V/0121/2019
KonvOY GmbH: Geschäftsordnungen für den Aufsichtsrat und die Geschäftsführung
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Beschlussvorlage
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V/0121/2019 V/0121/2019 Öffentliche Beschlussvorlage Betrifft KonvOY GmbH: Geschäftsordnungen für den Aufsichtsrat und die Geschäftsführung Beratungsfolge 13.02.2019 Haupt- und Finanzausschuss Vorberatung 13.02.2019 Rat Entscheidung Beschlussvorschlag: I. Sachentscheidung: Der Vertreter der Stadt Münster in der Gesellschafterversammlung der KonvOY GmbH wird ermäch- tigt, folgende Beschlüsse zu fassen: 1. Die in Anlage 1 beigefügte Geschäftsordnung des Aufsichtsrates (GO AR) der KonvOY GmbH wird beschlossen. 2. Die in Anlage 2 beigefügte Geschäftsordnung für die Geschäftsführung (GO GF) der KonvOY GmbH wird beschlossen. II. Finanzielle Auswirkungen: Für den städtischen Haushalt ergeben sich keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen. Begründung: Die KonvOY GmbH ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der Stadt Münster. Die konstituierende 1. Sitzung des neu installierten Aufsichtsrats hat am 22.01.2019 stattgefunden. In dieser Sitzung hat der Aufsichtsrat über die Entwürfe der Geschäftsordnungen für den Aufsichtsrat (GO AR) und für die Ge- schäftsführung (GO GF) beraten und diese der Gesellschafte rversammlung zur Beschlussfassung empfohlen. Amt für Finanzen und Beteiligungen 08.02.2019 Ihr/e Ansprechpartner/in: Herr Rump Telefon: 492 20 39 RumpJ@stadt-muenster.de - 2 - V/0121/2019 Zu 1) In der GO AR werden die innere Ordnung des Aufsichtsrates zur Wahrnehmung der ihm zugewiese- nen Aufgaben geregelt, insbesondere die von den Mitgliedern bei der Erledigung ihrer Aufgaben und bei der Willensbildung zu beachtende Verfahren. Gemäß § 7 Abs. 5 des Gesellschaftervertrages der KonvOY GmbH soll sich der Aufsichtsrat eine Geschäftsordnung geben. Bestimmt wird die G e- schäftsordnung des Aufsichtsrates durch Beschluss der Gesellschafterversammlung der KonvOY GmbH. Zu 2) In der GO GF werden die Grundsätze der Gesellschaftsführung durch die Geschäftsführung geregelt. Gemäß § 5 Abs. 5 des Gesellschaftervertrages der KonvOY GmbH wird die Geschäftsordnung der Geschäftsführung nach Vorbefassung durch den Aufsichtsrat durch Beschluss der Gesellschafterver- sammlung bestimmt. i.V. gez. Heuer Stadtrat Anlagen: Entwurf der Geschäftsordnung des Aufsichtsrates der KonvOY GmbH Entwurf der Geschäftsordnung für die Geschäftsführung der KonvOY GmbH
2019_01_22 BESCHLUSS_AR - GO Aufsichtsrat KonvOY Anl.1
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1 G E S C H Ä F T S O R D N U N G des Aufsichtsrates der KonvOY GmbH § 1 O rganisation und rechtliche Stellung 1. D ie Zusammensetzung des Aufsichtsrates bestimmt sich nach § 6 Abs. 1 des Gesell- schaftsvertrages. 2. Die Wahl des Vorsitzes sowie der Stellvertret ung richtet sich nach § 6 Abs. 3 des Ge- sellschaftsvertrages. Die Wahlen erfolgen jeweils für die Dauer der Zugehöri gkeit der Gewählten zum Aufsichtsrat. Falls das Aufsichtsratsmitglied, das den Vor sitz innehat, verhindert ist, haben die erste und zweite Stellvertretung dessen Rechte und Pflichten, soweit diese Geschäftsordnung nicht ausdrücklich etwas anderes regelt. 3. S cheiden das Mitglied, das den Vorsitz hat, oder die Mitglieder, die den stellvertretenden Vorsitz innehaben, aus dem Aufsichtsrat aus, so hat der Aufsichtsrat u nverzüglich eine Neubesetzung der vakanten Funktion vorzunehmen. 4. Da s Aufsichtsratsmitglied, das den Vorsitz innehat, führt den Schriftwechsel in An gele- genheiten des Aufsichtsrates unter der Bezeichnung “Aufsichtsrat KonvOY GmbH“. § 2 A ufgaben, Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats 1. D er Aufsichtsrat übt seine Tätigkeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen, des Gesellschaftsvertrages und dieser Geschäftsordnung aus. Die Beteili gungsgrundsätze und Rahmenrichtlinien für Beteiligungen der Stadt Münster – Public Corporate Gover- nance Kodex in der jeweiligen gültigen Fas sung – sind verpflichtend. Die Mitglieder des Aufsichtsrates haben bei der Erfüllung ihrer O bliegenheiten die Sorgfalt eines ordentl i- chen und gewissenhaften Aufsichtsratsmitgliedes anzuwenden. 2. D er Aufsichtsrat fördert die Belange der Gesellschaft und berät und überwacht die G e- schäftsführung in ihrer Tätigkeit. Er kann jederzeit über Angelegenheiten der G esell- schaft Berichterstattung von der Geschäftsführung verlangen. 3. D ie Rechte und die Aufgaben des Aufsichtsrates ergeben sich aus dem in § 8 des G e- sellschaftsvertrages festgelegten Regelungen. 4. D er Aufsichtsrat bereitet die Beschlussfassung der Gesellscha fterversammlung durch entsprechende Beschlussempfehlung vor und entscheidet auf Grundlage der ihm zug e- billigten Entscheidungskompetenzen und aufgrund von Grundsatzbe schlüssen des R a- tes. Anlage 1 zur Vorlage V/0121/2019 2 § 3 R echte und Pflichten der Aufsichtsratsmitglieder 1. D ie Mitglieder des Aufsichtsrates sind untereinander gleichgestellt, soweit der G esell- schaftsvertrag oder diese Geschäftsordnung nichts Anderes regelt. Sie haben die glei- chen Rechte und Pflichten. 2. D ie Mitglieder des Aufsichtsrates sind ehrenamtlich tätig. Auslagen können ersetzt wer- den. 3. J edes Mitglied des Aufsichtsrates ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Es darf bei seiner Entscheidung weder persönliche Interessen verfolgen noch G eschäftschan- cen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. 4. J edes Mitglied des Aufsichtsrats ist berechtigt, in Prüfungsberichte und Berichte der G e- schäftsführung an den Aufsichtsrat Einsicht zu nehmen. Die Prüfungsb erichte sind j e- dem Aufsichtsratsmitglied zu übermitteln. 5. E ntsteht für ein Aufsichtsratsmitglied durch ein anderes Mandat die Möglichkeit von Inte- ressenkonflikten, insbesondere solche, die auf Grund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäft spartnern der Gesel l- schaft entstehen, so hat das Aufsichtsratsmitglied den Aufsichtsrat unverzüglich und um- fassend zu informieren. 6. B estehen wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Mitglieds des Aufsichtsrats, so soll das betroffene Mitglied des Auf sichtsrates sein Mandat niederlegen. § 4 V erschwiegenheitspflicht 1. D ie Mitglieder des Aufsichtsrates und ihre Stellvertret ung haben über vertrauliche Anga- ben, Berichte, Beratungen und Geheimnisse der Gesellschaft, namentlich B etriebs- und Geschäftsgeheimnisse, die ihnen durch ihre Tätigkeit im Aufsichtsrat bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren, soweit nicht gesetzliche Bestim mungen eine Offenlegun g er fordern. Die Verpflichtung gilt über die Beendigung der Amtszeit hinaus. 2. Zu den S itzungen hinzugezogene Personen sind vom Aufsichtsratsmitglied, das den Vorsitz innehat, zum Stillschweigen gemäß Abs. 1 zu verpflichten. 3 § 5 S itzungen 1. Zur Wahrnehmung seiner Aufgaben hält der Aufsichtsrat regelmäßig Sitzungen ab, nach Möglichkeit eine Sitzung pro Quartal. Der Aufsichtsrat muss mindestens eine Sitzung im Kalenderjahr abhalten. 2. D er Aufsichtsrat muss ferner einberufen werden, wenn ein Drittel seiner Mitglieder oder die Geschäftsführung es unter Angabe des Zwecks und der Gründe beantr agen (§ 7 Ab s. 1 des Gesellschaftsvertrages). 3. D ie Einberufung des Aufsichtsrates erfolgt schriftlich unter Mitteilung der Tagesordnung mit einer Frist von mindestens zwei Wochen vor der Sitzung durch das Aufsichtsratsmit- glied, das den Vorsitz innehat, im Verhinderungsfall durch ein Mi tglied, das den stellver- tretenden Vorsitz innehat. In dringenden Fällen kann die Frist zur Einberufung abgekürzt werden und die Einberufung mündlich, fernmün dlich oder in Textform erfolgen (§ 7 Ab s. 1 des Gesellschaftsvertrages). 4. Zu G egenständen der Tagesordnung, die nicht ordnungsgemäß angekündigt wor den sind, kann ein Beschluss nur dann gefasst werden, wenn kein anwesendes Mitglied des Aufsichtsrates der Erweiterung der Tagesordnung widerspricht. Sind nicht alle Aufsichts- ratsmitglieder anwesend, so ist der Beschluss nur wirksam, wenn sämtliche nicht anw e- senden Mitglieder sich nachträglich mit der Erweiterung der Tagesordnung einverstan- den erklären. Die Befragung der abwesenden Aufsichtsratsmitglieder hat innerhalb einer Frist von zwei Wochen nach dem Tag der Aufsichtsratssitzung stattzufinden. 5. E s bestehen folgende weitere Teilnahmeberechtigungen an den Sitzungen des Auf- sichtsrates: a) Die Geschäftsführung nimmt ohne Stimmrecht an den Sitzungen des Au fsichtsrates teil, soweit nicht der Aufsichtsrat im Einzelfall beschließt, dass die Sitzung ganz oder teilweise ohne Teilnahme der Geschäftsführung abgehalten wird. b) Das Beteiligungsmanagement der Stadt Münster und die Leitung des Dezernates III nehmen beratend an den Sitzungen teil. c) Auf Beschluss des Aufsichtsrates können weitere nicht stimmberechtigte Per sonen oder Gäste hinzugeladen werden, soweit der Aufsichtsrat es zu r Durchführung sei- ner Aufgaben für erforderlich hält und soweit die absolute Vertrau lichkeit dadurch nicht beeinträchtigt ist. 6. D ie Regelungen zur Beschlussfähigkeit gemäß § 7 Abs. 2 des Gesellschaftsver trages sind zu beachten, sie lauten wie folgt: „7.2 Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn nach ordnungsgemäßer Ei n- ladung mehr als die Hälfte der Mitglieder, darunter der Vorsitz oder ei- ne Stellvertretung, anw esend ist. Ist der Aufsichtsrat in einer or d- nungsgemäß einberufenen Sitzung nicht beschlussfähig, so muss bi n- nen zwei Wochen eine neue Sitzung mit gleicher Tagesordnung einbe- rufen werden. In dieser Sitzung ist der Aufsichtsrat beschlussf ähig un- 4 abhängig von der Zahl der erschienen Mitglieder. In der Einbe rufung der neuen Sitzung ist darauf hinzuweisen.“ 7. D as Aufsichtsratsmitglied, das den Vorsitz innehat, a) s tellt die Tagesordnung auf, leitet die Sitzungen und bestellt die Schrif tführung na- mens des Aufsichtsrates; b) bestimmt die Reihenfolge, in der die Gegenstände der T agesordnung behan delt werden, sowie das Verfahren und die Reihenfolge der Abstimmungen; c) stellt die Schnittstelle des Aufsichtsrates zur Geschäftsführung der G esellschaft dar und stimmt sich mit dieser ab. 8. D as Aufsichtsratsmitglied, das den Vorsitz innehat, hat zu Beginn jeder Sitzung festz u- stellen, a) ob der Aufsichtsrat ordnungsgemäß einberufen wurde und b) ob der Aufsichtsrat beschlussfähig ist. 9. K ann ein Aufsichtsratsmitglied nicht an einer Sitzung teilnehmen, so kann an seiner Stel- le ein zuständiges stellvertretendes Aufsichtsratsmitglied nach § 6 Abs. 1 des Gesel l- schaftsvertrages an der Sitzung teilnehmen. Das verhinderte Aufsicht sratsmitglied ist verpflichtet, das stellvertretende Aufsichtsratsmitglied unverzüglich von der Verhinde- rung zu unterrichten und diesem die Sitzungsunterlagen zukommen zu lassen. Weiter ist das Aufsichtsratsmitglied, das den Vorsitz innehat, über die Verhinderung und die Tei l- nahme des stellvertretenden Aufsichtsratsmitglieds an der Sitzung zu informieren. § 6 B eschlussfassung 1. B eschlüsse des Aufsichtsrates werden in der Regel in Sitzungen gefasst. Außerhalb von A ufsichtsratssitzungen sind Beschlussfassungen auch im Umlaufve rfahren durch Stimmabgabe in Textform i.S. von § 126b BGB (z.B. auf Papier, per Fax, per Email) z u- lässig. Die Stimmabgabe muss innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Unterlagen er folgen. 2. D er Aufsichtsrat fasst gemäß § 7 Abs. 3 des Gesellschaftsvertrages seine B eschlüsse mit einfacher Mehrheit, soweit nicht gesetzlich eine andere Mehrheit zwingend vorg e- schrieben ist. Enthaltungen gelten als nicht abgegebene Stimmen. Bei Stimmengleich- heit entscheidet die Stimme des Mitglieds, das den Vorsitz innehat. 3. B efürchtete ein Aufsichtsratsmitglied, dass ein Aufsichtsratsbeschluss rechtswidrig ist und die Mitglieder des Aufsichtsrates sich schadenersatzpflichtig machen, so ist auf A n- trag zu protokollieren, wie die einzelnen Aufsichtsratsmitglieder abgestimmt haben. 4. E in Aufsichtsratsmitglied darf an der Beratung und Beschlussfassung zu einem Tages- ordnungspunkt nicht teilnehmen, wenn die Entscheidung einer Angelegenheit - dem Aufsichtsratsmitglied selbst - einem Angehörigen des Aufsichtsratsmitglieds 5 - einer vom Aufsichtsratsmitglied kraft Gesetzes oder kraft Vollmacht vertretenen natür- lichen oder juristischen Person einen unmittelbaren Vorteil oder Nachteil bringen kann. Unmittelbar i st der Vorteil oder Nachteil, wenn die Entscheidung eine natürliche oder juristische Person direkt berührt. § 7 Niederschriften 1. Über jede Sitzung des Aufsichtsrates sowie über die Herbeiführung von schriftl ichen Beschlüssen ist eine Niederschrif t zu erstellen. Aus der Niederschrift muss der Gegen- stand der getroffenen Beschlüsse, das Abstimmungsergebnis sowie im Falle einer B e- schlussfassung außerhalb von Sitzungen die Feststellung hervorg ehen, dass sämtliche Aufsichtsratsmitglieder mit dem gewählten Beschlussverfahren einverstanden sind. Fer- ner sind Ort und Datum der Niederschrift anzugeben. Die Niederschrift ist vom v orsit- zenden Aufsichtsratsmitglied und von der Person zu unterzeichnen, die die Niederschrift erstellt hat. Die Niederschrift ist jedem Aufsichtsratsmitglied unverzüglich in Abschrift zu übersenden. Die Niederschriften sind fortlaufend zu nummerieren und in der Geschäft s- stelle der Gesellschaft aufzubewahren. 2. Die Niederschrift gilt als genehmigt, wenn kein Mitglied des Aufsichtsrates in der nächst- folgenden Sitzung dagegen Widerspruch erhebt. Wird Widerspruch erhoben und kann dieser durch das Mitglied, das den Vorsitz innehat, nicht ausgeräumt werden, hat der Aufsichtsrat über die Genehmigung der Niederschrift durch Beschluss zu entscheiden. § 8 Arbeitsgruppen 1. Der Aufsichtsrat kann bei Bedarf Arbeitsgruppen bilden und zur Vorbereitung seiner Be- ratungen einzelne Aufgaben auf seine Mitglieder aufteilen. Die Arbeitsgru ppen sollen zuzüglich der Geschäftsführung fünf Personen nicht überschreiten und werden aus Auf- sichtsratsmitgliedern gebildet. 2. Die Arbeitsgruppen sollen immer vorbereitend tätig sein. Sie sollen komplexe Fragestel- lungen für den Aufsichtsrat aufarbeiten und gegebenenfalls Beschlüsse vorbereiten. Die Arbeitsgruppen haben beratende Funktion für den Aufsichtsrat. 3. Die Aufgabenstellung für die Arbeitsgruppen wird vom Aufsichtsrat beschlossen. § 9 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt am Tage nach der Beschlussfassung in der Gesellscha fterver- sammlung der KonvOY GmbH in Kraft.
Anlage A
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Anlage A zur V/0121/2019 Kurzüberblick Ermächtigung des Vertreters der Stadt Münster in der Gesellschafterversammlung der KonvOY GmbH zur Beschlussfassung über die Geschäftsordnungen für den Aufsichtsrat und die Ge- schäftsführung. Ziele/Teilziele/Zielerreichung Die KonvOY GmbH ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der Stadt Münster. Gemäß den Best- immungen des Gesellschaftervertrages werden die Geschäftsordnungen in der Gesellschafter- versammlung beschlossen. . Finanzierung Produktgruppe: 1501 Anteile an verbundenen Unternehmen Auswirkungen auf den Ergebnisplan Ja X Nein Auswirkungen auf den Finanzplan Ja X Nein Im beschlossenen Haushaltsplan 2019 enthalten? Ja X Nein teilw. Belastungen in zukünftigen HH-Jahren? Ja X Nein Bereits veranschlagt? Ja X Nein Pflichtigkeitsgrad Die Maßnahme/Leistung ist vollständig pflichtig überwiegend pflichtig überwiegend freiwillig vollständig frei- willig k. A. Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen (Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) k. A.
2019_01_22_BESCHLUSS_AR - GO Geschäftsführung KonvOY Anl2
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1 G E S C H Ä F T S O R D N U N G für die Geschäftsführung der KonvOY GmbH D iese Geschäftsordnung für die Geschäftsführung regelt die Führung der Gesellschaft durch ein Mitglied der Geschäftsführung. Sollten mehrere Mitglieder in die Geschäftsführung ber u- fen werden, sind die Regelungen dieser Geschäftsordnung entsprechend anzupassen. § 1 G rundlagen D ie Geschäftsführung führt die Geschäfte der Gesellschaft nach Maßgabe der Gesetze, des Gesellschaftsvertrages, den Beschlüssen der Organe der Gesellschaft und dieser G e- schäftsordnung. Sie trägt die Verantwortung für die gesamte Geschäftsführung der Gesel l- schaft und ist dieser gegenüber verpflichtet Beschränkungen einzuhalten, die ihr durch G e- setz, Gesellschaftsvertrag, Geschäftsordnung, Beteiligungsgrundsätze und Rahmenrichtl i- nien für Beteiligungen der Stadt Münster – Public Corporate Governance Kodex in der j e- weils gültigen Fassung und durch Beschlüsse des Aufsichtsrates auferlegt sind. Die G e- schäftsführung arbeitet mit den übrigen Organen der Gesellschaft und der Ver tretung der Belegschaft zum Wohle des Unternehmens vertrauensvoll zusammen. § 2 A ufgaben der Geschäftsführung D er Geschäftsführung obliegt die Führung der laufenden Geschäfte der Gesellschaft. Hierzu zählen insbesondere sämtliche Aufgaben, die nicht der Gesellschafterversammlung und dem Aufsichtsrat vorbehalten sind und die zur Aufrechterhaltung des Unternehmens und der wir t- schaftlichen Geschäftsführung der Gesellschaft notwendig sind. § 3 Fi nanzielle Auswirkungen / Unterschriftenregelung 1. H at eine Entscheidung der Geschäftsführung oder ihre Durchführung finanzielle Auswi r- kungen, so müssen diese durch den genehmigten Wirtschaftsplan oder durch zusätzl i- che Beschlüsse des Aufsichtsrates gedeckt sein. 2. G rundsätzlich unterschreibt die Geschäftsführung allein. Zur Abwicklung von Geschäften im gewöhnlichen Geschäftsverkehr kann durch eine Dienstanweisung der Geschäftsfüh- rung die Unterschriftsbefugnis intern an nachgeordnete Angestellte übertragen werden. Anlage 2 zur Vorlage V/0121/2019 2 § 4 Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat 1. Die Geschäftsführung hat dem Aufsichtsrat auf Verlangen jederzeit über Angelegenhei- ten der Gesellschaft Bericht zu erstatten. 2. Die Geschäftsführung nimmt ohne Stimmrecht an den Sitzungen des Aufsichtsrates teil, soweit nicht der Aufsichtsrat im Einzelfall beschließt, dass die Sitzung ganz oder teilwei- se ohne Teilnahme der Geschäftsführung abgehalten wird. 3. Die Geschäftsführung bedarf bei den im Gesetz und im Gesellschaftsvertrag vorgesehe- nen Fällen der Zustimmung des Auf sichtsrates. Der Katalog der zustimmungspflichtigen Geschäfte kann g emäß den Bestimmungen des Gesellschaftervertrages durch B e- schluss der Gesellschafterversammlung ergänzt oder geändert werden. 4. In folgenden Fällen bedarf die Geschäftsführung neben den gesetzlich oder im Gesel l- schaftervertrag vorgesehen Fällen der Zustimmung des Aufsichtsrates: - Feststellung des Wirtschaftsplanes und der Stellenübersicht - Übernahme von Bürgschaften 5. Bei der Zustimmungspflicht für den Abschluss von Dauerschuldverhältnissen (z.B. Pacht-, Miet-, und Leasingverträgen) wird die Grenze auf einen Betrag von 100.000 € oder für eine Dauer von über fünf Jahren festgelegt. Für die Betragsgrenze ist der Be- trag über die gesamte Laufzeit des Dauerschuldverhältnisses maßgeblich. 6. Für unentgeltliche Zuwendungen wird die Grenze auf einen Betrag von 500 € festgelegt, soweit es sich nicht um geschäftsübl iche Spenden und Bewi rtungen handelt (vgl. § 8 Abs. 2 i des Gesellschaftsvertrages). 7. Das Führen von Rechtsstreitigkeiten und den Abschluss von Vergleichen, bedarf der Zustimmungspflicht wenn Dauer oder Betrag von 100.000 € oder fünf Jahren überstei- gen. Für die Betragsgrenze ist der Betrag über die Höhe des Streitwertes maßgeblich. § 5 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt am Tage nach der Beschlussfassung in der Gesellschafterver- sammlung der KonvOY GmbH in Kraft.
Beratungsverlauf (2)
Beschluss: einstimmig beschlossen
Zur SitzungDetails
- Aktenzeichen
- V/0121/2019
- Typ
- Vorlagen
- Datum
- 31.01.2019
- Erstellt
- 06.10.2020 14:37