Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Durchführung von Telefonserviceleistungen durch die Stadt Münster für die Gemeinde Everswinkel

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Öffentlich-rechtliche Vereinbarung  
zur Übernahme Durchführung von Telefonserviceleistungen der Gemeinde 
Everswinkel  
durch die Stadt Münster 
 
 
 
Zwischen der Gemeinde Everswinkel, vertreten durch den Bürgermeister,  
Am Magnusplatz 30, 48351 Everswinkel 
 
und  
 
der Stadt Münster, vertreten durch den Oberbürgermeister,  
Klemensstraße 10, 48143 Münster 
 
wird gemäß §§ 23 ff. des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit Nordrhein-
Westfalen (GkG NRW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 01. Oktober 1979 (GV. 
NRW. S. 621 / SGV. NRW. 202), zuletzt geändert durc h das Gesetz vom 23. Oktober 
2012 (GV. NRW. S. 474), folgende mandatierende öffe ntlich-rechtliche Vereinbarung 
über die 
Übernahme  Durchführung des Telefonservices der Gemeinde Ever swinkel 
durch die Stadt Münster geschlossen: 
 
§ 1  
Vereinbarungsgegenstand 
 
 
Die Stadt Münster verpflichtet sich, für die Gemein de Everswinkel die in § 2 Abs. 2 
beschriebenen Aufgaben durchzuführen (§ 23 Abs. 1 V ar. 2 i.V.m. Abs. 2 Var. 2 GkG 
NRW). 
 
§ 2  
Aufgaben der Vertragsparteien 
 
(1)  Das Stadt Münster 
übernimmt  führt für die Gemeinde Everswinkel folgende 
Telefonserviceleistungen durch: 
 
- Annahme der Telefonanrufe, die über die zentrale Rufnummer 02582 880 der 
  Gemeinde Everswinkel eingehen, sowie Annahme der Anrufe der Nummer 115, 
  soweit diese aus dem Gemeindegebiet Everswinkel a ngewählt wurde, 
 - Beauskunftung und soweit möglich fallabschließen de Erledigung.  
 - Weitervermittlung an die zuständigen Ansprechpar tner/innen der Gemeinde  
 Everswinkel bzw. Unterrichtung per E-Mail. 
 
(2)  Die Gemeinde Everswinkel stellt der Stadt Müns ter umfassende, ihr 
Gemeindegebiet und die Gemeindeverwaltung betreffen de spezifische 
Informationen bedarfsgerecht und aktuell zur Verfüg ung, insbesondere über die 
Wissendatenbank der Gemeinde Everswinkel (derzeit Virtuelles Rathaus auf Basis 
O.S.I.R.I.S.), die über die Homepage der Gemeinde Everswinkel erreichbar ist. Die 
Stadt Münster erhält darüber hinaus einen Zugriff a uf das Informationstableau  
(An-, Abwesenheit) der Zeiterfassung der Gemeinde E verswinkel. Für aktuelle 
Geschehnisse und Aktivitäten muss ein ständiger Inf ormationsfluss gewährleistet 
sein. Ein unkomplizierter kurzfristiger Datenaustau sch erfolgt telefonisch oder per 
E-Mail.  
 
(3)  Sonderaktionen sind im Einzelfall mit einem an gemessenen Vorlauf abzustimmen, 
um ggf. entsprechende Kapazitätsanpassungen vornehmen zu können.

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§ 3  
Qualitätsstandard, Qualitätsverbesserungen 
 
(1)  Die Stadt Münster gewährleistet in ihrer Telef onzentrale eine grundsätzliche 
telefonische Erreichbarkeit zu folgenden Zeiten: 
 
montags bis freitags 8:00 Uhr bis 12:30 Uhr 
montags 14:00 Uhr bis 18:00 Uhr 
dienstags - donnerstags 14:00 bis 16:00 Uhr 
 
 Die Stadt Münster stellt dafür alle erforderlichen  technischen, organisatorischen 
und personellen Ressourcen zur Verfügung. 
 
 Die Erweiterung der vorgenannten Zeiten ist nach A bsprache möglich. Ausnahmen 
von der Erreichbarkeit wegen verwaltungsweiter Schl ießung der Stadt Münster 
(z.B. Karneval, Weihnachten) werden der Gemeinde Ev erswinkel frühzeitig 
mitgeteilt. 
 
(2) Die Stadt Münster strebt an, während der genann ten Erreichbarkeitszeiten alle 
eingehenden Anrufe entgegenzunehmen. Als Service-Standard wird vereinbart: 
 
- der jeweils gültige Verbundstandard der Behördenr ufnummer 115 
- Wartezeit für die Anrufer von in der Regel maxima l 30 Sekunden  
- spezifische Signalisierung der über die Tel.-Nr. 02582 880 eingehenden 
Anrufe, so dass sich die Mitarbeiterinnen der Telef onservicezentrale der 
Stadt Münster mit „Gemeinde Everswinkel …“ melden, 
- Weitergabe von Informationen und Beantwortung von  Fragen soweit wie 
möglich / möglichst abschließende Beantwortung. Es soll grundsätzlich 
offensiv der Kontakt zur/zum Anrufenden aufgebaut w erden, nach dem 
Anliegen gefragt und ggf. direkt beantwortet werden. 
- Aufnahme von Beschwerden und schriftliche Weiterl eitung (per Mail) dieser 
an die Gemeinde Everswinkel. 
 
Über alle relevanten Daten stellt die Stadt Münster  der Gemeinde Everswinkel 
quartalsweise mit der Abrechnung entsprechende Statistiken zur Verfügung. 
 
(3)  Die Vertragspartner nennen gegenseitig konkret e Ansprechpartner/innen. 
 
Änderungen der Zuständigkeiten oder der Kontaktdate n werden dem 
Vertragspartner jeweils unmittelbar mitgeteilt. 
 
Wichtig ist ein intensiver Informationsaustausch der unmittelbar am Telefonservice 
beteiligten Personen, um eine größtmögliche Aktualität sicherzustellen. 
 
(4) Erster Ansprechpartner bei Störungen ist das Am t für Bürger- und Ratsservice der 
Stadt Münster. Dieses wird ggf. die Citeq hinzuzieh en. Bei anhaltender Störung 
wird die Weiterleitung der Telefonzentrale Everswin kel durch eine/n Mitarbeiter/in 
in Everswinkel zurückgenommen und der Telefonservic e auf Zeit wieder vor Ort 
erbracht. Das Amt für Bürger- und Ratsservice der S tadt Münster und die Citeq 
stellen eine zeitnahe Wiederherstellung des Services sicher. 
 
(5) Die Gemeinde Everswinkel und die Stadt Münster sind bestrebt, den 
Telefonservice für die Gemeinde Everswinkel in der Aufgabenstruktur (z.B. um ein 
strukturiertes Beschwerdemanagement) bzw. in der te chnischen Struktur (z.B.

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Erweiterung um Rufnummernweiterleitung) zu verbesse rn. Zu diesem Zweck 
finden regelmäßige Gespräche, ggf. auch unter Einbeziehung der citeq, statt. 
 
 
§ 4  
Kostenerstattung 
 
(1)  Die Gemeinde Everswinkel erstattet der Stadt M ünster für die beschriebenen 
Aufgaben monatlich pauschal einen Betrag in Höhe vo n 1.195,00 €. Damit sind 
alle Kosten abgedeckt. Die Leistungen sind zurzeit nicht umsatzsteuerpflichtig. 
 
(2)  Die Abrechnung erfolgt quartalsweise. 
 
(3)  Eine Änderung des Erstattungsbetrages kann nur  schriftlich vereinbart werden und 
ist, falls erforderlich, jeweils zum 01.01. eines J ahres festzusetzen. Seitens der 
Stadt Münster ist eine entsprechende Kostenkalkulation vorzulegen. 
 
 
§ 5  
Datenschutz 
 
Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden von der Stadt Münster eingehalten. 
Da die Stadt Münster die Dienstleistungen für die G emeinde Everswinkel durchführt, ist 
es zum Teil erforderlich, die Namen und Anliegen de r Anrufenden an die Gemeinde 
Everswinkel weiterzugeben. Das Speichern, Nutzen un d Übermitteln 
personenbezogener Daten von aus dem Gemeindegebiet Everswinkel ankommenden 
Anrufen ist nur in dem Umfang zulässig, wie die Dat en zur Erfüllung der in § 2 dieser 
Vereinbarung normierten Aufgaben erforderlich sind.  Die mit der Bearbeitung dieser 
Daten befassten Mitarbeiter/innen sind Dritten gege nüber zur Geheimhaltung der Daten 
verpflichtet. Die gespeicherten Daten sind zu lösch en, wenn ihre Kenntnis zur 
Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist.  
 
 
§ 6  
Haftung  
 
Die Stadt Münster stellt die Gemeinde Everswinkel v on etwaigen 
Schadensersatzansprüchen frei, die Dritte ihr gegen über in Bezug auf die Tätigkeit ihrer 
Mitarbeiter/-innen wegen fehlerhafter Auskunftserte ilung oder der Nichteinhaltung 
datenschutzrechtlicher Bestimmungen geltend machen.  Die Stadt Münster haftet nicht 
für Schäden, die aufgrund eines technisch bedingten  und von ihr nicht zu vertretenden 
Mangels oder Ausfalls der technischen Einrichtungen  verursacht worden sind. Sie 
übernimmt auch keine Haftung für Schäden, die dadur ch entstehen, dass die von der 
Gemeinde Everswinkel übermittelten Daten und Inform ationen falsch und/oder 
unvollständig waren oder sind. 
 
 
§ 7 
Laufzeit 
 
Diese Vereinbarung wird am Tag nach der Bekanntgabe  im Amtsblatt der 
Bezirksregierung Münster wirksam. Die Vereinbarung gilt bis zum 31.12.2016. Sie 
verlängert sich um jeweils 1 Jahr, wenn Sie nicht s pätestens 6 Monate vor ihrem Ablauf 
von einer Vertragspartei gekündigt wird.

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§ 8  
Kündigung aus wichtigem Grund 
 
Die Vereinbarung kann abweichend von § 7 aus wichti gem Grund jederzeit mit einer 
Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden. Ein wichtiger Grund ist dann 
gegeben, wenn die Fortsetzung der Vereinbarung aus wirtschaftlichen oder technischen 
Gründen für eine der beiden Vertragsparteien nicht mehr zumutbar ist. 
 
Ein wichtiger Grund liegt insbesondere auch dann vo r, wenn der in § 3 genannte 
Qualitätsstandard nicht kontinuierlich erreicht wir d sowie wenn die Verpflichtungen aus  
§ 2 wiederholt nicht oder unvollständig geleistet werden. 
 
 
§ 9  
Salvatorische Klausel 
 
Sollte eine Bestimmung dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung unwirksam oder nicht 
durchführbar sein, so werden die übrigen Bestimmung en nicht berührt. Die Stadt 
Münster und die Gemeinde Everswinkel sichern sich f ür diesen Fall zu, die getroffene 
Regelung durch eine wirksame oder durchführbare, de m Sinn der Vereinbarung 
entsprechende Regelung zu ersetzen, durch die der b eabsichtigte Vereinbarungszweck 
erreicht wird. Entsprechendes gilt für Regelungslücken in der Vereinbarung. 
 
 
 
Für die Stadt Münster  Für die Gemeinde Everswinkel  
 
 
Ort, Datum 
  
 
Ort, Datum 
   
(Markus Lewe) 
Oberbürgermeister 
 (Ludger Banken) 
Bürgermeister

V/0263/2014/1 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Amt für Bürger- und Ratsservice 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Durchführung von Telefonserviceleistungen durch die Stadt 
Münster für die Gemeinde Everswinkel 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
02.04.2014 Hauptausschuss Vorberatung 
02.04.2014 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
Der Rat stimmt der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen der Stadt Münster und  der G e-
meinde Everswinkel zur  Durchführung von Telefonserviceleistungen durch die Stadt Mün ster für 
die Gemeinde Everswinkel zu (Anlage 1 der Ergänzungsvorlage).  
 
 
 
Begründung: 
 
Im Rahmen einer Vorprüfung der Genehmigungsfähigkeit der öffentlich-rechtliche Vereinbarung 
zwischen der Stadt Münster und der Gemeinde Everswinkel hat die Bezirksregierung Münster als 
Kommunalaufsicht angeregt, den Terminus „Übernahme“ durch den Terminus „Durchführung“ zu 
ersetzen. Der Ausschuss für Personal, Recht und Ordnung hat der öffentlich-rechtlichen Vereinba-
rung unter Berücksichtigung dieser Änderung einstimmig zugestimmt. Die korrigierte Fassung der 
öffentlich-rechtlichen Vereinbarung liegt dieser Vorlage bei.  
 
 
i. V. 
 
gez. 
Wolfgang Heuer   
Stadtrat 
 
Anlage: 
 
Öffentlich-rechtliche Vereinbarung 
 
  
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0263/2014/1. Erg. 
Auskunft erteilt: 
Herr Kupferschmidt 
Ruf: 
492-3300 
E-Mail: 
Kupferschmidt@stadt-muenster.de  
Datum: 
26.03.2014 
Öffentliche Beschlussvorlage