Digitale Stadtverwaltung Münster - Bericht zum Umsetzungsstand der Digitalisierungsstrategie

V/0253/2019 
 
 
Öffentliche Berichtsvorlage 
Betrifft 
 
Digitale Stadtverwaltung Münster - Bericht zum Umsetzungsstand der Digitalisierungsstrategie 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   21.03.2019 Betriebsausschuss der citeq Bericht 
   02.04.2019 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und E -
Government 
Bericht 
   03.04.2019 Haupt- und Finanzausschuss Bericht 
   03.04.2019 Rat Bericht 
 
 
Bericht: 
 
In seiner Sitzung am 14.3.2018 hat der Rat das im Konzept „Digitale Stadt Münster -
Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung“ von der Verwaltung dargestellte strategische Vorgehen 
einschließlich der dort genannten Leitsätze begrüßt (V/0989/201 7/1. Erg. vom 19.2.2018 einschlie ß-
lich Anlage sowie V/0144/2018 vom 19.2.2018). 
 
In diesem Rahmen wurde die Verwaltung beauftragt, auf der Grundlage der mit dem Strategiepapier 
beschlossenen 5-Jahresziele Digitalisierungsmaßnahmen zur Digitalen Stadtverwal tung Münster zu 
entwickeln und den zuständigen Gremien zur Beschlussfassung vorzulegen. Dabei soll die Digitalisie-
rung der Verwaltung als nachhaltiger und strategischer Entwicklungsprozess organisiert werden, in 
dem die Verwaltung – zunächst bis zum Jahr 2 022 - jährlich über die jeweils erreichten Sachstände 
zu den beschlossenen Projekten berichtet, die 5 -Jahresziele hinterfragt sowie ggf. neue Digitalisi e-
rungsmaßnahmen oder sonstige Verbesserungen vorgeschlagen werden. In Umsetzung dieses B e-
schlusses sind in der folgenden Tabelle die Zielsetzungen und Sachstände zu folgenden vom Rat 
beschlossenen Digitalisierungsmaßnahmen zusammenfassend dargestellt: 
 
 Weiterentwicklung des virtuellen Rathauses durch ein Anfrage - und Antragsmanagement : 
V/0143/2018 
 Dokumentenmanagementsystem (DMS): Elektronische Akten und Workflows: V/0954/2018 
 Open Data und Apps: V/0154/2018 
 Breitbandausbau: Diverse Vorlagen 
 Entwicklung eines Masterplans zur flächendeckenden Freifunk -Nutzung in Münster - Mit Frei-
funk Medienkompetenz und Teilhabe erhöhen: R/0045/2016 (Antrag) 
 Modellprojekt: Verbesserung der Mobilfunkversorgung im Münsterland: V/0936/2018 
 
citeq 
 
14.03.2019 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in: 
Herr Schoenfelder 
Telefon: 492-1800 
Schoenfelder@citeq.de

Maßnahmen und Vision 2022 Ratsvorlage(n): Inhalt und Ziele Maßnahmen: Plan / Ist 
Strategie u. Maßnahmenplanung 
 
Vorlagen V/0989/2017/V/0989/2017/1 
und V/0144/2018  mit grundsätzlichen 
Festlegungen 
 Leitsätze und Vision (5-Jahresziele) 
 Prioritätensetzung 
 Digitale Verwaltungskultur 
 Vorgehen zur Erreichung der Nach -
haltigkeit: Ausrichtung der citeq-
Aktivitäten an Visionen, die auf Ja h-
resziele heruntergebrochen werden. 
In einer jährlichen Prüfung werden 
die Jahresziele und die Visionen 
des Vorjahres geprüft und fortg e-
schrieben oder ergänzt 
Zur Umsetzung wurde ein neues Team für folgende Aufgaben  ein-
gerichtet: 
 Förderung der Digitalen Verwaltungskultur 
 Onlinedienste (Serviceportal) 
 Dokumentenmanagement (DMS) 
 OpenData  
 
Erreichter Stand: 
 Teambildung und Vorstellung in stadtweiten Veranstaltungen 
 AK der IT -Dienstleister zu Innovationsthemen sind bese tzt: 
Blockchain, Künstliche Intelligenz und Internet of Things 
 Bildung von MS -internen AGs, die bei Gemeinschaftsprojekten 
für Partnerverwaltungen der citeq geöffnet werden 
 Erster Jahresbericht (2019) in dieser Vorlage  
 
In Vorbereitung: Infoportal zu Digitalisierungs-Sachständen 
Anfrage- / Antragsmanagement  
 
Auszug aus der Vision 2022 (Anlage 
zu V/0989/2017/1 ): „Verwaltungs-
leistungen werden mit steigender 
Tendenz online über das Internet 
oder über … Selbstbedienungs-
terminals abgerufen. Die Anträge … 
werden in … Antragsmanagement 
erfasst und medienbruchfrei bea r-
beitet. Die Antragsteller können sich 
… telefonisch … über den Status 
ihrer Anfrage … informieren.“ 
Vorlage V/0143/2018: Ziel ist der inter-
kommunale Aufbau des Serviceportals 
mit folgenden Funktionen 
 Behördeninformationssystem (BIS) 
 Onlinedienste, die vollständig in 
Fachanwendungen integriert sind 
 Onlineformulare ohne Fachverfah-
rensanbindung 
 Querschnittsfunktionen zur Authe n-
tisierung der Bürger/innen (Servic e-
konto NRW), für das  elektronische 
Bezahlen sowie zur Verarbeitung 
der Onlineanträge im Dokume n-
tenmanagementsystem 
Umgesetzt wurden bisher Vorarbeiten und Pilotinstallationen 
 Abschluss der Verträge mit den Softwareherstellern 
 Personalauswahl und Kompetenzaufbau 
 17 Pilotportale mit noch kleinem Funktionsumfang 
  
In Arbeit: Integration Behördeninformationssystem (BIS) in das 
Münsteraner Wissensmanagement, Bezahlfunktion und Formulare. 
 
Ausstehend: O rganisatorische Abstimmungen / Festlegungen zur 
Projektstruktur, insbesondere zu Zuständigkeiten für die Pflege der 
Dienstleistungsbeschreibungen und die  Formularerstellung sowie 
die Erweiterung  des Portals um die Querschnittsfunktionen. Die 
Inbetriebnahme des Münsteraner Serviceportals erfolgt voraus-
sichtlich nach den Sommerferien 2019.

Maßnahmen und Vision 2022 Ratsvorlage(n): Inhalt und Ziele Maßnahmen: Plan / Ist 
Dokumentenmanagementsystem 
(DMS) 
 
Auszug aus der Vision 2022 (Anlage 
zu V/0989/2017/1): „ Die Verwa l-
tungsprozesse sind in die elektron i-
schen Workflows des Dokumente n-
managementsystems (DMS) gego s-
sen. Akten, Vorgänge und Registr a-
turen sind in dem DMS für alle Ä m-
ter / Einrichtungen nur einmal g e-
speichert, soweit dies datenschut z-
rechtlich zulässig ist. Sie können im 
Rahmen der Berechtigungen gleic h-
zeitig von mehreren Personen gel e-
sen und protokolliert und auch 
schreibend bearbeitet werden.“ 
 
Vorlage V/0954/2018 Festlegung der 
Ziele und Vorgehensweise bei der Ei n-
führung eines flächendeckenden DMS 
in der Stadtverwaltung Münster 
 
 Ziel des Gesamtprojekts ist die 
rechtmäßige und sichere Daten- 
und Aktenführung an perspektivisch 
über 70 % der städt. Bildschirma r-
beits-plätze und der weitestgehend 
elektronischen Bearbeitung des 
städtischen Posteingangs 
 Die Umsetzung der Projekte erfolgt 
in jeweils 18monatigen  Realisie -
rungsstufen, die nach einer Vorb e-
reitungsphase ab dem dritten Qua r-
tal 2019 starten. 
Die bis Ende des zweiten Quartals vorgesehene Vorbereitungs -
phase verläuft planmäßig in Zusammenarbeit des Personal - und 
Organisationsamtes und der citeq. Vorbereitende Aufgaben: 
 Rechte- und Rollenkonzept  
 Schriftgutordnung und Aktenplan  
 Geschäftsanweisung DMS  
 Digitalisierung Aktenbestand für Akten/Posteingang/vorliegen -
des Schriftgut  
 Konzept der Allgemeinen Verwaltungsakte  
 
Auch die (Vor -)Arbeiten der Projekte, die zur Realisierungsstufe 1 
vorgesehen sind, laufen planmäßig: 
 E-Rechnung 
 Ausländerbehörde 
 Jobcenter Münster 
 Allgemeine Verwaltungsakte 
 
Innerhalb der citeq nimmt die Kundenberatung - bis zur Festigung 
des Teams Digitalisierung - zunächst die Arbeiten federführend 
wahr. Das Team Digitalisierung begleitet ab Mitte März und übe r-
nimmt die Verantwortung planmäßig mit Realisierungsstufe 1. 
 
Die Besetzung der Stellen im Aufgabenbereich DMS -Entwicklung 
und Betrieb konnte noch nicht abgeschlossen werden, organisat o-
rische Maßnahme zur Einr ichtung eines Teams „Dokumentenm a-
nagement-Systeme ist in der Umsetzung. 
Open Data und Apps  
 
Auszug aus Vision 2022 (Anlage zu 
V/0989/2017/1): 
„OpenData ist zum Standard gewo r-
den. … wird sichergestellt, dass 
sämtliche nicht schutzwürdi -ge D a-
ten in einer OpenData-Plattform 
veröffentlicht werden…“ 
Vorlage V/0154/2018 
 
Mit der Vorlage hat der Rat die 
Grundsätze und Zielsetzungen des 
OpenData sowie auch konkrete Ma ß-
nahmen beschlossen, die von dem 
hierzu einzurichtenden OpenData -
Koordinator umgesetzt bzw. vorb ereitet 
werden sollen. 
Nach Besetzung der Stelle des OpenData -Koordinators konnten 
die ersten Aktivitäten ab dem 01.03.2019 gestartet werden: 
 Vernetzung auf lokaler Ebene und mit IT-Dienstleistern 
 Besetzung landesweiter AK: Standardisierung offener Daten / 
Schnittstellen: Finanzen, Geodaten, Ratsinfo, Mängelmelder 
(teils unter Einbeziehung anderer Mitarbeiter/innen von citeq / 
Stadt)  
Die Erarbeitung einer  Vorlage mit den Planungen für die Jahre 
2019/2020 ist zur Beratung vor den Sommerferien geplant.

Maßnahmen und Vision 2022 Ratsvorlage(n): Inhalt und Ziele Maßnahmen: Plan / Ist 
Breitbandausbau 
 
Auszug aus Vision 2022(Anlage zu 
V/0989/2017/1): „Bürger/innen, U n-
ternehmen und Behörden verfügen 
flächendeckend über breitbandige 
Internetzugänge. Verschiedene Pr o-
vider bieten mobiles Internet über 
gut ausgebaute LTE -Infrastrukturen 
sowie Nachfolgetechniken (z. B. 
5G), die in der Innenstadt und in den 
Stadtteilzentren durch kostenfreies 
öffentliches WLAN ergänzt werden.“ 
Diverse Vorlagen, unter anderem: 
 V/0969/2016: Breitbandausbau - 
Städt. Schulen u nd weitere Verwal-
tungsstandorte 
 V/0023/2019: Flächendecken de 
Versorgung der Gewerbegebiete, 
Schulen und Krankenhäuser mit 
NGA-Breitbandanschlüssen 
 V/0103/2019: Strategie für weiteren 
Breitbandausbau im Stadtgebiet 
Münster 
 
Zielsetzung: Erfüllung der Vorgaben der 
Bundesregierung: GB -Anbindung für 
alle relevanten Gebäude in der Stadt 
Münster. Dabei setzt die Stadt Münster 
auf die  
 Förderung des eigenwirtschaftlichen 
Ausbaus durch private TK-Anbieter 
 diesbezügliche Initiative der Stad t-
werke Münster 
 Förderansätze von Bund und Land 
 Befriedigung des städtischen E i-
genbedarfs (Versorgung der städt i-
schen Gebäude, insbesondere der 
Schulen) 
Der zu Ende 2017 eing erichtete Breitbandkoordinator unterstützt 
TK-Unternehmen bei ihren eigenwirtschaftlichen /  geförderten A k-
tivitäten. Er berät Betriebe, Gewerbe, Handel, Bürger/innen und 
Politik. Er hält Fördermöglichkeiten nach und  stellt auf Basis von 
Ratsbeschlüssen entsprechende Förderanträge: 
 Weiße Flecken (< 30 Mbit): Betroffen sind gut 2000 Adressen. 
Die europaweite Ausschreibung wird derzeit vorbereitet. Der 
Baubeginn erfolgt voraussichtlich noch im Jahr 2019 
 Gewerbegebiete: Betroffen sind sämtliche noch nicht erschlos-
senen Gewerbegebiete. Nach Kenntnisnahme der voraussich t-
lichen Kosten durch den Rat analysiert die citeq jetzt sämtliche 
Gewerbegebiete auf Förderfähigkeit. Die Ergebnisse, insb e-
sondere die förderfähigen Gewerbegebiete und der vorau s-
sichtliche Eige nfinanzierungsanteil, werden dem Rat zum 
Sommer 2019 zur Entscheidung vorgelegt. 
 Sonderprogramm des Landes für Schulen: Die citeq prüft de r-
zeit die Antragstellung und bereitet bis zu den Sommerferien 
2019 eine entsprechende Entscheidungsvorlage vor. 
 
Der B reitbandkoordinator hat zudem die vom Rat beschlossene 
Gesamtstrategie aller Breitbandaktivitäten einschließlich der explizit 
geforderten verstärkten Öffentlichkeitsarbeit (Internetseiten mit i n-
teraktiver Karte der Ausbaugebiete) erstellt. 
 
Die im Zusammen hang mit dem Breitbandausbau stehenden Ve r-
waltungsleistungen wurden optimiert, die Personalkapazitäten den 
gestiegenen Bedarfen entsprechend angepasst.

Maßnahmen und Vision 2022 Ratsvorlage(n): Inhalt und Ziele Maßnahmen: Plan / Ist 
WLAN 
 
Auszug aus Vision 2022(Anlage zu 
V/0989/2017/1): siehe Breitband 
Mehrere Vorlagen, u. a. R/0045/2016: 
Entwicklung eines Masterplans zur fl ä-
chendeckenden Freifunk -Nutzung in 
MS - Mit Freifunk Medienkompetenz 
und Teilhabe erhöhen  
 
Kostenloses WLAN in der In nenstadt / 
in Stadtgebieten mit Entwicklungsp o-
tenzial 
 
Nach mehreren Rückfragen und Abstimmungen mit zahlreichen 
verschiedenen Unternehmen und Einrichtungen ist die  Erstellung 
einer Vorlage mit den konkreten Planungen für die Jahre 
2019/2020 zur Beratung in der letzten Gremienkette vor den kom-
menden Sommerferien geplant. 
Modellprojekt: Verbesserung der 
Mobilfunkversorgung im Münster-
land 
 
 
Auszug aus Vision 2022 (Anlage zu 
V/0989/2017/1): siehe Breitband 
Vorlage V/0936/2018 zur Förderung der 
flächendeckenden Mobilfunkversor -
gung in Münster und dem Münsterland 
 Gemeinschaftsprojekt der Stadt 
Münster mit den 4 Umlandskreisen 
sowie dem Institut für Breitband - 
und Medientechnik an der FH Süd -
westfalen (Meschede) 
 Die Beteiligung steht unter dem 
Vorbehalt einer Förderung durch 
das Ministerium für Umwelt, Lan d-
wirtschaft, Natur - und Verbrauche r-
schutz NRW 
Der Förderantrag ist mit den Beteiligten abgestimmt und wurde 
dem Land zur Prüfung überstellt. 
 
Hinweis: Die Tabelle enthält nur einen kleinen Teil der IT -Maßnahmen, die von der citeq insgesamt umgesetzt wurden und werden. So sind unter 
anderem die vielfältigen laufenden Maßnahmen im Rahmen der Neukonzeption des Medienentwicklungsplanes nicht berücksichtigt.

V/0253/2019 
 
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass bei vielen beschlossenen Digitalisierungsmaßnahmen 
Fortschritte erreicht wurden. An neuen Digitalisierungsmaßnahmen zeichnen sich derzeit die Themen 
Internet of Things (IoT) oder Smart City, Blockchain und Künstliche Intelligenz ab. 
 
Diese neuen Themenbereiche werden von Mitarbeitern/innen des neu en citeq-Teams Digitalisierung 
in interkommunalen Städtenetzwerken und Arbeitsgruppen der kommunalen IT -Dienstleister auf Lan-
des- und Bundesebene mit dem Ziel erarbeitet, konkrete nutzbringende Anwendungsbereiche für die 
Stadt Münster zu erschließen. 
Hervorzuheben ist hier zugleich die im Dezernat III neu eingerichtete Stabsstelle Smart City Münster, 
die an den Schnittstellen von Digitalisierung und Stadtentwicklung als Knotenpunkt eines Netzwerkes 
Innovationen vorantreiben soll. Für die Leitungsposition Smart City Münster läuft zurzeit das Stelle n-
besetzungsverfahren. 
 
Darüber hinaus zeichnet es sich ab, dass die Themen OpenData, OpenInt erface und E-Partizipation 
in den kommenden Jahren erheblich an Bedeutung gewinnen werden. Dieser Entwicklung begegnet 
die citeq durch eine entsprechende Schwerpunktlegung auf die erforderlichen IT -Funktionalitäten. 
Eine Entscheidungsvorlage zum weiteren Vorgehen wird für die letzte Gremienkette vor den Sommer-
ferien erarbeitet. 
 
Weiterhin als sinnvoll angesehen wird die strategische Vorgehensweise mit abgestimmten Visionen 
(5-Jahresziele), deren Umsetzung über konkrete Jahresziele erreicht werden soll und d ie jährlich 
überprüft werden. Die Vorgehensweise sollte daher beibehalten werden. 
 
Verbesserungspotential gibt es allerdings bei der Aktualität der Information zu den Digitalisierung s-
maßnahmen. Die Digitalisierung ist so dynamisch, dass ein jährlicher Beri cht an den Rat aus Sicht 
der citeq nicht ausreicht. Der Bedarf an aktuelleren Informationen ist durch häufige Nachfragen aus 
der Politik und auch der Bürgerschaft belegt und wurde auch bereits gefordert: Im Ratsbeschluss 
V/0103/2019 beauftragt der Rat die Verwaltung, „die bereits bestehende Breitbandinformation und –
beratung des Koordinators u.a. durch ein entsprechendes Onlineangebot (interaktive Karte) ausz u-
bauen“. Analoge Informationsbedarfe werden beim Ausbau der Mobilfunknetze (4G und 5G ) und 
auch in weiteren Digitalisierungsbereichen entstehen. 
 
Vor diesen Hintergründen hat die citeq eine – zunächst nur stadtverwaltungsintern verfügbare - Inter-
netseite konzipiert. Diese informiert über die von der citeq verantworteten Digitalisierungsmaßna h-
men. Angesprochen werden dabei die Beschlüsse und vorgegebenen Ziele sowie die ergriffenen A k-
tivitäten und die erreichten Arbeitsstände. 
 
Hauptvorteil der Internetseite gegenüber einer jährlichen Vorlage ist die höhere Aktualität zu den la u-
fenden Tätigkeiten. Gleichwohl ersetzt die Berichtsseite nicht die Pflicht zur jährlichen Berichtersta t-
tung an den Rat in Form einer entsprechenden Vorlage, über die dann neue Zielsetzungen vorgeg e-
ben und aufbereitete Vorlagen zu Digitalisierungsmaßnahmen beschlossen werden. 
 
Nach der Freischaltung im Internet können sich Politik und Bürger/innen auf den Internetseiten la u-
fend über die aktuellen Arbeitsstände informieren. Darüber hinaus können sie - zunächst per Mail – 
Nachfragen an die für die einzelnen Themen benannten Ansprechpartner stellen oder Anregungen (z. 
B. zu gewünschten Onlinediensten) oder Hinweise auf Schwachstellen (z. B. Funklöcher) geben.  
 
Durch Verlinkung auf andere „Digitale Akteure“ tragen die Internetseiten zudem zur Vernetzung der 
Initiativen bei. 
 
Die In ternetseiten sollen in ein Portal überführt und um sog. „Kollaborationsfunktionen“ ausgebaut 
werden. Ziel ist es, die elektronische Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Stadtverwal-
tung und mit den lokalen Akteuren zu unterstützen. In dieses virtu elle Netzwerk sollen auf Wunsch 
auch die in gleichen Digitalisierungsbereichen tätigen Mitarbeitern/innen der Partnerverwaltungen der 
citeq (z. B. Breitbandkoordinatoren der Kreisverwaltungen) eingebunden werden. I n einzeln zu defi-

- 7 - 
V/0253/2019 
nierenden Themenbereichen  kann das Netzwerk (analog dem Bürgerhaushaltsverfahren) auch für 
Bürger/innen geöffnet werden, die dabei ihre Kennungen aus dem Serviceportal (städtische Online-
dienste) nutzen können. Damit unterstützt das Portal den erwarteten Bedeutungsschub der elektro ni-
schen Partizipation. 
 
Einige Kooperationspartner der citeq (Stadt Hamm sowie die Kreise Coesfeld und Warendorf) haben 
Interesse bekundet, gemeinsam mit der citeq gleichartige Portale aufzubauen und die Portale so mit-
einander zu vernetzen, dass über die Einzeldarstellung der einzelnen Kommunen hinaus eine digitale 
Region erkennbar wird. Zu dieser digitalen Region könnten eventuell auch die Kreisverwaltungen 
Borken und Steinfurt gehören (Digitales Münsterland). Damit hätte die interkommunale Zusammenar-
beit eine Größe von 1,8 Millionen Einwohnern (knapp 20 % der NRW-Kommunen), die auch im Euro-
pa der Regionen sichtbar ist.  
 
In ersten Gesprächen mit dem Ministerium des Inneren NRW konnte eine grundsätzliche Bereitschaft 
festgestellt werden, diese Initiative ggf. zu fördern. 
 
 
 
 
I.V.  
 
gez.  
 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat