Projekt „Profilierung der Kompetenzen im Vergaberecht“, Einrichtung eines Zentralen Vergabemanagements im Rechts- und Ausländeramt

V/0129/2017 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Personal- und Organisationsamt 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Projekt „Profilierung der Kompetenzen im Vergaberecht“; 
Einrichtung eines Zentralen Vergabemanagements im Rechts- und Ausländeramt 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
01.03.2017 Vergabeausschuss                                                                                  Vorberatung 
21.03.2017 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung  
                     und E-Government                                                                                  Vorberatung 
22.03.2017   Haupt- und Finanzausschuss                                                                  Vorberatung          
22.03.2017   Rat                                                                                                           Entscheidung 
 
 
 
 
 
I. Sachentscheidung:  
 
1. Der Rat der Sta dt Münster  nimmt den nachfolgenden Bericht der Verwaltung zu m 
Stand des Projektes „Profilierung der Kompetenzen im Vergaberecht“ zur Kenntnis.  
 
2. Der Rat der Stadt Münster nimmt zur Kenntnis, dass die Verwaltung mit diesem B e-
richt die dringende Notwendigkei t eine s zentralen Vergabemanagements innerhalb 
der Stadtverwaltung Münster darlegt. 
 
3. Der Rat der Stadt Münster nimmt zur Kenntnis, dass als Projektergebnis für das zen t-
rale Vergabemanagement im Rechts- und Ausländeramt ein zusätzlicher Personalb e-
darf im Umfang von 1,75 Stellen Entgeltgruppe 11 TVöD festgestellt wurde. Über die 
erforderliche Schaffung der Planstellen wird im Rahmen der Stellenplanberatungen 
2018 entschieden.  
 
4. Der gemeinsame Antrag von CDU und SPD im Rat der Stadt Münster ("Weitere A n-
strengungen zur Optimierung von Strukturen und Prozessen in der Stadtverwaltung 
sowie im Umgang mit städtischen Immobilien", s. V/0316/2011) und der Antrag der 
CDU-Fraktion im Rat der Stadt Münster („Regionale Kompetenzen bündeln“, s. 
V/0147/2013) sind erledigt. 
 
 
 
 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0129/2017 
Auskunft erteilt: 
Frau Scheunemann 
Ruf: 
492-1014 
E-Mail: 
Scheunemann@stadt-muenster.de 
Datum: 
20.02.2017 
Öffentliche Berichtsvorlage

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V/0129/2017 
 
II. Finanzielle Auswirkungen  
 
Die finanziellen Auswirkungen werden im Rahmen der Stellenplanberatungen 2018 dargelegt. 
Die notwendigen Ermächtigungen für den zusätzlichen Personalbedarf sind in der mittelfristigen 
Ergebnisplanung nicht enthalten. 
 
 
Begründung: 
 
1. Ausgangslage 
 
In den vergangenen Jahren hat sich das Vergaberecht sehr verändert, die Normen sind noch 
komplizierter und die Umsetzung ist noch aufwändiger  geworden. So sind z. B. die Anforderun-
gen an die Transparenz von Vergaben gestiegen und v erpflichten zu umfassender Dokumenta-
tion und diversen Bekanntmachungen. Aber auch die in nationales Recht umzusetzenden eur o-
päischen Vergaberichtlinien, die so gravierende Änderungen, wie den primären Bieterrecht s-
schutz und die Einführung der E -Vergabe vorschreiben, haben diesen Rechtsbereich entsche i-
dend reformiert und in der Bedeutung steigen lassen . Es ist inzwischen nahezu unmöglich die 
rd. 500 Vergabemitarbeiter permanent auf den aktuellen vergab erechtlichen Wissenstand zu 
bringen. 
 
Hinzukommt, dass das Korruptionsbekämpfungsgesetz seit dem Jahre 2013 eine Jobrotation in 
besonders gefährdeten Bereichen vorsieht. Darauf kann nur verzichtet werden, wenn andere 
gleich wirksame organisatorische Maßnahmen getroffen werden können. 
 
Darüber hinaus liegen versc hiedene Ratsanträge vor, die vor dem Hintergrund geänderter 
Rahmenbedingungen eine Neuorganisation des Vergabebereiches bei der Stadtverwaltung 
Münster vorsehen. 
 
2. Projekt „Profilierung der Kompetenzen im Vergaberecht“ 
 
Die Verwaltung hat daher im Jahre 201 3 ein Projekt zur Profilierung der Kompetenzen im 
Vergaberecht gestartet, das im Wesentlichen folgende Ziele verfolgt:  
- Anpassung der aktuellen städtischen Regelwerke und Abläufe an die veränderten vergab e-
rechtlichen Vorgaben/Rahmenbedingungen, 
- Bessere Vergaben/Beschaffungen, 
- Effizienterer Einkauf, 
- Verbesserung der Anpassungsfähigkeit der Verwaltung an zukünftige Veränderungen im 
Vergaberecht, 
- Entlastung der Fachämter von vergaberechtlichen Frage- und Aufgabenstellungen. 
 
 
Hierzu wurden folgende Teilprojekte gebildet: 
- Neufassung der Geschäftsanweisung für Ausschreibungen und Vergaben,  
- Einführung der E-Vergabe sowie  
- Bestands- und Prozessanalyse im Vergaberecht   
 
Der beigefügte Bericht enthält detaillierte Ausführungen zu den gesetzlichen, organisatorischen, 
personellen und finanziellen Rahmenbedingungen und den einzelnen Teilprojekten. 
 
Die Verwaltung hat in dem Projekt zahlreiche Optimierungen erarbeitet wurden, die  
 
- allen im Vergaberecht zuständigen Mitarbeiter/innen erhebliche Erleichterungen und Entlas-
tungen bringen,  
- rechtssichere Vergabeverfahren gewährleisten,  
- eine Jobrotation von nahezu 500 Mitarbeiter/innen verhindern und letztendlich

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- nicht unerhebliche positive Effekte für den städtischen Haushalt bringen. 
 
Entscheidende Funktionen soll hierbei zukünftig das Rechts - und Ausländeramt wahrnehmen, 
hierzu ist jedoch eine personelle Vermehrung erforderlich. 
 
3. Einrichtung eines zentralen Vergabemanagements im Rechts- und Ausländeramt 
 
Das Rechts- und Ausländeramt soll künftig die Aufgabe eines zentralen  Vergabemanagements 
übernehmen. Das umfasst neben Beratungs - und Unterstützungsaufgaben für alle Fachä mter, 
die endgültige Zusammenstellung und Prüfung aller Ausschreibungsunterlagen, die Bündelung 
und Steuerung der Bieterkommunikation in allen formellen V ergabeverfahren, die formelle Pr ü-
fung und Nachrechnung aller Angebote sowie aktuell die Einführung der E-Vergabe und zukünf-
tig die operative und fachliche Betreuung des Vergabemanagementsystems (E-Vergabe).  
 
Für diese neue Rolle und parallel steigende Fal lzahlen reicht die vom Rat im Stellenplan 2017 
beschlossene Vermehrung um 2,0 Planstellen nicht aus. Eine weitere Verstärkung ist dringend 
geboten.  
 
Nach Auswertung des dreijährigen Pilotbetriebs zur Einführung der E -Vergabe sind dauerhaft 
insgesamt mindestens 6,25 Vollzeitäquivalente erforderlich, um die angestrebte Effizienzsteige-
rung für rund 750 - 800 Vergabeverfahren mit ein em Volumen von rd. 130 Mio. € zu erreichen 
und gleichzeitig eine Jobrotation von nahezu 500 Mitarbeiter/innen zu vermeiden. Im Rahmen 
der Stellenpanberatungen 2018 wird hierzu ein Vorschlag im Umfang von 1,75 Stellen vorgelegt 
werden. 
 
4. Abschließende Bemerkungen 
 
Weitere ausführliche Erläuterungen sind dem beigefügten Bericht zu entnehmen. 
 
Abschließend bleibt festzustellen, dass mit den beschriebenen Struktur - und Prozessoptimierun-
gen und der vorgesehenen Stärkung der interkommunalen Kooperationen im Vergabebereich die 
o. g. Ratsanträge erledigt sind. 
 
 
In Vertretung 
 
 
gez. 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat 
 
 
1 Anlage: Projektbericht

1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Bericht über das Projekt  
 
„Profilierung der Kompetenzen im Vergaberecht  
innerhalb der Stadtverwaltung Münster“  
 
(Stand: 02/2017)

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Inhaltsverzeichnis  
 
 
1. Ausgangslage 
 
1.1 Allgemeine Vorbemerkungen       Seite   3 
1.2 Ratsanträge         Seite   4 
 
2.  Auswirkungen bei der Umsetzung der Neuorganisat ion im Amt 36 
 
2.1 Positive Effekte bei der Realisierung der Neuorganisation   Seite   4 
2.2 Korruptionsprävention erreichen, Jobrotation vermeiden   Seite   6 
2.3 Notwendige Stellenvermehrung im Amt 36     Seit e   7 
2.4 Konsequenzen bei geringerer Personalausstattung    Seite   8 
2.5 Finanzielle Beteiligung der Fachämter      Seit e   9 
 
3.  Fazit          Seite 10 
 
4.  Ausblick          Seite 10 
 
 
 
Anlagen 
Anlage 1 Überblick über gesetzliche Veränderungen der vergangenen Jahre 
Anlage 2 Darstellung des künftigen Beschaffungsmanagements der Stadt Münster 
Anlage 3 Aktueller Stand der Teilprojekte 
Anlage 4 Koordinierende Tätigkeiten beim Amt für Rechts- und Ausländerangelegenheiten 
Anlage 5 Konsequenzen bei geringerer Personalausstattung 
Anlage 6 Prozessdarstellung

3 
 
1. Ausgangslage 
 
1.1. Allgemeine Vorbemerkungen 
Bei der Stadt Münster verfügen ca. 530 Mitarbeiter/-innen über die Berechtigung, Waren 
zu beschaffen oder Dienst- bzw. Bauleistungen zu be auftragen. Über 70.000 
Bestellbuchungen mit einem Jahresvolumen von mehr als 200 Mio. € belegen, dass sich 
weite Teile der Verwaltung mit dem Vergaberecht aus einandersetzen müssen. Ein sehr 
großer Personenkreis übt diese Tätigkeiten nur „tem porär und zusätzlich“ zur 
eigentlichen Tätigkeit aus. Die komplexen rechtlich en Bestimmungen sind darüber 
hinaus an Zuschussempfänger zu vermitteln, wenn För dermittel über 
Zuwendungsbescheide der EU, des Bundes und/oder des  Landes weitergeleitet werden 
und Rückforderungen vermieden werden sollen. 
 
Die Rechtsnormen im Vergaberecht sind in den letzte n Jahren deutlich komplexer 
geworden. Die Anforderungen an die Transparenz von Vergaben sind gestiegen und 
verpflichten zu umfassender Dokumentation und diver sen Bekanntmachungspfichten. 
Alleine das Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein -Westfalen (TVgG NRW) vom 
01.05.2012 schafft erheblich veränderte Rahmenbedin gungen bei den Beschaffungen 
und Vergaben, denn neben der Wirtschaftlichkeit von  Angeboten sind weitere Aspekte 
aus den Bereichen Tariftreue, Ökologie, Frauenförde rung, Ausbildung, Nachhaltigkeit 
und soziale Standards zu beachten.  
Aber auch die in nationales Recht umzusetzenden eur opäischen Vergaberichtlinien, die 
so gravierende Änderungen, wie den primären Bieterr echtsschutz und die Einführung 
der E-Vergabe vorschreiben, haben diesen Rechtsbere ich entscheidend reformiert. 
 Die 
Anlage 1  gibt einen eindrucksvollen Überblick über die gese tzlichen Veränderungen der 
vergangenen Jahre, die sich in immer kürzer werdend en Abständen vollziehen. Weitere 
erhebliche Vergaberechtsneuerungen mit Auswirkungen  auf alle Beschaffungen sind 
bereits angekündigt. So ist ab April eine komplett überarbeitete Vergabeordnung für 
Dienst-/ und Lieferleistungen sowie ein geändertes TVgG NRW angekündigt.   
 
Am 31.12.2013 ist das Korruptionsbekämpfungsgesetz (KorruptionsbG) in Kraft 
getreten. Gem. § 21 KorruptionsbG soll eine Jobrota tion in besonders gefährdeten 
Bereichen der öffentlichen Verwaltung eingeführt we rden. Als besonders gefährdet 
werden danach Bereiche angesehen, in denen auf Auft räge, Fördermittel oder 
Genehmigungen, Gebote oder Verbote Einfluss genomme n werden kann (§ 19 II). Im 
Rahmen des Projektes war daher ebenfalls zu prüfen,  wie eine Jobrotation umgesetzt 
werden könnte bzw. ob sie ggf. durch geeignete Maßn ahmen wie eine Bündelung von 
Aufgaben an zentraler Stelle in den Fachämtern entbehrlich ist (Ziff. 2.2).   
 
In der Vergangenheit hat das Amt für Wirtschaftlich keitsprüfung und Revision 
regelmäßig auf die Gefahren der extrem hohen Fehler anfälligkeit in den komplexen 
Vergabevorgängen hingewiesen. So wurden in der Verg angenheit Mängel bei 
Angeboten, wie z.B. fehlende Anlagen, versteckte Na chlässe oder nicht dokumentierte 
Nebenangebote erst von den zuständigen Sachbearbeit ungen oder den beauftragten 
Architekten bzw. Ingenieuren festgestellt. Die Mögl ichkeit, dass z.B. Nachlässe erst von 
der beschaffenden Stelle erkannt werden, oder Neben angebote inhaltlich nicht 
dokumentiert werden, eröffnet geradezu die Möglichkeit der Manipulation.  
 
 
Ein hinreichender Korruptionsschutz ist nur zu gewä hrleisten, wenn die formale und 
rechnerische Prüfung der geöffneten Angebote vollst ändig durch eine unabhängige 
Stelle –hier das Rechts- und Ausländeramt- durchgef ührt und revisionssicher 
dokumentiert wird. Unterhalb der Amtsleitung soll d aher 
 das zentrale 
Vergabemanagement der Stadtverwaltung Münster gebil det werden. Diese 
Organisationsänderung führt zu  einer Optimierung i m Sinne von mehr Rechtsicherheit, 
Wirtschaftlichkeit und Transparenz und zu einer Ver besserung der 
Korruptionsprävention im Vergabeprozess.

4 
 
 
1.2. Ratsanträge 
Ein gemeinsamer Antrag von CDU und SPD im Rat der S tadt Münster (s. V/0316/2011) 
regt die Prüfung zur Einführung eines zentralen Bes chaffungsmanagements - über das 
bestehende Maß hinaus - an.  
 
Im Wesentlichen soll geprüft werden: 
- die Bündelung der Nachfrage zur Verbesserung von Konditionen, 
- eine Optimierung von Prozessen, 
- die Bildung eines Kompetenzzentrums für Vergabe- und Vertragsrecht sowie 
- eine Vernetzung aller Einkaufsaktivitäten als Gru ndlage für ein effizientes Controlling. 
Mit Antrag Nr. A-R/0005/2013 hat die CDU-Fraktion d arüber hinaus beantragt, dass die 
Verwaltung mit den umliegenden Kreisen und Kommunen  des Münsterlandes über eine 
gemeinsame Gründung eines Zentrums für Recht und Ve rgabe verhandelt und die 
möglichen Interessen und Umsetzungsmöglichkeiten fü r dieses interkommunale Projekt 
auslotet. Der Hauptausschuss hat die Verwaltung bea uftragt (s. V/0147/2013), den 
Antrag aufzugreifen und dabei zunächst die rechtlic hen Rahmenbedingungen für eine 
solche Einrichtung zu prüfen sowie mit interessiert en Kreisen und Kommunen zu 
erörtern.  
 
Um dieses Anliegen aufgreifen zu können war es zunä chst erforderlich, das 
umfangreiche verwaltungsinterne Regelwerk im Vergab ewesen vollständig zu 
überarbeiten und der aktuellen Rechtslage anzupasse n sowie die organisatorischen 
Optimierungen gerade unter Berücksichtigung des gem einsamen Antrags von CDU und 
SPD aus dem Jahre 2011 vorzunehmen.  
 
2. Auswirkungen bei Umsetzung der Neuorganisation i m Amt 36 
 
Basierend auf den gesetzlichen Pflichten, den polit ischen Anträgen und den 
Projektergebnissen wurde entschieden, dass neben ei nzelnen Warengruppen-
Kompetenzzentren (Anlage 3 Ziff. 3.2) zur Entlastung einzelner Fachämter (Anlage 3 
Ziff. 3.4)  im Amt 36 durch Neuorganisation ein neues zentrale s Vergabemanagement 
entstehen soll, welches wichtige, zentrale städtisc he Aufgaben im Vergabebereich 
übernimmt. Näheres zu den Hintergründen und den Pro jektentwicklungen können der 
Anlage 3  entnommen werden. In der Anlage 2  wird das neue 
Beschaffungsmanagement der Stadtverwaltung Münster dargestellt.  
 
2.1. Positive Effekte für die Stadtverwaltung bei R ealisierung der Neuorganisation 
 
Für die Stadtverwaltung Münster und damit auch für den städtischen Haushalt ergeben 
sich eine Reihe von positiven Effekten aus der Neuorganisation:  
 
• Die Unterstützung der Bedarfsämter durch die Waren gruppen-Kompetenzzentren 
und das zentrale Vergabemanagement werden für  
o ordnungsgemäße und rechtskonforme Verfahren sorgen , 
o sowie dafür, dass die Ausschreibungen ohne Verzöge rungen, Mehrbelastungen 
oder Fehler mangels Routine  durchgeführt werden können 
• Ein Compliance Management System (CMS) 
1 wird im Bereich der Ausschreibungen 
und Vergaben eingeführt. 
• Die Bieterkommunikation wird wesentlich einfacher 2 und korruptionsgeschützt. 
                                                
1 Aufgabe eines CMS ist es Regelverstöße bzw. die Risiken für Regelverstöße rechtzeitig zu erkennen und zu 
verhindern bzw. zu kommunizieren, damit rechtzeitig angemessen reagiert werden kann.  
2 z.B. Submissionsniederschrift erfolgt im VMS, Firmen können über ihre Zugangsdaten Ergebnisse anfragen. Bei 
800 Vergaben pro Jahr und rd. sechs Angeboten je Vergabe würden allein dafür bis zu 4800 Anrufe eingehen!

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• Finanzielle Einsparungen  von zusätzlichen Sach- und Personalaufwendungen: 
o durch weitgehende  Vermeidung von Aufhebungen, Nachprüfungsverfahren u sw. 
(künftig nur noch in wenigen Einzelfällen), 
o im Gesamthaushalt durch eingesparte Kosten an Arch itekten aufgrund 
angepasster Verträge und Wegfall der formalen Prüfu ng und Nachrechnung der 
Angebote, 
o in den Bedarfsämtern durch die Einführung von Stan dardisierungen, u. a .durch 
die Nutzung eines Vergabemanagementsystems (VMS) un d damit 
Produktivitätssteigerung, weil freie Ressourcen für neue Verfahren genutzt werden 
können,  
o durch die Nutzung der Vergabehandbücher Bund / Lan d (VHB Bund / Land) und 
sonstige von Amt 36 entwickelte Formulare, Übersich ten usw., da für die 
Bedarfsämter die Entwicklung und Pflege individueller Formulare und Anschreiben 
wegfällt.  
o Minderaufwand bei der Dokumentation von Vergabever fahren. 
o Vergabeverfahren werden insgesamt schneller durchf ührbar sein. 
o Fachexpertisen von außerhalb der Stadtverwaltung M ünster können durch den 
Aufbau / die Bündelung von Spezialwissen im zentral en Vergabemanagement und 
den Warengruppen-Kompetenzzentren nahezu entbehrlich werden. 
o Zudem wird Amt 36 als zentrale, strategische Einhe it für Vergaben verstärkt 
wirtschaftliche Aspekte in den Fokus nehmen und mit  hoher Wahrscheinlichkeit 
finanzielle Vorteile für die Stadt Münster z. B. du rch ämterübergreifende 
Vergabekoordination und den Abschluss weiterer Rahm envereinbarungen 
erzielen. 
• Diese Vereinheitlichungen führen außerdem  
o zu einer reduzierten Fehleranfälligkeit und einhei tlicheren Darstellung und 
Dokumentation,   
o sowie zu einer Wettbewerbssteigerung , da die Verwendung der Vergabe- und 
Vertragsunterlagen der VHB auch auf Bieterseite zu einer Vereinfachung führen. 3  
• Mehr  Wettbewerb entsteht auch durch den Einsatz des VMS,  da mehr Firmen  
erreicht werden und diese unkomplizierter als bisla ng die Vergabeunterlagen 
kostenfrei beziehen können. Auch ist die Angebotsab gabe über das VMS wesentlich 
komfortabler. 4 
• Anstieg der öffentlichen Ausschreibungen, als rech tssicherste und wirtschaftlichste 
Verfahren im Verhältnis zu beschränkten Ausschreibu ngen (Erfahrungen während 
der Pilotphase); nur die öffentliche Ausschreibung vermag regelmäßig den 
„Grenzkostenbieter “ hervorzubringen, der alle anderen aussticht, da er  ein 
besonderes Interesse an dem Auftrag hat. Befände si ch dieser Mindestbieter in der 
Bieterliste eines beschränkten Verfahrens, wäre das reiner Zufall. 
• Die zentralen Aufgaben des Amtes 36 und die Nutzun g eines VMS bieten künftig 
statistische Daten und ermöglichen damit ein Controlling . 
• Zusätzliche Dokumentations- und Veröffentlichungsp flichten nach dem TVgG NRW 
(z. B. § 21 Abs. 5) werden regelmäßig wahrgenommen;  dies kann nur von zentraler 
Stelle sichergestellt werden.  
• Verfahrensoptimierung und Korruptionsvorbeugung du rch die Zentralisierung der 
formalen  Prüfung der Angebote, bei der alle Angebotsinhalte,  einschließlich der 
rechnerischen Prüfung revisionssicher dokumentiert werden 
• Jobrationen  zur Korruptionsprävention werden entbehrlich (s. auch Ziff. 2.2)  
                                                
3 Insbesondere in konjunkturstarken Zeiten, bekommt der Auftraggeber zuerst ein Angebot, dessen 
Vergabe-/Vertragsunterlagen einfach zu verstehen und schnell zu kalkulieren sind.   
4 Die EU-Kommission geht in ihrem Strategiepapier zur E-Vergabe mit einer Kosteneinsparung von 5%  durch mehr 
Wettbewerb aus. Die realen Einsparungen lagen deutlich darüber.

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2.2. Korruptionsprävention erreichen, ohne dass Job rotationen erforderlich werden 
 
Bereits unter Ziff. 1.1 Abs. 3  wurde die Notwendigkeit interner Maßnahmen zur 
Korruptionsprävention nach dem Korruptionsbekämpfungsgesetz erwähnt. Innerhalb der 
Stadtverwaltung Münster wurde inzwischen unter ande rem entschieden, von der 
gesetzlich vorgesehenen Jobrotation abzusehen, wenn  andere Maßnahmen zur 
Korruptionsprävention mindestens den gleichen Erfol g garantieren oder eine Rotation 
aufgrund der besonderen Fachlichkeit nicht möglich oder aus personalwirtschaftlichen 
Gründen unverhältnismäßig ist. 
 
Bei einer Jobrotation in den Fachämtern müssten nah ezu rd. 530 mit Vergaben betraute 
Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung in einem 5-Ja hres-Rhythmus ihre Stellen 
wechseln. Das ist kaum zu leisten und daher möglichst zu vermeiden.  
 
Insbesondere bezüglich der städtischen Architekten und Ingenieure wird davon 
ausgegangen, dass eine Rotation wegen der besondere n Fachlichkeit und auch aus 
personalwirtschaftlichen Gründen nur mit sehr hohem Aufwand zu realisieren wäre.  
 
Die Verwaltung hat deshalb geprüft, welche Maßnahme n eine Jobrotation grundsätzlich 
vermeiden würden, da sie mindestens den gleichen Erfolg garanieren. 
 
Das Ergebnis dieser Prüfung hat ergeben, dass aus S icht der Verwaltung zwei 
geeignete Varianten in Frage kommen können.  
 
1. Die formale Prüfung und die rechnerische Prüfung  der Angebote nicht länger von 
den Bedarfsämtern durchführen zu lassen, sondern vo m unabhängigen zentralen 
Vergabemanangement. 
 
2. Die Einführung eines Vier-Augen-Prinzips bei der  formalen Prüfung und 
Nachrechnung in den Bedarfsämtern sicherzustellen.  
 
Allerdings wären bei der zweiten Löstung die Fachäm ter dann personell zu verstärken. 
Die heutigen Stellenbemessungen sehen ein Vier-Auge n-Prinzip nicht vor. Bei teilweise 
mehreren Hundert Ausschreibungen gerade im Bauberei ch würde sich das spürbar auf 
die personellen Kapazitäten auswirken.  
 
Hinzu kommt, dass eine große Anzahl von Vergabeverf ahren im Baubereich von 
externen Architekten begleitet werden, die zurzeit auch die formale Prüfung und die 
Nachrechnung zurzeit mit übernehmen. Das darf nach den neuen Regelungen zur 
Korruptionsprävention ohnehin nicht länger fortgeführt werden.  Würden diese Aufgaben 
nicht auf das zentrale Vergabemanagement übertragen , müssten die Prüfungen und 
Nachrechnung künftig zusätzlich von den betroffenen Fachämtern geleistet werden. Das 
würde dort zu einem weiteren nicht unerheblichen Me hraufwand führen und damit 
ebenfalls zusätzliche personelle Bedarfe auslösen. 
 
Weniger kostenintensiv ist nach Auffassung der Verw altung die Variante 1, 
nämlich die Bündelung im zentralen Vergabemanagemen t bei gleichzeitiger 
personeller Verstärkung. Hier wäre dann ein von der  Bedarfsstelle unabhängiges 
und zudem fachlich spezialisiertes Team mit den Auf gaben betraut, ein Vier-
Augen-Prinzip möglich, so dass eine Jobrotation nicht länger erforderlich würde.  
 
Unter Berücksichtigung der aktuellen Stellenausstat tung mit 4,0 Planstellen können 
diese Tätigkeiten im zentralen Vergabemanagement zz t. jedoch nicht geleistet werden. 
Wie dargelegt ist das aus Gründen der Korruptionspr ävention und zur Vermeidung von 
vielfältigen Jobrotationen innerhalb der Stadtverwa ltung künftig jedoch dringend 
geboten.

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Der Vollständigkeit halber wird noch darauf hingewi esen, dass die Fachämter bei den 
bisherigen Planungen das VMS erst nach der formalen  Prüfung und Nachrechnung der 
eingegangenen Angebote durch das Rechts- und Auslän deramt nutzen sollen. Würde 
man beide Tätigkeiten bei den Fachämtern belassen, müssten diese frühzeitiger im 
Prozess das VMS anwenden. Das würde wiederum umfang reichere Schulungen 
erfordern und hierfür deutliche Mehraufwendungen nach sich ziehen. 
 
2.3. Notwendige Stellenvermehrung im Amt 36 
Die Übernahme zusätzlicher Aufgaben als zentrales V ergabemanagement mit 
strategischen Aufgaben verursacht einen zusätzliche n Personalbedarf im Amt für 
Rechts- und Ausländerangelegenheiten. Während der 3 -jährigen Pilotphase konnten 
Aufzeichnungen vorgenommen werden. So war eine deta illierte zeitliche Bemessung 
möglich, die regelmäßig im Projekt überprüft und kr itisch hinterfragt wurde. Zudem 
können nach drei Jahren auch bereits Erkenntnisse f ür die Routinephase, also für einen 
dauerhaften Bedarf, abgeleitet werden. 
 
Mit den Erkenntnissen aus der 3-jährigen Pilotphase kann gesichert davon ausgegangen 
werden, dass 6,25 VZÄ 
5 –unter den gegebenen Rahmenbedingungen- dauerhaft 
benötigt werden. Für die sich ab Sommer anschließen de zweijährige Einführungsphase 
des Vergabemanagementsystems (das Rollout des VMS s oll bis zu den Sommerferien 
abgeschlossen sein) wird noch einmal ein 0,5 VZÄ benötigt.  
 
Seit vielen Jahren werden in dem Bereich Ausschreib ungen und Vergaben lediglich 2,0 
Planstellen vorgehalten (1,0 x A11, 1,0 x A08), die  ausschließlich für Aufgaben der 
Submissionsstelle zur Verfügung stehen. Über den St ellenplan 2017 hat der Rat der 
Stadt Münster aufgrund des Aufgabenzuwachses bereit s weitere 2,0 Planstellen 
hinzugegeben.   
 
Allerdings ist damit noch nicht der erforderliche S tellenbedarf erreicht. Vielmehr musste 
die Personalbemessung seit der Anmeldung zum Stellenplan 2017 aufgrund veränderter 
Rahmenbedingungen wie gestiegene Fallzahlen, mehr A ngebote, aufwändigere formale 
Prüfungen nochmals angepasst werden.  
 
In diesem Zusammenhang wird ausdrücklich darauf hin gewiesen, dass in der 
Vergangenheit keine Stellenbemessung im Bereich der  Vergaben vorgenommen wurde. 
Die beiden Stellen in der Submissionsstelle wurden weder überprüft noch den 
gestiegenen gesetzlichen Anforderungen an Vergabeve rfahren und gestiegenen 
Fallzahlen angepasst. Vor allem der Bericht des Amt es für Wirtschaftlichkeitsprüfung 
und Revision aus dem Jahre 2014 unterstreicht die N otwendigkeit einer personellen 
Verstärkung. Zum Beginn des Projektes war daher bereits eine personelle Unterdeckung 
gegeben, die auch ohne die projektbedingten Prozess - und Strukturveränderungen 
hätten aufgegriffen und ausgeglichen werden müssen.  Seitdem sind die Fallzahlen 
nochmals gestiegen; im Oberschwellenbereich in 2016  sogar auf das siebenfache 
gegenüber den Vorjahren.  
 
Diese steigende Tendenz wird anhalten, da aktuelle Rechtsprechungen uns verpflichten, 
viele in der Vergangenheit nach VOB vergebene Leist ungen zukünftig nach VOL zu 
vergeben. Hier liegt der EU-Schwellenwert bei rd. 209.000 € (VOB 5,225 Mio €), so dass 
wir ab sofort 
 sehr viel mehr komplexe EU-Vergaben durchführen müs sen. In der 
Vergangenheit wurden z.B. Dienstleistungen, die der Aufrechterhaltung der Funktion von 
Bauwerken dienten, der VOB zugeordnet (z.B. Grabenr einigung, Kanalreinigung, 
                                                
5 Der künftige Aufwand für Beratungen, auch solcher, die u. U. zu keinem konkreten förmlichen Verfahren führen, konnte in 
der Bemessung mangels aussagekräftiger Erfahrungswerte, da noch nicht alle Ämter beteiligt werden konnten, noch nicht 
erfasst werden. Hier sieht das AWR aufgrund langjähriger Erfahrungen einen nicht zu unterschätzenden Aufwand. Dieser ist 
während einer zweijährigen Einführungsphase zu erheben und zu prüfen.

8 
 
Straßenablaufreinigung). Nach einem aktuellen Verga bekammerspruch der 
Vergabekammer Münster unterliegen diese Leistungen ausdrücklich der VOL. 
 
Fest steht auch, dass im Zusammenhang mit dem Wohnb aulandprogramm, 
Konversionsflächen und weiteren Arbeitsprogrammen d er Stadtverwaltung Münster die 
Zahl der Vergabeverfahren ansteigt. Die aktuellen S tellenbemessung geht von 800 
Vergabeverfahren aus. 
 
Damit beruhen die beantragten personellen Verstärku ngen ausdrücklich nicht allein auf 
den strukturellen Veränderungen und Prozessoptimier ungen! Im Gegenteil: Die 
Bündelung an dieser Stelle mildert Stellenvermehrun gen in den Fachämtern im 
Zusammenhang mit den genannten Arbeitsprogrammen ab. 
 
Zur weiteren Vorbereitung und für die Erledigung de s zukünftigen Arbeitsvolumens ist 
zudem zeitnah ein hervorgehobener Arbeitsplatz (Fac hstellenleitung) Voraussetzung für 
das nachhaltige Gelingen des Projektes. Eine Auflis tung der zu koordinierenden 
Tätigkeiten eines städtischen, zentralen Vergabeman agements befindet sich in Anlage 
4. Dafür ist ein 0,5 VZÄ vorgesehen, das im Amt 36 n ach Umorganisation der Abteilung 
1 im Jahre 2015 zur Verfügung steht und explizit dafür vorgehalten wird. 
 
2.4. Konsequenzen bei  geringerer Personalausstattu ng des Amtes 36 
 
Unter Berücksichtigung, dass  
• der Vergabebereich einer enormen dynamischen recht lichen Entwicklung unterliegt, 
mit der einzelne Stellen innerhalb der Stadtverwaltung Münster mit vertretbarem 
Aufwand nicht Schritt halten könnten,  
• der auch deshalb gebotenen Einführung eines Vergab emanagementsystem sowie 
• zur Korruptionsprävention und  
• der Entscheidungen im Verwaltungsvorstand nach ein er intensiven Struktur- und 
Umfeldanalyse 
sind die beschriebenen Struktur- und Prozessoptimierungen alternativlos. 
 
Die vorgesehenen strukturellen und prozessorientier ten Optimierungen folgen einer 
strikten Trennung zwischen fachlich-inhaltlichen Au fgaben der Fachämter zur 
Bedarfsdeckung und unterstützenden, zentralen (Quer schnitts-)Aufgaben der zentralen 
Einheit. Die Zuordnung von formalen und vergaberech tlichen Aufgaben auf das zentrale 
Vergabemanagement folgt vollständig dieser Logik. E s wurden daher auch solche 
Tätigkeiten übertragen, die den Bedarfsämtern immer  wieder zum Teil erhebliche 
Probleme bereitet haben, weil sie eben nicht vorrangig mit der jeweiligen Fachlichkeit zu 
tun haben. Hier sind beispielsweise die Auswahl der  allgemeinen Formulare als auch 
deren Befüllung zu benennen, wie die TVgG Formulare , Allgemeine 
Vertragsbedingungen, Anschreiben an die Bieter, Ang ebotsschreiben der Bieter, 
Eigenerklärungsformulare usw. 
Die Ermittlung der Fristen für das Vergabeverfahren  erfolgt durch das Amt 36 und kann 
somit nicht mehr zu Unsicherheiten beim Anlegen der Vergabeakte führen. 
 
Würde diese Trennung und Aufgabenzuordnung nicht ko nsequent durchgehalten 
werden, könnten die Projektziele wie zum Beispiel E ffizienzsteigerung, 
Korruptionsprävention, Compliance Management, mehr Rechtssicherheit nicht erreicht 
werden. Synergien würden entfallen, der Vergabeproz ess würde verlängert. 
Insbesondere die kleineren Beschaffungsstellen stün den wie in der Vergangenheit vor 
dem Problem, im komplizierten Vergabeprozess die re chtlich richtigen, fristgerechten 
Entscheidungen zu treffen.

9 
 
Die „neuen“, hier angedachten Vergabeprozesse wurde n in der Pilotphase erarbeitet 
und entsprechend dem Auftrag an die Verwaltung nach haltig optimiert. Schnittstellen 
und fehleranfällige, aufwendige Doppeldatenerfassun gen waren zu vermeiden und zu 
reduzieren. Synergieeffekte sollten gefunden, der Vergabeprozess beschleunigt werden. 
Nur durch die Bündelung aller formalvergaberechtlichen Prozesse im Amt 36 können die 
Vergaben schnell, flexibel und zeitnah stetig angep asst werden. Erkenntnisse bei der 
formalen Prüfung beispielsweise bei der LKW-Beschaffung für AWM können so sofort in 
die Vergabeunterlagen eines Feuerwehrfahrzeuges einfließen. 
 
Fazit:  
Die vorgesehenen Vergabeprozessoptimierungen greifen vollumfänglich nur im Ganzen. 
Eine Reduktionsvariante gibt es gesamtstädtisch ges ehen nicht, da fast alle Projektziele 
nicht greifen würden.  
 
In der Anlage 5 sind zwei Beispiele aufgeführt, die die nachteilig en Auswirkungen bei 
der Herausnahme einzelner Tätigkeiten von der Zentr alisierung im Amt 36 verdeutlichen 
sollen.  
 
2.5. Finanzielle Beteiligung der Fachämter   
 
Die beschriebenen Stellenmehrungen im Amt 36 können  nicht von den Fachämtern im 
notwendigem Umfang zur Verfügung gestellt werden.  
 
Die Vergabeverfahren sind in den letzten Jahren zun ehmen komplexer geworden. Die 
Beschaffungsämter haben dafür keinen hinreichenden Ausgleich bekommen. Sie haben 
die Mehraufwendungen vielfach durch Überstunden, Or ganisationsverschiebungen und 
Prozessverlagerungen kompensiert. Interne Tätigkeit en wurden verschoben oder auf 
das Allernotwendigste reduziert (Qualitätsmanagemen t, Produktrecherchen, interne 
Organisationsoptimierungen, Standardfestlegungen…).  Diese Arbeiten sind aber 
zwingend notwendig und müssen nun nachgearbeitet werden. 
 
Inwieweit die genannten Entlastungen in den Fachämt ern (Anlage 3 Ziff. 3.4) zur 
finanziellen Deckung der Mehraufwendungen im Amt 36  herangezogen werden können, 
ist im Rahmen der zweijährigen Einführungsphase des VMS zu prüfen.  
 
 
Fest vereinbart wurden bereits ein Verwaltungskoste nzuschuss in Höhe von 10.000 € 
jährlich seitens der Abfallwirtschaftsbetriebe Müns ter und die Verlagerung eines 
0,1 x E11-Stellenanteils des Tiefbauamtes.  In dies en Ämtern konnte bereits auf die 
Erfahrungen und Ergebnisse des Pilotprojektes zurüc kgegriffen werden. Zudem ist die 
Anzahl an  Ausschreibungen im Jahresdurchschnitt so  groß, dass die Entlastungen 
durch eine Aufgabenverlagerung zum Rechts- und Ausl änderamt und die Unterstützung 
durch den Einsatz eines Vergabemanagementsystems me ssbar sind. Ähnliche 
Regelungen wären auch bei weiteren Organisationsein heiten, wie den Ämtern 23, 67, 
37, der citeq und dem Jobcenter denkbar, vorausgesetzt die Projektziele und somit auch 
die Entlastung können erreicht werden. 
 
Schwierig ist dies bei Ämtern mit wenigen Ausschrei bungen oder bei denen, die zwar 
viele Ausschreibungen haben, aber auf viele Stellen  verteilt (z. B. Amt für 
Immobilienmanagement). Die Einsparungen sind zwar i n der Summe nenneswert, auf 
der einzelnen Stelle aber nicht so groß, dass sinnv olle Stellenanteile herausgenommen 
und verlagert werden können. Hier könnten die durch  die Entlastungen freiwerdende 
Ressourcen sinnvoller und zeitnah für neue Verfahre n genutzt werden und so zu einer 
Produktivitätssteigerung führen.

10 
 
In diesem Zusammenhang bleibt aber auch festzuhalte n, dass in den vergangenen 
Jahren dezentrale Bedarfe im Bereich der Ausschreib ungen und Vergaben wegen der 
komplexen Veränderungen im Vergaberecht mit Verweis  auf die geplante Bündelung 
von Kompetenzen und Aufgaben im Rechts- und Ausländ eramt nicht aufgegriffen 
wurden. Diese Anträge werden auch künftig nicht auf gegriffen, weil die Optimierungen 
Entlastungen für die Fachämter bedeuten.  
 
3. Fazit 
 
Bei der Umsetzung der vorgenannten Struktur- und Pr ozessoptimierungen erreicht die 
Stadt Münster das Ziel eines ganzheitlichen Beschaf fungsmanagements, welches auf 
zwei Säulen beruht und ein zentrales Vergabemanagem ent im Rechts- und 
Ausländeramt beinhaltet. 
 
Allein durch die Beratung zu Vergabeverfahren, auch  und gerade im Vorfeld von 
konkreten Verfahren sowie deren Begleitung während der Durchführung, ist ein hohes 
Maß an Rechtssicherheit gewährleistet.  
 
Durch die Einführung der E-Vergabe für alle Verfahr en (nicht nur für die Verfahren im 
Oberschwellenbereich) und die daraus zu erwartenden  Veränderungen wie die 
Vergrößerung der Bieterkreise, sind positive Effekt e für den städt. Haushalt zu erwarten 
und haben sich teilweise in der Pilotphase bereits gezeigt. Diese Effekte lassen sich 
zwar –zumindest auf der bisherigen Datenlage- nicht  monetär bemessen, aber alleine 
die lt. Strategiepapier der EU-Kommission zu erwart enden Einsparung durch günstigere 
Angebote von 5,0 % würde bei einem durchschnittlich en jährlichen 
Beschaffungsvolumen von rd. 130.000.000 € reduzierte Ausgaben um rd. 6.500.000 € 
bedeuten. 
 
Schon deshalb ist es sinnvoll und wirtschaftlich, d ie strategische Vergabestelle mit 
entsprechenden Ressourcen auszustatten.  
 
 
4. Ausblick 
 
Beschaffungsoptimierungen 
Nach wie vor unterliegt der Bereich des Vergabewese ns einer enormen Dynamik. So 
sind beispielsweise eine umfangreiche Änderung der VOL sowie die Überarbeitung des 
TVgG NRW angekündigt. Die Verwaltung steht hier vor  der Herausforderung mit den 
regelmäßigen gesetzlichen Veränderungen schrittzuha lten und gleichzeitig die 
Strukturen des Vergabewesens innerhalb der Verwaltu ng zu modernisieren und zu 
optimieren sowie eine interkommunale Zusammenarbeit  zu forcieren, immer mit dem 
Ziel einer rechtssicheren, fairen und wirtschaftlic hen Beschaffung. Daran wird die 
Verwaltung auch weiterhin intensiv arbeiten. 
 
Warenkorbsysteme 
Perspektivisch ist die neue Organisation im Vergabe bereich durch die Einführung eines 
elektronischen Bestellwesens, das alle Beschaffunge n im VOL-Bereich (jetzt: 
Unterschwellenvergabeordnung - UVgO) abwickelt, zu ergänzen. Dieses würde 
ämterübergreifend einheitliche Prozesse ermöglichen . Je nach Zuständigkeit und 
Verantwortung können verschiedene Rollen definiert werden. Die Warengruppen-
Kompetenzzentren würden zu „automatisierten Bestell ern“, die  elektronische 
Einkaufswagen anlegen, aus denen die Bedarfsämter i hre Bestellungen und Abrufe aus 
Rahmenvereinbarungen vornehmen würden.

11 
 
Wettbewerbssteigerung  
Die Verwendung des Vergabemarktplatzes NRW ermöglic ht den Aufbau regionaler 
Marktplätze, die zusätzliche Wettbewerbsvorteile er öffnen und die Wirtschaft über die 
regionalen „Auftragsangebote“ schnell und unkompliz iert informiert. Dadurch das alle 
Landesbehörden in Münster, die Handwerkskammer Müns ter, Wohn+ Stadtbau GmbH, 
Uni-Klinik- Münster und voraussichtlich zukünftig a uch die Stadtwerke Münster, sowie 
einige umliegende Kreise den Vergabemarktplatz NRW nutzen, würde sich langfristig die 
Gründung eines Regionalmarktplatzes sehr anbieten. Allerdings wäre eine solche 
Umsetzung mit zusätzlichen Kosten verbunden. 
 
 
Im Auftrag 
gez. 
Michael Willamowski

12 
 
Anlage 1 zum Bericht „Profilierung der Kompetenzen im Vergaberecht (02/2017)“ - 
Überblick über die gesetzlichen Veränderungen der vergangenen Jahre

13

14 
 
Anlage 3 zum Bericht „Profilierung der Kompetenzen im Vergaberecht (02/2017)“ - 
Aktueller Stand der Teilprojekte: 
 
 
1. Neue Geschäftsanweisung Ausschreibungen und Verg aben (GA AV) 
→abgeschlossen  
Wie schon mit der Vorlage V/0750/2015 berichtet, wu rde die neue Geschäftsanweisung 
Ausschreibungen und Vergaben (GA AV) der Stadt Müns ter erstellt und veröffentlicht. 
Dabei wurde das umfangreiche Regelwerk, welches die  Arbeitsgrundlage für eine Vielzahl 
von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverw altung Münster darstellt, komplett 
überarbeitet.  
 
Die GA AV ist in Abhängigkeit gesetzlicher oder org anisatorischer Veränderungen laufend 
fortzuschreiben.  
 
2. Einführung E-Vergabe →kurz vor dem Abschluss  
 
Im Rahmen der E-Vergaben müssen die Vergabeunterlag en elektronisch, unentgeltlich, 
uneingeschränkt und vollständig sowie direkt zur Ve rfügung stehen. Die Kommunikation 
mit den Bietern muss komplett elektronisch möglich sein, ebenso (spätestens ab 2018) die 
Angebotsabgabe. Hierzu wurde in der V/0705/2015 bereits ausführlich berichtet. 
 
Elektronische Vergabe bedeutet die Durchführung der  Vergabe unter Verwendung des 
Internets.  
  
Anfang 2014 wurde ein Arbeitskreis unter Beteiligun g der Ämter 10, 14, 23, 36, 66, AWM 
und der citeq beauftragt, die E-Vergabe stadtweit einzuführen.  
  
Der anschließende Entwicklungs- und Entscheidungspr ozess ist weitestgehend 
abgeschlossen, so dass die E-Vergabe für alle forma len Ausschreibungsverfahren 
stadtweit eingesetzt werden kann.  
  
Um alle Vorteile der E-Vergabe nutzen zu können, so ll sie vollumfänglich eingesetzt 
werden. Vollumfänglich heißt hierbei: von der Bekan ntmachung über die 
Zurverfügungstellung der Vergabeunterlagen, die kom plette Bieterkommunikation, die 
Angebotslegung und –öffnung und die Wertung bis zur  Ex-ante-Veröffentlichung und 
Zuschlagserteilung.  
  
Um dieses effizient zu gestalten, hat sich die Verw altung nach einem rund 
achtzehnmonatigen Pilotbetrieb unter Beteiligung ve rschiedener Ämter für die 
Anschaffung eines Vergabemanagementsystems entschie den, das durch 
Assistentenfunktionen und Plausibilitätsprüfungen, durch Dokumentations- und 
Kommunikationsmöglichkeiten hilft, Vergaben komplet t und rechtssicher durchzuführen 
und revisionssicher zu dokumentieren.   
 
Das vorgesehene Vergabemanagementsystem kommunizier t  mit dem Internet-
Vergabemarktplatz NRW, der unter der Regie des Landes NRW betrieben wird.  
  
Die Durchführung der elektronischen Vergaben mit ei nem standardisierten 
Vergabemanagementsystem ist nur unter Verwendung st andardisierter 
Vergabeunterlagen effizient möglich. Anstelle des E insatzes der städtischen Vordrucke, 
Formulare, Vergabe- und Vertragsbedingungen hat sic h die Stadtverwaltung nach 
intensiver juristischer Prüfung für die Verwendung der offiziellen Vergabehandbücher 
entschieden. Für Bauleistungen werden zukünftig die  Unterlagen des Vergabehandbuch 
des Bundes und für Dienst- und Lieferleistungen die  Unterlagen des Vergabehandbuches 
des Landes NRW eingesetzt.

15 
 
Im Rahmen der Pilotphase wurde das Vergabemanagementsystem umfassend getestet.    
 
Viele Fachämter haben das System testweise von der Angebotswertung bis zur 
Zuschlagserteilung angewendet. Das zentrale Vergabemanagement  im Amt 36 hat die 
formale Prüfung der Leistungsbeschreibungen der Bes chaffungsämter, das Anlegen der 
elektronischen Vergabeakten (Zusammenstellen der Ve rgabeunterlagen), die 
Durchführung der Bekanntmachungen, Teilnahmewettbew erbe, die Angebotseinholung, 
Angebotsöffnung, die rechnerische Prüfung der Angeb ote und der formalen Vorprüfung 
übernommen 
 
Die Verwendung des Vergabemanagementsystems und den  damit verbundenen 
Prozessoptimierungen (s. Anhang 2, Pkt. 3) führt dazu, dass Vergaben,  
• korruptionssicherer,  
• rechtssicherer,  
• wirtschaftlicher,  
• schneller,  
• einheitlicher und  
• letztendlich mit einem geringeren gesamtstädtische n Personalaufwand abgewickelt 
werden können.  
 
Die Beschaffungsämter werden sich zukünftig intensi ver auf die fachlichen Kompetenzen 
konzentrieren können. Die formalen und vergaberecht lichen Aufgaben werden 
überwiegend von den Spezialisten bei den Warengrupp en-Kompetenzzentren für 
Vergaben (Anlage 3, Ziff. 3.2)  und dem zentralen Vergabemanagement des Rechts- un d 
Ausländeramts (Anlage 3, Ziff. 3.3) liegen.   
  
Eine Prozessanweisung für die E-Vergabe für alle Ämter wird zurzeit erstellt.  
 
3. Bestands- und Prozessanalyse im Vergabewesen →kurz vor dem Abschluss  
 
3.1. Projektauftrag, Ziele  
 
Zur Bestands- und Prozessanalyse im Vergabewesen wu rde unter Federführung des 
Personal- und Organisationsamtes eine Arbeitsgruppe  eingerichtet, in der v. a. das Amt 
für Rechts- und Ausländerangelegenheiten und das Am t für Wirtschaftlichkeitsprüfung 
und Revision beteiligt waren. Die Arbeitsgruppe ana lysierte die bestehenden Strukturen 
und Prozesse im Vergabebereich und erarbeitete konz eptionelle Vorschläge zur 
ganzheitlichen Reorganisation des Beschaffungswesen s. Ergebnis nach Beratungen im 
Verwaltungsvorstand ist die Einführung eines IT-ges tützten Beschaffungsmanagements, 
das im Wesentlichen auf zwei Säulen beruht: 
 
1. Bildung einer zentralen Vergabemanagementeinheit  für Vergaben mit strategischen 
Beschaffungsaufgaben,  
2. Benennung von Bedarfsämtern mit operativen Besch affungsaufgaben als 
Warengruppen-Kompetenzzentren. 
Gleichzeitig hat der Verwaltungsvorstand beschlosse n, die Zentrale Einheit und damit 
die strategische Rolle eines ganzheitlichen Beschaf fungsmanagements sowie eine 
zentrale „Kompetenzbündelung“ im Rechts- und Auslän deramt, in dem bereits die 
Submissionsstelle verortet war, zu installieren.  
 
Ein entsprechendes Schaubild ist als Anlage 2
 beigefügt. 
 
3.2. Einrichtung von Warengruppen-Kompetenzzentren

16 
 
Ein weiteres Ziel des Organisationsprozesses war di e Einrichtung weiterer 
Kompetenzzentren für Warengruppen, aus denen viele Ämter beschaffen. In der GA AV 
sind bereits das Personal- und Organisationsamt, di e citeq, das Amt für 
Immobilienmanagement, die Feuerwehr und das Amt für Stadtentwicklung, Stadtplanung 
und Verkehrsplanung für verschiedene Warengruppen a ls Kompetenzzentren für die 
Beschaffungen bestimmter Warengruppen festgelegt. 
 
Durch die Wahrnehmung zentraler und strategischer A ufgaben in einem zentralen 
Vergabemanagement beim Rechts- und Ausländeramt kon nte die Bildung von weiteren 
Kompetenzzentren auf wenige konzentriert werden. So  werden zusätzliche Belastungen 
in den Fachämtern gering gehalten. Durch die künfti ge vielfältige Unterstützung des 
Rechts- und Ausländeramtes können für alle Fachämte r spürbare Entlastungen erreicht 
werden (Anlage 3, Ziff. 3.4) , so dass sie in die Lage versetzt werden, eigene 
Ausschreibungsverfahren mit Unterstützung des Kompe tenzzentrums für Vergaben 
schnell und effizient durchzuführen und sich dabei künftig vor allem auf fachlich-
inhaltliche Fragestellungen konzentrieren.  
 
Folgende weitere Warengruppen-Kompetenzzentren sind vorgesehen: 
• KfZ (Personenwagen, ohne Spezialfahrzeuge) Amt 10 
• Verpflegung  Amt 40  (Abt. 2) 
• Laborausstattung  Amt 40  (Abt. 1) 
• Entsorgung (lt. Produktplan)  Abfallwirtschaftsbetriebe   
  Münster 
 
Darüber hinaus wird das Warengruppen-Kompetenzzentr um im Amt für 
Immobilienmanagement erweitert. Künftig ist es auch für die Beschaffungen von  
• Hygiene- und Küchenreinigungsartikel für Schulen u nd Kitas (inkl. der  erforderlichen 
Unterweisungen etc),  
• Steuerungssoftware 6 für Türen und Fenster,  
• (fachamtsspezifische/spezielle) Unterhaltung von G ebäuden und Werkstätten,  
• Handwerkerarbeiten an Gebäuden,  
• Hausmeisterdienste (ohne Schulen), 
• spezieller Reinigungsaufträge sowie  
• besonderer Leuchtmittel (z. B. Theater Münster) au sdrücklich zuständig.  
 
Damit ist das Amt für Immobilienmanagement für alle Reinigungsleistungen  in 
städtischen Gebäuden zuständig. Bisher war die Zuständigkeit für spezielle Reinigungen 
auf z. B. Verkehrsflächen der Bücherei nicht eindeutig geregelt. Auch werden künftig alle 
Leuchtmittel  durch das Amt für Immobilienmanagement beschafft ( auch spezielle 
Leuchtmittel z. B. für das Theater Münster). 
 
Daraus ergibt sich vor allem eine Entlastung für da s Amt für Schule und Weiterbildung, 
welches bisher die Beschaffungen von Küchenreinigun gsartikel für die Schulküchen 
selbst vorgenommen hat. Das Amt wird so in die Lage  versetzt, das Kompetenzzentrum 
für die Mittagsverpflegung zu übernehmen.  
 
Einen vollständigen Überblick über die Kompetenzzentren und deren Leistungen gibt die 
GA AV, die rechtzeitig zum 01.08.2017 entsprechend angepasst wird.   
 
 
 
 
Die Kompetenzzentren sind im Einzelnen verantwortlich für  
                                                
6 Sofern die Software in das städt. LAN eingebunden werden soll, ist eine enge Abstimmung mit der citeq erforderlich.

17 
 
• Standardisierung der Waren und Dienstleistungen in nerhalb der einzelnen 
Warengruppen, 
• ganzheitliche  Beratungskompetenz zu den einzelnen  Warengruppen 7,  
• Entwicklung von Warengruppenstrategien (u. a. Absc hluss von Rahmen-
vereinbarungen), 
• Nutzen von Synergien durch Gesamtüberblick über di e Warengruppe (u.a. 
Bündelung von Leistungen, um Mengenrabatte zu nutze n und Verwaltungsaufwand 
zu reduzieren), 
• Unterstützung und Beratung der Fachämter im Rahmen  des Lieferanten-, Vertrags- 
und Reklamationsmanagements, 
• Wissenstransfer in die Fachämter,  
• Nutzen der Möglichkeiten der EKV, 
• Nutzen von potenziellen Möglichkeiten in der inter kommunalen Zusammenarbeit z.B. 
mit den Münsterlandkreisen. 
 
Darüber hinaus übernehmen sie innerhalb des Prozess es „Ausschreibung und Vergabe“ 
folgende Aufgaben: 
• Meldung der Bedarfsämter entgegennehmen und Amt 36  über Beschaffungsbedarf 
informieren,  
• Bedarfsämter bei der Bedarfsbeschreibung unterstützen, 
• Leistungsverzeichnis erstellen und Amt 36 zur Verfügung stellen, 
• Preisspiegel auswerten,  
• Vergabeentscheidung treffen  und evt. erforderlich e Beschluss (z. B. Vergabe-
ausschuss) einholen.  
 
Durch die Bündelung von Aufgaben in Warengruppen-Ko mpetenzzentren ist ein 
besseres Warengruppenmanagement möglich. Hierdurch sollen v. a. bestehende 
Rahmenvereinbarungen verbessert und neue Bedarfe id entifiziert werden. Hierzu gehört 
auch ein geregeltes Bedarfsermittlungsverfahren, we lches zwar durch die Bedarfsämter 
durchgeführt, jedoch durch die Kompetenzzentren unterstützt werden soll. 
 
3.3. Einrichtung eines zentralen Vergabemanagements mit strategischen 
Beschaffungsaufgaben  
 
Im Rechts- und Ausländeramt soll darüber hinaus kün ftig ein zentrales 
Vergabemanagement eingerichtet werden. Hier sollen zentrale, strategische Aufgaben 
im Vergaberecht (für förmliche Verfahren und perspe ktivisch für freihändige Vergaben) 
sowie konkrete Beratungs- und Unterstützungsaufgabe n in den einzelnen förmlichen 
Ausschreibungsverfahren 
8 gebündelt werden.  
 
Folgende zusätzliche zentrale Aufgaben zur Unterstü tzung der Kompetenzzentren 
(Anlage 3, Ziff. 3.2)  und Bedarfsämter gehören künftig zum Aufgabenportf olio des 
zentralen Vergabemanagements: 
                                                
7 Ausnahme: Amt 40 als Kompetenzzentrum für Allg. Laborausstattung kann keine fachlich-inhaltliche Beratung zur 
Laborausstattung und zu Qualitäten (jedenfalls nicht ohne Hinweis der Schulen) sicherstellen 
 
8Perspektivisch wird die Hinzunahme der freihändigen Vergaben über 10.000 €, die nicht aus Dringlichkeit oder weil nur ein 
Unternehmen in Betracht kommt, durchgeführt werden, geprüft.

18 
 
 
1. während der stadtweiten Einführung des Vergabemanagementsystems (VMS) 
    • Mitwirkung bei der Beschaffung des VMS, 
    • Mitwirkung bei Genehmigungen / Beschlüsse einholen, 
    • Bieterinformationen (z. B. Internet, Veranstaltungen, Flyer, Presse, 
            Organisation von Schulungen zum Vergabemarktplatz etc.), 
    • Anwendersupport und 
• Unterstützung bei der Anpassung interner Prozesse, 
 
2. nach Umsetzung der Optimierung und dem stadtweiten Betrieb des VMS 
    • Administration VMS (intern/extern), 
    • Kommunikation mit dem Verfahrenshersteller VMS, 
    • Kompetenzzentrum VMS (städt. Support, Beratung, Anwendung, Schulungen), 
• Kompetenzzentrum Vergaberecht (Beratung bei Besch affungen, nicht nur in 
Problemfällen, Beratung bei der Anwendung des VMS), 
• Beschaffungen stadtweit einheitlich durchführen, 
• Entwicklung von Optimierungsmöglichkeiten zum VMS und von Prozessabläufen der 
Beschaffungen stadtweit gemeinsam mit dem Personal-  und Organisationsamt und 
ggf. der citeq 
• Initiierung von ämterübergreifenden Beschaffungen 
 
Innerhalb der Stadtverwaltung Münster wurde bisher kein VMS eingesetzt. Daher 
handelt es sich bei den genannten Aufgaben um neue Aufgaben, die die einzelnen 
Vergabeverfahren zwar unterstützen und enorm erleichtern, jedoch vor allem im Rechts- 
und Ausländeramt keine bisherigen Aufgaben ersetzen . Aufgaben wie die 
Öffentlichkeitsarbeit, Administration, Kommunikatio n mit dem Verfahrenshersteller, um 
nur einige zu nennen, fallen in den traditionellen Verfahren nicht an. Sie lassen sich 
jedoch auch nicht vermeiden, wenn man ein IT-System  nutzen möchte. Ein solches ist 
aufgrund der dynamischen Entwicklungen hinsichtlich  gesetzlicher Änderungen und zur 
revisionssicheren Dokumentation der Vergabeverfahre n jedoch unverzichtbar. In einem 
VMS stehen beispielsweise zentrale Vergabe- und Ver tragsdokumente in der jeweils 
gültigen Fassung zur Verfügung, Zugriffe auf die Ve rfahren können je nach Rolle und 
Befugnissen bequem ermöglicht werden. Nur so lassen  sich die Geschäftsprozesse so 
effizient wie möglich gestalten.  
 
Derzeit wird das stadtweite Rollout des VMS vorbere itet. Die Fachämter werden das 
System in definierten Verfahrensabschnitten verwenden; von der Angebotswertung  bis 
zur Zuschlagserteilung . Das zentrale Vergabemanagement soll  
 
• die formale Eingangsprüfung der Leistungsbeschreib ungen der Beschaffungsämter,  
• das Anlegen der elektronischen Vergabeakten (Zusam menstellen der 
Vergabeunterlagen),  
• die Durchführung der Bekanntmachungen, der Teilnah mewettbewerbe, der 
Bieterkommunikation,  
• die Angebotseinholung,  
• die Angebotsöffnung,  
• die rechnerische Prüfung der Angebote,  
• die Erstellung der Preisspiegel und  
• die  formale Vorprüfung im Rahmen der Angebotswert ung übernehmen.  
 
Eine intensive Öffentlichkeitsarbeit ist erforderli ch, um die Akzeptanz gerade von 
kleineren Unternehmen für die Abgabe elektronischer  Angebote zu erhöhen. Durch die 
Abgabe von elektronischen Angeboten wird der Vergabeprozess weiter optimiert: 
Bieterdaten, Angebotsdaten und –inhalte weden auf e lektronischem Wege im Zuge der 
Angebotsöffnung automatisiert erfasst und revisionssicher, unabänderbar abgespeichert. 
Händische Dateneingaben entfallen im großen Umfang.

19 
 
 
Durch das zentrale Vergabemanagement im Amt 36 werden  
• Spezialwissen (Stichwort: Wissensmanagement) und  
• Querschnittsaufgaben gebündelt,  
• die Rechtssicherheit in den einzelnen Verfahren ge stärkt und  
• Mitarbeiter/innen in den Fachämtern durch Aufgaben verlagerungen und 
Standardisierungen entlastet.  
 
Als zentrales Vergabemanagement trägt das Rechts- u nd Ausländeramt damit erheblich 
zur Wertschöpfung im Beschaffungsprozess bei.  
 
Zudem stehen Nachhaltigkeitsaspekte mehr als bisher  im Fokus des zentralen 
Vergabemanagements. Sie werden zum Einen durch die frühzeitige Beteiligung  in Form 
von Beratungen als auch durch formale Prüfungen im Verfahren entscheidend gefördert. 
Ebenso wird auch die Bündelung von Beschaffungen in nerhalb der Stadtverwaltung 
gefördert. 
 
Als Anlage 6 ist eine Prozessdarstellung beigefügt. 
 
3.4. Entlastungen durch ein zentrales Vergabemanage ment 
 
Durch die Struktur- und Prozessoptimierungen sowie die Einführung eines 
Vergabemanagementsystems sind bei den Fachämtern und Kompetenzzentren folgende 
Entlastungen zu erwarten 
9: 
 
• Entlastung durch vorherige Beratung durch das Amt 36 in schwierigen 
Vergabeverfahren  
• Abstimmung zum gewählten Vergabeverfahren und ggf.  Änderung des Verfahrens 
aufgrund der vorgeschalteten Beratung kaum noch bis gar nicht erforderlich. 
• Submissionsnummern und -termine sind nicht mehr anzufordern.  
• Anlegen der Vergabeakten erfolgt durch das Amt 36. 
• Höhere Rechtssicherheit durch formale Vorprüfung durch das Amt 36. 
• Künftig sind nur noch technische Anlagen zu erstellen. 
• Die Bieterkommunikation erfolgt ausschließlich dur ch das Amt 36. (Zu fachlichen 
Fragen wird das Fachamt hinzugezogen. Der Bieter bleibt jedoch anonym.). 
• Angebotsdaten werden durch das Amt 36 im VMS erfasst. 
• Die rechnerische Prüfung der Angebote erfolgt beim Amt 36. 
• Preisspiegel und Fehlerprotokoll werden durch das Amt 36 erstellt. 
• Die formale (Vor-)Prüfung der Angebote erfolgt durch das Amt 36. 
• Die bei den Fachämtern verbleibende Angebotswertun g werden im VMS 
assistentengeführt, checklistenartig abgearbeitet, so dass jeder vergaberechtlich zu 
wertende Aspekt berücksichtigt wird. 
• Die Bieterkommunikation im Wertungsverfahren erfolgt rechtssicher über das VMS. 
• Der Vergabevermerk Teil 2 muss nicht mehr erfasst werden. Er ergibt sich aus den 
während des Vergabeverfahrens im VMS durch das Amt 36 bzw. nach der 
Angebotsöffnung durch die Fachämter erfassten Angab en („automatisch auf 
Knopfdruck“). 
• Die Veröffentlichungen erfolgen im VMS und ist damit einfacher als bisher. 
• Auftragsschreiben werden per VMS rechtssicher versandt. 
• Bieterabsagen erfolgen automatisiert über das VMS (auch für die Papierangebote) und 
müssen damit nicht mehr per Email bzw. Post versendet werden. 
 
                                                
9 In Einzelfällen kann es –je nach Organisation im Amt- zu Abweichungen kommen. Die genannten Entlastun gen 
werden vor allem bei den Ämtern eintreten, die nur  wenig  und sporadisch ausschreiben.

20 
 
3.5. Einkaufsgenossenschaft kommunaler Verwaltungen  (EKV) / interkommunale 
Zusammenarbeit  
 
Eine weitere Zusammenarbeit auf kommunaler Ebene wird angestrebt. Das Rechts- und 
Ausländeramt wird als zentrales Vergabemanagement d ieses Ziel kontinuierlich 
verfolgen und da, wo Synergien für die Stadt Münste r zu erzielen sind, auch eingehen. 
Ggf. entstehen dafür allerdings weitere personelle Erfordernisse. Das ist nach der 
zweijährigen Einführungsphase zu evaluieren. 
 
Unabhängig von dem konkreten Zusammenschluss in der  EKV soll zur Verstärkung der 
interkommunalen Zusammenarbeit im Vergabebereich de n Nachbarkommunen 
angeboten werden, eine gemeinsame Ausschreibung z. B. für die Beschaffung von PKW 
oder von Postdienstleistungen unter Federführung de r Stadt Münster durchzuführen. 
Interessierte Gemeinden müssten sich finanziell an den Personal- und Sachkosten 
beteiligen. Hier bleiben die Gespräche mit den umliegenden Kommunen abzuwarten.

21 
 
Anlage 4 zum Bericht „Profilierung der Kompetenzen im Vergaberecht (02/2017)“ - Liste 
der zu koordinierenden Aufgaben bei Amt 36: 
 
 
• 750-800 Vergaben im Wert von rd. 130.000.000 € termingerecht sicherstellen 
• schwierige Vergaben von der Bekanntmachung bis zur  formalen Prüfung durchführen 
• Vergaberechtsneuerungen erkennen und umsetzen 
• Anwendung der Vergabehandbücher erarbeiten und kom munizieren 
• Personaleinsatz und Aufgabenzuordnung innerhalb de r Vergabestelle koordinieren 
• Hilfestellung leisten bei schwierigen Fragen  
• Beratung und Unterstützung der Beschaffungsstellen  bei der Durchführung sehr 
schwieriger, oftmals technischer Vergabeverfahren 
• Vergabeabläufe optimieren  
• Formalvergabe-/vertragsrechtliche Umsetzung der fa chlichen Anforderungen gewährleisten  
• VMS- Nachbesserungen /Fehlerbehebung mit Cosinex ( gegebenenfalls mit der Citeq) 
abstimmen, einfordern, aushandeln 
• VMS-Lösungen bei schwierigen Vergabefällen erarbei ten 
• Öffentlichkeitsarbeit eVergabe durchführen  
 
Diese  Tätigkeiten beinhalten eine hohe Verantwortung.  
 
Wegen der hohen Anzahl an Ausschreibungen aus dem t echnischen Bereich erfordern sie 
eine technische Ausbildung (Dipl.-Ing.) mit nachgew iesenen Berufserfahrungen im Vergabe- 
und Ausschreibungswesen und der Anwendung der offiziellen Vergabehandbücher.

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Anlage 5 zum Bericht „Profilierung der Kompetenzen im Vergaberecht (02/2017)“ -  
Konsequenzen bei  geringerer Personalausstattung des Amtes 36 
 
Die vorgestellte Optimierung der Vergabeabläufe ist  nur im Ganzen umsetzbar. Die 
Herausnahme von Teilprozessen bedeutet immer einen personellen Mehraufwand gegenüber 
dem Vorschlag.  
 
Beispiel 1:  Die rechnerische Prüfung der Angebote soll weiterhi n in den  
Beschaffungsämtern erfolgen . 
 
Nachteile:   Mehr Personal in den Fachämtern, länge rer Vergabeprozess,  
wenige Korruptionsschutz  
 
Begründung: 
 
Die rechnerische Prüfung ist ein Teil der formalen Prüfung. Wird die formale 
Prüfung und die rechnerische Prüfung von der Vergab estelle durchgeführt, ist 
durch die Verknüpfung dieser beiden Prüfungen in Ve rbindung mit der 
räumlichen Nähe ein Synergiegewinn von mindestens 2 0-30% gegeben. 
Außerdem ist eine Beschleunigung des Vergabeprozess es um 1-2  Tage 
gegeben.  
 
Beispiel 2:   Die rechnerische Prüfung der Angebote und die for male Angebotsprüfung 
sollen weiterhin in den Beschaffungsämtern erfolgen.  
 
Nachteile:  wie Bsp.1 jedoch zusätzlich mehr Person al, erheblich  
geringer (und sogar bedenklicher) Korruptionsschutz , erheblich 
geringere  Prozessoptimierung. 
 
Begründung: 
 
Die formalvergaberechtlichen Anforderungen werden z unehmend komplexer. 
Es müsste wesentlich größeres, breites Vergaberecht swissen im Fachamt 
vorgehalten werden. Der Korruptionsschutz wäre wie heute nicht hinreichend 
gegeben. Viele Projektingenieure, die nur 3-5 Aussc hreibungen pro Jahr 
machen, müssten sich weiterhin mit formalvergaberec htlichen Problemen 
auseinandersetzen. Aspekte der Vergabeoptimierung g ingen verloren. 
Erkenntnisse aus der formalen Prüfung des Amtes A f lössen nicht in die 
anschließende Vergabe des Amtes B ein. Viele formal vergaberechtliche 
Wertungsfehler sind weiterhin möglich.

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