenstraße 109 citeq 83 - + hoch + 2023 ja 
Hafenstraße 8 Sozialamt 80 + + niedrig + 2023 ja 
Stolbergstraße 2 a Gesundheitsamt 50 - + neutral o 2019 prüfen 
Prinzipalmarkt 5 Amt für Finanzen und Beteiligungen 46 + - neutral o neutral x prüfen 
Klosterstraße 33 Schulpsychologische Beratungsstelle 33 o - niedrig - 2012 prüfen 
Nieberdingstraße 30 a Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt 25 - - neutral - neutral x ja 
Rudolf-Diesel-Straße 5/7 KfZ-Zulassungsstelle 11 - o hoch + 2016 prüfen 
Gasselstiege 13 einzelne Mitarbeiter Amt für Wohnungswesen, Soziala mt 10 o + niedrig + 2019 ja 
Am Steintor 50 BV-Wolbeck 39 - - niedrig - ja x prüfen 
Dezentrale Standorte 
Patronatsstraße 20/22 BV-Hiltrup, Jobcenter, KSD 37 
Idenbrockplatz 8 Jobcenter/KSD 33 
Rüschhausweg 17 KSD 14 
Albersloherweg 550 KSD 13 
Pantaleonplatz 7 BV-Roxel 4
Vennemannstraße 5 BV-Ost 4
Energieeffizienz 
Instandhaltungsbedar 
f (nur städt. Gebäude) 
Standorte 
   Anlage 1 zur Vorlage V/0787/2011 
ÖPNV Anbindung 
Anzahl Büroräume 
Unterbringung 
Qualitative 
Kriterien 
Eigentum 
Barrierefreiheit 
Kosten im Vergleich 
der Standorte 
untereinander 
Immobilienwirtschaftliche Kriterien

V/0787/2011 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Amt für Immobilienmanagement 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Optimierung bürgerorientierter Dienstleistungen: Mittelfristige Büroflächenplanung der 
Stadtverwaltung Münster 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
19.10.2011 Rat Einbringung 
29.11.2011 Ausschuss für Umweltschutz und Bauwesen Vorberatung 
01.12.2011 Ausschuss für Personal, Recht und Ordnung Vorberatung 
07.12.2011 Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften Vorberatung 
14.12.2011 Hauptausschuss Vorberatung 
14.12.2011 Rat Entscheidung
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1.  Der Rat nimmt – vor dem Hintergrund des bereits in der Vorlage V/0743/2009 formulierten 
Ziels, die städtischerseits mit Gebäuden und Anlagen in Anspruch genommenen Flächen zu 
senken – zur Kenntnis, dass die folgenden städtischen Bürostandorte weitergehend daraufhin 
geprüft werden, ob sie auch künftig durch die Stadt Münster genutzt werden: 
 
ƒ Hafenstraße 30 
ƒ Stühmerweg 8 
ƒ Stolbergstraße 2a 
ƒ Klosterstraße 33 
ƒ Rudolf-Diesel Straße 5/7 
ƒ Am Steintor 50 
ƒ Prinzipalmarkt 5 
 
2.  Der Rat beauftragt die Verwaltung, den künftigen Büroflächenbedarf anhand des nachfolgend 
dargestellten Konzeptes zur mittelfristigen Büroflächenplanung kriteriengeleitet (z. B. bürgerori-
entiertes Angebot von Verwaltungsdienstleistungen, absehbare quantitative und qualitative Be-
darfsentwicklungen, Vereinbarkeit mit stadtstrategischen Zielsetzungen) zu ermitteln und Sze-
narien für eine optimierte Unterbringung zu entwickeln. Den kommunalpolitischen Gremien ist 
im ersten Quartal 2012 eine entsprechende Beschlussempfehlung zu unterbreiten. 
 
 
Begründung: 
Vorlagen-Nr.: 
V/0787/2011 
Auskunft erteilt: 
Herr Tschöpe 
Ruf: 
492-2306 
E-Mail: 
Tschoepe@stadt-muenster.de  
Datum: 
11.10.2011 
Öffentliche Beschlussvorlage

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V/0787/2011 
1. Ausgangslage 
 
1.1 Stadtstrategische Ziele  
 
Die Anforderungen aus einer zukunftsorientierten und nachhaltigen Umsetzung der stadt-
strategischen Ziele, unter deren Leitbild eine Sanierung des Stadthauses 1 steht (siehe 
auch Vorlage V/0685/2011 „Optimierung bürgerorientierter Dienstleistungen: Sanierung 
Stadthaus 1“), gelten ebenfalls für alle anderen städtischen Bürostandorte. Eine systemati-
sche und grundlegende Überprüfung, inwieweit diese Bürostandorte geeignet sind, diese 
stadtstrategischen Ziele zu erreichen, erfolgt nunmehr im Rahmen der mittelfristigen Büro-
flächenplanung. Die Schwerpunkte liegen dabei in den Bereichen Bürger- und Kundenori-
entierung, Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit.  
 
1.2  Entwicklung der Büroflächensituation der Stadtverwaltung im Verwaltungsbereich der letz-
ten 10 Jahre 
 
Die Büroflächenplanung des letzten Jahrzehnts war insbesondere durch die Bündelung der 
technischen Ämter in dem von den Stadtwerken neu errichteten Stadthaus 3 geprägt. Da-
bei konnte eine Vielzahl kleinerer, in der Innenstadt verstreut liegender Bürostandorte auf-
gelöst werden. Zudem konnten die in den Stadtteilen vorzuhaltenden Dienstleistungen (Be-
zirksverwaltungsstellen und Kommunaler Sozi aldienst) in bedarfsgerechten Objekten un-
tergebracht werden. Nur in begründeten Ausnahmefällen erfolgte die Bereitstellung von Bü-
roflächen nicht
 durch Unternehmen des Konzerns Stadt Münster. 
 
Durch die konsequente Umsetzung der erstmalig bei Bezug des Stadthauses 3 im Jahre 
2001 durch die Verwaltung zur Anwendung gebrachten Belegungsstandards konnten er-
hebliche Flächeneinsparungen durch entsprechende Verdichtungsmaßnahmen erreicht 
werden.  
 
2. Untersuchung derzeit genutzter Bürostandorte aus immobilienwirtschaftlicher Sicht 
 
Die Untersuchung der von der Stadt Münster genutzten Büroräume umfasst derzeit aus 
Kapazitätsgründen ausschließlich die zentralen Bürostandorte. Eine Beurteilung von Büro-
räumen in Gebäuden mit speziellen Nutzungen (Schulen, Kindertageseinrichtungen, Städti-
sche Bühnen, Abfallwirtschaftsbetriebe, Berufsfeuerwehr, Stadtbücherei am Alten Stein-
weg) als auch den dezentralen Verwaltungseinheiten in den Stadtteilen (Bezirksverwaltun-
gen und Kommunaler Sozialdienst) wird zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. 
 
Diese zentralen Bürostandorte wurden durch die Verwaltung systematisch untersucht und 
nach verschiedenen Beurteilungskriterien bewertet (Anlage 1). Die in den jeweiligen Büro-
standorten untergebrachten Organisationseinheiten sind der Anlage 2 zu entnehmen. 
 
2.1 Die mittelfristige Nutzung folgender Standorte ist aus immobilienwirtschaftlicher Sicht der-
zeit unstrittig: 
 
• Stadthaus 1 (unter Berücksichtigung möglicher Teilvermarktungsbeschlüsse; siehe 
auch Vorlage V/0685/2011 „Optimierung bürgerorientierter Dienstleistungen: Sanierung 
Stadthaus 1) 
• Stadthaus 2 (etablierter Standort in städtischem Eigentum) 
• Stadthaus 3 (etabliertes „technisches Rathaus“ im Konzerneigentum) 
• Scheibenstraße 109 (Festlaufzeit Mietvertrag bis 2023) 
• Hafenstraße 8 (Festlaufzeit konzerninterner Mietvertrag bis 2023) 
• Nieberdingstraße 30 (Zwischennutzung in städtischer Entwicklungsimmobilie) 
• Gasselstiege 13 (Festlaufzeit Mietvertrag städt. Stiftungsimmobilie bis 2019)

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V/0787/2011 
2.2  Folgende Standorte sind einer weiteren Überprüfung zu unterziehen, ob diese auch zukünf-
tig durch die Stadt Münster genutzt werden sollten: 
 
• Hafenstraße 30 (bedingt für Publikumsverkehr geeignet, keine Konzernimmobilie) An-
merkung: Die Anmietung zusätzlicher Räume in der Hafenstraße 30/32 dient der De-
ckung kurzfristiger Büroflächenbedarfe; siehe hierzu auch Vorlage V/0760/2011 
• Klosterstraße 33 (keine Konzernimmobilie) 
• Rudolf-Diesel-Straße 5/7 (Mietvertrag läuft 2016 aus) 
Anmerkung: In diesem Gebäude ist die Kfz-Zulassungsstelle untergebracht. Bei einer 
Überprüfung sind zwingend die Entwicklungen hinsichtlich einer „automatisierten An-, 
Ab- und Ummeldung von Fahrzeugen“ im Rahmen von eGovernment sowie ggf. vor-
handene weitere Möglichkeiten der Prozessmodernisierung (Stichwort: Kassenautomat) 
zu berücksichtigen.  
• Am Steintor 50 (baulicher Zustand, dezentraler Standort) 
• Stühmerweg 8 (schlechter energetischer Zustand, gemeinsame Prüfung mit Stolberg-
straße 2a) 
• Stolbergstraße 2a (Mietvertrag mit der nicht-städtischen Franz Bröker-Stiftung bis 2019, 
gemeinsame Prüfung mit Stühmerweg 8) 
• Prinzipalmarkt 5 (ggf. Vermietung Büroflächen in 3. und 4. Etage) 
 
3. Ermittlung städtischer Büroflächenbedarfe 
 
In den letzten 10 Jahren sind in der Kernverwaltung der Stadt Münster in erheblichem Ma-
ße Stellen abgebaut worden. Dies betraf mit Ausnahmen alle Produktbereiche. In den 
Schwerpunkten Jugend und Soziales, sowie Informationstechnologie ist seit dem Jahr 2001 
ein deutlicher quantitativer Zuwachs zu verzeichnen.  
 
Ausgehend von diesen Entwicklungen ist zu prognostizieren, wie sich der Bedarf an Büro-
flächen mittel- und langfristig entwickelt. Die Verwaltung geht davon aus, dass sich die Ver-
änderungen hinsichtlich des Personalbestands auch in den nächsten Jahren vergleichbar 
fortsetzen. Die Bereiche Jugend, Soziales und Informationstechnologie tendieren aufgrund 
des Aufgabenzuwachses (Übernahme der Dienstleistungen des Versorgungsverwaltung 
vom Land, Hilfen nach dem SGB II in alleiniger Trägerschaft der Stadt Münster als beson-
dere Einrichtung ab dem Jahr 2012, demografische Entwicklung im Bereich des SGB XII, 
Jugendhilfe nach dem SGB VIII, KiBiz) weiterhin in Richtung Wachstum; hingegen kann bei 
den übrigen Dienstleistungen der Kernverwaltung mit einer Personalreduktion gerechnet 
werden, die in den Konsolidierungsprogrammen bereits quantifiziert ist. 
 
Diese Betrachtung lässt es zu, davon auszugehen, dass der derzeitige Bedarf an Büroflä-
chen mittelfristig leicht sinken wird. Im Rahmen der Büroflächenplanung muss diese Prog-
nose abgesichert werden. Hierzu dient ein Prüfkatalog, der die Bürgerbelange in den Mit-
telpunkt stellt, sowohl organisatorische und arbeitsprozessuale Notwendigkeiten und Mitar-
beiterbelange berücksichtigt, sowie immobilienwirtschaftliche Kriterien erfüllt. Die Prüfung 
bezieht sich umfassend auf die Raumbedarfe der Verwaltung einschließlich vorhandener 
oder neuer Standorte. 
 
Hier ist zu unterscheiden zwischen: 
 
1. Mengenfaktoren 
 
• Familienfreundliche Verwaltung 
• Barrierefreiheit 
• Zentralität / Dezentralität 
• Art und Umfang der Dienstleistungen und Arbeitsprozesse 
• Belegungsstandards

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V/0787/2011 
• Struktur- und Arbeitsorganisation 
o Einbindung neuer Medien 
o eGovernment 
o ePayment 
o elektronisches Dokumentenmanagement 
o Telearbeit 
• Moderne Büroraumgestaltung 
 
2. Standortfaktoren  
 
• Lage / Erreichbarkeit 
• Zielgruppen 
• Zentralität / Dezentralität 
• Mitarbeiterorientierung 
• Demografie 
 
3. Immobilienwirtschaftliche Aspekte 
 
• Wirtschaftlichkeit 
 
Die vorstehende Aufstellung zeigt, dass sich einzelne Faktoren nicht nur unter dem Ansatz 
der Bürgerorientierung oder der immobilienwir tschaftlichen Aspekte subsumieren lassen, 
sondern vielfältig und variabel sind. Jedoch ist die mittelfristige Büro flächenplanung nicht 
nur ein Prozess, in dem die politischen und gesellschaftlichen Veränderungen auf Bundes-, 
Landes- und kommunaler Ebene laufend berücksichtigt werden müssen – insbesondere 
auch die fortschreitende technische Entwicklung im Bereich von eGovernment wird Auswir-
kungen sowohl auf die Mengen-, als auch auf die Standortfaktoren haben. 
 
Die weite Verbreitung neuer Medien, die immer leichter zu transportierende Hardware (z. B. 
Smartphones) in Verbindung mit der zunehmenden gesellschaftlichen Akzeptanz der Me-
diennutzung auch im öffentlichen Raum führt dazu, dass eGovernment sukzessiv alle Be-
reiche der Verwaltung erreichen wird. Diese Umstellung der Verwaltung insgesamt und ins-
besondere der beteiligten Fachverfahren wird geraume Zeit in Anspruch nehmen – ist aber 
unausweichlich. Insbesondere wird dies Auswirkungen auf die Kontakte der Bürger/-innen 
mit der Verwaltung haben, z. B. können die Wartezeiten durch eine Online-
Terminvereinbarung erheblich verkürzt werden – mit der Folge, dass die Fläche des Warte-
bereiches reduziert werden kann. Kurzkontakte werden meist gar nicht mehr notwendig 
sein, da sich die Bürger/-innen über das Internet z. B. mittels der eID-Funktion des neuen 
Personalausweises identifizieren und somit direkt Online-Dienstleistungen abrufen können. 
Auch dies bedeutet, dass Raumressourcen, die bisher für die Beratung von Bürger/-innen 
vorgehalten werden mussten, anderweitig genutzt werden können. 
 
Zum ersten Quartal 2012 wird die Verwaltung Kernaussagen zu der mittelfristigen Büroflä-
chenplanung und ihren Auswirkungen auf den städtischen Immobilienbestand treffen und 
dem Rat im Rahmen einer Beschlussvorlage vorlegen; diese Kernaussagen bieten eine va-
lide Basis für die weitere Optimierung des städtischen Immobilienbestandes und einer ggf. 
veränderten Belegung vor dem Hintergrund einer bürgerorientierten, familien- und mitarbei-
terfreundlichen Verwaltung.  
 
Sollten die Ergebnisse der Untersuchung zeigen, dass Gebäude aus dem unter Ziffer 1 der 
Sachentscheidung genannten Pool aufgegeben werden müssen und dass die unter Ziffer 
2.1 der Begründung genannten Bürostandorte nicht für eine Unterbringung der betroffenen 
städtischen Ämter und Einrichtungen ausreichen, ist zu prüfen, ob die Objekte bzw. Stand-
orte  
 
Herwarthstraße / Von-Steuben-Straße  (städtisches Eigentum)

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V/0787/2011 
Kiesekampsmühle     (Eigentum der Stadtwerke) 
Ostseite Bahnhof     (im Zusammenhang mit einer ggf. von der  
WBI zu errichtenden Fahrradstation) 
Hörsterstraße  (Optimierung Standesamt Lotharinger Kloster)  
 
 zukünftig (wieder) genutzt werden können. 
 
 
i . V .        i . V .  
 
gez.       gez. 
 
Helga Bickeböller     Dr. Heinrichs 
Stadtkämmerin     Stadtrat 
 
Anlagen: 
Anlage 1 - Standortmatrix 
Anlage 2 - Übersicht Bürostandorte und untergebrachte Fachbereiche