Überörtliche Prüfung der Stadt Münster im Jahr 2021 - Bereich Informationstechnik - durch die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpaNRW) Stellungnahme zu den Feststellungen und Empfehlungen

  Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW  
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Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2021 – Informationstechnik - /  
Beratung im RPA am 17.03.2022 der Stadt Münster 
Handlungsfeld: Informationstechnik 
Lfd. 
Nr. 
Handlungs-
feld/Thema 
Seite 
im 
gpa-
Be-
richt 
Feststellung der gpaNRW Empfehlung der gpaNRW 
Vorschlag der Verwaltung 
Empfehlung umge-
setzt/ 
erledigt 
Empfehlung wird geprüft/ 
Beschlussvorschlag der  
Verwaltung 
Empfeh-
lung wird 
nicht um-
gesetzt, 
weil... 
F1 
E1 
IT-Betriebsmodell 
und -Steuerung 
10 
13 
Die Stadt Münster verfügt mit ihrem IT-
Betriebsmodell grundsätzlich über gute 
Rahmenbedingungen, um ihre Informati-
onstechnik bedarfsgerecht steuern und 
damit an den Anforderungen der digitalen 
Transformation ausrichten zu können. 
Sie schöpft allerdings die damit einherge-
henden Möglichkeiten in der Praxis noch 
nicht aus. 
Die Stadt Münster sollte die Anforderungen der 
digitalen Transformation an ihre operative IT 
klar benennen können, die derzeitige verwal-
tungsweite Ressourcensituation für IT-Aufga-
ben kennen sowie sich den zukünftig erforderli-
chen Personal- und Sachmitteleinsatz bewusst 
machen. 
 Wird im Rahmen des Zukunftsprozes-
ses angegangen 
 
F2 
 
IT-Kosten 13 
 
Die IT-Kosten der Stadt Münster sind 
maximal durchschnittlich und resultieren 
zu einem großen Teil aus Leistungen der 
citeq. Die Aussagekraft wird dadurch ein-
geschränkt, dass die IT-Stellenanteile in-
nerhalb der Kernverwaltung nicht hinrei-
chend transparent sind.  
  Sinnvoll, Transparenz sollte hergestellt 
werden 
 
E2 
 
IT-Grunddienste 18 
 
(Zum Verständnis der nebenstehenden 
Empfehlung ein Auszug aus dem Prüfbe-
richt; keine eigene Feststellung:) …die 
Stadt Münster mehr mobile Telefonend-
geräte einsetzt als drei Viertel der Ver-
gleichskommunen. Fast ein Drittel davon 
sind Smartphones. Bislang wurde seitens 
der Stadt Münster jedoch noch nicht 
überprüft, inwiefern der Einsatz der Ge-
räte oder die daraus entstehenden Kos-
ten gerechtfertigt sind.  
Die Stadt Münster sollte ihre Ausstattung ins-
besondere mit mobilen Telefonendgeräten prü-
fen. 
Das Thema wurde im 
Rahmen des in 2020 
gestarteten Projekts Di-
gital Workplace von 
Amt 10 / citeq mit auf-
gegriffen 
Der Stellenwert von mobilem Arbeiten - 
und damit auch die Nutzung mobiler 
Telefonendgeräte - wird zukünftig wei-
ter wachsen.

  Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW  
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F3 
E3 
Strategische Aus-
richtung 
22 
24 
 
Die strategische Ausrichtung der Stadt 
Münster bietet eine erste Grundlage für 
die erfolgreiche Digitalisierung. Die Stadt 
hat die Verantwortung für die digitale 
Transformation der Verwaltung organisa-
torisch verortet, ein aktueller Sachstand 
zur Umsetzung der Digitalisierungsvorha-
ben steht allerdings aus. 
Die Stadt Münster sollte den aktuellen Umset-
zungsstand ihrer Digitalisierungsmaßnahmen 
transparent machen. 
Im Jahr 2020 wurden 
die – an einer Vision 
für das Jahr 2022 aus-
gerichteten - Jahresbe-
richte zum Stand der 
Digitalisierung im citeq-
Betriebsausschuss 
coronabedingt einge-
stellt. 
Wiederaufnahme der Planungen und 
transparenten Dokumentation im Rah-
men des Zukunftsprozesses 
 
F4 
E4 
 
Umsetzung rechtli-
cher Anforderun-
gen 
24 
26 
Die Stadt Münster wird den rechtlichen 
Anforderungen des EGovG noch nicht 
hinreichend gerecht. Zudem hat sie die 
Projektplanung zur Umsetzung der OZG-
Anforderungen nicht hinreichend formali-
siert. Dadurch besteht das Risiko, dass 
diese nicht vollständig und/oder nicht 
fristgerecht erfolgt sowie die Möglichkei-
ten für interne Prozesse nicht ausge-
schöpft werden können. 
Die Stadt Münster sollte den elektronischen Zu-
gang zur Verwaltung kurzfristig eröffnen und 
die erforderlichen Zugangsmodalitäten auf ihrer 
Homepage explizit benennen. Zudem sollte sie 
ihren Weg zur fristgerechten Umsetzung des 
OZG verbindlich in einer Roadmap abbilden. 
Die elektronische Zu-
gangseröffnung ist - 
einschließlich der 
Homepage-Einträge - 
vor längerer Zeit be-
reits erfolgt.  
 
Das OZG verpflichtet die Stadt Münster 
zur Bereitstellung von elektronischen 
Onlineanträgen und betrachtet nicht die 
Chancen zur Optimierung der Verwal-
tungsprozesse, die sich aus den Onli-
neanträgen für die Verwaltungsmoder-
nisierung ergeben. Die bestehenden 
Potentiale für Antragsteller und Stadt-
verwaltung sollen in Münster möglichst 
in einem Schritt ausgeschöpft werden. 
Aus diesem Grund priorisiert die Stadt 
Münster bei der Umsetzung des OZG 
möglichst integrierte Lösungen, die als 
Erweiterung der Fachverfahren von 
den Herstellern angeboten werden. Auf 
einfache (selbst gebaute oder als EfA-
Lösung übernommene) Onlineformu-
lare wird möglichst verzichtet. Insofern 
besteht bei der OZG-Umsetzung eine 
hohe Abhängigkeit von den Entwick-
lungsplanungen der Fachverfahrens-
hersteller.  
 
F5 
E5 
Musterprozess 
Rechnungsbearbei-
tung 
27 
29 
Die Stadt Münster hat derzeit noch kei-
nen digitalen Workflow zur Bearbeitung 
der Eingangs-rechnungen implementiert. 
Sie nutzt damit noch nicht die Effizienz-
vorteile, die ein digitaler Prozess bietet. 
Die gpaNRW bestärkt die Stadt Münster darin, 
ihren Prozess zur Rechnungsbearbeitung zeit-
nah zu digitalisieren. Besonderes Potential liegt 
dabei in der OCR-Erkennung und Übertragung 
von Rechnungsinformationen in den Workflow, 
der medienbruchfreien Weiterverarbeitung von 
PDF-Rechnungen sowie in der Nutzung der In-
formationen aus dem Bestellprozess im Rech-
nungsworkflow. 
 
Echtbetrieb wurde in 
ersten Einheiten ge-
startet

  Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW  
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F6 
E6 
Prozessmanage-
ment 
30 
32 
Das Prozessmanagement der Stadt 
Münster befindet sich noch im Aufbau. 
Es kann den Ansprüchen der digitalen 
Transformation derzeit noch nicht in vol-
lem Umfang gerecht werden. 
Die Stadt Münster sollte die Zielausrichtung ih-
res Prozessmanagements verbindlich beschrei-
ben. Dabei sollte auch die Prozessoptimierung 
expliziter Bestandteil sein. Grundlage sollte sie 
ihre Prozesse strukturieren und priorisieren. 
Dabei kann die Stadt Münster auf zahlreiche 
Prozesse aufbauen, die verwaltungsweit be-
reits erhoben worden sind. Dazu sollte sie 
diese zunächst in einem Prozesskatalog zu-
sammenführen. Zudem sollte sie in diesem Zu-
sammenhang den Personalbedarf für das Pro-
zessmanagement neu bemessen und die Auf-
gabenerfüllung über die Stellenbeschreibungen 
explizit absichern. 
 Wurde bereits im Vorfeld der Prüfung 
aufgegriffen und bis heute erheblich 
weiter entwickelt 
 
F7 
E7 
Datenschutz 35 
38 
Die Stadt Münster hat die geprüften As-
pekte der DSGVO noch nicht hinreichend 
umgesetzt. Bei der Umsetzung der Infor-
mationspflichten gibt es Nachholbedarf. 
Außerdem sind die Risiken der Verarbei-
tung von Daten noch nicht hinreichend 
beschrieben und bewertet worden. 
 
Die Stadt Münster sollte die Informationspflich-
ten weiterhin überprüfen und wenn notwendig 
überarbeiten. Sie sollte sich einen flächende-
ckenden Überblick über die Risiken bei der 
Verarbeitung personenbezogener Daten ver-
schaffen und bei Bedarf Datenschutz-Folgeab-
schätzungen durchführen. 
Die benannten Prob-
leme wurden bereits 
vor längerer Zeit abge-
stellt 
  
F8 
E8 
Örtliche Rech-
nungsprüfung 
38 
40 
Die Rahmenbedingungen für die örtliche 
Rechnungsprüfung der Stadt Münster 
lassen keine hinreichende Prüfung der IT 
zu. Auch die übrigen Prüfhandlungen 
könnten durch gezielte IT-Unterstützung 
effizienter erfolgen. 
Die Stadt Münster sollte die Handlungsfähigkeit 
ihrer örtlichen IT-Prüfung durch zusätzliche 
Stellenanteile und fachspezifische Fortbildun-
gen herstellen. Zudem sollte sie bei der digita-
len Transformation ihrer Verwaltung berück-
sichtigen, dass prüfungsrelevante Datensätze 
für die örtliche Rechnungsprüfung digital ver-
fügbar sind und perspektivisch über adäquate 
Fachverfahren ausgewertet werden können. 
 Eine Stärkung der örtlichen IT-Prüfung 
lässt sich für die Zukunft nur durch ent-
sprechende Personalressourcen mit 
der notwendigen fachlichen Qualifika-
tion erreichen. Die Stadt Münster prüft 
aktuell organisatorische Maßnahmen, 
um hier entsprechende Veränderungen 
herbeizuführen. Ebenso ist im Blick zu 
halten, inwieweit mit zunehmender Di-
gitalisierung der Verwaltung auch die 
Prüftätigkeit der örtlichen Rechnungs-
prüfung einer stärkeren technischen 
Unterstützung bedarf

Anlage A zur V/0080/2022
Kurzüberblick
Überörtliche Prüfung der Stadt Münster 2021 - Bereich Informationstechnik - durch die gpaNRW
Stellungnahme zu den Feststellungen und Empfehlungen
Ziele/Teilziele/Zielerreichung
Ziel:
Information des Rates und der Bevölkerung
T eilziele:
Beschluss der Stellungnahme der Verwaltung zu den von der gpaNRW formulierten
Feststellungen und Empfehlungen aus dem Prüfungsbericht
Zielerreichung:
Der Prüfungsbericht enthält keine Beanstandungen. Die Feststellungen und Empfehlungen der
gpaNRW werden seitens der Verwaltung in weit überwiegender Anzahl akzeptiert. Ihre
Umsetzung wird erfolgen bzw. ist bereits erfolgt oder wird von der Verwaltung geprüft.
Finanzierung
Produktgruppe: PG 0106 Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision
Auswirkungen auf den Ergebnisplan Ja x Nein
Auswirkungen auf den Finanzplan Ja x Nein
Im beschlossenen (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten? Ja x Nein teilw.
Im Entwurf des (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten? Ja x Nein teilw.
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren? Ja x Nein
Bereits veranschlagt? Ja x Nein
Pflichtigkeitsgrad
Die Maßnahme/Leistung ist x vollständig
pflichtig
überwiegend
pflichtig
überwiegend
freiwillig
vollständig
freiwillig
Gemäß § 105 Abs. 7 GO NRW beschließt der Rat über die gegenüber der gpaNRW und der
Aufsichtsbehörde abzugebende Stellungnahme.
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration)
-

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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ÜBERÖRTLICHE 
PRÜFUNG 
der Stadt Münster im Jahr 
2021 
Informationstechnik

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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INHALTSVERZEICHNIS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Informationstechnik 1 
1 Managementübersicht 3 
2 Überörtliche Prüfung der Informationstechnik 4 
2.1 Grundlagen 4 
2.2 Prüfungsbericht 4 
2.3 Prüfungsmethodik 5 
2.4 Prüfungsablauf 7 
3 IT-Profil 7 
3.1 IT-Betriebsmodell und -Steuerung 9 
3.2 IT-Kosten 13 
3.3 Digitalisierung 19 
3.4 Prozessmanagement 30 
3.5 IT-Sicherheit und Datenschutz 33 
3.6 Örtliche Rechnungsprüfung 38 
4 Anlage: Ergänzende Tabellen 41 
 Kontakt 43

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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1 Managementübersicht 
Die wesentlichen Ergebnisse der überörtlichen Prüfung der Stadt Münster im Prüfgebiet Infor-
mationstechnik stellt die gpaNRW nachfolgend zusammenfassend dar.  
Die Feststellungen und Empfehlungen haben wir tabellarisch in der Anlage aufgeführt. Die Rei-
henfolge ist chronologisch und gibt keine Priorisierung vor. 
Informationstechnik 
Die Stadt Münster ordnet sich mit ihren IT-Kosten gegenüber den anderen kreisfreien Städten 
tendenziell im Mittelfeld ein. Sie resultieren zu einem großen Teil aus Leistungen der eigenbe-
triebsähnlichen Einrichtung citeq.  
Der Kernverwaltung der Stadt Münster fehlt jedoch ein zentraler und verwaltungsübergreifender 
Überblick über alle IT-Ressourcen, insbesondere über Stellenanteile mit IT-Aufgaben außerhalb 
der citeq. Damit fehlen der Stadt Münster auch wichtige Informationen für eine zielgerichtete 
Steuerung der operativen IT gemäß den Anforderungen der digitalen Transformation . Das zu-
grundeliegende IT-Betriebsmodell der Stadt Münster bietet hier zwar grundsätzlich viele Mög-
lichkeiten, um die eigene IT sachgerecht zu steuern. Allerdings bleibt die Stadt Münster in der 
Praxis noch unter ihren Möglichkeiten. Deshalb sollte die Stadt Münster die Anforderungen der 
digitalen Transformation an ihre operative IT klar benennen können, die derzeitige verwaltungs-
weite Ressourcensituation für IT-Aufgaben kennen sowie sich den zukünftig erforderlichen Per-
sonal- und Sachmitteleinsatz bewusstmachen. 
Die Verbesserungsmöglichkeiten in der IT-Steuerung spiegeln sich auch im vergleichsweise 
verhaltenen Fortschritt der digitalen Transformation bei der Stadt Münster wider. Zudem befin-
det sich das vorgeschaltete Prozessmanagement noch im Aufbau und kann den Ansprüchen 
der digitalen Transformation nicht in vollem Umfang gerecht werden.  
Im Gegensatz dazu profitiert die Stadt Münster aus Sicherheitsperspektive erheblich von der 
zertifizierten Infrastruktur des Rechenzentrums ihres IT-Dienstleisters citeq. Hier erreicht die 
Stadt Münster im interkommunalen Vergleich ein sehr positives Gesamtergebnis.  
Demgegenüber hat die Stadt Münster die geprüften Aspekte der DSGVO nur teilweise umge-
setzt. So gibt es bei der Umsetzung von Informationspflichten Nachholbedarf. Außerdem sind 
die Risiken der Verarbeitung von Daten noch nicht hinreichend beschrieben und bewertet wor-
den. 
Der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Münster fehlen Sach- und Personalressourcen, um 
über Beratungen und interne Prüfungen zu einer sicheren, sachgerechten und wirtschaftlichen 
IT-Bereitstellung beizutragen und letztlich ihrer Pflichtaufgabe nachzukommen. Auch hier sollte 
die Stadt Münster ansetzen, um zu gewährleisten, dass die örtliche Rechnungsprüfung den An-
forderungen der digitalen Verwaltung künftig gerecht werden kann.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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2 Überörtliche Prüfung der Informationstechnik 
2.1 Grundlagen 
Zu den Aufgaben der gpaNRW gehört es zu prüfen, ob die Kommunen des Landes NRW recht-
mäßig, sachgerecht und wirtschaftlich handeln. Die finanzwirtschaftliche Analyse steht dabei im 
Vordergrund. Grund dafür ist die schwierige Finanzlage der Kommu nen und der gesetzliche An-
spruch, den kommunalen Haushalt stets auszugleichen. Schwerpunkt der Prüfung sind Verglei-
che von Kennzahlen. Die Prüfung stützt sich auf § 105 der Gemeindeordnung Nordrhein -West-
falen (GO NRW). 
Bei der Auswahl der Prüfungsschwerpunkte lässt sich die gpaNRW von ihren Zielen leiten, ei-
nen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung zu leisten, die strategische und operative Steuerung 
zu unterstützen und auf Risiken hinzuweisen. Dabei sind wir bestrebt, einerseits die gesamte 
Bandbreite der kommunalen Aufgaben und andererseits deren finanzielle Bedeutung zu berück-
sichtigen. Die Auswahl stimmt die gpaNRW vor der Prüfung mit kommunalen Praktikern ab.  
Der Prüfungsbericht richtet sich an die Verantwortlichen der Kommunen in Rat und Verwaltung. 
Er zielt darauf ab, diesen Personenkreis -insbesondere in Haushaltskonsolidierungsprozessen- 
zu unterstützen und so einen Beitrag zur Sicherung der Zukunf tsfähigkeit der Kommune zu leis-
ten. 
2.2 Prüfungsbericht 
Die in dem Bericht genannten Rechtsgrundlagen haben wir in der Fassung angewendet, die 
zum Zeitpunkt des geprüften Sachverhaltes galten. 
Die gpaNRW berechnet die Personalaufwendungen auf Basis von KGSt-Durchschnittswer-
ten1.  
2.2.1 Struktur des Berichtes 
Der Aufbau des Berichtes folgt einer festen Struktur: 
Wertung: Einleitend treffen wir eine wertende Aussage zu unserem Prüfungsergebnis innerhalb 
eines Abschnitts. Wertungen, die eine Stellungnahme nach § 105 Abs. 6 und 7 GO NRW der 
Kommune notwendig machen, bezeichnen wir als Feststellung.  
Sollvorstellung: Die Sollvorstellung stellt die Inhalte und das Prüfungsziel im folgenden Ab-
schnitt dar. Sie ist allgemein formuliert und grundsätzlich für alle Kommunen gültig, z. B. auf Ba-
sis der Gesetzeslage. Die Sollvorstellung ist kursiv gedruckt. 
Analyse: Im Anschluss an die Sollvorstellung analysiert die gpaNRW die individuelle Situation 
in der geprüften Kommune. 
 
1 KGSt-Bericht Nr. 09/2018 „Kosten eines Arbeitsplatzes“ (2018/2019)

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Empfehlungen: Letztlich weisen wir die bei der Prüfung erkannten Verbesserungspotenziale 
als Empfehlung aus. 
Feststellungen, die eine Stellungnahme der Kommune während des Prüfungsverfahrens erfor-
dern (z. B. ein festgestellter Rechtsverstoß), werden im Prüfungsbericht mit einem Zusatz ge-
kennzeichnet.  
2.2.2 Verfahren nach Prüfungsabschluss 
Die Kommune nimmt zu allen Feststellungen und Empfehlungen des Prüfungsbericht es nach 
§ 105 Abs. 6 und 7 GO NRW Stellung. 
Die Berichte der überörtlichen Prüfungen werden auf der Internetseite der gpaNRW veröffent-
licht. 
2.3 Prüfungsmethodik 
2.3.1 Kennzahlenvergleich 
Der Kennzahlenvergleich ist die prägende Prüfungsmethodik der gpaNRW. Dazu errechnen  wir 
Kennzahlen in den Kommunen und vergleichen diese landesweit. Für den Vergleich ist eine 
einheitliche Ausgangsbasis erforderlich. Es gibt jedoch keine landeseinheitliche Festlegung un-
terhalb der Produktbereichsebene, so dass die Produktgruppen häufig unterschiedliche Pro-
dukte und die Produkte unterschiedliche Leistungen enthalten. Daher ist der Vergleich nicht un-
mittelbar aus den Daten der Jahresrechnungen heraus möglich. Wir haben deshalb Aufgaben-
blöcke mit den dazu gehörenden Grunddaten einheitlich definiert und erheben diese vor Ort. 
Die Kommune soll ihren Kennzahlenwert gut einordnen können. Deshalb stellen wir folgende 
Werte dar:  
 die Extremwerte, also das Minimum und das Maximum, und 
 drei Viertelwerte.  
Viertelwerte teilen eine nach Größe geordnete statistische Reihe in vier Viertel. Der erste Vier-
telwert teilt die vorgefundenen Werte so, dass 25 Prozent darunter und 75 Prozent darüber lie-
gen. Der zweite Viertelwert entspricht dem Median und liegt in der Mitte der statistischen Reihe, 
d.h. 50 Prozent der Werte liegen unterhalb und 50 Prozent oberhalb dieses Wertes. Der dritte 
Viertelwert teilt die vorgefundenen Werte so, dass 75 Prozent darunter und 25 Prozent darüber 
liegen. 
Ebenfalls nennen wir die Anzahl der Werte, die in den Vergleich eingeflosse n sind. Je nach Be-
trachtungsebene hat die gpaNRW die Werte von bis zu 23 kreisfreien Städten in den interkom-
munalen Vergleich einbezogen.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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2.3.2 gpa-Kennzahlenset  
Steuerungsrelevante Kennzahlen der von der gpaNRW betrachteten kommunalen Handlungs-
felder stellen wir im gpa-Kennzahlenset dar. Es enthält Kennzahlen aus unterschiedlichen Prüf-
gebieten und Handlungsfeldern. Die Fortschreibung der örtlichen Kennzahlen sowie der inter-
kommunalen Vergleichswerte ermöglicht den Kommunen eine aktuelle Standortbestimmung. 
Zusammen mit den aus früheren Prüfungen bekannten Analysen, Handlungsempfehlungen so-
wie Hinweisen auf mögliche Konsolidierungsmöglichkeiten können die Kommunen diese für ihre 
interne Steuerung nutzen. 
Für das Prüfgebiet „Informationstechnik“ (IT) fließt die Kennzahl „IT-Kosten je Arbeitsplatz mit 
IT-Ausstattung der Kernverwaltung“ grundsätzlich in das gpa-Kennzahlenset ein. 
2.3.3 Inhalte, Ziele und Methodik 
Im Fokus der IT-Prüfung steht die „IT in der Kernverwaltung“. Daher betrachtet die gpaNRW 
nicht nur die Organisationseinheit, die den IT-Betrieb sicherstellt, sondern sie untersucht sämtli-
che IT-Aufgaben der Kernverwaltung. Diese Aufgaben können zentral, beispielsweise in einer 
IT-Abteilung, aber auch dezentral in Fachämtern erledigt werden. Auch die Leistungserbringung 
durch Externe, z. B. durch kommunale Rechenzentren oder im Wege anderer Formen interkom-
munaler Zusammenarbeit, berücksichtigen wir in unserer Prüfung.  
Die IT-Prüfung erfasst damit insbesondere auch den Stand der Digitalisierung. Gegenstand ist 
allerdings nur die digitale Transformation der Verwaltung und nicht die Digitalisierung der Le-
bensbereiche außerhalb der Verwaltung (Smart City). 
Die IT-Prüfung der gpaNRW verfolgt die Ziele,  
 durch vergleichende Darstellungen zur Standardisierung von IT-Leistungen beizutragen, 
 praxisnahe Optimierungsansätze aufzuzeigen, die andernorts bereits erfolgreich prakti-
ziert werden, 
 Konsolidierungsmöglichkeiten, insbesondere durch das „Sparen mit IT“ aufzuzeigen, so-
wie 
 dazu beizutragen, das IT-Sicherheitsrisiko zu minimieren. 
Die gpaNRW hat die Daten, die für eine Bewertung erforderlich sind, über Interviews, Fragebö-
gen und strukturierte Datenabfragen erhoben. Um über die heterogenen IT -Betriebsmodelle al-
ler kreisfreien Städte hinweg eine optimale Vergleichbarkeit gewährleisten zu können, haben 
wir die Kosten detailliert aus Einzelpositionen der Anlagen- und Finanzbuchhaltung aufgearbei-
tet und in einer eigenen Kostenstellenstruktur erfasst.  
Im Verlauf der Prüfung hat die gpaNRW bereits Sachstände und Zwischenerkenntnisse  doku-
mentiert und kommuniziert. Der vorliegende Prüfungsbericht greift nun wesentliche Inhalts-
punkte abschließend auf und bewertet diese.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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2.4 Prüfungsablauf 
Die gpaNRW hat die IT-Prüfung in der Stadt Münster vom 10. Mai 2019 bis zum 31. Mai 2021 
durchgeführt.  
Zunächst haben wir die erforderlichen Daten und Informationen zusammengestellt und mit der  
Stadt Münster abgestimmt. Auf dieser Grundlage haben wir die Daten analysiert. Die notwendi-
gen Grunddaten und Informationen der Stadt Münster sind in einem Prüfungsvermerk festge-
halten. Die Datenerfassung konnte allerdings nicht rechtzeitig in vollem Umfang abgeschlossen 
werden. Zudem sind die erhobenen IT-Kosten nicht hinreichend plausibel. Daher vergleicht die 
gpaNRW die IT-Kosten der Stadt Münster zwar mit den übrigen geprüften kreisfreien Städten. 
Allerdings ist die Stadt Münster bzw. sind deren IT-Kosten selbst nicht Bestandteil des Ver-
gleichsfeldes.   
Neben den Daten früherer Jahre haben wir ebenfalls aktuelle Entwicklungen und Besonderhei-
ten der Stadt berücksichtigt, um Aussagen für die Zukunft machen zu können. 
Geprüft haben: 
 Alexander Ehrbar (Fachteamleitung) 
 Sven Alsdorf (Projektleitung) 
 Mathias Elbers 
 Jens Aschmutat 
 Constantin Loederbusch 
 Marcus Meiners 
 Martina Passon 
Das Prüfungsergebnis haben die Prüfenden mit den beteiligten Beschäftigten in den betroffe-
nen Organisationseinheiten erörtert.  
3 IT-Profil 
Die Bereitstellung der IT ist keine originäre Verwaltungstätigkeit, sondern das notwendige Mittel 
zum Zweck. Sie dient dazu, Verwaltungsleistungen zielgerichtet zu unterstützen und dabei den 
Prozess zur Leistungserstellung möglichst effizient zu gestalten. Die Wirtschaftlichkeit der IT be-
misst sich mithin nicht allein am Ressourceneinsatz, sondern vielmehr auch am damit erreich-
ten Nutzen. Diesen Nutzen monetär bemessen zu können, ist ein erstrebenswertes aber auch 
aufwändiges Ziel. Um es erreichen zu können, müssen die Kommunen zunächst die erforderli-
chen Rahmenbedingungen schaffen.  
Die gpaNRW setzt in der überörtlichen IT-Prüfung an diesem Punkt an. Wir betrachten den IT-
Ressourceneinsatz im Zusammenspiel mit nicht-monetären Nutzenaspekten sowie wesentli-
chen Steuerungs- und Kontrollmechanismen. Das Ergebnis bilden wir im sogenannten IT-Profil

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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ab. Es soll ein repräsentatives Bild der Verwaltungs-IT widerspiegeln und auf dieser Basis eine 
interkommunale Standortbestimmung ermöglichen. 
Im IT-Profil bewertet die gpaNRW folgende Aspekte: 
 IT-Kosten: Wie hoch ist der Ressourceneinsatz für die IT-Leistungen in der Kernverwal-
tung? 
 Digitalisierung: Wie weit ist die digitale Transformation in der Verwaltung vorangeschrit-
ten?   
 IT-Betriebsmodell und -Steuerung: Inwieweit sind die IT-Leistungen und –Kosten das 
Ergebnis eines zielgerichteten Steuerungsprozesses? 
 IT-Sicherheit und Datenschutz: Wie hoch ist der IT-Sicherheitsstandard? Inwieweit er-
füllt die Stadt die wesentlichen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung 
(DSGVO)? 
 Prozessmanagement: Was leistet die Verwaltung im Hinblick auf Prozessanalysen? 
 Örtliche Rechnungsprüfung: Inwieweit ist die örtliche Rechnungsprüfung in der Lage, 
die IT der Verwaltung zu unterstützen und selbst unterstützend zu nutzen?  
Das folgende Netzdiagramm zeigt das IT-Profil der Stadt Münster. Innenliegende Werte bedeu-
ten eine schwache Ausprägung bzw. hohe Kosten, außenliegende Werte eine star ke Ausprä-
gung bzw. niedrige Kosten. Die Indexlinie gibt Orientierungswerte wieder. Dabei handelt es 
sich, abhängig vom gewerteten Aspekt, entweder um einen durch die gpaNRW gesetzten Min-
destwert oder einen interkommunalen Durchschnittswert. 
Im Idealfall sollte das IT-Profil möglichst starke Ausprägungen bei den Einzelaspekten aufzei-
gen. Folglich sollte die Fläche, die sich innerhalb der miteinander verbundenen Werte ergibt, 
möglichst groß sein. Unabhängig von der Ausprägung der einzelnen Werte muss eine Kausali-
tät zwischen Ursache und Wirkung des IT-Einsatzes erkennbar sein. Erfahrungsgemäß bedingt 
eine höhere Qualität auch höhere Kosten.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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IT-Profil der Stadt Münster
 
 Das IT-Profil der Stadt Münster kann an einigen Stellen gestärkt werden. Bei mittelmäßig 
einzuschätzenden IT-Kosten kann die Stadt Münster maßgeblich über ihr IT-Steuerungssys-
tem die digitale Transformation der Verwaltung vorantreiben. Zudem setzte auch das mittler-
weile im Aufbau befindliche Prozessmanagement dem digitalen Fortschritt bisher noch Gren-
zen. Während sich die Stadt Münster bei der IT-Sicherheit sehr positiv aufstellt, weist sie im 
Hinblick auf den Datenschutz noch vereinzelt Verbesserungspotenzial auf. Die örtliche 
Rechnungsprüfung der Stadt Münster kann aufgrund mangelnder Ressourc en bislang keine 
hinreichende Unterstützung für die weitere Entwicklung bieten. 
Wie bereits oben dargestellt sind die, nicht hinreichend belastbaren, IT-Kosten der Stadt Müns-
ter im Mittelfeld der kreisfreien Städte einzuordnen. 
Nachfolgend erläutert die gpaNRW ihre detaillierten Erkenntnisse zu den oben aufgeführten As-
pekten sowie etwaige Ansatzpunkte, um das IT-Profil zu optimieren. 
3.1 IT-Betriebsmodell und -Steuerung 
Als IT-Betriebsmodell bezeichnet die gpaNRW den organisatorischen und vertragsrechtlichen 
Rahmen, in dem die Kommune IT-Leistungen für ihre Verwaltung bereitstellt. Die Wahl des IT-
Betriebsmodells ist die wichtigste strategische Festlegung einer Kommune im Hinblick auf die 
IT. Damit entscheidet die Kommune darüber, wie flexibel sie auf Anforderun gen und Entwick-
lungen reagieren kann, welche Qualität IT-Leistungen haben, inwieweit diese den eigenen An-
sprüchen gerecht werden können und mithin wie hoch die IT-Kosten letztendlich ausfallen.  
Die IT-Steuerung hat die Aufgabe, die Möglichkeiten des IT-Betriebsmodells unter der Berück-
sichtigung strategischer Vorgaben und technischer Möglichkeiten bestmöglich auszuschöpfen.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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 Feststellung 
Die Stadt Münster verfügt mit ihrem IT-Betriebsmodell grundsätzlich über gute Rahmenbe-
dingungen, um ihre Informationstechnik bedarfsgerecht steuern und damit an den Anforde-
rungen der digitalen Transformation ausrichten zu können. Sie schöpft allerdings die damit 
einhergehenden Möglichkeiten in der Praxis noch nicht aus.  
Eine Kommune sollte ein IT-Betriebsmodell wählen, das geeignet ist, um die eigenen strategi-
schen Ziele bestmöglich zu erreichen. Darüber hinaus muss sie eine wirksame IT-Steuerung 
implementieren. Daraus leiten wir folgende Anforderungen ab:  
 Die Kommune besitzt eine verbindliche IT-Strategie, die allen Beteiligten bekannt ist. 
 Die Verantwortung für die Steuerung der IT ist eindeutig geregelt und die Funktion eng an 
die Verwaltungsführung angebunden. 
 Der IT-Steuerung stehen alle erforderlichen Informationen über Ausstattung, Kosten, IT-
Sicherheitsrisiken und IT-Projektstände zur Verfügung.  
 Die IT-Leistungen können an den eigenen Anforderungen ausgerichtet werden.  
 Es existieren konkrete Vorgaben an die Ersteller und Nutzer von IT-Leistungen. Die IT-
Steuerung überprüft systematisch, dass diese eingehalten werden.   
Die citeq als eigenbetriebsähnliche Einrichtung versorgt die Stadt Münster mit operativen IT-
Leistungen. Fast zwei Drittel des gesamten Umsatzvolumens der citeq entfallen dabei auf die 
direkte Abnahme durch die Stadt Münster. Der übrige Anteil entfällt auf weitere Kooperations-
partner der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung, die zwischen der Stadt Münster und weiteren 
Kommunen im Umland geschlossen wurde. Die Umsätze der citeq werden damit zu einem be-
deutenden Teil innerhalb des Konzerns Stadt Münster generiert, wobei für die Ämter und Ein-
richtungen eine Abnahmeverpflichtung besteht.  
In 2001 gegründet, hat die citeq gemäß § 2 Abs.3 der Betriebssatzung den Zweck der Optimie-
rung des kommunalen Leistungsangebotes der Fachämter für Bürgerinnen und Bürger durc h 
eine bedarfsorientierte Gestaltung von IT-Dienstleistungen für die Ämter und Einrichtungen der 
Stadtverwaltung Münster und die übrigen Kooperationspartner der öffentlich-rechtlichen Verein-
barung. Die citeq ist dabei wirtschaftlich und organisatorisch von der Kernverwaltung der Stadt 
Münster unabhängig, jedoch rechtlich unselbständig und damit als IT-Querschnittseinrichtung 
Bestandteil der Stadtverwaltung Münster.  
Bislang wurde noch keine formalisierte und für alle Beteiligten verbindliche IT-Strategie abge-
stimmt, die sich an übergeordneten Zielen der Stadt Münster ausrichtet. Damit wird es der ope-
rativen IT der Stadt Münster samt citeq erschwert, sich an strategisch-verbindlichen Vorgaben 
langfristig und verlässlich orientieren zu können. IT-Planungen und -Handlungen innerhalb des 
Konzerns der Stadt Münster werden damit nicht zwangsläufig systematisch anhand von ge-
meinsamen städtischen Zielen gelenkt. Zudem wird die Planung der, zur konkreten Umsetzung 
von übergeordneten Zielen und Projekten, benötigten IT-Ressourcen sowohl bei der Kernver-
waltung als auch bei der citeq erschwert.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Zwar sind bei der Stadt Münster bereits einige Teil-Strategien vorhanden, die den langfristigen 
Einsatz der städtischen IT und damit auch die Ausrichtung der citeq beeinflussen, insbeson-
dere: 
 Ratsbeschluss zur kompletten Auslagerung der städtischen IT an die citeq. Die Betriebs-
satzung aus dem Jahr 2000 regelt insbesondere Zweck, Organe, Kompetenzen und Zu-
ständigkeiten auf Seiten der citeq sowie der Stadt Münster im Sinne der Eigenbetriebs-
verordnung NRW (EigVO NRW). Der Betriebsleitung obliegt die laufende Betriebsführung 
mit Informationspflichten an bestimmte Entscheidungsträger der Stadtverwaltung sowie 
die zuständigen politischen Gremien. 
 Die konkrete Zusammenarbeit mit Rechten und Pflichten zwischen der Kernverwaltung 
der Stadt Münster und der citeq wurde bislang in einer Dienstanweisung über die Zusam-
menarbeit der citeq mit den Ämtern und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen der Stadt 
Münster (DA-citeq) geregelt. Gemäß Prüfungshinweisen der letzten IT-Prüfung der 
gpaNRW wurde eine Aktualisierung begonnen, die jedoch seitens der Verwaltung der 
Stadt Münster noch nicht abgeschlossen werde konnte.  
 Die in 2017 vom Rat beschlossene und vorab seitens der citeq erstellt Strategie „Digitale 
Stadt Münster - Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung“ dient den städtischen Ent-
scheidungsträgern als grobes Leitbild zur Digitalisierung. 
 Die Geschäftsanweisung über die Grundlagen beim Einsatz der Informationstechnologie 
(GA IT-Basis) aus 2010 dient als Richtschnur für das Handeln im IT-Umfeld an den Ar-
beitsplätzen der Stadt Münster. Es werden Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwort-
lichkeiten sowie Grundsätze und Regelungen formuliert und festgelegt. Die Stadt Münster 
hat einen modularen Ansatz für weitergehende spezielle Regelungen gewählt als ge-
meinsamen Nenner für die städtische IT. 
 Belange der digitalen Transformation der Verwaltung werden bei der Stadt Münster 
grundsätzlich durch den Dezernenten für Bürgerservice, Personal, Organisation, Ord-
nung, Brandschutz und IT verantwortet. Die Bündelung der klassischen Verwaltungsorga-
nisation, des Personalwesens sowie der IT erfolgt damit in einer gemeinsamen Organisa-
tionseinheit der Stadt Münster. Zudem wurde in 2019 die Position eines „Chief Innova tion 
Officer“ besetzt, der Aspekte der „Smart City vertritt. Diese Stelle ist dem Dezernat III zu-
geordnet. 
 Der jährlich von der citeq aufgestellte Wirtschaftsplan inklusive Erfolgs-, Finanz- und Ver-
mögensplan sowie Stellenübersicht, basiert auf (Rechnungs)ergebnissen der jeweils vo-
rausgegangenen Jahre. Neben Informationen zum laufenden Betrieb werden auch IT -
Projekte aufgeführt, beispielsweise die Digitalisierung der Verwaltungs-IT, insbesondere 
beim Dokumentenmanagement. Seitens des IT-Dienstleisters der Stadt Münster wird auf 
die Chancen der Digitalisierung für die Verwaltung hingewiesen und gleichzeitig aufge-
zeigt, welche zusätzlichen Ressourcen in der operativen IT hierfür laufend nötig sind.  Zu-
sätzlich erfolgen (Quartals)berichte im Betriebsausschuss der citeq sowie regelmäßige 
Abstimmungen zwischen der Dezernatsleitung sowie dem Personal- und Organisations-
amt und der citeq. 
 In 2020 hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die citeq erst-
mals für den etablierten IT-Grundschutz zertifiziert. Damit kann die citeq gegenüber der

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Kernverwaltung der Stadt Münster sowie den Kooperationspartnern ein hohes Sicher-
heits- und Schutzniveau für ihre erbrachten IT-Leistungen des Basis-Rechenzentrumsbe-
triebs nachweisen. 
Besonders positiv beurteilt die gpaNRW auch die interkommunale Zusammenarbeit der Stadt 
Münster mit umliegenden Kommunen sowie das langjährig aufgebaute Netzwerk in IT -Angele-
genheiten. Damit ist die citeq in bedeutsame Kooperationsnetzwerke und den interkommunalen 
Leistungsaustausch stark eingebunden und kann sich damit auch für die Kernverwaltung der 
Stadt Münster ein umfassendes Bild über IT-Trends und -Innovationen machen sowie das ge-
wonnene Wissen für die Stadt Münster zugänglich machen: 
 Die citeq bzw. die Stadt Münster hat sich früh dazu entschieden ihre Informationstechnik 
sowie die Digitalisierung im Netzwerk mit diversen Partnern und Institutionen voranzutrei-
ben. So ist die citeq Mitglied des „KDN-Dachverband kommunaler IT-Dienstleister“ (KDN) 
und der „Vitako Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V.“. Des 
Weiteren ist die Stadt Münster Mitträger von d-NRW, einer Anstalt des öffentlichen 
Rechts des Landes NRW. Schwerpunkt sind übergreifende IT-Projekte und -Services für 
die öffentliche Verwaltung, die auch von der citeq genutzt werden. Darüber hinaus findet 
ein regelmäßiger grenzüberschreitender Austausch von Erfahrungen in und mit der Infor-
mationstechnik mit dem IT-Dienstleister der Stadt Enschede (NL) statt.  
 Zudem ist die, zuletzt in 2019 stark angewachsene, IT-Anwendergemeinschaft im Rah-
men der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung der Stadt Münster zu nennen. Damit erfolgt 
eine langjährig gewachsene IT-Zusammenarbeit der Stadt Münster mit unterschiedlich 
großen Kommunen im Umland. Die Leistungsabnahme der Kooperationspartner unter-
liegt, anders als bei den Ämtern und Einrichtungen der Stadt Münster, keiner grundsätzli-
chen Abnahmeverpflichtung. Auf diese Weise stellt sich die citeq ganz bewusst dem di-
rekten Wettbewerb mit anderen IT-Dienstleistern.  
 Die interkommunale Zusammenarbeit der citeq erfolgt auch auf konkret-technischer 
Ebene: Seit 2020 arbeiten der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) und die Stadt 
Münster im Rechenzentrumsbereich zusammen. 
Allerdings mangelt es seitens der Stadt Münster an personellen und organisatorischen Res-
sourcen, um eine dauerhafte und zentrale IT-Steuerung und -Steuerungsunterstützung seitens 
der Konzernmutter gewährleisten zu können. Damit wird es den städtischen Akteuren in Müns-
ter erschwert, übergeordnete Anforderungen der digitalen Transformation mit den nötigen ope-
rativen IT-Leistungen durch die citeq in Einklang zu bringen. Ob die von der citeq bereitgestell-
ten Leistungen tatsächlich bedarfsgerecht sind und den übergeordneten Ansprüchen der Stadt 
Münster gerecht werden kann die Stadt noch nicht eindeutig beantworten. 
Es fehlt dafür auch ein zentraler und damit verwaltungsübergreifender Überblick über alle ein-
gesetzten IT-Ressourcen innerhalb der Stadt Münster. Insbesondere das Personal in der Kern-
verwaltung mit anteiligen IT-Aufgaben ist bei der Stadt Münster nicht hinreichend transparent. 
Zudem werden Leistungen der citeq für die Ämter und Einrichtungen der Stadt über zentrale 
Mietpreise und Pauschalen durch den Kernhaushalt der Stadt Münster finanziert. Das zentrale 
IT-Budget der Stadt Münster wird dabei jährlich um einen festen Betrag erhöht, um insbeson-
dere Preissteigerungen oder tarifliche Anpassungen ausgleichen zu können.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Zwar lässt die Kostenanalyse der gpaNRW keine konkreten Risiken erkennen, was das kommu-
nale Sparsamkeitsgebot für die Stadt Münster insgesamt anbelangt. Letztlich sind die, im direk-
ten Vergleich zu kreisfreien Städten mit ähnlicher Auslagerungssituation, von der citeq abge-
rechneten Kosten je Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung nicht erhöht. Und dies, obwohl sich die 
Stadt Münster mithilfe ihres Dienstleisters bei der IT-Sicherheit im Spitzenbereich der kreisfreien 
Städte einordnen kann.  
Allerdings ist bereits jetzt aufgrund des, nach eigenen Angaben bislang eher restriktiven, Res-
sourceneinsatzes für IT und damit auch für die citeq bei der Stadt Münster erkennbar, dass der 
Fortschritt der digitalen Transformation in der Stadtverwaltung Münster hierdurch beeinträchtigt 
wird. Darauf gehen wir unter dem Aspekt „Digitalisierung“ näher ein.  
 Empfehlung 
Die Stadt Münster sollte die Anforderungen der digitalen Transformation an ihre operative IT 
klar benennen können, die derzeitige verwaltungsweite Ressourcensituation für IT-Aufgaben 
kennen sowie sich den zukünftig erforderlichen Personal- und Sachmitteleinsatz bewusstma-
chen. 
3.2 IT-Kosten 
Die gpaNRW erhebt die Kosten für die IT-Leistungen, die die Kernverwaltung in Anspruch 
nimmt. Dabei geht es nicht nur um die Kosten in der zentralen IT-Organisationseinheit, sondern 
auch um solche, die gegebenenfalls dezentral in Fachämtern etc. anfallen. Auch IT-Leistungen, 
die durch Externe erbracht werden, werden hier berücksichtigt. 
 Feststellung 
Die IT-Kosten der Stadt Münster sind maximal durchschnittlich und resultieren zu einem gro-
ßen Teil aus Leistungen der citeq. Die Aussagekraft wird dadurch eingeschränkt, dass die 
IT-Stellenanteile innerhalb der Kernverwaltung nicht hinreichend transparent sind. 
Die IT-Kosten einer Kommune sollten das Ergebnis eines gezielten Steuerungsprozesses sein. 
Sie hängen vom gewählten IT-Betriebsmodell und der Wirksamkeit der IT-Steuerung ab. Die 
Höhe der IT-Kosten sollte eine Korrelation zu den in Anspruch genommenen Leistungen bzw. 
den auszustattenden IT-Arbeitsplätzen erkennen lassen. Je höher die IT-Kosten ausfallen, 
desto höher ist der Anspruch, den dadurch erzielten Nutzen nachzuweisen.  
Ausgangspunkt für die Analyse der IT-Kosten der Stadt Münster sind die Kosten im Verhältnis 
zu den Arbeitsplätzen der Kernverwaltung, die mit IT auszustatten sind. Sie sind die Basis für 
einen interkommunalen Vergleich und der Maßstab für den notwendigen Ressourceneinsatz.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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IT-Kosten je Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung der Kernverwaltung in Euro 2018 
 
Die Daten der Stadt Münster sind nicht hinreichend belastbar, um sie im interkommunalen Ver-
gleich zu berücksichtigen. Ausschlaggebend dafür ist, dass die Stadt Münster die IT-Stellenan-
teile innerhalb der Kernverwaltung annäherungsweise geschätzt hat. Aufgrund dessen ver-
gleicht die gpaNRW die Daten der Stadt Münster lediglich mit den belastbaren Daten von 21 
kreisfreien Städten, ohne dass sie selbst in die Vergleichswerte einfließen.  
Die IT-Kosten der Stadt Münster belaufen sich auf 4.947 Euro je Arbeitsplatz mit IT-Ausstat-
tung. Unter dem Vorbehalt, dass diese nur bedingt belastbar sind, rangiert die Stadt Münster 
damit im unteren Mittelfeld des Vergleichsfeldes.  
Die nachstehende Grafik zeigt, wie sich die Werte der Städte verteilen: 
 
Aufgrund der unvollständigen Datenlage bei der Stadt Münster dürften deren IT-Kosten realis-
tisch etwas höher ausfallen. Um einzuschätzen, inwiefern das dargestellte Ergebnis den IT-
Leistungen der Stadt tatsächlich gerecht wird, ist es erforderlich, nachstehende Vergleichsgrö-
ßen ergänzend mit zu betrachten: 
 IT-Endgeräte:  
Die Anzahl der IT-Endgeräte geht über die Anzahl der mit IT auszustattenden Arbeits-
plätze hinaus. Dies schließt beispielsweise auch Doppelausstattungen, Präsentations - 
und Schulungsgeräte sowie die Tablets der Verwaltung mit ein. Eine hohe Anzahl von IT-
Endgeräten kann ein Merkmal für eine hohe Ausstattungsqualität sein. Zudem kann sie

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
Seite 15 von 43 
notwendig sein, um zusätzliche Bedarfe, wie beispielsweise in der gegenwärtigen Pande-
miesituation, zu decken. Sie kann aber auch ein Hinweis auf einen unverhältnismäßig ho-
hen Ressourceneinsatz sein. 
 Einwohner: 
Die Einwohnerzahl dient als Orientierungsgröße. Sie ermöglicht einen Vergleich unab-
hängig vom tatsächlichen Ressourceneinsatz. Sie berücksichtigt nicht, wie viele Sach - 
und Personalressourcen tatsächlich eingesetzt werden, um Verwaltungsaufgaben zu er-
ledigen.  
Wesentliche Erkenntnisse ergeben sich daraus, wie sich die IT-Kosten in den unterschiedlichen 
Bezugsgrößen darstellen und wie sie zueinander in Verbindung stehen.  
Die Kennzahlen der Stadt Münster weisen über alle Bezugsgrößen hinweg eine ähnliche Ergeb-
nistendenz auf. In der Gegenüberstellung zu den interkommunalen Vergleichswerten der ande-
ren Städte liegen die Kosten in Bezug auf ein IT-Endgerät oder je 100 Einwohner jedoch etwas 
deutlicher unter dem jeweiligen Median als dies in Bezug auf einen Arbeitsplatz mit IT-Ausstat-
tung der Fall ist. Dies liegt daran, dass die Bezugsgrößen unterschiedlich stark ausgeprägt sind : 
 Die Stadt Münster muss innerhalb der Kernverwaltung weniger Arbeitsplätze mit IT aus-
statten, als die meisten der geprüften kreisfreien Städte. Die Anzahl der IT -Standardar-
beitsplätze je 10.000 Einwohner liegt bei der Stadt Münster mit 87 unter dem Median mit 
94.  
 Die Stadt Münster stellt für die Kernverwaltung aber mehr IT-Endgeräte je auszustatten-
den Arbeitsplatz bereit als die meisten der geprüften kreisfreien Städte. Auf einen Ar-
beitsplatz mit IT-Ausstattung entfallen bei der Stadt Münster 1,30 IT-Endgeräte. Der Me-
dian liegt bei 1,08 IT-Endgeräten je Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung. 
IT-Kosten steigen oder fallen erfahrungsgemäß nicht proportional zur Zahl der Arbeitsplätze mit 
IT-Ausstattung oder IT-Endgeräte. Das liegt daran, dass die technische Grundinfrastruktur fixe 
Kosten verursacht, die sich nur bei größeren Kapazitätsanpassungen verändern. Insofern fallen 
die Kennzahlenwerte bei wenigen IT-Standardarbeitsplätzen, wie bei der Stadt Münster, ten-
denziell negativer aus. 
  Realistisch sind die berechneten IT-Kennzahlen der Stadt Münster deshalb etwas niedriger 
einzuordnen als es sich aus der Kennzahl in Bezug auf einen Arbeitsplatz mit IT -Ausstat-
tung ergibt.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
Seite 16 von 43 
Die IT-Kosten der Stadt Münster setzen sich wie folgt zusammen: 
IT-Kostenbestandteile der Stadt Münster im interkommunalen Vergleich 2018 in Prozent 
 Personalkosten  Sachkosten Gemeinkosten 
Stadt Münster 9  90 1 
Interkommunaler Durchschnitt 28 67 5 
Das IT-Betriebsmodell der Stadt Münster zeichnet sich durch eine größtenteils durch die citeq 
bereitgestellte operative IT aus. Neben einem vergleichsweise geringen Anteil an städtischen 
Personalkosten der Kernverwaltung, deren Datenbasis nicht hinreichend valide ist, enthalten 
die IT-Gesamtkosten einen hohen Anteil an Sachkosten, resultierend aus der Abnahme bei der 
citeq. Der Fokus bei der Kostenanalyse richtet sich deshalb auf die Sachkosten und damit wei-
testgehend auf die citeq.  
Weitergehende Analysen und entsprechende Empfehlungen nimmt die gpaNRW im Folgenden 
auf Ebene der zugrundeliegenden Leistungsfelder vor. Um diese monetär abbilden und inter-
kommunal vergleichen zu können, hat die gpaNRW eine eigene IT-Kostenstellenstruktur entwi-
ckelt. Ziel ist es, alle zu einem bestimmten Leistungsfeld gehörenden Kosten, entweder direkt 
oder indirekt über eine Umlage, einer entsprechenden Kostenstelle zuzuordnen.  
Bei den Leistungsfeldern der kommunalen IT unterscheidet die gpaNRW zunächst zwischen IT-
Grunddiensten und Fachanwendungen. 
3.2.1 IT-Grunddienste 
Die „IT-Grunddienste“ bilden den typischen Büroarbeitsplatz in einer Verwaltung ab. Hier wer-
den die direkt zuzuordnenden Kosten für nachstehende Bereiche erfasst:  
 IT-Standardarbeitsplätze 
 Telekommunikation  
 Drucken am Arbeitsplatz 
Zudem sind hier Netzkosten, ein Anteil der Kosten eigener zentraler Rechnersysteme sowie die 
Kosten allgemeiner Vorleistungen berücksichtigt. Dadurch werden die IT-Kosten sowohl auf den 
einzelnen Ebenen als auch in der Gesamtsicht vergleichbar. 
Die Kosten für die IT-Grunddienste der Stadt Münster machen rund 60 Prozent ihrer gesamten 
IT-Kosten aus. Sie stellen sich wie folgt dar:

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Kosten „IT-Grunddienste“ je Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung 2018 in Euro 
 
In den interkommunalen Vergleich sind 19 Werte eingeflossen. Die Kosten für die IT-Grund-
dienste der Stadt Münster liegen in Bezug auf einen Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung bei rund 
2.976 Euro und fallen somit höher aus als bei den meisten geprüften kreisfreien Städten. 
Das nachstehende Netzdiagramm stellt grob die Kostensituation für die Stadt Münster in den 
einzelnen Leistungsfeldern innerhalb der IT-Grunddienste dar. Ein innerhalb der Indexlinie lie-
gender Wert bedeutet überdurchschnittlich hohe Kosten. Ein außerhalb der Indexlinie liegender 
Wert hingegen Kosten, die unter dem interkommunalen Durchschnitt liegen.  
Kostensituation in den Leistungsfeldern der IT-Grunddienste 2018 
 
Geringe Kosten beim Druck sowie durchschnittliche Netzkosten können die erhöhten Kosten 
der IT-Standardarbeitsplätze und Telekommunikation nicht komplett ausgleichen.  
Die nachfolgende Grafik gibt Aufschluss darüber, wie stark der Einfluss der vorgenannten Leis-
tungsfelder auf die Kostensituation innerhalb der IT-Grunddienste der Stadt Münster ist.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Kostenverteilung innerhalb der IT-Grunddienste der Stadt Münster im Jahr 2018 
 
Die belastenden Leistungsfelder machen einen Anteil von fast 78 Prozent der IT-Grunddienste 
aus. Die Kosten beim Leistungsfeld der IT-Standardarbeitsplätze resultieren auch aus der, sei-
tens der Kernverwaltung der Stadt Münster, gemeldeten und geschätzten Personalausstattung. 
Eine tiefergehende Analyse ist deshalb nicht möglich. Somit geht die gpaNRW im Folgenden 
auf die Kosten der Telekommunikation ein.  
Mit Kosten für die Telekommunikation von 601 Euro je Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung weisen 
nur drei kreisfreie Städte höhere Kosten als die Stadt Münster auf. Sie resultieren mitunter dar-
aus, dass die Stadt Münster mehr mobile Telefonendgeräte einsetzt als drei Viertel der Ver-
gleichskommunen. Fast ein Drittel davon sind Smartphones. Bislang wurde seitens der Stadt 
Münster jedoch noch nicht überprüft, inwiefern der Einsatz der Geräte oder die daraus entste-
henden Kosten gerechtfertigt sind. 
 Empfehlung 
Die Stadt Münster sollte ihre Ausstattung, insbesondere mit mobilen Telefonendgeräten, prü-
fen. 
3.2.2 Entwicklung, Pflege und Betreuung von Fachanwendungen  
Die Kostenstelle „Fachanwendungen“ erfasst direkt zuzuordnende Kosten wie zum Beispiel Ein-
führungs- und Installationskosten sowie Lizenz- und Wartungskosten für Fachanwendungen. 
Sie nimmt außerdem einen Anteil der Kosten eigener zentraler Rechnersysteme und die Kosten 
allgemeiner Vorleistungen auf.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
Seite 19 von 43 
Die Fachanwendungskosten der Stadt Münster machen einen Anteil von rund 40 Prozent der 
gesamten IT-Kosten aus. Sie stellen sich im Vergleich zu den übrigen kreisfreien Städten wie 
folgt dar: 
Kosten „Entwicklung, Pflege und Betreuung von Fachanwendungen“ je Arbeitsplatz mit IT-Aus-
stattung 2018 in Euro 
 
In den interkommunalen Vergleich sind 19 Werte eingeflossen. Die Fachanwendungskosten der 
Stadt Münster sind in Bezug auf einen Arbeitsplatz mit IT-Ausstattung mit 1.971 Euro ver-
gleichsweise niedrig. Für die Kernverwaltung der Stadt Münster wurden keine Daten zu den 
personellen Ressourcen gemeldet, so dass die Fachanwendungskosten zu 100 Prozent aus 
der Bereitstellung von Leistungen der citeq resultieren. 
Inwiefern die günstig bereitgestellten Fachanwendungen die Verwaltungsprozesse der Stadt 
Münster unterstützen, kann die gpaNRW an dieser Stelle nicht bewerten. Damit die Stadt Müns-
ter diese Bewertung selbst vornehmen kann, sind zunächst systematische Prozessbetrachtun-
gen erforderlich. Darauf gehen wir unter dem Aspekt „Prozessmanagement“ näher ein. 
3.3 Digitalisierung 
Die Digitalisierung bedeutet die Neugestaltung der Verwaltung vor dem Hintergrund der verän-
derten technischen Möglichkeiten. Sie bietet die Chance, öffentliche Ressourcen effizienter und 
zielgenauer einzusetzen.  
Der Gesetzgeber hat wichtige Schritte hin zur digitalen Verwaltung entwickelt. Sie münden im 
E-Government Gesetz (EGovG) NRW und dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs 
zu Verwaltungsleistungen (Online-Zugangsgesetz, OZG) sowie weitere flankierenden Vorschrif-
ten.  
Ziel des EGovG ist es, rechtliche Hindernisse abzubauen, um so die elektronische Kommunika-
tion mit der Verwaltung zu erleichtern. Es soll einen einheitlichen Rechtsrahmen für eine medi-
enbruchfreie elektronische Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürger n schaffen. Das 
OZG verfolgt das Ziel, das Onlineangebot an Verwaltungsleistungen zu verbessern und  zu er-
weitern. So müssen auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene bis Ende 2022 insgesamt 
575 definierte Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale angeboten 
werden.  
Damit fordert der Gesetzgeber zunächst vorrangig die Digitalisierung des Angebotes, also die 
Kommunikation nach außen, mit den Bürgern. Aus Sicht der Verwaltungen ist es allerdings min-
destens ebenso wichtig, die digitalen Services auch intern sicherzustellen. Nur so kann sie die 
Potenziale der Digitalisierung ausschöpfen und zum eigenen Vorteil nutzen. Medienbrüche,

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
Seite 20 von 43 
also die Wechsel vom digitalen Format in ein analoges und umgekehrt, stehen effizienten Ar-
beitsabläufen entgegen.  
Zudem macht es Verwaltungen flexibler, wenn sie Leistungen ebenso unabhängig von Ort und 
Zeit erstellen können, wie die Bürger sie in Anspruch nehmen. Wie wichtig diese Flexibilität sein 
kann, macht die seit März 2020 herrschende Corona-Pandemie deutlich. Engpass sind dabei 
weniger die mobilen Arbeitsplätze, sondern die dahinterliegenden Strukturen, wie beispiels-
weise elektronische Akten und Dokumentenmanagementsysteme (DMS).  
Auch in der Zeit nach der Corona-Pandemie werden Beschäftigte, Bürger und Unternehmen hö-
here Erwartungen an die Verwaltungen haben als noch vor der Krise. Schließlich haben sich 
notgedrungen alle mit den Möglichkeiten befasst, ihre Angelegenheiten mit der Verwaltung digi-
tal zu klären sowie Familie und Beruf mittels Homeoffice besser miteinander zu vereinbaren. 
Um für die Zukunft gerüstet zu sein, müssen Verwaltungen daher ihre digitalen Leistungen 
etablieren und erweitern. 
Zukunftsfähig sein bedeutet auch, dem demografischen Wandel so zu begegnen, dass die Ver-
waltung handlungsfähig bleibt. Risiken für deren Handlungsfähigkeit ergeben sich vor allem aus 
einer Personalstruktur, in der ältere Beschäftigte überwiegen (alterszentrierte Personalstruktur). 
Hier droht ein Verlust von Personal durch starke Verrentungs- und Pensionierungswellen. Nicht 
nur der Verlust von Fachwissen und Fähigkeiten muss bewältigt werden, sondern auch mehr 
und komplexer werdende Aufgaben für das verbleibende Personal. Für die öffentliche Hand 
wird es zudem schwieriger, anforderungsgerechtes Personal zu gewinnen und dauerhaft zu hal-
ten.  
Die Digitalisierung kann die Probleme zwar nicht allein lösen, bietet aber die notwendige Grund-
lage, diesen zu begegnen. So können beispielsweise  
 Personalabgänge durch digitalisierte, optimierte Prozesse zumindest in Teilen kompen-
siert werden, 
 Abläufe durch dokumentierte, strukturierte und digitale Prozessabläufe gesichert werd en, 
 Wissen durch Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme erhalten und schnel-
ler verfügbar gemacht werden sowie 
 die Attraktivität als Arbeitgeber über digitale Arbeitsangebote gesteigert werden.  
3.3.1 Demografische Ausgangslage 
Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (Fraunhofer IAO) 2 empfiehlt eine 
balancierte Altersstruktur innerhalb einer Verwaltung, um eine langfristige Handlungsfähigkeit 
gewährleisten zu können. Dabei handelt es sich um ausgewogene Struktur, in der alle Alters-
gruppen ungefähr gleich stark vertreten sind. Jede Altersgruppe kann so theoretisch durch die 
jeweils nachfolgende Gruppe ersetzt werden, sofern kontinuierlich Nachwuchskräfte eingestellt 
 
2 Hartmut Buck, Bernd Dworschak und Alexander Schletz: Analyse der betrieblichen Altersstruktur. Fraunhofer IAO (Hrsg.), 2005 ( abge-
rufen am 23. Mai 2018) http://www.ruhr-uni-bochum.de/imperia/md/content/zda/infopool/alterstrukturanalyse_iao_1_.pdf

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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werden. Die gpaNRW knüpft daran an und stellt die Altersstruktur der Stadt Münster der balan-
cierten Altersstruktur sowie der durchschnittlichen Altersstruktur der übrigen kreisfreien Städte 
gegenüber. 
Je alterszentrierter eine Personalstruktur ist und je eher klassische Personalmaßnahmen ihre 
Wirkung verfehlen, desto stärker sollten die Möglichkeiten der Digitalisierung in den Fokus der 
Entscheidungsträger rücken. 
Altersgruppenverteilung in der Kernverwaltung der Stadt Münster 2018 in Prozent 
 
  Die Altersgruppenverteilung offenbart bei der Stadt Münster eine nicht ausgewogene, weil 
alterszentrierte Personalstruktur. Sie gibt einen zusätzlichen Anlass, die Digitalisieru ng in-
nerhalb der Stadtverwaltung voranzutreiben.  
3.3.2 Stand der Digitalisierung 
Die gpaNRW bemisst den Stand der Digitalisierung der Verwaltung anhand ausgewählter A s-
pekte in vier Themenfeldern: 
 Strategische Ausrichtung: Inwiefern wird die digitale Transformation der Verwaltung 
gesteuert? 
 Rechtliche Anforderungen: Inwieweit erfüllt die Verwaltung die rechtlichen Anforderun-
gen des EGovG und OZG? 
 Musterprozess Rechnungsbearbeitung: Inwieweit wird der Prozess der Rechnungsbe-
arbeitung durch IT unterstützt? 
 Digitale Initiative: Was leistet die Verwaltung über die rechtlichen Verpflichtungen hin-
aus?

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Das folgende Netzdiagramm zeigt den Digitalisierungsstand der Stadt Münster in den vorge-
nannten Themenfeldern. Innenliegende Werte bedeuten eine geringe Ausprägung, außenlie-
gende Werte eine hohe Ausprägung. Die Indexlinie gibt Orientierungswerte wi eder. Dabei han-
delt es sich, abhängig vom gewerteten Aspekt, entweder um einen durch die gpaNRW gesetz-
ten Mindestwert oder um einen interkommunalen Durchschnittswert. 
Stand der Digitalisierung in der Stadt Münster 
  
  Die digitale Transformation in der Stadtverwaltung Münster ist weniger weit vorangeschrit-
ten als bei den meisten kreisfreien Städten.  
Nachfolgend erläutert die gpaNRW ihre Erkenntnisse zu den einzelnen Aspekten im Detail.  
3.3.2.1  Strategische Ausrichtung 
Die Digitalisierung ist eine interdisziplinäre Aufgabe. Sie kann nur erfolgreich sein, wenn Verant-
wortlichkeiten klar geregelt und in der organisatorischen Struktur der Verwaltung verankert sind. 
Die gpaNRW prüft, inwiefern die Verwaltung ihre digitale Transformation steuert.  
 Feststellung 
Die strategische Ausrichtung der Stadt Münster bietet eine erste Grundlage für die erfolgrei-
che Digitalisierung. Die Stadt hat die Verantwortung für die digitale Transformation der Ver-
waltung organisatorisch verortet, ein aktueller Sachstand zur Umsetzung der Digitalisie-
rungsvorhaben steht allerdings aus. 
Um eine gute Grundlage für eine zielgerichtete Digitalisierung zu haben, sollte eine Kommune 
nachstehende Anforderungen erfüllen:

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
Seite 23 von 43 
 Eine Kommune sollte die Verantwortung für die digitale Transformation regeln und die 
dahinterstehende Funktion mit hinreichenden Weisungsrechten ausstatten. 
 Eine Kommune sollte eine verbindliche und allen Beteiligten bekannte Strategie zur digi-
talen Transformation haben und diese kontinuierlich fortschreiben. 
 Eine Kommune sollte eine verbindliche „Roadmap“ zur digitalen Transformation der Ver-
waltung besitzen. Darin ist festzulegen welche Projekte in welchem Zeitraum geplant und 
umgesetzt werden. 
 Eine Kommune sollte ihre Beschäftigten frühzeitig und systematisch in die digitale Trans-
formation einbinden. Dazu sollte sie den zu erwartenden Nutzen aus Sicht der Beschäf-
tigten aufzeigen und ihre Erfahrungen und Ideen nutzen. Darüber hinaus sollte die Kom-
mune ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für neue Verfahren und Workflows adäquat 
anleiten und qualifizieren. 
Bei der Stadt Münster werden die Belange der digitalen Transformation grundsätzlich durch 
den zuständigen Dezernenten für Bürgerservice, Personal, Organisation, Ordnung, Brand-
schutz und IT (Dez. I) vertreten. Damit sind die für die digitale Transformation der Verwaltung 
wesentlichen Bereiche Organisation, Personal und IT in einer gemeinsamen Organisationsein-
heit gebündelt. In der Digitalisierungsstrategie aus dem Jahr 2017 werden darüber hinaus die 
Rollen des Rates und des Verwaltungsvorstandes als grundsätzliche Entscheidungsgremien bei 
der digitalen Transformation bekräftigt. Deren Beschlüsse setzen den wesentlichen Rahmen für 
die Digitalisierung. Weiterhin wird die Rolle und Verantwortung des städtischen IT -Dienstleisters 
citeq konkretisiert; von hier aus sollen die städtischen Ämter und Einrichtungen in ihren Aufga-
ben durch den Einsatz von IT und durch IT-basierte Prozessoptimierung gefördert und unter-
stützt werden. Das Personal- und Organisationsamt (Amt 10) schafft dabei den organisatori-
schen und personellen Rahmen für die Leistungserbringung und die digitale Transform ation der 
Stadtverwaltung. Hierzu zählen unter anderem Rechte- und Rollenkonzepte sowie ein verwal-
tungsweiter Aktenplan. Wie bereits unter dem Aspekt der IT-Steuerung beschrieben, bestehen 
hier allerdings in der Praxis noch Defizite, die einer zielgerichteten digitalen Transformation der 
Verwaltung entgegenstehen. 
Die Stadt Münster hat im Jahr 2019 die Position eines „Chief Innovation Officer“ geschaffen. 
Dieser soll innovative Lösungsstrategien und Kooperationsformen auf dem Weg zu einer Smart 
City Münster einbringen. An den Schnittstellen von Digitalisierung und Stadtentwicklung sind 
damit Handlungsfelder wie Mobilität, Handel, Wissenschaft, Bildung und Wohnen angespro-
chen. Der Aufgabenbereich umfasst dementsprechend nicht die digitale Transformation der 
Stadtverwaltung. Organisatorisch ist die Stelle des Chief Innovation Officer an das Dezernat für 
Planung, Bau und Wirtschaft angebunden und hat hierüber einen direkten Zugang zur Verwal-
tungsspitze. Aufgrund der damit geschaffenen organisatorischen Zuordnung  könnten aus Sicht 
der gpaNRW Reibungsverluste in der Kommunikation mit den weiteren Beteiligten für die digi-
tale Transformation entstehen.  
Die Digitalisierungsstrategie macht Vorgaben zur digitalen Transformation der Stadtverwaltung, 
des Stadtkonzerns sowie der Stadtgesellschaft. Dabei wurde eine Vision konzipiert, die durch 
verschiedene Maßnahmenpakete realisiert werden soll. Diese Vision zielt u.a. auf die Erfüllung 
der gesetzlichen Anforderungen, den Ausbau der elektronischen Kommunikation, die medien-

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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bruchfreie Bearbeitung und die elektronische Aktenführung ab. In diesem Zusammenhang be-
schreibt sie auch konkrete Projekte, um diese Ziele zu erfüllen bzw. die Vision zu realisieren. 
Ebenso ist darin vorgegeben, dass die Verwaltung dem Rat jährlich über die  Umsetzung der Di-
gitalisierungsmaßnahmen berichtet. Allerdings wurden die Maßnahmen bisher nur einmal im 
Jahr 2019 im Rat beraten.  
Ein wesentlicher Aspekt der digitalen Transformation ist die Information und Einbeziehung der 
Bediensteten. Hierzu beschreibt die Stadt Münster in der Digitalisierungsstrategie deutlich, dass 
die Beteiligung und Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung ein 
wesentlicher Erfolgsfaktor ist. Durch die Beteiligung der Beschäftigten kann die Stadt Münster 
eine hohe Akzeptanz der Strategie sowie der Umsetzung der daraus resultierenden Maßnah-
men erreichen. 
 Empfehlung 
Die Stadt Münster sollte den aktuellen Umsetzungsstand ihrer Digitalisierungsmaßnahmen 
transparent machen. 
3.3.2.2 Umsetzung rechtlicher Anforderungen 
Das EGovG und das OZG stellen klare Anforderungen an die kommunale Digitalisierung.  
 Feststellung 
Die Stadt Münster wird den rechtlichen Anforderungen des EGovG noch nicht hinreichend  
gerecht. Zudem hat sie die Projektplanung zur Umsetzung der OZG-Anforderungen nicht 
hinreichend formalisiert. Dadurch besteht das Risiko, dass diese nicht vollständig und/oder 
nicht fristgerecht erfolgt sowie die Möglichkeiten für interne Prozesse nicht ausgeschöpft 
werden können. 
Die gpaNRW hat wesentliche Aspekte aufgegriffen, die seitens einer Kommune bereits erfüllt 
sein müssen oder zumindest angegangen werden sollten: 
 Elektronischer Zugang: Eine Kommune hat einen elektronischen Zugang zur Verwal-
tung eröffnet und die Zugangswege veröffentlicht. Sie muss eine Verschlüsselung anbie-
ten und elektronische Dokumente hierüber empfangen können. 
 De-Mail: Eine Kommune hat einen De-Mail Zugang eröffnet.  
 Online-Angebot: Eine Kommune stellt auf ihrer Homepage einen Großteil ihrer Dienst-
leistungen als Online-Service oder Formular elektronisch bereit. 
 E-Payment: Eine Kommune bietet elektronische Bezahlmöglichkeiten an. 
 Elektronische Rechnungen: Eine Kommune kann Rechnungen im XRechnung-Format 
empfangen und verarbeiten.  
 „Roadmap“ OZG: Eine Kommune sollte einen Fahrplan für die fristgerechte Umsetzung 
des OZG besitzen. 
Die nachfolgende Tabelle stellt dar, inwieweit die Stadt Münster die vorgenannten Anforderun-
gen erfüllt und wie es im Vergleich dazu bei den übrigen kreisfreien Städten aussieht:

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Überblick über die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen im Jahr 2020 
Anforderung Status der Stadt Münster  Wie viele kreisfreie Städte erfüllen 
diese Anforderungen? 
Elektronischer Zugang teilweise erfüllt 18 von 23 
De-Mail nicht erfüllt 22 von 23 
Online-Angebot teilweise erfüllt 11 von 23 
E-Payment erfüllt 22 von 23 
Elektronische Rechnungen teilweise erfüllt 15 von 23 
Roadmap OZG teilweise erfüllt 9 von 23 
Die Stadt Münster hat Defizite bei der Umsetzung der rechtlichen Anforderungen. Sie ist eine 
von wenigen kreisfreien Städten, die den elektronischen Zugang zur Verwaltung noch nicht hin-
reichend eröffnet. Auch den elektronischen Zugang zur Verwaltung per De-Mail hat die Stadt 
Münster als einzige kreisfreie Stadt noch nicht hinreichend umgesetzt. Im Übrigen wird die 
Stadt Münster den Anforderungen zwar formalrechtlich gerecht, aber noch nicht der Intention 
des Gesetzgebers. In dieser Hinsicht unterscheiden sich die Sachstände vieler Kommunen von-
einander. 
Die Stadt Münster bietet derzeit keinen den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden elekt-
ronischen Zugang zur Verwaltung an. Zwar ist es grundsätzlich möglich, mit der Stadt Münster 
elektronisch zu kommunizieren. So hat sie auf der Homepage unter dem Punkt „Kontakt/Im-
pressum“ eine zentrale Funktionsadresse hinterlegt. Darüber hinaus bietet sie ei nen allgemei-
nen Zugang zur eigenen virtuellen Poststelle an. Die vom Gesetzgeber geforderten notwendi-
gen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunika-
tion mit der Stadtverwaltung sind dabei nicht berücksichtigt. Ebenso fehlen unter anderem Hin-
weise zum rechtsverbindlichen Austausch von elektronischen Nachrichten, zulässigen Dateifor-
maten, Dateianhängen sowie zur Möglichkeit, elektronische Nachweise zu übermitteln. Nach 
eigenen Angaben sollen die Zugangs- und Authentifizierungsmöglichkeiten des „Service-
konto.NRW“ im Rahmen der Einführung des Bürger Service Portals genutzt werden. Unabhän-
gig davon sollte die Stadt Münster kurzfristig auch einen niedrigschwelligen elektronischen Zu-
gang per E-Mail eindeutig eröffnen und die Zugangsmodalitäten mitteilen, um den gesetzlichen 
Vorgaben zumindest formalrechtlich nachzukommen. 
Darüber hinaus gibt die Stadt Münster auf Ihrer Homepage keine De-Mail-Adresse bekannt. 
Nach eigenen Angaben testet die Stadt Münster den Einsatz von De-Mail derzeit in vier Pilot-
ämtern und veröffentlicht die De-Mail-Anschrift u.a. auf städtischen Bescheiden für ein mögli-
ches Widerspruchsverfahren. Dennoch wird die Stadt Münster der gesetzlichen Anforderung 
damit nicht gerecht. Um den Zugang per De-Mail zu eröffnen, muss sie den Zugang auf der 
Homepage bekanntmachen und die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen 
angeben. 
Das Online-Angebot der Stadt Münster ist gut. Es basiert allerdings überwiegend auf Formula-
ren im sogenannten PDF-Format. Das heißt, sie müssen meist ausgedruckt und analog ausge-
füllt werden. Dadurch verzichtet die Stadt Münster noch darauf, Anträge über elektronische Da-
tensätze zu erhalten, um sie medienbruchfrei weiterverarbeiten zu können. Voraussetzung da-
für wären Formulare, die online ausgefüllt und versendet werden können. Rund ein Drittel der 
geprüften kreisfreien Städte macht bereits von dieser Möglichkeit Gebrauch.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Positiv ist, dass die Bürgerinnen und Bürger der Stadt Münster bei kostenpflichtigen Leistungs -
angeboten wie der Abmeldung eines Kfz oder bei der Bestellung von Personenstandsurkunden 
auch elektronisch bezahlen können. Die Stadt Münster ist bereits dabei, die technische Grund-
lage (Bezahlplattform) für weitere Bezahlarten auszubauen. 
Die Voraussetzungen für eine medienbruchfreie Bearbeitung von XRechnungen liegen in Müns-
ter teilweise vor. Die Stadt Münster erfüllt die rechtlichen Anforderungen insofern, dass sie 
XRechnungen empfangen kann. Allerdings kann die Rechnung für die weitere Bearbeitung 
noch nicht medienbruchfrei ins Finanzverfahren weitergeleitet werden. Damit besteht hier noch 
ein Medienbruch, den die meisten kreisfreien Städte bereits beseitigt haben.  
Die Stadt Münster ist durch die Vorgaben des OZG verpflichtet, bis Ende 2022 zahlreiche Ver-
waltungsleistungen elektronisch über ein Verwaltungsportal bereitstellen. Die Intention des Ge-
setzgebers geht darüber hinaus, dass Leistungen nur online verfügbar sind. Sie zielt vielmehr 
darauf ab, dass diese auch tatsächlich durch die Bürger und die Unternehmen genutzt und ak-
zeptiert werden. Um dies in der vorgegebenen Zeit umsetzen zu können, arbeiten Bund, Länder 
und Kommunen gemeinsam in sogenannten Digitalisierungslaboren. Hier entwickeln Experten 
aus den Bereichen Recht, IT und Organisation „Blaupausen“ und verwendbare Komponenten 
für alle Beteiligte. Auf Landesebene arbeiten das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitali-
sierung und Energie des Landes NRW sowie der KDN und d-NRW zudem am Portalver-
bund.NRW. Ziel ist es, ein Rahmenportal zu schaffen, dass die Onlineangebote der Kommunen 
integrieren kann.  
Die Stadt Münster beschreibt die Umsetzung der OZG-Vorgaben in Grundzügen in ihrer Digitali-
sierungsstrategie. Darüber hinaus entwickelt sie mit weiteren Kunden der citeq, unter der För-
derung des Landes, die TOP-100-Prozesse, um dann arbeitsteilig in die Prozessanalyse zu ge-
hen und Formulare zu erstellen. Dennoch fehlt der Stadt Münster eine Roadmap, in der sie ih-
ren eigenen Weg zur fristgerechten Umsetzung des OZG verbindlich beschreibt. Annähernd ein 
Drittel der kreisfreien Städte ist hier schon weiter als die Stadt Münster. Mit einer solchen 
„Roadmap“ kann auch die Stadt Münster das Risiko minimieren, das OZG nicht vollständig 
und/oder nicht fristgerecht umzusetzen. Zudem dient sie als Grundlage, um das Potenzial  der 
digitalen Angebote auch für die internen Prozesse bestmöglich ausschöpfen zu können. 
 Empfehlung 
Die Stadt Münster sollte den elektronischen Zugang zur Verwaltung kurzfristig eröffnen und 
die erforderlichen Zugangsmodalitäten auf ihrer Homepage explizit benennen. Zudem sollte 
sie ihren Weg zur fristgerechten Umsetzung des OZG verbindlich in einer Roadmap abbil-
den. 
3.3.2.3 Musterprozess Rechnungsbearbeitung 
Die gpaNRW hat beispielhaft den Workflow der verwaltungsinternen Rechnungsbearbeitung 
vom Rechnungseingang über die Buchung bis hin zur Auszahlung aufgegriffen. Es handelt sich 
dabei um einen Querschnittsprozess, der innerhalb einer Verwaltung typischerweise organisati-
ons- und funktionsübergreifend abläuft. Er besitzt mehrere interne und externe Schnittstellen . 
Zudem bindet er erfahrungsgemäß erhebliche Personalressourcen. Je mehr Schnittstellen ein 
Prozess aufweist, umso wichtiger ist es, sich mit den Abläufen kritisch auseinanderzusetzen. 
Nur so kann die Verwaltung gewährleisten, dass der Prozess effizient ist. Die Digitalisierung, 
also die IT-Unterstützung, kann hier einen entscheidenden Beitrag leisten.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Seit dem 18. April 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber in der Bundesrepublik Deutschland 
verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu emp-
fangen. Die Standardisierung der elektronischen Rechnungsdaten eröffnet den Kommunen die 
Chance, den Prozess der Rechnungsbearbeitung schneller, weniger fehleranfällig und kosten-
günstiger abzuwickeln. Die elektronischen Rechnungsdaten können vom Finanzverfahren über-
nommen und weiterverarbeitet werden. 
Perspektivisch werden immer mehr Rechnungen in strukturierten Datensätzen (E -Rechnungen) 
bei der Verwaltung eingehen. Solange dies aber auf der kommunalen Ebene in NRW für die 
Rechnungssteller noch nicht verpflichtend ist, befinden sich die Verwaltungen in einem hybriden 
System. Das bedeutet, sie müssen weiterhin auch noch eingehende Papierrechnungen oder 
elektronisch versandte unstrukturierte Rechnungsdaten, wie beispielsweise PDF -Rechnungen, 
verarbeiten. Die gpaNRW prüft, inwieweit die Verwaltungen dazu bereits auf IT -Unterstützung 
zurückgreifen können.  
 Feststellung 
Die Stadt Münster hat derzeit noch keinen digitalen Workflow zur Bearbeitung der Eingangs-
rechnungen implementiert. Sie nutzt damit noch nicht die Effizienzvorteile, die ein digitaler 
Prozess bietet.  
Eine Kommune sollte eingehende Papierrechnungen frühzeitig im Prozess digitalisieren und mit 
möglichst geringen Ressourcen medienbruchfrei weiterverarbeiten. Mit dieser Int ention stellt die 
gpaNRW im Einzelnen folgende Anforderungen an einen modernen Workflow:  
 Scannen: Eine Kommune sollte eingehende Papierrechnungen frühzeitig im Prozess 
scannen. Sobald eine Rechnung in elektronischer Form vorliegt, sollte sie diese medien-
bruchfrei in einem digitalen Workflow weiterverarbeiten. 
 Optische Texterkennung: Eine Kommune sollte Technologien nutzen, um Rechnungen 
automatisiert auszulesen und relevante Informationen wie Rechnungsdatum, Rechnungs-
betrag, Buchungstext, Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen und IBAN automatisch 
in den Workflow übertragen. 
 Automatisierte Datenergänzung: Das Finanzverfahren einer Kommune sollte einen Da-
tenabgleich anhand eindeutiger Kriterien wie z.B. der IBAN oder der USt-ID gewährleis-
ten und, falls vorhanden, weitere Informationen wie z.B. eine Kreditorennummer automa-
tisiert ergänzen. 
 Automatisierte Dubletten-Prüfung: Im Rahmen des Datenabgleichs sollte das einge-
setzte Finanzverfahren einer Kommune auch inhaltsgleiche Datensätze identifizieren, um 
Doppelbuchungen zu vermeiden. 
 Schnittstelle zum Vergabeprozess: Eine Kommune sollte Schnittstellen zum Auftrags- 
und Vergabewesen nutzen, um die Rechnungsdaten mit den Auftragsdaten automatisiert 
abzugleichen. 
 Elektronische Bearbeitungshinweise: Im Workflow einer Kommune sollten automati-
siert Informationen für die Bearbeiter an zeitkritischen Schnittstellen generiert werden. 
Dazu zählen beispielsweise Informationen über nächste Bearbeitungsschritte, offene An-
ordnungen im Finanzverfahren etc.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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 Digitaler Belegzugriff: Nach Abschluss des Buchungsvorgangs sollte eine Kommune 
aus dem Buchungsvorgang unmittelbar auf den digitalisierten Beleg zugreifen können.  
Die nachfolgende Tabelle stellt dar, ob die Stadt Münster die vorgenannten Anforderungen 
ganz oder teilweise erfüllt und wie es im Vergleich dazu bei den übrigen kreisfreien Städten 
aussieht: 
Überblick über die Erfüllung der Anforderungen an einen modernen Rechnungsbearbeitungswork-
flow im Jahr 2020 
Anforderung Status der Stadt Münster  Wie viele kreisfreie Städte  
erfüllen diese Anforderungen? 
Scannen nicht erfüllt 11  von 23 
Optische Texterkennung nicht erfüllt 13 von 23 
Automatisierte Datenergänzung nicht erfüllt 16 von 23 
Automatisierte Dubletten-Prüfung erfüllt 20 von 23 
Schnittstelle zum Vergabeprozess teilweise erfüllt 2 von 23 
Elektronische Bearbeitungshinweise nicht erfüllt 18 von 23 
Digitaler Belegzugriff erfüllt 20 von 23 
Zum Zeitpunkt der Prüfung scannt die Stadt Münster eingehende Papierrechnungen noch nicht 
frühzeitig im Prozess. Vielmehr bearbeitet sie Rechnungen papierbasiert. Auch elektronisch ein-
gehende Rechnungen im PDF-Format druckt sie aus und bringt sie somit in ein analoges For-
mat. Allerdings hat die Stadt Münster diesen Punkt bereits aufgegriffen und plant, eine zentrale 
Scanstelle einzurichten. 
Der überwiegende Teil der kreisfreien Städte ist einen Schritt weiter als die Stadt Münster und 
hat bereits einen Rechnungsworkflow implementiert. Dennoch unterscheiden sich auch diese 
Städte beim Grad der technischen Unterstützung teils deutlich. Währe nd einige wenige ihren 
Prozess fast vollständig automatisiert haben, ist in den meisten Kommunen weiterhin manuelles 
Eingreifen vorgesehen.  
Eine optische Texterkennung, elektronische Bearbeitungshinweise, automatisierte Datenvervoll-
ständigungen sowie eine Dubletten-Prüfung setzen die meisten der geprüften Städte ein. Einige 
kreisfreie Städte nutzen zudem bereits die aus dem Vergabeprozess resultierenden Informatio-
nen über eine Schnittstelle im Rechnungsworkflow. Einen automatisierten Abgleich zwischen 
Auftrag und Rechnung haben allerdings bisher nur sehr wenige kreisfreie Städte eingeführt.  
Auch die Stadt Münster plant, einen Rechnungsworkflow mit Integration ins Finanzverfahren zu 
implementieren. Sie hat das Einführungsprojekt bereits gestartet und plant im Jahr 2021 das 
Roll-Out auf die Verwaltung abzuschließen. 
Vor Einführung des Workflows sollte die Stadt Münster die Voraussetzungen für automatisierte 
Abläufe schaffen. Dazu sollte sie beispielsweise die Geschäftspartner im Fachverfahren prüfen 
und ggf. mehrfach angelegte Datensätze löschen bzw. deaktivieren. Die Stadt Münster erfasst 
gegenwärtig bereits Aufträge, Bestellungen und Mittelbindungen im Finanzverfahren und hat 
somit schon eine wichtige Grundlage geschaffen. Im Zusammenhang mit dem elektronisc hen 
Rechnungsworkflow kann sie dann ein zusätzliches Effizienzpotential dadurch heben, dass die

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Beschäftigten perspektivisch weniger Rechnungen manuell mit dem Auftrag oder der Bestellung 
abgleichen müssen. 
Die Prüfung auf inhaltsgleiche Datensätze und der nachträgliche Zugriff auf den Beleg werden 
in der Stadt Münster und in nahezu allen kreisfreien Städten technisch unterstützt.  
 Empfehlung 
Die gpaNRW bestärkt die Stadt Münster darin, ihren Prozess zur Rechnungsbearbeitung 
zeitnah zu digitalisieren. Besonderes Potential liegt dabei in der OCR-Erkennung und Über-
tragung von Rechnungsinformationen in den Workflow, der medienbruchfreien Weiterverar-
beitung von PDF-Rechnungen sowie in der Nutzung der Informationen aus dem Bestellpro-
zess im Rechnungsworkflow. 
3.3.2.4 Digitale Initiative 
Wie eingangs beschrieben, geht es bei der Digitalisierung nicht nur darum, den gesetzlichen 
Anforderungen nachzukommen. Sie eröffnet den Kommunen auch Möglichkeiten, zunehmen-
den Ressourcenengpässen zu begegnen und die eigene Handlungsfähigk eit langfristig zu si-
chern. Vor diesem Hintergrund prüft die gpaNRW, inwiefern Kommunen hier frühzeitig initiativ 
tätig werden. Dazu haben wir Aspekte aufgegriffen, die bislang für die Kommunen noch nicht 
verpflichtend sind. 
  Die Stadt Münster hat bereits über die rechtlichen Anforderungen hinaus die Initiative ergrif-
fen. 
Eine Kommune sollte darauf abzielen, in allen Bereichen der Verwaltung zeitnah elektronische 
Akten (E-Akten) als Grundlage für eine medienbruchfreie Verwaltungsarbeit zu haben. Um dies 
zu erreichen, sollten Kommunen gegenwärtig mindestens schon  
 die technischen Voraussetzungen für ein verwaltungsweites Dokumentenmanagement 
(Schnittstellen und Dokumentenmanagementsystem bzw. -module) geschaffen haben, 
  die E-Akte in einzelnen Bereichen der Verwaltung pilotweise eingeführt haben und 
 einen Projektplan für die Einführung der E-Akte in den übrigen Verwaltungsbereichen be-
sitzen. 
Darüber hinaus sollte eine Kommune einzelne interne und externe Verwaltungsleistungen be-
reits medienbruchfrei erstellen. 
Nahezu alle kreisfreien Städte haben bereits ein DMS und E-Akten im Einsatz oder befinden 
sich zumindest in einer Einführungsphase. Auch die Stadt Münster nutzt bereits in einzelnen 
Fachämtern eingeschränkte DMS-Funktionalitäten (z. B. Bauakten, Grundbesitzabgaben, Aus-
länderwesen). Zuletzt hat sie die digitale Leistungsakte im Jobcenter eingeführt.  
Für den weiteren Ausbau des DMS bzw. der elektronischen Akte hat die Stadt Münster in Zu-
sammenarbeit mit der citeq einen Projektplan entwickelt. Dieser sieht zunächst vor, dass die 
Rahmenbedingungen geschaffen werden und der Personalbedarf gedeckt wird, bevor aufbau-
ende Einzelprojekte durchgeführt werden können. Darüber hinaus beschreibt die Stadt Münster

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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darin u.a. die Umsetzungsphasen des DMS-Projekts, die Aufbauorganisation sowie Meilen-
steine und Risiken. Insofern besitzt die Stadt Münster mit dieser Roadmap eine formale Grund-
lage, über die knapp die Hälfte der kreisfreien Städte verfügt. 
Die Stadt Münster bietet ihren Bürgerinnen und Bürgern bereits einzelne Leistungen online an, 
die auch vollständig digital bearbeitet werden können. Interne Verwaltungsleistungen bearbeitet 
sie hingegen nach eigenen Angaben noch nicht durchgehend medienbruchfrei. Damit liegt sie 
in dieser Hinsicht derzeit noch hinter dem Digitalisierungsstand der meisten kreisfreien Städte 
zurück. 
3.4 Prozessmanagement 
Digital bedeutet nicht, dass Verwaltungsleistungen automatisch effizienter erstellt werden. Wie 
sehr die Kommune von der Digitalisierung profitiert, entscheidet sich bereits vor der Auswahl 
neuer Hard- und Software. Die Herausforderung liegt nicht in der Technik. Sie liegt darin, die 
funktions- und organisationsübergreifenden Arbeitsabläufe (Prozesse) effizient zu gestalten und 
die resultierenden Anforderungen an die IT zu beschreiben. Verwaltungen müssen daher vorab 
kritisch hinterfragen, wer im Prozess wann für was zuständig ist.   
Schlechte digitale Lösungen bewirken mehr als nur einen Imageverlust, sie führen zu ver-
schwendeten Ressourcen und erschweren oder gefährden die Daseinsvorsorge sowie notwen-
dige Verwaltungsleistungen. 
Im Idealfall sollte daher einem IT-Einsatz immer eine Verwaltungsprozessbetrachtung voraus-
gehen. Diese Intention ist auch in § 12 EGovG verankert. Nur so besteht die Möglichkeit, inef-
fektive und ineffiziente Verwaltungsprozesse zu identifizieren und auf Optimierungspotenziale, 
z.B. auch durch einen IT-Einsatz, systematisch zu untersuchen. Sie bilden damit die Grundlage, 
um konkrete IT-Leistungsanforderungen zu definieren und über die Wirtschaftlichkeit von IT-
Leistungen zu urteilen.  
Die gpaNRW hat anhand ausgewählter Kriterien geprüft, inwiefern die Verwaltungen der 23 
kreisfreien Städte in NRW bereits ein IT-bezogenes Prozessmanagement implementiert haben.  
 Feststellung 
Das Prozessmanagement der Stadt Münster befindet sich noch im Aufbau. Es kann den An-
sprüchen der digitalen Transformation derzeit noch nicht in vollem Umfang gerecht wer den.  
Das Prozessmanagement einer Kommune sollte folgende Anforderungen erfüllen:  
 Strategische Vorgaben: Eine Kommune sollte ein gemeinsames Prozessverständnis 
aller Beteiligten schaffen. Dazu sollte sie verbindlich beschreiben, welche Ziele sie mit 
der Betrachtung von Verwaltungsprozessen verfolgt. Sie sollte insbesondere festlegen, 
welchen Prozessen Priorität eingeräumt wird. Die Vorgaben sollten auch die Optimierung 
von Prozessen zum Ziel haben. 
 Personalausstattung: Eine Kommune sollte hinreichende Personalressourcen mit der 
erforderlichen Fach- und Methodenkompetenz besitzen. Die Aufgabe des Prozessmana-
gements sollte in den Stellenbeschreibungen verankert sein. Eine Kommune sollte die 
Personalressourcen von zentraler Stelle entsprechend der gesetzten Prioritäten einset-
zen.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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 Operative Vorgaben: Eine Kommune sollte verbindlich regeln, wie Prozesse erhoben, 
analysiert und dokumentiert werden. Wichtig ist dabei, dass sich der Detaillierungsgrad 
am Zweck orientiert und die Ergebnisse in einem verwaltungseinheitlichen Standard dar-
gestellt bzw. dokumentiert werden. Der Standard sollte sich an der Vorgabe des Landes 
NRW (BPMN 2.0)3 orientieren. 
 Fachverfahren: Eine Kommune sollte verwaltungseinheitlich ein Fachverfahren einset-
zen, das geeignet ist, Prozesse fach- und anforderungsgerecht zu dokumentieren und zu 
analysieren.  
 Interne Vernetzung: Eine Kommune sollte gewährleisten, dass die Bereiche IT-Steue-
rung, operative IT und Organisation bzw. das Prozessmanagement eng miteinander ver-
netzt sind.  
 Prozessüberblick: Eine Kommune sollte ihre Prozesse kennen. Das bedeutet, dass sie 
mindestens eine vollständige Auflistung ihrer Verwaltungsprozesse besitzen sollte. 
 Stand der Umsetzung: Eine Kommune sollte bereits Prozesse entsprechend ihrer Vor-
gaben erhoben, dokumentiert, analysiert und optimiert haben. Aktuelle IT-Anforderungen 
sollten auf Prozessbetrachtungen basieren. 
Die nachfolgende Tabelle stellt dar, ob die Stadt Münster die vorgenannten Anforderungen 
ganz oder teilweise erfüllt und wie es im Vergleich dazu bei den übrigen kreisfreien Städten 
aussieht: 
Überblick über die Erfüllung der Anforderungen an das Prozessmanagement im Jahr 2020 
Anforderung Status der Stadt Münster  Wie viele kreisfreie Städte  
erfüllen diese Anforderungen? 
Strategische Vorgaben teilweise erfüllt 1 von 23 
Personalausstattung teilweise erfüllt 3 von 23 
Operative Vorgaben erfüllt 7 von 23 
Fachverfahren erfüllt 19 von 23 
Interne Vernetzung teilweise erfüllt 5 von 23 
Prozessüberblick nicht erfüllt 5 von 23 
Stand der Umsetzung erfüllt 7 von 23 
Auf den ersten Blick ist erkennbar, dass nur wenige Kommunen die zuvor beschriebenen Anfor-
derungen an ein systematisches und zielgerichtetes Prozessmanagement erfüllen. Viele Städte 
stehen noch am Anfang, sodass sie derzeit oftmals nur Teilanforderungen erfüllen. Für die 
gpaNRW ist eine Anforderung hingegen erst dann erfüllt, wenn alle Teilaspekte umgesetzt sind. 
Gleichwohl erkennen wir, dass sich die Stadt Münster, ebenso wie die meisten kreisfreien 
Städte, auf einem guten Weg befindet.  
 
3 BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0) ist der aktuelle Standard zur Geschäftsprozessmodellierung. Er erlaubt, Pro-
zesse grafisch abzubilden und für die gesamte Organisation transparent darzustellen.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Häufig fehlen den Kommunen noch grundlegende Festlegungen und Vorgaben. So haben bei-
spielsweise mehr als die Hälfte der geprüften kreisfreien Städte ihre Aufgaben, Ziele und Priori-
täten noch nicht verbindlich festgeschrieben. Dies ist allerdings unabdingbare Voraussetzung, 
um Ressourcen zielgerichtet einzusetzen. Die Stadt Münster bildet hier keine Ausnahme. Auch 
bei der Stadt Münster gibt es gegenwärtig keine grundlegenden Vorgaben, welche Prozesse im 
Detail betrachtungswürdig sind.  
Bisher analysiert die Stadt Münster ihre Prozesse eher reaktiv nach Bedarf. Insofern handelt es 
sich noch nicht um ein systematisches Prozessmanagement, dass der digit alen Transformation 
vollumfänglich gerecht werden kann.  
Das zentrale Prozessmanagement der Stadt Münster ist im Personal- und Organisationsamt 
verankert. Hierdurch kann die Stadt Münster ihre Personalressourcen und die einheitliche Um-
setzung grundsätzlich gut steuern.  
Die gpaNRW hat bei 16 der 23 kreisfreien Städte Personalressourcen erfasst. In rund einem 
Viertel davon stehen mindestens drei Vollzeitstellen für Prozessanalysen bereit. Die Stadt 
Münster besitzt hier mit 3,5 Vollzeitstellen eine ähnliche Grundlage. Gleichwohl bewertet die 
Stadt Münster diese Personalkapazitäten als nicht ausreichend, da die umfangreichen Digitali-
sierungsbestrebungen eine große Anzahl von Prozessanalysen erfordern. Die gpaNRW stützt 
diese Einschätzung insofern, dass die digitale Transformation der Verwaltung eine Investition 
darstellt. Eine Schlüsselrolle für eine erfolgreiche Umsetzung stellen dabei die Personalressour-
cen dar. Ausgehend von den Zielen und den damit einhergehenden Digitalisierungsbestrebun-
gen muss jede Stadt ihren Personalbedarf individuell bestimmen. 
Die fehlenden strategischen Vorgaben in Kombination mit eingeschränkten Personalressourcen 
beeinträchtigen erfahrungsgemäß auch notwendige Vorarbeiten. So haben beispielsweise we-
niger als ein Drittel der geprüften kreisfreien Städte einen hinreichenden Überblick über ihre 
Verwaltungsprozesse. Bislang hat die Stadt Münster zwar bereits rund 1.000 Prozesse identifi-
ziert. Allerdings fehlt auch hier ein umfassender Überblick, da die städtischen Ämter und e igen-
betriebsähnlichen Einrichtungen Prozesse in der Vergangenheit teils unterschiedlich aufneh-
men. Die zentralen strategischen und operativen Vorgaben gelten erst seit dem Jahr 2019. 
Dazu zählt beispielsweise auch eine Modellierungsrichtlinie, die darauf abzielt, die Prozessmo-
dellierung verwaltungsweit zu standardisieren. Die Stadt Münster sollte ihre Prozesse darauf 
aufbauend nunmehr nach einheitlichen Kriterien abgrenzen und in einem Prozesskatalog zu-
sammenfassen.  
Nur weil ein Prozessmanagement etabliert ist, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass es eine 
gute Grundlage für die IT bzw. anstehende Digitalisierungsprojekte darstellt. Weit über die 
Hälfte der geprüften kreisfreien Städte haben Ihre IT-Organisationseinheit noch nicht systema-
tisch in ihr Prozessmanagement eingebunden, obwohl sie IT als wesentlichen Bestandteil zur 
Prozessoptimierung sehen. Die Stadt Münster ist hier weiter als viele kreisfreie Städte und stellt 
sicher, dass die Bereiche IT-Steuerung, operative IT und Organisation bzw. das Prozessma-
nagement eng miteinander vernetzt sind. Für neue Prozesse und Projekte geht dem IT -Einsatz 
eine detaillierte Prozessanalyse voraus.  
 Empfehlung 
Die Stadt Münster sollte die Zielausrichtung ihres Prozessmanagements verbindlich be-
schreiben. Dabei sollte auch die Prozessoptimierung expliziter Bestandteil sein. Auf dieser

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Grundlage sollte sie ihre Prozesse strukturieren und priorisieren. Dabei kann die Stadt 
Münster auf zahlreiche Prozesse aufbauen, die verwaltungsweit bereits erhoben worden 
sind. Dazu sollte sie diese zunächst in einem Prozesskatalog zusammenführen. Zudem 
sollte sie in diesem Zusammenhang den Personalbedarf für das Prozessmanagement neu 
bemessen und die Aufgabenerfüllung über die Stellenbeschreibungen explizit absichern.  
3.5 IT-Sicherheit und Datenschutz 
In einer modernen Verwaltung werden nahezu alle Prozesse und Fachaufgaben mit IT gesteu-
ert bzw. unterstützt. Im Zuge der fortlaufenden Digitalisierung wird die Durchdringung der IT in 
den Verwaltungsprozessen weiter steigen. Schon bei dem aktuellen Stand der Digitalisierung 
würde bei einem Ausfall der IT die Arbeit in nahezu allen Verwaltungsbereichen vollständig zum 
Erliegen kommen. Die Verwaltung ist mehr denn je davon abhängig, dass die IT möglichst stö-
rungsfrei funktioniert und die zu verarbeitenden Daten angemessen geschützt sind.  
Auch der Datenschutz gewinnt im Zuge der Digitalisierung weiter an Bedeutung. Er garantiert 
den Bürgerinnen und Bürgern das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und schützt sie 
vor missbräuchlicher Verwendung ihrer personenbezogenen Daten. Defizite im Datenschutz 
können nicht nur zu Vertrauensverlusten in Bezug auf zunehmend digitale Verwaltungsange-
bote führen. Sie können vielmehr auch langwierige und teure Gerichtsverfahren nach sich zie-
hen.  
Sicherheit und Datensouveränität müssen daher zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein. 
3.5.1 IT-Sicherheit  
Die gpaNRW prüft den Stand der IT-Sicherheit bei den kreisfreien Städten rein systemisch. Das 
heißt, wir betrachten ausgewählte Sicherheitsaspekte, um Rückschlüsse auf die gesamte IT -
Sicherheitsstruktur der Verwaltung zu ziehen. Die Erfahrungen aus zahlreichen Prüfungen be-
stätigen, dass damit die grundsätzlichen Problemstellungen in den Verwaltungen identifiziert 
werden können. 
Aufgrund der besonderen Bedeutung für die digitale Verwaltung beschränkt sich die gpaNRW 
dabei auf folgende Aspekte: 
 Technische Aspekte: Hierzu gehören die Ausgestaltung der Technikräume, die IT -Netz-
werkverkabelung und die Datensicherung. Bei der Bewertung der Technikräume hat die 
gpaNRW nur die Räume berücksichtigt, die durch die Kommune selbst betreut werden. 
 Organisatorische Aspekte: Sie umfassen das Sicherheitsmanagement, die Sicherheits-
organisation, das Personal betreffende Sicherheitsmaßnahmen, das Notfallvorsorgekon-
zept und das Notfallhandbuch. 
In Anlehnung an die Vorgaben des BSI-Grundschutzkataloges hat die gpaNRW hierzu insge-
samt 77 ausgewählte Einzelaspekte geprüft. Informationen zu IT-Sicherheitsrisiken sind sen-
sible Informationen. Daher stellen wir die Ergebnisse im Folgenden lediglich zusammenfassend 
dar. Detaillierte Erkenntnisse und Empfehlungen hat die gpaNRW dokumentiert und mit der 
Stadtverwaltung bereits im Prüfungsverlauf eingehend kommuniziert.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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  Die Kernverwaltung der Stadt Münster profitiert außerordentlich vom BSI-zertifizierten Be-
trieb des Rechenzentrums ihres IT-Dienstleisters citeq.  
Die technische Infrastruktur und der konzeptionelle Rahmen müssen dem Schutzbedarf der zu 
verarbeitenden Daten und den strategischen Vorgaben gerecht werden. Dies bedingt, dass sich 
eine Kommune mit möglichen Notfallszenarien und dessen Folgen auseinandersetzt. Auch für 
potentielle Systemausfälle und Datenverluste muss sie verbindliche Vorgaben für die operative 
IT und die verschiedenen Anwendergruppen machen. 
Der nachstehend dargestellte Erfüllungsgrad bemisst sich daran, wie viele der geprüften Anfor-
derungen seitens der Stadt Münster erfüllt sind.  
Anteil der erfüllten IT-Sicherheitsanforderungen im interkommunalen Vergleich in Prozent 
Mit einem Gesamterfüllungsgrad von rund 95 Prozent erzielt die Stadt Münster ein äußerst po-
sitives Gesamtergebnis. In den einzelnen Prüfaspekten stellen sich die Ergebnisse für die Stadt 
Münster wie folgt dar:  
Erfüllungsgrade der einzelnen Sicherheitsaspekte im interkommunalen Vergleich in Prozent

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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Durchgängig hohe Erfüllungsgrade belegen die positive Gesamteinordnung für die Stadt Müns-
ter im Vergleich zu den anderen kreisfreien Städten.  
Die Stadt Münster gehört mit dem Rechenzentrumsbetrieb der citeq zu den wenigen Kommu-
nen in Nordrhein-Westfalen, die sich einen BSI-Standard erarbeitet haben. Zum betrachteten 
Informationsverbund gehören die für die Kernaufgabe "Rechenzentrums-Betrieb" der citeq er-
forderlichen organisatorischen Prozesse, Daten und Informationen, Anwendungen, Netzwerk-
komponenten, IT-Systeme und die Infrastrukturkomponenten. 
Die für unsere Stichproben-Prüfung in Ansatz gebrachten Aspekte des Notfallmanagements 
werden von der Stadt Münster erfüllt. Eine Revision des Konzeptes haben die IT -Verantwortli-
chen im Rahmen der BSI-Zertifizierung des IT-Rechenzentrums-Basisbetriebs in 2020 durchge-
führt. 
Auf der Grundlage der bereits 2008 in Kraft gesetzten IT-Sicherheitsleitlinie der citeq hat die 
Stadt Münster auf Initiative ihres Dienstleisters in den letzten Jahren ein umfassendes Sicher-
heitsmanagement sowie die zugehörige Sicherheitsorganisation und Sicherheitskonzeption für 
ihren IT-Betrieb aufgebaut und diese stetig an aktuelle Gegebenheiten und Anforderungen an-
gepasst.  
Insgesamt gibt es für die Stadt Münster vereinzelt Verbesserungsmöglichkeiten, die seitens der 
gpaNRW gegenüber der Verwaltung bereits kommuniziert worden sind. Hierzu gehören insbe-
sondere eine Ausdehnung von einzelnen Maßnahmen zur IT-Sicherheitsorganisation und des 
Sicherheitsmanagements auf alle Bereiche der Stadtverwaltung, wie zum Beispiel die Mit arbei-
tersensibilisierung zu Themen der IT-Sicherheit.  
3.5.2 Datenschutz 
Mit dem Ziel der Harmonisierung und Modernisierung des EU-Datenschutzrechts haben das 
Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union im April 2016 die Datenschutz -
Grundverordnung (DSGVO) verabschiedet. Sie gilt seit dem 25. Mai 2018 unmittelbar in den 
Mitgliedsstaaten. Die gpaNRW bewertet den Umsetzungsstand der DSGVO bei den 23 kreis-
freien Städten anhand wesentlicher Kriterien. 
 Feststellung 
Die Stadt Münster hat die geprüften Aspekte der DSGVO noch nicht hinreichend umgesetzt. 
Bei der Umsetzung der Informationspflichten gibt es Nachholbedarf. Außerdem sind die Risi-
ken der Verarbeitung von Daten noch nicht hinreichend beschrieben und bewertet worden. 
Eine Kommune sollte mindestens nachfolgende Anforderungen erfüllen:  
 Dienstanweisung: Eine Kommune sollte Vorgaben zu Zuständigkeiten und Verantwort-
lichkeiten sowie dem Umgang mit personenbezogenen Daten in einer Dienstanweisung 
regeln. Diese sollte sich an den Regelungen der DSGVO orientieren und konkretisieren. 
 Datenschutzbeauftragte/r (DSB): Eine Kommune muss eine/n DSB benennen, der die 
notwendige berufliche Qualifikation und das Fachwissen vorweisen kann, um die ihm ob-
liegenden Aufgaben sachgerecht erfüllen zu können. Der/Die DSB soll die Beschäftigten 
bezüglich der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sensibilisieren.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
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 Informationspflichten: Bei der Erhebung von personenbezogenen Daten muss eine 
Kommune die Informationspflichten gem. Art. 13 f. DSGVO beachten. Bei Papierformula-
ren sollten zumindest die Grundinformationen sowie ein Hinweis gegeben werden, wo 
weitergehende Informationen erhältlich sind. Bei der Erhebung im Internet sollte auf der 
Erhebungsseite ein deutlich sichtbarer Link auf die Informationen verweisen. Bei e inem 
Einsatz von Videoüberwachung müssen Hinweistafeln über die datenschutzrechtlichen 
Grundinformationen informieren. 
 Verarbeitungsverzeichnis: Gemäß Art. 30 DSGVO muss eine Kommune ein Verzeich-
nis von Verarbeitungstätigkeiten führen.  
 Risikobewertung und Datenschutz-Folgenabschätzung: Eine Kommune muss Risi-
ken der Verarbeitungen beschreiben und bewerten. Falls notwendig muss sie eine Da-
tenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen.  
Die nachfolgende Tabelle stellt dar, inwiefern die Stadt Münster die vorgenannten Anforderun-
gen erfüllt und wie es im Vergleich dazu bei den übrigen kreisfreien Städten aussieht. 
Überblick über die Erfüllung der wesentlichen Anforderungen der DSGVO im Jahr 2020 
Anforderung Status der Stadt Münster Wie viele kreisfreie Städte  
erfüllen diese Anforderungen? 
Dienstanweisung erfüllt 18 von 23 
Datenschutzbeauftragte/r erfüllt 23 von 23 
Informationspflichten teilweise erfüllt 11 von 23 
Verarbeitungsverzeichnis erfüllt 20 von 23 
Risikobewertung und Datenschutz-
Folgenabschätzung 
teilweise erfüllt 11 von 23 
Die Stadt Münster hat die Geschäftsanweisung zum Datenschutz an die neuen Regelungen der 
DSGVO angepasst. Die Geschäftsanweisung regelt u. a. die Zuständig- und Verantwortlichkei-
ten.  
Bei der Stadt Münster sind eine behördliche Datenschutzbeauftragte (DSB) und ein stellvertre-
tender Datenschutzbeauftragter benannt und bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und 
Informationsfreiheit NRW (LDI) gemeldet. Die Stellvertretung bezieht sich hierbei auf eine Ver-
tretung im organisatorischen Sinne. Die berufene DSB besitzt die in Art. 37 Absatz 5 DSGVO 
geforderte berufliche Qualifikation und das Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts 
und der Datenschutzpraxis.  
Der Aufgabenbereich der DSB wurde ebenfalls an die neuen Vorgaben der DSGVO anpasst 
und ist in der Geschäftsanweisung zum Datenschutz festgehalten. Die DSB ist gem. Geschäfts-
anweisung beim Erlass und Änderung von verwaltungsinternen Regelungen, die die Verarbei-
tung personenbezogener Daten betreffen, rechtzeitig zu beteiligen. Das Gleiche gilt bei der Ein-
führung oder wesentlichen Änderung von IT-Verfahren. 
Die Sensibilisierung der Beschäftigten hinsichtlich der Einhaltung der datenschutzrechtlichen 
Vorgaben erfolgt auf verschiedene Weise. Zunächst sind im städtischen Intranet Informationen

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
Seite 37 von 43 
zum Datenschutz bereitgestellt. Daneben bietet die DSB freiwillige Schulungen für die Mitarbei-
ter und dezentralen Datenschutzkoordinatoren an. Darüber hinaus informiert die DSB die Da-
tenschutzkoordinatoren durch die Mitteilung „Datenschutz aktuell“. Es findet ein regelmäßiger 
Erfahrungsaustausch zwischen der DSB und den Datenschutzkoordinatoren statt. Schließlich 
fungieren die Datenschutzkoordinatoren innerhalb der Ämter als erste Ansprechpartner und 
Multiplikatoren in Sachen Datenschutz. 
Nach eigenen Anhaben wurden die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO auf Vordrucken 
und im Internet angepasst. Die Ausgestaltung der Mitteilung wird jedoch unterschiedlich ge-
handhabt. Eine stichprobenartige Überprüfung der Umsetzung der Informationspflich ten bei den 
Online-Diensten der Stadt Münster offenbart Nachholbedarf. So wird beispielsweise beim Ser-
vice „Bewohnerparkausweis“ auf die allgemeine Datenschutzerklärung verwiesen, die bei dieser 
speziellen Erhebung von personenbezogenen Daten nicht alle pflichtigen Informationen enthält. 
Es fehlen in diesem Fall u. a. die Rechtsgrundlage und der eindeutige Zweck der Verarbeitung. 
Die allgemeinen Informationen z. B. die Kontaktdaten der DSB und die Rechte der betroffenen 
Personen sind hingegen treffend dargestellt. Ob die Informationen auf den Fachbereichsseiten 
vorhanden sind, wurde nicht explizit geprüft. Sollten die Informationen dort veröffentlicht sein, 
fehlt zumindest eine entsprechende Verlinkung, um die Informationen zum Zeitpunkt der Erhe-
bung zugänglich zu machen. 
Bei der Stadt Münster sind Kameras zur Überwachung von kommunalen Einrichtungen bzw. öf-
fentlich zugänglichen Bereichen installiert. Die Informationspflichten sollen durch angebrachte 
Hinweistafeln mitgeteilt werden. Aktuell wird an zentralen Vorgaben gearbeitet. Die Hinweista-
feln sollen dann auf weitere Informationen auf der Internetseite der Stadt Münster verweisen.  
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten wird bei der Stadt Münster in den Organisations -
einheiten durch die dezentralen Datenschutzkoordinatoren geführt, wobei die DSB einen zent-
ralen Zugriff erhält. Hierbei wird eine selbst programmierte Datenbank genutzt. Die Daten-
schutzkoordinatoren sollen zur Wahrnehmung der Tätigkeit durch die DSB geschult werden. 
Nach eigenen Angaben soll das Verarbeitungsverzeichnis stichpunktartig kontrolliert werden. 
Die DSB erhält eine Mitteilung, wenn neue Verfahren eingetragen wurden. Durch den zentralen 
Einblick der DSB, die stichpunkartigen Kontrollen und die zukünftig durchgeführten Schulungen 
kann die Richtigkeit des Verarbeitungsverzeichnisses hinreichend gewährleistet werden. Hin-
sichtlich der Vollständigkeit bietet sich der Abgleich des Verzeichnisses mit einem Aufgaben -
gliederungs- bzw. Produktplans an. 
Bei der Stadt Münster besteht ein formelles Verfahren zur Durchführung der Risikobewertungen 
und Datenschutz-Folgeabschätzungen (DSFA). Die Beurteilung, ob eine Verarbeitung perso-
nenbezogener Daten mit einem hohen Risiko gegeben ist, trifft die verantwortliche Leitungskraft 
der Organisationseinheit. Bei der Durchführung der Datenschutz-Folgeabschätzungen soll der 
Rat der DSB eingeholt werden. Zum Zeitpunkt der Prüfung haben allerdings noch keine DSFA 
stattgefunden. Zunächst sollen die Datenschutzkoordinatoren in Schulungen mit der Anwen-
dung, mit der das Verarbeitungsverzeichnis geführt wird, vertraut gemacht werden. Die DSFA 
sollen dann im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert werden.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
Seite 38 von 43 
 Empfehlung 
Die Stadt Münster sollte die Informationspflichten weiterhin überprüfen und wenn notwendig 
überarbeiten. Sie sollte sich einen flächendeckenden Überblick über die Risiken bei der Ver-
arbeitung personenbezogener Daten verschaffen und bei Bedarf Datenschutz-Folgeabschät-
zungen durchführen. 
3.6 Örtliche Rechnungsprüfung 
Die örtliche Rechnungsprüfung verfolgt vorrangig das Ziel, die Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit 
und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung sicherzustellen. Die IT kann die Prüfhandlungen unterstüt-
zen oder selbst Gegenstand der örtlichen Prüfung sein. 
Eine unmittelbare Verpflichtung zur Prüfung der IT ergibt sich aus den §§ 104 Absatz 1 Num-
mer 3 GO NRW, 28 Absatz 5 Nummer 1 KomHVO NRW. Demnach muss die örtliche Rech-
nungsprüfung Fachprogramme im Bereich der Finanzbuchhaltung vor ihrem Einsatz prüfen. 
Diese Prüfung setzt ab 2021 auf der Konformitätsprüfung der gpaNRW auf. Die örtliche Prüfung 
zielt auf den rechtskonformen Einsatz der Fachprogramme innerhalb der örtlichen Rahmenbe-
dingungen der Kommune ab.  
Auch darüber hinaus kann die örtliche Prüfung erheblich zu einer sicheren, sachgerechten und 
wirtschaftlichen IT-Bereitstellung beitragen. So obliegt es ihr beispielsweise zu prüfen, ob tech-
nische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen hinreichend umgesetzt werden.  
Auf der anderen Seite kann die IT die Prüfhandlungen effizienter machen und somit die Wirk-
samkeit der örtlichen Rechnungsprüfung stärken bzw. sichern.  
Es ist nicht die Intention der gpaNRW die Prüfhandlungen der örtlichen Rechnungsprüfung zu 
bewerten. Vielmehr bewerten wir, inwiefern die örtliche Rechnungsprüfung von der Digitalisie-
rung profitieren kann und ob die Rahmenbedingungen eine sachgerechte Prüfung der IT über-
haupt ermöglichen. 
 Feststellung 
Die Rahmenbedingungen für die örtliche Rechnungsprüfung der Stadt Münster lassen keine 
hinreichende Prüfung der IT zu. Auch die übrigen Prüfhandlungen könnten durch gezielte IT-
Unterstützung effizienter erfolgen. 
Damit die örtliche Rechnungsprüfung gute Rahmenbedingungen zum Prüfen der IT und dem 
Prüfen mit IT erhält, sollte eine Kommune nachstehende Aspekte berücksichtigen:  
 Eine Kommune sollte die interne IT-Prüfung in der örtlichen Rechnungsprüfung veran-
kern. Dies bedingt hinreichende eigene und/oder externe personelle Ressourcen.  
 Eine Kommune sollte im Rahmen der örtlichen Prüfung unterstützende Fachverfahren 
einsetzen. Der Grad der IT-Unterstützung bemisst sich am Stand der Digitalisierung in 
der Verwaltung. Je stärker Verwaltungsabläufe digitalisiert und Akten elektronisch geführt 
werden, desto höher sind die Anforderung an IT-gestützte Prüfungen. 
 Eine Kommune sollte die erforderliche Fachkompetenz in der örtlichen Rechnungsprü-
fung sicherstellen. Dazu zählt der Umgang mit der IT ebenso wie die Bewertung von IT -
Organisation und -Infrastrukturen.

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
Seite 39 von 43 
Die Stadt Münster führt praktisch keine adäquaten örtlichen IT-Prüfungen durch. Die nachfol-
gende Tabelle zeigt, welche IT-Prüfaspekte die übrigen kreisfreien Städte im Vergleich dazu in 
den letzten fünf Jahren aufgreifen konnten. 
Überblick über aufgegriffene Prüfaspekte der örtlichen Rechnungsprüfung 2015 bis 2020  
Prüfaspekte 
Hat die Stadt Münster die-
sen Prüfaspekt 
aufgegriffen? 
Wie viele kreisfreie Städte 
haben diesen Prüfaspekt 
mindestens teilweise 
aufgegriffen? 
Einführungsbegleitende Anwendungsprüfungen Nein 18 von 23 
Rollen- und Berechtigungskonzepte Nein 18 von 23 
Programme zur IT-gestützten Buchführung vor ihrer 
Anwendung Nein 17 von 23 
Programme zur IT-gestützten Buchführung im laufen-
den Einsatz Nein 17 von 23 
Maßnahmen und Regelungen zum Datenschutz Nein 14 von 23 
Technische und organisatorische Regelungen und 
Maßnahmen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit so-
wie der Notfallvorsorge 
Nein 12 von 23 
Anwendungslizenzen Nein 11 von 23 
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen über die Analyse von 
Geschäftsprozessen Nein 8 von 23 
Zweckmäßigkeit des IT-Einsatzes gemessen an den 
gesetzten Zielen Nein 8 von 23 
Wirtschaftlichkeitsberechnungen von IT-Investitions-
maßnahmen Nein 7 von 23 
Die örtliche Rechnungsprüfung der Stadt Münster konnte in den letzten fünf Jahren keine der 
aufgeführten Prüfaspekte in Zusammenhang mit der Informationstechnik annähernd adäquat 
aufgreifen. Damit liegt sie weit unter den Möglichkeiten der meisten kreisfreien Städte. Dies ist 
umso kritischer, da überhaupt nur die Hälfte der kreisfeien Städte annähernd systematische IT -
Prüfungen in der örtlichen Rechnungsprüfung gewährleisten kann.  
Unabhängig von einer gesetzlichen Verpflichtung haben nämlich alle oben aufgeführten Prüfas-
pekte eine praktische Relevanz. Sie können wesentlich dazu beitragen, die IT der Kommune 
sicherer und die zugrundeliegenden Prozesse effizienter zu machen. Dennoch gib t es keinen 
Prüfaspekt, der von allen kreisfreien Städten gleichermaßen zufriedenstellend erfüllt werden 
kann. Die etwas höheren Quoten bei einzelnen Aspekten sollen zudem nicht darüber hinweg-
täuschen, dass dem teils nur Prüfungsansätze zugrunde liegen.  
Der größte Engpass für die örtliche IT-Prüfung der Stadt Münster liegt in mangelnden Personal-
ressourcen in Kombination mit fehlender fachspezifischer Qualifikation. Um IT-Prüfungen durch-
zuführen, stehen der Stadt Münster keine expliziten Stellenanteile zur Verfügung. Die kreis-
freien Städte, die zumindest ansatzweise systematische IT-Prüfungen durchführen, besitzen 
mindestens eine Vollzeitstelle. Gut die Hälfte davon sogar zwei oder mehr Vollzeitstellen. Mehr 
als die Hälfte der kreisfreien Städte, die IT-Prüfungen durchführen, fühlen sich dennoch nicht

  Stadt Münster    Informationstechnik    050.010.120_00347 
Seite 40 von 43 
annähernd adäquat aus- und fortgebildet. Meist fehlt noch die fachliche Qualifikation, um den 
wünschenswerten Prüfinhalten gerecht werden zu können.  
Die Prüfhandlungen, bei denen die IT nicht selbst im Fokus steht, führt die Stadt Münster in An-
sätzen mit IT-Unterstützung durch. Ebenso wie bei den meisten anderen kreisfreien Städten 
handelt es sich aber meist um integrierte Schnittstellen bzw. Verfahren, die sich auf Finanzda-
ten beschränken. Nur wenige kreisfreie Städte nutzen die darüberhinausgehenden Möglichkei-
ten einer Datenanalyse, mit denen Prüfhandlungen noch effizienter durchgeführt werden kön-
nen. Hierin liegt für die Stadt Münster ein weiterer Ansatzpunkt, die örtliche Rechnungsprüfung 
zu stärken. 
Je stärker die digitale Transformation der Verwaltung vorangeschritten ist, also je größer das 
digitale Datenvolumen ist, desto größer ist die Notwendigkeit, aber auch das Potenzial von 
Massendatenanalysen. Grundsätzlich können Massendatenanalysen die Transparenz und den 
Informationsgehalt von Daten erhöhen und Erkenntnisse bringen, die sonst nicht oder zumin-
dest nur schwer erkannt werden können. Dadurch ist die örtliche Rechnungsprüfung in der 
Lage ein breiteres Betrachtungsfeld, in kürzerer Zeit und mit weniger Personalaufwand nach 
Auffälligkeiten zu untersuchen und damit die Ressourcen effizienter dort einzusetzen, wo es er-
forderlich ist. 
 Empfehlung 
Die Stadt Münster sollte die Handlungsfähigkeit ihrer örtlichen IT-Prüfung durch zusätzliche 
Stellenanteile und fachspezifische Fortbildungen herstellen. Zudem sollte sie bei der digita-
len Transformation ihrer Verwaltung berücksichtigen, dass prüfungsrelevante Datensätze für 
die örtliche Rechnungsprüfung digital verfügbar sind und perspektivisch über adäquate 
Fachverfahren ausgewertet werden können. 
 
Herne, den 21. Oktober 2021 
gez. gez. 
Dr. Klaus-Peter Timm-Arnold Sven Alsdorf 
Abteilungsleitung Projektleitung 
.

  Stadt Münster        050.010.120_00347 
Seite 41 von 43 
4 Anlage: Ergänzende Tabellen 
Tabelle 1: Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zur überörtlichen Prüfung 2021 - Informationstechnik 
Feststellung Seite Empfehlung Seite 
Überörtliche Prüfung der Informationstechnik 
F1 
Die Stadt Münster verfügt mit ihrem IT-Betriebsmodell grundsätzlich über gute 
Rahmenbedingungen, um ihre Informationstechnik bedarfsgerecht steuern und 
damit an den Anforderungen der digitalen Transformation ausrichten zu kön-
nen. Sie schöpft allerdings die damit einhergehenden Möglichkeiten in der Pra-
xis noch nicht aus. 
10 E1 
Die Stadt Münster sollte die Anforderungen der digitalen Transformation 
an ihre operative IT klar benennen können, die derzeitige verwaltungs-
weite Ressourcensituation für IT-Aufgaben kennen sowie sich den zu-
künftig erforderlichen Personal- und Sachmitteleinsatz bewusstmachen. 
13 
F2 
Die IT-Kosten der Stadt Münster sind maximal durchschnittlich und resultieren 
zu einem großen Teil aus Leistungen der citeq. Die Aussagekraft wird dadurch 
eingeschränkt, dass die IT-Stellenanteile innerhalb der Kernverwaltung nicht 
hinreichend transparent sind. 
13 E2 Die Stadt Münster sollte ihre Ausstattung, insbesondere mit mobilen Tele-
fonendgeräten, prüfen. 18 
F3 
Die strategische Ausrichtung der Stadt Münster bietet eine erste Grundlage für 
die erfolgreiche Digitalisierung. Die Stadt hat die Verantwortung für die digitale 
Transformation der Verwaltung organisatorisch verortet, ein aktueller Sach-
stand zur Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben steht allerdings aus. 
22 E3 Die Stadt Münster sollte den aktuellen Umsetzungsstand ihrer Digitalisie-
rungsmaßnahmen transparent machen. 24 
F4 
Die Stadt Münster wird den rechtlichen Anforderungen des EGovG noch nicht 
hinreichend gerecht. Zudem hat sie die Projektplanung zur Umsetzung der 
OZG-Anforderungen nicht hinreichend formalisiert. Dadurch besteht das Ri-
siko, dass diese nicht vollständig und/oder nicht fristgerecht erfolgt sowie die 
Möglichkeiten für interne Prozesse nicht ausgeschöpft werden können. 
24 E4 
Die Stadt Münster sollte den elektronischen Zugang zur Verwaltung kurz-
fristig eröffnen und die erforderlichen Zugangsmodalitäten auf ihrer 
Homepage explizit benennen. Zudem sollte sie ihren Weg zur fristgerech-
ten Umsetzung des OZG verbindlich in einer Roadmap abbilden. 
26 
F5 
Die Stadt Münster hat derzeit noch keinen digitalen Workflow zur Bearbeitung 
der Eingangsrechnungen implementiert. Sie nutzt damit noch nicht die Effizi-
enzvorteile, die ein digitaler Prozess bietet. 
27 E5 
Die gpaNRW bestärkt die Stadt Münster darin, ihren Prozess zur Rech-
nungsbearbeitung zeitnah zu digitalisieren. Besonderes Potential liegt da-
bei in der OCR-Erkennung und Über-tragung von Rechnungsinformatio-
nen in den Workflow, der medienbruchfreien Weiterverarbeitung von 
PDF-Rechnungen sowie in der Nutzung der Informationen aus dem Be-
stellprozess im Rechnungsworkflow. 
29

  Stadt Münster        050.010.120_00347 
Seite 42 von 43 
Feststellung Seite Empfehlung Seite 
F6 
Das Prozessmanagement der Stadt Münster befindet sich noch im Aufbau. Es 
kann den Ansprüchen der digitalen Transformation derzeit noch nicht in vollem 
Umfang gerecht werden. 
30 E6 
Die Stadt Münster sollte die Zielausrichtung ihres Prozessmanagements 
verbindlich beschreiben. Dabei sollte auch die Prozessoptimierung expli-
ziter Bestandteil sein. Auf dieser Grundlage sollte sie ihre Prozesse struk-
turieren und priorisieren. Dabei kann die Stadt Münster auf zahlreiche 
Prozesse aufbauen, die verwaltungsweit bereits erhoben worden sind. 
Dazu sollte sie diese zunächst in einem Prozesskatalog zusammenfüh-
ren. Zudem sollte sie in diesem Zusammenhang den Personalbedarf für 
das Prozessmanagement neu bemessen und die Aufgabenerfüllung über 
die Stellenbeschreibungen explizit absichern. 
32 
F7 
Die Stadt Münster hat die geprüften Aspekte der DSGVO noch nicht hinrei-
chend umgesetzt. Bei der Umsetzung der Informationspflichten gibt es Nach-
holbedarf. Außerdem sind die Risiken der Verarbeitung von Daten noch nicht 
hinreichend beschrieben und bewertet worden. 
35 E7 
Die Stadt Münster sollte die Informationspflichten weiterhin überprüfen 
und wenn notwendig überarbeiten. Sie sollte sich einen flächendecken-
den Überblick über die Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener 
Daten verschaffen und bei Bedarf Datenschutz-Folgeabschätzungen 
durchführen. 
38 
F8 
Die Rahmenbedingungen für die örtliche Rechnungsprüfung der Stadt Münster 
lassen keine hinreichende Prüfung der IT zu. Auch die übrigen Prüfhandlun-
gen könnten durch gezielte IT-Unterstützung effizienter erfolgen. 
38 E8 
Die Stadt Münster sollte die Handlungsfähigkeit ihrer örtlichen IT-Prüfung 
durch zusätzliche Stellenanteile und fachspezifische Fortbildungen her-
stellen. Zudem sollte sie bei der digitalen Transformation ihrer Verwaltung 
berücksichtigen, dass prüfungsrelevante Datensätze für die örtliche 
Rechnungsprüfung digital verfügbar sind und perspektivisch über adä-
quate Fachverfahren ausgewertet werden können. 
40

  Stadt Münster    Kontakt    050.010.120_00347 
 
Seite 43 von 43 
 
 
 Kontakt 
Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen 
Shamrockring 1, Haus 4, 44623 Herne 
Postfach 10 18 79, 44608 Herne 
t  0 23 23/14 80-0 
f  0 23 23/14 80-333 
e  info@gpa.nrw.de 
DE-e Poststelle@gpanrw.de-mail.de 
i  www.gpa.nrw.de 



V/0080/2022
V/0080/2022
Öffentliche Beschlussvorlage
Betrifft
Überörtliche Prüfung der Stadt Münster im Jahr 2021 - Bereich Informationstechnik - durch die
Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpaNRW)
Stellungnahme zu den Feststellungen und Empfehlungen
Beratungsfolge
17.03.2022 Rechnungsprüfungsausschuss Vorberatung
06.04.2022 Hauptausschuss Vorberatung
06.04.2022 Rat Entscheidung
Beschlussvorschlag:
I. Sachentscheidung:
Der Rat der Stadt Münster schließt sich gemäß § 105 Abs. 7 Gemeindeordnung NRW (GO NRW) der
Stellungnahme der Verwaltung zu den von der gpaNRW getroffenen Feststellungen und
Empfehlungen an.
Begründung:
I. Ausgangslage
Die gpaNRW hat in der Zeit von Mai 2019 bis Mai 2021 die überörtliche IT-Prüfung der Stadt Münster
gemäß § 105 GO NRW durchgeführt.
Der Prüfungsbericht wurde der Verwaltung in digitaler Form am 22.10.2021 zugeleitet. Er ist im
Ratsinformationssystem als Anlage zu dieser Vorlage verfügbar. Darüber hinaus wird den
Geschäftsstellen der Fraktionen, der Ratsgruppe sowie dem fraktionslosen Ratsmitglied jeweils ein
Druckexemplar des Berichtes zur Verfügung gestellt.
Nach der Neufassung der GO NRW durch das 2. NKF-Weiterentwicklungsgesetz sind in § 105 GO
NRW nunmehr geänderte Beratungs- und Dokumentationspflichten zu den im Prüfungsbericht
enthaltenen Feststellungen und Empfehlung der gpaNRW zu beachten.
So regelt § 105 Abs. 5 und 6 GO NRW, dass der Oberbürgermeister den Prüfungsbericht dem
Rechnungsprüfungsausschuss zur Beratung vorlegt und dabei zu allen Feststellungen und
Amt für
Wirtschaftlichkeitsprüfung und
Revision
21.02.2022
Ihr/e Ansprechpartner/in:
Herr Frohne
T elefon:492-1400
FrohneK@stadt-muenster.de

- 2 -
V/0080/2022
Empfehlungen Stellung zu nehmen hat. Der Rechnungsprüfungsausschuss unterrichtet den Rat über
das Ergebnis seiner Beratungen. Anschließend beschließt der Rat über die gegenüber der gpaNRW
und der Aufsichtsbehörde abzugebende Stellungnahme in Bezug auf die im Prüfungsbericht
enthaltenen Feststellungen und Empfehlungen in öffentlicher Sitzung, das Ergebnis aus der
Vorberatung im Rechnungsprüfungsausschuss kann einbezogen werden.
II. Stellungnahme zu den Feststellungen und Empfehlungen
Die Ergebnisse dieser überörtlichen Prüfung hat die gpaNRW in einer Managementübersicht
komprimiert wiedergegeben. Vgl. dazu Seite 3 des Vorberichts zum Prüfungsbericht. Im Rahmen ihrer
gesamten Prüfung hat sie keine Beanstandungen getroffen. Zu den von ihr formulierten
Feststellungen und Empfehlungen nimmt die Verwaltung im Einzelnen Stellung. Diese
Stellungnahmen sind in der als Anlage beigefügten Zusammenstellung nach dem von der gpaNRW
übermittelten Muster dargestellt.
Zusammenfassend kann dazu festgehalten werden, dass die weit überwiegende Anzahl der dort
getroffenen Feststellungen und Empfehlungen seitens der Verwaltung akzeptiert ist und ihre
Umsetzung erfolgen wird bzw. bereits erfolgt ist oder von der Verwaltung geprüft wird.
Vor diesem Hintergrund schlägt die Verwaltung dem Rat vor, sich ihrer Stellungnahme zu den von der
gpaNRW getroffenen Feststellungen und Empfehlungen anzuschließen. Im Nachgang zur
Beschlussfassung durch den Rat wird die Verwaltung gemäß § 105 Abs. 7 GO NRW diese
Stellungnahme der gpaNRW und der Bezirksregierung Münster als Aufsichtsbehörde zuleiten.
gez.
Markus Lewe
Anlage: Zusammenstellung der Stellungnahmen zu den Feststellungen und Empfehlungen der
gpaNRW