Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/46 
 
Vorlagen-Nummer  25.05.2022 
 1723/2022 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 31.05.2022 
 
Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems bei den Bühnen Köln 
Die Bühnen werden im Rahmen eines auf drei Jahre angelegten Projekts ein betriebliches Qualitäts-
managementsystem einführen. Das interdisziplinäre Projektteam, bestehend aus Mitarbeiter*innen 
verschiedener Abteilungen der Bühnen, begleitet und geschult von einem externen Coach, hat im 
August 2021 dazu seine Arbeit aufgenommen.  
 
Durch die Einführung des Qualitätsmanagementsystems sollen u.a. Arbeitsabläufe systematisiert, 
Compliance- und Leistungsstandards umgesetzt und Wissensverlust aufgrund der im künstlerischen 
Bereich natürlichen Mitarbeiter*innenfluktuation vermieden werden. Im Rahmen der Prozessbe-
schreibungen sollen Klarheit über Zweck, Ziele und Ergebnisse der betrieblichen Prozesse herge-
stellt, Schnittstellen definiert und somit Transparenz der Abläufe und eine einheitliche Handhabung 
sichergestellt werden. Ferner wird hierdurch eine Grundlage für weitere Prozessoptimierungen ge-
schaffen. 
 
Ziel des Projektes ist es, ein Qualitätsmanagementsystem in Anlehnung an die DIN EN ISO 
9001:2015 aufzubauen und die Mitarbeiter*innen der Bühnen in die Lage zu versetzen, Qualitätsma-
nagement selbstständig umzusetzen und zu verstetigen. 
 
Die Projektziele wurden innerhalb der Betriebsleitung der Bühnen abgestimmt. Initiative und Verant-
wortung für die Ergebnisse liegen in der Geschäftsführenden Direktion der Bühnen. 
 
Sämtliche Mittel für Software-, Beratungs- und Schulungskosten sind in den Wirtschaftsplänen der 
Bühnen ausgewiesen und vorhanden. 
 
 
HINTERGRUND 
 
Warum beschäftigen sich die Bühnen Köln mit Qualitätsmanagement („QM“)? 
 
1. QM unterstützt die Kontrolle von Wirkung und Effizienz der eingesetzten finanziellen Mittel.  
Bei öffentlich-rechtlichen Organisationen wie Bildungseinrichtungen und Krankenhäusern, aber 
auch bei Non-Profit-Organisationen hat sich die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems 
bereits vielfach bewährt. 
 
2. QM ermöglicht eine reibungslose Übergabe von Arbeitsplätzen. 
In einem QM-System werden Abläufe sowie Kenntnisse der Mitarbeiter*innen dokumentiert. Wis-
sen wird dadurch zum Eigentum des Betriebs und geht nicht verloren, wenn Mitarbeiter*innen die 
Bühnen verlassen. Neue Mitarbeiter*innen können leichter eingearbeitet werden. 
 
3. QM fördert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. 
Abläufe und Zuständigkeiten werden klar geregelt. Mitgeltende Rechtsvorschriften, Richtlinien und

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andere Vorgaben werden für alle Mitarbeiter*innen einsehbar im QM-System hinterlegt. Die Ein-
haltung der Regelungen und Erfüllung der Anforderungen können so leichter sichergestellt wer-
den. 
 
4. QM sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit. 
QM setzt Standards, um eine gleichbleibend gute Qualität zu bieten, z. B. im Bereich Kundenser-
vice. 
 
 
PROJEKTZIELE 
 
Ergebnisziele: 
 
1. Die Bühnen Köln haben bis Juli 2023 ein softwaregestütztes Qualitätsmanagementsystem imple-
mentiert, das sich an der DIN EN ISO 9001:2015 orientiert. 
2. Die für den Arbeitsalltag erforderlichen und als regelungsbedürftig identifizierten Prozesse aus 
den Bereichen Bühnenservice sowie den technischen Abteilungen der Sparten Oper und Schau-
spiel sind bis Juli 2023 im QM-System abgebildet. 
3. Regelungen und Formulare sind bis Dezember 2023 inhaltlich überarbeitet, standardisiert und in 
ein einheitliches Corporate Design übertragen. 
 
Wirkungsziele: 
 
1. „Mehr Miteinander“ - Durch klare Regelungen und Verantwortlichkeiten sowie eine transparente 
Dokumentation werden das Miteinander gefördert, die Zusammenarbeit effektiver, die Kommuni-
kation verbessert und die Motivation gesteigert. 
2. „Mehr Zeit für Kunst“ - Durch definierte Schnittstellen und Abläufe werden Reibungsverluste 
vermieden und künstlerische Vorgaben mit mehr Effizienz umgesetzt. 
3. „Mehr Wissen“ - Die Mitarbeiter*innen sind sich der Verantwortung für ihre Prozesse bewusst, 
sie kennen Abläufe und Schnittstellen und wissen, wo die für ihre Prozesse relevanten Dokumen-
te abrufbar sind. Das Wissen der Bühnen Köln wird bewahrt und die Einarbeitung neuer Mitarbei-
ter*innen erleichtert. 
 
 
VORGEHEN 
 
Entscheidend für den Erfolg des Projekts ist die Beteiligung und Mitwirkung der Mitarbeiter*innen der 
Bühnen. So werden im Rahmen von moderierten Workshops die Prozesse gemeinsam mit den betei-
ligten Führungskräften und Mitarbeiter*innen beschrieben, geklärt und dokumentiert. Die Prozesse 
werden in einer sogenannten Prozesslandkarte hinterlegt, die die Ablauforganisation der Bühnen dar-
stellt.  
 
Die erste Dokumentationsphase hat im Januar 2022 begonnen. Seither haben sechs zweitägige 
Workshops stattgefunden. Thematisiert wurden Abläufe in den Bereichen Personalmanagement und -
verwaltung, Finanzmanagement, Rechnungswesen, Gebäudebetrieb und Infrastruktur sowie Lager 
und Logistik. 
 
Parallel zu den Workshops findet derzeit die Beschaffung einer geeigneten Softwarelösung statt. 
 
 
Gez. Charles