Umsetzung des Projekts "Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe"

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/01/2 
 
Vorlagen-Nummer  25.05.2021 
 1663/2021 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 07.06.2021 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 14.06.2021 
Bezirksvertretung 6 (Chorweiler) 08.07.2021 
Integrationsrat 24.08.2021 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 26.08.2021 
Ausschuss Schule und Weiterbildung 30.08.2021 
Gesundheitsausschuss 31.08.2021 
Ausschuss Klima, Umwelt und Grün 02.09.2021 
Bezirksvertretung 1 (Innenstadt) 02.09.2021 
Bezirksvertretung 7 (Porz) 02.09.2021 
Bezirksvertretung 8 (Kalk) 02.09.2021 
Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen) 06.09.2021 
Bezirksvertretung 4 (Ehrenfeld) 06.09.2021 
Bezirksvertretung 9 (Mülheim) 06.09.2021 
Ausschuss Kunst und Kultur 07.09.2021 
Jugendhilfeausschuss 07.09.2021 
Bezirksvertretung 5 (Nippes) 09.09.2021 
Sportausschuss 09.09.2021 
Bezirksvertretung 3 (Lindenthal) 13.09.2021 
Finanzausschuss 21.06.2021 
 
Umsetzung des Projekts "Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe"

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Hintergrund 
 
Durch die bisherigen Mitteilungsvorlagen wurden die zuständigen Ausschüsse regelmäßig in Kenntnis 
gesetzt über das stadtweite Vorhaben zur Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe: 
 In der Mitteilungsvorlage 1922/2018 wurden die Ausschüsse AVR, FiA und DiKo in Kenntnis ge-
setzt. 
 In den Mitteilungen 3437/2018 und 3721/2018 wurden die Fachausschüsse sowie die 9 Bezirks-
vertretungen über die konzeptionellen Grundlagen informiert. 
 Über den Umsetzungsstand im Projekt „Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe“ wurde 
im Gremienlauf Anfang 2019 (0210/2019) informiert.  
 Ende 2019 (4200/2019) wurden die Fachausschüsse erneut in Kenntnis gesetzt. 
 
In der vorliegenden Mitteilungsvorlage werden nun der aktualisierte Umsetzungsstand und das weite-
re Vorgehen im Projekt aufgezeigt. 
 
 
Umsetzungsstand im Projekt 
 
1. Umsetzung der Allgemeinen Förderrichtlinie der Stadt Köln 
 
Mit Ablauf der ursprünglich vereinbarten Umsetzungsfrist Ende 2019 hatte ein Großteil der Dienststel-
len unter enger Begleitung des Rechtsamtes bereits die neuen Standards der Allgemeinen Förder-
richtlinie in konkrete Förderprogramme überführt. Im vergangenen Dezember hat der Rat die Neufas-
sung der Allgemeinen Bewilligungsbedingungen für die Bereiche Jugend, Schule, Weiterbildung, Se-
nioren, Soziales, Beschäftigungsförderung, Wohnen und Gesundheit beschlossen (3224/2020) und 
so die Überführung von Einzelmaßnahmen in eine Programmsystematik in den besonders förderin-
tensiven Dezernaten IV und V ermöglicht, die sich durch eine hohe Anzahl von Einzelmaßnahmen 
sowie hohe Fördervolumina auszeichnen.  
 
Es bleibt weiterhin Ziel, auf eine regelkonforme und standardisierte Vergabe der Fördermittel hinzu-
wirken, dabei gilt es insbesondere, die (Weiter-) Entwicklung von Förderprogrammen zur Bündelung 
einzelner Fördermaßnahmen voranzutreiben. Durch die Umsetzung von Förderprogrammen, die sich 
an übergeordneten Zielen und Handlungsfeldern orientieren, soll im Ergebnis eine stadtweit konsis-
tente Fördersystematik implementiert werden. 
 
Unter der neuen Fördersystematik entwickeln die Fachämter die Förderprogramme weiterhin auf Ba-
sis ihrer Bedarfsanalysen und Fachkonzepte und legen sie den zuständigen Gremien zur Beratung 
und Beschlussfassung vor. Die bisherigen Entscheidungskompetenzen sowie die Einbindung der 
Fachausschüsse bzw. Bezirksvertretungen bleiben weiterhin vollständig gewahrt. Durch die Be-
schlussfassung über die Förderprogramme können die zuständigen Gremien die Ausrichtung der 
Fördertätigkeiten künftig noch stärker nach strategischen Gesichtspunkten vornehmen. Sofern sich 
Ausschüsse die Entscheidung zu Einzelmaßnahmen der Programme vorbehalten, bleibt dies weiter-
hin gewährleistet.  
 
Das Projekt wird von Verwaltung und Politik breit getragen und auch Gespräche mit den Trägern ha-
ben gezeigt, dass die Ziele des Projektes unterstützt werden. Die Veränderungen sollen insgesamt 
dazu führen, dass die Standards für die Fördermittelnehmer*innen auch fachämterübergreifend bei 
der Stadt einheitlich gestaltet sind, um die Zusammenarbeit weiter zu professionalisieren. 
 
 
2. Umsetzung des Online-Fördermittelportals 
Ein standardisiertes und integriertes IT-Verfahren soll die einheitliche und systematische Bearbeitung 
aller Fördermittelvorgänge ermöglichen und zur Unterstützung in allen Phasen des Verfahrens beitra-
gen. Zugleich wird dadurch eine Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle ermöglicht. Die Antragstel-
lenden erhalten künftig die Möglichkeit zur komfortablen Online-Antragstellung. Mittelfristig soll ein 
Förderwegweiser im Internetangebot der Stadt Köln aufgebaut werden, über den sich potentielle An-
tragstellende über das Förderspektrum und die jeweiligen Förderbedingungen informieren können.

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Nachdem die Anforderungen an eine IT-Lösung gemeinsam mit den Fachämtern definiert wurden, 
konnte im Zuge einer kleinen Machbarkeitsstudie gezeigt werden, dass die bei der Stadt Köln bereits 
im Modulbaukasten enthaltene SAP-Lösung den inhaltlichen und funktionalen Anforderungen ent-
spricht.  
 
Über das Verbundprojekt zum Fördermittelmanagement wurde mit Unterstützung der Fachdienststel-
len und mit externen Beratern die Entwicklung einer IT-Lösung vorangetrieben, die fachämterüber-
greifend für die Fördermittelvergabe einsetzbar und in das vorhandene SAP-System integrierbar ist. 
 
Die Entwicklung ist inzwischen weit vorangeschritten. Ab März 2020 konnte der Online-Antrag inkl. 
Bewilligung in ausgewählten Dienststellen pilotiert werden. Es folgten Schritt um Schritt weitere Funk-
tionalitäten. Mit der jüngsten Livesetzung Mitte April 2021 konnte der letzte große Baustein umgesetzt 
werden, so dass nun alle wesentlichen Schritte im Förderzyklus (Antragstellung, Bewilligung, Mitte-
labruf und Verwendungsnachweis) online zur Verfügung stehen. Dies gilt sowohl für die Nutzung im 
Frontend durch die Antragstellenden als auch für die Sachbearbeitung im Backend. 
 
Der Funktionsumfang umfasst im Einzelnen die folgenden Komponenten (einen Kurzüberblick über 
die Frontend-Komponenten bietet zudem Anlage 1): 
 einmalige Selbstregistrierung für die Antragsteller*innen. 
 modernes SAP Fiori Frontend für Antragstellung, Mittelabruf, Verwendungsnachweis, Bereit-
stellung der Bescheide sowie Onlinekommunikation mit Sachbearbeitung. 
 SAP Grantor Management Backend für die Bearbeitung der Förderprogramme und Förder-
maßnahmen seitens der Verwaltung inkl. vollständige Integration des Auszahlungsprozesses 
in die Finanzsysteme. 
 
Parallel zur Ausweitung des Funktionsumfangs (in die Tiefe) wurden kontinuierlich weitere Dienststel-
len an die IT-Lösung angebunden (in die Breite). Stand April 2021 sind die folgenden Förderpro-
gramme an die IT-Lösung angebunden: 
 Kultur freie Szene -41- Kulturamt 
 Arbeitsmarkförderung -50- Amt für Soziales, Arbeit und Senioren 
 Lastenradförderung -66- Amt für Straßen und Verkehrsentwicklung 
 Umweltbildung -57- Umwelt- und Verbraucherschutzamt 
 Grün hoch 3 -57- Umwelt- und Verbraucherschutzamt 
 Housing first -50- Amt für Soziales, Arbeit und Senioren 
 Gemeinwesenarbeit -50- Amt für Soziales, Arbeit und Senioren 
 Bezirksorientiere Mittel der Bezirksvertretungen (Kalk, Ehrenfeld, Chorweiler, Mülheim) 
 Amt für Kinder, Jugend und Familie -51- (Einbindung im Backend, Frontend folgt) 
 
Die Anbindung weiterer Förderprogramme wird derzeit vorbereitet. 
 
Weiteres Vorgehen 
 
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess: 
Die Standardisierung des Förderprozesses und seine Umsetzung in die digitale Umgebung sind weit-
gehend erfolgt. Mit zunehmender Nutzung durch die Sachbearbeitungen und die Antragstellenden 
werden Erfahrungen gesammelt, die wertvolle Hinweise auf Verbesserungen der IT-Lösung geben 
können. Zu diesem Zweck wurde mit dem „Change Advisory Board“ (CAB) ein Gremium aus ange-
bundenen Dienststellen und Projektbeteiligten einberufen, das in monatlichem Turnus über Anpas-
sungsbedarfe berät und priorisiert, ohne die Standardisierung der IT-Lösung zu gefährden.  
 
Die Nutzungserfahrungen der Bürger*innen mit dem Online-Förderportal sollen ebenfalls in den Ver-
besserungsprozess einfließen. Nach erfolgter Anbindung weiterer städtischer Förderprogramme an 
die IT-Lösung und der damit einhergehenden höheren Nutzungszahl, soll im 4. Quartal mittels einer 
Befragung die Zufriedenheit der Fördermittelempfänger*innen abgefragt werden, um die Usability 
gegebenenfalls weiter zu optimieren und eine intuitive Bedienung für den heterogenen Kreis der Nut-

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zer*innen zu gewährleisten. 
 
Förderwegweiser: 
Als erster Anlaufpunkt und Orientierungshilfe für potentielle Antragstellende soll eine „Förderwegwei-
ser“-Internetseite erstellt werden, in der alle an die IT-Lösung angebundenen Förderprogramme auf-
geführt werden. Neben den wesentlichen Informationen zu den einzelnen Förderprogrammen wird 
den User*innen auch die Möglichkeit gegeben, nach nützlichen Kriterien zu filtern (z. B. nach Hand-
lungsfeld, Zielgruppe, Raumbezug). Im Vergleich zur aktuellen Situation, in der die Informationen zu 
Fördermöglichkeiten über eine Vielzahl von dezentralen Internetseiten verteilt sind, kann eine zentrale 
Landingpage für städtische Fördermittel eine große Verbesserung bedeuten. 
 
Weitere Schritte: 
 Entwicklung des Fördermittelberichtswesens aufbauend auf der gesamtstädtischen Dashboard-
Lösung SAP Analytics Cloud (SAC). 
 Roll-out: Ziel ist, bis spätestens Ende 2022 alle städtischen Förderprogramme im Förder-
Onlineportal abzubilden und potenziellen Antragstellenden so zugänglich zu machen. 
 Anbindung an das Doxis-Archiv zur Überführung der digitalen Vorgänge in das stadtweite langfris-
tige Archivierungssystem. 
 
 
Gez. Reker

© Paulo dos Santos
Anlage 1:
Kurzüberblick Online-
Fördermittelportal
Josefine de Buhr (01/2-20)
23.04.2021
Stadt Köln Folie 1

Folie 201/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen
1. Unterscheidung Frontend und Backend
2. Fördermittelportal: 
Hauptfunktionen und Nutzung durch Antragstellende
Inhalt

Folie 3
Fördermittelportal
(www.foerdermittel.stadt-koeln.de)
• Fördermittel beantragen
• Mittelabruf
• Verwendungsnachweis
• Erhalt von Dokumenten
(Zuwendungsbescheid, Absage, 
Rückforderung etc.)
• Zentrale Kommunikation mit Sach-
bearbeitung (statt E-Mail)
• Hochladen förderprogramm-
spezifischer Unterlagen 
• Übersicht Anträge inkl. 
Bearbeitungsstatus
Antragstellende (=Frontend)
SAP Grantor
(Fachanwendung für fördermittel-
vergebende Dienststellen)
• Anträge bearbeiten (absagen, 
bewilligen, auszahlen) 
• 4-Augenprinzip
• Kommunikation mit Antragstellern
• Anfordern von Unterlagen
• Erzeugen und Zustellen von 
Dokumenten in Frontend
• Versionierte Dokumentation aller 
Vorgänge („Dig. Förderakte“)
Sachbearbeitung (=Backend)
01│Unterscheidung Frontend und Backend
01/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen

Folie 4
Antrag stellen
Mittelabruf
Verwendungsnachweis
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Hauptfunktionen für Antragstellende
Registrierung & Aktivierung
Anmeldung
Fördermittelportal
(www.foerdermittel.stadt-koeln.de)
01/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen

Folie 5
Es ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Dort sind die persönlichen Daten der 
Antragstellenden einzutragen. 
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Registrierung (einmalig)
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Folie 6
Nach Absenden der Registrierung wird ein Aktivierungslink an die angegebene E-
Mailadresse gesandt. Über den dortigen Link gelangt man auf die Anmeldeseite.
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Aktivierung (einmalig)
01/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen

Folie 7
Auf der Anmeldeseite sind als Benutzername die angegebene E-Mailadresse sowie das in 
der Registrierung gewählte Passwort anzugeben.
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Anmeldung
01/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen

Folie 8
Über den unten platzierten Button kann nun ein neuer Antrag gestellt werden. Dazu sind 
die erforderlichen Daten zu Antragsteller/-in und Projekt bzw. Institution in die 
entsprechenden Felder einzutragen.
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Neuen Antrag stellen / Dateneingabe
01/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen

Folie 9
Im Zuge der Dateneingabe ist es möglich, erforderliche Unterlagen als Anhang
hochzuladen.
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Anhänge hochladen
01/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen

Folie 10
Mit Klick auf Absenden wird der Antrag an die Stadt Köln gesandt. Ein entsprechender 
Hinweis informiert den Antragstellenden über die erfolgreiche Übermittlung.
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Antrag absenden
01/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen

Folie 11
Auf der Übersichtseite sind die von Ihnen eingereichten Anträge aufgelistet. Zu jedem 
Antrag können Sie den jeweiligen Bearbeitungsstatus einsehen.
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Übersicht und Bearbeitungsstatus
01/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen

Folie 12
Im Bereich Kommunikation kann Kontakt zu der zuständigen Sachbearbeitung 
aufgenommen werden. Dies ist sowohl bereits während der Antragstellung möglich als auch 
im Nachgang.
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Kontakt mit zuständiger Sachbearbeitung
01/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen

Folie 13
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Mittelabruf
Über den Mittelabruf können Antragstellende nach erfolgter Bewilligung die Mittel bis zur 
genehmigten Förderhöhe anfordern. Dies kann in Form von Einmalzahlungen oder auch in 
mehreren Tranchen erfolgen. 
01/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen

Folie 14
02│Nutzung des Fördermittelportals 
Verwendungsnachweis
Über den Online-Verwendungsnachweis können Antragstellende die programmspezifisch 
erforderlichen Nachweise (Sachbericht, zahlenmäßiger Nachweis) einreichen.
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Folie 1501/2-20 Amt der Oberbürgermeisterin - Fachreferat Finanzen
Vielen Dank!
Josefine de Buhr 
(0221) 221-30070 
josefine.debuhr@stadt-koeln.de