SAP S/4 HANA Digitalisierungsprojekt

V/0705/2023 
V/0705/2023 
 
 
Öffentliche Berichtsvorlage 
Betrifft 
 
SAP S/4 HANA Digitalisierungsprojekt 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   28.11.2023 Ausschuss für Personal, Digitalisierung, Organisation, Sicherheit 
und Ordnung 
Bericht 
   06.12.2023 Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft Bericht 
   13.12.2023 Hauptausschuss Bericht 
   13.12.2023 Rat Bericht 
 
 
Bericht: 
 
Ausgangslage 
 
Die Stadt Münster setzt verwaltungsweit in nahezu allen betriebswirtschaftlichen Aufgabenfeldern die 
Standardsoftware SAP ERP (R3) ein. Über SAP werden die wesentlichen Rechenwerke  in den Äm-
tern und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen (außer AWM) gemäß den jeweils gültigen Rechtvor-
schriften erstellt. Ohne ein funktionierendes SAP -System können weder Haushaltsplanung und -
bewirtschaftung noch der Jahresabschluss vorgelegt werden. 
 
Darüber hinaus werden aus dem SAP-System Daten unter anderem für nachfolgende Zwecke bereit-
gestellt bzw. verarbeitet: 
 Gebührenkalkulation  
 Kosten- und Leistungsrechnung 
 Steuererklärungen  
 Verwendungsnachweise 
 amtliche Statistiken  
 Prognosen und Managementberichte 
 Gesamtabschluss. 
 
Umstiegserfordernis auf S/4 HANA 
 
Mit S/4 HANA hat die SAP nach mehreren Jahrzehnten Nutzung und Weiterentwicklung von SAP 
ERP eine grundlegend neue Softwareversion entwickelt. Die Firmenstrategie von SAP sieht vor, dass 
der Support und die Anpassung an gesetzliche Anforderungen des  jetzigen SAP-Systems bis Ende 
2027 eingestellt werden. Die Umstellung auf S/4  HANA muss somit zwingend bis spätestens 2027 
erfolgen. 
Amt für Finanzen und 
Beteiligungen 
 
23.11.2023  
 
Ihr/e Ansprechpartner/in:  
Herr Möller 
Telefon: 492-2000 
MoellerFrank@stadt-
muenster.de

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Der Umstieg von SAP ERP auf SAP S/4  HANA selbst ist alternativlos. Die Fortführung des jetzigen 
SAP-ERP-Systems würde bedeuten, dass keine Garantien mehr für den Betrieb bestehen würden, es 
entfällt die Gewährleistung für die Bearbeitung von Systemfehlern und von Sicherheitslücken. Somit 
ist es unumgänglich, die notwendigen Aufgaben zur Umstellung bis 2027 umgesetzt zu haben. 
 
S/4 HANA Digitalisierungsprojekt 
 
Die Erneuerung auf das S/4 HANA-System bedeutet für die Stadtverwaltung Münster, dass alle bis-
herigen SAP-Module ersetzt oder in geänderter Form weitergeführt werden. Die Komplexität er-
schließt sich bei einem Blick auf die SAP-Module und Erweiterungen, die derzeit bei der Stadt Müns-
ter im Einsatz sind: 
 
SAP-Modul bzw. Erweiterung Kurzbeschreibung 
FI-GL: Financial – General Ledger Hauptbuchhaltung 
FI-AP: Financial - Accounts Payable Kreditorenbuchhaltung 
FI-AR: Financial – Accounts Receivable Debitorenbuchhaltung 
FI-AA: Financial – Asset Accounting Anlagenbuchhaltung 
FI-BL: Financial – Bank Ledger Bankbuchhaltung 
CO-OM: Controlling – Overhead Cost Gemeinkostenrechnung 
EC-PCA: Enterprise Controlling – Profit C enter Ac-
counting 
Unternehmenscontrolling 
PS: Project System Projektabwicklung 
PSM: Public Sector Management Haushaltsmanagement 
MM: Materials Management Materialwirtschaft 
SD: Sales & Distribution Vertrieb 
IS-PS (PSCD): Industry Solutions – Public Sector 
(Public Sector Collection and Disbursement) 
Kassen- und Einnahmenmanage-
ment (Vertragskontokorrent für 
den öffentlichen Sektor) 
Erweiterung KM -StA: Kommunal -Master Steuern und 
Abgaben 
Veranlagung von Steuern und 
Abgaben 
Erweiterung xSuite  Rechnungseingangsbearbeitung 
 
Betroffen durch die Umstellung sind alle Ämter sowie eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen (ausge-
nommen AWM).  
 
Bei der Umstellung ist vorrangig darauf zu achten, dass im zur Verfügung stehenden Zeitrahmen (bis 
2027) die heutigen Anforderungen an Daten und Prozesse auch zukünftig erfüllt werden, gleichzeitig 
auch neue pflichtige Anforderungen in den Blick genommen werden. 
 
Innerhalb der Migration müssen viele Teilprojekte, zum Teil mit verwaltungsweiter Auswirkung, erfolg-
reich durchgeführt werden. Dies ist erforderlich, weil SAP viele der in der Stadt Münster eingesetzten 
Funktionen grundlegend neu gestaltet hat. Die Teilprojekte müssen absehbar in einer bestimmten 
Reihenfolge angegangen und jeweils stichtagsbezogen zum Jahresbe ginn umgesetzt werden. Die 
Verwaltung hat in den vergangenen Jahren bereits umfangreiche fachliche und informationstechni-
sche Vorarbeiten für die Umstellung auf S/4 HANA geleistet.  
 
Obgleich die Umstellung alternativlos und insofern eine Pflichtübung ist,  bieten sich für die Stadt 
Münster auch zahlreiche Chancen. Es eröffnet sich an vielen Stellen die Möglichkeit, konsequent die 
relevanten Geschäftsprozesse und betriebswirtschaftlichen Methoden grundlegend zu überdenken

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und digital zu gestalten. Dies gilt sowohl für die internen Verwaltungsprozesse und das Berichtswe-
sen als auch für die betriebswirtschaftlichen Prozessschnittstellen zur Bürgerschaft, den Unterneh-
mungen und politischen Gremien. 
 
Chancen ergeben sich vor allem in den nachfolgend skizzierten Bereichen:  
 
- Bereinigung der Systeme und Befreiung von Altlasten 
- Standarisierung von Modulen und Prozessen, um zukünftige Anpassungen und Erweiterungen 
wie z. B. Schnittstellen deutlich zu erleichtern 
- Optimierung von Prozessen 
- Sicherstellung einer effizienten und zukunftsorientierten Aufgabenerledigung  
- Digitalisierung von Abläufen bis hin zu den Bürgerinnen / Bürgern bzw. Unternehmen (z. B. di-
gitaler Gewerbesteuerbescheid) 
- Ermöglichen von Änderungen auf Kundenseite (z. B. Adres sänderungen) als Self -Service 
(„Bürgerinnen-/Bürgerkonto“) 
- Nutzung neuer Technologien, z. B. Planungs - und Simulationstool für die Haushaltsberatun-
gen in den Ratsfraktionen und -gruppen 
- Nutzbarkeit auf verschiedenen Endgeräten (Smartphone, Tablet, Laptop, Desktop-PC) 
- Bedienung durch die Anwendenden in einem modernen Layout 
- Möglichkeit aller Nutzenden, Auswertungen und Statistiken benutzerfreundlich, schnell und 
unkompliziert abzurufen 
- Automatisierungen für mehr Effizienz und Schaffung von Freiräumen für Ker naufgaben von 
Mitarbeitenden. 
 
Bisherige Prozesse, Schnittstellen, Funktionen, Einstellungen, Auswertungen und Daten sind auf den 
Prüfstand zu stellen. Hier gilt es zu beurteilen, welche Bereiche in welcher Tie fe betroffen sind, Ver-
besserungspotenziale herauszuarbeiten und Prozesse gegebenenfalls neu zu entwickeln.  
 
Personelle Auswirkungen / Umfang der geeigneten Projektorganisation 
 
Die Umstellung auf S/4 HANA bindet Ressourcen im Personal- und Organisationsamt, bei der citeq, 
im Amt für Finanzen und Beteiligungen sowie in den Fachämtern / eigenbetriebsähnlichen Einrichtun-
gen.  
 
Der mit dem Projekt verbundene Aufwand kann über die zeitliche Dauer des Projektes hinweg nicht 
von dem Bestandspersonal geleistet werden. Hinzu kommt, dass viele der aktuellen und  für die 
nächsten Jahre vorgesehenen Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung auch Auswirkungen auf das 
Rechnungswesen (z.B. Schnittstellen) haben. Diese müssen parallel zum S/4  HANA-Projekt umge-
setzt werden.  
 
Bei vielen bereits erfahrenen Mitarbeitenden sind freie Zeiträume zu schaffen, um sich den umfang-
reichen Aufgabenstellungen im Projekt widmen zu können, ebenso sind neue oder weniger erfahrene 
Mitarbeitende in das Thema einzuarbeiten. Die Schaffung freier Zeiträume für bereits erfahrene Kol-
leginnen und Kollegen kann nur durch neue Mitarbeitende, die eine entsprechende Einarbeitungszeit 
benötigen, gelingen. Dies erfordert eine Vorlaufzeit (Stellenschaffung, Personalgewinnung und Einar-
beitung), die den Zeitkorridor zur Umsetzung des eigentlichen Projektes schmälert.  
 
Es ist davon auszugehen, dass der Aufwand für die Umstellung vergleichbar mit dem Aufwand zur 
Einführung von SAP und der Einführung von NKF sein wird. Das zeigen auch die Erfahrungen ande-
rer Städte im dortigen bisherigen Umstellungsprozess. 
 
Es erfordert u. a. die Betrachtung und Prüfung aller bisherigen Prozesse und deren technischer Um-
setzung. Sämtliche Funktionalitäten sind bei den hochgradig komplexen und vielfältig miteinander 
verknüpften SAP-Systemen einer grundlegenden Betrachtung zu unterziehen, um die umfangreichen 
Anforderungen weiterhin zu erfüllen. Ebenso sind Altdaten zu identifizieren und zu archivieren bzw. 
zu löschen.

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Insofern sind für den Projektzeitraum projektbezogene Planstellen einzurichten.  
 
Nach heutigen Schätzungen ist, neben den bereits eingerichteten Projektleitungsstellen mit folgenden 
zusätzlichen Personalkapazitäten zu rechnen:  
 
Amt / Einrichtung Stellen-
plan 2024 
max. Stel-
lenziel 
Erläuterung 
Personal- und Or-
ganisationsamt 
1 1 Organisatorische und prozessuale Be-
gleitung des Projektes 
citeq 4,5 10 IT-technische Begleitung des Projektes 
(für die Städte Hamm (4 MA) und 
Münster (6 MA)) 
Amt für Finanzen 
und Beteiligungen 
5 8 Finanzfachliche Begleitung des Projek-
tes  
 
Dieser Stellenbedarf bildet den maximal benötigten Umsetzungsrahmen. Die Ausgestaltung erfolgt 
gestaffelt über den Projektzeitraum in enger Abstimmung zwischen dem Personal - und Organisati-
onsamt, dem Amt für Finanzen und Beteiligungen und der citeq. 
 
Da der Umfang der Veränderungen des Systems und der Arbeitsabläufe noch nicht bekannt ist, kann 
sich durch die Projektentwicklung der Personalbedarf noch verändern. Ebenso kann sich dieser auch 
durch Grundsatzentscheidungen, die im Rahmen der Projektarbeit noch zu erf olgen haben, verän-
dern. Zielführend und verwaltungsintern abgestimmt ist es, den Personalaufbau sukzessive vorzu-
nehmen und während des Projektes regelmäßig nur den tatsächlich benötigten Bedarf auszuschrei-
ben und zu besetzen. Mit dieser Vorgehensweise habe n auch andere Städte gute Erfahrungen ge-
macht. 
 
Zur Einordnung des Personalbedarfs ist auf die Schätzung der Stadt Dortmund für den dort benötigen 
Stellenbedarf zu verweisen. Dortmund rechnet damit, dass im Projektverlauf 32 zusätzliche Stellen 
eingerichtet werden müssen, um das Projekt erfolgreich umsetzen zu können. 
 
Durch Ausnutzung der „natürlichen“ Fluktuation werden die zusätzlichen Planstellen ab Projektende 
wieder abgebaut. Dies kann bedeuten, dass einzelne Mitarbeitende altersbedingt in den Ruhestand 
gehen oder in anderen Bereichen der Stadtverwaltung eingesetzt werden. Es entsteht dann keine 
dauerhafte Stellen- bzw. Personalausweitung in der Stadtverwaltung. Um qualifizierte Bewerberinnen 
/ Bewerber – gerade mit IT- und Finanzaffinität – für die notwendigen Stellen gewinnen zu können, ist 
eine unbefristete berufliche Perspektive entscheidend für eine erfolgreiche und dauerhafte Personal-
gewinnung.  
 
Gemeinsames Projekt der Städte Hamm und Münster 
 
Seit der Einführung von SAP bietet die citeq die IT-Dienstleistungen im SAP-Umfeld sowohl für die 
Stadt Hamm als auch die Stadt Münster an. Die Zusammenarbeit beider Städte hat in den vergange-
nen Jahren zahlreiche Synergien geschaffen, durch gemeinsame SAP-Ausschreibungen, gemeinsa-
me Beauftragung von Ber atungs- und Entwicklungsleistungen, gemeinsames Testen von SAP -
Updates und anderen gemeinsamen Vorgehensweisen im SAP-Umfeld. 
 
Bisher ist für die Kostenaufteilung ein Anteil von 40 % für die Stadt Hamm und ein Anteil von 60 % für 
die Stadt Münster zugrunde  gelegt worden. Im Zuge der Auflegung des S/4 HANA-Projektes ist die 
Kostenaufteilungsregel nochmals anhand verschiedener Parameter wie Nutzerinnen -/Nutzer-
Lizenzen überprüft und weiterhin für plausibel befunden worden. Daher wird die Aufteilung der Kosten 
im Projekt weiterhin im Verhältnis 40 : 60 vorgenommen.

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Ausschreibung von Beratungsleistungen 
 
Aus dem SAP-Einführungsprojekt ist bekannt, dass ein Projekt ohne Begleitung durch ein IT-fachlich 
versiertes Beratungsunternehmen nicht möglich wäre. Auch au s Gesprächen in Städtetagsarbeits-
kreisen mit den anderen kreisfreien Städten in NRW ist hervorgegangen, dass alle Städte Beratungs-
leistungen in Anspruch nehmen werden, entweder über ein externes Beratungshaus oder über IT -
Dienstleister, die eine vollständige SAP-Systemlandschaft abbilden.  
 
In den bisherigen Projektgesprächen zwischen den Städten Hamm und Münster ist einvernehmlich 
besprochen worden, dass ein Beratungsunternehmen für die Konzeptionierung und Begleitung der 
Umstellungsphase bis zur Einführung von S/4 HANA sowie für sich anschließende Optimierungspro-
zesse ausgewählt werden muss, wenn das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen absolviert werden 
soll. Deutlich wird das Erfordernis eines Beratungsunternehmens allein daran, dass es beispielsweise 
für die kommunale Haushaltsplanung und -bewirtschaftung kein Standardmodul seitens der SAP gibt 
und hier im Regelfall Beratungslösungen zum Einsatz kommen. 
 
Der Zeitplan sieht eine Ausschreibung der Beratungsleistungen im 1. Quartal 2024 vor. Die Aus-
schreibung ist als europaweite Ausschreibung in Form eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnah-
mewettbewerb geplant.  
 
Finanzielle Auswirkungen 
 
Aktuell wird mit folgenden Kostenpositionen für die Umsetzung des S/4 HANA-Projektes gerechnet: 
 
 Kosten für externe Beratungsleistungen 
 Lizenzkosten 
 Personalaufwendungen 
 Aufwendungen für Aus- und Fortbildung 
 Technik 
 Prozesse 
 Projektmanagement. 
 
Die Stadt Dortmund schätzt das Gesamtvolumen des S/4 HANA -Einführungsprojektes auf rund 3,8 
Mio. Euro. Hinzu kommen in Dortmund jährliche Personalaufwendungen während des Projektzeit-
raums in einer Größenordnung bis zu 2,7 Mio. Euro. Die Stadt Essen rechnet mit Gesamtkosten für 
das Projekt in Höhe von rund 5,7 Mio. Euro. Darin enthalten sind nach bisheriger Einschätzung 2.000 
Beratungstage. Eine Umfrage unter verschiedenen kreisfreien Städten in Deutschland kam zu dem 
Ergebnis, dass diejenigen Städte, die bereits Beratungskosten geschätzt hatten, eine Größenordnung 
von 1,8 bis zu mehreren Millionen Euro zugrunde gelegt haben. 
 
Nach bisherigen überschlägigen Schätzungen für Münster ist mit unmittelbaren Projektkosten (ohne 
städt. Personalaufwand) in Höhe von 1,7 Mio. Euro zu rechnen. Der Vorteil des Projektes ist, dass die 
unmittelbaren Projektkosten gemeinsam durch die Stadt Hamm und die Stadt Münster getragen wer-
den. So können insbesondere bei den Beratungskosten Synergien erzielt werden.  
 
Rechnet man zu diesen unmittelbaren Projektkosten den Personalaufwand bei der citeq über den 
Projektzeitraum hinzu, ergibt sich ein Projektbudget von 4 Mio. Euro. Das Projektbudget ist im Haus-
haltsplanentwurf 2024 mit einem jährlichen Betrag von 1 Mio. Euro von 2024 bis 2027 veranschlagt. 
 
Neben dem Projektbudget sind auch die unmittelbaren städtischen Personalaufwendungen für das 
Personal- und Organisationsamt bzw. das Amt für Finanzen und Beteiligungen im Haushaltsplanent-
wurf 2024 enthalten. 
 
Die Veranschlagung im Haushaltsplanentwurf 2024 ist der nachstehenden Tabelle zu entnehmen:

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Teilergebnisplan 
 
 Nr. Bezeichnung  Haush.- 
jahr 
Betrag 
€ 
Bemerkungen  
 
Produktgruppe 0108 Personal- und Organisations-
management 
   
Zeile 11 Personalaufwendungen 2024 – 
2027 
86.070 
p.a. 
 
Produktgruppe 0109 Finanz- und Beteiligungsma-
nagement 
   
Zeile 11 Personalaufwendungen 2024 – 
2027 
528.900 
p.a. 
 
Zeile 16 Sonstige ordentliche Aufwen-
dungen 
2024 – 
2027 
1.000.000 
p.a. 
Projektbudget 
 
 
Zeitlicher Ablauf des Projektes 
 
Derzeit wird das Lastenheft als Grundlage für die im 1. Quartal 2024 geplante europaweite Aus-
schreibung erstellt. Die Beauftragung eines geeigneten Beratungsunternehmens soll bis zum Ende 
des 2. Quartals 2024 abgeschlossen sein. Anschließend soll gemeinsam mit dem Beratungsunter-
nehmen bis Mitte 2025 ein Grobkonzept für die Umstiegsplanung erstellt werden, das über ein Fein-
konzept bis Anfang 2026 konkretisiert wird. Der zwingend erforderliche Testbetrieb sowie die Produk-
tivvorbereitung inklusive Schulungen der Anwenderinnen und Anwender schließen sich an. Die Pro-
duktivvorbereitungen sollen Ende 2027 abgeschlossen sein, um den Echtbetrieb ab 0 1.01.2028 ge-
währleisten zu können. 
 
Fazit 
 
Die Verwaltung wird die Umstellung des städtischen Rechnungswesens auf die neue Softwareversion 
S/4 HANA der Fa. SAP durchführen und dabei als erste Schritte ein Gemeinschaftsprojekt mit der 
Stadt Hamm anstreben, die damit verbundenen notwendigen Vereinbarungen schließen sowie eine 
europaweite Ausschreibung der benötigten Beratungsleistungen vornehmen. 
 
Die Umstellung auf S/4 HANA ist spätestens vor Auslaufen der Wartungs- und Supportzusagen der 
Fa. SAP (derzeit Ende 2027) abzuschließen. 
 
 
 
In Vertretung 
 
gez. 
Christine Zeller 
Stadtkämmerin