V/0874/2021/1
Novellierung des Gesellschaftsvertrags und der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH
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V_0874_2021_1_Anlage 3_Novellierung GOAR_geänderter Änderungsmodus_AR 03.12.2021
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Anlage 3 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 Auszug aus den im Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH am 03.12.2021 geänderten Textpassagen zur G E S C H Ä F T S O R D N U N G F Ü R D E N A U F S I C H T S R A T der Stadtwerke Münster GmbH § 1 Zusammensetzung, Führung der Geschäfte, Wohl der Gesellschaft keine weiteren Änderungen § 2 Verschwiegenheit keine weiteren Änderungen § 3 Vorsitz und Stellvertretung, Amtszeit (1) keine weiteren Änderungen (2) keine weiteren Änderungen (3) keine weiteren Änderungen (4) Das vorsitzende Mitglied des Aufsichtsrates wird im Falle der Verhinderung durch dessen Stellvertretung vertreten. Erstes stellvertretendes Mitg lied für den Vorsitz ist das für die Stellvertretung gewählte Mitglied, das dem Aufsichtsrat am längsten angehört. § 4 Sitzungen des Aufsichtsrates (1) keine weiteren Änderungen (2) keine weiteren Änderungen (3) keine weiteren Änderungen (4) keine weiteren Änderungen (5) keine weiteren Änderungen (6) keine weiteren Änderungen (7) Im RegelfallIm Bedarfsfall sollen die Prokuristen der Stadtwerke Münster GmbH und im Regelfall sowie ein/e Vertreter/in der Kämmerei an den Aufsichtsratssitzungen ohne Stimmrecht teilnehmen, um das Gremium gegebenenfalls beraten zu können. Sonstige Berater werden im Einzelfall auf Vorschlag der Geschäftsführung mit Zustimmung der/des Aufsichtsratsvorsitzenden eingeladen. 2 § 5 Ausschüsse keine weiteren Änderungen § 6 Tagesordnung keine weiteren Änderungen § 7 Bericht der Geschäftsführung keine weiteren Änderungen § 8 Redeordnung keine weiteren Änderungen § 9 Beratung von persönlichen Angelegenheiten keine weiteren Änderungen § 10 Beschlussfassung des Aufsichtsrates keine weiteren Änderungen § 11 Aufgaben und Wertgrenzen (1) Dem Aufsichtsrat obliegen die in den betreffenden gesetzlichen Bestimmungen sowie die in dem Gesellschaftsvertrag niedergelegten Aufgaben, insbesondere die Wahl und Beauftragung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit den Jahresabschlussprüfungen.des Abschlussprüfers. (2) Die Wertgrenzen nach § 78 Abs. 32 des Gesellschaftsvertrages werden wie folgt festgesetzt: a) Aufnahme und Gewährung von Darlehen gem. § 78 Abs. 3 c): ab 2 d): oberhalb 100.000 €, a)b)die Gewährung von unentgeltlichen Zuwendungen wie Spenden oder Schenkungen gem. § 7 Abs. 3 c): gem. § 8 Abs. 2 e): oberhalb 5.000 € b) Erwerb, Veräußerung und Belastung von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten gem. § 7 Abs. 3 d): ab 20.000 €, 3 c) den Ab schluss von Dauerschuldverhältnissen (zum Beispiel: Pacht -, Miet -, und Leasingverträgen) gem. § 8 Abs. 2 f): ab einer Dauer von zehn Jahren und / oder einem Jahresvolumen oberhalb 200.000 €, c)d) Übernahme von Bürgschaften, Abschluss von Gewährverträgen und Bes tellung sonstiger Sicherheiten gem. § 78 Abs. 3 e2 g): ab 100.000 €, e) Abschluss von Vergleichen gem. § 8 Abs. 2 h) : sofern die Gesellschaft mindestens i.H.v. 500.000 € nachgibt,. f) Erwerb, Veräußerung und Belastung von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten gem. § 8.2 k): ab 200.000 €. § 12 Niederschriften keine weiteren Änderungen § 13 Bericht an die Gesellschafterversammlung keine weiteren Änderungen § 14 Inkrafttreten keine weiteren Änderungen Münster, den 19.11.2015xx.xx.xxxx Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH (Gerhard Joksch) (Walter von Göwels) Vorsitzender des Aufsichtsrates 4
Ergänzungsvorlage Beschluss
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V/0874/2021/1 V/0874/2021/1 Öffentliche Beschlussvorlage Betrifft Novellierung des Gesellschaftsvertrags und der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH Beratungsfolge 08.12.2021 Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft Vorberatung 15.12.2021 Hauptausschuss Vorberatung 15.12.2021 Rat Entscheidung Beschlussvorschlag: I. Sachentscheidung: Die Vertretung der Stadt Münster in der Gesellschafterversammlung der Stadtwerke Münster GmbH wird ermächtigt, folgenden Beschluss zu fassen: 1. Der Änderung des Gesellschaftsvertrags der Stadtwerke Münster GmbH (Anlage 1) wird zugestimmt. Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt, dass die Bezirksregierung Münster den Änderungen zustimmt, die der Aufsichtsbehörde gemäß § 115 GO NRW anzuzeigen sind. 2. Der Änderung der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH (Anlage 4) wird zugestimmt. 3. Die Änderungen von Gesellschaftsvertrag und Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH erfolgen unter Einschluss der in der Begründung und in den Anlagen 1 bis 4 aufgeführten zusätzlichen Anpassungen, die der Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH im Rahmen seiner Aufsichtsratssitzung am 03.12.2021 beschlossen hat. II. Finanzielle Auswirkungen: Die gesellschaftsrechtlichen Änderungen bei der Stadtwerke Münster GmbH haben keine Auswirkungen auf den Haushalt der Stadt Münster. Amt für Finanzen und Beteiligungen 08.12.2021 Ihr/e Ansprechpartner/in: Frau Rothermundt T elefon:492-2006 Rothermundt@stadt- muenster.de - 3 - V/0874/2021/1 Begründung: Die Stadt Münster ist Alleingesellschafterin der Stadtwerke Münster GmbH. Gemäß § 12 lit. c des aktuellen Gesellschaftsvertrages der Stadtwerke Münster GmbH unterliegen der Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung alle Änderungen des Gesellschaftsvertrages. zu 1. Die Stadtwerke Münster GmbH beabsichtigt, ihren Gesellschaftsvertrag zu novellieren, um insbesondere vor dem Hintergrund des anhaltenden Pandemie-Geschehens u.a. virtuelle Aufsichtsrats-Sitzungen zu ermöglichen. In diesem Zusammenhang sollen ebenfalls erforderliche inhaltliche und redaktionelle Anpassungen durchgeführt werden. Die Stadt Münster als Gesellschafterin der Stadtwerke Münster GmbH beabsichtigt darüber hinaus, für ihre steuerungsrelevanten Beteiligungen an kommunalen Unternehmen sukzessive eine einheitlich aufgebaute Satzung zu etablieren, weshalb seitens des städtischen Beteiligungsmanagements sowohl weitere strukturelle Änderungen als auch inhaltliche Anpassungen des Gesellschaftsvertrages vorgenommen wurden, die mit der Bezirksregierung Münster vorabgestimmt wurden. Die Änderungen gegenüber der aktuellen Satzung werden in der Synopse in Anlage 2 deutlich. Weitere Details zu den Änderungen im Gesellschaftsvertrag sind der Vorlage an den Aufsichtsrat Nr. 21/2021 (Anlage B) zu entnehmen. zu 2. In Anlehnung an die geplante Novellierung des Gesellschaftsvertrags der Stadtwerke Münster GmbH ist ebenfalls die Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH (GO AR) gemäß Anlage 4 anzupassen. Auch hier sollen gebotene inhaltliche und redaktionelle Anpassungen realisiert werden. Weitere Details zu den Änderungen in der GO AR sind der Vorlage an den Aufsichtsrat Nr. 22/2021 (Anlage C) zu entnehmen. Der Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH wird am 03.12.2021 über die Vorlagen an den Aufsichtsrat Nr. 21/2021 und 22/2021 beraten. Über die Ergebnisse wird mündlich berichtet. Der Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH hat in seiner Sitzung am 03.12.2021 beraten und der Vertretung der Stadt Münster in der Gesellschafterversammlung der Stadtwerke Münster GmbH die folgenden Anpassungen zum Beschluss empfohlen: Der Änderung des Gesellschaftsvertrags der Stadtwerke Münster GmbH stimmt der Aufsichtsrat unter folgender Maßgabe zu: In § 8.2 wird ein zusätzlicher Buchstabe k) eingefügt: § 8.2 k): der Erwerb, die Veräußerung von Grundstücken sowie die Belastung eigener Grundstücke und grundstücksgleicher Rechte oberhalb einer vom Aufsichtsrat festzulegenden Wertgrenze. Der Änderung der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat (GO AR) der Stadtwerke Münster GmbH stimmt der Aufsichtsrat unter folgender Maßgabe zu: § 4 (7) wird durch folgende Formulierung ersetzt: § 4 (7) Im Bedarfsfall sollen die Prokuristen der Stadtwerke Münster GmbH und im Regelfall ein/e Vertreter/in der Kämmerei an den Aufsichtsratssitzungen ohne Stimmrecht teilnehmen, um das Gremium gegebenenfalls beraten zu können. Sonstige Berater werden im Einzelfall auf Vorschlag der Geschäftsführung mit Zustimmung der/des Aufsichtsratsvorsitzenden eingeladen. - 3 - V/0874/2021/1 In § 11 (2) wird ein zusätzlicher Buchstabe f) eingefügt: f) Erwerb, Veräußerung und Belastung von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten gem. § 8.2 k): ab 200.000 €. Darüber hinaus wurde im Rahmen einer Vorabstimmung zur Aufsichtsratssitzung darauf hingewiesen, dass § 3 (4) der GO AR um die beiden Worte „am längsten“ zu erweitern ist. Die Formulierung lautet demnach: § 3 (4): Das vorsitzende Mitglied des Aufsichtsrates wird im Falle der Verhinderung durch dessen Stellvertretung vertreten. Erstes stellvertretendes Mitglied für den Vorsitz ist das für die Stellvertretung gewählte Mitglied, das dem Aufsichtsrat am längsten angehört. Die aufgeführten Änderungen sind in die dieser Vorlage beigefügten Anlagen aufgenommen worden. Gemäß § 115 GO NRW sind die Änderungen des Gesellschaftsvertrages der aufsichtführenden Bezirksregierung Münster spätestens sechs Wochen vor Beginn des Vollzugs schriftlich anzuzeigen. i.V. gez. Christine Zeller Stadtkämmerin Anlagen: Anlage 1 neuer geänderter Gesellschaftsvertrag der Stadtwerke Münster GmbH Anlage 2 Auszug aus geänderter Synopse zum neuen Gesellschaftsvertrag der Stadtwerke Münster GmbH Anlage 3 Auszug aus geänderter neuer GO AR (Änderungsmodus) Anlage 4 neue geänderte GO AR
V_0874_2021_1_Anlage 2_Novellierung Gesellschaftsvertrag SWMS_geänderte Synopse_AR 03.12.2021
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Anlage 2 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 Seite 1 von 2 Auszug aus dem Entwurf zur neuen Satzung der SWMS nach Änderungen im Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH am 03.12.2021 hier: Synopse zur geänderten Textpassage des § 8.2 ENTWURF neue Satzung SWMS Version Satzung vom 19.09.2018 § 8 Rechte und Aufgaben des Aufsichtsrates § 7 Rechte und Aufgaben des Aufsichtsrates 8.2 Folgende Geschäfte kann die Geschäftsführung nur mit Zustimmung des Aufsichtsrates vornehmen: 7.3 Folgende Geschäfte kann die Geschäftsführung nur mit Zustimmung des Aufsichtsrates vornehmen: a. Einrichtung und Aufhebung von Verkehrslinien, b. Festsetzung und Änderung der allgemeinen Tarifpreise, insofern sie sich im Wettbewerb befinden. c. Bestellung und Abberufung und Vergütung von Prokuristen, d. die Aufnahme und Gewährung von Darlehen oberhalb einer vom Aufsichtsrat festzulegenden Wertgrenze, e. die Gewährung von unentgeltlichen Zuwendungen wie Spenden oder Schenkungen oberhalb einer vom Aufsichtsrat festzulegen- den Wertgrenze, soweit es sich nicht um geschäftsübliche Be- wirtungen handelt, f. den Abschluss von Dauerschuldverhältnissen (zum Beispiel: Pacht-, Miet-, und Leasingverträgen), wenn Dauer und Betrag eine vom Aufsichtsrat festgelegte Grenze übersteigen, g. Übernahme von Bürgschaften, Abschluss von Gewährsverträ- gen und Bestellung sonstiger Sicherheiten oberhalb einer vom Aufsichtsrat festzulegenden Wertgrenze, h. Abschluss von Vergleichen, wenn der Betrag eine vom Auf- sichtsrat festgesetzte Grenze übersteigt; i. Beauftragung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit den Jah- resabschlussprüfungen j. bei Beteiligungsunternehmen, die Entscheidung über die Ent- sendung in den Aufsichtsrat oder in entsprechende Organe ei- nes Beteiligungsunternehmens, sofe rn sich nicht die Gesell- schafterversammlung die o. g. Entsendung oder eine Entschei- dung in einer anderen Angelegenheit vorbehalten hat, k. der Erwerb, die Veräußerung von Grundstücken sowie die Belastung eigener Grundstücke und grundstücksgleicher a. Einrichtung und Aufhebung von Verkehrslinien, b. Festsetzung und Änderung der allgemeinen Tarifpreise, f. Bestellung und Abberufung und Vergütung von Prokuristen, c. die Aufnahme und Gewährung von Darlehen sowie Schenkun- gen, oberhalb einer vom Aufsichtsrat festzulegenden Wert- grenze, d. der Erwerb, die Veräußerung von Grundstücken sowie die Belas- tung eigener Grundstücke und grundstücksgleichen Rechten oberhalb der Wertgrenze für Grundstücke in Höhe von 20.000 €, e. Übernahme von Bürgschaften, Abschluss von Gewährsverträgen und Bestellung sonstiger Sicherheiten oberhalb einer vom Auf- sichtsrat festzulegenden Wertgrenze, g. Beauftragung des Abschlussprüfers, h. bei Beteiligungsunternehmen, die Entscheidung über die Entsen- dung in den Aufsichtsrat oder in entsprechende Organe eines Be- teiligungsunternehmens, sofern sich nicht die Gesellschafterver- sammlung die o. g. Entsendung oder eine Entscheidung in einer anderen Angelegenheit vorbehalten hat. Anlage 2 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 Seite 2 von 2 ENTWURF neue Satzung SWMS Version Satzung vom 19.09.2018 Rechte o berhalb einer vom Aufsichtsrat festzulegenden Wertgrenze. Die Gesellschafterversammlung kann durch Beschluss den vorstehenden Katalog in der Geschäftsordnung der Geschäftsführung ändern oder er- gänzen.
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Anlage 4 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 G E S C H Ä F T S O R D N U N G F Ü R D E N A U F S I C H T S R A T der Stadtwerke Münster GmbH § 1 Zusammensetzung, Führung der Geschäfte, Wohl der Gesellschaft (1) Der Aufsichtsrat besteht aus 18 Mitgliedern. Zwölf Mitglieder werden von der Gesellschafterin entsandt, dazu zählt der/die jeweilige Oberbürgermeister/in oder ein/e von ihm/ihr vorgeschlagene, bei der Stadt Münster bedienstete Person. Sechs Mitglieder werden von der Belegschaft gem. Drittelbeteiligungsgesetz (DrittelbG vom 18. Mai 2004) gewählt . Schlägt der/die Oberbürgermeister/in eine/n Beamten/in oder Angestellten/e vor, der/die ihn/sie im Aufsichtsrat vertreten soll, so ist diese Bestimmung langfristig zu treffen. Ein für jede Aufsichtsratssitzung wechselnder Vorschlag ist nicht zulässig. (2) Der Aufsichtsrat führt seine Geschäfte nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, des Gesellschaftsvertrages und dieser Geschäftsordnung. (3) Jedes Aufsichtsratsmitglied hat die gleichen Rechte und Pflichten, es sei de nn im Gesellschaftsvertrag oder in dieser Geschäftsordnung ist ausdrücklich etwas anderes geregelt. Jedes Aufsichtsratsmitglied trägt die volle Mitverantwortung für den gesamten Tätigkeitsbereich des Aufsichtsrates. Die Aufsichtsratsmitglieder haben bei ihrer Tätigkeit die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Aufsichtsratsmitgliedes anzuwenden. (4) Jedes Aufsichtsratsmitglied ist dem Wohl der Gesellschaft verpflichtet. Es hat den Belangen der Gesellschaft den Vorzug vor denen des Entsendungsberechtig ten zu geben und die Interessen der Gesellschaft wahrzunehmen. Die von der Stadt Münster entsandten Mitglieder haben die Interessen der Gesellschafterin zum Wohle der Gesellschaft gem. § 93 Abs. 1 S. 2 AktG zu verfolgen. § 2 Verschwiegenheit (1) Jedes Mitglied des Aufsichtsrates ist verpflichtet, Stillschweigen über alle vertraulichen Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, die ihm durch seine Tätigkeit im Aufsichtsrat bekannt geworden sind, zu bewahren. Dies gilt insbesondere für Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der Gesellschaft. Die Verpflichtung gilt über die Beendigung der Amtszeit hinaus. (2) Vertrauliche Unterlagen der Gesellschaft sind bei Beendigung der Amtszeit zu vernichten. 2 (3) Zu den Sitzungen hinzugezogene Berater/innen und andere Personen sind von der/ von dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates zum Stillschweigen i.S. von § 2 Abs. 1 zu verpflichten. (4) Vertraulich sind alle Umstände und Informationen, deren Weitergabe gemessen an den objektiven Interessen der Gesellschaft für diese nachteilig sein kö nnen. Hierzu gehören insbesondere: Ablauf und Inhalt von Aufsichtsratssitzungen Stimmabgaben bei Entscheidungen des Aufsichtsrates Kenndaten des Unternehmens zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit Angaben zum Kundenstamm Absatzstrategien Vertragsinhalte, besonders Preise oder Tarife Wirtschafts- oder sonstige Pläne sonstige Daten oder Umstände, die von Bedeutung für die Stellung des Unternehmens im Wettbewerb sind wesentliche Personalangelegenheiten alle Umstände, die in Aufsichtsratssitzungen ausdrücklich als vertraulich bezeichnet werden. (5) Sowohl die Geschäftsführung als auch die Aufsichtsräte sind berechtigt, die Fraktionsvorsitzenden des Rates der Stadt Münster gem. § 2 Abs. 4 über Anträge der Gesellschaft zu informieren, soweit dies laut Satzung der Genehmigungspflicht im Stadtrat unterliegt. (6) Geheimnisse sind vertrauliche Umstände und Informationen nach § 2 Abs. 4, die darüber hinaus nur einem kleinen Kreis von Personen bekannt sind. (7) Bei schuld hafter Verletzung der Verschwiegenheits - oder anderer Pflichten eines Aufsichtsratsmitgliedes ist dieses der Gesellschaft zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet. 3 (8) Grundsätzlich ist die Öffentlichkeitsarbeit Aufgabe der Geschäftsführung. Eine Information der Öffentlichkeit über Aufsichtsratssitzungen erfolgt im Einzelfall durch die/den Aufsichtsratsvorsitzende/n im Einvernehmen mit der Geschäftsführung. § 3 Vorsitz und Stellvertretung, Amtszeit (1) Der Aufsichtsrat wählt aus seiner Mitte ein Mitglied für den Vorsitz und zwei Mitglieder für dessen Stellvertretung. Gewählt ist die/derjenige, die/der die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erhält. Dabei werden Stimmenthaltungen nicht mitgerechnet. Bei Stimmengleichheit entscheidet das Los. Der Wah lakt wird von dem ältesten Mitglied des Aufsichtsrates geleitet (§ 6 Abs.3 des Gesellschaftsvertrages). (2) Die Wahl erfolgt jeweils für die Amtszeit des betreffenden Aufsichtsratsmitgliedes. Die Amtszeit im Aufsichtsrat ist für die von der Stadt Münster ent sendeten Aufsichtsratsmitglieder identisch mit der Wahlperiode des Rates der Stadt Münster (im Sinne des § 6 Abs. 5 des Gesellschaftsvertrages), für die von der Belegschaft der Gesellschaft gewählten Mitglieder identisch mit der Wahlperiode der gewählten Arbeitnehmervertreter/innen. Scheiden die/der Vorsitzende des Aufsichtsrates oder einer ihrer/seiner Stellvertreter/innen während ihrer regulären Amtszeit aus dem Aufsichtsrat aus, so ist für die/den Ausgeschiedene/n unverzüglich eine Neuwahl vorzunehmen. (3) Eine/r der beiden Stellvertreter/innen der/des Aufsichtsratsvorsitzenden soll der Arbeitnehmerseite angehören. (4) Das vorsitzende Mitglied des Aufsichtsrates wird im Falle der Verhinderung durch dessen Stellvertretung vertreten. Erstes stellvertretendes Mit glied für den Vorsitz ist das für die Stellvertretung gewählte Mitglied, das dem Aufsichtsrat am längsten angehört. § 4 Sitzungen des Aufsichtsrates (1) Die/der Vorsitzende des Aufsichtsrates hat mindestens eine Woche vorher zu den Sitzungen des Aufsichtsrates in Textform einzuladen und gleichzeitig mit der Einladung die Tagesordnung mitzuteilen (§ 7 Abs. 1 des Gesellschaftsvertrages). Findet die Sitzung n icht als ausschließliche Präsenzsitzung statt, hat die/der Vorsitzende mit der Ladung die technische Ausgestaltung gem. § 7 Abs. 2 des Gesellschaftsvertrags mitzuteilen, insbesondere etwaige technische Anforderungen für die Teilnahme an der Sitzung. Im Übr igen wird auf § 7 Abs. 2 des Gesellschaftsvertrages verwiesen. 4 (2) Verlangen ein Aufsichtsratsmitglied oder die Geschäftsführung unter Angabe des Zwecks und der Gründe die Einberufung des Aufsichtsrates (§ 7 Abs. 1 des Gesellschaftsvertrages), so hat die Sitzung binnen zwei Wochen nach der Einberufung stattzufinden. Entspricht die/der Vorsitzende des Aufsichtsrates dem Verlangen eines Aufsichtsratsmitgliedes oder der Geschäftsführung nicht, so können das Aufsichtsratsmitglied oder die Geschäftsführung selbst unter Mitteilung des Sachverhaltes und der Angabe einer Tagesordnung den Aufsichtsrat einberufen. (3) Die Sitzungen des Aufsichtsrates sind nicht öffentlich. (4) Zu Beginn jeder Sitzung hat die/der Vorsitzende festzustellen, ob die Einladung ordnungsgemäß ergangen und ob der Aufsichtsrat beschlussfähig ist (§ 7 Abs. 3 des Gesellschaftsvertrages). Stellt die/der Vorsitzende fest, dass die Einladung nicht ordnungsgemäß ergangen ist, hat sie/er die Sitzung aufzuheben, wenn nicht alle Mitglieder des Aufsichtsrates anwesend sind oder wenn ein Mitglied dies verlangt. Die Nachfolgesitzung ist innerhalb von drei Wochen anzuberaumen. (5) Die/der Vorsitzende eröffnet die Sitzung. Jede Beratung eines Tagesordnungspunktes beginnt mit der Darstellung des Sachverhaltes durch die/den Vorsitzende/n oder einer/m von ihr/ihm dazu bestimmten Sitzungsteilnehmer/in. Auf eine Darstellung des Sachverhaltes soll verzichtet werden, wenn davon auszugehen ist, dass dieser sämtlichen Sitzungsteilnehmern/Sitzungsteil- nehmerinnen ausreichend bekannt ist. (6) Grundsätzlich müssen die Aufsichtsratsmitglieder persönlich an der Aufsichtsratssitzung teilnehmen. Eine Vertretung - auch durch andere Aufsichtsratsmitglieder - ist unzulässig. Andere Aufsichtsratsmitglieder (nicht Dritte) können lediglich eine vor der Sitzung schriftlich niedergelegte Stimmabgabe eines Aufsichtsratsmitgliedes nach § 10 Abs. 1 dieser Geschäftsordnung übergeben (Stimmbotschaft). (7) Im Bedarfsfall sollen die Prokuristen der Stadtwerke Münster GmbH und im Regelfall ein/e Vertreter/in der Kämmerei an den Aufsichtsratssitzungen ohne Stimmrecht teilnehmen, um das Gremium gegebenenfalls beraten zu können. Sonstige Berater werden im Einzelfall auf Vorschlag der Geschäftsführung mit Zustimmung der/des Aufsichtsratsvorsitzenden eingeladen. § 5 Ausschüsse (1) Der Aufsichtsrat kann aus seiner Mitte einen oder mehrere Ausschüsse bestellen, namentlich um seine Verhandlungen und Beschlüsse vorzubereiten. Er kann im Einzelfall auch beschließende Ausschüsse einsetzen, sofern ihm nicht zwingende gesetzliche Vorschriften entgegenstehen oder der Aufsichtsrat im Einzelfall etwas anderes beschließt. 5 (2) Es wird für Personalangelegenheiten ein Ausschuss eingesetzt. Dieser besteht aus vier Mitgliedern: der/dem AR -Vorsitzenden, ihren/seinen zwei Stellvertretern/innen und einem weiteren Aufsichtsratsmitglied. Der Personalausschuss kann sich vor seiner Entscheidungsfindung beraten lassen. Dem Personalausschuss obliegt insbesondere die Aufstellung der Kriterien für die variable Vergütung der Geschäftsführung sowie die Feststellung der Zielerreichung der Geschäftsführung. (3) Die/der Vorsitzende des Personalausschusses ist die/der Vorsitzende des Aufsichtsrates. Diese/r berichtet regelmäßig dem Aufsichtsrat. In Personalan gelegenheiten soll mündlich berichtet werden. (4) Die Bestimmungen für die Ladung, Durchführung und Beschlussfassung des Aufsichtsrates gelten für die Ausschüsse entsprechend , sofern und soweit der jeweilige Ausschuss nichts anderes bestimmt. § 6 Tagesordnung (1) Die/der Vorsitzende des Aufsichtsrates stellt die Tagesordnung für die jeweilige Sitzung des Aufsichtsrates auf. Sie/er berücksichtigt dabei schriftlich vorliegende Anträge einzelner Mitglieder des Aufsichtsrates oder der Geschäftsführung zur Tagesordnung. Diese Anträge müssen der/ dem Vorsitzenden so rechtzeitig zugehen, dass sie/er die Frist von einer Woche für die Einberufung des Aufsichtsrates (§ 7 Abs. 1 des Gesellschaftsvertrages) einhalten kann. (2) In Einzelfällen können einzelne Mitgl ieder des Aufsichtsrates oder der Geschäftsführung verlangen, dass über Gegenstände beraten wird, die nicht in der mitgeteilten Tagesordnung enthalten sind. Ein Beschluss ist in diesen Fällen nur möglich, wenn alle Mitglieder des Aufsichtsrates anwesend sind und mit einer Beschlussfassung einverstanden sind. Sind nicht alle anwesend, so ist der Beschluss nur wirksam, wenn sämtliche abwesenden Aufsichtsratsmitglieder mit der Behandlung einverstanden sind und Gelegenheit zur nachträglichen Stimmabgabe erhalte n. Die Befragung der abwesenden Aufsichtsratsmitglieder hat innerhalb einer Frist von zwei Wochen nach dem Tag der Aufsichtsratssitzung stattzufinden. 6 § 7 Bericht der Geschäftsführung (1) Sofern der Aufsichtsrat im Einzelfall nicht etwas anderes beschließt, nimmt die Geschäftsführung zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung Stellung. Sie berichtet über alle wichtigen Angelegenheiten der Gesellschaft und ihre wirtschaftliche Lage. (2) Unabhängig von § 7 Abs. 1 kann der Aufsichtsrat durch seine/n Vorsitzende/n v on der Geschäftsführung jederzeit einen Bericht über die Angelegenheiten der Gesellschaft, über ihre rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über geschäftliche Vorgänge bei diesen Unternehmen, die auf die Lage der Gesellschaft von erheblichem Einfluss sein können, verlangen. Auch ein einzelnes Mitglied des Aufsichtsrates kann einen Bericht, jedoch nur an den Aufsichtsrat insgesamt, verlangen. (3) Die Berichte haben den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenscha ft zu entsprechen. Sie sind in der Regel in Textform zu erstatten. (4) Jedes Aufsichtsratsmitglied hat das Recht, von den Berichten Kenntnis zu nehmen. Soweit die Berichte in Textform erstattet sind, sind sie auch jedem Aufsichtsratsmitglied auf Verlangen zu übermitteln, soweit der Aufsichtsrat nichts anderes beschlossen hat. § 8 Redeordnung Die/der Vorsitzende des Aufsichtsrates entscheidet über die Reihenfolge der Redebeiträge und trifft erforderlichenfalls weitere Entscheidungen über die Redeordnung. § 9 Beratung von persönlichen Angelegenheiten (1) Wird eine Angelegenheit beraten, die eine/n Geschäftsführer/in oder ein Aufsichtsratsmitglied betrifft, so beschließt der Aufsichtsrat in Abwesenheit der/des Betroffenen darüber, ob diese/r während der Beratung von der Teilnahme an der Sitzung ausgeschlossen werden soll. (2) Unabhängig von § 9 Abs. 1 ist ein Aufsichtsratsmitglied von der Beratung und Abstimmung in Angelegenheiten ausgeschlossen, die die Vornahme eines Rechtsgeschäftes mit ihm oder die Einleitung oder die Erledigung eines Rechtsstreites zwische n ihm und der Gesellschaft zum Gegenstand haben. 7 (3) Jedes Aufsichtsratsmitglied ist verpflichtet, die/den Vorsitzende/n von Tatsachen in Kenntnis zu setzen, die in seiner Person einen Widerstreit mit den Interessen der Gesellschaft hervorrufen könnten. Verträge zwischen der Gesellschaft und einem Aufsichtsratsmitglied mit einem Auftragswert von mehr als 50.000, -€ bedürfen der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrats. Sonstige Verträge sind im Nachhinein zur Kenntnis zu geben. Im Übrigen gelten die im Deutsc hen Corporate Governance Kodex niedergelegten Regelungen zu Interessenkonflikten. § 10 Beschlussfassung des Aufsichtsrates (1) Die Regelungen zur Beschlussfähigkeit, zu Mehrheitserfordernissen und zu sonstigen Modalitäten der Beschlussfassung gem. § 7 Abs. 3 bis 5 des Gesellschaftsvertrages sind zu beachten. Bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit nach § 7 Abs. 3 des Gesellschaftsvertrages gelten die Aufsichtsratsmitglieder als anwesend, die einem anderen Aufsichtsratsmitglied ihre Stimme übertragen haben (Stimmbotenschaft). Mitglieder, die gem. § 7 Abs 2 des Gesellschaftsvertrages ohne physische Präsenz an der Sitzung teilnehmen, gelten als anwesend, wenn die Video - und Tonübertragung vom Mitglied zur Sitzung und von der Sitzung zum Mitglied funktioniert. (2) Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse in der Regel in Sitzungen. Außerhalb von Aufsichts- ratssitzungen sind Beschlussfassungen auch im Umlaufverfahren durch Stimmabgabe in Textform i.S. von § 126b BGB (z.B. auf Papier, per E -Mail, per Fax) zulässig. D ie Stimmabgabe im Umlaufverfahren muss innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Unterlagen erfolgen. Die in § 7 Abs. 5 des Gesellschaftsvertrages genannten Mehrheiten beziehen sich auf die abgegebenen Stimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet gem. § § 7 Abs. 5 des Gesellschaftsvertrages die Stimme des/der Sitzungsleiters/in. (3) Ein Mitglied des Aufsichtsrates kann seine zum jeweiligen Beschlussvorschlag schriftlich niedergelegte Stimmabgabe vor oder während der Sitzung durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied überreichen lassen. (4) Weicht im Falle einer schriftlich niedergelegten Stimmabgabe gem. § 10 Abs. 3 der tatsächlich während der Aufsichtsratssitzung zur Abstimmung gestellte Beschlussgegenstand von demjenigen ab, über den die Aufsichtsratsmitglieder vorab mit der Einladung zur Sitzung informiert worden waren, so erhält der Stimmbote Gelegenheit, mit dem abwesenden Aufsichtsratsmitglied Rücksprache zu nehmen. Ist diese Rücksprache innerhalb der Sitzung nicht möglich, entscheidet der Aufsichtsrat, ob sich di e schriftlich abgegebene Stimme auch auf den geänderten Beschlussgegenstand bezieht. 8 (5) Beschlüsse über Vorlagen oder Anträge der Geschäftsführung können nur zustimmenden oder ablehnenden Inhaltes sein. Eine Abänderung der Vorlagen oder Anträge durch den Aufsichtsrat oder einzelne Mitglieder ist nicht zulässig. § 11 Aufgaben und Wertgrenzen (1) Dem Aufsichtsrat obliegen die in den betreffenden gesetzlichen Bestimmungen sowie die in dem Gesellschaftsvertrag niedergelegten Aufgaben , insbesondere die Beauftragung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit den Jahresabschlussprüfungen. (2) Die Wertgrenzen nach § 8 Abs. 2 des Gesellschaftsvertrages werden wie folgt festgesetzt: a) Aufnahme und Gewährung von Darlehen gem. § 8 Abs. 2 d): oberhalb 100.000 €, b) die Gewährung von unentgeltlichen Zuwendungen wie Spenden oder Schenkungen gem. § 8 Abs. 2 e): oberhalb 5.000 € c) den Abschluss von Dauerschuldverhältnissen (zum Beispiel: Pacht -, Miet -, und Leasingverträgen) gem. § 8 Abs. 2 f): ab einer Dauer von zehn Jahren und / oder eine m Jahresvolumen oberhalb 200.000 €, d) Übernahme von Bürgschaften, Abschluss von Gewährverträgen und Bestellung sonstiger Sicherheiten gem. § 8 Abs. 2 g): ab 100.000 €, e) Abschluss von Vergleichen gem. § 8 Abs. 2 h) : sofern die Gesellschaft mindestens i.H.v. 500.000 € nachgibt, f) Erwerb, Veräußerung und Belastung von Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten gem. § 8.2 k): ab 200.000 €. § 12 Niederschriften (1) Die Niederschrift über Sitzungen des Aufsichtsrates nach § 7 Abs. 6 des Gesellschaftsvertrages wird durch den/die Schriftführer/in verfasst und muss neben den dort genannten Punkten auf Verlangen eines Aufsichtsratsmitgliedes dessen abweichende Meinung zu wichtigen Angelegenheiten des Aufsichtsrates enthalten. Die Nieders chrift wird von dem/der Schriftführer/in und von der/von dem Aufsichtsratsvorsitzenden unterzeichnet oder digital (einfach) signiert. Sollte die/der Aufsichtsratsvorsitzende an der Sitzung nicht teilnehmen, unterzeichnet die Niederschrift ihr/e/sein/e Vertreter/in (Sitzungsleiter/in). 9 (2) Spätestens mit der Einladung zur nächsten ordentlichen Sitzung erhält jedes Aufsichtsratsmitglied eine Ausfertigung der Niederschrift über die letzte Sitzung. (3) Der Aufsichtsrat genehmigt die Niederschrift in der nächsten Sitzung; er entscheidet hierbei über Einwände. Beschlossene Berichtigungen der Niederschrift werden in die Niederschrift der nächsten Sitzung aufgenommen. (4) Die Niederschriften werden von der Gesellschaft aufbewahrt. Die einzelnen Mitglieder des Aufsichtsrates und die Geschäftsführung können Einblick in die Niederschriften nehmen. § 13 Bericht an die Gesellschafterversammlung Die/der Aufsichtsratsvorsitzende erstattet der Gesellschafterversammlung alljährlich im Rahmen des Jahresabschlusses Bericht über die Tä tigkeit des Aufsichtsrates. Dabei nimmt sie/er Stellung zum Jahresabschluss und zum Lagebericht sowie zum Vorschlag über die Ergebnisverwendung bzw. Verlustabdeckung. § 14 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt mit Wirkung vom heutigen Tage in Kraft. Münster, den xx.xx.xxxx Aufsichtsrat der Stadtwerke Münster GmbH (Walter von Göwels) Vorsitzender des Aufsichtsrates 10
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Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 1 G E SE L L S C H A F T S V E R T R A G der Stadtwerke Münster GmbH in der zuletzt am ***.2021 geänderten Fassung § 1 Firma, Sitz und Geschäftsjahr 1.1 Die Gesellschaft ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung unter der Firma Stadtwerke Münster GmbH 1.2 Sitz der Gesellschaft ist Münster. 1.3 Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. § 2 Gegenstand des Unternehmens 2.1 Gegenstand des Unternehmens ist, vornehmlich innerhalb der Stadt Münster 1. die Versorgung der Bevölkerung mit Energie und Wasser, 2. der Öffentliche Personennahverkehr, 3. der Hafenbetrieb, 4. die Straßenbeleuchtung bzw. deren Betriebsführung, 5. die Beteiligung an Unternehmen der Versorgungs- und Verkehrswirtschaft, 6. die Beteiligung an sonstigen Unternehmen, insoweit, als diese geeignet sind, den Gesellschafts- zweck zu fördern, 7. die Telekommunikation, 8. der Bau und der Betrieb von Gebäuden, die kommunalen Zwecken dienen, auf eigenen oder auf fremden Grundstücken, 9. das Betreiben und Bereitstellen von Mobilitätsdienstleistungen (z.B. CarSharing, Fahrradverleih- systeme) und die Erbringung von mit den in Nr. 1 – 9 im Zusammenhang stehenden Dienstleistungen und Geschäften, die der Erreichung des Gesellschaftszwecks mittelbar oder unmittelbar zu dienen bestimmt sind. Die wirt- schaftliche Betätigung in den Bereichen der Strom -, Gas- und Wärmeversorgung ist gemäß § 107 a GO NRW überörtlich zulässig. Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 2 2.2 Bei der Erfüllung der Aufgaben nach Abs. 1 ist anzustreben, vorhandene Ressourcen, insbesondere die na- türlichen Vorräte an Energieträgern und Wasser, soweit wie möglich zu schonen und die Belastung der Um- welt durch Emissionen so gering wie möglich zu halten. 2.3 Die Aufgabe nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 umfasst auch die Beratung der Kundinnen und Kunden und der Bevölke- rung insgesamt mit dem Ziel, den Verbrauch an Energie und Wasser zu reduzieren. Außerdem soll die Be- reitschaft zum Einsatz regenerativer Energieträger gefördert werden. 2.4 Vor Erbringung von Dienstleistungen i. S. d. § 107 a Abs. 2 GO NRW dokumentiert die Gesellschaft, ob und inwieweit den Belangen kleinerer Unternehmen, insbesondere des Handwerks, im Rahmen der Entschei- dungsfindung Rechnung getragen wurde. 2.5 Die Gesellschaft hat die W irtschaftsgrundsätze des § 109 der Gemeindeordnung des Landes Nordrhein - Westfalen zu beachten. § 3 Stammkapital 3.1 Das Stammkapital beträgt 51.200.000 € (in Worten: einundfünfzigmillionenzweihunderttausend Euro). 3.2 Alleinige Gesellschafterin ist die Stadt Münster. Sie übernimmt den einzigen Geschäftsanteil. 3.3 Die Kosten etwaiger Kapitalerhöhungen (Notar, Gericht, etwaige Genehmigungen, Rechtsanwalt, Steuer- berater) werden von der Gesellschaft getragen, soweit dies nicht im Erhöhungsbeschluss anders geregelt ist. § 4 Organe der Gesellschaft Die Organe der Gesellschaft sind 1. die Geschäftsführung, 2. der Aufsichtsrat, 3. die Gesellschafterversammlung. Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 3 § 5 Geschäftsführung 5.1 Die Geschäftsführung der Gesellschaft besteht nach näherer Bestimmung der Gesellschafterversammlung aus einem Mitglied oder mehreren Mitgliedern. Besteht die Geschäftsführung aus einem Mitglied, so wird die Gesellschaft durch dieses allein vertreten; beste ht sie aus mehreren Mitgliedern, so wird die Gesell- schaft jeweils durch zwei Mitglieder gemeinschaftlich oder - falls Prokura erteilt wurde - durch ein Mitglied der Geschäftsführung gemeinschaftlich mit einer/einem Beschäftigten der Gesellschaft mit Prokura vertre- ten. 5.2 Die Gesellschafterversammlung kann auch bei mehreren Mitgliedern in der Geschäftsführung einzelnen, mehreren oder allen Mitgliedern der Geschäftsführung Alleinvertretungsbefugnis erteilen. Sie kann ein- zelne, mehrere oder alle Mitglieder der Geschäftsführung von der Beschränkung des § 181 2. Alt BGB be- freien. 5.3 Die Mitglieder der Geschäftsführung werden durch die Gesellschafterversammlung bestellt und abberufen. Der Aufsichtsrat soll die Entscheidungen nach Möglichkeit vorberaten, ohne dass dies Wirksamkeitsvo- raussetzung ist. 5.4 Die Geschäftsführung führt die Geschäfte der Gesellschaft eigenverantwortlich nach Maßgabe der Ge- setze, diesem Gesellschaftsvertrag und den Beschlüssen der Gesellschafterin. Dabei sind die Beteiligungs- grundsätze und Rahmenrichtlinie für Beteiligungen der Stadt Münster (Public Corporate Governance Ko- dex) in der jeweils gültigen Fassung zu beachten. 5.5 Die Gesellschafterversammlung kann eine Geschäftsordnung für die Geschäftsführung (GO GF) beschlie- ßen. Die bisher beschlossene GO GF gilt bis zum Erlass einer neuen GO GF fort. Der Aufsichtsrat soll die Entscheidungen nach Möglichkeit vorberaten, ohne dass dies Wirksamkeitsvoraussetzung ist. 5.6 Vorstehende Regelungen (§§ 5.1 bis 5.4) gelten auch für Liquidatoren. Wird die Gesellschaft nach § 66 Abs. 1 GmbHG von der bisherigen Geschäftsführung liquidiert, so besteht deren konkrete Vertretungsbefugnis auch als Liquidator fort. § 6 Aufsichtsrat 6.1 Der Aufsichtsrat besteht aus 18 Mitgliedern. Zwölf Mitglieder werden von der Gesellschafterin entsandt, dazu zählt der/die jeweilige Oberbürgermeister/in oder eine von ihm/ihr vorgeschlagene, bei der Stadt Münster bedienstete Person. Sechs Mitglieder werden von der Belegschaft gemäß Drittelbeteiligungsge- setz (DrittelbG vom 18. Mai 2004) gewählt. Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 4 6.2 Die Geschäftsführung und das Beteiligungsmanagement der Stadt Münster können beratend, aber ohne Stimmrecht, an den Sitzungen des Aufsichtsrates teilnehmen, sofern der Aufsichtsrat nicht im Einzelnen etwas anderes bestimmt. Zu den Aufsichtsratssitzungen können auf Beschluss des Aufsichtsrates nicht stimmberechtigte, beratende Personen oder Gäste hinzugeladen werden. 6.3 Der Aufsichtsrat wählt aus seiner Mitte ein Mitglied für den Vorsitz und zwei Mitglieder für dessen Stellver- tretung. Gewählt ist, wer die Mehrheit der abgegebenen Stimmen erhält. Dabei werden Stimmenthaltun- gen nicht mitgerechnet. Bei Stimmengleichheit entscheidet das Los. Der Wahlakt wird von dem ältesten Mitglied des Aufsichtsrates geleitet. 6.4 Das vorsitzende Mitglied des Aufsichtsrates wird im Falle der Verhinderung durch dessen Stellvertretung vertreten. Erstes stellvertretendes Mitglied für den Vorsitz ist das für die Stellvertretung gewählte Mitglied, das dem Aufsichtsrat am längsten angehört. 6.5 Die Gesellschafterin kann die von ihr entsandten Mitglieder jederzeit abberufen und durch andere ersetzen. Die Mitglieder des Aufsichtsrates, die ein Mandat in einer Vertretungskörperschaft oder eine Dienststel- lung in der Verwaltung der Gesellschafterin bekleiden oder einem Organ der Gesellschafterin angehören, scheiden aus dem Aufsichtsrat aus, wenn sie das Mandat oder diese Stellung verlieren. Endet die Organ- stellung eines Ratsmitglieds oder eines/r sachkundigen Bürgers/in durch den Ablauf der Wahlperiode, übt das Mitglied abweichend von 6.5 S. 2 sein Amt bis zur Konstituierung des Aufsichtsrates durch die neu ent- sandten Mitglieder aus. Jedes Mitglied des Aufsichtsrats kann sein Amt unter Einhaltung einer Monatsfrist durch schriftliche Erklä- rung gegenüber der Gesellschaft niederlegen. Die Gesellschafterin hat in diesem Fall unverzüglich ein Er- satzmitglied zu benennen. 6.6 Die von der Stadt Münster entsandten Mitglieder haben die Interessen der Gesellschafterin zum Wohle der Gesellschaft gem. § 93 Abs. 1 S. 2 AktG zu verfolgen. Sie sind verpflichtet, ihr Amt auf Beschluss des Rates jederzeit niederzulegen und haben ihn über alle Angelegenheiten von besonderer Bedeutung frühzeitig zu unterrichten. Diese Berichtspflicht gilt insbesondere nicht für vertrauliche Angaben und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, wenn ihre Kenntnis für die Zwecke der Be- richte nicht von Bedeutung ist. Die Unterrichtung hat in nichtöffentlichen Sitzungen stattzufinden. § 7 Einberufung, Sitzung und Beschlussfassung im Aufsichtsrat 7.1 Der Aufsichtsrat wird vom Vorsitz oder im Verhinderungsfall von einer der Stellvertretungen für den Vorsitz in Textform unter Mitteilung der Tagesordnung mit einer Frist von mindestens einer Woche einberufen, soweit es die Geschäfte erfordern, in der Regel einmal im Kalendervierteljahr, mindestens jedoch einmal Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 5 im Kalenderhalbjahr. Der Aufsichtsrat ist außerdem einzuberufen, wenn mindestens eines seiner Mitglie- der oder die Geschäftsführung es unter Angabe des Zwecks und der Gründe beantragen. In dringenden Fällen kann eine andere Form der Einberufung oder kürzere Frist gewählt werden. 7.2 Grundsätzlich soll der Aufsichtsrat Präsenzsitzungen abhalten. Das vorsitzende Mitglied des Aufsichtsrates kann jedoch nach freiem Ermessen entscheiden, dass (a) die Sitzung ohne physische Präsenz der Mitglieder insgesamt als virtuelle Sitzung per Videokonferenz abgehalten wird oder (b) einzelne Mitglieder ihre Rechte ganz oder teilweise im Wege der Videokonferenz ausüben können. Die technische Ausgestaltung unterliegt dem freien Ermessen des vorsitzenden Mitglieds des Aufsichtsrates, das, ohne dass dies sein Er- messen beschränkt, auch absehbar erhöhte Anforderungen an die Beschlussfassung wie einen etwaig ge- heim zu fasssenden Beschluss und/oder die Protokollierung des Abstimmverhaltens berücksichtigen soll. Bei Teilnahme an der Sitzung im Wege der Videokonferenz trägt das Mitglied die Verantwortung dafür, dass die von ihm eingesetzte Technik funktioniert. 7.3 Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn nach ordnungsgemäßer Einladung mindestens die Hälfte seiner Mitglieder an der Sitzung bzw. am Umlaufverfahren oder über Stimmbotschaft teilnimmt. Ist der Auf- sichtsrat in einer ordnungsgemäß einberufenen Sitzung nicht beschlussfähig, so muss binnen zwei Wochen eine neue Sitzung mit gleicher Tagesordnung einberufen werden. In dieser Sitzung ist der Aufsichtsrat be- schlussfähig unabhängig von der Zahl der erschienenen Mitglieder. In der Einberufung der neuen Sitzung ist darauf hinzuweisen. Mitglieder, die gem. § 7.2 ohne physische Präsenz an der Sitzung teilnehmen, gelten als anwesend, wenn die Video - und Tonübertragung vom Mitglied zur Sitzung und von der Sitzung zum Mitglied funktioniert. 7.4 Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse in der Regel in Sitzungen. Abwesende Aufsichtsratsmitglieder kön- nen dadurch an der Beschlussfassung des Aufsichtsrats teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben überreichen lassen (Stimmbotschaft). Darüber hinaus sind Beschlussfassungen auch im Umlaufverfahren durch Stimmabgabe in Textform i.S.v. § 126 b BGB (z.B. auf Papier, per E-Mail, per Fax) zulässig. Die Stimmabgabe im Umlaufverfahren muss innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Unterlagen er- folgen. 7.5 Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit, soweit nicht etwas anderes be- stimmt ist. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Mitglieds im Aufsichtsrat, das für die jewei- lige Sitzung den Vorsitz innehat. Es wird offen abgestimmt. Nur in Personalangelegenheiten kann der Auf- sichtsrat entscheiden, dass geheim abgestimmt wird. Entscheidet der Aufsichtsrat nach Satz 4, dass ge- heim abgestimmt wird, ist eine den Anforderungen an die Geheimhaltung entsprechende Abstimmungs- möglichkeit für alle Mitglieder vorzuhalten. Befürchtet ein Aufsichtsratsmitglied, dass ein Aufsichtsratsbe- schluss rechtswidrig ist und die Mitglieder des Aufsichtsrates sich schadenersatzpflichtig machen, so ist auf dessen Antrag zu protokollieren, wie die einzelnen Aufsichtsratsmitglieder abgestimmt haben. Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 6 7.6 Über die Sitzungen ist eine Niederschrift anzufertigen, die durch das Mitglied, das den Vorsitz innehat, zu unterzeichnen ist. In der Niederschrift sind der Ort und der Tag der Sitzung, die Teilnehmend en, die Ge- genstände der Tagesordnung, der wesentliche Inhalt der Verhandlungen und die Beschlüsse des Aufsichts- rats anzugeben. 7.7 Die Gesellschafterversammlung kann eine Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat (GO AR) beschließen, wobei der Aufsichtsrat die Entscheidung durch einen Entwurf der GO AR vorbereiten soll, ohne dass dies Wirksamkeitsvoraussetzung ist. Die bisher beschlossene GO AR gilt bis zum Inkrafttreten einer neuen GO AR fort. § 8 Rechte und Aufgaben des Aufsichtsrates 8.1 Der Aufsichtsrat hat die Belange der Gesellschaft zu fördern und die Geschäftsführung in ihrer Tätigkeit zu überwachen. Er kann jederzeit über Angelegenheiten der Gesellschaft Berichterstattung von der Ge- schäftsführung verlangen und selbst oder durch einzelne von ihm zu benennende Mitglieder oder für be- stimmte Aufgaben besondere beauftragte Sachverständige die Bücher und Schriften der Gesellschaft ein- sehen sowie den Bestand der Gesellschaftskasse und an Wertpapieren und Waren prüfen. 8.2 Folgende Geschäfte kann die Geschäftsführung nur mit Zustimmung des Aufsichtsrates vornehmen: a. Einrichtung und Aufhebung von Verkehrslinien, b. Festsetzung und Änderung der allgemeinen Tarifpreise, insofern sie sich im Wettbewerb befin- den. c. Bestellung und Abberufung und Vergütung von Prokuristen, d. die Aufnahme und Gewährung von Darlehen oberhalb einer vom Aufsichtsrat festzulegenden Wertgrenze, e. die Gewährung von unentgeltlichen Zuwendungen wie Spenden oder Schenkungen oberhalb ei- ner vom Aufsichtsrat festzulegenden Wertgrenze, soweit es sich nicht um geschäftsübliche Be- wirtungen handelt, f. den Abschluss von Dauerschuldverhältnissen (zum Beispiel: Pacht -, Miet-, und Leasingverträ- gen), wenn Dauer und Betrag eine vom Aufsichtsrat festgelegte Grenze übersteigen, g. Übernahme von Bürgschaften, Abschluss von Gewährsverträgen und Bestellung sonstiger Sicher- heiten oberhalb einer vom Aufsichtsrat festzulegenden Wertgrenze, h. Abschluss von Vergleichen, wenn der Betrag eine vom Aufsichtsrat festgesetzte Grenze über- steigt, i. Beauftragung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit den Jahresabschlussprüfungen, j. bei Beteiligungsunternehmen, die Entscheidung über die Entsendung in den Aufsichtsrat oder in entsprechende Organe eines Beteiligungsunternehmens, sofern sich nicht die Gesellschafterver- sammlung die o. g. Entsendung oder eine Entscheidung in einer anderen Angelegenheit vorbe- halten hat, k. der Erwerb, die Veräußerung von Grundstücken sowie die Belastung eigener Grundstücke und grundstücksgleicher Rechte oberhalb einer vom Aufsichtsrat festzulegenden Wert- grenze. Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 7 Die Gesellschafterversammlung kann durch Beschluss den vorstehenden Katalog in der Geschäftsordnung der Geschäftsführung ändern oder ergänzen. 8.3 Dulden zustimmungsbedürftige Geschäfte keinen Aufschub und ist eine rechtzeitige Beschlussfassung des Aufsichtsrats nicht möglich, darf die Geschäftsführung mit Zustimmung durch das vorsitzende Mitglied des Aufsichtsrats oder einer von dessen Stellvertretungen handeln. Die getroffenen Entscheidungen sind dem Aufsichtsrat in seiner nächsten Sitzung zur Kenntnis vorzulegen. 8.4 Der Aufsichtsrat hat eine Gesellschafterversammlung einzuberufen, wenn das Wohl der Gesellschaft es er- fordert. 8.5 Angelegenheiten, die der Beschlussfassung der Gesellschafterversammlung unterliegen, sollen nach Mög- lichkeit im Aufsichtsrat vorberaten werden, ohne dass dies Wirksamkeitsvoraussetzung ist. § 9 Gesellschafterversammlung 9.1 Die Gesellschafterversammlung besteht aus einer Vertretung der Gesellschafterin, wobei auf § 113 GO NRW verwiesen wird. Die Vertretung der Stadt Münster in der Gesellschaftsversammlung ist an die Weisungen der Gesellschaf- terin, insbesondere an die diesbezüglichen Beschlüsse des Rates bzw. seiner willensbildenden Gremien ge- bunden und hat die Interessen der Gemeinde zu verfolgen. Die Vertretung der Stadt Münster hat als vom Rat bestellte Vertretung ihr Amt auf Beschluss des Rates niederzulegen. Sie hat gemäß § 113 Abs. 5 GO NRW den Rat über alle wichtigen Angelegenheiten von besonderer Bedeu- tung frühzeitig zu unterrichten. Die Unterrichtungspflicht besteht nur, soweit durch Gesetz nichts anderes bestimmt ist und gesellschaftsrechtliche Bestimmungen beachtet werden. Die Unterrichtung hat in nicht- öffentlichen Sitzungen stattzufinden. 9.2 Vom Rat der Stadt Münster bzw. seinen willensbildenden Gremien und Organen können für die Vertretung in den Gesellschafterversammlungen stellvertretende Mitglieder bestimmt werden. 9.3 Eine Gesellschafterversammlung ist einzuberufen, sofern der Geschäftsführung dies zweckmäßig er- scheint. Die Gesellschafterin kann jederzeit bei der Geschäftsführung die Einberufung unter Angabe des Zwecks und der Gründe beantragen. Eine Sitzung ist dann umgehend durch die Geschäftsführung einzu- berufen. Jährlich findet jedoch mindestens eine ordentliche Gesellschafterversammlung statt. Sie ist von der Geschäftsführung unter Beifügung der Tagesordnung sowie aller notwendigen Erläuterungen einzube- rufen. Die Einberufung erfolgt mit einer Frist von mindestens einer Woche vor dem Termin unter Angabe von Zeit und Ort der Gesellschafterversammlung. In dringenden Fällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden. Der Abhaltung einer Versammlung bedarf es nicht, wenn die Gesellschafterin die zu treffende Be- stimmung zuvor beschließt. Die Pflicht zur Fertigung einer Niederschrift bleibt hiervon unberührt. Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 8 9.4 Die Gesellschafterversammlung ist zuständig für alle Aufgaben, die ihr nach dem Gesetz oder nach diesem Gesellschaftsvertrag obliegen, soweit nicht der Aufsichtsrat zuständig ist. Die Gesellschafterversammlung ist insbesondere zuständig für die Beschlussfassung über: a. der Abschluss und die Änderungen von Unternehmensverträgen im Sinne der §§ 291 und 292 Abs. 1 des Aktiengesetzes, b. die Übernahme neuer oder anderer Geschäftsfelder und / oder wesentlicher neuer Aufgaben bzw. von besonderer Bedeutung, die Beteiligung an anderen Unternehmen und der Erwerb und die Veräußerung von Unternehmen / Geschäftsanteilen, c. alle Änderungen des Gesellschaftsvertrages, d. die Auflösung oder Umwandlung der Gesellschaft, inkl. Formwechsel, Verschmelzung, Spaltung und Vermögensübertragung auf die öffentliche Hand, e. Festsetzung und Änderung der allgemeinen Tarifpreise, es sei denn, der Bereich, für den die Ta- rifpreise festgesetzt / geändert werden, befindet sich im Wettbewerb. Nicht im Wettbewerb be- finden sich derzeit die Allgemeinen Tarife für die Wasserversorgung sowie die Tarife für den Öf- fentlichen Personennahverkehr in Münster, f. die Genehmigung des Wirtschaftsplans für das folgende Geschäftsjahr einschließlich der fünfjäh- rigen Finanzplanung, die Feststellung des Jahresabschlusses und die Verwendung des Ergebnis- ses sowie der Jahresabschluss der Stadtnetze Münster GmbH und des Konzernabschlusses, g. die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführung einschließlich des Abschlusses, der Ände- rung, der Aufhebung oder Kündigung der Anstellungsverträge der Mitglieder der Geschäftsfüh- rung sowie die Vergütung der Geschäftsführung, wobei der Aufsichtsrat die Entscheidungen nach Möglichkeit vorberaten soll, ohne dass dies Wirksamkeitsvoraussetzung ist, h. die Entlastung der Geschäftsführung und der Mitglieder des Aufsichtsrates, i. nach Vorbefassung durch den Aufsichtsrat die Wahl einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die Abschlussprüfung auf Vorschlag des Beteiligungsmanagements der Stadt Münster, j. der Erwerb, die Veräußerung und die Belastung eigener Grundstücke oder grundstücksgleichen Rechten und Gebäuden oberhalb einer Wertgrenze der Grundstücke von 200.000 €, bzw. die Be- lastung eigener Grundstücke mit einem Erbbaurecht oberhalb einer Wertgrenze von 20.000 € Erbbauzins pro Kalenderjahr, k. Angelegenheiten der Geschäftsführung auf Antrag der Geschäftsführung oder des Aufsichtsra- tes, m. Austritt oder Wechsel des bisher geltenden Tarifs, Beitritt und Wechsel einer Arbeitgebervereini- gung oder Zusatzversorgungskasse. Darüber hinaus kann die Gesellschafterversammlung alle Entscheidungen an sich ziehen und über sie mit verbindlicher Wirkung gegenüber anderen Gesellschaftsorganen befinden. 9.5 Für die Beschlussfassung bei Gesellschafterversammlungen von Unternehmen, an denen die Gesellschaft beteiligt ist, bedarf die Geschäftsführung der Zustimmung des vom Rat in die Gesellschafterversammlung der Gesellschaft gem. § 113 der Gemeindeordnung NRW entsandten Vertreters. Klargestellt wird, dass dies nur die Geschäftsführung betrifft und die Vertretungsmacht der Geschäftsführer insofern unbeschränkt bleibt. Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 9 § 10 Jahresabschluss, Lagebericht, Prüfung, Gewinnverwendung, Wirtschaftsplan 10.1 Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang) und Lagebericht sind von der Ge- schäftsführung aufzustellen und der beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unverzü glich zur Ab- schlussprüfung vorzulegen. Die Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses hat in entsprechender An- wendung des Dritten Buches des HGB für große Kapitalgesellschaften zu erfolgen. An der Schlussbespre- chung über die Prüfung des Jahresabschlusses mit der beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sollen das Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision und das Amt für Finanzen und Beteiligungen beteiligt werden. Die materiell geprüfte Bilanz und die Gewinn - und Verlustrechnung der Stadtwerke Münster GmbH ist dem Beteiligungsmanagement der Stadt Münster zwecks Erstellung des Jahresabschlusses der Stadt Münster bis zum 30.04. des Folgejahres in elektronischer Form vorzulegen. Bis zum Jahresabschluss 2024 gilt eine Übergangsfrist bis zum 15.05. des Folgejahres. 10.2 Unverzüglich nach Eingang des Prüfungsberichtes der Abschlussprüfung – spätestens bis zum 30.06. eines jeden Jahres – hat die Geschäftsführung den Jahresabschluss, den Lagebericht mit dem Bericht zur Einhal- tung der öffentlichen Zwecksetzung und den Prüfung sbericht der Gesellschafterversammlung und dem Beteiligungsmanagement der Stadt Münster zum Zwecke der Feststellung des Jahresabschlusses und dem Aufsichtsrat zur Prüfung vorzulegen. Zugleich hat die Geschäftsführung dem Aufsichtsrat und der Gesellschafte rversammlung den Vorschlag vorzulegen, den sie für die Verwendung des Ergebnisses machen will. Der Bericht des Aufsichtsrates über das Ergebnis seiner Prüfung ist der Gesellschafterin ebenfalls unverzüglich vorzulegen. Über die Verwendung des Ergebnisses beschließt die Gesellschafterversammlung. 10.3 Der Auftrag der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die Abschlussprüfung ist auch auf folgende Prüfungen zu erweitern: (a) Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung, (b) Darstellung der Entwicklung der Vermögens- und Ertragslage sowie die Liquidität und Rentabili- tät der Gesellschaft, (c) Darstellung von verlustbringenden Geschäften und die Ursachen der Verluste, wenn diese Ge- schäfte und die Ursachen für die Vermögens- und Ertragslage von Bedeutung waren, (d) Darstellung der Ursachen eines in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Jahresfehl- betrages. 10.4 Der Gesellschafterin Stadt Münster stehen die in §§ 53, 54 Haushaltsgrundsätzegesetz benannten Rechte zu. Dem Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision der Stadt Münster stehen Prüfungsrechte nach der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Münster in ihrer jeweiligen Fassung zu. 10.5 Die Gesellschaft weist im Anhang zum Jahresabschluss die Angaben gem. § 108 Abs. 1 Satz 1 Nr. 9 Gemein- deordnung Nordrhein-Westfalen aus (siehe § 13). Die Offenlegung des Jahresabschlusses richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften für große Kapitalgesellschaften im Sinne des HGB. Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 10 10.6 Die Gesellschaft und die Gesellschaftsgremien sind verpflichtet, der Stadt Münster gemäß § 116 Abs. 6 GO NRW die für den Gesamtabschluss nach Einschätzung der Stadt Münster erforderlichen Informationen und Unterlagen auf Abruf zur Verfügung zu stellen. 10.7 Für das Geschäftsjahr ist ein Wirtschaftsplan aufzustellen. Der Wirtschaftsplanung ist eine fünfjährige Fi- nanzplanung zugrunde zu legen und der Gesellschafterin zur Kenntnis zu bringen. § 11 Bekanntmachungen Die Bekanntmachungen der Gesellschaft erfolgen im Amtsblatt der Stadt Münster und, soweit gesetzlich vorgeschrieben, im Bundesanzeiger. Die Feststellungen des Jahresabschlusses, die Verwendung des Er- gebnisses sowie das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes werden unbescha- det bestehender gesetzlicher Offenlegungspflichten im Amtsblatt der Stadt Münster bekannt gemacht. Ferner werden der Jahresabschluss und der Lagebericht bis zur Feststellung des folgenden Jahresabschlus- ses zur Einsichtnahme verfügbar gehalten. § 12 Auflösung und Abwicklung der Gesellschaft 12.1 Die Gesellschaft wird wie folgt aufgelöst: a. durch Beschluss der Gesellschafterversammlung, b. durch Eröffnung des Insolvenzverfahrens. 12.2 Für die Abwicklung sind die Bestimmungen des GmbH-Gesetzes maßgebend. § 13 Transparenz Vorbehaltlich weitergehender oder entgegenstehender gesetzlicher Vorschriften sind nach dem Gesetz zur Schaffung von mehr Transparenz in öffentlichen Unternehmen im Lande Nordrhein-Westfalen („Transpa- renzgesetz“) vom 17.12.2009 die für die Tätigkeiten im Geschäftsjahr gewährten Gesamtbezüge im Sinne des § 285 Nr. 9 HGB der Mitglieder der Geschäftsführung, des Aufsichtsrates oder einer ähnlichen Einrich- tung im Anhang zum Jahresabschluss jeweils für jede Personengruppe sowie zusätzlich unter Namensnen- nung die Bezüge jedes einzelnen Mitglieds dieser Personengruppe unter Aufgliederung nach Komponen- ten im Sinne des § 285 Nr. 9 Buchstabe a HGB anzugeben. Die individualisierte Ausweispflicht gilt auch für: a. Leistungen, die den genannten Mitgliedern für den Fall einer vorzeitigen Beendigung ihrer Tätig- keit zugesagt worden sind, b. Leistungen, die den genannten Mitgliedern für den Fall der regulären Beendigung ihrer Tätigkeit zugesagt worden sind, mit ihrem Barwert sowie den von der Gesellschaft während des Geschäfts- jahres hierfür aufgewandten oder zurückgestellten Betrag, c. während des Geschäftsjahres vereinbarte Änderungen dieser Zusagen und Anlage 1 zur Beschlussvorlage V/0874/2021/1 11 d. Leistungen, die einem früheren Mitglied, das seine Tätigkeit im Laufe des Geschäftsjahres been- det hat, in diesem Zusammenhang zugesagt und im Laufe des Geschäftsjahres gewährt worden sind. § 14 Gleichstellung Für die Gesellschaft findet das Landesgleichstellungsgesetz Nordrhein-Westfalen (LGG NRW) in seiner je- weils gültigen Form Anwendung. § 15 Schlussbestimmung Die Unwirksamkeit einer Bestimmung berührt nicht die Gültigkeit des Gesellschaftsvertrages. In einem solchen Fall ist die ungültige Bestimmung durch Beschluss der Gesellschafterin möglichst so ab- zuändern oder zu ergänzen, dass der mit der ungültigen Bestimmung beabsichtigte Zweck erreicht wird. - Ende des Gesellschaftsvertrages -
Beratungsverlauf (3)
Beschluss: ohne Beschlussfassung geschoben
Zur SitzungBeschluss: einstimmig beschlossen
Zur SitzungDetails
- Aktenzeichen
- V/0874/2021/1
- Typ
- Vorlagen
- Datum
- 07.12.2021
- Erstellt
- 07.12.2021 10:38