Nachtragssachbearbeitung bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln - Nachfragen zu 0395/2021

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• Beantwortung einer mündl. Anfrage Ausschuss

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle VI/26 Vorlagen-Nummer 09.06.2021 1659/2021 Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Si tzung öffentlicher Teil Gremium Datum Rechnungsprüfungsausschuss 22.06.2021 Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 06.09.2021 Nachtragssachbearbeitung bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln - Nachfragen zu 0395/2021 In der Sitzung vom 16.03.2021 wurde unter TOP 6.6, Vorlagen-Nummer 0395/2021, darum gebeten, die internen Regelungen zur Abwicklung von Nachträgen bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln darzustellen. Antwort der Verwaltung: Die Beschäftigten der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln wurden mit Verfügung vom 16.01.2020 auf das neue Verfahren zur Abwicklung von Nachträgen hingewiesen (Anlage 1). Der Prozessablauf wurde definiert, in einem Ablaufdiagramm dargestellt und vom Lenkungskreis der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln bestätigt (Anlage 2). Als Arbeitshilfe wurde ein Vordruck zur Nachtragssachbearbeitung entwickelt (Anlage 3), der den Beschäftigten, die sich mit Nachträgen befassen müssen, mit Hinweisen zum Ausfüllen zur Verfügung gestellt wurde. Der Vordruck ist bei der Abwicklung von Nachträgen zu verwenden und führt die Beschäftigten durch die einzelnen Prozessschritte. Anlagen Anlage 1 – Verfügung zur Einführung des Nachtragsprozesses vom 16.01.2020 Anlage 2 – Darstellung des Prozessablaufs Anlage 3 - Nachtragsvordruck Gez. Greitemann

• Anlage 1 - Verfügung zur Einführung des Nachtragsprozesses

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  Anlage 1

• Anlage 3 - Vordruck Nachtragsvermerk - Stand 20.06.20

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  Nachtragsvermerk Seite 1 von 4 1. BAUHERRENVERTRETUNG Bauherrenvertretung (Name, Telefon, Orga-Nr.): lfd. Nr. Nachträge: PSP-Nr.: Vergabe-Nr. (eVa): Projektname und Straße: Auftragnehmer: Gewerk: 2. BAULEITUNG durch externen Dienstleiter durch Gebäudewirtschaft (Durch die Gebäudewirtschaft, sofern kein externe Bauleitung vorhanden ist. Die Prüfung durch die Gebäudewirtschaft erfolgt analog der aktuellen Fassung des VHB Bd., Teil 510. Externen Dienstleistern wird eine entsprechende Bearbeitung empfohlen.) Eingang des Nachtrags bei der Bauleitung: 2.1. Angaben zur Entwicklung der Gesamtvergütung Auftragssumme des Hauptauftrages (netto) Summe der bisherigen Änderungen (netto) Summe der bisherigen Gesamtvergütung (netto) Summe der neuen Nachträge (netto) Summe der neuen Gesamtvergütung (netto) 2.2. Angaben zu den Nachträgen (ggf. Anlage mit sämtlichen Nachträgen) lfd. Nr. Posteingangs- stempel Eingangssumme (netto) Summe nach Prüfung (netto) Bemerkung (optional) Summe „positiver“ Nachträge [netto] (zusätzliche Leistungen) Summe „negativer“ Nachträge [netto] (entfallene Leistungen) © Copyright Juni 2020 - alle Inhalte, insbesondere Texte und Grafiken sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte einschließlich der Vervielfältigung, Veröffentlichung, Bearbeitung und Übersetzung bleiben vorbehalten. Gebäudewirtschaft der Stadt Köln. Nachtragsvermerk Seite 2 von 4 2.3. Nachtragsgründe (Mehrfachnennungen bzw. Kombination von mehreren Nachträgen sind möglich.) 2.3.1. Mengenänderungen, § 2 (3) Nr. 3 VOB/B Die begründenden Unterlagen sind beigefügt und dienen der Budgetanpassung. Die Anpassung der Baustellengemeinkosten (BGK) erfolgt erst nach Fertigstellung mit dem Aufmaß des Bauvorhabens. 2.3.2. Ausführungsänderungen, § 2 (5) VOB/B Die geänderten Vergütungen berücksichtigen die Mehr- und Minderkosten (Die Anordnungen -z.B. Vermerke oder Änderungsverfügungen- sind beigefügt.) 2.3.3. zusätzliche Leistungen zur Erfüllung des Bausoll, § 2 (6) VOB/B Nebenleistungen nach VOB/C sind nicht enthalten bzw. in den Nachträgen gestrichen. Die besondere Vergütungen erfolgen analog den Grundlagen der Preisermittlung des Hauptangebots. Die zusätzlich enthaltenen besonderen Kosten für die geforderten Leistungen sind ortsüblich und angemessen. (Die Anordnungen der Leistungen -z.B. Bautagebuch oder Genehmigungsschreiben Bauherr- sowie die vor Ausführung zugegangenen Ankündigungen von Ansprüchen auf besondere Vergütung sind ebenso wie geeignete Kalkulationsunterlagen und andere geeignete Unterlagen beigefügt.) 2.3.4. weitere Nachtragsgründe Störung der Geschäftsgrundlage bei Pauschalpreis, § 2 (7) VOB/B Anerkannte Leistungen, § 2 (8) Nr. 2 Satz 1 VOB/B Geschäftsführung ohne Auftrag, § 2 (8) Nr. 2 Satz 2 VOB/B Stundenlohnarbeiten, § 2 (10) VOB/B Kosten wegen Bauzeitverlängerung, § 6 (6) VOB/B (Die jeweiligen begründenden Unterlagen sind beigefügt; im Fall der Bauzeitverlängerung inkl. der unverzüglichen schriftlichen Behinderungsanzeigen.) 2.4. sachliche und rechnerische Richtigkeit Die Nachträge sind sachlich und rechnerisch richtig 2.5. separate Ausschreibung Dem Bauherren wird empfohlen, die Leistungen wegen § 132 GWB gesondert auszuschreiben 2.6. Ergebnis der Nachtragsprüfung Die Bauleitung empfiehlt dem Bauherren auf Basis der fachtechnischen Prüfung der Leistungen der Nachträge, der Prüfung der Preise gemäß VOB und der Prüfung der rechnerischen Richtigkeit, die Nachtragsangebote zu beauftragen. Datum, Unterschrift Bauleitung / Stempel: (Bitte ausdrucken, unterzeichnen sowie als PDF-Scan an Bauherrenvertretung und zusätzlich die digitale Datei an Projektsteuerung jeweils per eMail versenden.) Die Bearbeitung durch die Bauleitung ist abgeschlossen. © Copyright Juni 2020 - alle Inhalte, insbesondere Texte und Grafiken sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte einschließlich der Vervielfältigung, Veröffentlichung, Bearbeitung und Übersetzung bleiben vorbehalten. Gebäudewirtschaft der Stadt Köln. Nachtragsvermerk Seite 3 von 4 3. PROJEKTSTEUERUNG durch externen Dienstleister durch Bauherrenvertretung durch weiteren Mitarbeiter der GW (Durch Bauherrenvertretung, sofern keine externe Projektsteuerung vorhanden ist. Durch weiteren Mitarbeiter der GW, sofern Bauherrenvertretung die Nachtragsprüfung als örtliche Bauleitung übernommen hat und keine externe Projektsteuerung vorhanden ist.) Eingang der Nachtragsprüfung der Projektsteuerung: Die Projektsteuerung bestätigt, dass die Bauleitung eine ordnungsgemäße Prüfung der Nachträge vorgenommen und die Prüfung plausibel dokumentiert hat. Sonstige offensichtlichen Mängel sind nicht erkennbar. Erläuterungen, ggf. mit Anlage: Datum, Unterschrift Projektsteuerung / Stempel: (Bitte ausdrucken, unterzeichnen sowie als PDF-Scan und zusätzlich die digitale Datei jeweils an die Bauleitung per eMail versenden.) Die Bearbeitung durch die Projektsteuerung ist abgeschlossen. 4. BAUHERRENVERTRETUNG Eingang des Kontrollvermerks der Projektsteuerung: 4.1. Überwachung der Projektsteuerung durch Bauherrenvertretung entfällt (Überwachung durch Bauherrenvertretung entfällt, sofern die Funktion der Bauleitung oder der Projektsteuerung bereits durch die Bauherrenvertretung wahrgenommen wird (dann weiter mit Ziffer 4.2.)) Die Bauherrenvertretung bestätigt, dass die Projektsteuerung die Prüfungen der Bauleitung kontrolliert hat sowie die durch die Projektsteuerung durchgeführte Kontrolle vollständig sowie nachvollziehbar dokumentiert ist und die vorgesehenen Bearbeitungsschritte ordnungsgemäß durchgeführt wurden sonstige offenkundige Mängel sind nicht erkennbar sind Erläuterungen, ggf. mit Anlage: Datum, Bauherrenvertretung: (Eine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Ergebnis der fachtechnischen Prüfung der Leistungen des Nachtrages, der Prüfung der Preise gemäß VOB und der Prüfung der rechnerischen Richtigkeit durch die Bauleitung bzw. Projektsteuerung hat nicht stattgefunden.) © Copyright Juni 2020 - alle Inhalte, insbesondere Texte und Grafiken sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte einschließlich der Vervielfältigung, Veröffentlichung, Bearbeitung und Übersetzung bleiben vorbehalten. Gebäudewirtschaft der Stadt Köln. Nachtragsvermerk Seite 4 von 4 4.2. Entscheidung im Innenverhältnis, ob die Nachträge beauftragt werden sollen durch Bauherrenvertretung [bis 500 € netto] durch Bauherrenvertretung und weiteren Mitarbeiter [bis 20.000 € netto] durch Bauherrenvertretung und zuständigen Vorgesetzten [über 20.000 € netto] (Eine Entscheidung im Innenverhältnis ist immer zu treffen. Das Wertgrenzenkonzept der GW und das KorruptionsbG NRW sind zu beachten.) Die Nachträge werden beauftragt. Datum, Bauherrenvertretung und Mitzeichnung: (Zeichnung in elektronischer Form durch Freigabe in SAP gemäß GW-interner Regelungen.) Die Bearbeitung durch die Bauherrenvertretung ist abgeschlossen. 5. EINKAUF Eingang des Bearbeitungsvermerks der Bauherrenvertretung: Stichproben gemäß Anlage haben keine Auffälligkeiten ergeben haben Auffälligkeiten ergeben Stichproben nicht gezogen vollständige Dokumentation liegt vor und die vorgeschriebenen Bearbeitungsschritte sind ordnungsgemäß durchgeführt worden keine sonstigen offenkundigen Mängel Vorlage beim RPA (Es besteht eine Vorlagepflicht beim RPA für den hier geprüften Nachtrag inkl. aller folgenden Nachträge, wenn die Summe aller bisherigen Nachträge 20.000 € [netto] gemäß Ziffer 2.2. überschreitet. Die Weiterleitung an 143 durch 260/3 erfolgt mittels Vergabe des Status 8 in eVa.) Bestellung ist in SAP freigegeben Archivierung des Vorgangs Datum, Mitarbeiter Einkauf: (Eine Rückmeldung des RPA muss grundsätzlich nicht abgewartet werden. Eine Archivierung mittels Vergabe des Status 10 in eVa, sofern der Vorgang vollständig dokumentiert ist.) Der Vorgang ist abgeschlossen. 6. (fakultative) BEMERKUNGEN DES RECHNUNGSPRÜFUNGSAMTES Überarbeitung und erneute Vorlage beim RPA erforderlich (Zurück über Einkauf an Bauherrenvertretung.Ggf. nach Überarbeitung über Einkauf erneute Vorlage beim RPA.) © Copyright Juni 2020 - alle Inhalte, insbesondere Texte und Grafiken sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte einschließlich der Vervielfältigung, Veröffentlichung, Bearbeitung und Übersetzung bleiben vorbehalten. Gebäudewirtschaft der Stadt Köln.

• Anlage 2 - Darstellung des Nachtragsprozesses

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  18. November 2019 Soll-Prozess Nachtrag © dchp | consulting GW intern GW extern InstrumenteVerantwortlichkeit 1 1 Leistung, die nicht im Auftrag/LV steht wird festgestellt 1 Leistung, die nicht im Auftrag/LV steht wird festgestelltBLBL 2 Prüfung Einzelangebot oder Nachtrag 2 Prüfung Einzelangebot oder Nachtrag XOR Übergabe in Vergabeprozess Übergabe in Vergabeprozess Einzelangebot 3 Prüfung §132 GWB 3 Prüfung §132 GWB Nachtrag z XOR Übergabe in Vergabeprozess Übergabe in Vergabeprozess §132 GWB 3 Nachtrag >x€ ? 3 Nachtrag >x€ ? XOR 4 Entscheidung BHV einholen 4 Entscheidung BHV einholen XOR 4.1 Entscheidung Annahme/ Ablehnung Nachtrag 4.1 Entscheidung Annahme/ Ablehnung Nachtrag 4.2 Ausführung ablehnen 4.2 Ausführung ablehnen 4.3 Dokumentation in der Projektakte 4.3 Dokumentation in der Projektakte ja Ablehnung nein Annahme nicht §132 GWB BHVBHV BLBL BLBL BLBL BLBL BLBL BLBL BLBL XJOIN Projektakte Projektakte Projektakte Anordnung Wertgrenzen Anordnung Wertgrenzen Anordnung Wertgrenzen 1 Definition: Nachtrag vs. Einzelangebot Definition: Wertgrenze 18. November 2019 Soll-Prozess Nachtrag © dchp | consulting GW intern GW extern InstrumenteVerantwortlichkeit 2 1 5 Ausführung anordnen 5 Ausführung anordnen BLBL 6 Schriftlicher Nachtragsantrag an BHV (CC auch an BL und PS) 6 Schriftlicher Nachtragsantrag an BHV (CC auch an BL und PS)ANAN Nachtrags- antrag Nachtrags- antrag Nachtrags- antrag 7 Import-Datei Nachtrag in SAP und eVa 7 Import-Datei Nachtrag in SAP und eVa SAP/ eVA SAP/ eVA SAP/ eVA BHVBHV 8 Nachtragsprüfung I (inhaltlich, preislich) gemäß VHB Richtlinie 510 8 Nachtragsprüfung I (inhaltlich, preislich) gemäß VHB Richtlinie 510 VHB Bund Formulare EFB 521-523 VHB Bund Formulare EFB 521-523 VHB Bund Formulare EFB 521-523 XOR 9 Nachbesserung Nachtragsantrag 9 Nachbesserung Nachtragsantrag 9.1 Verhandlung 9.1 Verhandlung XJOIN 2 inhaltlich nicht ok XOR inhaltlich ok Preisfortschreibung nicht möglich Preisfortschreibung möglich XOR Einigung ENDEENDE keine Einigung BLBLBHVBHV EinkaufEinkauf BLBL ANAN 3 18. November 2019 Soll-Prozess Nachtrag © dchp | consulting GW intern GW extern InstrumenteVerantwortlichkeit 3 2 XOR 11 Nachtragsprüfung II 11 Nachtragsprüfung II 12 Nachtragsprüfung II 12 Nachtragsprüfung II kein externer PS externer PS BHVBHV PSPS XOR3 negativ XORnegativ 14 Versand geprüftes Nachtragsangebot an BHV 14 Versand geprüftes Nachtragsangebot an BHV 15 Kontrolle der Prüfungsergebnisse auf Nachvollziehbarkeit 15 Kontrolle der Prüfungsergebnisse auf Nachvollziehbarkeit PSPS BHVBHV Merkblatt Nachtrags- prüfung II Merkblatt Nachtrags- prüfung II Merkblatt Nachtrags- prüfung II Prüfbericht Prüfbericht Prüfbericht Formulare GW223 und 521 Formulare GW223 und 521 Formulare GW223 und 521 XOR nicht nachvollziehbar 16 Rückgabe an PS mit Hinweis 16 Rückgabe an PS mit Hinweis BHVBHV 17 Nachtragsauftrag freigeben (dem Grunde & der Höhe nach) 17 Nachtragsauftrag freigeben (dem Grunde & der Höhe nach)BHVBHV ggf. Vorgesetzter des BHV ggf. Vorgesetzter des BHV nachvollziehbar Wertgrenzen- konzept Wertgrenzen- konzept Wertgrenzen- konzept positiv 4 5 10 Info über positives Ergebnis Nachtragsprüfung I an PS/ BHV 10 Info über positives Ergebnis Nachtragsprüfung I an PS/ BHVBLBL 11.1 Berücksichtigung Nachtrag im kaufm. Projektreporting/ Forecast 11.1 Berücksichtigung Nachtrag im kaufm. Projektreporting/ Forecast 13 Berücksichtigung Nachtrag im kaufm. Projektreporting/ Forecast 13 Berücksichtigung Nachtrag im kaufm. Projektreporting/ Forecast positiv kaufm. Projektreporting / Forecast kaufm. Projektreporting / Forecast kaufm. Projektreporting / Forecast BHVBHV PSPS 18. November 2019 Soll-Prozess Nachtrag © dchp | consulting GW intern GW extern InstrumenteVerantwortlichkeit 4 20 Übergabe an den Einkauf 20 Übergabe an den Einkauf 19 Nachtrag in eVa vollständig dokumentieren (begründende Unterlagen) 19 Nachtrag in eVa vollständig dokumentieren (begründende Unterlagen) 21 Prüfung auf Vollständigkeit 21 Prüfung auf Vollständigkeit 23 Beauftragung und Info an BHV 23 Beauftragung und Info an BHV 24 Auftragsinformation an Projektbeteiligte (BL, PS etc.) verteilen 24 Auftragsinformation an Projektbeteiligte (BL, PS etc.) verteilen 25 Statistik pflegen und auswerten 25 Statistik pflegen und auswerten BHVBHV BHVBHV EinkaufEinkauf EinkaufEinkauf XOR BHVBHV EinkaufEinkauf 4 22 Rückgabe an BHV 22 Rückgabe an BHV EinkaufEinkauf unvollständig vollständig SAP SAP SAP begründende Unterlagen & eVa begründende Unterlagen & eVa begründende Unterlagen & eVa 5 18 Auftrag zum Nachtrag in SAP anlegen 18 Auftrag zum Nachtrag in SAP anlegen BHVBHV SAP SAP SAP