Stadtfeste ab 2015

V/0292/2014 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Münster Marketing 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Stadtfeste ab 2015 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
01.04.2014 Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften Vorberatung 
02.04.2014 Hauptausschuss Vorberatung 
02.04.2014 Rat Entscheidung 
 
Beschlussvorschlag: 
 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Die Verwaltung wird beauftragt, einen Organisator für die Stadtfeste 2015 - 2017 mittels ei-
nes zweistufigen Ausschreibungsverfahrens (Teilnahmewettbewerb und Vergabewettbe-
werb) zur Vergabe einer Dienstleistungskonzession Stadtfest zu ermitteln. 
 
2. Die Stadt Münster ist Veranstalterin des Stadtfestes und trägt durch eigene Initiativen zur 
Optimierung des Programms bei. 
 
3. Die Stadt Münster stellt dem Organisator für die Durchführung des Stadtfestes neben defi-
nierten geldwerten Leistungen zweckgebunden Barfinanzmittel in Höhe von insgesamt 
70.000 Euro (brutto) zur Verfügung. Sie übernimmt keine finanziellen Risiken aus der Ver-
anstaltung. 
 
4. Die Stadt Münster stellt für ein Stadtfest kostenlos öffentliche (städtische) Flächen in der 
Innenstadt zur Verfügung. 
 
5. Das Stadtfest soll 
  
 ein vielfältiges, vor allem musikalisches/kulturelles Bühnenprogramm an verschie-
denen Standorten in der Innenstadt umfassen 
 Angebote für möglichst alle Zielgruppen bereithalten  
 auf einer zentralen Bühne auf dem Domplatz u. a. national und/oder international 
bekannte Musikgruppen und Künstler präsentieren 
 
 Folgende Vorgaben und Qualitätskriterien sollen u. a. Bestandteil der Ausschreibung sein: 
 
 Ein Standkonzept, das sich erkennbar an der Platz- und Wegestruktur der Innen-
stadt orientiert. 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0292/2014 
Auskunft erteilt: 
Herr Schmücker 
Ruf: 
492 27 50 
E-Mail: 
Schmuecker@stadt-muenster.de  
Datum: 
26.03.2014 
Öffentliche Beschlussvorlage

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 Ein Gestaltungskonzept, das sich bestmöglich an den hohen Standards der Stadt-
gestaltung ausrichtet (Standplatzierung, Standdesign und Erscheinungsbild).  
 Ein belastbares Finanzierungskonzept mit dem Nachweis, dass lokale Gastrono-
mieanbieter und Bühnenprogramme/Künstlerinnen und Künstler wesentliche Be-
standteile des Gesamtkonzeptes und u. a. national und/oder international bekannte 
Akteure als ‚Top-Acts’ auf der zentralen Domplatzbühne im Programm und Budget 
fest eingeplant sind. 
 Ein Veranstaltungskonzept, das eine erkennbare und realisierbare Einbeziehung 
des Innenstadthandels vorsieht. 
 
6. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass durch die Bereitstellung des Domplatzes die Märkte 
(Freitag und Samstag) entfallen können (abhängig vom Konzept des Organisators). 
 
7. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass eine Durchführung des Stadtfestes in 2015 voraussetzt, 
dass in der September-Sitzung 2014 (10.9.) durch Ratsbeschluss ein verbindlicher Auftrag 
an einen durch die Ausschreibung ermittelten Organisator erfolgt.  
 
II. Finanzielle Auswirkungen 
 
Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass zur Durchführung des Stadtfestes 2015 Haushaltsmittel in Höhe 
von 70.000 Euro (brutto) in dem Gesamtbudget des Haushaltes 2014 gebunden werden. Ab dem 
Jahr 2015 werden jährlich 70.000 Euro (brutto) für diesen Zweck in den jeweiligen Haushalt splan 
eingestellt (allgemeiner Haushalt: Stadtfest als Sonderveranstaltung der Stadt Münster). 
 
Begründung: 
 
1. Ausgangslage 
 
Die Stadt hat in enger Zusammenarbeit mit dem vom Rat eingesetzten polit ischen Arbeitskreis 
unterschiedliche Wege für ein Stadtfest in Münster geprüft. Nach dem letzten Eurocityfest 2011 
hatte sie in einem bundesweiten Ausschreibungsverfahren in 2012 einen Organisator gesucht, der 
wie zuvor die Eurocityfest GmbH in eigener konzeptioneller, programmatischer und wirtschaftlicher 
Verantwortung und ohne finan zielle Unterstützung durch die Stadt ein Stadtfest für Münster au s-
richtet. Am Ende lagen lediglich drei Angebote vor, die nicht zuschlagsfähig waren, so dass die 
Ausschreibung aufgehoben wurde (V/0688/2012). Auch der Weg einer Initiative, privatwirtschaf t-
lich und unabhängig von der Stadt ein Stadtfest zu veranstalten, war nach erfolgter Prüfung ohne 
städtische Beteiligung nicht umsetzbar. Im Ergebnis zeigen daher alle Modelle, dass es ohne U n-
terstützung der Stadt kein Stadtfest in der angestrebten Größenord nung in der Innenstadt geben 
kann, das folgende Kriterien erfüllt: 
 
> ein jährlich stattfindendes „ münsterspezifisches“ Stadtfest für möglichst alle Zielgruppen 
unter Einbeziehung national und/oder international bekannter „Top -Acts“ auf der zentralen Do m-
platzbühne, das sich von vergleichbaren Veranstaltungen anderer Kommunen und auch den b e-
stehenden Stadt teilfesten in Münster unterscheidet , einen eindeutigen Stadtbezug ha t und de n-
noch eine Strahlkraft über Münsters Stadtgrenzen hinaus entwickelt.  
 
Der Werksausschuss Münster Marketing hat in seiner Sitzung v. 12.3.14 die Verwaltung beau f-
tragt, dem Rat am 2.4.14 einen Beschlussvorschlag auf der Grundlage des der Politik zuvor von 
der Verwaltung vorgelegten Arbeitspapiers  „Möglichkeiten eines Stadtfests in Mü nster unter Da r-
stellung des bisherigen Verfahrensablaufs seit dem Ende des Eurocityfestes und Entsche i-
dungsoptionen für ein Stadtfest im Jahre 2015“ zur  Entscheidung vorzulegen. Dieser soll die in 
dem A rbeitspapier angedeuteten Beschlussalternativen weiter  ausführen und Größenord nungen 
einer finanziellen Unterstützung seitens der Stadt benennen. Gewünschtes Ziel ist ein Beschluss 
zur Realisierung eines Stadtfestes im Jahr 2015 noch in der letzten Ratssitzung vor der Komm u-
nalwahl am 2.4.14.

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2. Voraussetzungen für ein Stadtfest und Veranstaltungsmodelle 
 
Die Verwaltung hat zwei Veranstaltungsoptionen zur Durchführung eines Stadtfestes in Mün sters 
Innenstadt auf den Prü fstand gestellt. Für beide gilt: Unabhängig vom Veranstaltermodell sind als 
Voraussetzungen für die Durchführung eines Stadtfestes sicher zu stellen: 
 
1. geldwerte städtische Leistungen , die nicht innerhalb der Verwaltung verrechnet und 
auch nicht gegenüber einem möglichen Stadtfestorganisator berechnet  werden: Bereitstel-
lung der öffentlichen Veran staltungsflächen (inkl. Domplatz ohne Freitags - und Samstags-
markt), Konzession zur Nutzung innerstädtischer Flächen,  Genehmigungen, Bau abnah-
men, Auf- und Abbau von Fahrradständern und Verkehrszeichen, Feuerwehreinsatzleitwa-
gen, Erstellung von Karten und Plänen, Auf- und Abbau von Bänken, Unterstützung bei der 
Veranstaltungsorganisation und dem Sicherheitskonzept. Dies betrifft u. a. folgende  Ämter 
und Einrichtungen: Ordnungsamt, Amt f.  Immobilienmanagement, Bauordnungsamt, Tie f-
bauamt, Feuerwehr, Vermessu ngs- und Katasteramt, Amt für Grünflächen und Umwel t-
schutz, Münster Marketing.  
 
2. ein in den Haushalt einzustellender finanzieller städtischer Zuschuss (in der Höhe variie-
rend je nach Veranstaltermodell), über den der Rat in seiner Sitzung am 2.4.14 beschli e-
ßen muss. 
 
Die Veranstaltungsmodelle sind: 
 
Alternative A: Die Stadt veranstaltet das Stadtfest eigenverantwortlich und auf eigenes Risiko . Sie 
erarbeitet ein Konzept und sucht für einzelne Bausteine /Teilaufgaben Partner. Dabei strebt sie 
eine Zusammenarbeit mit lokalen, regionalen Akteuren (Gastronomen, Kulturschaffende etc.) an.  
Städtischer finanzieller Beitrag: 150.000 Euro.  
 
Alternative B: Die Stadt tritt als Veranstalterin auf und sucht einen Organisator über ein neues (e u-
ropaweites) Aus schreibungsverfahren zur Vergabe einer Dienstleistungskonzession  Stadtfest. 
Dem Organisator obliegt die alleinige konzeptionelle, programmatische und wirtschaftliche Veran t-
wortung. 
Städtischer finanzieller Beitrag: 70.000 Euro. 
 
3. Bewertung der Alternativen 
 
Tritt die Stadt als Veranstalterin und Organisatorin auf (Alternative A), so trägt sie allein die ko n-
zeptionelle, programmatische und finanzielle Verantwortung. Sie erarbeitet ein Konzept, sucht sich 
für Teilleistungen Partner, vorzugsweise Akteure vor Ort (unte r Beachtung der Vergaberichtlinien), 
und vergibt notwendige Dienstleistungen über die entsprechenden Ausschreibungsverfa hren/Auf-
tragsvergaben. Im Unterschied zu Alternative B hat sie allerdings wesentlich aufwändigeren und im 
Ergebnis teureren Ansprüchen zu genügen. In jedem Fall benötigt die Stadt zusätzl iches Personal 
und muss in der Regel Leistungen, die sie nicht selbst übernehmen kann, mit mehr oder weniger 
umfangreichen Vergabeverfahren ausschreiben. Überdies muss sie sich als Trägerin des wir t-
schaftlichen Risikos absichern. Wenn sie auch nicht wie ein Organisator (bei Alternative B) g e-
winnorientiert agiert, so muss sie aber jedes Risiko vorab finanziell einkalkulieren.  Im Resultat be-
deutet dies einen signifikant höheren finanziellen Aufwand für den F all der Alternative A, als wenn 
Alternative B zum Tragen käme. Denn ein privatwirtschaftlich agierender Organisator kann Perso-
nal- und Sachaufwendungen anders kalkulieren und beauftragen.  
 
Vor dem Hintergrund des Ziels einer Durchführung eines Stadtfeste s schon im Jahr 2015 bleibt 
abzuwägen, ob dies mit beiden Alternativen realistisch erreichbar ist. 
 
Im Fall einer Entscheidung für Alternative A kann die Stadt unter den genannten Voraussetzungen 
unmittelbar mit den Vorbereitungen starten.

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Bekommt Alternative B den Zuschlag, muss unmittelbar ein Ausschreibungsverfahren durchgeführt 
werden. Zwar nimmt ein solches Verfahren Zeit in Anspruch. Jedoch ergibt eine Berechnung des 
zeitlichen Aufwands eine realistische Perspektive im Sinne des zu erreichenden Ziels 2015: 
 
Mögliche Zeitschiene für eine europaweite Ausschreibung Dienstleistungskonzession Stadtfest: 
 
 07.04. - 05.05.14   Teilnahmewettbewerb 
 05.05. - 09.05.14  Auswertung Teilnahmeanträge 
 12.05. - 23.06.14   Vergabewettbewerb  
 23.06. - 02.07.14  Auswertung Vergabewettbewerb 
 03.07.14   Präsentation und Verhandlung (Bewerber) 
 07.07. - 31.07.14  Vertragsverhandlungen 
 10.09.14   Entscheidung / Beschluss Rat 
 
In Abwägung beider Optionen empfiehlt die Verwaltung Alternative B. Auch wenn ein Restrisiko 
einer Au sschreibung nicht vollends ausgeschlossen werden kann (Ergebnis offen, mögliche u n-
vorherzusehende Verfahrensschwierigkeiten), so ist es doch eher als sehr gering einzustufen. A l-
ternative B beansprucht einen deutlich geringeren Finanzbeitrag der Stadt und p rivate Akteure 
können zum Zug kommen. Alternative A sollte nur die ultima ratio sein.  
Überdies folgt e ine erneute Ausschreibung der Entscheidung des Rates zur Aufhebung der Au s-
schreibung 2012 (V/0688/2012): „Vor einer erneuten Ausschreibung wird nach Eins chätzung des 
Arbeitskreises und der Verwaltung zu prüfen sein, ob möglicherweise die Rahmenbedingungen der 
Vergabe insbesondere in Bezug auf die finanziellen Konditionen verändert oder Abstriche an den 
bisher erwarteten Inhalten und Standards vorgenommen werden müssen.“  
 
4. Das europaweite Ausschreibungsverfahren 
 
Aufgrund des Volumens der städtischen Sach - und Finanzleistungen ist das Ausschreibungsve r-
fahren zur Vergabe einer Dienstleistungskonzession Stadtfest europaweit durchzuführen. Der ka l-
kulierte Zeitkorridor ist ebenso wie die Verfahrensunterlagen durch externen Rechtsbeistand (wie 
2012) geprüft und als realistisch eingestuft. 
 
Die Ausschreibungs bedingungen sind im Anspruch und den Anforderungen im Wesentlichen 
gleichlautend zur Ausschreibung 2012 . Dem Organisator obliegt die alleinige konzeptionelle, pr o-
grammatische und wirtschaftliche Verantwortung. Verändert wird der städtische Beitrag. Nac hdem 
in 2012 über geldwerte städtische Leistungen hinaus ein finanzieller städtischer Zuschuss ausg e-
schlossen war (ein wesentlicher Grund für das Scheitern der Ausschreibung in 2012), stellt die 
Stadt nunmehr einen Betrag in Höhe von insgesamt 70.000,00 Euro (brutto) zur Verfügung. Dieser 
ist zweckgebunden für einzelne Leistungen, die der Organisator zu erbringe n hat: Sicherheit, A b-
fallbeseitigung, Toiletten, Programmbausteine (Kinderprogramm, Jugend - / Na chwuchsbühne), 
Gestaltung. 
 
Dieser städtische Beitrag muss nach der Durchführung des Stadtfestes nachweisbezogen / 
zweckbezogen durch den künftigen Vertragspart ner (Organisator) mit der Stadt in Form eines 
Verwendungsnachweises abgerechnet werden. Gleichzeitig muss eine Offenlegung der Finanzen 
(Einnahmen / Ausgaben Stadtfest) seitens des Organisators gegenüber der Stadt Münster erfo l-
gen. 
 
I.V. 
gez. Schultheiß 
Stadtdirektor