Vorläufige Geschäftsanweisung gem. § 31 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) NRW zur Regelung der

Vorläufige Geschäftsanweisung
gem. 8 31 Gemeindehaushaltsverordnung NRW
zur Regelung der Finanzbuchhaltung
für die Stadt Münster

Federführende Stelle: Amt 20
Fassung der Geschäftsanwei-

sung vom: 15.03.2006
Gültig ab: 01.04.2006
Fundstelle Veröffentlichung: mitgeteilt 2006 Nr. 013
Kennziffer: : 20.2

- Inhaltsverzeichnis —

Vorbemerkung

1. Organisation der Finanzbuchhaltung

1.1 Personelle Verantwortlichkeiten

1.2 Aufgaben und Gliederung der Finanzbuchhaltung
1.2.1 Geschäftsbuchführung

1.2.2 Zahlungsabwicklung

2. Regelungen für die Geschäftsbuchführung
2.1 Regelungen für die Hauptbuchhaltung

2.1.1 Aufgaben .

2.1.2 Jahres- und Konzernabschlüsse / Eröffnungsbilanz
2.1.3 Bilanzierungsrichtlinien

2.1.4 Kontenplan

2.1.5 Durchführung von Buchungen

2.1.6 Steuererklärungen

2.2 Regelungen für die Debitorenbuchhaltung
2.2.1 Kontierungsrichtlinien

2.2.2 Stammdaten

2.2.3 Geschäftsablauf

2.2.4 Rechnungsabgrenzung

2.2.5 Abschluss der Konten

2.3 Regelungen für die Kreditorenbuchhaltung
2.3.1  - Kontierungsrichtlinien

2.3.2 Stammdaten

2.3.3 Geschäftsablauf

2.3.4 Aktive Mittelkontrolle

20.2

2.3.5 Bestellwesen

2.3.6 Anordnungswesen

2.3.6.1 Grundlegendes Verfahren / elektronische Signatur

2.3.6.2  Vier-Augen-Prinzip

2.3.6.3  Feststellungsvermerke über die sachliche und rechnerische Richtigkeit
2.3.6.3.1 Personenkreis :
2.3.6.3.2 Verantwortungsbereich

2.3.6.4 Anordnungen

2.3.6.5  Zahlungsanweisungen

2.3.6.6 Anordnungsberechtigte und Mitwirkungsverbot

2.3.6.7 Verantwortungsbereich

2.3.7 Rechnungsabgrenzung

2.3.8 Abschluss der Konten

2.3.9 Ablagesystem

2.4 Regelungen für die Anlagenbuchhaltung

2.5 Regelungen für das Inventar und die Inventur
3. Regelungen für die Zahlungsabwicklung

3.1 Aufgaben der Zahlungsabwicklung (Stadtkasse)
3.2 Kassenpersonal

3.2.1 Kassenleitung

3.2.2 Kassendienstkräfte

3.3 Liquidität der Stadtkasse

3.3.1 Liquiditätsplanung

3.3.2 Informationspflicht der Fachverwaltung
3.4 Geschäftsgang der Stadtkasse

3.4.1 Briefsendungen und Schriftstücke
3.4.2 Sonstige Sendungen

3.4.3 Schecks

3.4.4 Bargeld

3.4.5 Postwertzeichen .
3.4.6 Wertsendungen
3.4.7 Kontoauszüge

3.4.8 Schriftverkehr
3.5 Zahlungsverkehr und Verwaltung der Kassenmittel

3.5.1 _ Zahlungsverkehr

3.5.2 Zahlungsmittel

3.5.3 Wechsel

3.5.4 Konten und Verfügungsberechtigung
‚3.5.5 Bewirtschaftung des Kassenbestandes

3.5.6 Geldanlagen

3.5.7 Kassenkredite zur Liquiditätssicherung

3.5.8 Informationspflicht der Stadtkasse

3.5.9 Dürchlaufende und fremde Finanzmittel

20.2

3.6
3.7

3.8

4.4

4.5

4.6

4.7

5.1
5.2
5.3
5.4
5.5

5.6

6.1

6.2

6.3

6.4.

Abschlüsse
Mahnung und Vollstreckung

Eidesstattliche Versicherung

Allgemeine Regelungen

Kleinbeträge

Festsetzung von Kleinbeträgen

Mahnung und Einleitung der Vollstreckung
Kleinbetragsbereinigung

Behandlung überzahlter Verwarnungs- und Bußgelder ruhender Verkehr
Säumniszuschläge

Stundung, Niederschlagung und Erlass
Verwahrgelass

Aufbewahrungsfristen

Unterschriftsregelung innerhalb der Finanzbuchhaltung

Vorkasse

Datenschutz

Regelungen zur Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung
Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung
Freigabe von Verfahren

Berechtigungen im Verfahren

Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen
Identifikation innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung

Sicherung und Kontrolle der Verfahren

Schlussbestimmungen

Weitergeltung bisheriger Regelungen

Regelungslücken
Allgemeine Ermächtigung

Inkrafttreten

20.2

Vorbemerkung:

Im Zuge der Umstellung des kommunalen Rechnungswesens von der Kameralistik zur Dop-
pik (kaufmännisches Rechnungswesen) sind gem. & 31 Gemeindehaushaltsverordnung
NRW (GemHVO NRW) Regelungen, die bisher in Form von Gesetzen bzw. Rechtsverord-
nungen usw. getroffen worden sind, durch örtliche Vorschriften zu ersetzen. Die Regelungen
sind vom Oberbürgermeister zu erlassen und dem Rat zur Kenntnis zu geben.

Da die Umstellung des Rechnungswesens ein fortdauernder Prozess ist, der spätestens im
Jahr 2011 mit.einem Gesamtabschluss gem. $ 116 Gemeindeordnung NRW (GO NRW) zu
dem Stichtag 31.12.2010 abgeschlossen sein soll ($ 2 NKF-Einführungsgesetz NRW), sind
die Regelungen dem jeweiligen Umstellungsfortschritt anzupassen. Sie haben daher zu-
nächst nur vorläufigen Charakter.

Verschiedene sachliche Bereiche (Inventar/ Inventur; Anlagenbuchhaltung,. Debitorenbuch-
haltung usw.) werden erstmalig zum 01.01.2006 in größerem Ausmaß doppisch erfasst und
verarbeitet, so dass die hierfür geltenden allgemeinen Regeln erst später formuliert werden
können.

Die Geschäftsanweisung gilt nur für die auf die doppische Buchführung bereits umgestellten
Ämter und Einrichtungen.

1. Organisation der Finanzbuchhaltung

1.1 Personelle Verantwortlichkeiten

Die/ der Oberbürgermeister(in) bestellt gem. 8 93 Abs. 2 GO NRW eine(n) Verantwortliche(n)
für die Finanzbuchhaltung und eine(n) Stellvertreter(in)

Werden die beiden Teile der Finanzbuchhaltung „Geschäftsbuchführung“ und „Zahlungsab-
wicklung“ (s. Ziff. 1.2.) organisatorisch eigenständig geführt, sind zudem ein(e) Verantwortli-
che(r) für. die Zahlungsabwicklung und ein(e) Stellvertreter(in) zu bestellen.

Die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung obliegt gem. 8 31 Abs. 4 GemHVO NRW der Käm-
merin/ dem Kämmerer.

Die/ der Verantwortliche für die Finanzbuchhaltung sowie die/ der Verantwortliche für die
Zahlungsabwicklung sind fachlich direkt dem Kämmerer/ der Kämmerin unterstellt.
- 1.2 Aufgaben und Gliederung der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ‚nimmt ihre gesetzlich übertragenen eigenen und auftragsweise zu
erledigenden Aufgaben wahr.

Der Finanzbuchhaltung können weitere Aufgaben durch die /den Oberbürgermeister(in) ü-
bertragen werden, soweit Vorschriften der Gemeindeordnung NRW bzw. der Gemeinde-
 haushaltsverordnung NRW und finanzrechtliche Vorschriften nicht entgegenstehen.

Die bisher im kameralen Bereich auf die Stadtkasse übertragenen Aufgaben werden weiter-
hin, nunmehr von der Finanzbuchhaltung, wahrgenommen.

20.2

Die Finanzbuchhaltung gliedert sich in die Geschäftsbuchführung und die Zahlungsabwick-
lung. Die. Aufgaben von Geschäftsbuchführung und Zahlungsabwicklung dürfen nicht von
denselben Dienstkräften wahrgenommen werden ($ 30 Abs. 3 GemHVO).

1.2.1 Geschäftsbuchführung

Die Geschäftsbuchführung wird grundsätzlich zentral durchgeführt. Eine Delegation ist unter
dem Vorbehalt der Genehmigung durch die Dezernate | (Personal und Organisation) .und Il
(Finanzen) möglich. Diese Delegation kann in Abhängigkeit vom Umfang und von den Be-
sonderheiten der Aufgaben für Teile der Buchhaltung, einzelne Organisationseinheiten und
einzelne Aufgaben erfolgen. Voraussetzung dafür ist, dass dadurch die Bilanzsicherheit nicht
beeinträchtigt wird. Die zentrale Verantwortung für die Geschäftsbuchführung wird dadurch
nicht berührt. Sofern einzelne Bestandteile der Geschäftsbuchführung dezentralen Organisa-
tionseinheiten übertragen werden behält die zentrale Geschäftsbuchführung die Fachaufsicht
auch für die delegierten Aufgaben. j .

Für die einzelnen Bestandteile der Geschäftsbuchführung gilt darüber hinaus:

e Die Hauptbuchhaltung wird vom Amt für Finanzen und Beteiligungen, Abteilung 20.10
wahrgenommen und verantwortet.

e Die Anlagenbuchhaltung wird vom Amt für Finanzen und Beteiligungen, Abteilung 20.10
wahrgenommen und verantwortet.

e Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird vom Amt für Finanzen und Beteiligungen,
Abteilung 20.20 wahrgenommen und verantwortet.

e Die Debitorenbuchhaltung wird jedoch insoweit dezentral geführt, als die Ämter entwe-
der über Vorverfahren oder gesteuert über Teilvorgänge die Geschäftsvorfälle direkt
buchen können. Die Regelungen zur Buchungssystematik und Steuerung erfolgen
zentral von der Abteilung 20.20.

e Die Kreditorenbuchhaltung wird grundsätzlich zentral geführt, allerdings erfolgt die
(Vor-)Kontierung der Rechnungen etc. regelmäßig durch die Ämter.

Weitere Details hinsichtlich von Zuständigkeiten und Verfahrensabläufen werden gem. den
Erfordernissen gesondert verfügt.

1.2.2 Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung wird zentral von der "Stadtkasse" (Amt für Finanzen und Beteiligun-
gen - Abteilungen 20.20 und 20.30) wahrgenommen und verantwortet.

Verantwortlich für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit ($ 31 Abs. 2 Ziff. 1.3 GemHVO)
ist die Fachstellenleitung „Zahlungsverkehr“ im Benehmen mit der/dem Verantwortlichen für
die Finanzbuchhaltung bzw. - sofern eine Bestellung erfolgt ist - im Benehmen mit der/dem
Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung.

Die Zahlungsabwicklung wird gem. $ 2 Abs. 1 Nr. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW

(VwVG NRW) in Verbindung mit 8 30 GemHVO NRW zur zentralen Stelle für das Mahn- und
Vollstreckungsverfahren bestimmt.

20.2

2. Regelungen für die Geschäftsbuchführung

Alle Geschäftsvorfälle sowie die Vermögens- und Schuldenlage sind nach dem System der
doppelten Buchführung unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in
den Büchern klar ersichtlich und nachprüfbar aufzuzeichnen (8 27 GemHVO NRW).

2.1 Regelungen für die Hauptbuchhaltung

2.1.1 Aufgaben
Die Hauptbuchhaltung umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben:

- Erstellung des Jähres- und Konzernabschlusses einschl. der Eröffnungsbilanz
- Erstellung und Anpassung von Bilanzierungsrichtlinien

- Erstellung und Anpassung des Kontenplanes

= Durchführung von Buchungen außerhalb der Nebenbuchführungen

- Bearbeitung von Steuererklärungen .

2.1.2 Jahres- und Konzernabschlüsse / Eröffnungsbilanz

Die laufende Buchhaltung ist durch einen entsprechenden Jahresabschluss zu beenden (vgl.
& 37 GemHVO). Dieser hat die in $ 37 GemHVO benannten Mindesterfordernisse zu enthal-
ten (Ergebnis-, Finanz-, Teilrechnungen, Bilanz, Anhang und Lagebericht). Dabei sind Kon-
tenabstimmungen sowie die Verbuchungen antizipativer und transistorischer Positionen, z.B.
Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen / Verbindlichkeiten, Forderungen, vorzu-
nehmen. .

Darüber hinaus ist ein Konzernabschluss zu erstellen (vgl. 8 50 GemHVO), sobald hierfür
eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Stichtag ist der 31.12.2010 gem. $ 2 des NKF-
Einführungsgesetzes NRW). .

Mit vollständiger Umstellung der Buchführung auf die Doppik ist eine Eröffnungsbilanz zu
erstellen.

2.1.3 Bilanzierungsrichtlinien

Zur Erfüllung der Gesamtaufgaben sind einheitliche Bilanzierungsrichtlinien zu erstellen, die
es ermöglichen, die Geschäftsvorfälle nach immer gleichen Kriterien unter Beachtung der
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (vgl. 8 32 Abs. 1 Satz 1 GemHVO) zu bearbei-
ten. ‚Diese werden zunächst für die Doppik-Ämter der Kernverwaltung aufgestellt und sind
später mit den Bilanzierungsrichtlinien der Gellschaften zu harmonisieren.

2.1.4 Kontenplan

Für die Kernverwaltung wird ein einheitlicher Kontenplan erstellt. Verselbständigte Aufga-
benbereiche in öffentlich-rechtlicher oder privatrechtlicher Form (Eigenbetriebe, eigenbe-
triebsähnliche Einrichtungen, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie privat-
rechtliche Unternehmen) arbeiten mit eigenen Kontenplänen. Es muss dabei sichergestellt
werden, dass der gem. $ 116 GO NRW geforderte Gesamtabschluss möglich ist.

20.2

Entsprechend den Vorgaben des 8 27 Abs. 7 GemHVO ist der Buchführung der vom Innen-
ministerium bekannt gegebene Kontenrahmen zu Grunde zu legen. Dieser kann bei Bedarf
ergänzt werden; die ergänzten Konten sind in einem Kontenplan zusammenzuführen.

2.1.5 Durchführung von Buchungen

Nebenbuchführungen sollen die Hauptbuchhaltung vereinfachen und verdeutlichen und sind
somit der Hauptbuchhaltung zwecks Erläuterungen beizufügen.

2.1.6 Steuererklärungen

Die erforderlichen Steuererklärungen sind durch die Hauptbuchhaltung zu fertigen, insbe-
sondere die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen und die jährliche Umsatzsteuerer-
klärung für die Betriebe gewerblicher Art (vgl. 8 2 Ill UStG).

2.2 Regelungen für die Debitorenbuchhaltung

2.2.1 Kontierungsrichtlinien

Für den gesamtstädtischen Kontenplan sind Kontierungsrichtlinien für die Konten der Ergeb-
nisrechnung — Kontenklasse 4 für die Erträge (debitorisch) und Kontenklasse 5 für die Auf-
wendungen (kreditorisch) zu erstellen. Diese werden im laufenden Prozess weiter fortgeführt
und den Geschäftsvorfällen angepasst.

Die Finanzrechnung mit der Kontenklasse 6 für Einzahlungen und der Kontenklasse 7 für
Auszahlungen wird dv-gestützt im Hintergrund automatisch mitbebucht und aus den Kosten-
arten - welche auf Grundlage der Aufwendungs- und Ertragskonten gebildet werden - herge-
leitet.

2.2.2 Stammdaten

Die Stammdaten im debitorischen Bereich (Geschäftspartner) können sowohl dezentral von
den Fachämtern als auch zentral von der Buchhaltung gepflegt werden. Über Neuanlagen
wird das Amt für Finanzen und Beteiligungen, Abteilung 20 20, per Workflow automatisch
benachrichtigt.

Es ist ein Stammdatenkonzept für die Debitoren zu entwickeln und fortzuschreiben, das für
die Gesamtverwaltung Gültigkeit hat. Näheres ist auf der Grundlage eines entsprechenden
Feinkonzeptes zu regeln.

2.2.3 Geschäftsablauf
Der Geschäftsablauf ist entsprechend den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buch-

führung zu organisieren und den jeweiligen Erfordernissen anzupassen. Näheres ist auf ey
Grundlage eines entsprechenden Feinkonzeptes zu regeln.

20.2

2.2.4 Rechnungsabrenzung

Die Abgrenzungsbuchungen übernimmt die zentrale Debitorenbuchhaltung, die mit den Äm-
tern die Abgrenzungszeiträume (monatlich, vierteljährlich etc.) entsprechend der Bedarfslage
in den Ämtern abstimmt.

Die notwendigen Unterlagen für die Abgrenzungsbuchungen (Debitorenrechnungen) werden
der zentralen Debitorenbuchhaltung von den Fachämtern zur Verfügung gestellt.

2.2.5 Abschluss der Konten

Die Sachkonten sind mindestens quartalsweise abzuschließen.
2.3 Regeln für die Kreditorenbuchhaltung

2.3.1. Kontierungsrichtlinien

Für den gesamtstädtischen Kontenplan sind Kontierungsrichtlinien für die Konten der Ergeb-
nisrechnung — Kontenklasse 4 für die Erträge (debitorisch) und Kontenklasse 5 für die Auf-
wendungen (kreditorisch) zu erstellen. Diese werden im laufenden Prozess weiter fortgeführt
und den Geschäftsvorfällen angepasst.

Die Finanzrechnung mit der Kontenklasse 6 für Einzahlungen und der Köntenklasse 7 für
Auszahlungen wird dv-gestützt im Hintergrund automatisch mitbebucht und aus den Kosten-
arten - welche auf Grundlage der Aufwendungs- und Ertragskonten gebildet werden - herge-
leitet.

2.3.2 Stammdaten

Die Stammdaten im kreditorischen Bereich können sowohl dezentral von den Fachämtern
als auch zentral von der Buchhaltung angelegt werden. Über die Neuanlage eines Kreditors
wird das Amt für Finanzen und Beteiligungen, Abteilung 20.20, per Workflow automatisch
benachrichtig. Diese hebt nach Prüfung der Eingaben das beim Anlegen automatisiert ge-
‚setzte Zahlsperrenmerkmal auf, Die Prüfung auf Richtigkeit der eingegebenen Kontonummer
in den Kreditorenstammsätzen mit den zahlungsbegründenden Unterlagen erfolgt bei der
Freigabe der Buchung durch den Anordnungsbefugten. Hier erscheint in den Fällen, in de-
nen ein neuer Kreditor angelegt oder eine Änderung eingetragen wurde, in der Liste der vor-
erfassten Belege, ein entsprechender Hinweis.

Die laufende Pflege von kreditorischen Daten wird zentral vom Amt für Finanzen und Beteili-
gungen, Abteilung 20.20, gurehgetülre

Es ist ein Stammdatenkonzept für die Kreditoren zu entwickeln und fortzuschreiben, das für
die Gesamtverwaltung Gültigkeit hat. Näheres ist auf der Grundlage eines entsprechenden
Feinkonzeptes zu regeln.

2.3.3 Geschäftsablauf

Die dezentral eingehenden Rechnungen sind vom Fachamt mit einem Eingangsstempel und
den notwendigen Feststellungsvermerken und Informationen für die zentrale Buchhaltung zu

versehen. Der zu verwendende Kontierungsstempel hat mindestens folgenden Inhalt:

20.2

SAP-Bestell-/ Kontierungsnummer:

Endrechnung: U] Teilrechnung: U

Sachlich richtig:

Rechnerisch richtig:

Eine anschließende Ergänzung dieser Daten ist möglich — die Mindestanforderungen in der
angegebenen Reihenfolge sind verbindlich.

Sofern im Vorfeld keine Bestellung in das SAP System — Modul MM - erfasst worden ist,
nimmt das Fachamt eine DV gestützte Vorkontierung über eine Intranet-Eingabemaske vor.

Die Rechnungsbelege werden in besonders dafür gekennzeichneten Umlaufmappen an die
zentrale Kreditorenbuchhaltung versandt.

Die Rechnungen werden durch die zentrale Kreditorenbuchhaltung in das SAP-System er-
fasst und nach Prüfung der Sachkonten-Kontierung per Workflow über SAP an die Anord-
nungsberechtigten des Fachamtes zur Anordnung weitergeleitet. Die zentrale Kreditoren-
buchhaltung wird im Weiteren den Rechnungsbeleg einscannen und dieses Dokument an
die jeweilige Buchung im System anhängen.

Die Anordnung der Rechnung erfolgt über das SAP-System. Die Zahlung wird nach Anord-
nung durch die Stadtkasse (Zahlungsabwicklung) angewiesen.

2.3.4 Aktive Mittelkontrolle

Auch unter NKF gilt weiterhin die aktive Mittelkontrolle. Über das DV-System werden ver-
schiedene Auswertungsmöglichkeiten bereitgestellt. Ein Anwendungshandbuch wird durch
das Amt für Finanzen — Abteilung 20.10 - erstellt und den Gegebenheiten und Anforderun-
gen angepasst. - \

2.3.5 Bestellwesen
Die Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln ist bereits bei Bestellungen, bei der Erteilung
von Aufträgen oder sonstigen Rechtsgeschäften, die eine Zahlungsverpflichtung der Stadt

Münster auslösen, in das SAP-System — Modul MM - einzupflegen. Nicht gebundene Mittel
stellen bei dv-gestützten Auswertungen grundsätzlich noch verfügbare Mittel dar.

20.2

10

Sobald eine Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln den Betrag von 500 Euro übersteigt, ist
eine Mittelreservierung oder eine Bestellung erforderlich. Im Rahmen der Budgetsteuerung
bleibt es den Amts- und Dezernatsleitungen freigestellt, geringere Betragsgrenzen festzule-
gen. .

Bestellungen sind Aufträge, die an eine bestimmte Empfängerin bzw. einen bestimmten
Empfänger vergeben werden.

Durch Mittelreservierungen werden Mittel für bestimmte Ausgaben reserviert, für die die
Empfängerin bzw. der Empfänger noch nicht endgültig feststeht.

2.3.6 Anordnungswesen
2.3.6.1 Grundlegendes Verfahren/ Elektronische Signatur

Jede kreditorische Buchung bedarf eines zahlungsbegründeten Beleges. Für die Zahlung
aus Vorverfahren sind- wie bisher bei der kameralen Buchung — Vereinfachungen zugelas-
sen.

Rechnungen und sonstige Zahlungsverpflichtungen, die Grundlage für die Anordnung von
Ausgaben sind, sind unverzüglich von den Ämtern und Einrichtungen auf ihre sachliche und
rechnerische Richtigkeit hin zu prüfen und zur Zahlung durch entsprechende Vorkontierung
vorzubereiten und der zentralen Kreditorenbuchhaltung zur Buchung zuzuleiten.

Neben der Vorkontierung ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit auf dem Zahlungsbe-
leg, der der zentralen Kreditorenbuchhaltung zugeleitet wird, zu vermerken. Die Unterschrif-
ten sind mit Tinte oder Kugelschreiber (Schriftfarbe blau oder schwarz) zu leisten. Namens-
kürzungen oder die Verwendung von Stempeln mit Namenszug sind unzulässig:

Ein in die Zukunft gerichtetes Fälligkeitsdatum ist anzugeben, wenn die Fälligkeit später als 5
Arbeitstage ab dem Zeitpunkt der Weiterleitung an die zentrale ealaenenelttee) fällig
wird sowie bei Ratenzahlungen.

Elektronische Signaturen im Sinne des Gesetzes über Rahmenbedingungen für elektroni-
sche Signaturen und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 16.05.2001 sind Daten in elek-
tronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen ver-
knüpft sind und die zur Authentifizierung dienen. Ihre Verwendung ist — soweit durch Rechts-
vorschrift nicht vorgeschrieben - freigestellt.

Durch das von der Kämmerin/dem Kämmerer zu regelnde Berechtigungskonzept werden
innerhalb des DV-Systems SAP die Berechtigungen elektronisch sichergestellt. Eine elektro-
nische Signatur wird im Bereich der Buchhaltung nicht angewandt (vgl. auch Ziff. 5.3).

2.3.6.2 Vier-Augen-Prinzip

Die anordnende Person darf nicht gleichzeitig die Buchungen verantwortlich erfassen oder
die/ der Empfänger(in) der Zahlung sein.

Des weiteren soll die anordnende Person nicht gleichzeitig die sachliche oder rechnerische
Richtigkeit einer Anordnung bestätigen, es sei denn, nur sie kann den zugrundeliegenden
Sachverhalt verantwortlich beurteilen. In diesem Fall ist das gesondert auf der zahlungsbe-
gründenden Unterlage zu vermerken.

20.2

11

2.3.6.3 Feststellungsvermerke über die sachliche und rechnerische Richtigkeit
2.3.6.3.1 Personenkreis

Zur Bescheinigung der rechnerischen und der sachlichen (fachtechnischen) Richtigkeit sind
befugt

e Beamte und Beamtinnen, die mindestens dem mittleren Dienst und

e Beschäftigte, die mindestens der Entgeltgruppe 3 TVöD

angehören.

Sie sollen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre Person betreffen, nicht
abgeben.

2.3.6.3.2 Verantwortungsbereich

Der/ die Feststeller(in) übernimmt mit der Unterzeichnung der sachlichen Richtigkeit die Ver-
antwortung dafür, dass

O die für die Zahlung maßgebenden Angaben richtig sind,

O nach den geltenden Vorschriften und nach den Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit und
Sparsamkeit verfahren worden ist,

o eine Lieferung und Leistung als solche und die Art ihrer Ausführung geboten war und
die Lieferung und Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarungen oder
Bestellungen sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist und

OD Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und '
richtig berücksichtigt worden sind.

Die sachliche Richtigkeit darf unter entsprechendem schriftlichen Vermerk auch bescheinigt
werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung ein Schaden nicht entstanden ist (z.B.
Überschreitung der Ausführungsfristen ofine nachteilige Folgen) oder die erforderlichen
Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z.B. Verlängerung der
Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrages, Hinterlegung von Sicherheiten).

Der/ die Feststeller(in) übernimmt mit der Unterzeichnung der rechnerischen Richtigkeit die
Verantwortung dafür, dass

O ‘die auf Berechnung beruhenden Angaben sowie
O die den Berechnungen zugrunde liegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen
(z.B. Bestimmungen, Verträgen Tarife)

richtig sind,
Wenn die persönlichen Voraussetzungen vorliegen, können sachliche und rechnerische
Richtigkeit auch von einer Person festgestellt werden. Dabei ist auf dem Beleg deutlich her-

auszustellen, däss mit der Unterschrift sowohl die rechnerische als auch die sachliche Rich-
tigkeit bestätigt wird.

20.2

2.3.6.4 Anordnungen
Folgende Geschäftsvorfälle sind durch die befugte Person anzuordnen:

Auszahlungen ohne Vorverfahren

Aufwandsbuchungen

Erstattungen j

Niederschlagungen

Erlasse

Herabsetzen von Forderungen (debitorische Gutschriften)

eo oe eoo6o

Das DV-Verfahren (SAP) stellt hierfür Transaktionen „Liste der vorerfassten Belege“ zur Ver-
fügung, in welchen die anzuordnenden Geschäftsvorfälle zu prüfen und durch Freigabe min-
destens einmal täglich anzuordnen sind. Die Anordnung gilt als elektronische Unterschrift.

2.3.6.5 Zahlungsanweisungen

Förmlicher Zahlungsanweisungen (wie Zahlungs-Anordnungen im kameralen Rechnungs-
wesen) für gebuchte Eingangs- und Ausgangsrechnungen an die Stadtkasse bedarf es nicht.

2.3.6.6 Anordnungsberechtigte und Mitwirkungsverbot
Zur Anordnung in unbeschränkter Höhe sind ermächtigt:

D Die Oberbürgermeisterin/der Oberbürgermeisterin, die Stadtkämmerin/der Stadtkäm-
merer und die Leiterin/ der Leiter des Amtes für Finanzen und Beteiligungen für alle
Geschäftsvorfälle.

e Die Beigeordneten für alle Geschäftsvorfälle der Ämter ihres Zuständigkeitsbereiches

eo Die zugeordneten Dezernentinnen und Dezernenten für alle Geschäftsvorfälle ihres/
seines Zuständigkeitsbereiches

D Die Amts-/Verwaltungsleitungen für alle Geschäftsvorfälle ihres Zuständigkeitsberei-
ches

Die Anordnungsbefugnis stellt ein Instrument der Budgethoheit und -kontrolle dar. Unter
diesem Aspekt regelt die Amts-/Verwaltungsleitung in Einvernehmen mit der/ dem Verant-
wortlichen für die Finanzbuchhaltung ($ 93 Abs. 2 GO) die weiteren Anordnungsberechti-
gungen innerhalb des Amtes.

Sie teilt die Namen und die Dienstbezeichnungen der Anordnungsberechtigten sowie den
Umfang der Anordnungsbefugnis (Geschäftsbereich, Begrenzung der Betragshöhe, Vertre-
ter) dem Amt für Finanzen und Beteiligungen — Stadtkasse — mit. Zusätzlich ist eine Person
(i.d.R. Vorgesetze/r) zu benennen, welche die weitere Bearbeitung zu veranlassen hat, so-
fern die Anordnungen zwei Arbeitstage unbearbeitet im System stehen (Eskalationsregel).

20.2

13

Es gelten für die Delegation doppisch zu buchenden Geschäftsvorfälle folgende Wertgren-
zen:

0,01€ - 500,00 €
500,01€ - 2.500,00 €
2.500,01€ - 7.500,00 €
7.500,01 € - 25.000,00 €
25.000,01 € - 125.000,00 €
unbeschränkt

Eine weitergehende Differenzierung der Wertgrenzen wird aufgrund der komplexen DV-
technischen Steuerung des Anordnungsverfahrens nicht vorgenommen.

Ein Mitwirkungsverbot besteht für
e  Dienstkräfte des Amtes für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision ($ 104 Abs. 4 GO).
e Personen, die ermächtigt sind, Zahlungsmittel anzunehmen bzw. auszuhändigen.

e :Dienstkräfte der Stadtkasse
Eine Ausnahme hiervon ist die Abgabe der Bestätigung, dass die sachliche und rechneri-
sche Feststellung , wenn der Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann.

o sonstige anordnungsberechtigte Dienstkräfte, wenn sich aus diesen Geschäften für sie
selbst, ihre Angehörigen im Sinne des $ 31 Abs. 5 GO NW sowie von ihnen vertretene
Personen Vorteile oder Nachteile ergeben.

Das Mitwirkungsverbot entfällt im Zusammenhang mit Massenzahlungen (Einnahmen und
Ausgaben) mit Ausnahme für die Dienstkräfte des Amtes für Wirtschaftlichkeitsprüfung und
Revision.

2.3.6.7 Verantwortungsbereich

Mit der Anordnung des Betrages (elektronische Unterschrift) übernimmt die befugte Dienst-
kraft die Verantwortung dafür, dass

o die Daten des erfassten Beleges mit den Rechnungsdaten übereinstimmen,

e das sachlich zuständige Budget in Anspruch genommen wurde,

e die Feststellungsvermerke von den dazu befugten Dienstkräften abgegeben worden sind
bzw. notwendige Teilbescheinigungen der verantwortlichen Stellen vorliegen und

e bei neu angelegten Kreditoren, die dort eingetragene Bankverbindung mit den Daten auf
der Eingangsrechnung übereinstimmt. .

Auf die Entwicklung des Budgets hat sie/er in regelmäßigen Abständen zu achten. Falls er-
forderlich, sind notwendige Maßnahmen über die zuständige Führungskraft inkl. der Beige-
ordneten zu veranlassen.

2.3.7 Rechnungsabrenzung

Die Abgrenzungsbuchungen übernimmt die zentrale Kreditorenbuchhaltung, die mit den Äm-

tern die Abgrenzungszeiträume (monatlich, vierteljährlich etc.) entsprechend der Bedarfslage
in den Ämtern abstimmt.

20.2

14

Die notwendigen Unterlagen für die Abgrenzungsbuchungen (Kreditorenrechnungen) werden
der zentralen Kreditorenbuchhaltung von den Fachämtern zur Verfügung gestellt.

Im Rahmen der Verfügung zum Abschluss der Jahresrechnung werden nähere Regelungen
bezüglich des Zeitraumes, in welchem Rechnungsbelege für Abgrenzungsbuchungen der
zentralen Buchhaltung zugesandt werden müssen sowie Abgrenzungsbuchungen system-
technisch möglich sein werden, getroffen.

Aufwandsrechnungen, welche das Vorjahr betreffen und für die nicht gewährleistet werden
kann, dass sie innerhalb des in der o.g. Verfügung benannten Zeitraumes bei der zentralen
Buchhaltung zur Begleichung des Rechnungsbetrages eingehen (z.B. wegen umfangreicher
Prüfung der sachlichen Richtigkeit), sind, sofern sie eine Höhe von 50.000 € überschreiten,
rechtzeitig in Kopie der zentralen Buchhaltung vorzulegen. Hierdurch wird sichergestellt,
dass die Aufwendungen dem richtigen Haushaltsjahr zugeordnet werden können.

2.3.8 Abschluss der Konten

Die Sachkonten sind mindestens quartalsweise abzuschließen.

2.3.9 Ablagesystem

Die Eingangsrechnungen usw. verbleiben als zahlungsbegründende Unterlage in der zentra-
len Buchhaltung. Sie sind in der Reihenfolge der SAP Belegnummern abzuheften und ent-
sprechend den gesetzlichen Bestimmungen des $ 58 Abs. 2 GemHVO aufzubewahren.

Sofern Teile der zentralen Buchhaltung auf andere Organisationseinheiten delegiert worden
sind, wird es keine Zusammenführung der Rechnungsbelege geben. Die Rechnungsdaten
sind in Form der eingescannten Belege über das dv-System abrufbar und können bei Bedarf
ausgedruckt werden.

Ausnahmen von der Aufbewahrungspflicht der zahlungsbegründenden Unterlagen in der
Ablage der Buchhaltung sind im Einzelfall möglich. Näheres regelt die Kämmerin / der Käm-
merer mit Zustimmung des Amtes für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision.

2.4 Regelungen für die Anlagenbuchhaltung

Es ist ein Konzept zu entwickeln und fortzuschreiben, das für die Gesamtverwaltung Gültig-
keit hat. Näheres ist noch auf der Grundlage eines entsprechenden Feinkonzeptes zu regeln.
Die Verantwortung liegt beim Amt für Finanzen und Beteiligungen - Abteilung 20 10.

Für die Abschreibungen wird die maximale Nutzungsdauer entsprechend der gem. 8 35 Abs.
3 GemHVO vom Innenministerium NRW bekannt gegebenen Abschreibungstabelle zu
Grunde gelegt.

2.5 Regelungen für das Inventar und die Inventur

Es ist ein Konzept zu entwickeln und fortzuschreiben, das für die Gesamtverwaltung Gültig-
keit hat. Näheres ist noch auf der Grundlage eines entsprechenden Feinkonzeptes zu regeln.

Die Verantwortung liegt beim Amt für Finanzen und Beteiligungen - Abteilung 20 10.

Bei der Inventur der Vermögensgegenstände für die Eröffnungsbilanz wird im Grundsatz auf
die rechtlich zulässigen Bewertungsvereinfachungen (vgl. & 54 Abs. 1 Satz 1 GemHVO

20.2.

15
i.V.m. 8 34 GemHVO) zurückgegriffen. Ansonsten wird die Einzelerfassung privilegiert, wenn

dies ohne größeren Aufwand möglich ist.

. Die Folgeinventuren erfolgen gem. $ 28 Abs. 1 GemHVO spätestens nach drei Jahren.

3. Regelungen für die Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung wird zentral von der "Stadtkasse" (Amt für Finanzen und Beteiligun-
gen - Abteilungen 20.20 und 20.30) wahrgenommen und verantwortet (vgl. auch Ziff. 1.2.2)
3.1 Aufgaben der Zahlungsabwicklung (Stadtkasse)
Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung umfassen im Wesentlichen
- die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen
- die zahlungsorientierte Buchhaltung, insbesondere
die „offene-Posten-Verbuchung“ im Rahmen der Kreditoren- und Bebitorenbuchhak:
tung
die durchlaufende und fremde Zahlungsabwicklung
die Bankbuchhaltung
den buchmäßigen Abschluss der Finanzrechnung
die Aufgaben der Finanzstatistik auf der Basis der Ist-Zahlungen
- die tägliche Abstimmung der Finanzmittelkonten mit Ermittlung der Liquidität
- die Jahresabstimmung der Konten für den Jahresabschluss
- die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen
- die Mitwirkung bei Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen der Gemeinde

- das öffentlich-rechtliche und das zivilrechtliche Mahnverfahren

- die Zwangsvollstreckung wegen öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Geldforderungen

3.2 Kassenpersonal
3.2.1 Kassenleitung

Die Kassenleitung obliegt der / dem Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung bzw.- sofern
„Buchhaltung“ und „Zahlungsabwicklung“ organisatorisch eigenständig geführt werden — der
/dem Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung (vgl. auch Ziff.1.1).

Mit der Vertretung der Kassenleitung können weitere Bedienstete der Stadtkasse betraut
werden.

Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nichts anderes bestimmen,
trifft die Kassenleitung die zur ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Führung der Stadt-
kasse erforderlichen Anordnungen. Sie hat dabei auf eine höchstmögliche innere und äußere
Kassensicherheit zu achten. .

20.2

16

Die Kassenleitung unterrichtet über die Kenntnis oder den begründeten Verdacht von we-
sentlichen Unregelmäßigkeiten (Dienstwidrigkeiten) unverzüglich die Stadtkämmerin/ den
Stadtkämmerer (Kassenaufsichtsbeamtin/er), die/der hierüber die/ den Oberbürgermeis-
ter(in) in Kenntnis setzt. Die Kassenleitung und die/ der Kassenaufsichtsbeamitin(er) treffen
sofort die nach der Sachlage erforderlichen Maßnahmen. Das Amt für Wirtschaftlichkeitsprü-
fungen und Revision ist nach $ 6 der Rechnungsprüfungsordnung zu beteiligen. Das gilt
auch bei Einbruch, Diebstahl usw.

3.2.2 Kassendiensitkräfte

Kassendienstkräfte sind alle Bediensteten, die mit der Aufgabenerfüllung der Stadtkasse
betraut sind.

Sie haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in
ihrem Arbeitsgebiet auf die Kassensicherheit zu achten. -

Über die Kenntnis oder den begründeten Verdacht von Unregelmäßigkeiten (Dienstwidrigkei-

ten) haben sie unverzüglich auf dem Dienstweg der Kassenleitung Meldung zu machen. Die

Kassenleitung unterrichtet hierüber die/ den Kassenaufsichtsbeamtin(en).

Kassendienstkräfte dürfen

e Kassenbücher und -belege nur mit dem Einverständnis der Kassenleitung oder seiner
Stellvertreter aus den Dienst- und Archivräumen der Stadtkasse herausgeben. Die Befug-
nisse des Amtes für Wirtschaftlichkeitsprüfungen und Revision bleiben hiervon unberührt.

anderen städtischen Dienstkräften die Einsicht in Kassenunterlagen nur in Gegenwart einer

Diensikraft der Stadtkasse gestatten, wenn eine dienstliche uni lol hierfür nachge-

wiesen wird.

Eine beantragte Akteneinsicht nach & 55 GO NRW (Kontrolle der Verwaltung) ist von der
Kassenleitung mit der /dem Kassenaufsichtsbeamtin(en) abzustimmen.

Regelungen zur
e Sicherung der Diensträume,
e zugriffssicheren Aufbewahrung der Kassenunterlagen und

e Benutzung des Sicherheitsschrankes und dessen Schlüsselverwaltung
trifft die Kassenleitung

3.3 Liquidität der Stadtkasse
3.3.1 Liquiditätsplanung
Die Stadtkasse ist zur Liquiditätsplanung verpflichtet. Die Planung umfasst mindestens den

Zeitraum von 3 Monaten und ist regelmäßig, mindestens monatlich fortzuschreiben. Die Li-
quiditätsplanung ist monatlich der Kämmerin/ dem Kämmerer vorzulegen.

17

Verantwortlich für die Sicherstellung der ze rel (8 31 Abs. 2 Ziff. 1.3 GemHVO)
ist die Fachstellenleitung 20 22.

3.3.2 Informationspflichten der Fachverwaltung

Zur rechtzeitigen Liquiditätssicherung haben die Ämter und Einrichtungen der Stadtkasse zur
Erleichterung einer möglichst zeitlich und betragsmäßig exakten Gelddisposition unaufgefor-
dert genaues Zahlenmaterial zur Verfügung zu stellen. Die Ämter und Einrichtungen haben
der Stadtkasse dabei alle Beträge auf der

Einnahmenseite ° ab 250.000 Euro

mit deren Eingang voraussichtlich im jeweils nächsten Quartal gerechnet werden
kann, bereits beim Bekanntwerden des bevorstehenden Mittelzuflusses unverzüglich

und auf der

Ausgabenseite ab 100.000 Euro
spätestens einen Monat vor Fälligkeit der Zahlung zu melden.

Für den Bereich der Bauverwaltung (Ämter 65, 66 und 67) sind zum Ende eines jeden Quar-
tals vorab für das nächste Quartal die voraussichtlichen Gesamtausgaben und -einnahmen
getrennt nach Monaten der Stadtkasse mitzuteilen.

Sobald die Ämter erkennen, dass die der Stadtkasse mitgeteilten Ausgaben voraussichtlich
überschritten werden, ist unverzüglich eine Nachmeldung aller Beträge ab 100.000 Euro zu
fertigen. Diese Verpflichtung gilt auch für die sonstigen Ämter der Bauverwaltung, wenn die
für das nächste Quartal gemeldete Gesamtsumme um 100 000 € überschritten wird.

Für die ständig wiederkehrenden Auszahlungen (z. B. Mittel des Buchungsplanes "Personal-
bezüge" und Sozialwesen) entfällt die Vorankündigung.

3.4 Geschäftsgang der Stadtkasse
3.4.1 Briefsendungen und Schriftstücke

Die ungeöffnet der Stadtkasse zugeleiteten bzw. zuzuleitenden Sendungen sind von einer
von der Kassenleitung beauftragten Dienstkraft zu öffnen bzw. zu sichten und sofort mit dem
Eingangsstempel zu versehen. Dabei sind Schriftstücke von grundsätzlicher und allgemeiner
Bedeutung (Änderung von Rechtsvorschriften, Beschwerden, Schreiben z.B. von Il, 10,14,
AL 20, Anfragen anderer Behörden und Ämter) der Kassenleitung vorzulegen.

3.4.2 Sonstige Sendungen

Sonstige für die Stadtkasse bestimmte 'Schriftsätze (Einzugsermächtigungen, Mitteilungen
über Bankverbindungen: u.ä., Erfassungsbelege der Ämter/Einrichtungen, Durchschriften von
Stundungsbescheiden) sowie Mitteilungen nach Vordruck der Ämter, die unmittelbare Bu-
chungsvorgänge auslösen, sind mit dem Eingangsstempel zu versehen und direkt in die
Posteingangsfächer zu verteilen.

18

3.4.3 Schecks

Übersandte Schecks sind mit dem Eingangsstempel zu versehen und der Fachstelle "Zah-
lungsverkehr" zu übergeben.

Überbrachte Schecks nimmt die Fachstelle "Zahlungsverkehr" direkt entgegen. Im Übrigen
sind sie wie übersandte Schecks zu behandeln.

Barschecks sind vor Weitergabe an die Kreditinstitute als Verrechnungsschecks zu kenn-
zeichnen.

Orderschecks sind außerdem von zwei unterschriftsberechtigten Dienstkräften zu indossie-
ren. :

Die Behandlung der Schecks regelt die Buchungsanweisung für die Stadtkasse.

Für die den Vollziehungsbeamten übersandten Schecks gilt abweichend folgendes:

Die Schecks sind, nachdem sie von der hierfür beauftragten Dienstkraft in einen besonderen
Nachweis eingetragen worden sind, direkt den Vollziehungsbeamten für die Abrechnung der
Vollstreckungsaufträge zu übergeben; sie sind von den Vollziehungsbeamten gemäß der
Dienstanweisung für den Vollstreckungsaußendienst abzurechnen.

3.4.4 Bargeld

Bargeld ist unverzüglich bei der mit der Geldannahme betrauter Dienstkraft der Stadtkasse
abzuliefern.

3.4.5 Postwertzeichen

Postwertzeichen sind keine Zahlungsmittel. Sie sind daher dem Übersender unmittelbar zu-
rückzusenden.

3.4.6 Wertsendungen -

Wertgegenstände und andere Gegenstände, die den Begriffsbestimmungen der Geschäfts-
anweisung für das Verwahrgelass entsprechen, sind dem Verwahrgelass zuzuleiten.

3.4.7 Kontoauszüge

Die Kontoauszüge. können elektronisch von den Kreditinstituten angefordert und vor Ort mit
automatisierten Verfahren weiter bearbeitet werden.

3.4.8 Schriftverkehr

Der Schriftverkehr wird unter der Bezeichnung "Der Oberbürgermeister, Stadt Münster,

Amt für Finanzen und Beteiligungen, Stadtkasse", in Vollstreckungsangelegenheiten mit
dem Zusatz " als Vollstreckungsbehörde" geführt.

20.2.

3.5 Zahlungsverkehr und Verwaltung der Kassenmittel

"3.5.1 Zahlungsverkehr

Für die Zahlungsabwicklung ist die Fachstelle Zahlungsverkehr zuständig. Dabei ist der ge-
samte Zahlungsverkehr unbar abzuwickeln.

3.5.2 Zahlungsmittel

Zahlungsmittel (Bargeld, Schecks) dürfen nur von den beauftragten Dienstkräften der Stadt-
kasse und nur in den Diensträumen der Stadtkasse angenommen werden. Außerhalb der
Diensträume dürfen Zahlungsmittel nur von den Dienstkräften des Vollstreckungsaußen-
dienstes und von Personen entgegen genommen werden, die hierzu besonders ermächtigt

sind.

Private Zahlungsmittel und Wertgegenstände dürfen nicht in den Stahlkassetten, Tresoren
oder anderen Behältnissen der Stadtkasse aufbewahrt werden

Zur Erledigung von einzelnen Aufgaben des Zahlungsverkehrs können Handkassen (Hand-
vorschüsse) und Einnahmekassen (Geldannahmestellen) eingerichtet werden. Näheres re-
gelt eine von der Kämmerin/ dem Kämmerer erlassene Geschäftsanweisung.

3.5.3 Wechsel

Wechsel dürfen als Zahlungsmittel nicht angenommen werden.

3.5.4 Konten und Verfügungsberechtigung

Die für den Zahlungsverkehr der Stadtkasse bei den Kreditinstituten unterhaltenen Konten
und Sparkonten werden unter der Bezeichnung "Stadtkasse Münster" geführt.

Für die Errichtung und Auflösung von Girokonten ist die Stadtkämmerin/ der Stadtkämmerer
zuständig.

Sparkonten (auch für in Geld zu hinterlegende Sicherheiten) sowie Termingeldkonten richtet
die Stadtkasse - Fachstelle Zahlungsverkehr ein.

3.5.5 Bewirtschaftung des Kassenbestandes

Das Guthaben auf den Girokonten ist möglichst niedrig zu halten. Die für den Zahlungsver-
kehr vorübergehend nicht benötigten Kassenmittel sind zinsgünstig anzulegen. Die Kassen-
liquidität darf dadurch nicht gefährdet werden.

Die Kassenleitung ist zur Verfügung über die Guthaben durch Scheck, Überweisungsauftrag
oder Abbuchungsermächtigung sowie zur Anerkennung des Standes der Girokonten berech-
tigt. Weitere Kassendienstkräfte werden auf Vorschlag der Kassenleitung von der Kämmerin/
dem Kämmerer hierzu ermächtigt. .

Die Verfügungen über Guthaben und die Erklärungen über den Kontostand bedürfen jeweils
einer hinterlegten Erst- und Zweitunterschrift.

20.2

20

3.5.6 Geldanlagen

Über die Anlage vorübergehend nicht benötigter Kassenmittel als

e Festgeld (Anlage von Geldern für einen Zeitraum von mehr als 30 Tagen) sowie
e Tagesgeld (Anlage von Geldern für einen Zeitraum bis zu 30 Tagen)

entscheidet grundsätzlich die Leiterin/der Leiter der Fachstelle "Zahlungsverkehr" im Be-
nehmen mit der Kassenleitung.

Diese Bestimmungen gelten auch bei der Ausführung von Kassengeschäften für Dritte, mit
deren Wahrnehmung die Stadtkasse beauftragt worden ist. j

3.5.7 Kassenkredite zur Liquiditätssicherung

Zur Liquiditätssicherung sind zunächst die Mittel der Rücklagen zur Kassenbestandsverstär-
kung in Anspruch zu nehmen, soweit es aus Gründen der Wirtschaftlichkeit geboten und
rechtlich zulässig ist. Über die Inanspruchnahme entscheidet die Kämmerin/ der Kämmerer
auf Vorschlag der Kassenleitung und im Benehmen mit der Amtsleitung des Amtes für Fi-
nanzen und Beteiligungen. s

Stehen Rücklagen nicht zur Verfügung bzw. ist ihre Inanspruchnahme unwirtschaftlich, ist
die rechtzeitige Leistung der Ausgaben der Stadt (auch der eigenbetriebsähnlichen Einrich-
tungen citeg und Münster Marketing) durch die Aufnahme von Kassenkrediten sicherzustel-
len.

Dabei trifft die Entscheidung über die Aufnahme von Kassenkrediten

e die Kassenleitung, wenn der Kassenkredit im Einzelfall 15 Mio. Euro nicht übersteigt und
die Laufzeit nicht mehr als zwei Monate beträgt

e in allen anderen Fällen die Kämmerin/ der Kämmerer auf Vorschlag der Kassenleitung im
Benehmen mit der Amtsleitung des Amtes für Finanzen und Beteiligungen.

Diese Bestimmungen gelten, soweit in der Haushaltssatzung des betreffenden Haushaltsjah-
res ein Kassenkredit mindestens in dieser Höhe festgesetzt worden ist.

Die Aufnahme eines Kassenkredites in einer Fremdwährung (z.Z. nur Schweizer Franken)
wird in Abstimmung mit dem Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften (in
der Nachfolge der Finanz- und Beteiligungskommission) zugelassen, sofern die Aufnahme in
dieser Währung wirtschaftlicher ist als eine solche auf dem Euro-Markt und die Währungsri-
siken abschätzbar sind. Der Gesamtbetrag in Fremdwährung aufgenommener Kassenkredite
darf 50 v.H. des in der Haushaltssatzung festgesetzten Höchstbetrages für Kassenkredite
nicht übersteigen. Über die Aufnahme entscheidet die Kämmerin/ der Kämmerer auf Vor-
schlag der. Kassenleitung im Benehmen mit der Amtsleitung des Amites für Finanzen und
Beteiligungen. .

Die vorstehende Regelung ist auch für die Rückzahlung von Kassenkrediten anzuwenden.

21

3.5.8 Informationspflicht der Stadtkasse

Die Kämmerin/ der Kämmerer und die Amtsleitung des Amtes für Finanzen und Beteiligun-
gen sind über die Geldanlagen ständig zu informieren. Gleiches gilt für die von der Stadtkas-
se aufgenommenen bzw. prolongierten Kassenkredite sowie generell für die Rückzahlung
von Kassenkrediten.

Über Festgeldanlagen:ist die/ der Oberbürgermeister(in) halbjährlich nachträglich zu unter-
richten.

3.5.9 Durchlaufende und fremde Finanzmittel

Für durchlaufende Finanzmittel sowie andere haushaltsfremde Vorgänge sind gesonderte
Nachweise zu führen (8 27 Abs. 6 GemHVO). Dabei sind die 8$ 30 und 3 der GemHVO
und die örtlichen Regelungen zur Finanzbuchhaltung zu beachten.

Durchlaufende Finanzmittel ($ 16 Abs. 1 Ziff. 1 GemHVO) sind als Verwahrgelder zu buchen.
Hierzu zählen auch die zur Weiterleitung an die Zahlungsempfänger bestimmten Beträge
(Personalabzüge) aus dem ADV-Verfahren Personalwesen der Kooperationspartner der ci-
teq.

3.6 Abschlüsse

Für jeden Buchungstag ist für jede Einrichtung eine Tagesabstimmung vorzunehmen. Die
Abstimmung ist von den an der Feststellung des Kassen-Ist-Bestandes und des Kassen-Soll-
Bestandes beteiligten Kassenmitarbeiterinnen / Kassenmitarbeitern und von der Kassenlei-
tung zu unterschreiben.

Die Kassenaufsichtsbeamtin/ der Kassenaufsichtsbeamte erhält vorab eine Ausfertigung der
Fortschreibung des Kassen-Ist-Bestandes des jeweiligen Abschlusstages und eine Auflis-
tung der angelegten/aufgenommenen Kassennmittel.

3.7. Mahnung und Vollstreckung

Die Zahlungsabwicklung (Stadtkasse) wird gem. & 2 Abs. 1 Nr. 2 Verwaltungsvollstre-
ckungsgesetz NRW (VwVG NRW) in Verbindung mit 8 30 GemHVO NRW zur zentralen Stel-
le für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmt (vgl. auch Ziff. 1.2.2). Hierzu gehö-
ren insbesondere Mahnung, Beitreibung und Einleitung und Durchführung der Zwangsvoll-
streckung (zwangsweise Einziehung), die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der
Erlass von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und
Säumniszuschläge), soweit in Vorschriften nichts anderes bestimmt ist oder nicht eine ande-
re Stelle damit beauftragt ist.

Näheres regelt die Kämmerin/ der Kämmerer durch entsprechende Dienstanweisungen.

3.8 Eidesstattliche Versicherung

Die Kassenleitung ist gem. $ 5a Abs. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW ermächtigt,
die Eidesstattliche Versicherung abzunehmen. Verfahren und Delegation auf weitere Mitar-
beiter/innen der Stadtkasse regelt eine von der Kämmerin/ dem Kämmerer zu erlassene
Dienstanweisung.

20.2

22

4. Allgemeine Regelungen

4.1 Kleinbeträge
4.1.1 Festsetzung von Kleinbeträgen

Es kann davon abgesehen werden, Ansprüche von weniger als zehn Euro geltend zu ma-
chen, es sein denn, dass die Einziehung aus grundsätzlichen Erwägungen geboten ist. Mit
juristischen Personen des öffentlichen Rechts kann im Falle der Gegenseitigkeit etwas ande-
res vereinbart werden.

Von der Festsetzung von Abgaben und abgabenrechtlichen Nebenleistungen sowie sonsti-
gen Forderungen ist abzusehen, wenn der Betrag niedriger als 10 EURO ist und feststeht,
dass. die Einziehung keinen Erfolg haben wird oder wenn die Kosten der Einziehung ein-
schließlich der Festsetzung außer Verhältnis zu dem Betrag stehen > 156 Abs. 2 Abgaben-
ordnung — AO - -).

Das gilt nicht für
e Gewerbesteuern und Zinsen nach 8233 aA0O,

e Grundbesitzabgaben, es sei denn, der Gesamtbetrag der Forderungen übersteigt diese
Betragsgrenze nicht,

e abgabenrechtliche Nebenleistungen, wenn sie zusammen mit der Hauptforderung geltend
gemacht werden sowie

e Entgelte und Verwaltungsgebühren, die Zug um Zug zu leisten sind.

4.1.2 Mahnung und Einleitung der Vollstreckung

Im Laufe des Haushaltsjahres sind Forderungen (Haupt- und Nebenforderungen) unter ei-
nem Stammdatensatz.von der Stadtkasse weder anzumahnen.noch ist wegen dieser Forde-
rungen die Vollstreckung zu betreiben, wenn der Gesamtbetrag niedriger als 25 EURO ist.
Dieses gilt auch für gemahnte, aber nicht in voller Höhe gezahlte Forderungen.

Für Verwaltungsgebühren und Bußgelder gilt dies mit der Maßgabe, dass der Forderungsbe-
trag, der gemahnt bzw: vollstreckt werden soll, mindestens 10 EURO beträgt.

4.1.3 Kleinbetragsbereinigung

Die Stadtkasse wird ermächtigt, am Schluss eines Haushaltsjahres eine Kleinbetragsbereini-
gung aller Konten eines Schuldners bzw. einer Schuldnerin, die unter einem Stammdaten-
satz gespeichert sind, vorzunehmen.

Beläuft sich der Gesamtbetrag aller offenen Forderungen eines Stammdatensatzes auf we-
niger als 10 EURO, sind die Forderungsbeträge von der Stadtkasse zu Lasten der Stadt aus-

zubüchen.

Überzahlungen von weniger als 5 EURO sind, sofern sie nicht mit offenen Forderungen der
Stadt zu verrechnen sind; von der Stadtkasse zugunsten der Stadt auszubuchen.

20.2

23

. \

Ausgenommen von den unter den Ziffern 4.1.3 und 4.1.4 getroffenen Regelungen sind die
Bereiche, in denen eine Ist-Abrechnung vorgenommen wird (z.Z. Grundbesitzabgaben und
Hundesteuer).

4.1.4 Behandlung überzahlter Verwarnungs- und Bußgelder ruhender Verkehr

Überzahlte Beträge können von der Stadtkasse nach Ablauf einer Frist von frühestens: drei
Monaten nach Zahlungseingang ohne weitere Prüfung dem Konto „Nicht unterzubringende
Gelder“ zugeführt werden.

Die Stadtkasse hat jedoch sicherzustellen, dass innerhalb der Verjährungsfrist zurückgefor-
derte überzahlte Beträge wieder ausgezahlt werden können. Die Verjährungsfrist beträgt
nach 8 195 BGB drei. Jahre und beginnt in der Regel mit dem Schluss des Jahres, in dem die
Überzahlung erfolgt ist ($ 199 Abs. 1 BGB).

4.1.5 Säumniszuschläge -.

Die Kassenleitung wird ermächtigt, beim Vorliegen der Voraussetzungen des $ 156 Absatz 2
AO, Säumniszuschläge, sofern sie nicht zusammen mit Hauptforderungen geltend gemacht
werden, bis zu 10 EURO auch ohne Antrag des Zahlungspflichtigen zu erlassen.

4.2 Stundung, Niederschlagung und Erlass

Verfahren und Zuständigkeiten über Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderun- -
gen gem. & 26 GemHVO NRW sowie die Abänderung von Verträgen, sofern die Änderung
wirtschaftlich der Stundung oder dem Erlass einer Forderung entspricht, regelt die Kämme-
rin/ der Kämmerer unter Einbeziehung nachfolgender Festlegung über die Zuständigkeit des
Rates bzw. des Hauptausschusses in einer gesonderten Dienstanweisung.

Die Zuständigkeit für den Erlass von öffentlich-rechtlichen Forderungen und Abgaben
nach Billigkeitsvorschriften liegt, wenn der zu erlassende Betrag im Einzelfall

e 50.000 Euro übersteigt, beim Hauptausschuss

e 250.000 Euro übersteigt, beim Rat.

Der Erlass privatrechtlicher Forderungen der Stadt aus Verträgen mit Mitgliedern des Ra-
tes, der Bezirksvertretungen, der Ausschüsse, dem/der Oberbürgermeister/in und den Bei-
geordneten, die nicht Forderungen nach & 12 Ziffer 1 der Hauptsatzung darstellen, bedarf
nach 8 41 Buchstabe r) GO NW der Genehmigung durch den Rat der Stadt.

Soweit der Rat oder der Hauptausschuss zuständig ist, bereitet das Fachdezernat die Vorla-
ge für den Hauptausschuss und den Rat vor.

4.3 Verwahrgelass .

Wertpapiere sollen einem Kreditinstitut gegen Depotschein zur Verwahrung übergeben wer-

den. Im Übrigen sind Wertpapiere und andere Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen
oder nachweisen, von der Stadtkasse zu verwahren. .

20.2

24

Andere Gegenstände, die der Stadt gehören oder von ihr zu verwahren sind, können der
Stadtkasse zur Verwahrung zugewiesen werden.

Über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Wertgegenstände ist Buch zu -
führen.

Näheres regelt eine von der Kämmerin/ dem Kämmerer erlassene Dienstanweisung:

4.4 Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrung der Unterlagen (Bilanzen, Abschlüsse, Buchungsbelege usw.) erfolgt
gem. & 58 GemHVO NRW.

4.5 Unterschriftsregelung innerhalb der Finanzbuchhaltung

Die internen Unterschriftsbefugnisse werden von der Kämmerin / dem Kämmerer auf Vor-
schlag der / des Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung bzw. der / des Verantwortlichen
für die Zahlungsabwicklung geregelt.

4.6 Vorkasse

Amtshandlungen oder sonstige Tätigkeiten der Verwaltung der Stadt Münster, für die Entgel-
te und Verwaltungsgebühren nach den einschlägigen Bestimmungen erhoben werden, sol-
len, wenn der Betrag niedriger als 25 EURO ist, in der Regel gegen Vorkasse bzw. Vorlage
einer Einzugsermächtigung erbracht werden. Hierzu zählt auch der Einsatz von elektroni-
schen Bezahlsystemen.

4.7 Datenschutz

Auf die Vorschriften der Datenschutzordnung für die Stadt Münster (VHb. B 10.1.0) und des
Informationsfreiheitsgesetzes Nordrhein-Westfalen - IFG NRW - vom 27.11. 2001 wird hin-
gewiesen. .

Auskünfte über gespeicherte Daten durch Fernruf, Einsichtnahme, Ausdrucke u.ä. sind Zah-
lungspflichtigen bzw. ihren Bevollmächtigten nur nach entsprechender Legitimation (z.B.
auch Rückruf), den anfordernden Stellen nur für deren Zuständigkeitsbereich beim Nachweis
eines dienstlichen Interesses und unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu
erteilen.

Ämter, denen der Zugriff auf die Dateien der Stadtkasse für ihren Zuständigkeitsbereich ge-
nehmigt worden ist, sind in der Regel auf die eigenen -Nutzungsmöglichkeiten des Dialog-
Systems zu verweisen.

5. Regelungen zur Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung

Als DV-gestütztes Buchführungssystem wird nachfolgend eine Buchführung bezeichnet, die
insgesamt oder in Teilbereichen kurzfristig oder auf Dauer unter Nutzung von Hardware und
Software auf DV-Datenträgern geführt wird. Dabei ist sicherzustellen, dass während der
Dauer der DV-Speicherung die Bücher, Belege und sonst erforderlichen Aufzeichnungen
jederzeit innerhalb angemessener Frist verfügbar und lesbar gemacht werden können. Zu

20.2

25

den DV-Datenträgern gehören neben den magnetischen Datenträgern insbesondere auch
elektro-optische Datenträger. Da die Erstellung der Mikrofilme mit Hilfe des COM-Verfahrens
(Computer-Output-Microfilm) die integrierte Fortsetzung des EDV-Verfahrens ist, unterliegt
dieses Verfahren ebenfalls den GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Bu-
chungssysteme). Die optische. Archivierung dieses Verfahrens unterliegt ebenfalls den
GoBS.

5.1 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung

Für den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung (DV) sind die Vorschriften der
GemHVO anzuwenden. Daneben sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung
(GoB) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
sowie die Ordnungsvorschriften der 88 238, 239, 257 und 261 HGB und die 88 145 bis 147
Abgabenordnung zu beachten.

Insbesondere gilt:

- Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht
erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Beleg-
und Journalfunktion).

- Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und
einen Überblick über.die Vermögens- ünd Ertragslage gewährleisten (Kontenfunktion):

- Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrie-
ben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlussposition dargestellt und
jederzeit lesbar gemacht werden können.

- Ein sachverständiger Dritter muss. sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchführung in
angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle
und die Lage der Kommune verschaffen können.

- Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation, die so-
wohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständ-
lich und nachvollziehbar gemacht werden

5.2 Freigabe von Verfahren

In der automatisierten Datenverarbeitung für die Finanzbuchhaltung dürfen nur freigegebene
Programme eingesetzt werden. Ein Programm muss den für den Vollzug der Aufgaben gel-
tenden, speziellen rechtlichen und sachlichen Regelungen sowie den GoBS entsprechen.

Die Programme müssen dokumentiert und von den anwendenden Stellen geprüft und freige-
geben sein. Durch Kontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig er-
fasst werden und nach erfolgter Buchung nicht unbefugt (d. h. nicht ohne Zugriffsschutzver-
fahren) und nicht ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustandes verändert werden kön-
nen. \

Die Freigabe soll dauerhaft nachvollziehbar sein und bestätigen, dass die gesetzlichen und
örtlichen Regelungen eingehalten werden. Die Testberichte, in denen Art, Umfang und Er-
gebnisse festgehalten werden, sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für die jeweils
eingesetzte Programmversion ist ein Testat vorzuhalten.

- 20.2

26

Sofern es sich um Programme handelt, die unmittelbare Auswirkungen auf die Finanzbuch-
haltung gemäß $ 103 (1) Nr. 6 GO NRW haben, ist die örtliche Rechnungsprüfung zu beteili-
gen. Sie kann die Freigabe anhand eigener Testfälle prüfen, bei denen die Funktionsfähig-
keit und Betriebssicherheit der Verfahren nachgewiesen wird. Die Prüfung kann auch dürch
beauftragte Dritte durchgeführt werden.

5.3 Berechtigungen im Verfahren

Elektronische Signaturen im Sinne des Gesetzes über Rahmenbedingungen für elektroni-
sche Signaturen und zur Änderung weiterer Vorschriften vom 16.05.2001 sind.Daten in elekt-
ronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft
sind und die zur Authentifizierung dienen. Ihre Verwendung ist — soweit durch Rechtsvor-
schrift nicht vorgeschrieben - freigestellt.

Durch das von der Kämmerin/dem Kämmerer zu regelnde Berechtigungskonzept werden
innerhalb des DV-Systems SAP die Berechtigungen elektronisch sichergestellt. Eine elektro-
nische Signatur wird im Bereich der Buchhaltung nicht angewandt (vgl. auch Ziff. 2.3.6.1)

5.4 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen

Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen (batch- / dialogorientierte Verfahren) gelten als
ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig,
zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind.

Es ist zu gewährleisten, dass alle für die - unmittelbar oder zeitlich versetzt - nachfolgende
Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung. vorhanden, plausibel und kontrollierbar
sind. Insbesondere müssen die Merkmale für eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstel-
lung nach Sach- und Personenkonten gespeichert sein.

Diese Daten sind in Form von Buchungsprotokollen oder in anderer protokollierbarer, verfah-
rensabhängiger Darstellungsweise (maschinell erstellte Erfassungs-, Übertragungs- und
Verarbeitungsprotokolle) vorzuhalten. Die Protokolle werden wie Belege aufbewahrt.

Um die zeitnahe und periodengerechte Erfassung eines Geschäftsvorfalls sicherzustellen,
muss der Zeitpunkt der Buchung in der Verfahrensdokumentation definiert:sein. j

Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z. B. wegen offensichtlicher Unrichtig-
keit korrigiert, braucht der ursprünglich gespeicherte Inhalt nicht feststellbar zu sein.

Werden Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung verändert, so
muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben, z. B. durch Aufzeichnungen
über durchgeführte Änderungen (Storno- und Neubuchung). Diese Änderungsnachweise
sind Bestandteil der Buchführung und aufzubewahren.

5.5 Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung

Die DV-Buchführung hat dem Prinzip zu entsprechen, dass ein sachlicher und zeitlicher
Nachweis über sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle erbracht werden muss.

27

5.6 Sicherung und Kontrolle der Verfahren

Die Oberbürgermeisterin / der Oberbürgermeister bestimmt, in welcher Form die Bücher ge-
führt werden.

Die Anwendung und die Entwicklung von Programmen sind voneinander zu trennen. Wer

Daten in.der Finanzbuchhaltung erfasst, darf keine System- oder Anwendungsprogrammie-
rung vornehmen können und umgekehrt.

6. Schlussbestimmungen

6.1 Weitergeltung bisheriger Regelungen
Regelungen zum bisherigen kameralen Haushalts- und Kassenverfahren haben auch für die
doppisch buchenden Ämter und Einrichtungen weiter Geltung, soweit sie nicht durch diese

oder weitere Geschäftsanweisungen geändert wurden und sinngemäß angewandt werden
können (z.B. die Stundungsanweisung).

6.2 Regelungslücken
Soweit Regelungslücken bestehen, sind diese zu schließen

e soweit möglich durch analoge Anwendung der bestehenden Regelungen für das kamerale
Finanzwesen (GA Finanzen u.a.),

e durch Auslegung der gesetzlichen Vorschriften und der Grundsätze ordnungsgemäßer
Buchführung sowie

e durch Entscheidung der/ des Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung im Einzelfall
bzw. durch Entscheidung der Kämmerin/ des Kämmerers, wenn eine Regelung von
grundsätzlicher Bedeutung ist.

6.3 Allgemeine Ermächtigung

Die Kämmerin/ der Kämmerer wird ermächtigt, in Ausführung oder Ergänzung dieser Ge-

schäftsanweisung weitere Regelungen zu erlassen.

6.4 Inkrafttreten

Die Geschäftsanweisung tritt zum 01.04. 2006 in Kraft.

20.2

V/0331/2006 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Amt für Finanzen und Beteiligungen 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Vorläufige Geschäftsanweisung gem. § 31 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) NRW zur 
Regelung der Finanzbuchhaltung für die Stadt Münster 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
14.06.2006 Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften Bericht 
21.06.2006 Hauptausschuss Bericht 
21.06.2006 Rat Bericht 
 
 
Bericht: 
 
 
Die beigefügte vorläufige Geschäftsanweisung gem. § 31 GemHVO NRW zur Regelung der Fi-
nanzbuchhaltung für die Stadt Münster wird entsprechend den gesetzlichen Vorgaben 
(§ 31 Abs. 1 Satz 3 GemHVO) dem Rat zur Kenntnis gegeben. 
 
 
Im Rahmen der Umsetzung des Neuen Komm unalen Finanzmanagements (NKF) fordert der 
§ 31 Abs. 1 Satz 1 der neuen GemHVO NRW von der Gemeinde:  
 
„Um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer 
Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von 
Wertgegenständen sicherzustellen, sind von der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister nähere 
Vorschriften unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu erlassen.“ 
 
Diese örtlichen Vorschriften sind gem. § 31 Abs. 1 Satz 3 GemHVO dem Rat zur Kenntnis zu 
geben. Der § 31 Abs. 2 GemHVO enthält eine Aufzählung von Bestimmungen, die in den örtli-
chen Vorschriften mindestens zu regeln sind.  
 
Die Stadt Münster hat parallel zur Umsetzung des NKF in der ersten Welle zum 01.01.2006 (vgl. 
Ratsvorlage V/0283/2005 vom 12.04.2005) eine entsprechende Geschäftsanweisung erarbeitet, 
die vom Oberbürgermeister zum 01.04.2006 erlassen wurde. Sie gilt nur für die Ämter, die bereits 
auf die Doppik umgestellt sind. 
 
Der Zusatz „vorläufig“ in der Bezeichnung der Geschäftsanweisung wurde gewählt, um deutlich 
zu machen, dass im Zuge des laufenden mehrjährigen Einführungsprozesses des Neuen Kom-
munalen Finanzmanagements weiterhin Erfahrungen gemacht werden, die sukzessiv noch zu 
einer Anpassung der Vorschriften führen werden. Die jetzt vorgelegte Geschäftsanweisung steht 
Vorlagen-Nr.: 
V/0331/2006 
Auskunft erteilt: 
Herr  Theil 
Ruf: 
4 92 21 00 
E-Mail: 
theilV@stadt-muenster.de 
Datum: 
28.04.2006 
Öffentliche Berichtsvorlage

2 
V/0331/2006 
 
daher unter dem Vorbehalt der zukünftigen Überarbeitung. Der Rat wird über Änderungen und 
Ergänzungen in regelmäßigen Abständen informiert werden.  
 
Teile der Regelungen, insbesondere unter den Ziffern 3. und 4., wiederholen bzw. modifizieren 
Vorschriften, die auch unter dem kameralen Haushalts- und Bewirtschaftungsrecht bereits Gül-
tigkeit haben, z.B. in der für doppische Haushaltsbereiche aufgehobenen Gemeindekassenver-
ordnung oder in der Geschäftsanweisung für das kamerale Finanzwesen in der Stadt Münster. 
 
 
I.V. 
 
gez. 
Bickeböller 
Stadtkämmerin