Anzahl und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in der Stadtverwaltung

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• SPD Anfrage nach § 4

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  An den Vorsitzenden des Digitalisierungsausschusses Manuel Jeschka Frau Oberbürgermeisterin Henriette Reker SPD-Fraktion im Rat der Stadt Köln Rathaus, Spanischer Bau 50667 Köln fon 0221. 221 259 50 fax 0221. 221 246 57 mail fraktion@koelnspd.de web www.koelnspd.de Eingang beim Amt der Oberbürgermeisterin: 29.09.2021 AN/2069/2021 Anfrage gem. § 4 der Geschäftsordnung des Rates Gremium Datum der Sitzung Digitalisierungsausschuss 04.10.2021 Anzahl und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in der Stadtverwaltung Sehr geehrter Herr Ausschussvorsitzender, sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin, die SPD-Fraktion bittet Sie, folgende Anfrage auf die Tagesordnung des Digitalisierungsausschusses am 04.10.2021 zu setzen. Geschäftsprozessoptimierung und die Konsolidierung von IT-Anwendungen sind zentrale Bausteine für die Digitalisierung der Verwaltung. Nur auf diese Weise wird eine zukunftsfähige Arbeitswelt ge- schaffen, die mit möglichst wenig Schnittstellen, Medienbrüchen und Doppelarbeit echten Nutzen schafft. Dies ungeachtet dessen, welche Schwerpunkte Projektziele aufweisen, z.B.: ob es die Usabili- ty, niedrigere Kosten oder Zeitersparnisse betrifft. Nur mit der ganzheitlichen Betrachtung und Steu- erung von Digitalisierung können diese Ziele langfristig erreicht werden. Für die Beantwortung der Anfrage AN/0747/2021 der Ratsfraktion VOLT stellte die Verwaltung zur Sitzung des Digitalisierungsausschusses am 30.08.2021 eine Tabelle mit 50 Projekten zu m Thema Digitalisierung der verschiedenen Dezernate bereit. Einige Projekte beschäftigen sich dem Namen nach mit der digitalen Aktenführung von Schriftgut (bspw. eGerichtsprozessakte, digitales Vertrags- management, eEinbürgerungsakte, eWohngeldakte, elektro nische Akte für das Amt 44, Digitalisie- rung Meldekartei). Aus dieser Tabelle wird jedoch nicht klar, wie viele verschiedene DMS die Stadt Köln einführt und welche Akten in welchem DMS abzulegen sind. Vor diesem Hintergrund fragt die SPD Fraktion: 1. Welche DMS oder Software mit eingesetzter DMS-Komponente betreibt die Stadt Köln aktu- ell in Verbindung mit welcher Aufgabe? 2. Wenn es Altverfahren gibt, die abzulösen sind, zu wann soll dies durch welches DMS erfol- gen? - 2 - 3. Wie viele Ausschreibungen, in denen ein eigenständiges DMS ein Teil war, liefen zu den Pro- jekten der Tabelle? 4. Welche Projekte der 50 aufgelisteten werden in welchem DMS umgesetzt? 5. Wie viele bzw. welche DMS will die Stadt Köln nach aktuellem Zielbild einmal betreiben? Mit freundlichen Grüßen gez. Mike Homann SPD-Fraktionsgeschäftsführer