Nachtragssachbearbeitung bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln - Nachfragen zu 0395/2021

Nachtragsvermerk
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1. BAUHERRENVERTRETUNG
Bauherrenvertretung (Name, Telefon, Orga-Nr.):
lfd. Nr. Nachträge: PSP-Nr.: Vergabe-Nr. (eVa):
Projektname und Straße:
Auftragnehmer:
Gewerk:
2. BAULEITUNG
durch externen Dienstleiter
durch Gebäudewirtschaft
(Durch die Gebäudewirtschaft, sofern kein externe Bauleitung vorhanden ist.
Die Prüfung durch die Gebäudewirtschaft erfolgt analog der aktuellen Fassung des VHB Bd., Teil 510. 
Externen Dienstleistern wird eine entsprechende Bearbeitung empfohlen.)
Eingang des Nachtrags bei der Bauleitung:
2.1. Angaben zur Entwicklung der Gesamtvergütung
Auftragssumme des Hauptauftrages (netto)
Summe der bisherigen Änderungen (netto)
Summe der bisherigen Gesamtvergütung (netto)
Summe der neuen Nachträge (netto)
Summe der neuen Gesamtvergütung (netto)
2.2. Angaben zu den Nachträgen
(ggf. Anlage mit sämtlichen Nachträgen)
lfd. 
Nr.
Posteingangs-
stempel
Eingangssumme 
(netto)
Summe nach Prüfung 
(netto)
Bemerkung (optional)
Summe „positiver“ Nachträge [netto] (zusätzliche Leistungen)
Summe „negativer“ Nachträge [netto] (entfallene Leistungen)  
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2.3. Nachtragsgründe
(Mehrfachnennungen bzw. Kombination von mehreren Nachträgen sind möglich.)
2.3.1. Mengenänderungen, § 2 (3) Nr. 3 VOB/B
Die begründenden Unterlagen sind beigefügt und dienen der Budgetanpassung. Die Anpassung der Baustellengemeinkosten (BGK) erfolgt erst 
nach Fertigstellung mit dem Aufmaß des Bauvorhabens.
2.3.2. Ausführungsänderungen, § 2 (5) VOB/B
Die geänderten Vergütungen berücksichtigen die Mehr- und Minderkosten
(Die Anordnungen -z.B. Vermerke oder Änderungsverfügungen- sind beigefügt.)
2.3.3. zusätzliche Leistungen zur Erfüllung des Bausoll, § 2 (6) VOB/B
Nebenleistungen nach VOB/C sind nicht enthalten bzw. in den Nachträgen gestrichen.
Die besondere Vergütungen erfolgen analog den Grundlagen der Preisermittlung des Hauptangebots.
Die zusätzlich enthaltenen besonderen Kosten für die geforderten Leistungen sind ortsüblich und angemessen.
(Die Anordnungen der Leistungen -z.B. Bautagebuch oder Genehmigungsschreiben Bauherr- sowie die vor Ausführung zugegangenen
Ankündigungen von Ansprüchen auf besondere Vergütung sind ebenso wie geeignete Kalkulationsunterlagen und andere geeignete
Unterlagen beigefügt.)
2.3.4. weitere Nachtragsgründe
Störung der Geschäftsgrundlage bei Pauschalpreis, § 2 (7) VOB/B
Anerkannte Leistungen, § 2 (8) Nr. 2 Satz 1 VOB/B
Geschäftsführung ohne Auftrag, § 2 (8) Nr. 2 Satz 2 VOB/B
Stundenlohnarbeiten, § 2 (10) VOB/B
Kosten wegen Bauzeitverlängerung, § 6 (6) VOB/B
(Die jeweiligen begründenden Unterlagen sind beigefügt; im Fall der Bauzeitverlängerung inkl. der unverzüglichen schriftlichen 
Behinderungsanzeigen.)
2.4. sachliche und rechnerische Richtigkeit
Die Nachträge sind sachlich und rechnerisch richtig
2.5. separate Ausschreibung
Dem Bauherren wird empfohlen, die Leistungen wegen § 132 GWB gesondert auszuschreiben
2.6. Ergebnis der Nachtragsprüfung
Die Bauleitung empfiehlt dem Bauherren auf Basis der fachtechnischen Prüfung der Leistungen der Nachträge,
der Prüfung der Preise gemäß VOB und der Prüfung der rechnerischen Richtigkeit, die Nachtragsangebote zu
beauftragen.
Datum, Unterschrift Bauleitung / Stempel: 
(Bitte ausdrucken, unterzeichnen sowie als PDF-Scan an Bauherrenvertretung und zusätzlich die digitale Datei an Projektsteuerung
jeweils per eMail versenden.) Die Bearbeitung durch die Bauleitung ist abgeschlossen.
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3. PROJEKTSTEUERUNG
durch externen Dienstleister
durch Bauherrenvertretung
durch weiteren Mitarbeiter der GW
(Durch Bauherrenvertretung, sofern keine externe Projektsteuerung vorhanden ist.
Durch weiteren Mitarbeiter der GW, sofern Bauherrenvertretung die Nachtragsprüfung als örtliche Bauleitung übernommen hat und keine externe 
Projektsteuerung vorhanden ist.)
Eingang der Nachtragsprüfung der Projektsteuerung:
Die Projektsteuerung bestätigt, dass die Bauleitung eine ordnungsgemäße Prüfung der Nachträge vorgenommen
und die Prüfung plausibel dokumentiert hat. 
Sonstige offensichtlichen Mängel sind nicht erkennbar.
Erläuterungen,
ggf. mit Anlage:
Datum, Unterschrift Projektsteuerung / Stempel: 
(Bitte ausdrucken, unterzeichnen sowie als PDF-Scan und zusätzlich die digitale Datei jeweils an die Bauleitung per eMail versenden.)
Die Bearbeitung durch die Projektsteuerung ist abgeschlossen.
4. BAUHERRENVERTRETUNG
Eingang des Kontrollvermerks der Projektsteuerung:
4.1. Überwachung der Projektsteuerung
durch Bauherrenvertretung
entfällt
(Überwachung durch Bauherrenvertretung entfällt, sofern die Funktion der Bauleitung oder der Projektsteuerung bereits durch die 
Bauherrenvertretung wahrgenommen wird (dann weiter mit Ziffer 4.2.))
Die Bauherrenvertretung bestätigt, dass die Projektsteuerung die Prüfungen der Bauleitung kontrolliert hat sowie
die durch die Projektsteuerung durchgeführte Kontrolle vollständig sowie nachvollziehbar dokumentiert ist und die
vorgesehenen Bearbeitungsschritte ordnungsgemäß durchgeführt wurden
sonstige offenkundige Mängel sind nicht erkennbar sind
Erläuterungen, 
ggf. mit Anlage:
Datum, Bauherrenvertretung:
(Eine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Ergebnis der fachtechnischen Prüfung der Leistungen des Nachtrages, der Prüfung der Preise 
gemäß VOB und der Prüfung der rechnerischen Richtigkeit durch die Bauleitung bzw. Projektsteuerung hat nicht stattgefunden.)
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4.2. Entscheidung im Innenverhältnis, ob die Nachträge beauftragt werden sollen
durch Bauherrenvertretung [bis 500 € netto]
durch Bauherrenvertretung und weiteren Mitarbeiter [bis 20.000 € netto]
durch Bauherrenvertretung und zuständigen Vorgesetzten [über 20.000 € netto]
(Eine Entscheidung im Innenverhältnis ist immer zu treffen. Das Wertgrenzenkonzept der GW und das KorruptionsbG NRW sind zu beachten.)
Die Nachträge werden beauftragt.
Datum, Bauherrenvertretung und Mitzeichnung:
(Zeichnung in elektronischer Form durch Freigabe in SAP gemäß GW-interner Regelungen.) 
Die Bearbeitung durch die Bauherrenvertretung ist abgeschlossen.
5. EINKAUF
Eingang des Bearbeitungsvermerks der Bauherrenvertretung:
Stichproben gemäß Anlage
haben keine Auffälligkeiten ergeben
haben Auffälligkeiten ergeben
Stichproben nicht gezogen
vollständige Dokumentation liegt vor und die vorgeschriebenen Bearbeitungsschritte sind ordnungsgemäß
durchgeführt worden
keine sonstigen offenkundigen Mängel
Vorlage beim RPA
(Es besteht eine Vorlagepflicht beim RPA für den hier geprüften Nachtrag inkl. aller folgenden Nachträge, wenn die Summe aller bisherigen 
Nachträge 20.000 € [netto] gemäß Ziffer 2.2. überschreitet. Die Weiterleitung an 143 durch 260/3 erfolgt mittels Vergabe des Status 8 in eVa.)
Bestellung ist in SAP freigegeben
Archivierung des Vorgangs
Datum, Mitarbeiter Einkauf:
(Eine Rückmeldung des RPA muss grundsätzlich nicht abgewartet werden. Eine Archivierung mittels Vergabe des Status 10 in eVa, sofern der
Vorgang vollständig dokumentiert ist.) Der Vorgang ist abgeschlossen.
6. (fakultative) BEMERKUNGEN DES RECHNUNGSPRÜFUNGSAMTES
Überarbeitung und erneute Vorlage beim RPA erforderlich
(Zurück über Einkauf an Bauherrenvertretung.Ggf. nach Überarbeitung über Einkauf erneute Vorlage beim RPA.)
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Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VI/26 
 
Vorlagen-Nummer  09.06.2021 
 1659/2021 
Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Si tzung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 22.06.2021 
Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 06.09.2021 
 
Nachtragssachbearbeitung bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln - Nachfragen zu 
0395/2021 
In der Sitzung vom 16.03.2021 wurde unter TOP 6.6, Vorlagen-Nummer 0395/2021, darum gebeten, 
die internen Regelungen zur Abwicklung von Nachträgen bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln 
darzustellen. 
 
Antwort der Verwaltung: 
 
Die Beschäftigten der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln wurden mit Verfügung vom 16.01.2020 auf 
das neue Verfahren zur Abwicklung von Nachträgen hingewiesen (Anlage 1). 
Der Prozessablauf wurde definiert, in einem Ablaufdiagramm dargestellt und vom Lenkungskreis der 
Gebäudewirtschaft der Stadt Köln bestätigt (Anlage 2). 
Als Arbeitshilfe wurde ein Vordruck zur Nachtragssachbearbeitung entwickelt (Anlage 3), der den 
Beschäftigten, die sich mit Nachträgen befassen müssen, mit Hinweisen zum Ausfüllen zur Verfügung 
gestellt wurde. Der Vordruck ist bei der Abwicklung von Nachträgen zu verwenden und führt die  
Beschäftigten durch die einzelnen Prozessschritte. 
 
Anlagen 
Anlage 1 – Verfügung zur Einführung des Nachtragsprozesses vom 16.01.2020 
Anlage 2 – Darstellung des Prozessablaufs 
Anlage 3 - Nachtragsvordruck 
 
Gez. Greitemann

Anlage 1

18. November 2019
Soll-Prozess Nachtrag
© dchp | consulting
GW intern GW extern InstrumenteVerantwortlichkeit
1
1
Leistung, die nicht im 
Auftrag/LV steht wird 
festgestellt
1
Leistung, die nicht im 
Auftrag/LV steht wird 
festgestelltBLBL
2
Prüfung Einzelangebot 
oder Nachtrag
2
Prüfung Einzelangebot 
oder Nachtrag
XOR Übergabe in 
Vergabeprozess
Übergabe in 
Vergabeprozess
Einzelangebot
3
Prüfung §132 GWB
3
Prüfung §132 GWB
Nachtrag
z
XOR Übergabe in 
Vergabeprozess
Übergabe in 
Vergabeprozess
§132 GWB
3
Nachtrag >x€ ?
3
Nachtrag >x€ ?
XOR
4
Entscheidung BHV 
einholen
4
Entscheidung BHV 
einholen
XOR
4.1
Entscheidung 
Annahme/ Ablehnung 
Nachtrag
4.1
Entscheidung 
Annahme/ Ablehnung 
Nachtrag
4.2
Ausführung ablehnen
4.2
Ausführung ablehnen
4.3
Dokumentation in der 
Projektakte
4.3
Dokumentation in der 
Projektakte
ja
Ablehnung nein
Annahme
nicht §132 GWB
BHVBHV
BLBL
BLBL
BLBL
BLBL
BLBL
BLBL
BLBL
XJOIN
          Projektakte  Projektakte
      Projektakte
          
Anordnung 
Wertgrenzen
  
Anordnung 
Wertgrenzen
      
Anordnung 
Wertgrenzen
1
Definition: 
Nachtrag vs. 
Einzelangebot
Definition: 
Wertgrenze

18. November 2019
Soll-Prozess Nachtrag
© dchp | consulting
GW intern GW extern InstrumenteVerantwortlichkeit
2
1
5
Ausführung anordnen
5
Ausführung anordnen
BLBL
6
Schriftlicher 
Nachtragsantrag an 
BHV (CC auch an BL 
und PS)
6
Schriftlicher 
Nachtragsantrag an 
BHV (CC auch an BL 
und PS)ANAN
          
Nachtrags-
antrag
  
Nachtrags-
antrag
      
Nachtrags-
antrag
7
Import-Datei Nachtrag 
in SAP und eVa
7
Import-Datei Nachtrag 
in SAP und eVa
          SAP/ eVA  SAP/ eVA
      SAP/ eVA
BHVBHV
8
Nachtragsprüfung I 
(inhaltlich, preislich) 
gemäß VHB Richtlinie 
510
8
Nachtragsprüfung I 
(inhaltlich, preislich) 
gemäß VHB Richtlinie 
510
          
VHB Bund 
Formulare EFB 
521-523
  
VHB Bund 
Formulare EFB 
521-523
      
VHB Bund 
Formulare EFB 
521-523
XOR
9
Nachbesserung 
Nachtragsantrag
9
Nachbesserung 
Nachtragsantrag
9.1
Verhandlung
9.1
Verhandlung
XJOIN
2
inhaltlich nicht ok
XOR
inhaltlich ok
Preisfortschreibung 
nicht möglich
Preisfortschreibung möglich
XOR
Einigung
ENDEENDE
keine Einigung
BLBLBHVBHV EinkaufEinkauf
BLBL
ANAN
3

18. November 2019
Soll-Prozess Nachtrag
© dchp | consulting
GW intern GW extern InstrumenteVerantwortlichkeit
3
2
XOR
11
Nachtragsprüfung II
11
Nachtragsprüfung II
12
Nachtragsprüfung II
12
Nachtragsprüfung II
kein externer PS
externer PS
BHVBHV PSPS
XOR3 negativ
XORnegativ
14
Versand geprüftes 
Nachtragsangebot an 
BHV
14
Versand geprüftes 
Nachtragsangebot an 
BHV
15
Kontrolle der 
Prüfungsergebnisse 
auf 
Nachvollziehbarkeit
15
Kontrolle der 
Prüfungsergebnisse 
auf 
Nachvollziehbarkeit
PSPS
BHVBHV
          
Merkblatt
Nachtrags-
prüfung II
  
Merkblatt
Nachtrags-
prüfung II
      
Merkblatt
Nachtrags-
prüfung II
          Prüfbericht  Prüfbericht
      Prüfbericht
          
Formulare 
GW223 und 
521
  
Formulare 
GW223 und 
521
      
Formulare 
GW223 und 
521
XOR
nicht nachvollziehbar
16
Rückgabe an PS mit 
Hinweis
16
Rückgabe an PS mit 
Hinweis
BHVBHV
17
Nachtragsauftrag 
freigeben 
(dem Grunde & der 
Höhe nach)
17
Nachtragsauftrag 
freigeben 
(dem Grunde & der 
Höhe nach)BHVBHV ggf. 
Vorgesetzter
des BHV
ggf. 
Vorgesetzter
des BHV
nachvollziehbar
          
Wertgrenzen-
konzept
  
Wertgrenzen-
konzept
      
Wertgrenzen-
konzept
positiv
4
5
10
Info über positives 
Ergebnis 
Nachtragsprüfung I an 
PS/ BHV
10
Info über positives 
Ergebnis 
Nachtragsprüfung I an 
PS/ BHVBLBL
11.1
Berücksichtigung 
Nachtrag im kaufm. 
Projektreporting/ 
Forecast
11.1
Berücksichtigung 
Nachtrag im kaufm. 
Projektreporting/ 
Forecast
13
Berücksichtigung 
Nachtrag im kaufm. 
Projektreporting/ 
Forecast
13
Berücksichtigung 
Nachtrag im kaufm. 
Projektreporting/ 
Forecast
positiv
          
kaufm. 
Projektreporting
/ Forecast
  
kaufm. 
Projektreporting
/ Forecast
      
kaufm. 
Projektreporting
/ Forecast
BHVBHV PSPS

18. November 2019
Soll-Prozess Nachtrag
© dchp | consulting
GW intern GW extern InstrumenteVerantwortlichkeit
4
20
Übergabe an den 
Einkauf
20
Übergabe an den 
Einkauf
19
Nachtrag in eVa 
vollständig 
dokumentieren 
(begründende 
Unterlagen)
19
Nachtrag in eVa 
vollständig 
dokumentieren 
(begründende 
Unterlagen)
21
Prüfung auf 
Vollständigkeit
21
Prüfung auf 
Vollständigkeit
23
Beauftragung und Info 
an BHV
23
Beauftragung und Info 
an BHV
24
Auftragsinformation an 
Projektbeteiligte (BL, 
PS etc.) verteilen
24
Auftragsinformation an 
Projektbeteiligte (BL, 
PS etc.) verteilen
25
Statistik pflegen und 
auswerten
25
Statistik pflegen und 
auswerten
BHVBHV
BHVBHV
EinkaufEinkauf
EinkaufEinkauf
XOR
BHVBHV
EinkaufEinkauf
4
22
Rückgabe an BHV
22
Rückgabe an BHV
EinkaufEinkauf
unvollständig
vollständig
          SAP  SAP
      SAP
          
begründende 
Unterlagen
& 
eVa
  
begründende 
Unterlagen
& 
eVa
      
begründende 
Unterlagen
& 
eVa
5
18
Auftrag zum Nachtrag 
in SAP anlegen
18
Auftrag zum Nachtrag 
in SAP anlegen
BHVBHV
          SAP  SAP
      SAP