Anzahl und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in der Stadtverwaltung

An den Vorsitzenden  
des Digitalisierungsausschusses 
Manuel Jeschka 
 
Frau Oberbürgermeisterin 
Henriette Reker 
 
 
 
SPD-Fraktion 
im Rat der Stadt Köln  
Rathaus, Spanischer Bau  
50667 Köln 
fon 0221. 221 259 50  
fax 0221. 221 246 57  
mail fraktion@koelnspd.de  
web  www.koelnspd.de  
 
Eingang beim Amt der Oberbürgermeisterin: 29.09.2021 
 
AN/2069/2021 
Anfrage gem. § 4 der Geschäftsordnung des Rates 
Gremium Datum der Sitzung 
Digitalisierungsausschuss 04.10.2021 
 
Anzahl und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in der 
Stadtverwaltung 
Sehr geehrter Herr Ausschussvorsitzender, 
sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin, 
 
die SPD-Fraktion bittet Sie, folgende Anfrage auf die Tagesordnung des Digitalisierungsausschusses 
am 04.10.2021 zu setzen.  
 
Geschäftsprozessoptimierung und die Konsolidierung von IT-Anwendungen sind zentrale Bausteine 
für die Digitalisierung der Verwaltung. Nur auf diese Weise wird eine zukunftsfähige Arbeitswelt ge-
schaffen, die mit möglichst wenig Schnittstellen, Medienbrüchen und Doppelarbeit echten Nutzen 
schafft. Dies ungeachtet dessen, welche Schwerpunkte Projektziele aufweisen, z.B.: ob es die Usabili-
ty, niedrigere Kosten oder Zeitersparnisse betrifft. Nur mit der ganzheitlichen Betrachtung und Steu-
erung von Digitalisierung können diese Ziele langfristig erreicht werden.  
 
Für die Beantwortung der Anfrage AN/0747/2021 der Ratsfraktion VOLT stellte die Verwaltung zur 
Sitzung des Digitalisierungsausschusses am 30.08.2021 eine Tabelle mit 50 Projekten zu m Thema 
Digitalisierung der verschiedenen Dezernate bereit. Einige Projekte beschäftigen sich dem Namen 
nach mit der digitalen Aktenführung von Schriftgut (bspw. eGerichtsprozessakte, digitales Vertrags-
management, eEinbürgerungsakte, eWohngeldakte, elektro nische Akte für das Amt 44, Digitalisie-
rung Meldekartei). Aus dieser Tabelle wird jedoch nicht klar, wie viele verschiedene DMS die Stadt 
Köln einführt und welche Akten in welchem DMS abzulegen sind.  
 
Vor diesem Hintergrund fragt die SPD Fraktion: 
 
1. Welche DMS oder Software mit eingesetzter DMS-Komponente betreibt die Stadt Köln aktu-
ell in Verbindung mit welcher Aufgabe?   
2. Wenn es Altverfahren gibt, die abzulösen sind, zu wann soll dies durch welches DMS erfol-
gen?

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3. Wie viele Ausschreibungen, in denen ein eigenständiges DMS ein Teil war, liefen zu den Pro-
jekten der Tabelle?  
4. Welche Projekte der 50 aufgelisteten werden in welchem DMS umgesetzt?  
5. Wie viele bzw. welche DMS will die Stadt Köln nach aktuellem Zielbild einmal betreiben?  
 
Mit freundlichen Grüßen 
 
gez. Mike Homann  
SPD-Fraktionsgeschäftsführer