Beantwortung einer Anfrage nach § 4 (SPD-Fraktion) betreffend "Anzahl und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in der Stadtverwaltung " AN/2069/2021

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle IX/12 Vorlagen-Nummer 04.10.2021 3484/2021 Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung öffentlicher Teil Gremium Datum Digitalisierungsausschuss 04.10.2021 Beantwortung einer Anfrage nach § 4 (SPD-Fraktion) betreffend "Anzahl und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in der Stadtverwaltung " AN/2069/2021 Die Verwaltung wird um Beantwortung folgender Fragen gebeten: 1. Welche DMS oder Software mit eingesetzter DMS-Komponente betreibt die Stadt Köln aktu- ell in Verbindung mit welcher Aufgabe? Die Stadtverwaltung Köln setzt als zentrales Dokumentenmanagementsystem (DMS) die Produktlinie Doxis4 der Firma SER unter dem Produktnamen „Köln-DMS“ ein. Dieses System wird für Dokumen- tenarchive, elektronische Akten und digitale Prozesse (Workflows) eingesetzt. Im Sinne der einheitli- chen Verwaltungsarbeit wird grundsätzlich ausschließlich ein zentrales DMS stadtweit eingesetzt. Einzelne Fachanwendungen bringen für verschiedene Funktionalitäten eigene Dokumentenverwal- tungen als integrale Bestandteile mit. Zur Nutzung dieser Funktionalitäten sind diese eingebetteten DMS zum Teil unverzichtbar. Soweit aber im Zusammenhang mit diesen Fachaufgaben Akten elekt- ronisch geführt werden, wird über Schnittstellen zu den Fachanwendungen nach Möglichkeit das Köln-DMS (zum Beispiel zur Zwecken der elektronischen Archivierung) genutzt. Mit Blick auf die Vielfalt abzubildender Verwaltungsfachprozesse ist die eingesetzte Lösung als Ent- wicklungsplattform beziehungsweise Framework zu verstehen. Dies macht es möglich, Anforderun- gen bzw. Prozesse der Fachverwaltung durch die Verwendung von Designwerkzeugen sowie Scrip- ting- und Programmiermöglichkeiten individuell und bedarfsgerecht umzusetzen. Der Standardisie- rungsansatz mit DOXIS4 führt neben einem optimierten Ressourceneinsatz in Entwicklung, Betreu- ung, Schulung und Betrieb auch zu einer positiven Benutzenden-Erfahrung (einheitliches „Look & Feel“) da die Handhabung der verschiedenen DMS-Anwendungen dienststellenübergreifend ver- gleichbar ist und damit auch die Einarbeitungsaufwände nach einem Dienststellenwechsel reduziert. 2. Wenn es Altverfahren gibt, die abzulösen sind, zu wann soll dies durch welches DMS erfol- gen? Wie unter 1. ausgeführt, setzt die Stadt nur das Köln-DMS ein. Abzulösende DMS-Altverfahren be- stehen nicht. 3. Wie viele Ausschreibungen, in denen ein eigenständiges DMS ein Teil war, liefen zu den Projekten der Tabelle? Ausschreibungen, in denen ein eigenständiges DMS ein Teil ist, werden nicht erstellt. Wenn eine Fachanwendung mit Dokumentenhandling ausgeschrieben wird, dann wird die Einbindung des städti- schen DMS unter Doxis4 ausgeschrieben. Ansonsten wird auf die Antwort zu 1. verwiesen. 2 4. Welche Projekte der 50 aufgelisteten werden in welchem DMS umgesetzt? Im vorgenannten Köln-DMS wurden bzw. werden die folgenden Projekte umgesetzt: - eProzessakte - cVergabe (Vergabeakte zum Fachverfahren) - Digitales Vertragsmanagement - Einbürgerungsakte - Beschwerdemanagement - eWohngeldakte - elektronische Akte für das Stadtarchiv - Digitalisierung Meldekartei Das neu einzuführende Baugenehmigungsverfahren bringt zwingend ein eigenes DMS mit, welches für wichtige Funktionalitäten der Lösung erforderlich ist (vergleiche Antwort zu 1.). Die revisionssiche- re und datenschutzkonforme Speicherung der Dokumente wird in der zweiten Projektphase über eine Schnittstelle im Köln-DMS erfolgen. Das systemeigene DMS läuft dann im Hintergrund der Fachan- wendung mit. 5. Wie viele bzw. welche DMS will die Stadt Köln nach aktuellem Zielbild einmal betreiben? Wie unter 1. ausgeführt, ist das Köln-DMS das für elektronische Akten der Stadt Köln gewählte Sys- tem. Dies dient einerseits der einheitlichen Verwaltungsarbeit und andererseits der einheitlichen Schnittstelle in die elektronische Langzeitarchivierung. Ziel der Verwaltung ist, dass alle heute in Papierform geführten Akten künftig im Köln-DMS geführt werden. Zu diesem Zweck wird neben verschiedenen Fachakten die allgemeine eVerwaltungsakte, die aktuell in der Pilotabteilung 112 (Abteilung Organisation im Personal- und Verwaltungsmanage- ment) produktiv gesetzt wurde, sukzessive stadtweit eingesetzt. Gez. Blome