Beantwortung einer mündl. und schriftl. Anfrage des Ausschussmitglieds Gertrud Mittermaier aus der Sitzung des RPAu am 24.09.2024 betreffend "Einführung von SAP Business Warehouse (SAP BW)... (2459/2024)

Dezernat, Dienststelle  
I/11/110/1 
 
Vorlagen-Nummer 15.11.2024 
 3266/2024 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Rechnungsprüfungsausschuss 10.12.2024 
 
Beantwortung einer mündl. und schriftl. Anfrage des Ausschussmitglieds Gertrud 
Mittermaier aus der Sitzung des RPAu am 24.09.2024 betreffend "Einführung von SAP  
Business Warehouse (SAP BW)....(2459/2024) 
Die Verwaltung nimmt hierzu wie folgt Stellung: 
 
Fragen aus der Sitzung 
 
1.) Warum wurden weitere Anpassungsbedarfe identifiziert? 
 
Bei der Entwicklung eines neuen Systems ist es üblich, dass die Programmierung im 
Rahmen von zeitgleichen oder nachgelagerten Testphasen verifiziert wird. Aufgrund 
der komplexen und vielschichtigen Anforderungen bedarf es einem iterativen Vorge-
hen, um identifizierte Korrekturbedarfe sukzessive anzupassen. 
 
2.) Wie hoch ist die Gesamtsumme für die Aufstockung der Beraterkontingente? 
 
In 09/2023 wurden aus dem bestehenden Rahmenvertrag des Dachverbands Kom-
munaler IT-Dienstleister (KDN) 85 Personentage (81,600,00 EUR netto) beauftragt. 
In 03/2024 wurden weitere 50 Personentage (48.000,00 EUR netto) im Rahmen eines 
Vergabeverfahrens (Angebotsbeiziehung) beauftragt. Bei beiden Aufträgen wurde der 
identische Tagessatz (960,00 EUR netto) beauftragt. 
 
3.) Warum hatte die Umstellung der Rahmenverträge Einfluss auf die Vergabe 
der Weiterbeauftragung? 
 
Die initiale Beauftragung erfolgte aus einem Rahmenvertrag des KDN. Dieser lief in 
02/2024 aus. Ein Nachfolgerahmenvertrag von Pro-Vitako stand ab 09/2024 zur Ver-
fügung.  
 
Der sich in 03/2024 zusätzlich ergebende Bedarf an externer Beratungsleistung wurde 
im Rahmen eines Vergabeverfahrens über einen Teilnahmewettbewerb ausgeschrie-
ben. Diese Form des Vergabeverfahrens verursacht wesentlich höhere Aufwände, die 
in der Folge auch zur verzögerten Bearbeitung der Aufgaben geführt haben. 
 
4.) Wie lange wird es dauern, bis die Arbeiten, die im August wiederaufgenom-
men worden sind, beendet sind?

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Seit der Wiederaufnahme der Arbeiten konnten einige Anpassungsbedarfe bereits er-
folgreich umgesetzt werden. Aufgrund der schrittweisen und iterativen Vorgehens-
weise lässt sich derzeit kein valider Zieltermin für den Abschluss in Aussicht stellen. 
 
5.) In welchem Bereich soll das Rollout erfolgen? 
 
Nach erfolgreicher Produktivsetzung des Systems im Personal- und Verwaltungsma-
nagement ist die Konzeption eines Kennzahlen-Dashboards vorgesehen. Dieses soll 
perspektivisch allen Dienststellen, voraussichtlich den dezentralen Personal- und Or-
ganisationsstellen, zur Verfügung gestellt werden. 
 
6.) War SAP Business Warehouse zuvor nicht im Einsatz bei der Stadt Köln? 
 
SAP BW4/ HANA ist die neue Data Warehouse Lösung der Firma SAP. Die Vorgän-
gerlösung „Business Warehouse“ der SAP ist seit 2021 abgekündigt worden. Diese 
wurde beim Personal- und Verwaltungsmanagement nicht produktiv genutzt. Es soll 
genutzt werden für Personalkennzahlen zukünftig ein modernes System. Daher reali-
siert das Amt für Informationsverarbeitung mit Unterstützung externer Beratung das 
SAP BW/HANA für Personalkennzahlen. 
 
Ab 2022 wurde eine SAP BW Lösung erstmalig bei der Stadt Köln für die Kämmerei 
realisiert. In diesem Falle als Ersatz für das abzulösende Data Warehouse System 
IBM Cognos. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird für das Personalcontrolling 
eine gesonderte BW/4 HANA Systemlandschaft zur Verfügung gestellt.  
 
Schriftliche Nachfragen 
 
1.) Wird das Warehouse/ Datenbank auf R/3 oder HCM eingesetzt?  
Wie sieht das Konzept aus? 
 
SAP BW/4 HANA ist ein eigenständiges Produkt. Für den Betrieb von SAP BW/4 
HANA wird eine eigene Systemlandschaft vom Amt für Informationsverarbeitung be-
trieben, die in ihrem Grundkonzept analog den Systemlandschaften von SAP ECC 6 
(ehemals R/3, zukünftig S/4 HANA) aufgebaut ist. Mit dieser Landschaft ist es mög-
lich, Daten adressatengerecht aufzubereiten.  
 
In dem BW-System sind, lediglich den individuellen Anforderungen anzupassenden 
Sammler, zu den jeweiligen SAP-Lösungen (ERP, S/4HANA) enthalten. 
 
Die Funktionalitäten von HCM sind Bestandteil der für das Personal- und Verwal-
tungsmanagement betriebene ERP Landschaft. 
 
2.) Welcher Programmieraufwand ist noch notwendig?  
 
Derzeit ist davon auszugehen, dass die Programmierungsarbeiten im Umfang der zu-
letzt vergebenen Beraterleistungen realisiert werden können. 
 
3.) Bezieht sich das Personalrisikomanagement auf die FTE's oder Kostenarten, 
Kostenstellen oder auf die KPI's?  
 
Mit Hilfe von SAP BW sollen perspektivisch steuerungsrelevante Personalkennzahlen 
zur Verfügung gestellt werden, die nach unterschiedlichen Dimensionen ausgewertet 
werden können. Mithilfe eines Dashboards sollen die Dienststellen in der dezentralen

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Steuerung von Personalrisiken unterstützt werden. Zu den Personalkennzahlen zäh-
len beispielsweise krankheitsbedingte Fehlzeiten, die Fluktuation, Vakanzen, altersbe-
dingte Austritte in den Folgejahren u.a. 
 
4.) Ist der Vorgang in der Auflistung der externen Beauftragungen von Bera-
tungsleistungen, Gutachterleistungen, Ingenieurleistungen, Sachverständigen-
leistungen etc. des Jahres 2023 aufgeführt? 
 
Im Rahmen der Bedarfsfeststellung und Planung von Vergabeverfahren hat das Amt 
für Informationsverarbeitung entsprechende Bedarfe gemeldet und in die betreffenden 
Haushaltsplanungen eingebracht. 
 
Gez. Blome