Ausschreibung der Betriebsträgerschaften für die dauerhaften Flüchtlingseinrichtungen in Roxel, Zum Schultenhof 3, und Nienberge, Käthe-Ernst-Weg 16 - 26

V/1085/2017 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Sozialamt 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Ausschreibung der Betriebsträgerschaften für die dauerhaften Flüchtlingseinrichtungen in  
Roxel, Zum Schultenhof 3, und Nienberge, Käthe-Ernst-Weg 16 - 26 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
10.01.2018 Integrationsrat Vorberatung 
17.01.2018 Ausschuss für Soziales, Stiftungen, Gesundheit,  Vorberatung 
 Verbraucherschutz und Arbeitsförderung  
18.01.2018 Bezirksvertretung Münster-West Anhörung 
31.01.2018 Haupt- und Finanzausschuss Vorberatung 
31.01.2018 Rat Entscheidung  
 
Beschlussvorschlag: 
 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Die Betriebsträgerschaften für die dauerhaften Flüchtlingseinrichtungen in Roxel, Zum 
Schultenhof 3, und Nienberge, Käthe-Ernst-Weg 16 - 26, werden in einem nationalen Aus-
schreibungsverfahren gemäß Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) für die 
Dauer von drei Jahren mit der Option für die Stadt Münster ausgeschrieben, sie für jeweils  
maximal ein weiteres Jahr zu gleichen Bedingungen zu verlängern. 
 
2. Mit den Auftrag nehmenden Organisationen werden Verträge zur Regelung der gegenseitigen 
Rechte und Pflichten zum Betrieb, zur Nutzung von Gebäuden und Außenanlagen der Flücht-
lingseinrichtungen sowie zur Finanzierung geschlossen. 
 
3. Finden sich in dem Verfahren keine geeigneten Auftragnehmenden, betreibt die Stadt die Flücht-
lingseinrichtungen selbst. 
 
4. Für die kriteriengeleitete Bewertung zuzulassender Angebote wird ein Bewertungsgremium ein-
gesetzt. Die Angebote werden für diese Bewertung anonymisiert. Für die Teilnahme am Bewer-
tungsgremium können die Bezirksvertretung Münster-West, der Integrationsrat sowie die im 
Ausschuss für Soziales, Stiftungen, Gesundheit, Verbraucherschutz und Arbeitsförderung vertre-
tenen Fraktionen der CDU, der SPD, von Bündnis 90/Die Grünen/GAL, der FDP und von DIE 
LINKE. je eine Vertreterin oder einen Vertreter benennen. Für die Verwaltung nimmt Frau  
Cornelia Wilkens, Beigeordnete für Soziales, Integration, Kultur und Sport, teil. 
 
 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/1085/2017 
Auskunft erteilt: 
Herr Lembeck 
Ruf: 
492-5040 
E-Mail: 
Lembeck@stadt-muenster.de  
Datum: 
04.01.2018 
Öffentliche Beschlussvorlage

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V/1085/2017 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
Mit dem Beschluss über diese Vorlage sind unmittelbar keine zusätzlichen Kosten verbunden. 
Grundsätzlich stehen die notwendigen Mittel als Transferaufwendungen in der Produktgruppe 0502 
„Sicherung des Lebensunterhalts“ zur Verfügung. Sind als Ergebnis der Ausschreibungen höhere 
als die bisher veranschlagten Aufwendungen erforderlich, wird dies innerhalb des Budgets aufge-
fangen. 
 
Sollten sich in dem Verfahren keine geeigneten Organisationen für die Aufträge finden und sollte die 
Stadt die Flüchtlingseinrichtungen danach selbst betreiben, sind die erforderlichen Mittel innerhalb 
derselben Produktgruppe zu den Personalaufwendungen zu verlagern. Die Voraussetzungen im 
Stellenplan sind dann zu schaffen. 
 
 
Begründung: 
 
Ausgangslage 
 
Am 02.04.2014 stimmte der Rat der Stadt Münster dem Vorschlag der Verwaltung zu, die Träger-
schaft für die seinerzeit neue Flüchtlingseinrichtung in Roxel, Zum Schultenhof, an eine geeignete 
Organisation zu vergeben (vgl. Vorlage V/0228/2014). Mit der Vergabe der Trägerschaft wurden eine 
größere Pluralität der Angebote sowie eine Förderung von Wettbewerb und Qualität erwartet. Es folg-
te ein nationales Ausschreibungsverfahren. Für die kriteriengeleitete Bewertung zugelassener Ange-
bote tagte ein Bewertungsgremium. Auf dieser Basis beschloss der Vergabeausschuss am 
23.07.2014 die Vergabe der Betriebsträgerschaft an die Deutsches Rotes Kreuz Betreuungsdienste 
Westfalen-Lippe. 
 
Es folgte die Ausschreibung für die neue Flüchtlingseinrichtung in Nienberge, Käthe-Ernst-Weg, die 
der Rat am 02.07.2014 beschloss und die nach demselben Verfahren organisiert wurde (vgl. Vorlage 
V/0418/2014). Im Ergebnis vergab der Vergabeausschuss diese Trägerschaft am 05.11.2014 an den 
Caritasverband für die Stadt Münster. 
 
Beide Verträge traten am 01.01.2015 in Kraft und hatten eine Laufzeit bis zum 31.12.2017. Eine Ver-
längerung der Betriebsträgerschaften war aus vergaberechtlichen Gründen nicht zulässig und ent-
spricht nicht dem Ziel, durch Wettbewerb das beste Angebot zu erhalten. Aufgrund der positiven Er-
fahrungen mit dem Betrieb der beiden dauerhaften Einrichtungen durch die freien Träger schlägt die 
Verwaltung vor, die Trägerschaften erneut auszuschreiben. Ziel ist es weiterhin, zu einer größeren 
Vielfalt von Inhalten, Methoden und Handlungsweisen im Arbeitsfeld und damit zu einer positiven 
Weiterentwicklung der Betreuungsarbeit zu kommen. 
 
Die Ausschreibungen der Betriebsträgerschaften sowie die sich anschließenden Bewertungs- und 
Vergabeverfahren werden nach Einschätzung der Verwaltung so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass 
die Übergaben zum 01.07.2018 realistisch sind. Für diese Übergangssituation ist mit den aktuell täti-
gen Trägern vereinbart, die Betriebsträgerschaften für die Dauer von sechs Monaten (bis zum 
30.06.2018) VOL/A-konform fortzuführen, damit es in diesem relativ kurzen Übergangszeitraum nicht 
zu vermeidbaren Betreuungswechseln kommt. 
 
Ausschreibungsverfahren und -inhalte 
 
Die Vergaben der Trägerschaften sollen als öffentliche Aufträge über Dienstleistungen nach der 
VOL/A in einem nationalen Verfahren ausgeschrieben werden. Daher entscheidet der Vergabeaus-
schuss abschließend darüber, wer die Leistungen übernimmt. Neben z. B. gemeinnützigen freien 
Trägern, Wohlfahrtsverbänden oder Hilfsorganisationen können in dem Verfahren auch kommerzielle, 
gewinnorientierte, also privatgewerbliche Organisationen Angebote abgeben.

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Ausgeschrieben wird die sozialarbeiterische und hausmeisterische Betreuung der Einrichtungen mit 
jeweils 50 Plätzen für die Dauer von drei Jahren. Unter den Leitgedanken der Selbstbestimmung, 
Partizipation und der Unterstützung gleichberechtigter Teilhabe am gesellschaftlichen Leben geht es 
in der zu vergebenden Arbeit um die professionelle Begleitung und einzelfallbezogene psychosoziale 
Unterstützung von Flüchtlingen. Diese soll ihnen helfen, den Alltag zu organisieren und zu gestalten, 
Perspektiven zur selbstständigen Lebensführung zu entwickeln und die Integration ins Gemeinwesen 
einschließlich des Umzugs auf den privaten Wohnungsmarkt zu bewältigen. Die Betreuung schließt 
auch die Unterstützung über örtliche Netzwerk- und Öffentlichkeitsarbeit ein.  
 
Die Gebäude sollen dafür kostenfrei zur Verfügung gestellt werden und für ihre Nutzung sowie die 
Umsetzung der Leistungen sollen die notwendigen Regelungen in die Verträge zwischen den Auftrag 
nehmenden Organisationen und der Stadt Münster aufgenommen werden. 
 
Die Verwaltung schlägt vor, dass die Stadt Münster die Option haben soll, die Verträge über diese 
Leistungen für jeweils ein weiteres Jahr zu gleichen Bedingungen zu verlängern. Die Ausschöpfung 
dieses Zeitrahmens gewährleistet einerseits eine höhere Kontinuität in der Betreuung der Einrichtun-
gen, andererseits das Ziel, Wettbewerb zu schaffen und das beste Angebot zu erhalten. Der erforder-
liche Verwaltungsaufwand wird zudem gering gehalten. 
 
Um nach Möglichkeit ein plurales Angebot bei den anstehenden Vergaben zu gewährleisten, schlägt 
die Verwaltung vor, auf Vergaben der Trägerschaften nach Losen - also eine Aufteilung der Leistun-
gen der Menge nach - zu verzichten. Bei einer gemeinsamen Ausschreibung für beide Flüchtlingsein-
richtungen (Lose) wäre intendiert, dass sich der Preis bei gleichzeitiger Vergabe mehrerer Lose an 
eine Organisation ermäßigt. Zwar ist es auch bei getrennten Ausschreibungen nicht ausgeschlossen, 
dass die Trägerschaften an dieselbe Organisation zu vergeben sind; dieser Variante soll aber der 
Vorzug gegeben werden, da vorrangig ein plurales Angebot angestrebt wird. 
 
Auswahlkriterien 
 
In die Auswahl zu den Entscheidungen über die Trägerschaftsvergaben werden nur Bietende gelan-
gen, die für die Aufgaben geeignet sind, also Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit 
nachweisen. Dazu werden alle an der Ausschreibung Teilnehmende beispielsweise belegen bzw. 
erklären müssen, dass sie qualifiziertes Personal einschließlich qualifizierter Vertretungen einsetzen, 
die Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes einhalten und sich zur Frauenförderung verpflich-
ten. 
 
Die Entscheidungen über die Trägerschaftsvergaben sollen im Übrigen folgenden Wertungskriterien 
mit den angegebenen prozentualen Gewichtungen folgen: 
 Zuschuss der Stadt Münster 
(Angebotssumme, wirtschaftlich günstige Angebote) - 30 % 
 Betreuungskonzept - 25 % 
o Umsetzung des münsterschen Konzepts für die Betreuungs- und Integrationsarbeit - 10 % 
o Sozialarbeiterische Betreuung - 15 % 
o Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung - Vereinbarung als Ausschlusskriterium 
 Kooperationen, Gemeinwesenarbeit - 20 % 
 Organisatorische Anforderungen - 15 % 
o Umsetzung der Unterbringungsverpflichtung, Auszugsmanagement - 6 % 
o Betrieb des Gebäudes, Hausverwaltung, hausmeisterische Aufgaben - 9 % 
 Qualitätssicherung - 10 % 
Damit wird der örtlichen Gemeinwesenarbeit gegenüber den ersten Ausschreibungsverfahren für die 
Flüchtlingseinrichtungen ein erheblich größeres Gewicht beigemessen.

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Angebotsbewertung und Bewertungsgremium 
 
Nach den Submissionen sind die schriftlich vorgelegten Konzepte zu bewerten und Entscheidungen 
des Vergabeausschusses über die Auswahl der Auftragnehmenden für die Trägerschaften der Flücht-
lingseinrichtungen in Roxel und Nienberge vorzubereiten. Zu den fachlichen Aspekten der Angebots-
bewertungen sollen Vertretungen der Gremien hinzugezogen werden, die örtlich und inhaltlich für die 
Flüchtlingseinrichtungen zuständig sind - Bezirksvertretung, Integrationsrat und Ausschuss für Sozia-
les, Stiftungen, Gesundheit, Verbraucherschutz und Arbeitsförderung. 
 
Dazu soll ein Bewertungsgremium eingerichtet werden, wie es sich bei den ersten Vergaben der Trä-
gerschaften für die Einrichtungen bewährt hat. Es soll die zulässigen Angebote an Hand der darge-
stellten Kriterien bewerten. Dazu sollen die Angebote anonymisiert werden. Die Erfahrungen aus den 
ersten Verfahren haben gezeigt, dass dies zum Teil schwierig ist, insbesondere wenn in Angeboten 
beispielsweise bestehende örtliche Aktivitäten im Rahmen der Gemeinwesenarbeit oder Leistungen, 
Maßnahmen oder Dienste im Quartier beschrieben werden. Dennoch bietet das Bewertungsgremium 
aus Sicht der Verwaltung einen zusätzlichen Schutz der Bietenden davor, dass sachfremde Erwä-
gungen in die Auswertungen einfließen.  
 
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Bewertungsgremiums müssen sich zur Verschwiegenheit 
verpflichten und das Vergaberecht beachten. Ihre Teilnahme ist ausgeschlossen, wenn sie mit bie-
tenden Organisationen in einer Beziehung verbunden sind, die mit den von ihnen im Gremium zu 
vertretenden Interessen kollidieren könnte. 
 
Ausblick 
 
Nach einem positiven Beschluss über diese Vorlage wird die Verwaltung die Ausschreibungen zur 
Übertragung der Betriebsträgerschaften für die Flüchtlingseinrichtungen in Roxel und Nienberge ver-
anlassen. 
 
Gehen aus den Ausschreibungsverfahren keine geeigneten Organisationen für die Übernahme der 
Aufträge hervor, übernimmt die Stadt selbst die rechtlich verpflichtende Aufgabe zur Betreuung der 
Menschen in den Einrichtungen. 
 
In den letzten beiden Jahren haben verschiedene örtliche freie Träger aktiv und erfolgreich in der Be-
treuung von städtischen Flüchtlingseinrichtungen gearbeitet. Sie haben fast ausnahmslos ihr Interes-
se an der erneuten Übernahme von Trägerschaften für Flüchtlingseinrichtungen erklärt. Sie werden 
ebenso wie die örtlichen Wohlfahrtsverbände und Hilfsorganisationen über die anstehenden Aus-
schreibungen informiert. 
 
Künftig soll es zu weiteren Ausschreibungen in diesem Bereich kommen. Der Haupt- und Finanzaus-
schuss hat dazu in seiner Sitzung am 18.10.2017 beschlossen: „Beim Betrieb dieser neuen Einrich-
tungen (Anm.: neu zu errichtende dauerhafte Flüchtlingseinrichtungen) setzt die Stadt Münster wei-
terhin auf die Mitarbeit der freien Träger. Unter Berücksichtigung aller fachlichen und personellen 
Komponenten setzt sich die Stadt Münster das Ziel, in Zukunft 50 % aller Einrichtungen zu vergeben. 
Hierbei ist das vorgeschriebenen Ausschreibungsverfahren anzuwenden“ (vgl. Vorlage V/0721/2017). 
 
I. V. 
 
gez. 
 
Cornelia Wilkens 
Stadträtin