Transformation - Zukunft der Verwaltung gestalten

Anlage A zur V/0328/2023 
Kurzüberblick 
Modernisierung und Transformation der Stadtverwaltung sind dringend erforderlich. Die Verwal-
tung wird einen auf vier Jahre angesetzten Transformationsprozess unter externer Begleitung 
aufsetzen. 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
Mit der Vorlage wird das Ziel „Wir wollen das Zentrum für Verwaltungen und Institutionen sowie 
für öffentliche und private Dienstleistungen in Westfalen bleiben und an ihrer Modernisierung aktiv 
mitwirken“ verfolgt. 
Das Teilziel lautet „Konzeption und Umsetzung eines Transformationsprozesses der Stadtverwal-
tung“. 
Zielerreichung: Der Prozess steht am Beginn der Planung. Nach heutigem Stand ist eine Pro-
zessdauer von vier Jahren ab Beauftragung eines externen Beratungsunternehmens vorgesehen. 
Es ist mit einem finanziellen Bedarf von 3,6 Mio. Euro zu kalkulieren. 
 
 
Finanzierung 
Produktgruppe: 0108 Personal-und Organisationsmanagement 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan x Ja  Nein   
Auswirkungen auf den Finanzplan  Ja x Nein   
Im Haushaltsplan 2023 enthalten?  Ja  Nein x teilw. 
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren? x Ja  Nein   
Bereits veranschlagt?  Ja x Nein   
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist  vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
x vollständig 
freiwillig

V/0328/2023/1 
V/0328/2023/1 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Transformation - Zukunft der Verwaltung gestalten 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   19.09.2023 Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft Vorberatung 
   20.09.2023 Hauptausschuss Vorberatung 
   20.09.2023 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Der Rat stimmt dem Ziel zu, die Verwaltung durch den einen Transformationsprozess agiler und-
zukunftsfähig zu machen. Wesentliche Handlungsfelder dieser Transformation werden sein: 
 Moderne Formen der Zusammenarbeit. 
 Modernisierung von Strukturen, Prozessen und Methoden (u.a. durch Digitalisierung 
und agiles Projektmanagement). 
 Strategische Zukunftsorientierung auf allen Ebenen zu Megatrends wie Klimawandel, 
Fachkräftemangel etc. und Prozessen wie „MünsterZukünfte“. 
 Stärkung der Steuerungskompetenz. 
 
2. Der Rat stimmt der Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens zur Findung eines Bera-
tungsunternehmens und der Entwicklung eines Transformationskonzeptes zu. Die Vergabe der 
Beratungsleistungen erfolgt bedarfsorientiert. Aufbauend auf dem Konzept des beratenden 
Unternehmens kann sukzessive entschieden werden, ob und in welchem Maße eine Weiter-
beauftragung durchgeführt wird und die konkret anfallende Vergütungshöhe beeinflussbar 
bleibt. Dabei wird die Grundleistung (Konzeptionierung) beschrieben und optionale Pakete 
(Umsetzung, Evaluation etc.) definiert, die sukzessive beauftragt werden können. Diese 
schrittweise Vergabe ermöglicht, dass nur eine Ausschreibung erfolgen muss, die Auftrag-
geberin Stadt Münster jedoch flexibel in der Vertragsbindung ist. Nach dem ersten Prozess-
schritt wird dem APDOSO zum Ergebnis berichtet und eine Freigabe für die restlichen per-
sonellen und finanziellen Ressourcen eingeholt werden. Erfahrung des zu beauftragenden 
Dienstleisters in der Beratung von öffentlichen Verwaltungen ist wünschenswert. 
 
3. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass die interne personelle Besetzung des Transformations -Teams 
im ersten Prozessschritt über die temporäre Einrichtung zusätzlicher von zunächst zwei Stellen 
Dezernat Oberbürgermeister 
 
18.09.2023 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in:  
Frau Dr. Schw intek 
Telefon: 492-6002 
Schw intek@stadt-
muenster.de

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erfolgt. Die durch ungeplante Fluktuation entstehenden finanziellen Spielräume werden zur Finan-
zierung herangezogen. Die Stellen erhalten einen kw-Vermerk, sodass im Rahmen der Evaluation 
des Projektes zu einem späteren Zeitpunkt über die weitere Vorgehensweise entschieden werden 
kann. Über weitere erforderliche Stellen wird entschieden, wenn das Prozessdesign mit den ent-
sprechenden Bedarfen vorliegt. 
 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
Teilergebnisplan 
 Nr. Bezeichnung  Haush.- 
jahr 
Betrag 
€ 
Bemerkungen  
 
Produktgruppe 01 08  Personal- und Organisati-
onsmanagement 
   
Zeile 16 Sonstige ordentliche Auf-
wendungen 
2023 1.100.000 Konzeption 
   2024 2.500.000 Umsetzung 
 
Die zur Finanzierung des Transformationsprozesses erforderlichen Ermächtigungen stehen im Haus-
haltsplan 2023 zur Verfügung bzw. werden zum Haushaltsplanentwurf 2024 angemeldet. Die neu 
aufzunehmenden 2,5 Mio. Euro werden durch Umschichtung innerhalb der Budgets finanziert, so 
dass es über den Gesamthaushalt nicht zu einer Budgetausweitung kommt.  
 
 
 
Begründung: 
 
Im Rahmen der bisherigen politischen Beratung der Vorlage sind Fragen insbesondere zu den inhalt-
lichen Schwerpunkten des Transformationsprozesses und zur Möglichkeit einer gestuften Auftragser-
teilung im Rahmen des Vergabeverfahrens aufgetreten. Mit den Ergänzungen und Änderungen im 
Rahmen der Ergänzungsvorlage 1 soll diesen Fragen Rechnung getragen werden. 
 
 
 
Gez.  
 
Markus Lewe 
Oberbürgermeister