Mehr E-Government in der Verwaltung - Interne Arbeitsprozesse vereinfachen, Effizienz erhöhen

Antrag an den Rat Nr. A-R/0035/2016  
 
 
 
 
Bündnis 90/Die Grünen/GAL CDU 
Ratsfraktion Münster Ratsfraktion Münster 
 
 
 
Antrag  
 
 Münster, 21. Juni 2016 
 
MEHR E-GOVERNMENT IN DER VERWALTUNG – INTERNE 
ARBEITSPROZESSE VEREINFACHEN, EFFIZIENZ ERHÖHEN 
 
 
Der Rat möge beschließen: 
 
1.  Die Verwaltung wird beauftragt, im Zuge der Digitalisierung der internen 
Verwaltungsprozesse die Möglichkeiten der Einführung eines elektronischen 
Gutschriftverfahrens für die zentralen Einkäufe aller Fachämter zu prüfen.  
 
2.  Hierzu wird eine entsprechende webbasierte Plattform nach dem Vorbild anderer 
Kommunen (z.B. Tuttlingen, Ludwigshafen) zu Grunde gelegt und auf ihre Funktionalität 
und Effizienz für die Bedarfe der Stadt Münster überprüft. 
 
3.  Die Verwaltung wird beauftragt, über das Ergebnis der Prüfung in den zuständigen 
Fachausschüssen zu berichten.  
 
Begründung:  
Im Zuge der Umsetzung des E-Government-Gesetzes soll das interne Bestellwesen und die 
Rechnungsbearbeitung zwischen Lieferanten und der Stadtverwaltung Münster auf eine 
webbasierte Anwendung umgestellt werden. Ziel der Maßnahme ist die Ressourceneinsparung und 
die Effizienzsteigerung bei Verwaltungsvorgängen. Da die Abrechnung in diesem Fall nicht wie 
gewöhnlich durch den Lieferanten mittels einer Rechnung in Papierform erfolgt, sondern vom 
Betreiber der Internetplattform elektronisch an die Kommune verschickt wird, können viele 
langwierige Arbeitsvorgänge wegfallen. Durch die Entlastung des Personals werden in der 
Verwaltung Kapazitäten frei, die einen wertvollen Handlungsspielraum für weitere Felder eröffnen. 
Die Erfahrungen aus anderen Kommunen zeigen, dass durch diese Digitalisierung viele 
Arbeitsabläufe komplett weggefallen sind, und weniger Personal in die Prozesse eingebunden 
werden muss. Die Umstellung auf die webbasierte Anwendung hat beispielsweise in Tuttlingen die 
Arbeit der Verwaltung enorm vereinfacht und beschleunigt. Durch das elektronische

Bündnis 90/Die Grünen/GAL CDU 
Ratsfraktion Münster Ratsfraktion Münster 
 
 
Gutschriftverfahren hat sich die Anzahl der eingehenden Rechnungen im Landkreis Tuttlingen von 
jährlich ca. 600 auf nur noch zwölf Belege deutlich reduziert. Laut Einschätzung der dortigen 
Verwaltung konnten zudem durch die Einführung des Gutschriftverfahrens rund 80 Prozent an Zeit 
gewonnen werden. Darüber hinaus spart eine Bezahlung mittels der webbasierten Anwendung Zeit 
für die Zulieferer, die ihre Rechnungen ebenfalls nicht mehr auf dem traditionellen Postweg 
verschicken müssen.  
Bei der Stadt Münster wird das Gutschriftverfahren bislang nicht genutzt. Die Erfahrungen aus 
Tuttlingen haben aber deutlich gemacht, dass die elektronische Beschaffungsplattform in 
Verbindung mit dem Gutschriftverfahren für eine Stadt in der Größe wie Münster eine sinnvolle 
Option für umfangreiche Bestellungen der Fachämter ist. 
 
gez. Stefan Weber gez. Otto Reiners 
und Fraktion und Fraktion