"Arbeitswelt. Zukunft." Neukonzeption der städtischen Büroraumplanung und Baubeschluss für das Stadthaus 4

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 1 
 
 
Projekt 
Arbeitswelt. Zukunft. 
 
 
  
Teilprojekt 1:  
New Work in der Stadtverwaltung Münster 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Projektleitung 
Sebastian Niermann, Personal- und Organisationsamt 
Projektgruppe : 
Marion Brink, Amt für Immobilienmanagement 
Marco Brüggemeyer, citeq 
Andrea Döpper, Personal- und Organisationsamt 
Sarah Feldkamp, Personal- und Organisationsamt

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 2 
Inhaltsverzeichnis 
 
1. Einführung ..................................... ................................................... .............................. 4 
1.1. Ausgangslage ................................. ................................................... ..................... 4 
1.2. Zielsetzung .................................. ................................................... ......................... 4 
2. Der Ansatz von New Work ........................ ................................................... .................. 5 
2.1. Definition und New-Work-Elemente ............. ................................................... ......... 5 
2.2. Mehrwerte und Nutzen ......................... ................................................... ................ 6 
3. Konzeptionelle Umsetzung in der Stadtverwaltung ................................................... ...... 7 
3.1. Mitwirkung der Stadtverwaltung................ ................................................... ............ 7 
3.2. Konzeptidee „New-Work-City" .................. ................................................... ...........10 
4. Grundbausteine attraktiver und flexibler Arbeits bedingungen ........................................11 
4.1. Städtische Regelungen zur Flexibilisierung von  Arbeitszeit und Arbeitsort .............11 
4.2. Software und technische Infrastruktur ........ ................................................... .........16 
4.3. Veränderungsmanagement und Kommunikation ..... ...............................................22 
5. Nutzenorientierte Büroraumkonzepte ............. ................................................... ............26 
5.1. Activity Based Working im Stadthaus 4 ........ ................................................... .......27 
5.2. Desk-Sharing und New-Work-Elemente in Bestands gebäuden ..............................33 
5.3. Coworking .................................... ................................................... .......................40 
6. Fazit .......................................... ................................................... .................................42

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 3 
Abbildungsverzeichnis 
 
Abbildung 1: Die 4 Elemente von New Work ............................................................. ............ 5 
Abbildung 2: Welche Facetten von New Work sind aus Sicht der Mitarbeitenden wichtig? .... 8 
Abbildung 3: Konzeptionelle Bausteine der New-Work-City ..................................................11 
Abbildung 4: Angestrebte Entwicklung für mobiles Arbeiten .................................................14 
Abbildung 5: IT-Ausstattung in Besprechungsräumen .................................................... ......18 
Abbildung 6: Synergien der New Work Raumkonzepte ..................................................... ...27 
Abbildung 7: Was ist Activity Based Working? ......................................................... .............28 
Abbildung 8: Vergleich von Arbeitsumgebungen ......................................................... .........29 
Abbildung 9: Beispiele für Raum- und Arbeitsplatztypen ............................................... .......29 
Abbildung 10: Kollaboration durch Nachbarschaften .................................................... ........33 
Abbildung 11: Raum- und Arbeitsplatztypen ............................................................ .............37

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 4 
1. Einführung 
1.1.  Ausgangslage 
Die kommunale Arbeitswelt befindet sich in einem ti efgreifenden Wandel, der von 
technologischen Fortschritten, sozialen Veränderung en und sich wandelnden Arbeitsweisen 
geprägt ist. Als Antwort auf diese Veränderungen wi dmet sich dieses Konzept dem Thema 
„New Work” und damit dem Arbeitsplatz der Zukunft in der Stadtverwaltung Münster.  
New Work repräsentiert eine innovative Herangehensweise an die Gestaltung der Arbeitswelt, 
die auf den Werten Flexibilität, Eigenverantwortung  und Empowerment basiert. Der 
Arbeitsplatz der Zukunft geht dabei über standardis ierte Strukturen hinaus und bietet eine 
räumliche Arbeitsumgebung, die den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden Rechnung 
trägt. Dabei werden Veränderungen in der Arbeitswel t vom technologischen Fortschritt 
angetrieben. Aus Sicht der Mitarbeitenden verändert  sich die Sinnhaftigkeit ihrer beruflichen 
Tätigkeit; Privates und Beruf werden in einen neuen Ausgleich gebracht. 
Die Stadt Münster steht vor der Herausforderung, si ch diesen veränderten Ansprüchen und 
Anforderungen an moderne Arbeitsplätze anzupassen, um auch weiterhin wirtschaftlich und 
wettbewerbsfähig zu bleiben. Hierzu möchte das Teil projekt New-Work im Rahmen des 
Gesamtprojektes Arbeitswelt.Zukunft. den Ansatz von  New Work und dem Arbeitsplatz der 
Zukunft beleuchten und auf die Belange der Stadtverwaltung Münster anwenden.  
1.2.  Zielsetzung 
Die Stadt Münster setzt sich mit der Erarbeitung dieses Konzept zum Ziel, die bestmöglichen 
Rahmenbedingungen für New Work in der Stadtverwaltung zu beschreiben, welche einerseits 
die Anforderungen an ein modernes und effektives Ar beitsumfeld benennt und andererseits 
die wirtschaftlichen Interessen der Arbeitgeberin a n eine optimierte Büroraumnutzung 
berücksichtigt. 
Die Stadtverwaltung möchte durch den Anstoß und die  Umsetzung von 
Veränderungsprozessen die Attraktivität als Arbeitg eberin maßgeblich erhöhen, um den 
bestehenden Herausforderungen wie digitaler Wandel, Fachkräftemangel und demografischer 
Wandel erfolgreich begegnen zu können. 
Das Konzept gibt den politischen Entscheidungsträge r*innen des Rates einen Einblick in die 
Umsetzungsmöglichkeiten von New Work in der Stadtve rwaltung und den Facetten der 
Gestaltung künftiger Arbeitsplätze. Es soll als Arb eitsgrundlage dienen, um im Anschluss an 
das Projekt zeitnah die beschriebenen Maßnahmen und  Bausteine moderner Arbeitswelten 
umzusetzen, die die Arbeitgeberin in ihren Zielen zu unterstützen. 
Die folgenden drei Unterziele stehen dabei im Fokus:

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 5 
 Wirtschaftlichkeit und effiziente Raumnutzung 
Die wirtschaftliche und effiziente Nutzung von räum lichen Ressourcen, insbesondere 
der Büroflächen, hat in der Stadt vor dem Hintergru nd einer angespannten 
Haushaltslage höchste Priorität. Hierzu wird aufgez eigt, wie vorhandene räumliche 
Ressourcen durch einen New-Work-Ansatz optimaler genutzt werden können.   
 Personalbindung und AG-Attraktivität 
Die Stadt Münster legt größten Wert auf eine langfr istige Bindung ihrer Beschäftigten 
sowie Neugewinnung qualifizierter Mitarbeitender. M oderne und attraktive 
Arbeitsbedingungen sind hierbei ein entscheidender Faktor im Wettbewerb um Arbeits- 
und Fachkräfte. Das Konzept zeigt hierzu Möglichkeiten auf. 
 Nachhaltigkeit 
Die Förderung von Nachhaltigkeit ist eine zentrale Aufgabe der Stadtverwaltung. Die 
Reduzierung von Pendelverkehr, die Ausweitung mobil er Arbeitsmodelle sowie 
digitalisierte Arbeitsweisen tragen dazu bei, Umwel tbelastungen weiter zu reduzieren 
und die Stadt Münster als nachhaltige Arbeitgeberin zu positionieren. 
2. Der Ansatz von New Work  
2.1.  Definition und New-Work-Elemente 
New Work bezeichnet ein neues Verständnis von Arbeit, welches sich durch die Sinnhaftigkeit 
der Arbeit, die Flexibilisierung von Methoden und I nstrumenten, einem neuen 
Führungsverständnis und flachem Hierarchiedenken au szeichnet. Das Konzept New Work 
etabliert neue Arbeitswelten und Arbeitsweisen anhand von vier gleichwertig zu betrachtenden 
Elementen: Menschen, Räume, Technologien und Regularien (vgl. Abbildung 1). 
Abbildung 1: Die 4 Elemente von New Work

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 6 
Dabei ist die Umsetzung von New Work immer in Bezug auf die jeweiligen individuellen 
Gegebenheiten einer Organisation zu planen und dabei den einzelnen Menschen stets im 
Fokus zu behalten. Die konkrete Konzeptidee der Stadtverwaltung Münster nimmt in den 
folgenden Punkten umfänglich Bezug auf diese vier Elemente von New Work und etabliert 
hieraus einen individuellen Ansatz. 
2.2.  Mehrwerte und Nutzen 
Die Umsetzung von New Work oder einzelnen New-Work-Elementen und die Gestaltung des 
Arbeitsplatzes der Zukunft bringen eine Vielzahl vo n Mehrwerten und Nutzen mit sich, die 
sowohl Arbeitgeber als auch Beschäftigte positiv be einflussen. Die in diesem Abschnitt 
dargelegten Mehrwerte und Nutzen sind nur einige Beispiele möglicher Effekte von New Work. 
Sie verdeutlichen die vielfältigen Chancen, die sic h aus der Anwendung dieses 
Arbeitsverständnisses und insbesondere auch aus ein er räumlichen Veränderung ergeben 
können: 
 Unternehmen, die New-Work-Prinzipien anwenden, sin d für qualifizierte Fachkräfte 
besonders attraktiv. Die Möglichkeit zur flexiblen Arbeitsgestaltung und zur Entfaltung 
der eigenen Potenziale wird zum entscheidenden Fakt or bei der Wahl des 
Arbeitgebers. 
 New-Work-Elemente fördern eine Arbeitskultur der E rgebnisorientierung, bei der die 
Zusammenarbeit und die Erreichung von Zielen im Vordergrund stehen. 
 Unternehmen, die New-Work-Prinzipien umsetzen, sin d agiler und besser in der Lage, 
auf Veränderungen im Marktumfeld schnell zu reagieren und sich anzupassen. 
 Die Umsetzung von New Work ermöglicht eine effizie nte und wirtschaftliche Nutzung 
von Büroflächen, z. B. durch Einführung eines Desk-Sharing. 
 New Work ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeit szeit in hohem Maße individuell zu 
gestalten und mit ihren persönlichen Verpflichtunge n in Einklang zu bringen. Diese 
gesteigerte Flexibilität hat einen positiven Effekt auf die Work-Life-Balance. 
 Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und pe rsönlichem Leben trägt dazu bei, 
dass Beschäftigte sich geschätzt fühlen und ihre berufliche Tätigkeit als nachhaltig und 
gewinnbringend empfinden. 
 New Work lässt die Mitarbeitenden aktiv an der Ges taltung ihrer Arbeit und ihrer 
Arbeitsumgebung mitwirken. Der Ansatz der Partizipation ist ein starkes Element von 
New-Work, welches einen hohen Einfluss auf die Motivation der Beschäftigten hat.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 7 
 New Work bindet die Mitarbeitenden in Entscheidung sprozesse ein und schafft 
Freiräume, in denen sie eigene Ideen einbringen und  ihre Fähigkeiten und 
Kompetenzen entfalten können. Mitarbeitende sind ve rstärkt dazu angehalten, 
Verantwortung für ihre Aufgabe zu übernehmen, indem  sie Möglichkeiten zur aktiven 
Mitgestaltung (Empowerment) erhalten. 
 Beschäftigte, die sich mit dem Unternehmen identif izieren und ihre Arbeit als 
sinnstiftend empfinden, sind weniger geneigt, das U nternehmen zu verlassen. Dies 
reduziert die Kosten und den Zeitaufwand für die Rekrutierung und Einarbeitung neuer 
Beschäftigter. 
3. Konzeptionelle Umsetzung in der Stadtverwaltung 
3.1. Mitwirkung der Stadtverwaltung 
Zur Erstellung des internen New-Work-Ansatzes hat d as Projekt Arbeitswelt.Zukunft. eine 
Vielzahl von Ämtern und Einrichtungen eingeladen, a n der Erarbeitung einer gemeinsamen 
Vision für eine moderne Arbeitswelt mitzuwirken. Ziel der Zusammenarbeit war es, stadteigene 
Ambitionen und Prinzipien zu entwickeln, die aus Sicht der Mitarbeitenden besonders wichtig 
und zielführend sind. Zur Umsetzung dieser Beteilig ung sind durch das Projekt zwei 
Workshops organisiert worden, in deren Rahmen insgesamt 32 Mitarbeitende aus 20 Ämtern 
und Einrichtungen der Stadtverwaltung zusammengearb eitet haben. Es wurden die 
wichtigsten Facetten von New Work zusammengetragen, die es aus Sicht der Mitarbeitenden 
im Rahmen der konzeptionellen Auseinandersetzung zu  diesem Thema zu betrachten gilt. 
Hierbei konnten die folgenden Ergebnisse erzielt werden:

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 8 
Abbildung 2: Welche Facetten von New Work sind aus Sicht der Mitarbeitenden wichtig ? 
Freie Wahl von Arbeitszeit 
und -ort 
+Die Flexibilität und Wahl zu 
haben, wo, wann und mit 
wem man arbeitet. 
+Mobiles Arbeiten als wichtiger 
Aspekt von New Work. 
+New Work bedeutet auch, 
sich Arbeitsplätze zu teilen.  
Produktivität und Effizienz 
+Prozesse und Strukturen 
werden in einem New-Work-
Umfeld neu gedacht, um 
produktiver zu werden. 
+Der Fokus liegt auf guten 
Arbeitsergebnissen. 
+Lösungsorientierung statt 
Problemorientierung. 
Familienfreundlichkeit und 
Work-Life-Balance 
+Die Bedürfnisse der 
Mitarbeitenden werden in 
einem New-Work-Umfeld 
gesehen und berücksichtigt, 
um Berufliches und Privates 
in Einklang bringen zu 
können. 
Partizipation und 
Zusammenarbeit 
+Austausch und übergreifende 
Zusammenarbeiten sind die 
Basis für Innovation. 
+Mitarbeitende werden aktiv 
beteiligt und können sich 
einbringen. 
+ Kompetenzen werden 
sinnvoll zusammengeführt. 
Kulturwandel 
+New Work ist eine Haltung, 
die von jedem gelebt 
werden muss. 
+ Sie setzt Vertrauen seitens 
der Führungskräfte voraus. 
+Zusammenarbeit wird 
Hierarchie-unabhängig 
gelebt. 
Wohlbefinden und 
Zufriedenheit 
+New Work heißt, eine 
sinnerfüllte Arbeit zu haben, 
die Spaß macht. 
+Mitarbeitende fühlen sich 
wohl und haben eine 
emotionale Bindung zur 
Arbeit. 
 
Technologie und 
Digitalisierung 
+Eine moderne 
Arbeitsumgebung, die 
digitales Arbeiten als 
Standard umsetzt. 
+ Digitalisierung als Treiber, 
nicht als Bremse. 
Vielfalt und Offenheit 
+Eine Arbeitswelt, die von 
Vielfalt, Offenheit und 
transparenter 
Kommunikation geprägt ist. 
+Empowerment-Mentalität, die 
die Mitarbeitenden befähigt, 
fördert und stärkt. 
Zukunftsfähigkeit und 
Attraktivität 
+ Eine attraktive und moderne 
Arbeitsumgebung und 
urbane Bürokonzepte, die 
zukunftsorientiert sind. 
 
Aufbauend auf diesem gemeinsamen Verständnis der wi chtigsten Facetten von New Work, 
wurde eine Vision formuliert, welche die Grundlage für die Ableitung von städtischen 
Ambitionen ist. 
_________________________________________________________________________ 
Die Vision für die Stadtverwaltung Münster zu New Work lautet:  
Wir schaffen mit der „Arbeitswelt. Zukunft.“ eine attraktive, bunte und 
vielfältige Stadtverwaltung, in der Mitarbeitende in einer modernen 
Umgebung gerne arbeiten und ihr Potenzial voll entfalten können, um 
den Bürger*innen in Münster einen erstklassigen Service zu bieten.  
_________________________________________________________________________

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 9 
Auf Basis dieser Vision sowie den Ergebnissen der W orkshops sind für die Stadtverwaltung 
Ambitionen verschriftlicht worden, auf die sich das  weitere Konzept stützt. Durch die 
Einbindung der Workshop-Ergebnisse wurde sichergest ellt, dass die Anliegen und 
Anforderungen der Mitarbeitenden an eine moderne Arbeitsumgebung direkten Einzug in die 
Konzeptentwicklung haben. Die aus den Workshops abg eleiteten sechs Ambitionen der 
Stadtverwaltung in Hinblick auf die Konzepterstellung einer New-Work-Strategie lauten: 
 Flexibilität und Freiheit 
Wir bieten flexible Wahlmöglichkeiten von Arbeitsor t und -zeit und fördern die 
Ausweitung von mobilem Arbeiten und Telearbeit. 
 Effizienz und Ergebnisorientierung 
Wir denken Zusammenarbeit in der Verwaltung neu und fokussieren uns dabei auf die 
zu erzielenden Ergebnisse anstatt auf Anwesenheit und überholte Prozesse. 
 Kollaboration und Innovation 
Wir fördern verstärkt die interne Kommunikation und  den linienübergreifenden 
Austausch als Basis für die Weiterentwicklung der V erwaltung und treiben den 
technologischen Fortschritt hierfür voran. 
 Kompetenzen und Potenzialnutzung 
Wir bauen Hierarchie-Denken ab und fördern verstärk t die Kompetenzen der 
Mitarbeitenden, um Silos aufzubrechen und bestehende Potenziale besser zu nutzen. 
 Stadtverwaltung mit Sinn 
Wir schaffen eine Arbeitswelt, in der Mitarbeitende Sinn und Motivation finden. 
 Der Mensch im Mittelpunkt 
Wir berücksichtigen in der Umsetzung die Bedürfniss e der Mitarbeitenden, um eine 
anforderungsorientierte Arbeitsumgebung zu schaffen , die Privates und Berufliches 
bestmöglich in Einklang bringt. 
Handlungsprinzipien 
Zur bestmöglichen Umsetzung der genannten Ambitione n sind die folgenden Prinzipien 
handlungsleitend: 
 Transparenz schaffen 
Moderne Arbeitswelten sind kein Selbstzweck. Wir ko mmunizieren daher offen und 
transparent in der Stadtverwaltung, wie und zu welc hem Zweck Veränderungen 
gestaltet werden. Alle Mitarbeitende werden hierzu über geeignete Kanäle zu den 
gesamtstädtischen Zielen, Maßnahmen und Zeitplänen informiert.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 10  
 Partizipation ermöglichen 
Wir schaffen Akzeptanz durch Partizipation. Hierzu laden wir alle Mitarbeitenden der 
Verwaltung ein, sich aktiv an den Veränderungsprozessen zu beteiligen und schaffen 
entsprechende Möglichkeiten und Formate der Beteiligung und der Mitgestaltung.  
 Ansprechbar sein und zuhören 
Wir erkennen an, dass Veränderungsprozesse auch Uns icherheiten bedeuten. Diese 
Anliegen nehmen wir ernst und hören den Mitarbeiten den zu. Wir schaffen 
niedrigschwellige und vertrauliche Möglichkeiten zu m Austausch und zur 
Kommunikation. 
3.2.  Konzeptidee „New-Work-City" 
Das stadtinterne Konzept von „New-Work-City" basiert auf den vier grundlegenden Elementen 
von New Work - Menschen, Räume, Technologien und Regularien - welche im Abschnitt 2.1. 
dieses Konzeptes dargestellt wurden.  
Die Elemente werden als Bausteine dargestellt und i nhaltlich auf die Stadtverwaltung 
spezifiziert. Mit der Anordnung der Bausteine wird verdeutlicht, dass die drei Elemente 
Menschen, Technologien und Regularien als sogenannt e Grundbausteine gesehen werden, 
die in ihren spezifischen Maßnahmen unabhängig von einem Dienstgebäude ihre Wirkung 
finden. Einzelne Maßnahmen zu diesen Grundbausteine n werden unter Punkt 4 ausführlich 
erläutert. 
Das vierte Element „Räume” wird im Rahmen des Konze ptes in drei differenzierten 
Raumkonzepten beschrieben, die hierdurch in der Ges amtdarstellung der New Work City 
einen präsenten Platz einnehmen. Die einzelnen Däch er visualisieren die Zuordnung der 
Raumkonzepte zu unterschiedlichen Dienstgebäuden. E ine ausführliche Darstellung der 
Raumkonzepte erfolgt unter Punkt 5 des Konzeptes. 
Durch die gewählte Darstellung wird deutlich, dass das Element der „Räume”, und hier 
insbesondere die Planungen des vierten Stadthauses,  präsent im Fokus steht. Ohne die 
Grundbausteine, ist eine Umsetzung der Raumkonzepte jedoch nicht möglich.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 11  
 
Abbildung 3: Konzeptionelle Bausteine der New-Work-City 
 
 
4. Grundbausteine attraktiver und flexibler Arbeitsbedingungen 
4.1. Städtische Regelungen zur Flexibilisierung von  Arbeitszeit und Arbeitsort 
Ausgangssituation 
Der Grundbaustein zur Flexibilisierung von Arbeitsz eit und Arbeitsort ist aufgrund der 
Auswirkungen der COVID-19-Pandemie von einer Vielza hl bereits getroffener bzw. 
angestoßener Maßnahmen und Entwicklungen geprägt. Mit Beginn der Pandemie hat die Zahl 
der Mitarbeitenden in Telearbeit rasch und deutlich zugenommen. Bereits heute nehmen über 
1.100 Mitarbeitende die Möglichkeiten zur Telearbeit wahr.  
Die Stadtverwaltung Münster hat aufgrund dieser Entwicklung bereits weiterführende Schritte 
zur Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen unterno mmen, um den Bedürfnissen der 
Mitarbeitenden gerecht zu werden. Insbesondere mit dem Inkrafttreten der neuen 
„Dienstvereinbarung über die Gestaltung von Telearb eit und mobilem Arbeiten” zum 
01.10.2023 wurden wichtige Weichen für eine verstär kte Flexibilisierung und Digitalisierung 
gestellt. Die Dienstvereinbarung definiert den rechtlichen und organisatorischen Rahmen neu,

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 12  
um Telearbeit und regelmäßiges mobiles Arbeiten effizienter und einfacher zu gestalten, u. a. 
durch eine Vereinfachung des Antragsverfahrens, ein e neue, flexiblere Auslegung der 
regelmäßigen Anteile in Telearbeit (monatlich anstatt wöchentlich) sowie neuer Möglichkeiten 
zum Arbeiten aus dem Ausland. 
Es wird festgestellt, dass die aktuell geltenden or ganisatorischen Regelungen zur Arbeitszeit 
bereits ein gutes Rahmenwerk zur individuellen Ausg estaltung der Arbeitszeit zwischen 
Mitarbeitenden und Führungskräften bilden und auch im kommunalen Vergleich bereits weit 
gefasst sind. Der Fokus der Weiterentwicklung diese s Bausteins liegt demnach auf einer 
Erhöhung der Flexibilisierung des Arbeitsortes. 
Zielsetzung 
Eine hohe Flexibilisierung soll die Position der St adt Münster als attraktive Arbeitgeberin 
stärken. Mobile Arbeitsmodelle und gute Rahmenbedin gungen zur Flexibilität der Arbeitszeit 
sollen es den Mitarbeitenden ermöglichen, Beruf und  Privatleben bestmöglich in Einklang zu 
bringen. Zudem trägt mobiles Arbeiten effektiv zum Umweltschutz bei, indem es die 
Notwendigkeit von Pendelwegen reduziert und somit e inen positiven Beitrag zu den 
Umweltzielen der Stadt Münster leistet. In erster L inie ist es erforderlich, die bestehenden 
Bedürfnisse der Mitarbeitenden aufzugreifen und zug leich die Anforderungen der 
Stadtverwaltung an ein effizientes Arbeitsumfeld zu  erfüllen. Zu diesem Zweck werden die 
bereits bestehenden Möglichkeiten der Flexibilisierung von Arbeitsort und Arbeitszeit geprüft 
und wo möglich, erweitert.  
Es ist davon auszugehen, dass die in diesem Grundbaustein beschriebenen Maßnahmen die 
derzeitige Quote von Mitarbeitenden in Telearbeit u nd mobilem Arbeiten weiter erhöhen 
werden. Dies ist das absehbare Ergebnis der freiwil ligen Wahl von Mitarbeitenden zu ihrem 
bestmöglichen Arbeitsort. Im Rahmen der Umsetzung f orciert die Stadt Münster nicht das 
Erreichen einer festen Quote von Personen in Telearbeit oder mobilem Arbeiten. 
„Mobiles Arbeiten” als neuen Standard etablieren 
Mit der neuen Dienstvereinbarung über die Gestaltun g von Telearbeit und mobilem Arbeiten 
vom 01.10.2023 wurde erstmalig das regelmäßige mobi le Arbeiten organisatorisch geregelt. 
Es ist vorgesehen, diese flexible Arbeitsform künft ig als neuen Standard schrittweise in der 
Stadtverwaltung zu etablieren.  
Aufgrund der umfangreichen Verwendung unterschiedli cher Begriffe im Zusammenhang mit 
der Arbeit von zu Hause aus, erscheint es notwendig , einen kurzen Exkurs zur 
Begriffseinordnung zu unternehmen: 
Telearbeit bezeichnet betriebliche Tätigkeiten, wel che in einer häuslichen Arbeitsstätte 
durchgeführt werden. Für diese somit räumlich entfernt von der Arbeitgeberin durchgeführten

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 13  
Tätigkeiten ist eine Unterstützung durch Informatio ns- und Kommunikationssysteme 
notwendig. Mobiles Arbeiten ist definiert als die Ausübung einer Tätigkeit an einem beliebigen 
Ort außerhalb der Arbeitsstätte. Die Stadt Münster unterscheidet dabei weiter zwischen 
regelmäßigem und unregelmäßigem mobilem Arbeiten. R egelmäßiges mobiles Arbeiten 
umfasst betriebliche Tätigkeiten, die regelmäßig an  einem beliebigen Standort durchgeführt 
werden. Den Mitarbeitenden wird hierfür dauerhaft e in persönliches mobiles Endgerät zur 
Verfügung gestellt. Unregelmäßiges mobiles Arbeiten  umfasst Tätigkeiten, die in 
unregelmäßigen zeitlichen Abständen und nur für einen zeitlich begrenzten Zeitraum an einem 
beliebigen Standort durchgeführt werden. Den Mitarb eitenden steht hierfür eine technische 
Ausstattung der Arbeitgeberin zur Verfügung, welche  einem Gerätepool des Fachamtes 
entstammt. Der Begriff Homeoffice ist in diesem Zus ammenhang lediglich eine Form des 
mobilen Arbeitens, bei der Beschäftigte ihre Tätigk eit zeitweilig auch im privaten Umfeld 
ausüben. 
Mobiles Arbeiten ermöglicht es Mitarbeitenden, von unterschiedlichen Orten außerhalb des 
Büroarbeitsplatzes zu arbeiten, zum Beispiel in städtischen Coworking-Büros (vgl. Punkt 5.3.), 
Kundenstandorten, einem Café oder auch von Zuhause aus. Das Modell setzt auf die 
ausschließliche Nutzung von mobilen Endgeräten und einer entsprechend umfassenden 
digitalen Aktenbereitstellung, um die nahtlose Arbeit von unterwegs zu gewährleisen.  
Die Umsetzung geht Hand in Hand mit der Maßnahme „N otebooks als Wegbereiter für die 
digitale Transformation” aus dem Punkt 4.2. dieses Konzeptes. Die bislang bevorzugten 
Endgeräte zur Telearbeit, sogenannte „Thin-Clients”, werden damit sukzessive, wo technisch 
möglich, durch Notebooks abgelöst und hierdurch das mobile Arbeiten schrittweise als neuer 
Standard eingeführt. Die folgende Abbildung beschreibt die angestrebte Entwicklung innerhalb 
der nächsten 5 Jahre.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 14  
 
Abbildung 4: Angestrebte Entwicklung für mobiles Arbeiten  
 
 
Arbeitsschutz beim mobilen Arbeiten 
Die aktuell überwiegend ausgestatteten Telearbeitsplätze sind Arbeitsplätze ausschließlich im 
häuslichen Umfeld der Arbeitnehmenden. Die Ausübung  wird über die 
Arbeitsstättenverordnung geregelt. Das mobile Arbei ten unterliegt gleichermaßen den 
Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes und des Arbeitszeitgesetzes, ist jedoch im Gegensatz 
zur Telearbeit gesetzlich nicht weiter geregelt, weshalb auch die Arbeitsstättenverordnung im 
Grundsatz nicht gilt. Da das umgangssprachliche Hom eoffice lediglich eine mögliche Form 
des mobilen Arbeitens darstellt, findet auch hier die Arbeitsstättenverordnung zunächst keine 
Anwendung.   
Wird künftig das mobile Arbeiten als neue Option be vorzugt angeboten, ist es erforderlich, 
interne Regelungen zum Arbeitsschutz zu definieren,  insbesondere zum Schutz der 
Mitarbeitenden, die tätigkeitsbedingt einen Großtei l des mobilen Arbeitens im häuslichen 
Umfeld verrichten. Die Arbeitsstättenverordnung für  Telearbeit gibt hierzu geeignete 
Richtlinien zur Orientierung vor. Zur Gewährleistung des Arbeitsschutzes gilt:  
 Für die Arbeitgeberin: Wird die bislang vorherrsch ende Telearbeit durch ein mobiles 
Arbeiten als priorisiertes Arbeitsmodell abgelöst, sind durch die Stadt Münster 
weiterführende Regelungen zu beschreiben, um den An forderungen an den 
Arbeitsschutz und eine gesunde Arbeitsumgebung der Mitarbeitenden gerecht zu 
werden.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 15  
 Für Mitarbeitende: Je mobiler ein Beschäftigter ar beitet, desto größer wird die 
Eigenverantwortung dieser Person, selbstständig einen geeigneten Arbeitsschutz und 
eine gesunde Arbeitsumgebung sicherzustellen.  
Technische Voraussetzungen zum mobilen Arbeiten   
Das mobile Arbeiten erfordert bestimmte technische Voraussetzungen, um sicherzustellen, 
dass die Anforderungen der Mitarbeitenden für eine effektive mobile Arbeit und Integration in 
den Arbeitsalltag umgesetzt werden können. Das Konz ept sieht hierzu die folgenden 
Voraussetzungen vor:  
 Es wird ein leistungsfähiges Notebook zur Verfügun g gestellt, welches es den 
Mitarbeitenden ermöglicht, von überall aus zu arbei ten und auf die erforderlichen 
Arbeitsmittel und Softwareanwendungen zuzugreifen. 
 Allen Mitarbeitenden wird eine Voll-Lizenz für Mic rosoft 365 bereitgestellt, welche eine 
gute Zusammenarbeit im Team sowie einen sicheren Da tenaustausch über eine 
integrierte Plattform ermöglicht. 
 Analoge Telefone werden durch Softphones ersetzt. Eine Software ermöglicht es, 
Anrufe über das mobile Endgerät zu tätigen und zu empfangen. 
 Die Arbeitsprozesse sind weitestgehend digitalisie rt oder lassen sich leicht in digitale 
Formate übertragen. Mindestens soll sich die Arbeit so organisieren lassen, dass durch 
die Erledigung an einem anderen Dienstort keine Ver zögerungen im Dienstbetrieb 
entstehen. Eine zeitnahe Umsetzung der E-Akte ist hierbei von hoher Bedeutung. 
Weitere geplante Anpassungen zur Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort 
Erweiterung der Rahmenarbeitszeit 
Zur Erhöhung der zeitlichen Flexibilität bei der Aufgabenerledigung wird eine Erweiterung der 
Rahmenarbeitszeit von derzeit 20:00 Uhr auf 22:00 U hr angestrebt. Hierdurch erhalten die 
Mitarbeitenden mehr Spielraum für individuelle Bedü rfnisse sowie zur Vereinbarung von 
Familie und Beruf. Mit der Umsetzung der Maßnahme w ird den Mitarbeitenden eine erhöhte 
Verantwortung übertragen, den Umgang mit der möglic hen Arbeitszeit in einem gesunden 
Rahmen zu gestalten. Führungskräfte sind hierfür zu sensibilisieren.  
Digitales Antragsverfahren für mobiles Arbeiten 
Zur Erleichterung des Zugangs zum Angebot des mobil en Arbeitens, wird künftig das 
Antragsverfahren vereinfacht. Hierzu ist ein digita ler Workflow innerhalb des Mitarbeitenden-
Portals vorgesehen. 
Anrechenbarkeit von Fahrtwegen

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 16  
Die Regelung zur Anrechenbarkeit von Fahrtwegen zwi schen mobilem und betrieblichem 
Arbeitsort wird erweitert. Zum aktuellen Zeitpunkt werden Fahrtwege zwischen mobilem und 
betrieblichem Arbeitsort nur in wenigen Ausnahmefällen mit Genehmigung der Führungskraft 
als Arbeitszeit angerechnet. Die Mitarbeitenden, die außerhalb des Büros arbeiten, werden in 
Bezug auf die Wegezeiten den Mitarbeitenden, die im  Büro arbeiten und Außentermine 
wahrnehmen, gleichgestellt. Hierzu werden allgemeingültige Regelungen getroffen und in die 
Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten aufgenommen. 
4.2.   Software und technische Infrastruktur 
Ausgangssituation 
In einer schnelllebigen und zunehmend digitalisiert en Umgebung ist eine technische 
Transformation der Arbeitswelt unumgänglich. Dieser  Wandel wird maßgeblich durch 
fortschrittliche IT-Infrastrukturen und innovative Softwarelösungen angetrieben. Eine effiziente 
und zukunftsorientierte IT-Umgebung bildet das Rückgrat eines modernen Unternehmens und 
ist ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Umsetzung von New-Work-Elementen. 
Dieser Grundbaustein basiert auf der Überzeugung, dass fortschrittliche IT-Technologien und 
-Infrastrukturen nicht nur Arbeitsabläufe verbesser n, sondern auch die Grundlage für einen 
modernen und attraktiven Arbeitsplatz schaffen. Dur ch die Implementierung von innovativen 
IT-Lösungen sollen die Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeitenden optimiert und die 
Leistungsfähigkeit und Effizienz der Stadtverwaltung gesteigert werden. 
Zielsetzung 
Primäres Ziel ist es, durch die Integration neuer S oftware- und IT-Lösungen, die 
Wirtschaftlichkeit der Arbeitsprozesse zu steigern.  Dies umfasst auch die Optimierung der 
internen und externen Kommunikationswege sowie die Unterstützung flexibler Arbeitsmodelle 
wie mobiles Arbeiten und Desk-Sharing.  
Spezifische Ziele sind: 
 Effizienzsteigerung durch moderne Software-Lösunge n 
Ein zentrales Ziel ist es, die Arbeitsabläufe durch  den Einsatz moderner Software zu 
optimieren.  Durch diese Digitalisierung sollen man uelle Prozesse reduziert und die 
Produktivität gesteigert werden. 
 Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation 
Durch die Implementierung von kollaborativen Tools und Plattformen wird angestrebt, 
den Informationsaustausch zwischen den Ämtern und A bteilungen zu erleichtern und 
so die Zusammenarbeit zu stärken. Dies beinhaltet neben der Einführung von Microsoft 
365 auch spezialisierte Software für spezifische Aufgaben. 
 Flexibilität und Mobilität durch verbesserte IT-In frastruktur

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 17  
Die IT-Infrastruktur ist so zu gestalten, dass sie flexibles und mobiles Arbeiten 
unterstützt und Mitarbeitende von überall aus siche r auf Unternehmensressourcen 
zugreifen können. Die Einführung von mobilen Endger äten wie Notebooks und die 
Bereitstellung von sicheren VPN-Zugängen sind hierfür essenziell. 
 Datensicherheit und Datenschutz 
Im Zuge der Implementierung von Homeoffice-Lösungen  wird ein besonderes 
Augenmerk auf die Sicherheit und den Schutz sensibl er Daten gelegt. Hierfür sind 
entsprechende Sicherheitsprotokolle und Datenschutzmaßnahmen zu etablieren. 
Notebooks als Wegbereiter für die digitale Transformation 
Ein Schlüsselelement der technischen Transformation  ist die zunehmende Ausstattung der 
städtischen Mitarbeitenden mit Notebooks. Dass dies er Weg bereits eingeschlagen ist, zeigt 
der Anstieg genutzter Geräte von etwa 800 im Jahr 2 020 auf 1800 Geräten heute. Eine 
weiterführende deutliche Erhöhung des Notebook-Bestandes, ist ein wesentlicher Bestandteil 
des New Work Konzeptes und spielt eine zentrale Rol le in der Realisierung von mobilen 
Arbeitsmodellen und Desk-Sharing.  
Durch das „Full-VPN-Notebook" können bereits heute viele städtische Anwendungen mobil 
genutzt werden. Es ist dabei zu beachten, dass noch nicht alle Anwendungen auf Notebooks 
mit der Full-VPN-Technologie bereitgestellt werden können. Die Anzahl der verfügbaren 
Anwendungen wächst jedoch stetig. Auch eine Fernwar tung dieser Systeme ist derzeit noch 
nicht möglich, wird aber in der Zukunft umsetzbar sein. 
Zudem sind aus Gründen des Datenschutzes besondere Abfragen auf Bundesportalen mit 
mobilen Geräten nicht gestattet. Dies schränkt beispielsweise im Amt 36 die Möglichkeit eines 
flächendeckenden Notebook-Betriebs ein. Die Herausforderungen in Bezug auf Datenschutz 
und Sicherheit sind wesentliche Faktoren, die in der Planung und Umsetzung der IT-Strategie 
berücksichtigt werden müssen, um eine Balance zwisc hen Flexibilität und Sicherheit zu 
gewährleisten. 
Die Entwicklung von Rolloutkonzepten für die Erneue rung von Desktop-PCs in der 
Stadtverwaltung beinhaltet künftig die Option, dies e durch Notebooks zu ersetzen. Dieser 
Ansatz ermöglicht eine stetige Ausweitung der flexi blen Arbeitsumgebung, welche für die 
Ämter im Stadthaus 4 essentiell ist. 
Wichtig ist hierbei die Finanzierungsstrategie zur Notebook-Beschaffung. Aktuell sind im 
Wirtschaftsplan der citeq nur begrenzte Mittel vorgesehen, die aktuell lediglich den Austausch 
von jedem siebten Desktop-PC durch ein Notebook erl auben würden. Um die für das „New 
Work"-Konzept notwendige hohe Anzahl an mobilen Ger äten zu erreichen, ist eine deutliche 
Erhöhung des IT-Budgets unabdingbar. Dies erfordert  eine veränderte strategische Planung 
und möglicherweise die Priorisierung von Ressourcen.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 18  
Dockingstations an allen Arbeitsplätzen 
Um die Nutzung zunehmender Notebooks optimal zu erm öglichen, sind Dockingstations an 
allen Arbeitsplätzen einzurichten. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Notebooks 
problemlos an jedem Arbeitsplatz zu nutzen, wodurch die Raumkonzepte des Desk-Sharings 
(vgl. Punkte 5.1 und 5.2.) sowie der Coworking-Büros (vgl. Punkt 5.3) gefördert werden.  
Hierbei ist es wichtig, einen Technologiewechsel be i den Dockingstations zu berücksichtigen 
- weg von proprietären, herstellerabhängigen Lösungen hin zu Universal-Dockingstations mit 
dem neuen Anschlussstandard USB-C. Mit dieser Umstellung können an allen Arbeitsplätzen 
einheitliche Dockingstations verwendet werden. Dieser Standard bietet nicht nur eine höhere 
Kompatibilität mit verschiedenen Geräten, sondern e rleichtert auch die Handhabung für die 
Mitarbeitenden. 
Digitale Zusammenarbeit mit Notebooks 
Videokonferenzen und digitale Kollaborations-Tools sind bereits heute alltägliche Bestandteile 
der Arbeitswelt und unterstützen eine vernetzte und  produktive Arbeitsumgebung. Die 
Integration von Softphones und die Nutzung von Micr osoft 365, insbesondere Teams, sind 
weitere wichtige Aspekte, die durch die Bereitstellung von Notebooks unterstützt werden. Die 
Kombination aus mobiler Hardware, flexiblen Arbeitsmodellen und digitalen Kommunikations-
Tools ermöglichen es den Mitarbeitenden künftig optimal, unabhängig von ihrem Standort zu 
kommunizieren und effektiv zusammenzuarbeiten. 
IT-Ausstattung in Besprechungsräumen 
Ein zentrales Element künftiger Besprechungssituati onen ist das „Bring Your Own Meeting" 
(BYOM). Dabei nutzen die Teilnehmenden ihre eigenen mobilen Endgeräte, um Software für 
Videokonferenzen wie Microsoft Teams zu bedienen und verbinden diese mit der vorhandenen 
Raumausstattung. 
Abbildung 5: IT-Ausstattung in Besprechungsräumen 
 
Die Basisausstattung moderner Besprechungsräume umf asst hierzu künftig große Displays, 
die je nach Raumgröße zwischen 65" und 86" Zoll var iieren können. Interaktive Touch-
Bildschirme ermöglichen eine intuitive und effiziente Interaktion während Besprechungen.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 19  
Zur Unterstützung der drahtlosen Bildschirmübertrag ungen wird ein System eingesetzt, 
welches es den Nutzenden erlaubt, Inhalte von ihren mobilen Geräten nahtlos auf den großen 
Bildschirm zu übertragen, was die Zusammenarbeit un d Interaktion während der Meetings 
erheblich erleichtert. 
Die Kombination dieser Technologien in den Besprech ungs- und Kommunikationsräumen 
unterstützt das New Work-Konzept durch die Schaffun g einer interaktiven und technologisch 
fortgeschrittenen Umgebung. Die citeq testet derzei t mögliche Lösungen an verschiedenen 
Standorten und in verschiedenen Ämtern, um eine optimale Konfiguration für die Bedürfnisse 
der Ämter zu ermitteln. 
IT-Schlüsselprojekte  
Die Umsetzung des New-Work-Konzeptes in der Stadt Münster wird durch eine Reihe weiterer 
Maßnahmen realisiert. Diese sind sorgfältig ausgewählt, um eine schrittweise Transformation 
der Arbeitsweisen in der Stadtverwaltung zu ermögli chen. Im Folgenden werden vier 
Schlüsselprojekte ausführlicher dargestellt.  
Einführung von Microsoft 365 
Ein zentrales und bereits beschlossenes Projekt ist  die flächendeckende Einführung von 
Microsoft 365. Diese cloudbasierte Plattform bietet  eine Vielzahl von Möglichkeiten zur 
Förderung der Kollaboration, Kommunikation und Doku mentenverwaltung und soll bis 
2024/2025 umgesetzt sein. Die Implementierung umfas st u.a. die Bereitstellung von Office-
Anwendungen, Teams für Videokonferenzen und Gruppen arbeit, sowie OneDrive für den 
sicheren Austausch und die Speicherung von Dokumenten.  
Die Plattform integriert zudem verschiedene Kommuni kationskanäle, wie E-Mail, Chat und 
Online-Meetings, in einer einzigen, benutzerfreundlichen Schnittstelle. Outlook und Microsoft 
Teams werden zum Dreh- und Angelpunkt der internen und externen Kommunikation, was für 
das mobile Arbeiten und Desk-Sharing wesentlich ist. 
Seit 2012 ist das Unternehmen Microsoft CO₂-neutral  und es hat sich das ambitionierte Ziel 
gesetzt, bis 2030 CO₂-negativ zu werden. Durch die Nutzung von Microsoft 365 trägt die 
Stadtverwaltung Münster indirekt zu dieser Nachhalt igkeitsinitiative bei. Die Cloud-basierten 
Dienste von Microsoft 365 ermöglichen eine effizien tere IT-Infrastruktur, die den 
Energieverbrauch und die damit verbundenen CO₂-Emis sionen reduzieren kann. Darüber 
hinaus unterstützt die Plattform ein papierloses Büro, was zu einer weiteren Verringerung des 
ökologischen Fußabdrucks der Stadtverwaltung beitragen kann. 
Insgesamt bietet Microsoft 365 ein umfassendes Paket an Tools und Funktionen, die speziell 
darauf abgestimmt sind, das New-Work-Konzept mit vo ranzutreiben und eine moderne, 
effiziente und flexible Arbeitsumgebung zu schaffen.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 20  
Einführung der Allgemeinen E-Akte sowie Umsetzung von E-Fachakten 
Ein weiteres Schlüsselvorhaben ist die Digitalisierung von Akten und Dokumenten, um künftig 
effiziente, papierlose und digitale Prozesse zu erm öglichen. Das laufende DMS-Programm 
beinhaltet aktuell sowohl die Umsetzung von E-Facha ktenprojekte als auch Projekte zur 
Einführung der Allgemeinen E-Akte Münster (AEAM).  
E-Fachaktenprojekte laufen durchschnittlich 12-15 M onate und integrieren bestehende 
amtsspezifische IT-Fachanwendungen in die neue E-Ak te des Dokumentenmanagement-
systems Doxis 4. Diese Projekte bieten einen signifikanten Effizienzgewinn über die Ablösung 
von Papierakten hinaus, indem sie Daten aus den amtsspezifischen Fachverfahren integrieren 
sowie spezifische Abläufe und Anforderungen der ein zelnen Ämter berücksichtigen. Bisher 
wurden solche Projekte u.a. für das Jobcenter (Leis tungsakte SGB II), das Sozialamt 
(Leistungsakte SGB XII/AsylbLG) und das Amt für Wohnungswesen und Quartiersentwicklung 
(Wohngeldakte) erfolgreich umgesetzt. 
Die Allgemeine E-Akte für die Stadt Münster (AEAM) ist eine standardisierte Alternative zur E-
Fachakte. Sie bietet wichtige E-Akte-Funktionen wie  smarte Suchfunktionen und digitale 
Freigabestempel, allerdings ohne Integration in ein  bestehendes Fachverfahren. Die AEAM 
zeichnet sich durch kürzere Einführungszeiten aus u nd wurde in den Ämtern 59, 23, 52, 53, 
10, 20 und 50 bereits erfolgreich eingeführt. 
Fachaktenprojekte laufen mangels weiterer Personalk apazitäten derzeit sequentiell, AEAM-
Projekte starten zwei Mal pro Jahr für mehrere Ämte r parallel. Zur Priorisierung der Projekte 
wird eine kriterienbasierte Methodik verwendet, die sicherstellt, dass besonders effiziente und 
nutzenbringende Projekte Vorrang haben.  
Da eine elektronische Aktenführung die Grundlage für mobiles Arbeiten und Desk-Sharing im 
Rahmen des New-Work-Konzeptes bildet, ist die Gesch windigkeit der Umsetzung des DMS-
Programms maßgeblich für die Einführung moderner Ar beitskonzepte. Eine Erhöhung der 
Umsetzungsgeschwindigkeit durch eine Aufstockung pe rsoneller Ressourcen wird daher 
dringend empfohlen.  
Einsatz von Softphones 
Die Implementierung von Softphones ist ein weiterer Schritt, um die Kommunikation innerhalb 
der Stadtverwaltung zu flexibilisieren. Softphones sind Software-basierte Telefonsysteme, die 
über Computer oder mobile Geräte genutzt werden können. 
Mitarbeitende können damit unabhängig von ihrem phy sischen Standort Anrufe tätigen und 
entgegennehmen, was besonders für die Unterstützung von Homeoffice und mobilem Arbeiten 
von Bedeutung ist. Die Implementierung von Softphon es ist Teil einer breiteren 
technologischen Integration, die durch das Projekt angestrebt wird. Zusammen mit anderen

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 21  
digitalen Tools wie Microsoft 365 und der Allgemein en E-Akte (AEAM) bildet das Softphone-
System ein umfassendes digitales Ökosystem, das dar auf abzielt, die Arbeitsabläufe zu 
optimieren und die Produktivität zu steigern. 
Implementierung einer Raumbuchungssoftware 
Um die Ressource „Raum” optimiert zu nutzen, wird eine Raumbuchungssoftware eingeführt. 
Diese Software ermöglicht eine einfache und effiziente Planung und Verwaltung von Meeting-
Räumen und Desk-Sharing-Arbeitsplätzen, was besonde rs im Kontext von flexiblen 
Arbeitsmodellen von Bedeutung ist.  
Hiermit betritt die Stadt Münster Neuland. Ein Pilo tprojekt am Standort Höfflingerweg liefert 
derzeit Erkenntnisse, wie ein Desk-Sharing-Modell u nter Verwendung einer 
Raumbuchungssoftware funktionieren kann. Ein Schlüsselelement dieses Pilotprojekts ist die 
Erprobung der Raumbuchungssoftware „Flexopus” für einen Zeitraum von 12 Monaten.   
Nach dem Testzeitraum ist eine gründliche Bewertung  des Desk-Sharing-Modells sowie der 
Raumbuchungssoftware geplant. Dieses Review wird en tscheiden, ob die Software den 
Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht und ob s ie das Potenzial hat, auf stadtweiter 
Ebene eingesetzt zu werden. 
Datenschutz und IT-Sicherheit 
Im Rahmen von New Work kommt der Sicherstellung von  Datensicherheit und Datenschutz 
eine hohe Bedeutung zu. Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und die vermehrte Nutzung 
von mobilen und Cloud-basierten Technologien stellen neue Anforderungen an die Sicherheit 
städtischer Daten und die Privatsphäre der Mitarbei tenden. Die Umsetzung der folgenden 
Maßnahmen ist daher wesentlich, um diese Herausforderungen zu bewältigen: 
 Firewall- und Netzwerksicherheit 
 VPN-Zugänge und 2 Faktor Authentifizierung 
 Datenschutzschulungen 
 Datensicherungsverfahren 
 Verschlüsselungstechnologien 
 Sicherheitsaudits 
Durch diese Maßnahmen wird eine solide Grundlage fü r die Sicherheit und den Datenschutz 
im Rahmen des New-Work-Konzepts in Münster geschaff en. Sie sind entscheidend, um das 
Vertrauen der Mitarbeitenden und der Bürger in die digitalen Prozesse der Stadtverwaltung zu 
stärken und eine sichere Arbeitsumgebung in einer z unehmend vernetzten Welt zu 
gewährleisten. 
Zukünftige Technologietrends

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 22  
Technologietrends bieten die Chancen, standardisier te Arbeitsprozesse zu optimieren, die 
Zusammenarbeit zu verbessern und die Stadtverwaltung durch eine frühzeitige Integration als 
kommunale Vorreiterin im Bereich der digitalen Transformation zu positionieren. Im Folgenden 
werden drei dieser Schlüsseltrends und ihre potenzielle Rolle im Kontext von New-Work kurz 
erläutert:  
Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen 
Künstliche Intelligenz wird eine zentrale Rolle in der Automatisierung von Routineaufgaben 
und der Verbesserung von Entscheidungsprozessen spielen. In der Stadtverwaltung Münster 
könnten KI-Systeme künftig eingesetzt werden, um repetitive und zeitaufwendige Aufgaben zu 
automatisieren, große Datenmengen zu analysieren un d individuelle Bürgeranfragen 
effizienter zu bearbeiten. Maschinelles Lernen könn te zudem dabei helfen, Muster in 
städtischen Daten zu erkennen und Prognosen für eine bessere Stadtplanung und -verwaltung 
zu erstellen. 
Virtuelle und Augmented Reality (VR/AR) 
Virtuelle und erweiterte Realität könnten in der St adtverwaltung Münster neue Formen der 
Zusammenarbeit und des Lernens ermöglichen. VR/AR-T echnologien bieten Potenzial für 
immersive Lernumgebungen, virtuelle Meetings und di e Visualisierung von 
Stadtplanungsprojekten, wodurch komplexe Sachverhal te greifbarer und verständlicher 
gemacht werden können. 
Internet der Dinge (IoT) und Smart City-Anwendungen 
Das Internet der Dinge bietet Möglichkeiten, städti sche Infrastrukturen zu vernetzen und 
intelligenter zu gestalten. Im Kontext von New Work könnten IoT-Geräte dazu genutzt werden, 
Arbeitsumgebungen effizienter zu gestalten, beispie lsweise durch intelligente Beleuchtungs- 
und Klimasteuerung in Bürogebäuden. Darüber hinaus könnten IoT-Anwendungen zur 
Überwachung und Wartung städtischer Einrichtungen beitragen. 
4.3.  Veränderungsmanagement und Kommunikation  
Damit der Wandel zu einer neuen Arbeitswelt erfolgr eich ist, muss er professionell 
kommunikativ vorbereitet und zentral begleitet werden. Drei Kommunikations-Ebenen, die sich 
gegenseitig bedingen, sind dabei entscheidend: Die kontinuierliche Unterstützung und 
Befähigung der „betroffenen” Mitarbeitenden, indivi duell und im Team, die Stärkung und 
Schulung von Führungskräften sowie eine regelmäßige und transparente Kommunikation des 
Veränderungsprozesses in die gesamte Stadtverwaltun g und gegenüber Politik und 
Öffentlichkeit.  
Unterstützung und Befähigung der Mitarbeitenden und Teams

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 23  
Mit der Einführung von New Work stehen auch die Mitarbeitenden vor einer neuen Gestaltung 
ihres Arbeitsalltags und weiteren Herausforderungen , die es individuell und im Team zu 
bewältigen gilt. Um den Wandel hin zur neuen Arbeit sumgebung – sowohl in den 
Bestandsgebäuden als auch im Stadthaus 4 - positiv zu gestalten und die Mitarbeitenden dafür 
zu begeistern und zu befähigen, sind umfangreiche M aßnahmen notwendig. Für den Erfolg 
des Veränderungsprozesses ist die frühzeitige Einbindung und Beteiligung der Mitarbeitenden 
zentral. Dabei müssen sowohl die Bedürfnisse der Te ams als auch individuelle 
Fragestellungen berücksichtigt werden. Hierzu werden folgende Maßnahmen umgesetzt: 
 Informationsveranstaltungen 
Im Rahmen von zentralen Informationsveranstaltungen  werden die Mitarbeitenden 
über die Umsetzung des Projektes auf breiter Basis sowie regelmäßig über neue 
Entwicklungen informiert. Die Informationsveranstal tungen werden in Präsenz und 
digital durchgeführt und bilden die Grundlage zu einem weiterführenden Austausch und 
Beteiligungsformaten der Mitarbeitenden. 
 Angebote zur Mitgestaltung 
Partizipative Formate laden die Beschäftigten dazu ein, z. B. in Workshops oder Town-
Hall-Meetings, die Umsetzung von New-Work-Elementen in ihrem Team eigenständig 
mitzugestalten. Zum Beispiel können im Rahmen funkt ionaler Raumbedarfsanalysen 
die Anforderungen von Teams an die Räumlichkeiten a ufgenommen werden und 
konkret in die Umsetzung mit einfließen. Zudem sollen die Teams gemeinsame Regeln 
formulieren, welche die Grundlage der Zusammenarbeit in den neuen Räumlichkeiten 
bilden, sogenannte WG-Regeln. 
Einzelnen Personen aus jeder Organisationeinheit werden als sogenannte Botschafter 
ernannt. Ihre Aufgabe ist es, die Kommunikation, Zu sammenarbeit und den 
Informationsaustausch zwischen dem Veränderungsproj ekt und dem Team 
sicherzustellen. Eigenständig organisierte Feedback runden ermöglichen es, dass 
Verbesserungsbedarfe und Anmerkungen kontinuierlich  mit in den 
Transformationsprozess einfließen können.  
 Individuelle Schulungs- und Gesprächsangebote 
Durch Schulungsangebote werden die Kompetenzen der Mitarbeitenden an die 
Anforderungen der zukünftigen Arbeitsumgebung angep asst. Seminare zu den 
Themen Arbeiten auf Distanz, Zeitmanagement und Arb eits- und Gesundheitsschutz 
bestehen bereits heute und werden bedarfsweise weit er ausgebaut. Ebenso werden 
die neuen IT-gestützten Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge geschult, wie 
z. B. das Tool „Planner” in Microsoft 365. 
Ergänzend zu den klassischen Schulungsangeboten wer den sogenannte 
„Sprechstunden” eingeführt. Dieses digitale oder pe rsönliche Format bietet den

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 24  
Mitarbeitenden die Möglichkeit bestehende Ängste, S orgen oder sonstige Anliegen 
rund um den Veränderungsprozess vertraulich anzuspr echen. Dieses Angebot wird 
von den Mitarbeitenden des Veränderungsprojektes so wie der betrieblichen 
Sozialberatung koordiniert. 
Führung gestalten und entwickeln 
Die Führungskultur bei der Stadt Münster soll sich auszeichnen, durch einen partizipativen 
Führungsstil, der auf Vertrauen, Eigenverantwortung  und Kooperation basiert. Hierbei spielt 
eine offene und wertschätzende Kommunikation eine zentrale Rolle. Transparenz über Ziele, 
Entscheidungsprozesse und Erfolge fördert das Verst ändnis und das Engagement der 
Mitarbeitenden. Der Fokus liegt dabei auf einem fla chen Hierarchiedenken, auf vernetzte, 
interdisziplinäre Teams sowie auf einer inklusiven Kultur, die auf der Vielfalt der Mitarbeitenden 
aufbaut. Alle Führungskräfte sind Vorbilder für die  Umsetzung von Veränderungen und einer 
neuen Veränderungskultur. 
Die folgenden Maßnahmen werden von der Stadtverwalt ung Münster in Bezug auf Führung 
berücksichtigt: 
 Entwicklung eines Führungsleitbildes 
Die Entwicklung eines Führungsleitbildes trägt wese ntlich zur Schaffung einer 
modernen Führungskultur bei. Ein solches Leitbild setzt klare Werte wie zum Beispiel 
Vertrauen, Empowerment und Offenheit in den Mittelp unkt, und es dient als 
Richtschnur für Führungskräfte, um die Prinzipien von New Work zu leben. Durch die 
Integration von partizipativen Prozessen und Einbin dung der Mitarbeiter in die 
Leitbildentwicklung fördert es die kollektive Verantwortung und trägt zur Wertschätzung 
individueller Beiträge bei. Das Leitbild schafft ei nen grundlegenden Rahmen, um die 
Transformation hin zu einer zeitgemäßen, zukunftsor ientierten Führungskultur zu 
unterstützen. 
 Führungskräfteschulungen 
Ein Schwerpunkt von Führungskräfteschulungen ist die Anpassung an das vermehrte 
Führen auf Distanz. Führungskräfte müssen in der Lage sein, Teams erfolgreich virtuell 
zu leiten und die Herausforderungen der räumlichen Trennung zu bewältigen. 
Schulungen in diesem Bereich vermitteln nicht nur t echnologische Fähigkeiten, 
sondern auch Soft Skills wie Führen nach Zielen, Vertrauensbildung und die Förderung 
von Teamzusammenhalt in virtuellen Umgebungen.  
Schulungen zum Arbeitsmanagement befähigen Führungs kräfte verstärkt, agile 
Arbeitsweisen zu implementieren und effizientere Arbeitsabläufe zu gestalten. Zudem 
werden Schulungen zur Nutzung der neuen IT-Technolo gien angeboten um

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 25  
sicherzustellen, dass Führungskräfte und Mitarbeite nde effektiv miteinander 
kommunizieren können.  
Schulungsangebote, die bisher freiwillig absolviert  werden konnten, werden für 
Führungskräfte der Bereiche in denen New Work einge führt wird, künftig teilweise 
verpflichtend durchzuführen sein. 
 Formate zur kollegialen Beratung 
Es werden neue Formate initiiert, in denen sich Führungskräfte verstärkt untereinander 
vernetzen und in eine kollegiale Beratung zu Führun gsthemen kommen. Die 
flächendeckende Einführung von kollegialer Beratung  über die Fortbildungsreihe 
„Update Führung“ wird ab 2024 Führungskräfte hierzu befähigen. 
 Organisatorische Rahmenbedingungen 
Um Führungskräften bestmöglich zu befähigen, die Pr inzipien von New Work in die 
Arbeitspraxis zu integrieren, werden geeignete organisatorische Rahmenbedingungen 
geschaffen. Unter anderem wird ein zentrales Inform ations-System bereitgestellt, 
welches es den Führungskräften ermöglicht, schnell auf führungsrelevante 
Informationen, Anforderungen, Schulungsmaterialien sowie Dienst- und 
Geschäftsanweisungen zuzugreifen.  
Um Führungskräften ausreichend Raum zu geben, sich auf ihre leitende Funktion zu 
konzentrieren, ist es wichtig, die operative Arbeit slast zu managen. Die Verwaltung 
wird dies unterstützen, indem sie z. B. operative Aufgabenanteile auf Führungsstellen 
überprüft und ggfls. reduziert, Führungsprozesse optimiert und Leitungsspannen prüft. 
Nicht zuletzt sollen von der Arbeitgeberin zukünftig Teambuilding-Aktivitäten intensiver 
gefördert werden.  
Erfolgreiche interne und externe Kommunikation  
Der Erfolg großer Veränderungsprozesse ist von der Akzeptanz der gesamten 
Stadtverwaltung abhängig. Daher ist es neben der in tensiven Begleitung der betroffenen 
Teams und Mitarbeitenden ebenso wichtig, alle Mitar beitenden der Verwaltung über den 
laufenden Veränderungsprozess zu informieren – transparent und regelmäßig. Hierzu gehören 
neben Erfolgs- und Sachstandsmeldungen auch erforde rliche Anpassungsbedarfe und 
Berichte über Hindernisse und Hürden in der Transformation. 
Die Steuerung der internen Kommunikation soll zentral erfolgen, um eine hohe Professionalität 
sicherzustelle und dass alle Informationen auf den relevanten Kanälen zu finden sind. 
Folgende Kommunikations-Maßnahmen und Kanäle sind u. a. geplant: 
 Zentrale Intranetseite zum Neubau Stadthaus 4 und dem Veränderungsprozess 
Im Intranet wird eine Projektseite eingerichtet und prominent platziert. Hier finden sich 
neben Hintergrundinformationen zu New Work und den Konzepten insbesondere auch

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 26  
aktuelle Informationen zu laufenden Maßnahmen, dem Stadthaus 4 sowie zu 
städtischen Ziele und Zeitplänen. Die Intranetseite  bietet Informationsformate wie 
FAQs und Kontakte, als auch unterhaltsame Elemente wie Interviews und Videos.  
 Mitarbeitenden-Blog im Intranet 
Ergänzend zur One-Way-Information der Intranetseite bietet ein Blog im Intranet allen 
Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre eigenen Beiträ ge zu posten und sich 
auszutauschen. Hier können Erfahrungen geteilt, Fragen gestellt und auch direkt von 
anderen Mitarbeitenden beantwortet werden. Querverw eise zwischen Blog und 
Intranet verweisen regelmäßig auf spannende News auf dem jeweils anderen Kanal. 
 Nähe und Akzeptanz durch Dialogformate 
Ergänzend zu digitalen Informations- und Kommunikat ionstools stellen organisierte 
Dialogformate den persönlichen Austausch und damit Nähe und Akzeptanz her. Das 
können z. B. Hospitationen, ein New-Work-Mentoring oder -Austausch, Blind Dates 
zum Lunch oder ein interner Tag des offenen Büros sein – alle Mitarbeitenden können 
die neuen Arbeitswelten erleben. Wichtig ist hier: auch die Führungsriege um den VV 
herum zeigt Gesicht! 
 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 
Um sich als attraktive Arbeitgeberin und als moderne Verwaltung zu präsentieren, 
wird eine begleitende externe Kommunikation von Beginn an eingeplant, sowohl zum 
Bau des Stadthaus 4 als auch zu den neuen Arbeitswelten. Neben klassischen 
Pressemeldungen mit Bildern und Videos zeigt das „Vor-Ort-Erleben" hier die größte 
Wirkung. Das Öffnen des Stadthaus 4 für Presse, Politik, Studierendengruppen etc. 
in für die Zielgruppen geeigneten Formaten ist daher wichtiger Bestandteil der 
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. 
5. Nutzenorientierte Büroraumkonzepte 
Die im Folgenden beschriebenen Raumkonzepte sind Gr obkonzepte. Sie wurden unter 
Zugrundelegung der vorab dargestellten New-Work-Gru ndbausteine sowie unter der 
Maßgabe, New Work Elemente sinnvoll und verwaltungs spezifisch zu integrieren, konzipiert. 
Da Partizipation und Mitwirkung der Gesamtverwaltun g ein wichtiger Bestandteil der 
Integration von New Work sind, kann eine Feinplanun g der räumlichen Konzeptionierung 
künftig ausschließlich unter Beteiligung der Nutzer gruppen, also der Mitarbeitenden in den 
einzelnen Organisationseinheiten erfolgen. 
Die drei Raumkonzepte sind grundsätzlich unabhängig  voneinander umsetzbar. Mit der 
Umsetzung aller drei Ansätze, ergeben sich jedoch S ynergien, die alleistehend nicht 
erreichbar wären (vgl. Abbildung 6).

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 27  
Abbildung 6: Synergien der New Work Raumkonzepte 
 
5.1. Activity Based Working im Stadthaus 4  
Ausgangssituation 
Mit der Ratsvorlage V/0353/2022 wurde die Konzeption des Verwaltungsgebäudes Stadthaus 
4 unter Berücksichtigung der zentralen Anforderungen an Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit 
vorgestellt. Weitere Merkmale der Gebäudeplanung sind hiernach u.a. vollständig digitalisierte 
Arbeitsplätze, eine flächeneffiziente Raumnutzung s owie anpassungsfähige 
Nutzungsmöglichkeiten der Arbeitsumgebung.  
Zur Realisierung dieser Merkmale ist ein geeignetes Raumkonzept zu entwerfen, welches die 
Verwaltungsarbeit bestmöglich unterstützt und eine akzeptierte und moderne 
Arbeitsumgebung für die Beschäftigten schafft. Unter Abwägung möglicher Alternativen wurde 
ein tätigkeitsorientierter Ansatz als bestmögliche Lösung festgestellt. 
Ein erfolgsversprechendes tätigkeitsorientiertes Ge samtkonzept, welcher in weiteren 
Kommunen mit Neubau- bzw. Umbauprojekten bereits umgesetzt oder angestrebt wird, ist das 
sogenannte „Activity Based Working”, welches im Rah men dieses Konzeptes als Grundlage 
der Büroflächenkonzeption im Stadthaus 4 vorgesehen wird.  
Was ist Activity Based Working (ABW)? 
Der Ansatz von Activity Based Working geht davon au s, dass die Mitarbeitenden in ihrem 
Arbeitsalltag unterschiedlichsten Tätigkeiten nachg ehen und daher eine Vielzahl von 
Arbeitsumgebungen benötigen, die durch die richtige Technologie und Arbeitskultur unterstützt 
werden. Die Mitarbeitenden entscheiden abhängig von ihrer jeweiligen Aktivität selber, wo und 
wann sie ihre Arbeit erledigen, damit sie die beste n Ergebnisse erzielen können. Die

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 28  
unterschiedlichen Aktivitäten können z. B. sein: ko nzentriertes Arbeiten, Telefonate, 
Besprechungen, kreatives Arbeiten etc. 
Abbildung 7: Was ist Activity Based Working? 
 
Diese räumliche und arbeitsorganisatorische Freihei t erfordert Vertrauen seitens der 
Führungskräfte und Eigenverantwortung bei den Mitarbeitenden. Für die Planung des neuen 
Stadthauses bedeutet dies, dass sich die physische Arbeitsumgebung primär nach den 
tätigkeitsbezogenen Anforderungen der Mitarbeitenden richtet.  
ABW ist zudem ein Gesamtsystem, das aus den elementaren New-Work-Bausteinen Räume, 
Technologie und Verhalten erhalten. Daher sind bei der Entwicklung eines Konzeptes alle 
Bausteine zu betrachten und miteinander zu verknüpfen. Ziel von ABW ist es, Synergien durch 
interdisziplinäre Zusammenarbeit zu schaffen, Silos  aufzubrechen und die Zufriedenheit der 
Mitarbeitenden durch mehr Flexibilität und Freiraum zu steigern. 
ABW im Vergleich zu klassischen Arbeitsumgebungen 
Im Vergleich zu Einzel- und Großraumbüros bieten ABW-Arbeitsumgebungen eine Vielzahl an 
Möglichkeiten, unterschiedlichen Aktivitäten nachzu gehen, wie die folgende Abbildung im 
Vergleich zeigt.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 29  
Abbildung 8: Vergleich von Arbeitsumgebungen 
 
Traditionelle Bürokonzepte fokussieren sich auf Einzelarbeit und fördern durch ihre räumliche 
Trennung ein Hierarchiedenken. Eine ineffiziente Fl ächennutzung verursacht dabei erhöhte 
Kosten. In Großraumbüros wird die räumliche Trennun g großflächig aufgehoben. Hierdurch 
besteht eine erhöhte Lärmbelastung sowie wenig bis keine Privatsphäre. Activity Based 
Working erlaubt eine effizientere Flächennutzung du rch individualisierte Arbeitsbereiche. 
Zusammenarbeit und hierarchiefreies Denken werden gefördert.  
Raum- und Arbeitsplatztypen 
Da beim Activity Based Working die Mitarbeitenden e ntscheiden, wo und wann sie arbeiten, 
muss die Arbeitsumgebung die Erledigung unterschiedlicher Tätigkeiten optimal unterstützen. 
Es wird davon ausgegangen, dass im Tagesverlauf unt erschiedlichen Tätigkeiten 
nachgegangen wird und somit auch die Arbeitsbereich e gewechselt werden. Daher ist den 
Mitarbeitenden kein fest definierter Arbeitsplatz mehr zugewiesen. 
Die nachfolgend aufgeführten Raum- und Arbeitsplatztypen sind visuelle Beispiele und zeigen 
die typischen ABW-Szenarien auf. 
 
Abbildung 9: Beispiele für Raum- und Arbeitsplatztypen 
 
Einzelarbeitsplätze 
Vollausgestattete ergonomische 
Bildschirmarbeitsplätze für z. B. Prozess- 
und Routinetätigkeiten.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 30  
 
Ruheräume 
Temporäre Einzelarbeitsplätze für 
fokussiertes/ungestörtes Arbeiten.  
Telefonkabinen 
Bereich für ungestörte Telefonate. 
  
  
  
  
 
Lounge-Arbeitsplätze 
Komfortable Plätze für temporäres Arbeiten 
und Routine-Tätigkeiten in einer offenen 
Arbeitsumgebung. 
 
Freie Arbeitsflächen 
Arbeitsplätze für kurzzeitiges Arbeiten in 
einer offenen Umgebung. 
 
Duo-Arbeitsplätze 
Arbeitsplätze für temporäres, direktes 
Zusammenarbeiten – wahlweise als 1 
vollwertiger Bildschirmarbeitsplatz 
ausgestattet.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 31  
 
Offene Dialog-/Besprechungsbereiche 
Offene Bereiche für informellen Austausch. 
  
 
Offener Besprechungsbereich 
Offener Besprechungsbereich mit digitaler 
Ausstattung zum Besprechen und 
Zusammenarbeiten.  
 
Geschlossene Besprechungsräume 
Buchbare Besprechungsräume für den 
formelleren Austausch. 
  
 
Hörsaal 
Offenes Auditorium für größere 
Personengruppen für Diskussionen und 
Präsentationen. 
  
 
Sozial-/Pausenbereiche 
Offene Küchen und Aufenthaltsbereiche für 
z. B. Pausen, informelle und private 
Gespräche. 
 
 
Konzeptioneller Ansatz der ABW-Arbeitsumgebung 
Die Stadt Münster realisiert innerhalb des neuen Ve rwaltungsgebäudes Stadthaus 4 eine 
Arbeitsumgebung nach dem Konzept des Activity Based Working.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 32  
In der konzeptionellen Umsetzung bedeutet dies für die Stadt Münster konkret: 
 Das Konzept basiert auf den Prinzipien der Raumvie lfalt und Wahlfreiheit von 
Arbeitsplätzen. Es bietet differenzierte Arbeitsbereiche, die die Mitarbeitenden je nach 
Aufgabe und persönlichen Vorlieben wählen können. 
 Büroflächen werden universell und übergreifend str ukturiert, so dass sie 
organisatorische Entwicklungen ohne aufwendigen Umbau überdauern.  
 Die Raum- und Arbeitsplatztypen sind generisch. Be gründete, individuelle 
Anforderungen von Teams oder Personen werden in Absprache berücksichtigt.  
 Die Arbeitsbereiche sind grundsätzlich non-territo rial und können nicht gebucht 
werden. Über den möglichen Einsatz einer Raumbuchun gssoftware entscheiden die 
Organisationseinheiten selber. In besonderen Fällen , die sich z. B. aus der Tätigkeit 
oder dem Datenschutz ergeben, kann ein bestimmter B ereich oder Arbeitsplatz 
zugewiesen werden.  
 Innerhalb einer Gebäudeebene werden mehrere organi satorische Teams bzw. 
Fachstellen zu einer Nachbarschaft zusammengelegt. Innerhalb einer Nachbarschaft 
wird das Arbeitsplatzangebot sowie gemeinsame Sozia lräume, Schließfächer, 
Garderoben sowie Besprechungsräume geteilt.  
 Nachbarschaften können sich wiederum ausgewählte R aum- und Arbeitsplatztypen 
teilen wie z. B. offene Besprechungs- und Dialogber eiche (vgl. Abbildung 10). Diese 
Gemeinschaftsbereiche dienen der übergreifenden Vernetzung. 
Die nachfolgende Abbildung zeigt einen exemplarisch en Grundriss einer Bürofläche, auf der 
die oben genannten Punkte Anwendung finden. Zur Zon ierung der Arbeitsfläche wird 
vorgesehen, dass im dynamischen, mittleren Teil der Fläche der Schwerpunkt auf Austausch, 
Zusammenarbeit und Entspannung liegt. Je weiter man sich zu den Enden der Fläche begibt, 
desto ruhiger wird es und desto größer wird das Ang ebot an Arbeitsplätzen für fokussiertes 
Arbeiten.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 33  
Abbildung 10: Kollaboration durch Nachbarschaften 
 
Der Weg zu einem erfolgreichen Activity Based Working 
Activity Based Working, ist ein effektiver Ansatz, um die New-Work-Vision ganzheitlich zu 
realisieren: eine bunte und vielfältige Stadtverwal tung, in der Mitarbeitende gerne arbeiten. 
Der Weg dorthin gestaltet sich am besten, indem Mitarbeitende aktiv beteiligt werden und ihre 
zukünftige Arbeitsweise selber mitgestalten. Auch d ie unterschiedlichen Hierarchieebenen 
und Interessengruppen wie der Personalrat und die S chwerbehinderten-vertretung sind zur 
erfolgreichen Umsetzung mit in den Veränderungsprozess einzubeziehen. 
Zur erfolgreichen Einführung eines Activity Based Working im Stadthaus 4, sind die folgende 
Phasen in entsprechender Reihenfolge zu durchlaufen:  
 Information zum Baubeschluss: Professionelle Kommu nikation der Vision und der 
Ambitionen für das Stadthaus 4, aus der der Nutzen für die einzelnen Mitarbeitenden 
klar hervorgeht und der die beteiligten Akteure motiviert, hierauf hinzuarbeiten.  
 Fein-Konzeption der Arbeitsfläche: Anforderungen u nd konkrete Vorstellungen der 
zukünftigen Arbeitsfläche werden in ein Feinkonzept  übersetzt, welches die 
Rahmenbedingungen des zukünftigen Arbeitens festleg t. Hierzu wird das Projekt-
Team um Mitarbeitende aus den Einzugsämtern erweitert.  
 Implementierung: In dieser Phase werden konkrete M aßnahmen hinsichtlich der 
physischen Arbeitsumgebung (Möblierung), der IT-Technologie sowie zur Arbeitskultur 
und Verhalten erarbeitet und umgesetzt. 
 Evaluation: Was funktioniert gut und was kann besser laufen? Neue Arbeitsweisen und 
-umgebungen werden regelmäßig mit den Mitarbeitenden evaluiert und angepasst. 
5.2.  Desk-Sharing und New-Work-Elemente in Bestandsgebäuden  
Ausgangssituation

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 34  
Die Stadtverwaltung Münster möchte dem Leerstand vo n Arbeitsplätzen in 
Bestandsgebäuden, resultierend aus der Ausweitung v on Telearbeit und mobilem Arbeiten, 
durch eine wirtschaftlichere Büroraumnutzung entgeg enwirken und zugleich flexible 
Arbeitsbedingungen schaffen. Dies soll durch ein an gepasstes Raumnutzungskonzept unter 
Einführung von Desk-Sharing umgesetzt werden. 
Aktuelle Studien 1 zeigen jedoch auf, dass die Einführung von Desk-Sh aring ohne eine 
gleichzeitige Anpassung der Arbeitsumgebung hinsich tlich Raumvariation und 
Raumgestaltung, zu einer steigenden Unzufriedenheit  unter Mitarbeitenden führt, da diese 
keinen adäquaten Ausgleich für die Aufgabe des persönlichen Arbeitsplatzes erfahren. Diese 
Erkenntnis führt zu der Anforderung, dass mit Einführung von Desk-Sharing immer auch eine 
optimierte Nutzungsmöglichkeit der vorhandenen Büroflächen anzustreben ist.  
Die Umsetzung dieser Anforderung ist in städtischen  Bestandgebäuden insofern eine 
planerische Herausforderung, als das die derzeitige  Raumnutzung geprägt ist durch 
klassische Arbeitsplätze in überwiegend Einzel- und  Doppelbüros sowie einer 
eingeschränkten Veränderbarkeit der bestehenden Räumlichkeiten. 
Zur optimierten Nutzung von Büroflächen wurde daher im Folgenden betrachtet, inwieweit sich 
einzelne Raum- und Arbeitsplatztypen aus dem Raumko nzept „Activity Based Working” des 
Stadthaus 4, auch in Bestandgebäuden realisieren lassen. 
Zielsetzung 
Zur Ableitung geeigneter Maßnahmen ist die folgende Zielsetzung maßgeblich: 
Quantitative Ziele:  
Durch die Aufhebung der festen Zuordnung von Mitarb eitenden zu Büroarbeitsplätzen (non-
territoriale Arbeitsplätze) und der Benennung von g eeigneten Rahmenbedingungen für ein 
umfassendes Desk-Sharing sollen Büroflächen konsoli diert werden. Als Zielgröße ist eine 
durchschnittliche Sharing-Quote von 0,8 zu erreiche n (8 Arbeitsplätze für 10 Mitarbeitende).  
Diese Zielgröße basiert auf Grundlage der aktuellen  Telearbeits-Quote von 16 % sowie den 
im kommunalen Vergleich ermittelten Verdichtungs-Qu oten. Sie stellt einen gemäßigten 
Ansatz dar, weil vergleichbare kommunale Sharing-Quote zwischen 0,7 – 0,9 variieren. 
  
                                                
1 Leesmann (https://www.leesmanindex.com/)

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 35  
Qualitative Ziele:  
Mit Hilfe einer modernen Raumgestaltung wird das qu alitative Ziel verfolgt, die starre 
Konfiguration von Büroräumen aufzulösen und das klassische Zellenbüro um ein Angebot an 
tätigkeitsbasierten Arbeitsräumen, basierend auf dem Konzept des Activity Based Working, zu 
ergänzen. Ziel ist eine räumliche Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit über 
Organisationsgrenzen hinaus und damit eine erhöhte Effektivität und Attraktivität des 
Arbeitsumfelds für die Mitarbeitenden. 
Konzeptioneller Ansatz 
Die Stadt Münster setzt künftig alternative zur kla ssischen Arbeitsplatzumgebung ein Desk-
Sharing-Modell zur flexiblen Nutzung von Büroflächen ein.  
Die Umsetzung sieht vor: 
 Wegfall der festen Zuordnung von Büroarbeitsplätze n zu Mitarbeitenden, d. h. 
Mitarbeitende teilen sich die Bürofläche innerhalb ihrer Organisationseinheit. 
 Der Einsatz erfolgt ausschließlich innerhalb volls tändiger organisatorischer Einheiten 
i.d.R. einer Fachstelle oder einer Abteilung. 
 Die Anzahl der zur Verfügung stehenden ergonomischen Büroarbeitsplätze ist geringer 
als die Anzahl der Mitarbeitenden innerhalb des Des k-Sharing-Bereiches (sog. Desk-
Sharing-Quote). 
 Es sind individuelle Regeln für die Belegung von A rbeitsplätzen sowie zur Nutzung der 
verfügbaren Räumlichkeiten durch die Organisationseinheiten festzulegen. 
 Als Ausgleich für den Wegfall des persönlichen Arb eitsplatzes werden räumliche 
Maßnahmen ergriffen, die als New-Work-Elemente eine  flexible und attraktive 
Arbeitsumgebung schaffen. Die gewählten Maßnahmen b erücksichtigen dabei die 
individuellen Bedürfnisse und Anforderungen einer Organisationseinheit. 
Die Einführung des Desk-Sharing-Modells erfolgt in der Stadtverwaltung Münster schrittweise. 
Umzustellende Organisationseinheiten ergeben sich dabei aus: 
 den potenziellen Einzugsämtern des Stadthaus 4, 
 der strategischen Planung der Verwaltung zur Verdi chtung von Büroflächen und zur 
Abmietung von Dienstgebäuden, 
 als Folgeprojekt in Anlehnung an das Programm zur Einführung der elektronischen 
Akte in der Stadtverwaltung als eine der maßgeblich en Voraussetzungen für Desk 
Sharing (frühestens ein Jahr nach Einführung der E-Akte) sowie 
 auf Basis der freiwilligen Zustimmung zur Teilnahm e am Desk-Sharing-Modell durch 
die Mehrheit der Beschäftigten einer Organisationseinheit.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 36  
Zur Überführung in das neue Nutzungskonzept ist ein  begleitendes Veränderungs-
management zu etablieren, welches die Mitarbeitenden und Führungskräfte in der Umstellung 
unterstützt (vgl. Punkt 4.3). Organisatorisch ist die schrittweise Einführung und Begleitung des 
Desk-Sharing-Modells sowie die Zuteilung von Büroraumflächen durch eine transformierende 
Einheit des Personal- und Organisationsamtes zu beg leiten. Hierfür sind ausreichend 
Ressourcen vorzusehen. 
Desk-Sharing-Quote   
Durch die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen im Desk-Sharing-Modell wird die 
Gesamtzahl an ergonomischen Arbeitsplätzen innerhalb einer Organisationseinheit reduziert 
und so ein Leerstand von Schreibtischen und damit Flächen vermieden.  Hierbei gilt: 
 Die Desk-Sharing-Quote ist im Durchschnitt eines j eden Amtes bzw. eines jeden 
Eigenbetriebs zu erreichen. Die Quote einzelner Org anisationseinheiten wird unter 
Berücksichtigung der tätigkeitsbezogenen Möglichkeit zur Nutzung von Telearbeit und 
mobilem Arbeiten sowie sonstiger räumlicher Anforde rungen individuell ermittelt und 
festgelegt. 
 Die Desk-Sharing-Quote bezieht sich ausschließlich  auf ergonomische Arbeitsplätze. 
Durch ein Angebot an nicht-ergonomischen Arbeits-/Sitzplätzen (Besprechungsräume, 
Austauschbereiche) für temporäres Arbeiten liegt da s Sitzplatzangebot in der Regel 
immer über 100%. 
 Nicht mit in die Desk-Sharing-Quote eingerechnet w erden Ausbildungsplätze 
(Verhältnis 1:1), Arbeitsplätze mit Sonderausstattu ng für Menschen mit 
Einschränkungen (Verhältnis 1:1). 
 Um zeitliche Anwesenheitsspitzen von Mitarbeitende n abdecken zu können und eine 
erfolgreiche Umstellung auf das Desk-Sharing-Modell en zu gewährleisten, soll eine 
Desk-Sharing-Quote von 0,7 innerhalb einer Organisa tionseinheit möglichst nicht 
unterschritten werden.  
Raum- und Arbeitsplatztypen 
Das angestrebte Nutzungskonzept für Bestandsgebäude  wird verstärkt die individuellen 
Bedürfnisse und Anforderungen einzelner Organisatio nseinheit berücksichtigen. Hierzu sind 
Raum- und Arbeitsplatztypen zu definieren, die eine r optimierten Ausübung dienstlicher 
Tätigkeiten dienen. Aufgrund der eingeschränkten Ve ränderbarkeit der Räumlichkeiten im 
Bestand können, im Gegensatz zum Raumkonzept des Stadthaus 4, nur reduzierte Szenarien 
in bestehenden Räumen angeboten werden.  
Nach Einschätzung des Projektes sind die folgenden Raum- und Arbeitsplatztypen, abgeleitet 
aus dem Konzept des Activity Based Working, grundsä tzlich auch in Bestandsgebäuden 
umsetzbar:

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 37  
Abbildung 11: Raum- und Arbeitsplatztypen 
Einzelarbeitsplätze 
 
Prozessarbeitsplätze Vollausgestattete ergonomische 
Bildschirmarbeitsplätze für allgemeine 
Prozess- und Routinetätigkeiten. 
Ruheräume Ergonomische Einzelarbeitsplätze für 
besonders fokussiertes und ungestörtes 
Arbeiten. 
Kommunikations-
räume 
Duo-Arbeitsplätze: Arbeitsplätze für temporäres 
Zusammenarbeiten mit 2-3 Personen 
Besprechungs- und 
Gruppenarbeitsräume 
Formelle Besprechungsräume mit 
moderner digitaler IT-Ausstattung sowie 
Möglichkeiten für kreative 
Gruppenarbeiten. 
Austausch- und 
Aufenthaltsbereiche 
Attraktive Aufenthaltsbereiche für z. B. 
Pausen, informelle und private Gespräche 
sowie spontaner fachlicher Austausche und 
Zusammenkünfte.  
Durch diese neue Differenzierung ergibt sich eine e rhöhte Flexibilität der individuellen 
Arbeitsplatzwahl und damit der Unterschied zum auss chließlichen Desk Sharing. Die 
Akzeptanz zur Nutzung der Kommunikationsräume hängt  insbesondere davon ab, wie 
praktikabel und ergonomisch sie entsprechend ihres Nutzungsziels gestaltet sind. Dies 
erfordert eine realistische Abwägung der tatsächlichen Möglichkeiten. 
Eine weiterführende Differenzierung von Raum- und Arbeitsplatztypen wird nach Auswertung 
der räumlichen Situation in den städtischen Bestand sgebäuden nicht empfohlen. 
Insbesondere offene Kommunikationsbereiche wie z. B . Open-Space-Offices oder offene 
Besprechungsbereiche sowie Raum-in-Raum-Systeme wie  „Telefonzellen” oder „Stand-Up-
Boxen” werden in Bestandgebäuden nicht vorgesehen.  
Raumausstattung 
Aufgrund der tätigkeitsorientierten Raumplanung erg ibt sich auch ein erhöhter Bedarf an 
modernen und individuellen Lösungen der Raumausstat tung. Nicht zuletzt durch eine 
geeignete Möblierung wird sichergestellt, dass mögl ichst alle Bereiche auch von körperlich 
eingeschränkten Mitarbeitenden genutzt werden können. 
Zur effektiven Nutzung der Räumlichkeiten im Bestan d, ist ein geeigneter „Möblierungs-
Standard im Desk Sharing” zu definieren, wobei eine große Variation im Angebot für die Vielfalt 
der Aktivitäten der Nutzer, zur Verfügung gestellt wird: 
Einzelarbeitsplätze 
Alle Einzelarbeitsplätze werden standardmäßig als e rgonomische Arbeitsplätze mit einem 
Schreibtischstuhl, einem höhenverstellbaren Schreib tisch und einer Dockingstation für ein 
Notebook ausgestattet. Die Anzahl an Einzelarbeitsp lätzen ergibt sich aus der ermittelten 
Desk-Sharing-Quote der Organisationseinheit.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 38  
Im Rahmen der flexiblen Nutzung werden die Einzelar beitsplätzen in sogenannte 
Prozessarbeitsplätze und Ruhe-Räume differenziert. Ein Ruhe-Raum ist ein räumlich 
abgegrenzter ergonomischer Schreibtischarbeitsplatz  für individuelle und konzentrierte 
Einzelarbeiten. In diesen Räumen wird auf Telefonate und Gespräche verzichtet. Es entsteht 
eine Atmosphäre ähnlich einer Bibliothek. Als zusät zliche Ausstattung sind Sicht- und 
Schallschutzwände vorzusehen. 
Kommunikationsräume 
Unter dem Begriff Kommunikationsräume werden Raumty pen zusammengefasst, in denen 
Personen gemeinsam arbeiten und sich austauschen. Sie werden von den Beschäftigten z. B. 
für Projektarbeit, Besprechungen und Meetings genutzt. Kommunikationsräume sind Orte der 
Begegnung und des Lernens, in denen sowohl formelle  als auch informelle Kommunikation 
stattfinden. Die Ausgestaltung sieht ein modernes u nd digitales Arbeitsumfeld vor. Hierzu 
zählten z. B. flexibel aufstellbare Besprechungstis che, Projekträume mit Hochtischen und 
Sitzhockern sowie alternativen Sitzmöglichkeiten. Für informellen Austauschbereiche werden 
Sofaecken, Stehtresen und kleine Lounge-Bereiche vorgesehen. 
Funktionsräume  
Eine Arbeitsumgebung im Desk-Sharing-Modell benötig t ergänzend zu den oben 
beschriebenen Raumtypen zur Aufgabenerledigung auch  sogenannte Funktionsräume zur 
allgemeinen Organisation. Funktionsräume sind z. B.  Schließ- und Containerräume sowie 
Materialräume. Sie dienen unter anderem der Aufbewahrung von persönlichen Gegenständen 
und Arbeitsmaterialien wie dem Notebook oder einem personalisierten Rollcontainer sowie der 
Aufbewahrung von Fachliteratur, Büromaterial und ge meinschaftlicher Technik wie 
Multifunktionsdrucker. Entsprechende Raumkapazitäte n sind für diese Ausstattung 
bedarfsweise vorzusehen. 
Technische Anforderungen  
Die technischen Voraussetzungen zur effektiven Nutz ung der neuen Raumangebote in 
Bestandsgebäuden sind: 
 Alle Mitarbeitenden der Organisationseinheit sind mit einer mobilen 
Arbeitsplatzausstattung zu versehen. Diese beinhalt et neben dem Notebook, eine 
Funk-Maus, eine Funk-Tastatur, ein Headset sowie ein Softphone (vgl. Punkt 4.2.). 
 Es sind ausreichend Möglichkeiten zum Laden der mo bilen Endgeräte einzuplanen. 
Hierfür eignen sich Möbel mit integrierten Steckdosen oder USB-Ladesteckdosen. 
 Zum Arbeiten in Kommunikationsräumen ist eine gute  WLAN-Abdeckung und/oder 
ausreichend LAN-Anschlüsse vorzusehen.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 39  
 Die Besprechungs- und Gruppenarbeitsräume sind mit  Bildschirmen für 
Videokonferenzen sowie für Präsentationen ausgestattet. 
 Die Präsentations- und Kommunikationsmedien sind n ach Möglichkeit für alle 
Beschäftigten, auch für Menschen mit eingeschränkte m Seh- oder Hörvermögen, 
nutzbar.  
 Es ist ein IT-System zur einfachen Organisation un d Buchung von Arbeitsplätzen 
anzubieten. Hierzu werden derzeit verschiedene Mögl ichkeiten durch die Verwaltung 
getestet. Die Entscheidung zur Nutzung liegt bei den Organisationseinheiten. 
Der Weg zum Desk-Sharing in Bestandsgebäuden 
Die Einführung des Desk-Sharing-Modells führt zu ei ner neuen Bürokultur und erfordert von 
der Arbeitgeberin eine verantwortungsvolle Planung und Organisation. Um den technisch-
organisatorischen Wandel der Bürogestaltung erfolgr eich zu gestalten, ist eine Beteiligung 
nicht nur der Führungskräfte, sondern auch der Mitarbeitenden unabdingbar. Es gilt: Ohne die 
Akzeptanz der Beschäftigten kann die Umstellung nic ht erfolgreich verlaufen. Von den 
Beschäftigten fordert sie die Bereitschaft, sich au f veränderte Arbeitsabläufe und neue 
Umgebungen einzulassen. Geeignete Maßnahmen hierzu werden unter Punkt 4.3 des 
Konzeptes vorgestellt. 
Es wird zudem empfohlen, eine Dienstvereinbarung zum Desk-Sharing zu treffen, welche die 
Interessen der Arbeitgeberin als auch die Interesse n der Beschäftigten und Führungskräfte 
angemessen berücksichtigt. Die Beteiligung der Mita rbeitenden wird durch eine aktive 
Beteiligung an der Ausarbeitung der Dienstvereinbarung sichergestellt. 
Die zeitliche Realisierbarkeit ist abhängig von den  verfügbaren Ressourcen des 
transformierenden Projektes, welche die Umstellung auf ein Desk-Sharing ämterspezifisch 
plant und umsetzt sowie der ausreichenden Beschaffung von mobiler Hardware. 
Zu beachten ist hierbei, dass manche Organisationse inheiten mehrere umgesetzte E-
Fachakten vor einer Umstellung auf das Desk-Sharing -Modell benötigen, andere auch ohne 
eine E-Akte ein Desk-Sharing zeitnah realisieren können.    
Zur abschließenden Klärung, in welchen Bestandsgebä uden eine adäquate Umsetzung von 
flexiblen Raum- und Arbeitsplatztypen möglich ist, ist eine Feinplanung unter Beteiligung der 
einzelnen Nutzergruppen durchzuführen.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 40  
5.3. Coworking 
Ausgangssituation 
Die Fixierung auf feste Arbeitsplätze an einem Standort hat bisher die Möglichkeit, an anderen 
Standorten zu arbeiten, für Mitarbeitende nahezu un möglich gemacht. Auch die Einführung 
eines Desk-Sharing-Konzepts mit moderneren und flex ibleren Arbeitsumgebungen bezieht 
sich zunächst auf den jeweiligen Standort und ist an Organisationsgrenzen gebunden.  
Insbesondere bei einer Stadtverwaltung wie Münster,  die auf unterschiedliche Standorte 
verteilt ist, ist diese alleinige Standortgebundenh eit weder wirtschaftlich noch ein attraktives 
Arbeitsumfeld. Denn um die komplexen Herausforderun gen zu bewältigen, ist eine intensive 
Zusammenarbeit von Mitarbeitenden über Amts- und Dezernatsgrenzen hinaus notwendig. In 
der Praxis aber werden Wartezeiten zwischen Termine n in einem anderen Gebäude 
„totgeschlagen“ anstatt für effektives Arbeiten gen utzt. Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit 
Hin- und Rückfahrten zwischen Dienstgebäuden und au ch ein räumliches Miteinander im 
Projektteam ist spontan kaum möglich. 
Zielsetzung 
Coworking schafft ein zusätzliches Raumangebot für alle Mitarbeitenden der Verwaltung. Im 
Gegensatz zum Desk Sharing, welches innerhalb von O rganisationsgrenzen stattfindet, 
stehen die städtischen Coworking-Büros allen Mitarb eitenden unabhängig von 
Organisationseinheit und Hierarchie zusätzlich zur Verfügung. 
Mitarbeitende können hierbei stunden- oder tageweise einen Schreibtischarbeitsplatz “mieten” 
und mit weiteren Personen die Ressource eines Proje kt-Büros teilen. Dabei ist Coworking 
mehr als nur ein gemieteter Arbeitsplatz. Coworking  geschieht in einer Kultur der 
Zusammenarbeit, des Austausches und der sozialen Begegnung. Ein Coworking-Bereich lebt 
von der Offenheit des Raums und derjenigen, die dort arbeiten. 
Folgende Vorteile bieten städtische Coworking-Räume:   
 Mitarbeitende können Überbrückungszeiten zwischen Terminen auch an anderen 
Standorten als ihrem eigenen effizient und sinnvoll nutzen. 
 Der Austausch über Amtsgrenzen hinweg wird geförde rt, indem Mitarbeitende 
unterschiedlicher Organisationseinheiten unkomplizi ert auch räumlich 
zusammenarbeiten können. 
 Durch die Möglichkeit, an allen Standorten einfach  arbeiten zu können, können 
Mitarbeitende ihren Arbeitsort flexibler auch an pr ivate Bedürfnisse anpassen, indem 
sie z. B. einen heimatort-näheren Arbeitsplatz temporär nutzen können.

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 41  
Konzeptioneller Ansatz 
Im Stadthaus 1 wird aktuell bereits ein erster Cowo rking-Bereich eingerichtet. Weitere sollen 
in den Stadthäusern 2 und 3 kurzfristig geschaffen werden sowie perspektivisch auch im 
Stadthaus 4. Die Coworking-Spaces haben ausdrücklic h Modellcharakter und dienen dazu, 
Umfang und Ausgestaltung der Nachfrage der Mitarbei tenden nach einem solchen Angebot 
zu evaluieren. Eine Ausweitung von Coworking-Räumen  kann dann auch Auswirkungen auf 
Desk-Sharing-Quoten haben. 
Pro Stadthaus sollen dabei zwei unterschiedliche Ar ten von Coworking-Räumen entstehen. 
Ein Raum soll mit Einzelarbeitsplätzen ausgestattet werden, die ein konzentriertes Arbeiten in 
ruhiger Atmosphäre ermöglichen. Zwischen den Arbeitsplätzen gibt es hierfür entsprechenden 
Sichtschutz. Ein weiterer Raum dient explizit der K ommunikation und dem Austausch unter 
den Mitarbeitenden. Hier ist die Raumgestaltung off ener, kombiniert mit einem Bereich zur 
persönlichen Kommunikation und Interaktion (z. B. Sitzgruppe oder Sofaelemente).  
Die Räume sind zur temporären Arbeit von wechselnden Personen (-gruppen) zeitlich befristet 
belegbar. Je nach Raumgröße wird ein variabler Anteil von Bildschirmarbeitsplätzen (im ersten 
Schritt ca. 4-6) eingerichtet. 
Die Buchung der Räume ist über ein Buchungssystem m öglich, welches zu diesem Zweck 
beschafft und im Echtbetrieb getestet wird. Die Arb eitsplätze können dabei zunächst ohne 
weitere Einschränkungen was Dauer oder Häufigkeit b etrifft gebucht werden, d. h. sowohl 
stundenweise, tageweise oder auch regelmäßig wieder kehrende Buchungen sind möglich. 
Ziel ist hier, Erfahrungen zu Bedarf und Nachfrage durch die Mitarbeitenden zu sammeln, um 
die Coworking-Spaces entsprechend anzupassen oder s ukzessive, um weitere Büroräume 
oder Projekträume auszuweiten. Perspektivisch wird im Stadthaus 1 der größte Coworking-
Bereich bestehen, da hier als innerstädtischer Stan dort die meisten Schnittstellen 
zusammenlaufen und viele Mitarbeitende Raumbedarf f ür Überbrückungszeiten haben. 
Darüber hinaus ist das Stadthaus 1 durch seine zent rale Lage sicher für viele Mitarbeitende 
als Arbeitsstandort attraktiv. Auch im Stadthaus 4 werden Coworking-Bereiche mit eingeplant. 
Weitere Standorte werden zunächst nicht vorgesehen.  
Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden mit einer mobilen Ausstattung die Coworking-
Bereiche nutzen. Die Coworking-Bereiche sind durch die Dienstvereinbarung „mobiles 
Arbeiten“ abgedeckt.  
Das Angebot der Coworking-Spaces ist ein zusätzliches freiwilliges Angebot an Mitarbeitende, 
welches in die Kommunikation rund um das Thema New Work eingebettet wird. Bei einer 
aktiven Nutzung und transparenten Kommunikation kan n das Thema Coworking positive 
Effekte auf die Akzeptanz von New Work allgemein un d Desk Sharing im Speziellen haben. 
Je mehr der Nutzen von flexiblen mobilen Arbeitsmöglichkeiten in der Praxis wahrgenommen

Arbeitswelt. Zukunft. – New Work   
 42  
wird, desto höher ist die Bereitschaft, das Thema a ktiv mitzugestalten. Von besonderer 
Bedeutung kann hier ein Vorbildverhalten von Führungskräften sein. Indem zum Beispiel auch 
Amts- oder Dezernatsleitungen solche flexiblen Mögl ichkeiten für sich nutzen, wird nicht nur 
ein Zeichen an die Mitarbeitenden gesendet, sondern  auch aktiv ein hierarchiedurchlässiger 
Austausch gelebt. 
6. Fazit 
Das vorgelegte „New Work"-Konzept stellt einen umfassenden kommunalen Handlungsansatz 
dar, um den Herausforderungen einer sich wandelnden Arbeitswelt zu begegnen. Es verbindet 
die Bedürfnisse und Ambitionen der Mitarbeitenden m it den wirtschaftlichen Anforderungen 
einer effizienten und nachhaltigen Verwaltung.  
Die Maßnahmen der beschriebenen Grundbausteine sind teilweise bereits in Umsetzung oder 
in Vorbereitung zur Umsetzung. Hierbei wir des immer wichtiger zu beachten, dass sich viele 
der Maßnahmen gegenseitig bedingen, wie z. B. die A usweitung des mobilen Arbeitens mit 
einer ausreichenden Bereitstellung von Notebooks oder das Desk-Sharing mit der Einführung 
der elektronischen Akte. Dies ist eine Managementau fgabe, die künftig verstärkter 
wahrzunehmen ist.  
In der Konzepterstellung wurde die Erkenntnis gewon nen, dass das Bauprojekt Stadthaus 4 
die einmalige Chance bietet, eine neue ganzheitlich transformierte Arbeitswelt abzubilden und 
hierdurch der gesamten Stadtverwaltung einen enorme n Schub zur Modernisierung geben 
würde. Auch wenn einzelnen Elemente moderner Arbeit swelten ebenfalls in 
Bestandsgebäuden möglich sind, liegen die die Mögli chkeiten zur Gestaltung eines 
Stadthauses 4 ungleich höher.  
Die Rolle der IT-Technologie als Enabler für New Wo rk und die Gestaltung der räumlichen 
Arbeitsumgebung sind dabei für alle drei Raumkonzepte unverzichtbar.   
Mit Blick auf die bestehenden Herausforderungen zeigt dieses Konzept eindeutig auf, dass es 
nicht nur möglich ist, New Work Elemente in der Stadtverwaltung zu etablieren, sondern auch 
dringend erforderlich. Moderne, effektive und attra ktive Arbeitswelten sind zunehmend ein 
zentraler Baustein erfolgreicher Kommunalverwaltungen.

FB23-04_04-58_Gebaeudeleitlinien_Anlage_2//23.03.21// Änd.01   
 
Stand: März 2021 
 
Anlage 2 zu den Gebäudeleitlinien 2020 
Checkliste nachhaltiges Bauen  
 
 
Standort: Neubau Stadthaus 4, Albersloher Weg / Kiesekamps Mühle 
Vorlagen-Nr.: V/0135/2024 Anlage: 3  
          
Energetische Standards  
1. Art des Bauvorhabens  
 Neubau oder Anmietung mit Nutzungsdauer über 10 Jahre  
 Neubau oder Anmietung mit Nutzungsdauer unter 10 Jahre 
 Grundlegende Gebäudesanierung 
 Sanierung Einzelbauteil/e 
 Aufstellung von Containern 
 Sonstiges 
Erläuterung:       
 
2. Wärmeschutz  
2.1 Grundlegende Gebäudesanierung 
Jahres-Heizwärmebedarf bezogen auf Bruttogrundfläche (BGF) gem. Rechenverfahren des Passivhaus- 
instituts Darmstadt in der aktuellen Fassung  
 
Anforderung:       kWh /(m 2)    Berechnet:      kWh /(m2)  
Erläuterung:        
 
Erwartete Energieeinsparung:     ca. kWh       ca. CO 2-Einsparung:           t/a 
 
Einhaltung der geforderten U-Werte der wärmeübertragenden Bauteile gem. Anlage 4 der Gebäude- 
leitlinien werden eingehalten: 
 
Ja:  Nein:  
Erläuterung:       
 
Luftdichtigkeit des Gebäudes (gem. DIN 4108 T2 und T7) 
  n50 =< 1,0 –n   n50 =< 0,6 –n 
 
2.2 Sanierung Einzelbauteil/e 
Beschreibung der Maßnahme:       
 
Bauteilzustand: 
 Originalzustand Erstellung  Bereits Saniert 
Erläuterung:        
 
Einhaltung der Gebäudeleitlinien:   
 Ja    Nein 
Erläuterung:        
 
Erwartete Energieeinsparung:     ca. kWh       ca. CO 
2-Einsparung:           t/a 
 
2.3 Aufstellung von Containern 
 gem. Gebäudeenergiegesetz (§2, 6) gelten keine Anforderungen an den baulichen Wärmeschutz

FB23-04_04-58_Gebaeudeleitlinien_Anlage_2//23.03.21// Änd.01   
3. Neubau / Anmietung  
Das Null-Emissions-Haus wird wie folgt eingehalten: 
Vorhandene Emissionen:  283.480 kg CO 2 
Vermiedene Emissionen:  285.172 kg CO 2 
Erläuterung: s. Anlage 2 zur Vorlage V/0135/2024 
 
Jahres-Heizwärmebedarf bezogen auf Bruttogrundfläche (BGF) gem. Rechenverfahren des 
Passivhaus- instituts Darmstadt in der aktuellen Fassung 
 
Anforderung: 20 kWh /(m 2)    Berechnet:19,52 kWh /(m2)  
Erläuterung:  Der Jahres-Heizwärmebedarf wurde mit dem Rechenverfahren DIN V 18599:2018-09 
durchgeführt. Der berechnete Jahresheizwärmebedarf bezieht sich auf die Nettogrundfläche im 
konditionierten Gebäudevolumen zur Verfügung stehende nutzbare Fläche (A NGF) von 
19.594,23m².   
 
4. Wärmeerzeugung  
 GUD-Fernwärme  KWK-Nahwärme   Gas   Öl   Geothermie 
 alternative Verfahren  Anschluss an bestehende Anlage 
 
5. Aktive Solarenergienutzung  
 Warmwassererzeugung  Beheizung  
 Stromerzeugung, PV-Anlage mit  614 kWp;  
 Batteriespeicher mit        kWh 
 
Erwartete Energieeinsparung:     ca. kWh 483.197 ca . CO 
2-Einsparung:    238,72 t/a  
 
6. Sommerlicher Wärmeschutz 
 Feststehender Sonnenschutz 
 Lamellen oder Rollläden 
Erläuterung:       
Übertemperaturgradstunden: Anforderung: 450  
Berechnet:     max. 450  
 
Sonstige Nachhaltigkeits-Kriterien  
 
1. Einsatz von durch Ratsbeschlüsse indizierten Bau stoffen  
PVC   Nein   Ja 
Tropenholz  Nein   Ja 
Begründung für Einsatz:       
 
2. Zielwerte für schadstoffarmes Bauen  
 Zielwert TVOC < 1000 μg/m³ (Standard)  
 Zielwert TVOC < 500 μg/m³   (Kindergärten und Schu len)  
 Zielwert Formaldehyd < 60 μg/m³  
Einhaltung dieser Zielwerte soll erreicht werden durch  
 Verwendung ggf. zertifizierter Materialien (z. B. Blauer Engel) 
 Verwendung von Naturbaustoffen 
 Überprüfung der Luftschadstoffe mittels Raumluftmessungen. 
 
3. Sonstiges: (z. B. Regenwassernutzung)  
      
 
4. Gründach  
 Ja 4.031 m 2 
 Nein Begründung        
 
aufgestellt:       geprüft: i.A. Huslage  
Personal- und Organisationsamt

1  
 
 
 
 
 
Anlage 3 zu den Gebäudeleitlinien 2020 
Barrierefreiheit /Design für alle  
 
 
 
Standort: Neubau Stadthaus 4, Albersloher Weg / Kiesekamps Mühle 
Vorlagen-Nr.: V/0135/2024  Anlage: 4  
 
Mit der Realisierung der Baumaßnahme erhält das Gebäude folgende barrierefreie Erschließung/Ausstattung:  
 
Behindertenstellplätze  
 
 ja, Anzahl: 18, davon 6 in der Parkpalette Stadthaus 3   nein, Erläuterung:       
 
Gebäudezugang  
 
 ebenerdig schwellenfrei   Rampe  
 Automatiktür   Bewegungsfläche vor der Tür  
 Sonstiges:        Maße: mindestens 150/150 cm  
 
Erreichbarkeit der Geschosse  
 
 alle Etagen barrierefrei erreichbar    Etagen teilweise barrierefrei erreichbar 
  Erläuterung:       
 
Aufzüge 
 
 Aufzug/Aufzüge (Gestaltung entspricht den Vorgaben der DIN 18040)  
Insbesondere:  
 Sprachausgabe der Etagen  
 Spiegel an der Wand gegenüber der Tür  
 Notrufsystem auch für Menschen mit Hörbehinderung  
 nutzbar nein, Erläuterung:

2  
Toilettenanlagen  
 
 nach Geschlecht getrennte barrierefreie Toilette in jeder Sanitäranlage 
 separate geschlechtsneutrale barrierefreie Toilett e in jeder Sanitäranlage 
 Sanitäranlage Gestaltung entspricht den Vorgaben d er DIN 18040 
 Wickelmöglichkeit für Kinder in einer Sanitäranlage  
 Liege/Wandklappliege vorhanden 
 nein, Erläuterung:       
 
Orientieren - Informieren - Leiten – warnen  
 
 Taktil erfassbares und kontrastreich gestaltetes Leitsystem für blinde und sehbehinderte  
 Menschen vom Eingang zu wichtigen Bereichen im Geb äude  
 Beschriftung von Türschildern in ausreichend großer Schrift sowie taktil erfassbar in Profi und  
 Braille  
 Orientierungstafeln in großer Schrift und in gut verständlicher Sprache (vgl. DIN 32975)  
 kontrastreiche Gestaltung der Bodenbeläge  
 Notrufsystem/Alarmsystem für hörbehinderte Menschen  
 nein, Erläuterung:       
 
Technik für schwerhörige Menschen  
 
 Induktionsschleife (vgl. DIN 18040)  
 Raumbezeichnung: E0_306, E0_58, E2_31 bis 35, E2_7 1 bis 72, 
Beratungsräume: 10 x mobile Geräte      
 Raumakustische Maßnahmen (vgl. DIN 18041) 
 Erläuterung:       
 
Ggf. Erläuterungen zur sonstigen Ausstattung, zu speziellen Räumen und Details: 
 
Einrichtung einer Toilettenanlage im Erdgeschoss nach dem Konzept “Toiletten für alle” der Stiftung Leben 
pur ( 
www.toiletten-fuer-alle.de )

Nachweis Null-Emissions-Haus Liegenschaft:
CO2-Emission
gelb: Eingabefelder
blau: Auswahlfeld
1. Wärmebedarf
spezifischer Wärmebedarf 
Gebäude [kWh/m²]
beheizte BGF 
[m²]
Wärmebedarf 
[kWh/a]
20 19.598 391.960
2. Wärmeproduktion
Wärmebedarf [kWh/a] Jahres-
nutzungsgrad
Fernwärme-
bedarf [kWh]
Emissionsfaktor 
[kg/kWh]
Emission
[kg/a]
Fernwärme 391.960 0,99 395.919 0,125 49.490 
0 
Ein 2.Wärmeerzeuger ist ausgewählt, bitte geben Sie den Anteil des 2.Wärmeerzeugers am Gesamtwärmebedarf an   [Angabe:%] 0 %
Wärmebedarf [kWh/a] 0 0 Emissionsfaktor 
[kg/kWh]
Emission
[kg/a]
kein zweiter 
Wärmeversorger 0 0 0 0 0 
0 
Zwischensumme Emission Wärmeproduktion 49.490 
3. Strombezug
spez. Strombe-
darf   [kWh/m²]
Fläche
[m²]
Strombedarf 
[kWh/a]
Emissionsfaktor
[kg/kWh]
Emission
[kg/a]
25 19.598 489.950 0,474 232.236 
  Daten für anderen Gebäudetyp 40 0 0 0,474 0 
Zwischensumme Emission Strombedarf 232.236 
4. emissionsmindernde Anlagen
spezifische 
Stromerzeugung 
[(kWh/a)/kW peak]
Leistung 
[kWpeak]   bzw. 
Fläche [m²]
Energie-
produktion 
[kWh/a]
Emissionsfaktor
[kg/kWh] bzw. [kg/m²]
Emission
[kg/a]
900 167    kW 150.660 -0,474 kg/kWh -71.413 
1000 147    kW 146.700 -0,474 kg/kWh -69.536 
  Kleinwindkraft 0 -0,474 kg/kWh
  Gründach 4.031    m² -0,502 kg/m² -2.024 
  sonstiges: Ausgl. auf Gebäuden im Stadtkonzern 300 kWp S 300.000 -0,474 -142.200 
Emissionskompensierung -285.172 
Emission
[kg/a]
22.02.2024 Endergebnis Ziel Null-Emissions-Haus erreicht Gesamtbilanz Emission -3.446 
Stadthaus 4, Münster
↓ Auswahlfeld Wärmeerzeuger 2↓ 
↓ Auswahlfeld Wärmeerzeuger 1↓ 
Emissionsminderung durch:
↓ Auswahlfelder PV-Anlagen↓ 
↓ Auswahlfelder Gebäudeart ↓ 
Seite 1 von 2

V/0135/2024 
V/0135/2024 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
„Arbeitswelt. Zukunft.“ 
Neukonzeption der städtischen Büroraumplanung und Baubeschluss für das Stadthaus 4 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   19.03.2024 Bezirksvertretung Münster-Mitte Anhörung 
   16.04.2024 Ausschuss für Personal, Digitalisierung, Organisation, Sicherheit 
und Ordnung 
Vorberatung 
   16.04.2024 Ausschuss für Umweltschutz, Klimaschutz und Bauwesen Vorberatung 
   18.04.2024 Ausschuss für Stadtplanung und Stadtentwicklung Vorberatung 
   23.04.2024 Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft Vorberatung 
   24.04.2024 Hauptausschuss Vorberatung 
   24.04.2024 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Das Konzept „Arbeitswelt. Zukunft.“ (New Work City, Anlage 1) als Rahmen für die künftige städ-
tische Büroraumplanung wird zur Kenntnis genommen. 
 
2. Das mit Vorlage V/0353/2022 beschlossene Moratorium für den Neubau des Stadthauses 4 wird 
aufgehoben. 
 
3. Der zwischen Stadtwerke Münster GmbH und Stadt Münster geschlossene Letter of Intent vom 
03.05.2021 wird gekündigt. 
 
4. Die Baumaßnahme Stadthaus 4 wird nach den Entwurfsplänen des Architekturbüros Hascher 
Jehle Architektur, Berlin, im Investitionsvolumen von 90.300.000 Euro brutto auf Basis der fort-
geschriebenen Kostenberechnung Stand Februar 2024 nach DIN 276 sowie jährlichen Folge-
kosten von 4,3 Mio. Euro umgesetzt. Der Rat beauftragt die Verwaltung, das Projekt Stadthaus 4 
mit der Bauwerke Münster GmbH auf Basis der Vorbeschlüsse des Rates ab Leistungsphase 6 
umzusetzen. 
 
 
 
Personal- und 
Organisationsamt 
 
08.03.2024 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in:  
Herr Helmer 
Telefon: 492-1115 
Helmer@stadt-muenster.de

- 2 - 
V/0135/2024 
5. Mit dieser Vorlage sind die folgenden Anträge bearbeitet und damit erledigt: 
 Antrag A-R/0029/2020 „Moderne Verwaltung, moderne Arbeitsformen: Digital Workplace aus-
weiten 
 Antrag A-R/0081/2021 „Verwaltung zukunftsgerecht weiter entwickeln und gestalten, Einspar-
potentiale erkennen und nutzen!“ 
 Antrag A-R/0037/2022 „Modern und innovativ: Ein Homeoffice-Konzept für Münster“ 
 Antrag A-R/0038/2022 „Stadthaus 4: Standards und Kosten reduzieren“ 
 
 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
 
Teilfinanzplan 
 Nr. Bezeichnung  Haush.- 
jahr 
Betrag 
€ 
Bemerkungen  
 
Produktgruppe 01 11 Immobilienmanagement     
Investitionsmaßnahme 0000 An- und Verkauf von Grund-
vermögen 
   
Auszahlungen für den Erwerb von Grundstücken  2025 5.964.000  
Investitionsmaßnahme 4200 Stadthaus 4    
Auszahlungen für Baumaßnahmen  bereitge-
stellt bis 
2023 
8.400.000  
   2024 6.600.000  
   2025 25.000.000  
   2026 30.000.000  
   2027 20.300.000  
Summe der Auszahlungen für Baumaßnahmen   90.300.000  
Produktgruppe 01 13 Zentrale Dienste     
Investitionsmaßnahme 0000 An- und Verkauf von bewegli-
chem Anlagevermögen 
   
Auszahlungen für den Erwerb von beweglichem Anlagevermö-
gen 
2027 2.500.000  
Summe aller Auszahlungen   98.764.000  
 
Die zur Finanzierung der Baumaßnahme erforderlichen Ermächtigungen sind im Haushaltsplan 2024 
bei der Investitionsmaßnahme 4200 „Stadthaus 4“ in Höhe von 90,3 Mio. Euro veranschlagt. Alle wei-
teren Bedarfe werden in den Haushaltsplan-Entwurf 2025 aufgenommen. 
 
Einem jährlichen Aufwand für das Stadthaus 4 von 4,3 Mio. Euro steht eine jährliche Einsparung auf-
grund der Abmietungen von 6,1 Mio. Euro gegenüber. Damit wird eine jährliche Entlastung des städ-
tischen Haushalts von 1,8 Mio. Euro erzielt (alle Zahlen basierend auf dem Abrechnungsjahr 2034). 
Eine detaillierte Darstellung dieser Zahlen ist in der korrespondierenden nichtöffentlichen Vorlage 
V/0136/2024 hinterlegt.

- 3 - 
V/0135/2024 
Begründung: 
 
1. Sachstand 
 
Die Stadt Münster verfolgt die strategischen Ziele, ihre Gebäude klimaneutral auszurichten, die digita-
le Infrastruktur weiterzuentwickeln, ihre Bürostandorte kundenorientiert zu konzentrieren, neue Ar-
beitsmodelle umzusetzen und dabei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein modernes Umfeld zur 
Verfügung zu stellen. Zur Erreichung dieser Ziele plant die Stadt, mit dem Stadthaus 4 ein nachhalti-
ges, klimaneutrales, effizientes und an die Anforderungen moderner und kundenorientierter Büroar-
beit angepasstes Gebäude zu errichten und zu nutzen. 
 
Die Planungen zum Stadthaus 4 sind dem Rat in den vergangenen Jahren im Rahmen mehrerer Vor-
lagen zu Beschlussfassungen vorgelegt worden: 
 
 Ausgehend vom Beschluss mit Änderungen des Rates zur Vorlage V/0416/2019 „Grundsatzbe-
schluss: Erweiterung des Stadthauses 3“ werden Bedarfsdeckung und Optimierung immer als ei-
ne gemeinsame Aufgabenstellung verstanden. 
 
 Die im Anschluss vorgelegte Vorlage V/0176/2020 „Erweiterung Stadthaus 3: Auslobung des Ar-
chitektenwettbewerbes“ mit einem Raum- und Funktionsprogramm sowie der Auslobungsunterla-
ge für einen Architektenwettbewerb wurde mit den Vorlagen D/0045/2020 und V/0357/2020/1 be-
schlossen. Der Architektenwettbewerb wurde im Sommer 2020 erfolgreich mit der Vergabe des 
ersten Preises für den Entwurf des Architekturbüros Hascher Jehle Architekten, Berlin, durchge-
führt. 
 
 Das Ergebnis des Wettbewerbs wurde dem Rat mit Vorlage V/0116/2021 „Errichtungsbeschluss 
zur weiteren Bauplanung des Stadthauses 4 in Bauträgerschaft der Stadtwerke Münster GmbH“ 
zur Kenntnis gegeben. Gleichzeitig hat der Rat der Errichtung des Stadthauses 4 durch die 
Stadtwerke Münster GmbH auf Basis der Vorbeschlüsse zugestimmt und die Verwaltung beauf-
tragt, einen Mietvertrag mit der Stadtwerke Münster GmbH abzustimmen und diesen dem Rat zu-
sammen mit dem Baubeschluss im Frühjahr 2022 vorzulegen. Die Stadtwerke Münster GmbH 
und die Stadt Münster haben daraufhin einen gegenseitigen „Letter of Intent“ über den Bau und 
die Anmietung des Gebäudes unterzeichnet. 
 
 Aufgrund der dramatischen geopolitischen Veränderungen in 2022 und der daraus entstandenen 
Konsequenzen (signifikante Kostensteigerungen in vielen Bereichen, Personal- und Materialman-
gel, hohe Inflation) waren im Vorfeld der eigentlich vorgesehenen Baubeschlussvorlage im Som-
mer 2022 extreme Aufwandsteigerungen vorhersehbar, die den Bau des Stadthauses 4 zum da-
maligen Zeitpunkt deutlich verteuert hätten. Daher hat der Rat mit Vorlage V/0353/2022 „Neubau 
des Stadthauses 4: klimaneutral, digital, nachhaltig: Moratorium“ ein Moratorium bis Ende 2024 
beschlossen mit der Maßgabe, dass die Verwaltung bei sich ändernden Rahmenbedingungen ei-
ne Wiederaufnahme der Planung prüft und dem Rat einen entsprechenden Beschlussvorschlag 
vorlegt. Gleichzeitig wurde die Verwaltung beauftragt, die Büroraumnutzung der kommenden Jah-
re in ganzheitlicher Betrachtung mit dem Ziel eines möglichst geringen Raumbedarfs sowie mo-
derner und attraktiver Arbeitsbedingungen zu überprüfen. 
 
 Im Laufe des Jahres 2023 wurden die prognostizierten Kosten für das Stadthaus 4 im Vergleich 
zum Kostenhype 2022 deutlich nach unten korrigiert, da sich die Ergebnisse öffentlicher Aus-
schreibungen im Bausektor trotz gestiegener Lohnkosten aufgrund normalisierter Preise im Roh- 
und Baustoffbereich wieder beruhigt hatten. 
Auf dieser Grundlage hat der AWLFW mit Vorlage V/0301/2023 „Konkretisierung der Planung 
Stadthaus 4“ zugestimmt, dass die Planung im Vorgriff auf die Leistungsphase 6 wiederaufge-
nommen wurde. Gleichzeitig wurden erste analysierende Aussagen zum Büroraumbestand zur 
Kenntnis genommen. 
 
Im Verlauf des Projektes haben die Stadtwerke Münster GmbH und die Verwaltung den Rat mehrfach

- 4 - 
V/0135/2024 
zu fraktionsübergreifenden Informationsveranstaltungen zum Stadthaus 4 eingeladen. 
 
Die Kommission zur Förderung der Inklusion von Menschen mit Behinderungen (KIB) ist im bisheri-
gen Projektverlauf regelmäßig über die Arbeitsgruppe „Runder Tisch Barrierefreies Bauen“ eingebun-
den worden. Zahlreich e und hilfreiche Hinweise zur Barrierefreiheit konnten so in die Bauplanung 
aufgenommen werden. In Abstimmung mit dem Vorsitzenden der KIB wird diese nicht in die Bera-
tungskette zu den beiden Stadthaus 4 -Vorlagen aufgenommen, sondern schriftlich über den S ach-
stand informiert. 
 
 
2. Projekt „Arbeitswelt. Zukunft.“ 
 
2.1 Ausgangslage und Zielsetzung 
 
Die Stadt Münster muss verstärkt moderne und attraktive Arbeitsplätze gestalten, um als Kommune 
auch weiterhin wirtschaftlich und wettbewerbsfähig agieren zu können. Der Ansatz von „New Work“ 
beschreibt hierzu eine innovative Herangehensweise an die Gestaltung der Arbeitswelt, die auf vier 
Elementen basiert:  
 
 
 
Der Arbeitsplatz der Zukunft geht dabei über standardisierte Strukturen hinaus und bietet eine räumli-
che Arbeitsumgebung, die den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden Rechnung trägt. Dabei 
werden Veränderungen in der Arbeitswelt stark vom technologischen Fortschritt angetrieben. Aus 
Sicht der Mitarbeitenden verändert sich die Sinnhaftigkeit ihrer beruflichen Tätigkeit; Privates und 
Beruf werden in einen neuen Ausgleich gebracht. 
 
Die Verwaltung hat im Sommer 2023 das Projekt „Arbeitswelt. Zukunft.“ aufgesetzt, in dem in drei 
Teilprojekten Mitarbeitende aus verschiedenen städtischen Ämtern und Einrichtungen unter regelmä-
ßiger Einbeziehung der Mitbestimmungsorgane gearbeitet haben. 
 
Die drei Teilprojekte hatten folgende Schwerpunkte und Zielsetzungen: 
 
Teilprojekt 1: New Work 
 Vorlage eines gesamtstädtischen Konzeptes zur Umsetzung moderner und digitaler Arbeitswelten 
in der Verwaltung unter Berücksichtigung der politischen Anträge und Beschlüsse

- 5 - 
V/0135/2024 
Teilprojekt 2: Stadtweite Büroraumplanung 
 Aktualisierung der Büroraumplanung unter Berücksichtigung der Ansätze des Teilprojektes 1, da-
bei insbesondere 
o Analyse der Wirtschaftlichkeit der städtisch genutzten Liegenschaften 
o Identifikation der für die Implementierung moderner Arbeitswelten nutzbaren Liegenschaf-
ten 
o Identifikation der unter diesem Aspekt aufzugebenden Liegenschaften 
o Aufzeigen der Konsequenzen für die städtischen Ämter und Einrichtungen mit einer Per-
spektive von 2, 5 und 10 Jahren 
 
Teilprojekt 3: Bauplanung Stadthaus 4 
 Überplanung des Innenraums auf Basis moderner Arbeitsformen mit dem Ziel der Einrichtung von 
mindestens 800 Arbeitsplätzen zur Nutzung durch 1.000 Mitarbeitende  
 Benennung der Einzugseinheiten und entsprechende Arbeitsplatz- und Raum- / Zonenzuordnung 
 Vorbereitung erster Ausschreibungen zur zeitnahen Veröffentlichung nach einem möglichen Bau-
beschluss durch den Rat 
 
 
 
2.2 New Work  
 
2.2.1 Konzept New Work City 
 
Das Konzept „New Work City" basiert auf den vier grundlegenden Elementen von New Work: Men-
schen, Räume, Technologien und Regularien.  
 
Auf einer breit aufgestellten Wissens- und Erfahrungsbasis aus Ämtern und Einrichtungen verschie-
dener Dezernate sowie der Mitbestimmungsorgane wurden die Anforderungen der Verwaltung an 
New Work identifiziert und analysiert.  
 
Das erarbeitete Konzept verfolgt das Ziel, die erforderlichen internen Rahmenbedingungen einer in-
novativen und flexiblen Arbeitswelt in der Stadtverwaltung zu beschreiben und zugleich die wirtschaft-
lichen Interessen der Arbeitgeberin an eine optimierte Büroraumnutzung zu berücksichtigen. Es dient 
als Arbeitsgrundlage, um im Anschluss an das Projekt „Arbeitswelt. Zukunft.“ die beschriebenen 
Maßnahmen und Bausteine einer modernen Arbeitswelt zeitnah umzusetzen und die Arbeitgeberin in 
ihren strategischen Zielen zu unterstützen. 
 
Unterstützt wurde das Teilprojekt von der Beratungsfirma Veldhoen + Company, die den Ansatz des 
Activity Based Working einbrachte, der beispielsweise auch von der Stadt Düsseldorf verfolgt wird. 
 
Durch die im folgenden Schaubild vorgenommene Visualisierung als Bausteine wird deutlich, dass die 
Elemente Menschen, Technologien und Regularien unabhängig von einem Dienstgebäude wirken. 
Das vierte Element der Räume wird in drei Raumkonzepten differenziert dargestellt, wodurch dieses 
Thema in der Gesamtdarstellung der New Work City einen präsenten Platz einnimmt: 
 
Die Vision für die Stadtverwaltung Münster: 
Wir schaffen mit der „Arbeitswelt. Zukunft” eine attraktive, bunte und vielfältige Stadtverwal-
tung, in der Mitarbeitende in einer modernen Umgebung gerne arbeiten und ihr Potenzial voll 
entfalten können, um den Bürger*innen in Münster einen erstklassigen Service zu bieten.

- 6 - 
V/0135/2024 
 
 
2.2.2 Grundbausteine 
 
2.2.2.1 Grundbaustein 1: Regelungen zur Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort1 
Die aktuellen Regelungen der Stadtverwaltung zur Flexibilisierung der Arbeitszeit bilden mit der zwi-
schen Verwaltung und Gesamtpersonalrat geschlossenen „Dienstvereinbarung über die Gestaltung 
von Telearbeit und mobilem Arbeiten“ in der Fassung vom 01.10.2023 bereits ein sehr gutes Rah-
menwerk zur individuellen Ausgestaltung des Arbeitstages. Der Fokus dieses Bausteins liegt dem-
nach auf einer Erhöhung der Flexibilisierung des Arbeitsortes. 
 
Als wesentliche Maßnahme ist vorgesehen, die bereits gelebte Arbeitsform des mobilen Arbeitens 
künftig deutlich auszubauen und als neuen Standard in der Stadtverwaltung zu etablieren. Das Kon-
zept setzt dabei auf eine veränderte strategische Ausrichtung bei den mobilen Endgeräten und eine 
entsprechend umfassende digitale Aktenbereitstellung, um die nahtlose Arbeit von unterwegs und in 
Telearbeit zu gewährleisten. 
 
2.2.2.2 Grundbaustein 2: Software und technische Infrastruktur 
Ein entscheidender Zukunftsfaktor unter anderem für die erfolgreiche Umsetzung von New Work-
Elementen ist eine effiziente und zukunftsorientierte IT-Umgebung. Primäres Ziel ist hierbei eine deut-
liche Verbesserung der Arbeitsplatzausstattung, welche eine zentrale Rolle in der Realisierung von 
Desk-Sharing und mobilem Arbeiten spielt.  
 
Weitere wichtige IT-Elemente sind die Gestaltung moderner Besprechungsräume, die flächende-
ckende Einführung von Microsoft 365, die Implementierung von Softphones sowie die forcierte Ein-
führung der Allgemeinen E-Akte bzw. die Umsetzung von E-Fachakten. 
 
2.2.2.3 Grundbaustein 3: Personalentwicklung, Führung und Veränderungsmanagement 
Die Arbeitskultur bei der Stadt Münster soll sich verstärkt durch einen partizipativen Führungsstil aus-
zeichnen, der auf Vertrauen, Eigenverantwortung und Kooperation basiert. Die Führungskräfte sind 
Vorbild für die Umsetzung von Veränderungen und damit einer erneuerten Verwaltungskultur. Auf 
                                                 
1 Im städtischen Sprachgebrauch wird nicht der Begriff „HomeOffice“, sondern auf Basis der gesetzlichen Nor-
mierung und der damit verbundenen Rechte und Pflichten die Begriffe „Telearbeit“ und „mobiles Arbe iten“ ge-
nutzt.

- 7 - 
V/0135/2024 
diesem Weg werden Führungskräfte künftig intensiver unterstützt und die organisatorischen Rah-
menbedingungen von Führung weiter verbessert. 
 
Weitere zentrale Erfolgsfaktoren des Konzeptes sind eine kontinuierliche Personalentwicklung der 
Mitarbeitenden sowie eine transparente Kommunikation des insgesamt laufenden Veränderungspro-
zesses. Leitlinie wird das Vorgehen im Transformationsprozess „Zukunft der Verwaltung gestalten“ 
sein, den der Rat mit Vorlage V/0328/2023/1 beschlossen hat. 
 
2.2.3 Raumkonzepte 
 
2.2.3.1 Raumkonzept: Activity Based Working im Stadthaus 4 
Zur Realisierung der zentralen Anforderungen an ein neues Stadthaus 4 wurde das Raumkonzept 
Activity Based Working (ABW) adaptiert, welches eine offene und moderne Arbeitsumgebung vor-
sieht. Beim ABW entscheiden die Mitarbeitenden eigenständig, abhängig von ihrer jeweiligen Aktivität 
und Aufgabenstellung, wo und wann sie ihre Arbeit erledigen, damit sie die besten Ergebnisse erzie-
len können. Bei der Raumplanung stehen die tätigkeitsbezogenen Anforderungen der Mitarbeitenden 
im Mittelpunkt. 
 
ABW erlaubt eine effizientere Flächennutzung durch non-territoriale Arbeitsplätze und fördert die 
übergreifende Zusammenarbeit. Die Büroflächen werden so strukturiert, dass sie organisatorische 
Entwicklungen ohne aufwendigen Umbau überdauern.  
 
2.2.3.2 Raumkonzept: Desk-Sharing und New Work Elemente in Bestandsgebäuden 
Die Stadtverwaltung will der in Teilen ineffizienten Nutzung von Arbeitsplätzen in Bestandsgebäuden, 
u.a. resultierend aus der Ausweitung von Telearbeit, durch eine optimierte Büroraumnutzung entge-
genwirken und zugleich moderne und flexible Arbeitsbedingungen schaffen.  
Zu diesem Zweck wird ein Desk-Sharing-Modell unter Wegfall der festen Zuordnung von Büroarbeits-
plätzen umgesetzt. Als Zielgröße soll eine durchschnittliche Sharing-Quote von 0,8 erreicht werden (8 
Arbeitsplätze für 10 Mitarbeitende). 
 
Die Umsetzung erfolgt zunächst bei den Einzugsämtern des Stadthauses 4 sowie auf Grundlage der 
strategischen Planung der Verwaltung zur Verdichtung und Abmietung von Dienstgebäuden. 
Das angestrebte Nutzungskonzept für Bestandsgebäude wird verstärkt die individuellen Bedarfe und 
Anforderungen einzelner Organisationseinheiten berücksichtigen. Hierzu werden neue Raum- und 
Arbeitsplatztypen definiert, die einer optimierten Ausübung dienstlicher Tätigkeiten dienen. Aufgrund 
der im Bestand eingeschränkten Veränderbarkeit der Räumlichkeiten können, im Gegensatz zum 
Raumkonzept des Stadthauses 4, jedoch nur reduzierte Szenarien in den bestehenden Räumen um-
gesetzt werden.  
Zur abschließenden Klärung, in welchen Bestandsgebäuden eine adäquate Umsetzung von flexiblen 
Raum- und Arbeitsplatztypen möglich ist, ist eine Feinplanung unter Beteiligung der einzelnen Nut-
zergruppen durchzuführen. 
 
2.2.3.3 Raumkonzept: Coworking-Büros 
Auch um eine intensivere Zusammenarbeit von Mitarbeitenden über Amts- und Dezernatsgrenzen 
hinweg zu ermöglichen, soll ein neues Raumangebot in Form von so genannten Coworking-Büros 
etabliert werden. Alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung können in diesen Räumen einen Schreib-
tischarbeitsplatz stunden- oder tageweise buchen. Dieser Vorgang ist künftig über ein neues Bu-
chungssystem möglich. 
 
Im Stadthaus 1 werden aktuell bereits erste Coworking-Büros eingerichtet. Weitere sollen in den 
Stadthäusern 2 und 3 kurzfristig gestaltet werden. Im Stadthaus 4 sind derartige Möglichkeiten der 
Zusammenarbeit ohnehin umfassend vorgesehen.   
Coworking-Büros sind ein zusätzliches Raumangebot. Sie fördern eine Kultur der Zusammenarbeit, 
des Austausches und der sozialen Begegnung. Ein Coworking-Bereich lebt von der Offenheit des 
Raums und derjenigen, die dort arbeiten.

- 8 - 
V/0135/2024 
2.2.4 Fazit zum Konzept „New Work City“ 
 
Das „New Work City"-Konzept stellt einen umfassenden kommunalen Handlungsansatz dar, um den 
Herausforderungen einer sich wandelnden Arbeitswelt zu begegnen. Es verbindet die Bedarfe und 
Ambitionen der Mitarbeitenden mit den wirtschaftlichen Anforderungen einer effizienten und nachhal-
tigen Verwaltung.  
 
Die Maßnahmen in den beschriebenen Grundbausteinen sind teilweise bereits in Umsetzung oder in 
Vorbereitung. Da Partizipation und Mitwirkung ein wichtiger Bestandteil von New Work sind, soll eine 
weiterführende Feinplanung der beschriebenen Raumkonzepte unter Beteiligung der Nutzergruppen 
erfolgen.  
 
Hierbei ist zu beachten, dass sich viele der Maßnahmen gegenseitig bedingen, wie z. B. die Auswei-
tung des mobilen Arbeitens mit einer ausreichenden Geräteausstattung oder das Desk-Sharing mit 
der Einführung der elektronischen Akte.  
 
Das vollständige Konzept ist der Vorlage als Anlage 1 beigefügt. 
 
 
2.3 Städtische Büroraumnutzung 
 
Die Verwaltung hat die gesamte städtische Büroraumnutzung auf die Möglichkeiten modernen Arbei-
tens im Sinne des Konzeptes „New Work City“ hin überprüft. Dabei wurden insbesondere die Wirt-
schaftlichkeit der städtisch genutzten Liegenschaften analysiert sowie die für die Implementierung 
moderner Arbeitswelten nutzbaren Liegenschaften und die unter diesem Aspekt aufzugebenden Lie-
genschaften identifiziert. 
 
Aufgrund der teils noch langfristig laufenden Mietverträge für einzelne Liegenschaften kann die Neu-
ausrichtung der Büroraumnutzung nicht kurzfristig oder gar in einem Zug erfolgen. Hier werden in den 
kommenden Jahren jeweils sobald vertraglich möglich bisherige Anmietungen aufgegeben. Die dort 
untergebrachten Ämter und Einrichtungen werden entweder in den endgültig vorgesehenen Standort 
oder temporär in eine Zwischennutzung umziehen. Dieser als „Perspektive 2034“ bezeichnete Pro-
zess gibt die Entwicklung der kommenden zehn Jahre vor und ist in der Anlage zur korrespondieren-
den nichtöffentlichen Vorlage V/0136/2024 dargestellt. 
 
Insgesamt wurden die folgenden 32 städtisch genutzten Dienstgebäude betrachtet. Dabei wird unter-
schieden in Haupt-, Büro- und Funktionsstandorte.  
 
Hauptstandorte sind die nicht zur Disposition stehenden zentralen Einheiten der Stadthäuser 1 (ge-
meinsam mit Prinzipalmarkt 5), 2 und 3. Die Bürostandorte werden bei der weiteren Betrachtung der 
wirtschaftlichen Nutzung analysiert, Funktionsstandorte sind aufgrund ihrer Nutzung an bestimmte 
fachliche oder örtliche Funktionen der Verwaltung gebunden und können daher nicht ohne weiteres 
aufgegeben werden. Auch Einrichtungen der Feuerwehr oder der Kultur (Theater, Stadtbücherei, Mu-
sikschule etc.) stehen in der Betrachtung außen vor.

- 9 - 
V/0135/2024 
lfd. Nr. Standort Eigentum Anmietung Kategorie Erläuterung
1 Klemensstraße 10 x Hauptstandort Stadthaus 1
2 Prinzipalmarkt 5 x Hauptstandort Einheit mit StH1
3 Ludgeriplatz 4 x Hauptstandort Stadthaus 2
4 Albersloher Weg 33 x Hauptstandort Stadthaus 3
5 Albersloher Weg 450 x Bürostandort York-Kaserne
6 Bahnhofstraße 8-10 x Bürostandort
7 Hafenstraße 8 x Bürostandort
8 Hafenstraße 30-32 x Bürostandort
9 Höfflingerweg 1 x Bürostandort
10 Stolbergstraße 2a x Bürostandort
11 Stühmerweg 8 x Bürostandort
12 Von-Steuben-Straße 5 x Bürostandort
13 Wolbecker Straße 284 x Bürostandort
14 An den Speichern 8 x Funktionsstandort Stadtarchiv
15 An den Speichern 14 x Funktionsstandort Zwischenarchiv
16 Albersloher Weg 550 x Funktionsstandort KSD
17 Gasselstiege 13 x Funktionsstandort Gesundheitshaus
18 Hamannplatz 39 x Funktionsstandort Bürgerbüro
19 Idenbrockplatz 8 x Funktionsstandort BV
20 Idenbrockplatz 26-28 x Funktionsstandort Jobcenter Nord
21 Klosterstraße 33 x Funktionsstandort Schulpsychologie
22 Kristiansandstraße 141 x Funktionsstandort KSD
23 Münsterstraße 7 x Funktionsstandort BV
24 Münsterstraße 111 x Funktionsstandort Jobcenter Wolbeck
25 Nieberdingstraße 30a x Funktionsstandort Veterinäre
26 Nieberdingstraße 30 x Funktionsstandort KOD
27 Pantaleonplatz 7 x Funktionsstandort BV
28 Patronatsstraße 20-22 x Funktionsstandort BV, KSD, Jobcenter
29 Rudolf-Diesel-Straße 5-7 x Funktionsstandort Zulassungsstelle
30 Rüschhausweg 17 x Funktionsstandort KSD
31 Scheibenstraße 109 x Funktionsstandort citeq, Expedition und Druck
32 Vennemannstraße 5 x Funktionsstandort BV
 
 
Die Bürostandorte wurden anhand der bereits in der Vorlage V/0301/2023 benannten Kriterien und 
Kennzahlen bewertet. Details hierzu sind hier aufgeführt, soweit es sich nicht um Daten handelt, die 
aus Gründen des Schutzes der Rechte Dritter in der korrespondierenden nichtöffentlichen Vorlage 
V/0136/2024 dargestellt sind.  
 
Cluster Nachhaltigkeit 
 
 Die städtischen Dienstgebäude erfüllen durchgehend die Vorgaben der städtischen Gebäudeleit-
linien. 
 Die städtischen Dienstgebäude sind durchgehend an die Fernwärme- oder Erdgasversorgung 
angeschlossen. Andere, insbesondere fossile Brennstoffe wie Öl oder Kohle, werden in keinem 
städtischen Dienstgebäude eingesetzt. 
 Die Energiekosten von Gebäuden sind in Einzelfällen nicht gesondert ausgewiesen, soweit sie 
laut Mietvertrag in den Nebenkosten undifferenziert aufgehen.

- 10 - 
V/0135/2024 
Cluster Organisation 
 
 Die Verwaltung beschäftigt derzeit ca. 40% ihrer im Büroumfeld tätigen Mitarbeiterinnen und Mit-
arbeiter in Teilzeit. Dabei ist der Umfang dieser Teilzeit individuell höchst unterschiedlich. 
 Ca. 1.600 in Voll- oder Teilzeit beschäftigte Mitarbeitende haben mit Stand 01.01.2024 einen ge-
nehmigten Telearbeitsplatz. Dabei sagt die Genehmigung an sich noch nichts über die Dauer der 
genehmigten Telearbeit aus – hier variiert die Dauer nach den individuellen Bedingungen der Be-
schäftigten zwischen wenigen Stunden und 80% einer Vollzeitkraft (entspricht bis zu 4 von 5 Ar-
beitstagen in der Woche).  
 Wie oben bereits angedeutet, ist die Wahl des Standortes insbesondere bei den Funktionsgebäu-
den von den Leistungsangeboten der Stadtverwaltung abhängig (so beispielsweise in den Be-
zirksverwaltungen, der Theaterverwaltung, den Bürobereichen der Stadtbücherei oder auch in 
den dezentralen Angeboten von Jobcenter oder Kommunalem Sozialdienst). 
 Unter Berücksichtigung der Telearbeits- sowie der Teilzeitarbeitsquote, aber auch unter Beach-
tung von Urlaubs- und durchschnittlichen Krankheitstagen wird eine Desk-Sharing-Quote von 
20% angesetzt. 
 
Cluster Finanzen 
 
 Die abgeschlossenen Mietverträge variieren nach Zeitpunkt des Mietbeginns und Dauer der Lauf-
zeit. Die Mietkosten der abzumietenden Gebäude sind in der korrespondierenden nichtöffentli-
chen Vorlage absolut und im Verhältnis zur angemieteten Fläche dargestellt. Dabei wurden die 
aktuellen Mietkosten in Anlehnung an die prognostizierte Mietkostensteigerung gemäß der Büro-
marktstudie 2023 der Wirtschaftsförderung Münster mit dem Faktor 1,9 für die Folgejahre hochge-
rechnet. 
 
Cluster Technik 
 
 Im Sinne der Ergebnisse des Teilprojektes New Work City wurden die städtischen Standorte hin-
sichtlich einer Umsetzbarkeit moderner Arbeitsformen auch im Bestand überprüft, wobei die Be-
wertung der für die Abmietung vorgesehenen Standorte obsolet war. Auch in den weiter zu nut-
zenden Bestandsgebäuden kann unter bestimmten Voraussetzungen Desk-Sharing realisiert 
werden:  
• Weitgehende Ausstattung mit mobil nutzbaren Endgeräten. 
• Weitgehende digitale Aktenführung. 
• Weitgehende digitale Fachverfahren. 
 Die Planungen zur umfassenden Digitalisierung der Stadtverwaltung sehen diese Voraussetzun-
gen in den kommenden Jahren als zunehmend gegeben an, so dass korrespondierend zur Auf-
gabe der Dienstgebäude (in Abhängigkeit von den Mietvertragslaufzeiten) die Desk-Sharing-
Quote von 20% auch in Bestandsgebäuden realisiert wird. 
 Von den ca. 5.000 städtischen Büroarbeitsplätzen sind aktuell ca. 1.800 Arbeitsplätze mit Note-
books und / oder Tablets ausgestattet (Quote von 36%). Im Zuge der geplanten IT-
Reinvestitionen wird diese Quote in den kommenden Jahren durch Austausch von Desktop-PC 
gegen Notebooks kontinuierlich gesteigert. Die Ausstattung mit diesen mobil einsetzbaren Gerä-
ten ist eine weitere Voraussetzung für mobiles Arbeiten oder Telearbeit. 
 Und auch die elektronische Aktenführung ist ein wichtiges Kriterium für die Realisierung des 
Desk-Sharings. Nur unter Wegfall der ortsgebundenen Papierakten kann eine freie Wahl des Ar-
beitsplatzes und damit eine Verdichtung der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze umfassend 
gelingen. Die Stadt Münster unterscheidet in der elektronischen Aktenführung zwischen allgemei-
ner E-Akte und E-Fachakten. Aktuell ist die elektronische Aktenführung für den allgemeinen Ak-
tenbestand in 10 Ämtern und Einrichtungen eingeführt worden bzw. befindet sich in der Einfüh-
rung. Bis Anfang 2025 werden 6 weitere Ämter und Einrichtungen folgen, so dass Anfang des 
kommenden Jahres bereits rd. 40% der städtischen Ämter und Einrichtungen auf elektronische 
Akten zugreifen können. Auch in den Folgejahren wird die elektronische Aktenführung in den Äm-
tern und Einrichtungen sukzessive eingeführt, so dass zum geplanten Einzug in das Stadthaus 4

- 11 - 
V/0135/2024 
die Aktenführung der Stadt Münster im Rahmen der allgemeinen E-Akte für die Einzugsämter 
umgestellt sein wird. Hinzu kommen weitere Implementierungen von E-Fachakten (elektronische 
Aktenführung mit Anbindung an ein digitales Fachverfahren) als zwingende Voraussetzung für 
Desk Sharing. 
 
Cluster Beschaffenheit 
 
 Die städtisch genutzten Gebäude erfüllen sowohl in Eigentum als auch in Anmietung die Vorga-
ben der aktuellen Gebäudeleitlinien. Renovierungsmaßnahmen finden entweder durch das städti-
sche Amt für Immobilienmanagement (Gebäude im Eigentum) oder durch die Vermietenden (an-
gemietete Gebäude) statt. Dennoch sind in verschiedenen Objekten Defizite in der Bausubstanz 
insbesondere hinsichtlich der Nachhaltigkeit und Energieeffizienz erkennbar. 
 Aufgrund der unterschiedlichen Bausubstanz und der deutlichen Differenz der im Gebäude vor-
handenen Verkehrsflächen ist auch die Nutzbarkeit für städtische Arbeitsplätze und damit das 
Verhältnis von Bürofläche im Gebäude zur Anzahl der Mitarbeitenden unterschiedlich. Diese An-
gabe ist in die Bewertung der aufzugebenden Standorte eingeflossen. 
 Der Zuschnitt der Büroräume sowie das Verhältnis Büroraum zu Verkehrsfläche bedingen auch 
die Möglichkeiten der vorzusehenden New Work Angebote. Die baulichen Gegebenheiten im Be-
stand (teilweise stehen städtisch genutzte Gebäude unter Denkmalschutz) stehen einer vollum-
fänglichen Umgestaltung im Sinne des New Work Konzeptes entgegen. Hier werden offene Bü-
rowelten so weit wie möglich eingerichtet. 
 Die Standorte der Verwaltung wurden hinsichtlich ihrer Attraktivität für Mitarbeitende und der or-
ganisatorischen Beziehungen der Ämter und Einrichtungen überprüft. Dabei wurde deutlich, dass 
insbesondere die Erreichbarkeit mit ÖPNV oder Fahrrad sowie kurze Wege zwischen den Ämtern 
und Einrichtungen relevant sind. 
 
Die aus der Analyse der Cluster resultierenden Daten wurden auf die Möglichkeiten einer Aufgabe 
von angemieteten Bürostandorten und einer Unterbringung in verbleibenden Bestandsgebäuden so-
wie in einem Neubau Stadthaus 4 geprüft.  
 
Wie in der korrespondierenden nichtöffentlichen Vorlage ausgeführt, können unter diesen Vorausset-
zungen acht Bürostandorte aufgegeben werden. Je nach Enddatum des laufenden Mietvertrages 
kann aufsteigend bis zum Jahr 2034 eine jährliche Ersparnis von 5,95 Mio. Euro (Kaltmiete, Neben- 
und Energiekosten) erzielt werden. Diese Mietersparnis ist fortlaufend pro Jahr mit einer laut Büro-
marktstudie 2023 der Wirtschaftsförderung Münster konservativ angesetzten Steigerung der Kaltmie-
te und der Energiekosten von 1,9% fortzuschreiben, so dass in Summe bis zum Jahr 2045 mit 102,78 
Mio. Euro eingesparter Miet-, Neben- und Energiekosten gerechnet werden kann. 
 
 
3. Baumaßnahme Stadthaus 4 
 
3.1 Überführung der Baumaßnahme in städtische Verantwortung  
 
Das Projekt Stadthaus 4 war bisher als Immobilie im Eigentum der Stadtwerke Münster GmbH ge-
plant. Das Gebäude sollte nach Fertigstellung langfristig an die Stadt Münster vermietet werden.  
 
Aufgrund des Ratsbeschlusses zur Vorlage V/0116/2021 hatten Stadt Münster und Stadtwerke Müns-
ter GmbH einen Letter of Intent abgeschlossen, mit dem das Vorgehen zu einer städtischen Anmie-
tung des von der Stadtwerke Münster GmbH zu bauenden Stadthauses 4 definiert war. 
 
Die Stadtwerke Münster GmbH verantwortet den Planungsprozess bis zur Beschlussfassung des 
Rates zu dieser Vorlage erfolgreich und zielführend. 
 
Die Sicherung des Eigenkapitals zur Finanzierung der Zukunftsstrategie der Stadtwerke Münster 
GmbH spricht nun gegen eine Weiterführung des Projekts in bisheriger Konstellation. 
Entsprechend wird vorgeschlagen, das Stadthaus 4 als städtische Immobilie umzusetzen.

- 12 - 
V/0135/2024 
 
Eine Vergleichsrechnung zwischen Anmietung und Investition/Kauf zeigt, dass die Realisierung in das 
Anlagevermögen der Stadt die Ergebnisse der Folgejahre deutlich weniger belasten wird. Da für eine 
Realisierung in das Anlagevermögen der Stadt die Stadtwerke Münster GmbH selbst als nicht-
inhouse-fähiges Unternehmen allerdings nicht in Frage kommt, wird vorgeschlagen, die Umsetzung 
des Projekts ab Leistungsphase 6 neu zu definieren. Die Leistungsfähigkeit der Stadtwerke Münster 
GmbH bei Planung und Umsetzung von Bauvorhaben gilt unberührt. 
 
Das Amt für Immobilienmanagement könnte fachlich die weitere Planung und den Bau des Stadthau-
ses 4 wahrnehmen. Aufgrund des laufenden Arbeitsprogramms 2024 könnte eine Projektsteuerung 
im Amt für Immobilienmanagement ab Mitte 2025 erfolgen. Da die Projektumsetzung aber schnellst-
möglich in Angriff genommen werden soll, wird vorgeschlagen, das Planungs- und Bauprojekt auf die 
Bauwerke Münster GmbH, die als direkte Tochtergesellschaft der Stadt Münster angebunden ist, zu 
übertragen. 
 
Die Beauftragung der handelnden Unternehmen, insbesondere in der Projektsteuerung sowie in den 
Fachplanungen, kann im Stadtkonzern unmittelbar an die Bauwerke Münster GmbH übertragen wer-
den. Die Verträge mit der projektsteuernden Fa. assmann, Münster sowie den beauftragten Fachpla-
nungsunternehmen gehen nach Beschluss des Rates zu dieser Vorlage von der Stadtwerke Münster 
GmbH an die Bauwerke Münster GmbH über. Die Bauwerke Münster GmbH als Auftragnehmerin ist 
nicht gewinnorientiert und wird durch „Selbstkostenerstattung in Bauherrenvertretungsposition“ vergü-
tet. 
 
Der aufgrund des Ratsbeschlusses zur Vorlage V/0116/2021 zwischen Stadt Münster und Stadtwerke 
Münster GmbH geschlossene Letter of Intent vom 03.05.2021 wird von Seiten der Stadt Münster ge-
kündigt. 
 
Die Baugenehmigung für das Stadthaus 4 liegt vor. 
 
 
3.2 Überarbeitung des bisherigen Planungsstandes 
 
Die bisherigen Planungen sahen eine Zellbürostruktur für 640 Arbeitsplätze = 640 Mitarbeitende kurz 
vor dem Abschluss der Leistungsphase 5 (Ausführungsplanung) vor. Auf die umfangreiche Darstel-
lung des Stadthauses in der Vorlage V/0353/2022 wird Bezug genommen. 
 
Unter Berücksichtigung der politischen Diskussionen und Festlegungen im bisherigen Planungsver-
lauf, insbesondere der Beschlussfassungen des Rates und des AWLFW aus den Jahren 2022 und 
2023, sowie der Erkenntnisse aus den Entwicklungen zu New Work in der Stadtverwaltung und zur 
künftigen Büroraumnutzung ist die Planung des Stadthauses 4 hinsichtlich der Innengestaltung neu 
überdacht worden. Hierzu wurde im Auftrag der Stadtwerke Münster GmbH eine modellhafte Über-
planung der Innenraumnutzung auf Basis moderner Arbeitswelten vorgenommen. 
 
Beibehalten wurden die Planungen der Kubatur und der Außengestaltung des Gebäudes sowie die 
bereits entwickelten Maßgaben an Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit. 
 
Neu sieht das Innenraum- und Nutzungskonzept des Gebäudes nunmehr u.a. vor: 
 Raumprogramm für 1.000 Mitarbeitende an 800 Arbeitsplätzen statt bisher Platz für 640 Mitarbei-
tende an 640 Arbeitsplätzen 
 Nutzung durch sieben statt der bisher vorgesehenen vier Einzugsämter 
 Moderne Arbeitswelten nicht mehr nur in einem ausgewählten Bereich, sondern im gesamten Ge-
bäude 
 Überwiegend Mehr-Personen-Bereiche statt klassischer Zellenbürostruktur 
 Desk-Sharing-Quote von 20% 
 
Dazu, wie bisher

- 13 - 
V/0135/2024 
 Trennung von Front- und BackOffice 
 Kantine für die Mitarbeitenden 
 Großtagespflege für bis zu 9 Kinder unter drei Jahren 
 Durchgängig elektronische Aktenführung in E-Fachakte und allgemeiner E-Akte 
 
Diese Überplanung auf Basis des städtischen Konzeptes New Work wird nach entsprechendem Bau-
beschluss von den Fachplanungsunternehmen in deren Planungen integriert. 
 
Im Neubau wird eine Großtagespflege für bis zu 9 Kinder unter drei Jahren eingerichtet, die in noch 
zu bestimmender freier Trägerschaft betrieben werden wird. 
 
Die Gebäudeleitlinien 2020 werden für das Gebäude angewandt. Der Nachweis des Null-Emissions-
Hauses sowie die Checkliste nachhaltiges Bauen sind als Anlagen 2 und 3 beigefügt. 
 
Eine Photovoltaikanlage sowie ein Gründach sind auf dem Dach des Gebäudes geplant. Hierbei 
wird die größtmögliche Dimensionierung, die die Dachfläche erlaubt, gewählt. Daneben findet der 
weitere reguläre Ausbau durch die Stadt Münster statt, so dass ein Gesamteinsparvolumen von 
238,72 t CO2 / Jahr erreicht wird. 
 
Die Checkliste „Barrierefreiheit / Design für alle“ zur Berücksichtigung der Belange von Menschen 
mit Behinderungen ist als Anlage 4 beigefügt. 
 
 
3.3 Kosten des Stadthauses 4 
 
3.3.1 Baukosten 
 
Mit Vorlage V/0353/2022 hatte der Rat ein Moratorium für den Bau des Stadthauses 4 beschlossen, 
da die Kostenschätzung zum damaligen Zeitpunkt eine Summe von 115 Mio. Euro brutto für den Bau 
ohne Grundstücks- und Inneneinrichtungskosten prognostizierte. 
 
Die bereits mit Vorlage V/0301/2023 dargestellte Preisentwicklung im Sinne einer Konsolidierung auf 
deutlich niedrigerem Niveau hat sich in den letzten Monaten erhärtet. Infolge der aktuellen Wirt-
schaftslage und der damit verbundenen Preisentwicklung am Baumarkt fällt die im Jahr 2022 prog-
nostizierte Baupreissteigerung zum jetzigen Zeitpunkt um knapp 21% geringer aus. Laut dem aktuel-
len durch die projektbetreuende Fa. assmann Münster GmbH fortgeschriebenen Kostenbudget wird 
der Bau des Stadthauses 4 wie bereits im Sommer 2023 geschätzt 90,3 Mio. Euro brutto ohne 
Grundstück und Inneneinrichtung kosten (Anlage 5). 
 
Daher sowie aufgrund der langfristig kostengünstigeren Unterbringung der städtischen Ämter und 
Einrichtungen bei Bau und Nutzung des Stadthauses 4 statt Anmietungen wird das Moratorium ge-
mäß Vorlage V/0353/2022 mit dieser Vorlage aufgehoben. 
 
Aufgrund des Beschlusses zur Vorlage V/0353/2022 hat die Stadt Münster der Stadtwerke Münster 
GmbH die bislang entstandenen Planungskosten von 7,09 Mio. Euro erstattet. Die Abrechnung der 
Planungskosten bis einschließlich Leistungsphase 5 sowie in Teilen der Leistungsphase 6 im Umfang 
der mit Beschluss zu V/0301/2023 freigegeben Mittel gegenüber der Stadtwerke Münster GmbH wird 
zeitnah abgeschlossen. Diese Summe ist Bestandteil der Kostengruppe 700 des fortgeschriebenen 
Budgets. 
 
Die Bauwerke Münster GmbH wird von der Stadt Münster hinsichtlich der Management- und Projekt-
kosten gemäß „Selbstkostenerstattung in Bauherrenvertretungsposition“ vergütet. Die aktuelle Schät-
zung der Managementkosten der Bauwerke Münster GmbH beträgt ca. 175.000 Euro. Die Kosten 
werden im Projektbudget abgedeckt.

- 14 - 
V/0135/2024 
Durch den Zeitverzug infolge des Moratoriums sowie die erforderliche Überarbeitung der Ausfüh-
rungsplanung (Ersatz der Zellenbürostruktur durch moderne Arbeitswelten im Sinne des New Work-
Konzeptes) entstehen bei den Fachplanungsunternehmen einmalige Mehrkosten von ca. 595.000 
Euro brutto, die im fortgeschriebenen Budget enthalten sind. 
 
Fördermöglichkeiten, insbesondere über die kürzlich neu aufgelegten Programme der KfW zur Förde-
rung von Nichtwohngebäuden, werden regelmäßig geprüft.  
 
3.3.2 Kosten Grund und Boden 
 
Das für den Bau des Stadthauses 4 vorgesehene Grundstück Kiesekamps Mühle in einer Größe von 
7.141 m2 befindet sich im Eigentum der Stadtwerke Münster GmbH. Laut gutachterlicher Bewertung 
durch die städtische Bewertungsstelle im Vermessungs- und Katasteramt beläuft sich der Bodenwert 
auf 790 Euro / m2. 
 
Der Betrag von 5.964.000 Euro – zusammengesetzt aus de m Bodenwert des Grundstücks von ca. 
5,6 Mio. Euro zzgl. der aktuellen Grunderwerbsteuer von 6,5% (364.000 Euro) – wird in Vorbereitung 
des abzuschließenden liegenschaftlichen Vertrages in den Haushaltsplan -Entwurf 2025 aufgenom-
men. Die Folgelasten sind in der für die Baumaßnahme Stadthaus 4 vorgenommenen Folgelastenbe-
rechnung bereits enthalten. 
 
3.3.3 Ausstattungskosten 
 
Bei der Inneneinrichtung ist zu beachten, dass infolge der neuen Konzeption New Work von der bis-
herigen Inneneinrichtung abgewichen wird. Das Mobiliar der Einzugsämter für das Stadthaus 4 wird 
bei entsprechendem Baubeschluss im Zuge der planmäßigen Reinvestitionen im Laufe der kommen-
den Jahre soweit möglich bereits ausgetauscht, sodass es nach Umzug in das Stadthaus 4 weiter 
genutzt werden kann. Für die darüber hinaus gehende Ergänzung ist ein Betrag von 1,1 Mio. Euro 
brutto anzusetzen. 
 
Hinsichtlich der Konzeption der betrieblichen Großtagespflege wird auf die Vorlage V/0353/2022 ver-
wiesen. Die Kosten für die Einrichtung der Großtagespflege von ca. 40.000 Euro brutto sind in den 
Kosten der Inneneinrichtung enthalten. Trägerschaft und Betrieb der Großtagespflege Stadthaus 4 
werden zu einem späteren Zeitpunkt zeitnah zur Inbetriebnahme vergeben. 
 
Kernbestandteil des Stadthauses 4 wird eine Großküche mit Gastraum. Von dieser Großküche wer-
den künftig nicht nur die Mitarbeitenden am Standort (Stadthäuser 3 und 4), sondern im Zuge des 
„Cook-and-Chill-Verfahrens“ auch die städtischen Mitarbeitenden an den Standorten Stadthaus 2, 
Theater und AWM versorgt. Infolgedessen wird die eigenständige Küche im Stadthaus 2, deren Aus-
stattung teilweise seit Jahren abgängig ist und ansonsten erneuert werden müsste, aufgelöst. Die 
Kantine ist aufgrund der engen Abhängigkeiten zu den TGA-Gewerken im Zuge der Gesamtplanung 
des Stadthauses 4 mitgeplant worden. Für die Einrichtung der Großküche sowie des Gastraums ist 
ein Betrag von 1,4 Mio. Euro brutto anzusetzen. 
 
In Summe sind für die Inneneinrichtung 2,5 Mio. Euro brutto anzusetzen. Diese Summe wird in den 
Haushaltsplan-Entwurf 2025 aufgenommen. Die Folgelasten sind in der für die Baumaßnahme Stadt-
haus 4 vorgenommenen Folgelastenberechnung bereits enthalten. 
 
 
4. Ergebnis der Neukonzeption der städtischen Büroraumnutzung 
 
4.1 Wirtschaftliche Bewertung 
 
Bei Errichtung eines Neubaus Stadthaus 4 ist neben den Funktionsstandorten die Fortführung der 
anderen zentralen Stadthäuser sinnvoll und notwendig.

- 15 - 
V/0135/2024 
Die Stadtverwaltung wird ihre Bürostandorte (ohne Funktionsstandorte) auf folgende Gebäude kon-
zentrieren: 
 
Stadthaus 1 / 
Prinzipalmarkt 5 
 
Die umfangreiche Sanierung des Stadthauses 1 ist erfolg-
reich abgeschlossen. Aufgrund der räumlichen und organisa-
torischen Anbindung werden die Gebäude Prinzipalmarkt 5 
und Stadthaus 1 gebündelt. 
 
Stadthaus 2 
 
Das Stadthaus 2 soll als entwicklungsfähiger Standort an 
zentraler Stelle weiterhin genutzt werden. 
 
Stadthaus 3 
 
Nutzung als technisches Rathaus. Das Gebäude ist als einzi-
ges der Stadthäuser nicht im städtischen Eigentum, wird aber 
langfristig im Stadtkonzern von der Stadtwerke Münster 
GmbH angemietet. 
 
Stadthaus 4 Neubau als Rathaus für Soziales und Bildung. 
 
 
Die vorgesehene Nutzung dieser Bürostandorte durch die Ämter und Einrichtungen in der Perspektive 
2034 sowie die beizubehaltenden Funktionsstandorte mit der jeweiligen Nutzung sind in der korres-
pondierenden nichtöffentlichen Vorlage V/0136/2024 dargestellt. 
 
Durch die Verdichtung von Büroflächen und die Abmietung von Dienstgebäuden stehen der jährlichen 
Haushaltsbelastung infolge der erforderlichen Investition für das Stadthaus 4 inklusive Kauf des 
Grundstücks sowie für die Innenausstattung höhere jährliche Mieteinsparungen gegenüber.  
 
 Aufzugebende 
Standorte 
Stadthaus 4 Einsparung 
Nutzfläche 
 
25.735,35 m2  19.720,71 m2  6.014,64 m2 
Arbeitsplätze 
 
1.110 800 310 
Die Anzahl der eingesparten Arbeitsplätze lässt keinen Rückschluss auf den tatsächlichen 
Nutzungsgrad zu. Die Verwaltung geht von einer durchgehenden Verdichtungsquote von 
20% aus 
 
Jährliche Kosten im Jahr 
2034 
6,1 Mio. Euro 
(Kaltmiete, Neben- 
und Energiekosten) 
4,3 Mio. Euro 
(Unterhaltung, 
Bewirtschaftung, 
Personal, Ab-
schreibung, Zin-
sen) 
 
1,8 Mio. Euro 
In der Einsparung sind die um 6.000 m2 reduzierten Reinigungskosten enthalten. 
Für den Energieverbrauch im nachhaltig konzipierten Stadthaus 4 kann zum Stand 2034 
statt des für Bestandsgebäude pauschal angesetzten Betrages von 25,35 Euro pro 
m2/Jahr ein Betrag von 7,27 pro m2/Jahr veranschlagt werden (Prognose 2034). 
 
 
 
4.2 Das Stadthaus 4 als Teil des Transformationsprozesses 
 
Die umfassende verwaltungsweite Ausrichtung am Konzept „New Work“ bedeutet für alle Mitarbeite-
rinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung einen Paradigmenwechsel. In diesem Sinne ist die Um-

- 16 - 
V/0135/2024 
setzung des Projektes „Arbeitswelt. Zukunft“ ein Bestandteil des Transformationsprozesses „Zukunft 
der Verwaltung gestalten“, der vom Rat mit Vorlage V/0328/2023/1 beschlossen wurde. 
 
Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity - der Begriff der VUCA-Welt beschreibt sehr klar das 
heutige Umfeld einer Stadtverwaltung: Unbeständigkeit, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit 
stehen für die Anforderungen an Lösungen, die eine Verwaltung liefern muss. Lösungen sind in die-
sem Rahmen komplexer, müssen schneller einsetzbar und flexibel an neue Umstände anpassbar 
sein. Ein Systemwettbewerb, der die Leistungsfähigkeit der Verwaltung herausfordert und die gesell-
schaftlichen Werte in Frage stellt, erhöht den Handlungsdruck für die Anpassung von Verwaltungs-
handeln an die aktuellen, gesamtgesellschaftlichen Herausforderungen zusätzlich. Zwar überlagerte 
die erforderliche Krisenbewältigung der letzten Jahre die laufende Aufgabenerledigung und erschwer-
te zuletzt kontinuierliche Modernisierungsschritte; gleichzeitig konnte die Verwaltung im Rahmen der 
Krisenbewältigung aber sehr deutlich zeigen, zu welchen Transformationsleistungen sie in der Lage 
ist. Eine weitere große Herausforderung stellt der Ressourcenengpass dar, der sich vor allem in 
Budgetrestriktionen und in einem immer größer werdenden Fachkräftemangel in nahezu allen Berufs-
feldern der Stadtverwaltung wiederspiegelt. 
 
Die zukünftigen Anforderungen zielen vor diesem Hintergrund auf ein umfassendes Multiprojektma-
nagement sowie verändertes Arbeiten in interdisziplinären dezernatsübergreifenden Teams und digi-
talen Arbeitsplätzen. Hier soll inhaltliches und prozessuales Handeln (bspw. Digitalisierung, Prozess- 
und Projektmanagement, Personalmanagement) gestärkt und eine Weiterentwicklung der übergrei-
fenden Zusammenarbeit in der Verwaltung eröffnet werden.  
 
Schwerpunkte werden im Rahmen der Transformation gesetzt auf 
 „Agile Transformation“ mit dem Ziel einer Konzentration auf moderne Formen der Zusammenar-
beit und effizientes Handeln 
 „Modernisierung und Digitalisierung“ mit dem Ziel einer Verbesserung der Personal- und Arbeits-
prozesse des Verwaltungshandelns, um besser und schneller den Service für die Bürgerinnen 
und Bürger umzusetzen 
 „Zukunftsorientierung“ mit dem Ziel, den parallelen Prozess der MünsterZukünfte für die Stadtge-
sellschaft zu stärken 
 „Kommunale Steuerung“ mit dem Ziel der verbesserten Integration des politisch gesetzten Rah-
mens für die tägliche Verwaltungsarbeit  
 
Die hier nur kurz angerissenen Reformthemen der Stadtverwaltung finden sich wieder sowohl im vor-
gelegten Konzept für das geplante Stadthaus 4, als auch im New Work City-Ansatz für die gesamte 
Verwaltung. 
 
Die Veröffentlichung der ersten Ausschreibungen der baulichen Gewerke wird nach entsprechendem 
Beschluss zu dieser Vorlage erfolgen. Der Baubeginn ist im Spätherbst 2024 geplant. Die Inbetrieb-
nahme des Stadthauses 4 ist für Herbst 2027 geplant 
 
 
 
gez. Markus Lewe 
Oberbürgermeister 
 
Anlagen: 
Anlage 1 - Konzept New Work City 
Anlage 2 - Berechnung Null-Emissionshaus 
Anlage 3 - Checkliste Nachhaltiges Bauen 
Anlage 4 - Checkliste Barrierefreiheit 
Anlage 5 - Fortgeschriebenes Budget, Stand 02/2024

Anlage A zur V/0135/2024 
Kurzüberblick 
Die Verwaltung stellt die städtische Büroraumnutzung mit dem Konzept „Arbeitswelt. Zukunft.“ 
neu auf und wird acht Bürostandorte aufgeben. Gleichzeitig wird der Baubeschluss für das Stadt-
haus 4 mit Errichtung durch die Bauwerke Münster GmbH in städtisches Eigentum vorgeschla-
gen. Den jährlichen Kosten für die Baumaßnahme von 4,3 Mio. Euro steht eine jährliche Einspa-
rung aufgrund der Abmietungen von 6,1 Mio. Euro entgegen (Abrechnungsjahr 2034). 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
Mit der Vorlage wird das Ziel „Wir wollen das Zentrum für Verwaltungen und Institutionen sowie 
für öffentliche und private Dienstleistungen in Westfalen bleiben und an ihrer Modernisierung aktiv 
mitwirken“ verfolgt.  
Das Teilziel lautet: Neukonzeption der städtischen Büroraumnutzung auf Basis des Konzeptes 
„Arbeitswelt. Zukunft.“ und Baubeschluss für das Stadthaus 4  
Zielerreichung: Die Verwaltung hat das Konzept „Arbeitswelt. Zukunft.“ mit der künftigen Aufstel-
lung in modernen Arbeitsformen unter Berücksichtigung von Desk Sharing, Telearbeit und mobi-
lem Arbeiten erstellt. Auf dieser Basis wurde die Erforderlichkeit des städtischen Büroraums ana-
lysiert mit dem Ergebnis einer möglichen Aufgabe von acht angemieteten Bürostandorten. Dem-
gegenüber wird der Bau des Stadthauses 4 mit den folgenden Vorteilen vorgeschlagen: 
 Einsparung jährlicher Kosten von 1,8 Mio. Euro (auf Basis des Abrechnungsjahres 2034) 
 Verdichtung der städtischen Bürofläche um 6.000 m2 
 Kundenorientierte Bündelung städtischer Dienstleistungen an zentralen Standorten 
 Nachhaltiges Null-Emissionshaus als Beitrag zur Klimaneutralität 
 
Finanzierung 
Produktgruppe: 01 11 
01 13 
Immobilienmanagement 
Zentrale Dienste 
Auswirkungen auf den Finanzplan X Ja  Nein   
Im beschlossenen Haushaltsplan 2024 enthalten?  Ja  Nein X teilw. 
Belastungen in zukünftigen Jahren? X Ja  Nein   
Bereits veranschlagt?  Ja  Nein X teilw. 
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist  vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
X vollständig 
freiwillig 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) 
Die nachhaltige Planung wird unter Berücksichtigung der städtischen Vorgaben der Gebäudeleit-
linien 2020 und des Klimaschutzes fortgesetzt 
Das Stadthaus 4 wird als nachhaltiges Null-Emissionshaus realisiert.

Bezeichnung Betrag  Anmerkung
ausgepreiste Leistungsverzeichnisse, netto 45.100.000,00 €           Preisstand 12/2023
Budget restliche Leistungsverzeichnisse, netto 12.000.000,00 €           Ausschreibungen Innenausbaugewerke zu einem 
späterem Zeitpunkt 
Preissteigerung restliche Leistungsverzeichnisse 
je 5 % 2024+2025+2026, netto
1.800.000,00 €             auf 12 Mio. € Ausschreibungen 
Innenausbaugewerke zu einem späterem Zeitpunkt 
Nebenkosten KG 700, netto 15.000.000,00 €           Kostensicherheit bereits durch Kostenberechnung 
erhalten; 
inkl. Mehrkosten für die Überarbeitung der 
Ausführungsplanung (erforderliche Zusatzarbeiten 
seit Inkrafttreten des Moratoriums sowie 
Einarbeitung der Bürokonzeption "New Work City")
inkl. Managementkosten der Bauwerke Münster 
GmbH
Zwischensumme, netto 73.900.000,00 €         
Risikorückstellung, netto 2.000.000,00 €             Sicherheit für Unvorhergesehenes 
Gesamtsumme, netto 1) 75.900.000,00 €         (gerundet)
Mehrwertsteuer 19 % 14.421.000,00 €           (gerundet)
Gesamtsumme, brutto 1) 90.300.000,00 €         (gerundet)
1) Gesamtsumme ohne KG 100, ohne KG 470 (bspw. Küche), ohne KG 600 (Ausstattung und Kunstwerke)
Fortgeschriebenes Budget 
Neubau Stadthaus 4, Stand 02/2024