Bedarfsfeststellung für die Durchführung eines Vergabeverfahrens über die Mahd und Pflege des Straßenbegleitgrüns in den Außenbezirken.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VI/671/40 
 
Vorlagen-Nummer 
 4009/2016 
Freigabedatum 30.05.2017 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellung für die Durchführung eines Vergabeverfahrens über die Mahd und Pflege 
des Straßenbegleitgrüns in den Außenbezirken. 
Beschlussorgan 
Ausschuss für Umwelt und Grün 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss Umwelt und Grün erkennt den Bedarf für das Amt für Landschaftspflege und Grünflä-
chen an und beauftragt die Verwaltung, ein Vergabeverfahren über die Mahd und Pflege der ausge-
wählten Flächen der Außenbezirke im Straßenbegleitgrün durchzuführen. 
 
Alternative: 
 
Der Ausschuss Umwelt und Grün lehnt den Bedarf ab und es wird keine Ausschreibung der Mahd 
und Pflege geben. 
 
Ausschuss für Umwelt und Grün 07.07.2017

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  1,020.000,00 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
 
Die Ausschreibung der Mahd Außenbezirke Straßenbegleitgrün erfolgt erstmalig im Rahmen der Ver-
kehrssicherung im Straßenraum. 
 
Um die eigenen Kolonnen des Straßenbegleitgrün verstärkt in den international bedeutsamen Stadt-
bereichen und den wichtigsten Ein- und Ausfallstraßen konzentrieren zu können, im Sinne der Ver-
kehrssicherheit im Innenstadtbereich, müssen große Teilbereiche der Außenbezirke zur Wahrung der 
Verkehrssicherheit vergeben werden.  
 
Die Vergabe ist für 2 Jahre, also 2017 und 2018 vorgesehen.  
 
Die Kosten für die Gesamtlaufzeit sind auf rd. 955.500,-- EUR netto geschätzt. 
 
Das Rechnungsprüfungsamt stimmte der Bedarfsprüfung unter der Nummer 2017/0533 zu. 
 
 
 
 
Anlage 
Bedarfsprüfung

14 „4 01.2017
14311

67

Mahd des Straßenbegleitgrünes als Maßnahme der Verkehrssicherung 2017 und 2018
Bedarfsprüfung über die erforderlichen Pflegmaßnahmen
RPA-Nr.: 2016/1459

Sehr geehrte Damen und Herren,

67 legt am 15.11.2016 die Bedarfsprüfung für die Mahd des Straßenbegleitgrünes als Maß-
nahme der Verkehrssicherung zur Prüfung vor. Der Bedarf zur Durchführung der vorgesehe-
nen Pflegmaßnahmen wird dem Grunde nach anerkannt.

Es handelt sich hier um die andauernde Verkehrssicherungspflicht des städtischen Straßen-
begleitgrünes. Die Arbeiten stehen wiederkehrend zur Ausführung an.

Nach Auskunft von 67 wurde die Pflege des Straßenbegleitgrünes in der Vergangenheit mit
eigenem Personal durchgeführt.

Aufgrund begrenzter Personalressourcen sei die Pflege in den letzten Jahren - vor allem zu
Lasten der Außenbezirke - stark extensiviert worden.

In der Zwischenzeit wurden die Pflegearbeiten am zentrumsnahen Straßenbegleitgrün und
im Umfeld der Messe („national und international bedeutsame Bereiche“) im Sinne eines
repräsentativen Stadtbildes mit eigenem Personal wieder intensiviert. Dies führte dazu, dass
nicht mehr ausreichend Personal zur notwendigen Mahd des Straßenbegleitgrüns der Au-
Renbezirke zur Verfügung steht. Aus diesem Grund sollen die dort notwendigen Pflegearbei-
ten nun extern beauftragt werden.

Die Beschlüsse in den zuständigen Ausschüssen und im Rat sollen möglichst kurzfristig ein-
geholt werden. Anschließend ist beabsichtigt die notwendigen Dienstleistungen als zweijäh-
rigen Rahmenvertrag (2017 und 2018) auszuschreiben.

Aufgrund der geschätzten Auftragssumme von 1.020.000,- € ist ein öffentliches EU-
Ausschreibungsverfahren durchzuführen. Zur Vermeidung von späteren Wertungs- und Aus-
führungsproblemen sollten konkrete Anforderungen und Referenznachweise, etc. in die Aus-
schreibung aufgenommen werden. Ob evtl. ein vorausgehender Teilnehmerwettbewerb
sinnvoll ist, sollte im Vorfeld der Ausschreibung geprüft werden.

In den eingereichten Unterlagen ist leider kein Wirtschaftlichkeitsvergleich zwischen der vor-
gesehenen Fremdvergabe, hier aktuell mindestens 1.020.000,00- € netto, und der Ausfüh-
rung mit eigenem (zusätzlichem) Personal enthalten.

Ich bitte daher im Zusammenwirken mit 11 zu prüfen, ob die Mahd des Straßenbegleitgrünes
bei 67 nicht zukünftig wirtschaftlicher durch entsprechende Personalzusetzung und deren
technischer Ausstattung erbracht werden könnten.

Außerdem empfehle ich zur Kostenreduzierung die Möglichkeit einer bauseitigen generellen
und standardisierten Vorgabe der verkehrssichernden Maßnahmen zu prüfen. Hierzu ist eine
grundsätzliche Abstimmung mit 66 angeraten.

Mit freundlichen Grüßen

I

er ua
2

2 S Stadt Köln n. Bedarfsprüfung, Stand Januar 2012

671/48 Eingang 15, Nov. 2016 09.11.2016
Amt/Abteilung Datum

AL-FAG | Nolte/26254
14-RPA. Name / Tel.
Bedarfsprüfung für Lieferungen und Leistungen
(einschließlich freiberuflicher bzw. geistiger oder schöpferischer Leistungen)
hier:
Bedarfsanmeldung Art der Lieferung / Leistung:
Oo Neubeschaffung im} freiberufliche bzw. geistige oder
schöpferische Leistung
[m | Ersatz-/ bzw. Ergänzungsbeschaffung x sonstige Dienstleistung
Voraussichtlicher Auftragswert —1.020.000,- €
Angaben zu Folgekosten:
Entstehen weitere personelle und/oder sächliche Kosten: nein&l jaQ (s.Anlage)
Erfolgt die Vergabe aus einem Rahmenvertrag: nenXl jal

Bei freiberuflicher bzw. geistiger oder schöpferischer Leistung und sonstigen Dienstleistungen
Die Vergabe soll erfolgen, weil

Zwingend erforderlich: Intern nicht möglich

m} Zuschussmaßnahme x Sonderaufgabe

im} Beweissicherung je] Kein geeignetes Personal/Fachwissen
vorhanden

im} Sachverständigentätigkeit . oO Keine freien Personalkapazitäten

In der Zeit der Vorläufigen Haushaltsführung::
Es besteht eine
Birechtliche Verpflichtung QO zwingende Notwendigkeit (s. Begründung)

Bedarfsbeschreibung und -begründung:
Mahd des Straßenbegleitgrünes als Maßnahme der Verkehrssicherung für 2017 und 2018

TUE

/_rllerschrift bedarfsanmeldende Stelle)
Mittelbewirtschaftung
Die für die Maßnahme erforderlichen Mittel stehen zur Verfügung:

Konsumtiv: Investiv:
Finanzposition 6700.572.1100.5 Finanzposition
Kostenstelle/Auftrag Finanzstelle

Kostenart Kostenstelle/Auftrag
ggf. Deckungsring-Nr. ggf. Deckungsring-Nr.

10 ;
NOV. 208 yyyalylaypf. Mal
(Unterschrift mittelverwaltende Stelle)

Bedarfsprüfung (amtsintern)
m Der Bedarf wird nicht anerkannt. (Ziffer 5. ff. des Vordrucks entfallen.)

Antrag zurück an (bedarfsanmeldende Stelle) m. d. B. um Kenntnisnahme.
x Der Bedarf wird anerkannt.
Eigene Feststellungen ( insbes. bei Abweichungen) s. 19 U

Al

Alle Beträge verstehen sich als Netto-Beträge

5.1.

5.2

#. Re D

Vordruck Bedarfsprüfung, Stand Januar 2012

Bedarfsprüfung durch andere Ämter ( Ziffer 2.1 der Richtlinie)

im} Zuständigkeit 12 (s. Ziffer 2.1.1 der RL)
[m | Zuständigkeit 11 (s. Ziffer 2.1.2 der RL)
im} Zuständigkeit 13  (s. Ziffer 2.1.3 der RL)

Amt/ Abteilung Datum

Name/ Tel.-Nr.

je} Die vorstehende Bedarfsprüfung wird nicht anerkannt (Begründung s. Anlage) (Ziffer 5. ff.
des Vordrucks entfallen.)

Bei Ablehnung Antrag zurück an (bedarfsanmeldende Stelle) m. d. B. um
Kenntnisnahme.

[m] Die vorstehende Bedarfsprüfung wird anerkannt.
Eigene Feststellungen ( insbes. bei Abweichungen) s. Anlage.

Unterschrift

Bei geschätzter Auftragssumme zwischen 2.500 € und 20.000 €:
Die Bedarfsprüfung ist dem Vergabevermerk für 27 beizufügen.

Ab einer geschätzten Auftragssumme von >20.000 €:
Bedarfsprüfung zur Stellungnahme an:14

Stellungnahme 14 zur Bedarfsprüfung

141443 dlcyH 17

Amt/ Abteilung/Gruppe Datum
2oAb /AY
RPA-Nr. Name/ Tel.-Nr.

Dem vorstehenden Ergebnis der Bedarfsprüfung wird nicht zugestimmt.
(s. Begründung bzw. Anlage)

Dem vorstehenden Ergebnis der Bedarfsprüfung wird zugestimmt.
Das vorstehende Ergebnis der Bedarfsprüfung wird zur Kenntnis genommen.

bei geschätzten Auftragssummen > 100.000 € ist ein Bedarfsfeststellungsbeschluss des
zuständigen Fachausschusses, > 1.000.000 € des Rates herbeizuführen. Im Übrigen
abweichende Regelungen Zuständigkeitsordnung beachten. (Bei eigenbetriebsähnlichen
Einrichtungen gelten die Regelungen der Betriebssatzung.)

Begfündung / weitere Bemerkungen:

öl Liceohr watt a ErAM. Zote MEI

Antrag zurück E

’ darfsträgeramt

Alle Beträge verstehen sich als Netto-Beträge

Vordruck Bedarfsprüfung, Stand Januar 2012

Unterschrift (ab 10.000 € der Amtsleiterin/ des Amitsleiters)

Alle Beträge verstehen sich als Netto-Beträge

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VI/671/40 
 
Vorlagen-Nummer 
 4009/2016 
Freigabedatum 
10.07.2017 
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsfeststellung für die Durchführung eines Vergabeverfahrens über die Mahd und Pflege 
des Straßenbegleitgrüns in den Außenbezirken. 
Beschlussorgan 
Ausschuss für Umwelt und Grün Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss Umwelt und Grün erkennt den Bedarf für das Amt für Landschaftspflege und Grünflä-
chen an und beauftragt die Verwaltung, ein Vergabeverfahren über die Mahd und Pflege der ausge-
wählten Flächen der Außenbezirke im Straßenbegleitgrün durchzuführen. 
 
Alternative: 
 
Der Ausschuss Umwelt und Grün lehnt den Bedarf ab und es wird keine Ausschreibung der Mahd 
und Pflege geben. 
 
Ausschuss für Umwelt und Grün      in Hpl.-Beratungen verwiesen – s. Auszug 07.07.2017 
Finanzausschuss – Hpl.-Sitzung  
Rat – Hpl.-Sitzung

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  1,020.000,00 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
 
Die Ausschreibung der Mahd Außenbezirke Straßenbegleitgrün erfolgt erstmalig im Rahmen der Ver-
kehrssicherung im Straßenraum. 
 
Um die eigenen Kolonnen des Straßenbegleitgrün verstärkt in den international bedeutsamen Stadt-
bereichen und den wichtigsten Ein- und Ausfallstraßen konzentrieren zu können, im Sinne der Ver-
kehrssicherheit im Innenstadtbereich, müssen große Teilbereiche der Außenbezirke zur Wahrung der 
Verkehrssicherheit vergeben werden.  
 
Die Vergabe ist für 2 Jahre, also 2017 und 2018 vorgesehen.  
 
Die Kosten für die Gesamtlaufzeit sind auf rd. 955.500,-- EUR netto geschätzt. 
 
Das Rechnungsprüfungsamt stimmte der Bedarfsprüfung unter der Nummer 2017/0533 zu. 
 
 
 
 
Anlage 
Bedarfsprüfung

Anlage 3 
 
 
 
Geschäftsführung  
Ausschuss für Umwelt und Grün 
Frau Bültge-Oswald 
Telefon:  (0221) 221-23702  
E-Mail:  barbara.bueltge-oswald@stadt-koeln.de 
Datum: 09.07.2017 
Auszug 
aus dem Beschlussprotokoll der Sitzung des Ausschusses  
Umwelt und Grün vom 07.07.2017 
öffentlich 
4.8 Bedarfsfeststellung für die Durchführung eines Vergabeverfahrens über die 
Mahd und Pflege des Straßenbegleitgrüns in den Außenbezirken. 
4009/2016 
Der Ausschussvorsitzende stellt den von RM Herrn Brust mündlich beantragten 
Verweisungsbeschluss in die HPL-Beratungen zur Abstimmung: 
Beschluss: 
Der Ausschuss Umwelt und Grün verweist die Beschlussvorlage der Verwaltung 
in die HPL-Beratungen. 
Abstimmungsergebnis: 
Mehrheitlich zugestimmt mit den Stimmen der CDU-Fraktion und der Fraktion 
Bündnis 90 / Die Grünen gegen die Stimmen von SPD-Fraktion, FDP-Fraktion und 
Fraktion DieLinke.

_671/48 _03.03.2017
‚Amt/Abteilung Datum

_Nolte / 26254.
Namel/ Telefon

Bedarfsprüfung für Lieferungen und Leistungen
(einschließlich freiberuflicher bzw. geistiger oder schöpferischer Leistungen)
Hier: _Mahd des Straßenbegleitgrünes

1. Art der Lieferung/ Leistung:
OD Neubeschaffung im} freiberufliche bzw. geistige oder
schöpferische Leistung

OD Ersatz- bzw. Ergänzungsbeschaffung [63] sonstige Dienstleistung

Bedarfsbeschreibung und -begründung
(siehe Ziffer 4.1 Bedarfsprüfungsrichtlinie, ggf. siehe Anlage)

_Mahd des Straßenbegleitgrünes als Maßnahme der Verkehrssicherung,
_Ausschreibung der Arbeiten für 2018 und 2019 als Grundlage für einen

Rahmenvertrag

Voraussichtlicher Auftragswert _-—955.500,00-—- € (netto, ohne MwSt.)
Angaben zu Folgekosten:

Entstehen weitere personelle oder/ und sächliche Kosten & nein O ja

(bei ja: Erläuterungen unten oder siehe Anlage)

Während der vorläufigen Haushaltsführung
Es besteht eine

&] rechtliche Verpflichtung im} zwingende Notwendigkeit

(Erläuterungen unten oder siehe Anlage)

__Mahd des Straßenbegleitgrünes als Maßname der Verkehrssicherung,

Z————— UNE:
terschrift der bedarfsanmeldenden Dienststelle

2. Mittelbewirtschaftung:
Die für,die Maßnahme erforderlichen Mittel stehen zur Verfügung:

&Xl konsumtiv [m investiv
Finanzposition ___6700.572.1100.5

Kostenstelle/ Finanzstelle

Kostenart/ Auftrag

Ggf. Deckungsring-Nr.

22 .
MRZ. ap17 dm f Dan I- May
Unterschrift der mittelverwaltenden Dienststell

&
3. Amtsinterne Bedarfsprüfung: I

‚X Der Bedarf wird anerkannt.
O Der Bedarf wird mit Abweichungen anerkannt:
O Der Bedarf wird nicht anerkannt

(unten ergänzende Erläuterungen bei Abweichungen oder Ablehnung)

Unterschrift (ab 20.000 € Dienststellenleitung)

4. Bedarfsprüfung bei besonderen Zuständigkeiten:
(siehe Ziffer 3 Bedarfsprüfungsrichtlinie)

OD Zuständigkeit 1000 O0 Zuständigkeit 11
DO Zuständigkeit 12 [m] Zuständigkeit 13
DO Zuständigkeit

Amt/Abteilung Datum

Name/ Telefon
Q Der Bedarf wird anerkannt.
O Der Bedarf wird mit Abweichungen anerkannt:

O Der Bedarf wird nicht anerkannt
(unten ergänzende Erläuterungen bei Abweichungen oder Ablehnung)

Unterschrift

Unterschrift
5. Ausfertigung dieser Bedarfsprüfung an 11 zur Kenntnis

6. Stellungnahme 14 zur Bedarfsprüfung:
Ab einer geschätzten Auftragssumme von 2 20.000 € (netto, ohne MwSt.)

141 0.04 (U
Amt/Abteilung . Datum
Name/ Telefon

‚Qi Der Bedarf wird anerkannt.
O Der Bedarf wird mit Abweichungen anerkannt:

Ol Der Bedarf wird nicht anerkannt
(unten erg; Io Erläuterungen bei Abweichungen oder Ablehnung) _
c

7. Vorlage bei 20 (nur bei Einzelfreigabe):

Das Ergebnis der Bedarfsprüfung ist 20 zusammen mit dem Freigabeantrag 20
vorzulegen.

Freigabe erteilt: siehe Schreiben vom

8. Bedarfsfeststellungsbeschluss:
Aufgrund der geschätzten Auftragssumme von (netto, ohne MwSt.)
‚a2 100.000 € ist ein Beschluss des zuständigen Fachausschusses notwendig

QO 2 1.000.000 € ist ein Beschluss des Rates notwendig (Vorberatung durch
Fachausschuss und ggf. Bezirksvertretung)

O 2 20.000 € bezirksbezogener Bedarf ist ein Beschluss der zuständigen
Bezirksvertretung notwendig

O 2 50.000/ 100.000 € Fahrzeug ist ein Beschluss des zuständigen Fachausschusses
notwendig

Im Übrigen sind abweichende Regelungen in der Zuständigkeitsordnung zu beachten. Bei eigenbetriebsähnlichen
Einrichtungen gelten die Regelungen der jeweiligen Betriebssatzung.

Beschussvorlage fertigen erl.
Beschlussfassung am:
9. Vergabe einleiten
Die Regelungen der Kölner Vergabeordnung (KVO) sind zu beachten.
Die Bedarfsprüfung ist dem Vergabevorgang beizufügen.

14 06.04.2017
143/1 k

67

Mahd des Straßenbegleitgrünes als Maßnahme der Verkehrssicherung 2018 und 2019
Bedarfsprüfung über die erforderlichen Pflegmaßnahmen

RPA-Nr.: 2017/0533

in Verbindung mit der RPA-Nr.: 2016/1459

Sehr geehrte Damen und Herren,

67 legt am 24.03.2017 die überarbeitete Bedarfsprüfung für die Mahd des Straßenbegleit-
grünes als Maßnahme der Verkehrssicherung noch einmal zur Stellungnahme vor.

Der Bedarf zur Durchführung der Pflegmaßnahmen wurde meinerseits bereits mit meiner
Stellungnahme vom 11.01.2017 (RPA-Nr. 2016/1459) dem Grunde nach anerkannt. Diese
Bedarfsanerkennung hat auch für die nun vorgelegte überarbeitete Bedarfsprüfung Bestand.

In der erneut vorgelegten Bedarfsprüfung ist eine externe Vergabe der Mahd des Straßen-
begleitgrüns über einen zweijährigen Rahmenvertrag, nun für den Zeitraum der Jahre 2018
und 2019 beabsichtigt.

Sehr begrüßenswert ist, dass durch die Reduzierung der geplanten Pflegezyklen, bei gleich-
zeitiger Gewährleistung der Verkehrssicherheit, Einsparungen in Höhe von ca. 65.000,- Euro
angestrebt werden. Der voraussichtliche Gesamtauftragswert wird nun mit 955.500,- Euro
(netto) beziffert.

Leider ist auch in den nun eingereichten Unterlagen kein Wirtschaftlichkeitsvergleich zwi-
schen der vorgesehenen Fremdvergabe und der Ausführung mit eigenem (zusätzlichem)
Personal enthalten. Diesbezüglich verweise ich ebenso wie zum erforderlichen EU-
Ausschreibungsverfahren auf meine Ausführungen in meiner Stellungnahme vom
11.01.2017.

Mit freundlichen Grüßen

gez. Hemsing

(ausgefertigt: Himmelsbach)