Weiterentwicklung der digitalen Gremienarbeit

V/0554/2022 
V/0554/2022 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Weiterentwicklung der digitalen Gremienarbeit 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   27.09.2022 Betriebsausschuss der citeq Vorberatung 
   18.10.2022 Ausschuss für Personal, Digitalisierung, Organisation, Sicherheit 
und Ordnung 
Vorberatung 
   26.10.2022 Hauptausschuss Vorberatung 
   26.10.2022 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Der Rat beschließt die Erweiterung der digitalen Gremienarbeit auf der Basis des aktuellen 
technischen Stands unter den nachfolgend dargelegten Bedingungen: 
I. Der Zugriff auf das Gremieninformationssystem ist zur Zeit über zwei unterschiedliche 
Wege möglich: 
a) Mandatos APP: Applikation für mobile Endgeräte mit den Betriebssystemen Windows, 
Android und iOS (Ausnahme: MacBooks werden nicht unterstützt). Die App ermöglicht 
weiterführende Funktionen wie die Bearbeitung und das Teilen von Dokumenten oder 
auch die Nutzung von Dokumenten im offline-Modus, sofern diese zuvor heruntergela-
den wurden. 
 
b) Internetbrowser: Programme zur Anzeige von Websites sind u.a. mit Google Chrome, 
Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge oder Opera vielseitig wählbar. Wenngleich der 
Funktionsumfang im Vergleich zur App eingeschränkter ist, so ermöglicht diese Kom-
ponente jedoch einen flexibleren Zugriff, losgelöst von einem bestimmten Endgerät. 
Die Verwaltung wird beauftragt, die Möglichkeiten des Zugriffs den jeweils bestehen-
den technischen Möglichkeiten anzupassen, wobei die Datensicherheit aber immer ho-
he Priorität haben muss. 
II. Dem Wunsch aus den Teilen des Rates, der Bezirksvertretungen und der Ausschüsse 
folgend wird die Möglichkeit eingeräumt, an der digitalen Gremienarbeit mit privaten End-
Amt für Bürger - und 
Ratsservice 
 
15.09.2022 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in:  
Herr Kupferschmidt 
Telefon: 492-3300 
Kupferschmidt@stadt-
muenster.de

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geräten teilzunehmen. Für die digitale Gremienarbeit muss dementsprechend keine städ-
tische Hardware zur Verfügung gestellt werden. 
III. Im Falle der Einverständniserklärung für die digitale Gremienarbeit erhalten die Nut-
zer*innen die Zugangsdaten (Nutzerkennung) sowie Anleitungen zur Installation und zum 
Zugriff mittels der unter I. dargestellten Wege. Nach der Übermittlung der Zugangsdaten 
wird der Papierversand der Sitzungsunterlagen nach ca. drei Monaten eingestellt. 
IV. Die Teilnahme ist nicht verpflichtend. Die Verwaltung wird daher beauftragt, bei den Mit-
gliedern der Bezirksvertretungen und den sachkundigen Bürger*innen sowie Einwoh-
ner*innen abzufragen, ob zukünftig an der digitalen Gremienarbeit teilgenommen werden 
soll. Der Wechsel zurück auf die Papierform ist jederzeit möglich. 
 
2. Die Anregung AnH/0023/2021 sowie die Anträge A-R/0003/2020, A-M/0015/2021, 
 A-N/0038/2021, A-O/0012/2021, A-S/0004/2021 und A-W/0073/2021 sind damit erledigt. 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
keine 
 
Begründung: 
 
Mit dem Beschluss zur Vorlage V/0281/2015 in der Ratssitzung vom 17.06.2015 wurde der Grund-
stein für die digitale Gremienarbeit gelegt. Von diesem Zeitpunkt an hatten die Ratsmitglieder die 
Möglichkeit mit einem städtischen iPad alle Sitzungsunterlagen über die MandatosAPP abzurufen. 
Dieser Entwicklung markierte zugleich den ersten Schritt in Richtung eines digitalisierten und folglich 
auch ressourcensparenden Umgangs mit Sitzungsunterlagen. In der Folge wurde über die o. g. An-
träge und Anregungen aus  dem Rat und die  Bezirksvertretungen vermehrt der Wunsch geäußert, 
dass die digitale Gremienarbeit auf alle Gremien der Stadt Münster ausgeweitet wird und insbesonde-
re mit privaten Endgeräten ermöglicht wird . Nach umfassender Prüfung der technischen und daten-
schutzrechtlichen Vorgaben und Umsetzungsmöglichkeiten wurde das „BYOD“ (Bring-your-own-
device)-Szenario als eine sinnvolle Lösung zur Erweiterung der digitalen Gremienarbeit ausgewählt. 
Gleichermaßen ist für die Nutzung des privaten Endgerätes ein hohes Maß an Datensicherheit von 
Nöten. Mit einem kürzlich erfolgten Update wurde in diesem Zusammenhang eine wichtige technische 
Erweiterung seitens der Herstellerfirma auf den Weg gebracht. Das Update ermöglicht einen abgesi-
cherten Zugriff auf die Sitzungsunterlagen aus dem Gremieninformationssystem , über eine hard-
warebasierte Zwei-Faktor-Authentifizierung. 
I. Organisatorische Voraussetzungen 
Verwaltungsseitig: 
Auf Seiten der Verwaltung ist dafür Sorge zu tragen, dass die Sitzungsunterlagen elektronisch wie 
auch in Papierform nahezu zeitgleich verfügbar sind. Dennoch können in einzelnen Fällen geringe 
zeitliche Differenzen nicht ausgesc hlossen werden. Organisatorischen Regelungen müssen hier 
zwingend vorschreiben, dass die Unterlagen vollständig und rechtzeitig für das Gremieninformations-
system eingestellt werden und elektronisch verfügbar sind. Nur auf diese Weise ist eine rechtssichere 
Beschlussfassung gewährleistet. Im Rathaus/Stadtweinhaus wird den Nutzer*innen ein kostenfreier 
Zugang zum WLAN „MS-Public“ seitens der Stadt Münster zur  Verfügung gestellt. Auch die beiden 
großen Sitzungsräume in den Stadthäusern 2 und 3 sind mit einem WLAN-Zugang ausgestattet. 
Nutzer*innenseitig: 
Im privaten Umfeld müssen die Nutzer*innen selbst für eine geeignete Datenverbindung (WLAN, 
UMTS, LTE usw.) sorgen. Es wird empfohlen, die Dokumente für einen Zugriff ohne Internetverbin-
dung auch lokal im geschützten Bereich der APP oder des Endgeräts verfügbar vorzuhalten.

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II. Zeithorizont 
Die Möglichkeit zur Nutzung der digitalen Gremienarbeit soll sukzessive erweitert und am Ende allen 
Mitgliedern der politischen Gremien der Stadt Münster ermöglicht werden. Anfang Juli wurden daher 
zunächst die Ratsmitglieder, die sich zu Beginn der Wahlperiode gegen die digitale Ratsarbeit ent-
schieden haben und die Mitglieder*innen der Bezirksvertretungen um eine Erklärung hinsichtlich der 
digitalen Gremienarbeit gebeten. Der Stand der Abfrage mit Datum vom 06.09.2022: 3 weitere Rats-
mitglieder arbeiten digital, bei den Mitgliedern der Bezirksvertretungen liegen 38 Erklärungen für die 
digitale Gremienarbeit und 29 Erklärungen für die Gremienarbeit mit Papierunterlagen vo r. Im IV. 
Quartal ist geplant, die Abfrage zur digitale Gremienarbeit auf die sachkundigen Bürger*innen und die 
sachkundigen Einwohner*innen auszuweiten. 
III. Datenschutz: 
Durch eine technische Erweiterung bietet das Gremieninformationssystem nun die Möglichkeit, die 
Anmeldung mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung verbindlich vorzuschreiben. Dabei wird der Identi-
tätsnachweis von Nutzer*innen mit Hilfe einer Kombination zweier unabhängiger Sicherheitskompo-
nenten erbracht. Das bedeutet konkret, dass zu sätzlich zur Eingabe der Nutzer *innenkennung und 
des Kennwortes in einem zweiten Schritt zunächst ein Token (i. d. R. auf einem weiteren digitalen 
Endgerät) generiert und eingegeben wird. Eine Einschätzung der Datensicherheit hat ergeben, dass 
dieser Sicherheitsstandard zum Schutz von nichtöffentlichen Daten zwingend erforderlich ist. Als ein 
weiterer Baustein des Sicherheitskonzeptes müssen die Gremienmitglieder eine Nutzungsvereinba-
rung unterschreiben, die insbesondere auf die Sicherheitsrisiken hinweist und Empfehlungen aus-
spricht, um den Risiken entgegenzuwirken. 
IV. Anwendungsbetreuung: 
Die Betreuung des Nutzer *innenkreises wird vorläufig durch das Amt für Bürger - und Ratsservice 
sichergestellt. Kurzfristig ist die Nutzer *innenbetreuung durch Priorisierungen mit vorhandenem Per-
sonal leistbar. Für die Betreuung ist neben einer telefonischen Unterstützung am Beginn der Einfüh-
rungsphase eine regelmäßige digitale Sprechstunde geplant, zu der sich die Nutzer*innen zuschalten 
können, um offene Fragen zu klären. Basierend aus den gewonnen Erkenntnissen bei der Erweite-
rung des Nutzer*innenkreises bzw. des infolge der Erweiterung entstandenen und festgestellten Be-
treuungsaufwandes sollen mittelfristig Stellenanteile neu geschaffen werden.  Grobe, im Vorfeld der 
Erweiterung erfolgte Aufwandsschätzungen lagen bei einem jährlichen Stundenaufwand von ca. 500 
Stunden bei geschätzten 250 Nutzer*innen. Ohne zusätzliche Stellenanteile ist der Betreuungsauf-
wand in der aktuellen Qualität mit Blick auf die gewohnten kurzen Reaktionszeiten und den größeren 
zukünftigen Nutzer*innenkreis nicht zu gewährleisten. 
 
V. Finanzielle Betrachtung 
Die Bereitstellung eines städtischen iPads beziffert sich auf Kosten in Höhe von 464,50 € brutto/Jahr 
pro iPad. Aufgrund des dadurch entstehenden enormen finanziellen Aufwands für die Ausstattung 
aller Gremienmitglieder wird zukünftig von einer Bereitstellung städtischer iPads abgesehen. 
Alternativ dazu wurde durch die Änderung des § 45 der Gemeindeordnung NRW vom 13. April 2022 
eine rechtliche Grundlage für einen Auslagenersatz z. B. für die Nutzung privater Endgeräte für die 
digitale Gremienarbeit geschaffen. Dazu müssen entsprechende Regelungen in die Hauptsatzung 
aufgenommen werden. Dieser Ersatz der Auslagen wird bisher von wenigen Gemeinden bzw. Städ-
ten praktiziert. Im Haushaltsplanentwurf 2023 sind für einen solchen Ersatz von Auslagen keine Mittel 
veranschlagt. 
 
gez. 
Markus Lewe 
Oberbürgermeister 
 
Anlagen

Anlage A zur V/0554/2022 
Kurzüberblick 
 
Mit der Vorlage soll die Weiterentwicklung der Gremienarbeit der Stadt Münster beschlossen 
werden. Durch die Umstellung auf eine Zwei-Faktor-Authentifizierung soll es künftig auch für 
Mitglieder der Bezirksvertretungen sowie sachkundige Bürger*innen und sachkundige 
Einwohner*innen möglich sein, unter Wahrung des Datenschutzes, die Sitzungsunterlagen in 
digitaler Form abrufen zu können. 
 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
 
Mit der Vorlage wird das Ziel der weiteren Digitalisierung der Gremienarbeit der Stadt Münster 
verfolgt. 
 
Zielerreichung: Die Mitglieder der Bezirksvertretungen wurden bereits um Rückmeldung  
hinsichtlich der digitalen Gremienarbeit gebeten. Für das IV. Quartal ist geplant, dass die Abfrage  
zur digitalen Gremienarbeit auf die sachkundigen Bürger*innen und die sachkundigen  
Einwohner*innen erweitert wird. Zusammengefasst wird zum Ende dieses Jahres das Ziel der  
Weiterentwicklung bzw. Ausweitung der digitalen Gremienarbeit erfolgt sein. 
 
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist  vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
x überwiegend 
freiwillig 
 vollständig 
freiwillig 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) 
 
Keine Relevanz.