Neufassung der Geschäftsanweisung zu den Regelungen der Finanzbuchhaltung für die Stadt Münster

V/0361/2022
V/0361/2022
Öffentliche Berichtsvorlage
Betrifft
Neufassung der Geschäftsanweisung zu den Regelungen der Finanzbuchhaltung für die Stadt
Münster
Beratungsfolge
09.06.2022 Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft Bericht
14.06.2022 Hauptausschuss Bericht
14.06.2022 Rat Bericht
Bericht:
Nach § 32 Abs. 1 Kommunalhaushaltsverordnung NRW hat der Oberbürgermeister Vorschriften zu
erlassen, um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer
Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von
Wertgegenständen sicherzustellen. Diese Vorschriften sind dem Vertretungsorgan zur Kenntnis zu
geben. Daher legt die Verwaltung mit dieser Vorlage die Neufassung der Geschäftsanweisung zu den
Regelungen der Finanzbuchhaltung den politischen Gremien zur Kenntnisnahme vor (Anlage 1).
Die Geschäftsanweisung stellt das Basiswerk im Bereich der Finanzbuchhaltung dar. Aus
verschiedenen Gründen – auf die im Folgenden eingegangen wird – ist eine grundständige
Neuauflage dieses Regelwerkes erforderlich. Wegen der vollständigen Überarbeitung wird von einer
Gegenüberstellung des alten und des neuen Regelwerkes in der Form einer Synopse abgesehen.
Zu den Sachverhalten, die in die Geschäftsanweisung aufgenommen wurden, gehören Regelungen
zur Organisation, Buchführungsaufgaben, Zahlungsabwicklung, Forderungsmanagement,
Datenverarbeitung, Aufsicht, Kontrolle und Prüfung im Rahmen der Finanzbuchhaltung. Die
Geschäftsanweisung bildet gemeinsam mit den auf ihr fußenden Detailregelungen die Basis für das
interne Kontrollsystem (IKS).
Die wesentlichen Inhalte der GA Finanzbuchhaltung im Überblick:
Amt für Finanzen und
Beteiligungen
25.05.2022
Ihr/e Ansprechpartner/in:
Herr Möller
T elefon:0251 492 2000
MoellerFrank@stadt-
muenster.de

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1. Geltungsbereich
Die Geschäftsanweisung richtet sich an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung
Münster, einschließlich der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen.
2. Organisation der Finanzbuchhaltung
Das Kapitel befasst sich mit den Aufgaben und der Gliederung der Finanzbuchhaltung und den
personellen Verantwortlichkeiten. Die zentralen Aufgaben sind:
· die Buchhaltung
· die Zahlungsabwicklung
· die Mahnung und die Vollstreckung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen
Forderungen
· die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen.
3. Anordnungswesen
Das Anordnungswesen umfasst die Maßnahmen der Verwaltung, durch die der Haushaltsplan
ausgeführt wird. Den damit verbundenen Verantwortlichkeiten, sowohl im kreditorischen als auch im
debitorischen Bereich, wird nunmehr ein gesamtes Kapitel gewidmet.
Neu sind vor allem die Regelungen aufgrund der Einführung einer durchgängig elektronischen
Rechnungsbearbeitung. Bekanntlich sind alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland verpflichtet,
elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zu empfangen. Die
Grundlage für diese Verpflichtung bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Voraussetzung für die durchgängig elektronische Rechnungsbearbeitung waren weitreichende
Umstellungen der innerstädtischen Prozesse.
4. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
Die gemeinsamen Regelungen für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung widmen sich den
städtischen Kontierungsrichtlinien, die einheitlich anzuwenden sind.
Daneben wird das verwaltungsweite Stammdatenmanagement geregelt. Das
Stammdatenmanagement erfährt, insbesondere aufgrund der bevorstehenden Umstellung des SAP-
Systems auf die neue Version S/4 HANA, besondere Bedeutung, da hier das Ziel des
Einheitsgeschäftspartners zu erreichen ist.
5. Detailregelungen für die Zahlungsabwicklung
Voraussetzung für die Sicherung der Zahlungsfähigkeit und Liquiditätsplanung ist die rechtzeitige
Kenntnis über die kurz- und mittelfristigen Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Im Kapitel 5
finden sich die mit dem Zahlungsverkehr verbundenen Zuständigkeiten und Basisregelungen, um die
Zahlungsfähigkeit aufrecht zu erhalten.

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6. Post und Schriftverkehr
Alle erkennbar für die Zahlungsabwicklung bestimmten Sendungen dürfen nur von den damit
beauftragten Dienstkräften der Zahlungsabwicklung geöffnet werden.
7. Anlagenbuchhaltung / Bilanzierung
In der Anlagenbuchhaltung ist die Vermögenslage vollständig, richtig und zeitgerecht geordnet zu
erfassen und zu dokumentieren.
8. Jahresabschluss
Der Jahresabschluss dient dazu, ein tatsächliches Bild der wirtschaftlichen Lage der Gemeinde zu
vermitteln. Regelungen hierfür werden in einer jährlichen Jahresabschlussverfügung getroffen.
9. Einsatz von Geld-, Debit- oder Kreditkarten sowie Schecks
In diesem Kapitel wird der Einsatz von Zahlungsmitteln geregelt, und es erfolgt ein Verweis auf eine
weitergehende Geschäftsanweisung.
10. Forderungsmanagement
Das Forderungsmanagement dient dazu, Zahlungsausfälle zu vermeiden oder zumindest zu
minimieren. Die kommunale Liquidität soll durch die Verkürzung der Forderungslaufzeiten verbessert,
Beitreibungskosten sollen reduziert werden. Der Bedeutung eines geordneten
Forderungsmanagements wird mit diesem Kapitel, das in der bisherigen Geschäftsanweisung nicht
enthalten war, Rechnung getragen. In der hier vorliegenden Neufassung der Geschäftsanweisung
finden sich nunmehr umfangreiche gesamtstädtische Rahmenregelungen zum Umgang mit
Forderungen im Rahmen eines zentral überwachten Forderungsmanagements wieder. Sie bilden
auch die Grundlage für weitere in diesem Zusammenhang stehende Geschäftsanweisungen zu
Detailregelungen.
11. Kleinbeträge
An dieser Stelle wird lediglich auf die separate Geschäftsanweisung ‚Kleinbeträge‘ verwiesen.
12. Überwachung der Finanzbuchhaltung
Zur Gewährleistung der ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung und der Kassensicherheit finden sich
hier Regelungen zur Aufsicht und Prüfung der Finanzbuchhaltung und der T agesabschlüsse.
13. Rechte der örtlichen Rechnungsprüfung
Dem Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision obliegt nach der Gemeindeordnung die Prüfung
einer rechtmäßigen, zweckmäßigen und wirtschaftlichen Erfüllung der Aufgaben der Stadtverwaltung.
Daher besteht ihm gegenüber eine Unterrichtungspflicht über alle wesentlichen, die Buchführung und
Zahlungsabwicklung betreffenden Regelungen.

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14. Freigabe von Verfahren und Vergabe von Berechtigungen
Die Buchführung wird mit Hilfe der bei der Stadt Münster eingesetzten Finanzbuchhaltungssoftware
SAP vorgenommen. Die Ämter und Einrichtungen sind mit entsprechenden Fachverfahren
angebunden oder arbeiten unmittelbar in SAP . Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung werden
zukünftig regelmäßig Anpassungen an den DV-Verfahren erforderlich sein. Generell dürfen nur
fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden. Bei der Einführung
neuer Fachverfahren und bei der Änderung bestehender Fachverfahren mit Auswirkungen auf die
Finanzbuchhaltung sind die in Kapitel 14 aufgeführten Prüfschritte einzuhalten.
15. Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen
Als grundlegender Bestandteil des internen Kontrollsystems und im Sinne einer ordnungsgemäßen
Buchführung sind im DV-Buchführungssystem sämtliche Geschäftsvorfälle auszuweisen. Sämtliche
Systemeingaben, die Veränderungen beinhalten, sind zu protokollieren.
16. Aufbewahrung von Unterlagen
Letztlich müssen alle Unterlagen und Daten innerhalb der jeweiligen Aufbewahrungsfrist (digital)
verfügbar gehalten und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden.
Fazit
Die Neuregelung der Geschäftsanweisung bringt die Finanzbuchhaltung in der Stadt Münster auf
einen aktuellen Stand und ersetzt die bisherige Regelung (Anlage 2), die zum 30.06.2022 ausläuft.
In Vertretung
gez.
Christine Zeller
Stadtkämmerin
Anlagen:
Anlage 1: Geschäftsanweisung Finanzbuchhaltung, neue Fassung
Anlage 2: Geschäftsanweisung Finanzbuchhaltung, bisherige Fassung

Geschäftsanweisung zur Regelung der Finanzbuchhaltung für 
die Stadt Münster vom 14.09.2011 (bisherige Fassung) 
Inhalt 
Präambel ............................................................................................................................... 4 
1. Geltungsbereich ................................................................................................................ 5 
2 Organisation der Finanzbuchhaltung .................................................................................. 5 
2.1 Personelle Verantwortlichkeiten ................................................................................... 5 
2.2 Aufgaben und Gliederung der Finanzbuchhaltung ....................................................... 6 
2.2.1 Geschäftsbuchführung .......................................................................................... 6 
2.2.2 Zahlungsabwicklung .............................................................................................. 7 
3 Regelungen für die Geschäftsbuchführung ......................................................................... 7 
3.1 Regelungen zur Hauptbuchhaltung .............................................................................. 7 
3.1.1 Aufgaben ............................................................................................................... 7 
3.1.2 Jahresabschlüsse / Eröffnungsbilanz ..................................................................... 7 
3.1.3 Bilanzierungsrichtlinien .......................................................................................... 7 
3.1.4 Kontenplan ............................................................................................................ 8 
3.1.5 Nebenbuchhaltung ................................................................................................ 8 
3.2 Regelungen für die Debitorenbuchhaltung (Forderungen der Stadt Münster) ............... 8 
3.2.1 Kontierungsrichtlinien ............................................................................................ 8 
3.2.2 Stammdaten .......................................................................................................... 8 
3.2.3 Geschäftsablauf .................................................................................................... 9 
3.2.3.1 Erfassung von Ansprüchen ................................................................................. 9 
3.2.3.2 Vier-Augen-Prinzip ............................................................................................. 9 
3.2.4 Rechnungsabgrenzung ........................................................................................10 
3.3 Regeln für die Kreditorenbuchhaltung (Verbindlichkeiten der Stadt Münster) ..............10 
3.3.1 Kontierungsrichtlinien ...........................................................................................10 
3.3.2 Stammdaten .........................................................................................................10 
3.3.3 Geschäftsablauf ...................................................................................................11 
3.3.4 Aktive Mittelkontrolle .............................................................................................12 
3.3.5 Bestellwesen ........................................................................................................12 
Anlage 2 zur Vorlage V/0361/2022

3.3.6 Anordnungswesen ................................................................................................12 
3.3.7 Rechnungsabgrenzung ........................................................................................16 
3.3.8 Ablagesystem .......................................................................................................17 
3.4 Regelungen zur Anlagenbuchhaltung .........................................................................17 
3.5 Regelungen für das Inventar und die Inventur .............................................................18 
3.6 Regelung für die Bilanzierung von Forderungen .........................................................18 
3.7 Regelung für die Bilanzierung von Verbindlichkeiten ...................................................18 
3.8 Abschlüsse .................................................................................................................19 
3.8.1 Jahresabschluss ...................................................................................................19 
3.8.2 Unterjährige Abschlüsse .......................................................................................19 
3.8.3 Tagesabschlüsse..................................................................................................19 
4. Regelungen für die Zahlungsabwicklung ..........................................................................19 
4.1 Aufgaben der Zahlungsabwicklung (Stadtkasse).........................................................19 
4.2 Kassenpersonal ..........................................................................................................20 
4.2.1 Kassenleitung .......................................................................................................20 
4.2.2 Kassendienstkräfte ...............................................................................................21 
4.3 Liquidität der Stadtkasse .............................................................................................21 
4.3.1 Liquiditätsplanung .................................................................................................21 
4.3.2 Informationspflichten der Fachverwaltung ............................................................21 
4.4 Geschäftsgang der Stadtkasse ...................................................................................22 
4.4.1 Briefsendungen und Schriftstücke ........................................................................22 
4.4.2 Sonstige Sendungen ............................................................................................22 
4.4.3 Schecks ................................................................................................................23 
4.4.4 Bargeld .................................................................................................................23 
4.4.5 Postwertzeichen ...................................................................................................23 
4.4.6 Wertsendungen ....................................................................................................23 
4.4.7 Kontoauszüge ......................................................................................................23 
4.4.8 Schriftverkehr .......................................................................................................24 
4.5 Zahlungsverkehr und Verwaltung der Kassenmittel ....................................................24 
4.5.1 Geschäftsverkehr mit Kreditinstituten ...................................................................24

4.5.2 Zahlungsmittel ......................................................................................................24 
4.5.3 Wechsel ...............................................................................................................24 
4.5.4 Konten und Verfügungsberechtigung....................................................................24 
4.5.5 Bewirtschaftung des Kassenbestandes ................................................................25 
4.5.6 Geldanlagen .........................................................................................................25 
4.5.7 Kredite zur Liquiditätssicherung ............................................................................25 
4.5.8 Informationspflicht der Stadtkasse ........................................................................26 
4.5.9 Durchlaufende und fremde Finanzmittel ...............................................................26 
4.6 Mahnung und Vollstreckung ........................................................................................26 
4.7 Eidesstattliche Versicherung .......................................................................................27 
5 Allgemeine Regelungen ....................................................................................................27 
5.1 Kleinbeträge ................................................................................................................27 
5.1.1 Festsetzung von Kleinbeträgen ............................................................................27 
5.1.2 Mahnung und Einleitung der Vollstreckung ...........................................................27 
5.1.3 Kleinbetragsbereinigung .......................................................................................28 
5.1.4 Behandlung überzahlter Verwarnungs- und Bußgelder ruhender Verkehr ............28 
5.1.5 Säumniszuschläge ...............................................................................................28 
5.2 Stundung, Niederschlagung und Erlass ......................................................................28 
5.3 Verwahrgelass ............................................................................................................29 
5.4 Aufbewahrungsfristen .................................................................................................29 
5.5 Unterschriftsregelung innerhalb der Finanzbuchhaltung ..............................................29 
5.6 Vorkasse .....................................................................................................................29 
5.7 Einzugsermächtigung und Lastschriftmandate ............................................................30 
5.8 Datenschutz ................................................................................................................30 
6 Regelungen zur Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung ..........................................30 
6.1 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung ..................30 
6.2 Freigabe von Verfahren ..............................................................................................31 
6.3 Berechtigungen im Verfahren ......................................................................................32 
6.4 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen ............................32 
6.5 Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung ...............................33

6.6 Sicherung und Kontrolle der Verfahren .......................................................................33 
7 Aufsicht, Kontrolle, Prüfung ...............................................................................................33 
7.1 Regelungen zur Aufsicht und Kontrolle über Buchführung und Zahlungsabwicklung ..33 
7.2 Regelungen zur Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung .....................................33 
7.3 Prüfung der Barkasse .................................................................................................33 
8 Schlussbestimmungen ......................................................................................................33 
8.1 Weitergeltung bisheriger Regelungen .........................................................................33 
8.2 Regelungslücken ........................................................................................................34 
8.3 Allgemeine Ermächtigung / Beteiligungen ...................................................................34 
8.4 Inkrafttreten .................................................................................................................34 
 
Präambel 
Im Zuge der Umstellung des kommunalen Rechnungswesens von der Kameralistik zur Doppik 
(kaufmännisches Rechnungswesen) sind gem. § 31 Gemeindehaushaltsverordnung NRW 
(GemHVO NRW) Regelungen, die bisher in Form von Gesetzen bzw. Rechtsverordnungen 
usw. getroffen worden sind, durch örtliche Vorschriften zu ersetzen. Die Regelungen sind von 
der Oberbürgermeisterin/ dem Oberbürgermeister zu erlassen und dem Rat zur Kenntnis zu 
geben.  
 
Diese Geschäftsanweisung ist das Basiswerk im Bereich Finanzbuchhaltung, auf dem weitere 
Geschäftsanweisungen sowie Dienstanweisungen aufbauen, in denen Detailregelungen zu 
fachspezifischen Bereichen / Aspekten getroffen werden. Diese Geschäftsanweisung 
beinhaltet nicht nur die Regelung für fachlich-technische Verfahrensabläufe, sondern ist 
gemeinsam mit den auf der Basis dieser Geschäftsanweisung bereits erlassenen und noch zu 
erlassenden Detailregelungen grundlegender Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS).  
 
Die Geschäftsanweisung datiert ursprünglich vom 15. März 2006 und hatte, da die Stadt 
Münster sich in der Umstellungsphase von der Kameralistik zur Doppik befand, zunächst noch 
einen vorläufigen Charakter. Mittlerweile ist die Gesamtverwaltung auf das doppische 
Rechnungswesen umgestellt, so dass auf den Hinweis der Vorläufigkeit verzichtet werden 
kann. Gleichwohl werden auch künftig, bedingt durch Änderung von Verfahrensabläufen, 
rechtliche, fachliche oder technische Weiterentwicklungen, Ergänzungen erforderlich sein.

1. Geltungsbereich  
Diese Geschäftsanweisung gilt für alle Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung Münster. Unter 
den Begriffen Fachämter und Gesamtverwaltung sind auch die eigenbetriebsähnlichen 
Einrichtungen zu verstehen, soweit keine gesonderten Regelungen getroffen sind.  
 
Mit dieser Geschäftsanweisung werden die grundlegenden Regelungen für die 
Finanzbuchhaltung festgelegt, insbesondere:  
 Organisation 
 Geschäftsbuchführung 
 Zahlungsabwicklung 
 Datenverarbeitung 
 Aufsicht, Kontrolle, Prüfung  
Sofern in der Geschäftsanweisung ohne weitere Hinweise die " Stadtkasse" angeführt ist, 
bezieht sich dies auf die gesamte Abwicklung des Zahlungsverkehrs (einschließlich des 
Technikeinsatzes und der Buchhaltung) und den Forderungseinzug unter der 
Verantwortlichkeit der Kassenleitung. Sobald explizit die Fachstelle "Zahlungsverkehr" 
gemeint ist, ist dies durch Fachstelle "Zahlungsverkehr" gekennzeichnet.  
 
Die dezentralen Buchungsbereiche (Dependancen) sind fachlich der Stadtkasse zuzuordnen. 
2 Organisation der Finanzbuchhaltung  
2.1 Personelle Verantwortlichkeiten  
Die Oberbürgermeisterin/ der Oberbürgermeister bestellt gem. § 93 Abs. 2 GO NRW eine 
Verantwortliche/ einen Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung und eine Stellvertreterin/ 
einen Stellvertreter.  
Werden die beiden Teile der Finanzbuchhaltung "Geschäftsbuchführung" und 
"Zahlungsabwicklung" (s. Ziff. 2.2.) organisatorisch eigenständig geführt, sind zudem eine 
Verantwortliche/ ein Verantwortlicher für die Zahlungsabwicklung und eine Stellvertreterin/ ein 
Stellvertreter zu bestellen. 
Die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung obliegt gem. § 31 Abs. 4 GemHVO NRW der 
Stadtkämmerin/ dem Stadtkämmerer.  
Die/ der Verantwortliche für die Finanzbuchhaltung sowie die/ der Verantwortliche für die 
Zahlungsabwicklung sind fachlich direkt der Stadtkämmerin/ dem Stadtkämmerer unterstellt.

2.2 Aufgaben und Gliederung der Finanzbuchhaltung  
Der Finanzbuchhaltung können neben den gesetzlich übertragenen eigenen Aufgaben weitere 
Aufgaben durch die Oberbürgermeisterin/ den Oberbürgermeister übertragen werden, soweit 
Vorschriften der Gemeindeordnung NRW bzw. der Gemeindehaushaltsverordnung NRW und 
finanzrechtliche Vorschriften nicht entgegenstehen. 
Die Finanzbuchhaltung gliedert sich in die Geschäftsbuchführung und die 
Zahlungsabwicklung. Die Aufgaben von Geschäftsbuchführung und Zahlungsabwicklung 
dürfen nicht von denselben Dienstkräften wahrgenommen werden (§ 30 Abs. 3 GemHVO). 
2.2.1 Geschäftsbuchführung  
Die Geschäftsbuchführung wird zentral durchgeführt. Eine Delegation ist unter dem Vorbehalt 
der Genehmigung durch die Dezernate Personal, Organisation und Finanzen möglich. Diese 
Delegation kann in Abhängigkeit vom Umfang und von den Besonderheiten der Aufgaben für 
Teile der Buchhaltung, einzelne Organisationseinheiten und einzelne Aufgaben erfolgen. 
Voraussetzung dafür ist, dass dadurch die Bilanzsicherheit nicht beeinträchtigt wird. Die 
zentrale Verantwortung für die Geschäftsbuchführung wird dadurch nicht berührt. Sofern 
einzelne Bestandteile der Geschäftsbuchführung dezentralen Organisationseinheiten 
übertragen werden, behält die zentrale Geschäftsbuchführung die Fachaufsicht auch für die 
delegierten Aufgaben.  
Für die einzelnen Bestandteile der Geschäftsbuchführung gilt darüber hinaus:  
 Die Hauptbuchhaltung wird vom Amt für Finanzen und Beteiligungen - 
Finanzservice - wahrgenommen und verantwortet. 
 Die Anlagenbuchhaltung wird vom Amt für Finanzen und Beteiligungen - 
Finanzservice - wahrgenommen und verantwortet.  
 Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird vom Amt für Finanzen und 
Beteiligungen - Stadtkasse (Zahlungsverkehr) - wahrgenommen und verantwortet.  
 
Die Debitorenbuchhaltung wird jedoch insoweit dezentral geführt, als die Ämter 
entweder über Vorverfahren oder gesteuert über Teilvorgänge die Geschäftsvorfälle 
direkt buchen können. Die Regelungen zur Buchungssystematik und Steuerung 
erfolgen zentral vom Amt für Finanzen und Beteiligungen - Stadtkasse 
(Zahlungsverkehr). 
 
Die Kreditorenbuchhaltung wird grundsätzlich zentral geführt, allerdings erfolgt die 
(Vor-)Kontierung der Rechnungen etc. durch die Fachämter.  
Weitere Details zu Zuständigkeiten und Verfahrensabläufen werden gem. den Erfordernissen 
gesondert verfügt.

2.2.2 Zahlungsabwicklung  
Die Zahlungsabwicklung wird zentral vom Amt für Finanzen und Beteiligungen - Stadtkasse - 
wahrgenommen und verantwortet.  
Verantwortlich für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit (§ 31 Abs. 2 Ziff. 1.3 GemHVO) ist 
die Fachstellenleitung "Zahlungsverkehr" im Benehmen mit der/dem Verantwortlichen für die 
Finanzbuchhaltung bzw. - sofern eine Bestellung erfolgt ist - im Benehmen mit der/dem 
Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung.  
Die Zahlungsabwicklung wird gem. § 2 Abs. 1 Nr. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW 
(VwVG NRW) in Verbindung mit § 30 GemHVO NRW zur zentralen Stelle für das Mahn- und 
Vollstreckungsverfahren bestimmt. 
3 Regelungen für die Geschäftsbuchführung  
Alle Geschäftsvorfälle sowie die Vermögens- und Schuldenlage sind nach dem System der 
doppelten Buchführung unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in 
den Büchern klar ersichtlich und nachprüfbar aufzuzeichnen (§ 27 GemHVO NRW). 
3.1 Regelungen zur Hauptbuchhaltung  
3.1.1 Aufgaben  
Die Hauptbuchhaltung umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben:  
 Erstellung des Jahresabschlusses einschl. der Eröffnungsbilanz 
 Erstellung und Anpassung von Bilanzierungsrichtlinien  
 Erstellung und Anpassung des Kontenplanes  
 Durchführung von Buchungen außerhalb der Nebenbuchführungen  
3.1.2 Jahresabschlüsse / Eröffnungsbilanz  
Die laufende Buchhaltung ist durch einen entsprechenden Jahresabschluss zu beenden (vgl. 
§ 37 GemHVO). Dieser hat die in § 37 GemHVO benannten Mindesterfordernisse zu enthalten 
(Ergebnis-, Finanz-, Teilrechnungen, Bilanz, Anhang und Lagebericht). Dabei sind 
Kontenabstimmungen sowie die Verbuchungen antizipativer und transistorischer Positionen, 
z.B. Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen / Verbindlichkeiten, Forderungen, 
vorzunehmen. 
3.1.3 Bilanzierungsrichtlinien  
Zur Erfüllung der Gesamtaufgaben sind einheitliche Bilanzierungsrichtlinien zu erstellen und 
zu pflegen. Ziel ist es, die Geschäftsvorfälle nach immer gleichen Kriterien unter Beachtung 
der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (vgl. § 32 Abs. 1 Satz 1 GemHVO) zu

bearbeiten.  
 
Die Bilanzierungsrichtlinien erlässt die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer. 
3.1.4 Kontenplan  
Für die Gesamtverwaltung wird ein einheitlicher Kontenplan, entsprechend den Vorgaben des 
§ 27 Abs. 7 GemHVO, erstellt. Dieser kann bei Bedarf vom Amt für Finanzen und Beteiligungen 
ergänzt werden.  
Den Kontenplan erlässt die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer.  
Verselbständigte Aufgabenbereiche in öffentlich-rechtlicher oder privatrechtlicher Form 
(Eigenbetriebe, eigenbetriebsähnliche Einrichtungen, Anstalten und Stiftungen des 
öffentlichen Rechts sowie privatrechtliche Unternehmen) arbeiten mit eigenen Kontenplänen. 
Es muss dabei sichergestellt werden, dass der gem. § 116 GO NRW geforderte 
Gesamtabschluss möglich ist. 
3.1.5 Nebenbuchhaltung  
Nebenbuchführungen sollen die Hauptbuchhaltung vereinfachen und verdeutlichen und sind 
somit der Hauptbuchhaltung zwecks Erläuterungen beizufügen. 
3.2 Regelungen für die Debitorenbuchhaltung (Forderungen der Stadt Münster)  
3.2.1 Kontierungsrichtlinien  
Für den gesamtstädtischen Kontenplan sind Kontierungsrichtlinien für die Konten der 
Ergebnisrechnung - Kontenklasse 4 für die Erträge (debitorisch) und Kontenklasse 5 für die 
Aufwendungen (kreditorisch) zu erstellen. Diese werden im laufenden Prozess weiter 
fortgeführt und den Geschäftsvorfällen angepasst.  
 
Die Kontierungsrichtlinien erlässt die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer.  
 
Die Finanzrechnung mit der Kontenklasse 6 für Einzahlungen und der Kontenklasse 7 für 
Auszahlungen wird IT-gestützt im Hintergrund automatisch mitbebucht und aus den 
Kostenarten - welche auf Grundlage der Aufwendungs- und Ertragskonten gebildet werden - 
hergeleitet 
3.2.2 Stammdaten  
Die Stammdaten im debitorischen Bereich (Geschäftspartner) können sowohl dezentral von 
den Fachämtern als auch zentral von der Buchhaltung gepflegt werden. Über Neuanlagen wird 
das Amt für Finanzen und Beteiligungen - Stadtkasse - per Workflow automatisch 
benachrichtigt.

Es ist ein Stammdatenkonzept für die Debitoren zu entwickeln und fortzuschreiben, das für die 
Gesamtverwaltung Gültigkeit hat. Die Verantwortung liegt beim Amt für Finanzen und 
Beteiligungen - Stadtkasse (Zahlungsverkehr). 
3.2.3 Geschäftsablauf  
Der Geschäftsablauf ist entsprechend den Anforderungen an eine ordnungsgemäße 
Buchführung zu organisieren und den jeweiligen Erfordernissen anzupassen. Näheres ist auf 
der Grundlage eines entsprechenden Handbuches "Geschäftsprozesse der Buchführung" zu 
regeln. Die Verantwortung liegt beim Amt für Finanzen und Beteiligungen - Stadtkasse. 
3.2.3.1 Erfassung von Ansprüchen  
Die Erfassung von Ansprüchen der Gemeinde, der durchlaufenden Posten und der fremden 
Finanzmittel erfolgt über geeignete Vorverfahren oder über die jeweils zentral eingesetzte 
Buchhaltungssoftware.  
 
Bei der Nutzung von Vorverfahren ist vom Fachamt sicherzustellen, dass die erfassten Daten 
zeitnah in die zentral eingesetzte Buchhaltungssoftware übertragen werden.  
Zur rechtzeitigen Geltendmachung und Einziehung durch die Stadtkasse sind alle Ansprüche 
unmittelbar dezentral in den Fachämtern zu erfassen. Es ist nicht erlaubt, Ansprüche erst nach 
Zahlungseingang zu erfassen.  
Ausgenommen sind die "Ist-vor-Soll"(IVS) Leistungen. Hier werden Einnahmen auf 
besonderen - von der Stadtkasse eingerichteten - Vertragsgegenständen gesammelt, vom 
Fachamt überwacht und periodisch im Nachhinein angeordnet. Die ertragswirksame 
Verbuchung erfolgt im Jahr des Zahlungseingangs. 
3.2.3.2 Vier-Augen-Prinzip  
Im debitorischen Bereich unterliegen folgende Anordnungen dem "Vier-Augen-Prinzip":  
 Auszahlungen (debitorische Gutschriften)  
 Abgänge (Herabsetzung von Forderungen)  
 Niederschlagungen  
 Erlasse  
Diese Anordnungen bedürfen zu ihrer weiteren Bearbeitung in der Zahlungsabwicklung der 
besonderen Freigabe. Die zentral eingesetzte Buchungssoftware stellt hierzu Daten bereit. 
Zuständig für diese Freigabe ist die mittelbewirtschaftende Stelle bzw. die 
Geschäftsbuchführung. Für Buchungen der oben beschriebenen Art aus Vorverfahren finden 
jeweils die im Vorverfahren vereinbarten Regeln Anwendung.

Auszahlungen (debitorische Gutschriften) erfordern zusätzlich eine zahlungsbegründende 
Unterlage an die Stadtkasse, um den Betrag an Dritte auszuzahlen. Für die Zahlung aus 
Vorverfahren sind Vereinfachungen möglich, welche im Rahmen der Zulassung des jeweiligen 
Vorverfahrens zu regeln sind. 
3.2.4 Rechnungsabgrenzung  
Der mit der Rechnungsabgrenzung verbundene Aufwand muss in einem angemessenen 
Verhältnis zur Zielsetzung stehen. Daher findet eine Abgrenzung erst nach Prüfung und 
Entscheidung durch die Hauptbuchhaltung auf der Grundlage der hierzu gestellten Anträge 
der Fachämter statt.  
Weitere Regelungen erfolgen durch Verfügung der Stadtkämmerin/ des Stadtkämmerers.  
Die ggf. erforderlichen Abgrenzungsbuchungen übernimmt die Geschäftsbuchführung, die 
hierzu von den Fachämtern die notwendigen Unterlagen erhält.  
Im Rahmen der Verfügung zum Abschluss der Jahresrechnung werden nähere Regelungen, 
bezüglich des Zeitraumes, in welchem Rechnungsbelege für Abgrenzungsbuchungen der 
zentralen Buchhaltung zugesandt werden müssen sowie Abgrenzungsbuchungen 
systemtechnisch möglich sein werden, getroffen. 
3.3 Regeln für die Kreditorenbuchhaltung (Verbindlichkeiten der Stadt Münster)  
3.3.1 Kontierungsrichtlinien  
Für den gesamtstädtischen Kontenplan sind Kontierungsrichtlinien für die Konten der 
Ergebnisrechnung - Kontenklasse 4 für die Erträge (debitorisch) und Kontenklasse 5 für die 
Aufwendungen (kreditorisch) zu erstellen. Diese werden im laufenden Prozess weiter 
fortgeführt und den Geschäftsvorfällen angepasst.  
Die Kontierungsrichtlinien erlässt die Stadtkämmerin/ der Stadtkämmerer.  
Die Finanzrechnung mit der Kontenklasse 6 für Einzahlungen und der Kontenklasse 7 für 
Auszahlungen wird durch die Buchhaltungssoftware im Hintergrund automatisch mitbebucht 
und aus den Kostenarten - welche auf Grundlage der Aufwendungs- und Ertragskonten 
gebildet werden - hergeleitet. 
3.3.2 Stammdaten  
Die Stammdaten im kreditorischen Bereich können sowohl dezentral von den Fachämtern als 
auch zentral von der Buchhaltung angelegt werden. Über die Neuanlage eines Kreditors wird 
das Amt für Finanzen und Beteiligungen - Stadtkasse - per Workflow automatisch 
benachrichtigt. Diese hebt nach Prüfung der Eingaben das beim Anlegen automatisiert 
gesetzte Zahlsperrenmerkmal auf. Die Prüfung auf Richtigkeit der eingegebenen

Kontonummer in den Kreditorenstammsätzen mit den zahlungsbegründenden Unterlagen 
erfolgt bei der Freigabe der Buchung durch den Anordnungsbefugten. Hier erscheint in den 
Fällen, in denen ein neuer Kreditor angelegt oder eine Änderung eingetragen wurde, in der 
Liste der vorerfassten Belege ein entsprechender Hinweis.  
Es ist ein Stammdatenkonzept für die Kreditoren zu entwickeln und fortzuschreiben, das für 
die Gesamtverwaltung Gültigkeit hat. Die Verantwortung liegt beim Amt für Finanzen und 
Beteiligungen - Stadtkasse (Zahlungsverkehr). 
3.3.3 Geschäftsablauf  
Die dezentral eingehenden Rechnungen sind vom Fachamt mit einem Eingangsstempel und 
den notwendigen Feststellungsvermerken und Informationen für die zentrale Buchhaltung zu 
versehen.  
 
Der zu verwendende Kontierungsstempel hat mindestens folgenden Inhalt:  
 
Eine anschließende Ergänzung dieser Daten ist möglich - die Mindestanforderungen in der 
angegebenen Reihenfolge sind verbindlich. 
Sofern im Vorfeld keine Bestellung in die zentral eingesetzte Buchhaltungssoftware erfasst 
worden ist, nimmt das Fachamt eine Vorkontierung über das Mitarbeiterportal vor. 
Die Rechnungsbelege werden in besonders dafür gekennzeichneten Umlaufmappen an die 
zentrale Kreditorenbuchhaltung versandt. Es muss sich um Originalbelege handeln, Kopien 
können nur in Ausnahmefällen anerkannt werden (z.B. bei Verträgen) und müssen als 
Originalersatz ("gilt als Original" + Unterschrift) deutlich gekennzeichnet sein.

Die Rechnungen werden durch die zentrale Kreditorenbuchhaltung in der zentral eingesetzten 
Buchhaltungssoftware erfasst und nach Prüfung der Sachkonten-Kontierung per Workflow an 
die Anordnungsberechtigten des Fachamtes zur Anordnung weitergeleitet. Die zentrale 
Kreditorenbuchhaltung wird im Weiteren den Rechnungsbeleg einscannen und dieses 
Dokument an die jeweilige Buchung im System anhängen.  
Die Anordnung der Rechnung erfolgt ebenfalls über die zentral eingesetzte 
Buchhaltungssoftware. Die Zahlung wird nach Anordnung durch die Stadtkasse 
(Zahlungsabwicklung) zur jeweiligen Fälligkeit angewiesen. 
3.3.4 Aktive Mittelkontrolle  
Auch unter NKF gilt weiterhin die aktive Mittelkontrolle. Über die zentral eingesetzte 
Buchhaltungssoftware werden verschiedene Auswertungsmöglichkeiten bereitgestellt. Ein 
Anwendungshandbuch wird durch das Amt für Finanzen - Finanzservice - erstellt und den 
Gegebenheiten und Anforderungen angepasst. 
3.3.5 Bestellwesen  
Die Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln ist bereits bei Bestellungen, bei der Erteilung von 
Aufträgen oder sonstigen Rechtsgeschäften, die eine Zahlungsverpflichtung der Stadt Münster 
auslösen, in die zentral eingesetzte Buchhaltungssoftware bzw. in das Mitarbeiterportal 
einzupflegen. Nicht gebundene Mittel stellen bei IT-gestützten Auswertungen grundsätzlich 
noch verfügbare Mittel dar.  
Sobald eine Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln den Betrag von 500 Euro übersteigt, ist 
eine Mittelreservierung oder eine Bestellung erforderlich. Im Rahmen der Budgetsteuerung 
bleibt es den Amts- und Dezernatsleitungen freigestellt, geringere Betragsgrenzen 
festzulegen.  
 
Bestellungen sind Aufträge, die an eine bestimmte Empfängerin bzw. einen bestimmten 
Empfänger vergeben werden.  
Durch Mittelreservierungen werden Mittel für bestimmte Ausgaben reserviert, für die die 
Empfängerin bzw. der Empfänger noch nicht endgültig feststeht. 
3.3.6 Anordnungswesen  
3.3.6.1 Grundlegendes Verfahren  
Jede kreditorische Buchung bedarf eines zahlungsbegründeten Beleges. Ein elektronischer 
Postverkehr (z.B. Rechnungen per Mail - auch mit qualifizierter Signatur) ist ausgeschlossen, 
solange die Stadt Münster den Zugang nicht eröffnet hat. Für die Zahlung aus Vorverfahren

sind Vereinfachungen möglich, welche im Rahmen der Zulassung des jeweiligen 
Vorverfahrens zu regeln sind.  
Rechnungen und sonstige Zahlungsverpflichtungen, die Grundlage für die Anordnung von 
Ausgaben sind, sind unverzüglich von den Fachämtern auf ihre sachliche und rechnerische 
Richtigkeit hin zu prüfen, zur Zahlung durch entsprechende Vorkontierung vorzubereiten und 
der zentralen Kreditorenbuchhaltung zur Buchung zuzuleiten. 
Neben der Vorkontierung ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit auf dem 
Zahlungsbeleg, der der zentralen Kreditorenbuchhaltung zugeleitet wird, zu vermerken. Die 
Unterschriften sind mit Tinte oder Kugelschreiber (Schriftfarbe blau oder schwarz) zu leisten. 
Namenskürzungen oder die Verwendung von Stempeln mit Namenszug sind unzulässig.  
Ein in die Zukunft gerichtetes Fälligkeitsdatum ist anzugeben, wenn die Fälligkeit später als 5 
Arbeitstage ab dem Zeitpunkt der Weiterleitung an die zentrale Kreditorenbuchhaltung fällig 
wird sowie bei Ratenzahlungen.  
Durch das von der Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer zu regelnde Berechtigungskonzept 
werden die Berechtigungen elektronisch innerhalb der zentral eingesetzten 
Buchhaltungssoftware sichergestellt. 
3.3.6.2 Vier-Augen-Prinzip  
Die anordnende Mitarbeiterin/ der anordnende Mitarbeiter darf nicht gleichzeitig die 
Buchungen verantwortlich erfassen oder die Empfängerin/ der Empfänger der Zahlung sein.  
Des Weiteren soll die anordnende Mitarbeiterin/ der anordnende Mitarbeiter nicht gleichzeitig 
die sachliche oder rechnerische Richtigkeit einer Anordnung bestätigen, es sei denn, nur sie 
kann den zugrundeliegenden Sachverhalt verantwortlich beurteilen. In diesem Fall ist das 
gesondert auf der zahlungsbegründenden Unterlage zu vermerken. 
3.3.6.3 Feststellungsvermerke über die sachliche und rechnerische Richtigkeit  
Personenkreis  
 
Zur Bescheinigung der rechnerischen und der sachlichen (fachtechnischen) Richtigkeit sind 
befugt:  
 Beamte und Beamtinnen, die mindestens dem mittleren Dienst und  
 Beschäftigte, die mindestens der Entgeltgruppe 3 TVöD 
angehören.  
 
Ausnahmen werden gesondert geregelt.  
 
Sie sollen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre Person betreffen, nicht

abgeben. 
 
Verantwortungsbereich 
 
Die Feststellerin/ der Feststeller übernimmt mit der Unterzeichnung der sachlichen 
Richtigkeit die Verantwortung dafür, dass  
 die für die Zahlung maßgebenden Angaben richtig sind,  
 nach den geltenden Vorschriften und nach den Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit und 
Sparsamkeit verfahren worden ist,  
 eine Lieferung und Leistung als solche und die Art ihrer Ausführung geboten war und 
die Lieferung und Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarungen oder 
Bestellungen sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist und  
 Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und 
richtig berücksichtigt worden sind.  
Die sachliche Richtigkeit darf unter entsprechendem schriftlichen Vermerk auch bescheinigt 
werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung ein Schaden nicht entstanden ist (z.B. 
Überschreitung der Ausführungsfristen ohne nachteilige Folgen) oder die erforderlichen 
Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z.B. Verlängerung der 
Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrages, Hinterlegung von Sicherheiten). 
 
Die Feststellerin/ der Feststeller übernimmt mit der Unterzeichnung der rechnerischen 
Richtigkeit die Verantwortung dafür, dass 
 die auf Berechnung beruhenden Angaben sowie  
 die den Berechnungen zugrundeliegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen 
(z.B. Bestimmungen, Verträgen, Tarife) richtig sind. 
Wenn die persönlichen Voraussetzungen vorliegen, können sachliche und rechnerische 
Richtigkeit auch von einer Person festgestellt werden. Dabei ist auf dem Beleg deutlich 
herauszustellen, dass mit der Unterschrift sowohl die rechnerische als auch die sachliche 
Richtigkeit bestätigt wird.  
3.3.6.4 Anordnungen  
Folgende Geschäftsvorfälle sind durch die nach Ziffer 3.3.6.5 befugte Person anzuordnen:  
 Auszahlungen  
 Aufwandsbuchungen  
 Erstattungen  
 Niederschlagungen  
 Erlasse

 Herabsetzen von Forderungen (debitorische Gutschriften)  
Die zentral eingesetzte Buchhaltungssoftware stellt hierfür Transaktionen "Liste der 
vorerfassten Belege" zur Verfügung, in welchen die anzuordnenden Geschäftsvorfälle zu 
prüfen und durch Freigabe mindestens einmal täglich anzuordnen sind. Die Anordnung gilt als 
elektronische Unterschrift. 
3.3.6.5 Anordnungsberechtigte und Mitwirkungsverbot  
Zur Anordnung in unbeschränkter Höhe sind ermächtigt:  
 Die Oberbürgermeisterin/ der Oberbürgermeister, die Stadtkämmerin/ der 
Stadtkämmerer und die Leiterin/ der Leiter des Amtes für Finanzen und Beteiligungen 
für alle Geschäftsvorfälle.  
 Die Beigeordneten für alle Geschäftsvorfälle der Fachämter / eigenbetriebsähnlichen 
Einrichtungen ihres Zuständigkeitsbereiches  
 Die zugeordneten Dezernentinnen und Dezernenten für alle Geschäftsvorfälle ihres/ 
seines Zuständigkeitsbereiches  
 Die Amtsleitung bzw. Betriebsleitung sowie Verwaltungsleitungen für alle 
Geschäftsvorfälle ihres Zuständigkeitsbereiches  
Die Anordnungsbefugnis stellt ein Instrument der Budgethoheit und -kontrolle dar. Unter 
diesem Aspekt regelt die Amtsleitung bzw. Betriebsleitung sowie Verwaltungsleitungen im 
Einvernehmen mit der/ dem Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung (§ 93 Abs. 2 GO) die 
weiteren Anordnungsberechtigungen innerhalb des Amtes.  
Die Amtsleitung, Betriebsleitung bzw. Verwaltungsleitungen teilt die Namen und die 
Dienstbezeichnungen[Zusatzinformationen] der Anordnungsberechtigten sowie den Umfang 
der Anordnungsbefugnis (Geschäftsbereich, Begrenzung der Betragshöhe, Vertreter) dem 
Amt für Finanzen und Beteiligungen - Stadtkasse - mit. Zusätzlich ist eine Person (i.d.R. 
Führungskraft) zu benennen, welche die weitere Bearbeitung zu veranlassen hat, sofern die 
Anordnungen zwei Arbeitstage unbearbeitet im System stehen (Eskalationsregel).  
 
Es gelten für die Delegation der Geschäftsvorfälle folgende Wertgrenzen:  
        0,01 €  bis 500,00 € 
     500,01 €  bis 2.500,00 €  
  2.500,01 €  bis 7.500,00 € 
  7.500,01 €  bis 25.000,00 €

25.000,01 €  bis 125.000,00 €  
unbeschränkt    
 
Eine weitergehende Differenzierung der Wertgrenzen wird aufgrund der komplexen IT-
technischen Steuerung des Anordnungsverfahren nicht vorgenommen.  
 
Ein Mitwirkungsverbot besteht für 
 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision 
(§ 104 Abs. 4 GO).  
 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ermächtigt sind, Zahlungsmittel anzunehmen 
bzw. auszuhändigen.  
 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtkasse Eine Ausnahme hiervon ist die 
Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, wenn der Sachverhalt nur 
von ihnen beurteilt werden kann. 
 sonstige anordnungsberechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn sich aus 
diesen Geschäften für sie selbst, ihre Angehörigen im Sinne des § 31 Abs. 5 GO NW 
sowie von ihnen vertretene Personen Vorteile oder Nachteile ergeben.  
Das Mitwirkungsverbot entfällt im Zusammenhang mit Massenzahlungen (Einnahmen und 
Ausgaben) mit Ausnahme für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes für 
Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision. 
3.3.6.6 Verantwortungsbereich  
Mit der Anordnung des Betrages (elektronische Unterschrift) übernimmt die befugte 
Mitarbeiterin/ der befugte Mitarbeiter die Verantwortung dafür, dass  
 die Daten des erfassten Beleges mit den Rechnungsdaten übereinstimmen,  
 das sachlich zuständige Budget in Anspruch genommen wurde,  
 die Feststellungsvermerke von den dazu befugten Dienstkräften abgegeben worden 
sind bzw. notwendige Teilbescheinigungen der verantwortlichen Stellen vorliegen und  
 bei neu angelegten Kreditoren, die dort eingetragene Bankverbindung mit den Daten 
auf der Eingangsrechnung übereinstimmt.  
Auf die Entwicklung des Budgets hat sie/ er in regelmäßigen Abständen zu achten. Falls 
erforderlich, sind notwendige Maßnahmen über die zuständige Führungskraft inkl. der 
Beigeordneten zu veranlassen. 
3.3.7 Rechnungsabgrenzung  
Der mit der Rechnungsabgrenzung verbundene Aufwand muss in einem angemessenen 
Verhältnis zur Zielsetzung stehen. Daher findet eine Abgrenzung erst nach Prüfung und

Entscheidung durch die Hauptbuchhaltung auf der Grundlage der hierzu gestellten Anträge 
der Fachämter statt.  
Weitere Regelungen erfolgen durch Verfügung der Stadtkämmerin/ des Stadtkämmerers.  
Die ggf. erforderlichen Abgrenzungsbuchungen übernimmt die Geschäftsbuchführung, die 
hierzu von den Fachämtern die notwendigen Unterlagen erhält.  
In der Jahresabschlussverfügung werden Details zu Erledigung der Abgrenzungsbuchungen 
geregelt.  
Aufwandsrechnungen, welche das Vorjahr betreffen und für die nicht gewährleistet werden 
kann, dass sie innerhalb des in der o.g. Verfügung benannten Zeitraumes bei der zentralen 
Buchhaltung zur Begleichung des Rechnungsbetrages eingehen (z.B. wegen umfangreicher 
Prüfung der sachlichen Richtigkeit), sind, sofern sie eine Höhe von 50.000 € überschreiten, 
rechtzeitig in Kopie der zentralen Buchhaltung vorzulegen. Hierdurch wird sichergestellt, dass 
die Aufwendungen dem richtigen Haushaltsjahr zugeordnet werden können. 
3.3.8 Ablagesystem  
Die Eingangsrechnungen usw. verbleiben als zahlungsbegründende Unterlage in der 
zentralen Buchhaltung. Sie sind in der Reihenfolge der Belegnummern der zentral 
eingesetzten Buchhaltungssoftware abzuheften und entsprechend den gesetzlichen 
Bestimmungen aufzubewahren.  
Sofern Teile der zentralen Buchhaltung auf andere Organisationseinheiten delegiert worden 
sind, erfolgt keine Zusammenführung der Rechnungsbelege. Die Rechnungsdaten sind in 
Form der eingescannten Belege über die zentral eingesetzte Buchhaltungssoftware abrufbar 
und können bei Bedarf ausgedruckt werden.  
Ausnahmen von der Aufbewahrungspflicht der zahlungsbegründenden Unterlagen in der 
Ablage der Buchhaltung sind im Einzelfall möglich. Näheres regelt die Stadtkämmerin/ der 
Stadtkämmerer mit Zustimmung des Amtes für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision. 
3.4 Regelungen zur Anlagenbuchhaltung  
Die Anlagenbuchhaltung wird aufgrund der Vielzahl an Vermögensgegenständen des 
Anlagevermögens eingesetzt. Mit ihr wird die Vermögenslage vollständig, richtig und 
zeitgerecht geordnet, erfasst und dokumentiert.  
Es sind einheitliche Richtlinien zu erstellen, die für die Gesamtverwaltung Gültigkeit haben. 
Die Richtlinien erlässt die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer.

Für die Abschreibungen wird die maximale Nutzungsdauer entsprechend der vom 
Innenministerium NRW bekannt gegebenen Abschreibungstabelle zu Grunde gelegt (§ 35 
Abs. 3 GemHVO).  
Es wird einheitlich die lineare Abschreibung angewandt.  
Außerplanmäßige Abschreibungen sind möglich. Die Entscheidung trifft die Stadtkämmerin/ 
der Stadtkämmerer. 
3.5 Regelungen für das Inventar und die Inventur  
Es sind einheitliche Richtlinien zu erstellen, die für die Gesamtverwaltung Gültigkeit haben. 
Die Richtlinien erlässt die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer.  
Bei der Inventur der Vermögensgegenstände wird die Einzelerfassung priviligiert, es sei denn, 
Bewertungsvereinfachungsverfahren sind rechtlich zulässig (vgl. § 54 Abs. 1 Satz 1 i.V.m. § 
34 GemHVO).  
Die Eröffnungsbilanz ist zum 01.01.2008 erstellt. Die Folgeinventuren erfolgen gem. § 28 Abs. 
1 GemHVO spätestens nach drei Jahren, soweit der Gesetzgeber keine anderweitige 
Regelung trifft. 
3.6 Regelung für die Bilanzierung von Forderungen  
Zum Abschlussstichtag ist ein Forderungsspiegel gem. § 46 GemHVO zu erstellen. Die 
Forderungen sind vorsichtig zu bewerten. Die erforderlichen Wertberichtigungen können 
sowohl im Rahmen einer Pauschalwertberichtigung als auch einer Einzelwertberichtigung 
erfolgen. Grundlegende Richtlinien zur Bewertung der Forderungen erlässt die Stadtkämmerin 
/ der Stadtkämmerer.  
Die konkrete Bewertung der Forderungen erfolgt im Rahmen der Aufstellung des 
Jahresabschlusses. 
3.7 Regelung für die Bilanzierung von Verbindlichkeiten  
Zum Abschlussstichtag ist ein Verbindlichkeitenspiegel gem. § 47 GemHVO zu erstellen. 
Verbindlichkeiten sind zu bilanzieren, wenn die zugrundeliegende Verpflichtung am 
Abschlussstichtag nicht oder nicht vollständig erfüllt ist. Dabei sind sie grundsätzlich einzeln 
zu bewerten. Ausnahmen sind z.B. bei derivativen Finanzinstrumenten möglich, sofern diese 
mit dem Grundgeschäft eine Bewertungseinheit bilden.  
Unter Beachtung des Vorsichts- und des Höchstwertprinzips sind Verbindlichkeiten mit dem 
noch offenen Rückzahlungsbetrag anzusetzen. Eine Ausnahme sind die

Rentenverpflichtungen, für die eine Gegenleistung nicht mehr zu erwarten ist (z. B. Leibrenten 
für den Erwerb von Grundstücken). Diese sind zu ihrem Barwert anzusetzen. 
Durch Erfüllung, Aufrechnung, Erlass oder in sonstiger Weise erloschene Verbindlichkeiten 
sind auszubuchen. Schwebende Geschäfte sind nicht zu bilanzieren, solange sich die 
Ansprüche und die Verpflichtungen der Beteiligten ausgleichen. 
Die konkrete Bewertung der Verbindlichkeiten erfolgt im Rahmen der Aufstellung des 
Jahresabschlusses. 
3.8 Abschlüsse  
3.8.1 Jahresabschluss  
Es ist jährlich ein Abschluss entsprechend den Vorgaben der §§ 37 ff der GemHVO zu 
erstellen. 
 
Regeln, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zur Erstellung des Jahresabschlusses werden 
durch die Stadtkämmerin / den Stadtkämmerer festgelegt. 
3.8.2 Unterjährige Abschlüsse  
Für Zwecke des Controllings und des Berichtswesens sollen auch unterjährig Abschlüsse 
erstellt werden. 
3.8.3 Tagesabschlüsse  
Für jeden Buchungstag ist eine Tagesabstimmung vorzunehmen. Die Abstimmung ist von den 
an der Feststellung des Kassen-Ist-Bestandes und des Kassen-Soll-Bestandes beteiligten 
Kassenmitarbeiterinnen / Kassenmitarbeitern und von der Kassenleitung zu unterschreiben.  
Die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer erhält vorab eine Ausfertigung der Fortschreibung 
des Kassen-Ist-Bestandes des jeweiligen Abschlusstages und eine Auflistung der 
angelegten/aufgenommenen Kassenmittel. 
4. Regelungen für die Zahlungsabwicklung  
Die Zahlungsabwicklung wird zentral vom Amt für Finanzen und Beteiligungen - Stadtkasse 
wahrgenommen und verantwortet (vgl. auch Ziff. 2.2.2). 
4.1 Aufgaben der Zahlungsabwicklung (Stadtkasse)  
Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung umfassen im Wesentlichen:  
 Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen  
 zahlungsorientierte Buchhaltung, insbesondere

o Verbuchung der offenen Posten im Rahmen der Kreditoren- und 
Debitorenbuchhaltung  
o durchlaufende und fremde Zahlungsentwicklung  
o Bankbuchhaltung  
o buchungsmäßiger Abschluss der Finanzrechung  
o Aufgaben der Finanzstatistik auf der Basis der Ist-Zahlungen  
 tägliche Abstimmung der Finanzmittelkonten mit Ermittlung der Liquidität  
 Jahresabstimmung der Konten für den Jahresabschluss  
 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen  
 Mitwirkung bei Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen der Gemeinde  
 öffentlich-rechtliche und das zivilrechtliche Mahnverfahren  
 Zwangsvollstreckung wegen öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher 
Geldforderungen  
4.2 Kassenpersonal  
4.2.1 Kassenleitung  
Die Kassenleitung obliegt der/ dem Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung bzw.- sofern 
"Buchhaltung" und "Zahlungsabwicklung" organisatorisch eigenständig geführt werden - der/ 
dem Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung (vgl. auch Ziff.2.1).  
Mit der Vertretung der Kassenleitung können weitere Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter der 
Stadtkasse betraut werden.  
Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Geschäftsanweisung nichts anderes 
bestimmen, trifft die Kassenleitung die zur ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Führung 
der Stadtkasse erforderlichen Auszahlungsanordnungen. Sie hat dabei auf eine 
höchstmögliche innere und äußere Kassensicherheit zu achten.  
Die Kassenleitung trifft insbesondere Regelungen zu:  
 Sicherung der Diensträume,  
 zugriffssicheren Aufbewahrung der Kassenunterlagen und  
 Benutzung des Sicherheitsschrankes und dessen Schlüsselverwaltung 
Die Kassenleitung unterrichtet über die Kenntnis oder den begründeten Verdacht von 
wesentlichen Unregelmäßigkeiten (Dienstwidrigkeiten) unverzüglich die Stadtkämmerin/ den 
Stadtkämmerer, die/der hierüber die Oberbürgermeisterin/ den Oberbürgermeister in Kenntnis 
setzt. Die Kassenleitung und die Stadtkämmerin/ der Stadtkämmerer treffen sofort die nach 
der Sachlage erforderlichen Maßnahmen. Das Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfungen und 
Revision ist zu beteiligen. Das gilt auch bei Einbruch, Diebstahl usw.

4.2.2 Kassendienstkräfte  
Kassendienstkräfte sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Aufgabenerfüllung 
der Stadtkasse betraut sind.  
Sie haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und in 
ihrem Arbeitsgebiet auf die Kassensicherheit zu achten.  
Über die Kenntnis oder den begründeten Verdacht von Unregelmäßigkeiten 
(Dienstwidrigkeiten) haben sie unverzüglich auf dem Dienstweg der Kassenleitung Meldung 
zu machen. Die Kassenleitung unterrichtet hierüber die Stadtkämmerin/ den Stadtkämmerer.  
Kassendienstkräfte dürfen  
 Kassenbücher und -belege nur mit dem Einverständnis der Kassenleitung oder der 
Stellvertretung aus den Dienst- und Archivräumen der Stadtkasse herausgeben. Die 
Befugnisse des Amtes für Wirtschaftlichkeitsprüfungen und Revision bleiben hiervon 
unberührt.  
 anderen städtischen Dienstkräften die Einsicht in Kassenunterlagen nur in Gegenwart 
einer Dienstkraft der Stadtkasse gestatten, wenn eine dienstliche Notwendigkeit hierfür 
nachgewiesen wird.  
Eine beantragte Akteneinsicht nach § 55 GO NRW (Kontrolle der Verwaltung) ist von der 
Kassenleitung mit der Stadtkämmerin/ dem Stadtkämmerer abzustimmen. 
4.3 Liquidität der Stadtkasse  
4.3.1 Liquiditätsplanung  
Die Stadtkasse ist zur Liquiditätsplanung verpflichtet. Die Planung umfasst mindestens den 
Zeitraum von 3 Monaten und ist regelmäßig, mindestens monatlich fortzuschreiben. Die 
Liquiditätsplanung ist monatlich der Stadtkämmerin/ dem Stadtkämmerer vorzulegen.  
Verantwortlich für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit (§ 31 Abs. 2 Ziff. 1.3 GemHVO) ist 
die Fachstellenleitung "Zahlungsverkehr". 
4.3.2 Informationspflichten der Fachverwaltung  
Zur rechtzeitigen Liquiditätssicherung haben die Fachämter der Stadtkasse zur Erleichterung 
einer möglichst zeitlich und betragsmäßig exakten Gelddisposition unaufgefordert genaues 
Zahlenmaterial zur Verfügung zu stellen. Die Fachämter haben der Stadtkasse dabei alle 
Beträge auf der 
Einnahmenseite ab 250.000 Euro

mit deren Eingang voraussichtlich im jeweils nächsten Quartal gerechnet werden kann, 
bereits beim Bekanntwerden des bevorstehenden Mittelzuflusses unverzüglich 
und auf der 
Ausgabenseite ab 100.000 Euro spätestens einen Monat vor Fälligkeit der Zahlung 
zu melden. 
 
Für den Bereich der Bauverwaltung (Ämter 23, 66 und 67) sind zum Ende eines jeden 
Quartals vorab für das nächste Quartal die voraussichtlichen Gesamtausgaben und -
einnahmen getrennt nach Monaten der Stadtkasse mitzuteilen. 
Sobald die Fachämter erkennen, dass die der Stadtkasse mitgeteilten Ausgaben 
voraussichtlich überschritten werden, ist unverzüglich eine Nachmeldung aller 
Beträge ab 100.000 Euro zu fertigen. Diese Verpflichtung gilt auch für die sonstigen 
Ämter der Bauverwaltung, wenn die für das nächste Quartal gemeldete 
Gesamtsumme um 100.000 € überschritten wird.  
Für die ständig wiederkehrenden Auszahlungen (z.B. Mittel des Buchungsplanes 
"Personalbezüge" und Sozialwesen) entfällt die Vorankündigung.  
4.4 Geschäftsgang der Stadtkasse  
4.4.1 Briefsendungen und Schriftstücke  
Die ungeöffnet der Stadtkasse zugeleiteten bzw. zuzuleitenden Sendungen sind von einer von 
der Kassenleitung beauftragten Mitarbeiterin/ Mitarbeiter zu öffnen bzw. zu sichten und sofort 
mit dem Eingangsstempel zu versehen. Dabei sind Schriftstücke von grundsätzlicher und 
allgemeiner Bedeutung (Änderung von Rechtsvorschriften, Beschwerden, Schreiben z.B. von 
II, 10,14, AL 20, Anfragen anderer Behörden und Ämter) der Kassenleitung vorzulegen. 
4.4.2 Sonstige Sendungen  
Sonstige für die Stadtkasse bestimmte Schriftsätze (Einzugsermächtigungen, Mitteilungen 
über Bankverbindungen u.ä., Erfassungsbelege der Fachämter, Durchschriften von 
Stundungsbescheiden) sowie Mitteilungen nach Vordruck der Ämter, die unmittelbare 
Buchungsvorgänge auslösen, sind mit dem Eingangsstempel zu versehen und direkt in die 
Posteingangsfächer zu verteilen.

4.4.3 Schecks  
Übersandte Schecks sind mit dem Eingangsstempel zu versehen und der Fachstelle 
"Zahlungsverkehr" zu übergeben.  
Überbrachte Schecks nimmt die Fachstelle "Zahlungsverkehr" direkt entgegen. Im Übrigen 
sind sie wie übersandte Schecks zu behandeln.  
Barschecks sind vor Weitergabe an die Kreditinstitute als Verrechnungsschecks zu 
kennzeichnen.  
Orderschecks sind außerdem von zwei unterschriftsberechtigten Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter 
zu indossieren.  
Die Behandlung der Schecks regelt die Buchungsanweisung für die Stadtkasse.  
Für die den Vollziehungsbeamtinnen/ Vollziehungsbeamten übersandten Schecks gilt 
abweichend folgendes:  
Die Schecks sind, nachdem sie von der hierfür beauftragten Mitarbeiterin/ Mitarbeiter in einen 
besonderen Nachweis eingetragen worden sind, direkt den Vollziehungsbeamtinnen/ 
Vollziehungsbeamten für die Abrechnung der Vollstreckungsaufträge zu übergeben. Die 
Schecks sind von den Vollziehungsbeamten gemäß der Dienstanweisung für den 
Vollstreckungsaußendienst abzurechnen. 
4.4.4 Bargeld  
Bargeld ist unverzüglich bei der/dem mit der Geldannahme betrauten Mitarbeiterin/ Mitarbeiter 
der Stadtkasse abzuliefern. 
4.4.5 Postwertzeichen  
Postwertzeichen sind keine Zahlungsmittel. Sie sind daher der Übersenderin/ dem Übersender 
unmittelbar zurückzusenden. 
4.4.6 Wertsendungen  
Wertgegenstände und andere Gegenstände, die den Begriffsbestimmungen der 
Geschäftsanweisung für das Verwahrgelass entsprechen, sind dem Verwahrgelass 
zuzuleiten. 
4.4.7 Kontoauszüge  
Die Kontoauszüge können elektronisch von den Kreditinstituten angefordert und vor Ort mit 
automatisierten Verfahren weiterbearbeitet werden. Wo dies nicht möglich ist, sind die 
übersandten gedruckten Kontoauszüge manuell in der zentral eingesetzten 
Buchhaltungssoftware zu erfassen.

4.4.8 Schriftverkehr  
Der Schriftverkehr wird unter der Bezeichnung "Die Oberbürgermeisterin bzw. der 
Oberbürgermeister, Stadt Münster, Amt für Finanzen und Beteiligungen, Stadtkasse", in 
Vollstreckungsangelegenheiten mit dem Zusatz " als Vollstreckungsbehörde" geführt. 
4.5 Zahlungsverkehr und Verwaltung der Kassenmittel  
4.5.1 Geschäftsverkehr mit Kreditinstituten  
Für den Geschäftsverkehr mit Kreditinstituten ist die Fachstelle "Zahlungsverkehr" zuständig. 
Dabei sind Auszahlungen unbar abzuwickeln. 
4.5.2 Zahlungsmittel  
Zahlungsmittel (Bargeld, Schecks) dürfen nur von der beauftragten Mitarbeiterin/ dem 
beauftragten Mitarbeiter der Stadtkasse und nur in den Diensträumen der Stadtkasse 
angenommen werden. Außerhalb der Diensträume dürfen Zahlungsmittel nur von der 
Mitarbeiterin/ dem Mitarbeiter des Vollstreckungsaußendienstes und von Personen 
entgegengenommen werden, die hierzu besonders ermächtigt sind.  
Private Zahlungsmittel und private Wertgegenstände dürfen nicht in den Stahlkassetten, 
Tresoren oder anderen Behältnissen der Stadtkasse aufbewahrt werden  
Zur Erledigung von einzelnen Aufgaben des Zahlungsverkehrs können Handkassen 
(Handvorschüsse) und Einnahmekassen (Geldannahmestellen) eingerichtet werden. Näheres 
regelt eine von der Stadtkämmerin/ dem Stadtkämmerer erlassene Geschäftsanweisung. 
4.5.3 Wechsel  
Wechsel dürfen als Zahlungsmittel nicht angenommen werden. 
4.5.4 Konten und Verfügungsberechtigung  
Die für den Zahlungsverkehr der Stadtkasse bei den Kreditinstituten unterhaltenen Konten und 
Sparkonten werden unter der Bezeichnung "Stadtkasse Münster", ggf. mit weiteren 
Zusätzen, z.B. Bezeichnung des Fachamtes, geführt.  
Für die Einrichtung und Auflösung von Girokonten ist die Stadtkämmerin/ der Stadtkämmerer 
zuständig.  
Sparkonten (auch für in Geld zu hinterlegende Sicherheiten) sowie Termingeldkonten richtet 
die Fachstelle "Zahlungsverkehr" ein.

4.5.5 Bewirtschaftung des Kassenbestandes  
Das Guthaben auf den Girokonten ist möglichst niedrig zu halten. Die für den Zahlungsverkehr 
vorübergehend nicht benötigten Kassenmittel sind sicher und zinsgünstig anzulegen. Die 
Kassenliquidität darf dadurch nicht gefährdet werden.  
Die Kassenleitung ist zur Verfügung über die Guthaben durch Scheck, Überweisungsauftrag 
oder Abbuchungsermächtigung sowie zur Anerkennung des Standes der Girokonten 
berechtigt. Weitere Kassendienstkräfte werden auf Vorschlag der Kassenleitung von der 
Stadtkämmerin/ dem Stadtkämmerer hierzu ermächtigt. 
Die Verfügungen über Guthaben und die Erklärungen über den Kontostand bedürfen jeweils 
einer hinterlegten Erst- und Zweitunterschrift. 
4.5.6 Geldanlagen  
Über die Anlage vorübergehend nicht benötigter Kassenmittel als  
 Festgeld (Anlage von Geldern für einen Zeitraum von mehr als 30 Tagen) sowie  
 Tagesgeld (Anlage von Geldern für einen Zeitraum bis zu 30 Tagen)  
entscheidet grundsätzlich die Fachstellenleitung "Zahlungsverkehr" im Benehmen mit der 
Kassenleitung.  
Diese Bestimmungen gelten auch bei der Ausführung von Kassengeschäften für Dritte, mit 
deren Wahrnehmung die Stadtkasse beauftragt worden ist. 
4.5.7 Kredite zur Liquiditätssicherung  
Zur Liquiditätssicherung sind zunächst die Mittel der Rücklagen zur 
Kassenbestandsverstärkung in Anspruch zu nehmen, soweit es aus Gründen der 
Wirtschaftlichkeit geboten und rechtlich zulässig ist. Über die Inanspruchnahme entscheidet 
die Stadtkämmerin/ der Stadtkämmerer auf Vorschlag der Kassenleitung und in Abstimmung 
mit der Amtsleitung des Amtes für Finanzen und Beteiligungen.  
Stehen Rücklagen nicht zur Verfügung bzw. ist ihre Inanspruchnahme unwirtschaftlich, ist die 
rechtzeitige Leistung der Ausgaben der Stadt (auch der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen 
citeq, Münster Marketing und städt. Bühnen) durch die Aufnahme von Liquiditätskrediten 
sicherzustellen.  
Dabei trifft die Entscheidung über die Aufnahme von Liquiditätskrediten  
 die Kassenleitung, wenn der Kredit im Einzelfall 15 Mio. Euro nicht übersteigt und die 
Laufzeit nicht mehr als drei Monate beträgt,

 in allen anderen Fällen die Stadtkämmerin/ der Stadtkämmerer, auf Vorschlag der 
Kassenleitung und in Abstimmung mit der Amtsleitung des Amtes für Finanzen und 
Beteiligungen.  
Die Aufnahme eines Liquiditätskredites in einer Fremdwährung (z.Z. nur Schweizer Franken) 
wird in Abstimmung mit dem Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften (in 
der Nachfolge der Finanz- und Beteiligungskommission) zugelassen, sofern die Aufnahme in 
dieser Währung wirtschaftlicher ist als eine solche auf dem Euro-Markt und die 
Währungsrisiken abschätzbar sind. Der Gesamtbetrag in Fremdwährung aufgenommener 
Liquiditätskredite darf 50 v.H. des in der Haushaltssatzung festgesetzten Höchstbetrages für 
Liquiditätskredite nicht übersteigen. Über die Aufnahme entscheidet die Stadtkämmerin/ der 
Stadtkämmerer, auf Vorschlag der Kassenleitung und in Abstimmung mit der Amtsleitung des 
Amtes für Finanzen und Beteiligungen. 
4.5.8 Informationspflicht der Stadtkasse  
Die Stadtkämmerin/ der Stadtkämmerer und die Amtsleitung des Amtes für Finanzen und 
Beteiligungen sind über die Geldanlagen laufend zu informieren. Gleiches gilt für die von der 
Stadtkasse aufgenommenen bzw. prolongierten Liquiditätskredite.  
Über Festgeldanlagen ist die Oberbürgermeisterin/ der Oberbürgermeister halbjährlich 
nachträglich zu unterrichten. 
4.5.9 Durchlaufende und fremde Finanzmittel  
Für durchlaufende Finanzmittel sowie andere haushaltsfremde Vorgänge sind gesonderte 
Nachweise zu führen (§ 27 Abs. 6 GemHVO). Dabei sind die §§ 30 und 31 der GemHVO und 
diese Geschäftsanweisung zur Finanzbuchhaltung zu beachten.  
Durchlaufende Finanzmittel (§ 16 Abs. 1 Ziff. 1 GemHVO) sind als Verwahrgelder zu buchen. 
Hierzu zählen auch die zur Weiterleitung an die Zahlungsempfänger bestimmten Beträge 
(Personalabzüge) der Kooperationspartner der citeq. 
4.6 Mahnung und Vollstreckung  
Die Zahlungsabwicklung (Stadtkasse) wird gem. § 2 Abs. 1 Nr. 2 
Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW (VwVG NRW) in Verbindung mit § 30 GemHVO NRW 
zur zentralen Stelle für das Mahn- und Vollstreckungsverfahren bestimmt (vgl. auch Ziff. 2.2.2). 
Hierzu gehören insbesondere Mahnung, Beitreibung, Einleitung und Durchführung der 
Zwangsvollstreckung (zwangsweise Einziehung) sowie die Verfolgung privatrechtlicher 
Forderungen, die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlass von 
Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und

Säumniszuschläge), soweit in Vorschriften nichts Anderes bestimmt ist oder nicht eine andere 
Stelle damit beauftragt ist.  
Näheres regelt die Stadtkämmerin/ der Stadtkämmerer. 
4.7 Eidesstattliche Versicherung  
Die Kassenleitung ist gem. § 5a Abs. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW ermächtigt, die 
Eidesstattliche Versicherung abzunehmen und die Aufgaben zu delegieren. 
5 Allgemeine Regelungen  
5.1 Kleinbeträge  
5.1.1 Festsetzung von Kleinbeträgen  
Es kann davon abgesehen werden, Ansprüche von weniger als 10 EURO geltend zu machen, 
es sein denn, dass die Einziehung aus grundsätzlichen Erwägungen geboten ist. Mit 
juristischen Personen des öffentlichen Rechts kann im Falle der Gegenseitigkeit etwas 
Anderes vereinbart werden.  
Von der Festsetzung von Abgaben und abgabenrechtlichen Nebenleistungen sowie sonstigen 
Forderungen ist abzusehen, wenn der Betrag niedriger als 10 EURO ist und feststeht, dass 
die Einziehung keinen Erfolg haben wird oder wenn die Kosten der Einziehung einschließlich 
der Festsetzung außer Verhältnis zu dem Betrag stehen (§ 156 Abs. 2 Abgabenordnung - AO 
-).  
Das gilt nicht für:  
 Gewerbesteuern und Zinsen nach § 233 a AO  
 Grundbesitzabgaben, es sei denn, der Gesamtbetrag der Forderungen übersteigt 
diese Betragsgrenze nicht  
 abgabenrechtliche Nebenleistungen, wenn sie zusammen mit der Hauptforderung 
geltend gemacht werden sowie  
 Entgelte und Verwaltungsgebühren, die Zug um Zug zu leisten sind  
5.1.2 Mahnung und Einleitung der Vollstreckung  
Im Laufe des Haushaltsjahres sind Forderungen (Haupt- und Nebenforderungen) unter einem 
Stammdatensatz von der Stadtkasse weder anzumahnen noch ist wegen dieser Forderungen 
die Vollstreckung zu betreiben, wenn der Gesamtbetrag niedriger als 25 EURO ist. Dieses gilt 
auch für gemahnte, aber nicht in voller Höhe gezahlte Forderungen.  
Der Betrag wird für einen Mahn- bzw. Vollstreckungstermin im Jahr auf 10 EURO abgesenkt.

Für Verwaltungsgebühren und Bußgelder gilt dies mit der Maßgabe, dass der 
Forderungsbetrag, der gemahnt bzw. vollstreckt werden soll, mindestens 10 EURO beträgt. 
5.1.3 Kleinbetragsbereinigung  
Die Stadtkasse wird ermächtigt, am Schluss eines Haushaltsjahres eine 
Kleinbetragsbereinigung aller Konten eines Schuldners bzw. einer Schuldnerin, die unter 
einem Stammdatensatz gespeichert sind, vorzunehmen.  
Beläuft sich der Gesamtbetrag aller offenen Forderungen eines Stammdatensatzes auf 
weniger als 10 EURO, sind die Forderungsbeträge von der Stadtkasse zu Lasten der Stadt 
auszubuchen.  
Überzahlungen von weniger als 5 EURO sind, sofern sie nicht mit offenen Forderungen der 
Stadt zu verrechnen sind, von der Stadtkasse zugunsten der Stadt auszubuchen.  
Ausgenommen von den unter den Ziffern 5.1.2 und 5.1.3 getroffenen Regelungen sind die 
Bereiche, in denen eine Ist-Abrechnung vorgenommen wird (zzt. Grundbesitzabgaben und 
Hundesteuer). 
5.1.4 Behandlung überzahlter Verwarnungs- und Bußgelder ruhender Verkehr  
Überzahlte Beträge können von der Stadtkasse nach Ablauf einer Frist von frühestens drei 
Monaten nach Zahlungseingang ohne weitere Prüfung dem Konto "Nicht unterzubringende 
Gelder" zugeführt werden.  
Die Stadtkasse hat jedoch sicherzustellen, dass innerhalb der Verjährungsfrist 
zurückgeforderte überzahlte Beträge wieder ausgezahlt werden können. Die Verjährungsfrist 
beträgt nach § 195 BGB drei Jahre und beginnt in der Regel mit dem Schluss des Jahres, in 
dem die Überzahlung erfolgt ist (§ 199 Abs. 1 BGB). 
5.1.5 Säumniszuschläge  
Die Kassenleitung wird ermächtigt, beim Vorliegen der Voraussetzungen des § 156 Absatz 2 
AO, Säumniszuschläge, sofern sie nicht zusammen mit Hauptforderungen geltend gemacht 
werden, bis zu 10 EURO auch ohne Antrag des Zahlungspflichtigen zu erlassen. 
5.2 Stundung, Niederschlagung und Erlass  
Verfahren und Zuständigkeiten über Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen 
gem. § 26 GemHVO NRW sowie die Abänderung von Verträgen, sofern die Änderung 
wirtschaftlich der Stundung oder dem Erlass einer Forderung entspricht, regelt die 
Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer und unter Einbeziehung nachfolgender Festlegung über 
die Zuständigkeit des Rates bzw. des Hauptausschusses in einer gesonderten 
Geschäftsanweisung.

Über den Erlass von öffentlich-rechtlichen Forderungen und Abgaben nach 
Billigkeitsvorschriften entscheidet der:  
 Hauptausschuss, wenn der zu erlassende Betrag im Einzelfall 50.000 Euro übersteigt 
 Rat, wenn der zu erlassende Betrag im Einzelfall 250.000 Euro übersteigt  
Der Erlass privatrechtlicher Forderungen der Stadt aus Verträgen mit Mitgliedern des Rates, 
der Bezirksvertretungen, der Ausschüsse, dem/der Oberbürgermeister/in und den 
Beigeordneten, die nicht Forderungen nach § 12 Ziffer 1 der Hauptsatzung darstellen, bedarf 
nach § 41 Buchstabe r) GO NW der Genehmigung durch den Rat der Stadt. 
5.3 Verwahrgelass  
Wertpapiere sollen einem Kreditinstitut gegen Depotschein zur Verwahrung übergeben 
werden. Im Übrigen sind Wertpapiere und andere Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen 
oder nachweisen, von der Stadtkasse zu verwahren.  
Andere Gegenstände, die der Stadt gehören oder von ihr zu verwahren sind, können der 
Stadtkasse zur Verwahrung zugewiesen werden.  
Über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Wertgegenstände ist Buch zu 
führen.  
Näheres regelt eine von der Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer erlassene 
Geschäftsanweisung. 
5.4 Aufbewahrungsfristen  
Die Aufbewahrung der Unterlagen (Bilanzen, Abschlüsse, Buchungsbelege usw.) erfolgt 
gemäß den gesetzlichen Regelungen. 
5.5 Unterschriftsregelung innerhalb der Finanzbuchhaltung  
Die internen Unterschriftsbefugnisse werden von der Stadtkämmerin/ dem Stadtkämmerer 
geregelt. Die Kassenleitung unterbreitet dazu Vorschläge. 
5.6 Vorkasse  
Wenn die Verwaltungsgebühr niedriger als 25 EURO ist, werden Amtshandlungen oder 
sonstige Dienstleistungen in der Regel nur gegen Vorkasse bzw. Vorlage einer 
Einzugsermächtigung erbracht. Hierzu zählt auch der Einsatz von elektronischen 
Bezahlsystemen.

5.7 Einzugsermächtigung und Lastschriftmandate  
Einzugsermächtigungen und Lastschriftmandate über städtische Konten dürfen nur 
zeichnungsberechtigte Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter (s. Ziffer 4.5.5) der Stadtkasse erteilen. 
5.8 Datenschutz  
Auf die Vorschriften der GA Datenschutz der Stadt Münster wird hingewiesen.  
Auskünfte über gespeicherte Daten durch Fernruf, Einsichtnahme, Ausdrucke u.ä. sind 
Zahlungspflichtigen bzw. ihren Bevollmächtigten nur nach entsprechender Legitimation (z.B. 
auch Rückruf), den anfordernden Stellen nur für deren Zuständigkeitsbereich beim Nachweis 
eines dienstlichen Interesses und unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen zu 
erteilen. 
Fachämter, denen der Zugriff auf die Dateien der Stadtkasse für ihren Zuständigkeitsbereich 
genehmigt worden ist, sind in der Regel auf die eigenen Nutzungsmöglichkeiten des Dialog-
Systems zu verweisen. 
6 Regelungen zur Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung  
Als IT-gestütztes Buchführungssystem wird nachfolgend eine Buchführung bezeichnet, die 
insgesamt oder in Teilbereichen kurzfristig oder auf Dauer unter Nutzung von Hardware und 
Software auf IT-Datenträgern geführt wird. Dabei ist sicherzustellen, dass während der Dauer 
der Speicherung die Bücher, Belege und sonst erforderlichen Aufzeichnungen jederzeit 
innerhalb angemessener Frist verfügbar und lesbar gemacht werden können. Zu den IT-
Datenträgern gehören neben den magnetischen Datenträgern insbesondere auch 
elektrooptische Datenträger. Eine mögliche optische Archivierung unterliegt ebenfalls den 
Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und den Grundsätzen 
ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchungssysteme (GoBS). 
6.1 Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung  
Für den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung (DV) sind die Vorschriften der 
GemHVO anzuwenden. Daneben sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung 
(GoB) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) 
sowie die Ordnungsvorschriften der §§ 238, 239, 257 und 261 HGB und die §§ 145 bis 147 
Abgabenordnung zu beachten.  
Insbesondere gilt:

 Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und 
zeitgerecht erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung 
verfolgen lassen (Beleg- und Journalfunktion). 
 Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar 
sind und einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage gewährleisten 
(Kontenfunktion). 
 Die Buchungen müssen einzeln und geordnet nach Konten und diese 
fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach 
Abschlussposition dargestellt und jederzeit lesbar gemacht werden können. 
 Ein sachverständiger Dritter muss sich in dem jeweiligen Verfahren der 
Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick 
über die Geschäftsvorfälle und die Lage der Kommune verschaffen können. 
 Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine 
Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen 
Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar gemacht 
werden  
6.2 Freigabe von Verfahren  
In der Finanzbuchhaltung dürfen nur dokumentierte, von den einführenden 
Organisationseinheiten geprüfte, von der örtlichen Rechnungsprüfung als unbedenklich 
eingestufte und freigegebene Programme eingesetzt werden. Ein Programm muss den für den 
Vollzug der Aufgaben geltenden, speziellen rechtlichen und sachlichen Regelungen sowie den 
GoBS entsprechen.  
Bei der Einführung von neuen Programmen sowie Softwaremodifikationen, die den Finanzteil 
betreffen, erfolgt die Freigabe der Programme und Softwaremodifikationen durch die 
Stadtkämmerin/ den Stadtkämmerer. Die citeq bezieht die örtliche Rechnungsprüfung so 
rechtzeitig ein, dass diese Bedenken hinsichtlich eines Einsatzes bzw. zur Ausstellung der 
Unbedenklichkeitsbescheinigung zeitnah äußern kann, damit der Stadt keine wirtschaftlichen, 
finanziellen und ordnungsrechtlichen Nachteile entstehen.  
Die citeq stellt, mit Hinweis auf die Programmfreigabe bzw. die beabsichtigte 
Programmfreigabe den Antrag auf die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung an 
die örtliche Rechnungsprüfung. 
Die örtliche Rechnungsprüfung teilt spätestens 3 Wochen nach Eingang des Antrages seine 
Bedenken gegen den Programmeinsatz mit bzw. stellt eine Unbedenklichkeitsbescheinigung 
aus. Sollte die örtliche Rechnungsprüfung sich innerhalb von 3 Wochen nach Eingang des 
Antrages nicht äußern, gilt die Unbedenklichkeitsbescheinigung als erteilt.

Soweit weitere Beteiligungen erforderlich sind, wird die citeq diese veranlassen (z.B. 
Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Datenschutzbeauftragte).  
Die Freigabe soll dauerhaft nachvollziehbar sein und bestätigen, dass die gesetzlichen und 
örtlichen Regelungen eingehalten werden. Die Testberichte, in denen Art, Umfang und 
Ergebnisse festgehalten werden, sind entsprechend den rechtlichen Vorgaben 
aufzubewahren. 
6.3 Berechtigungen im Verfahren  
Zum Schutz des eingesetzten Buchführungssystems sowie zur Nachvollziehbarkeit der 
Eingaben dürfen nur autorisierte Personen Zugang zum produktiven System erlangen.  
Durch das von der Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer zu regelnde Berechtigungskonzept 
werden innerhalb des zentral eingesetzten Buchhaltungssystems die Berechtigungen 
elektronisch sichergestellt. Eine elektronische Signatur wird im Bereich der Buchhaltung nicht 
angewandt (vgl. auch Ziff. 3.3.6.1)  
Alle Aktionen innerhalb des Verfahrens müssen sich grundsätzlich auf die einzelne Benutzerin/ 
den einzelnen Benutzer zurückführen lassen. 
6.4 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen  
Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen (batch- / dialogorientierte Verfahren) gelten als 
ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig, 
zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind.  
Es ist zu gewährleisten, dass alle für die - unmittelbar oder zeitlich versetzt - nachfolgende 
Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden, plausibel und kontrollierbar 
sind. Insbesondere müssen die Merkmale für eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung 
nach Sach- und Personenkonten gespeichert sein. 
 
Diese Daten sind in Form von Buchungsprotokollen oder in anderer protokollierbarer, 
verfahrensabhängiger Darstellungsweise (maschinell erstellte Erfassungs-, Übertragungs- 
und Verarbeitungsprotokolle) vorzuhalten. Die Protokolle werden wie Belege aufbewahrt.  
Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z. B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit 
korrigiert, braucht der ursprünglich gespeicherte Inhalt nicht feststellbar sein.  
Werden Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung verändert, so 
muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben, z. B. durch Aufzeichnungen 
über durchgeführte Änderungen (Storno- und Neubuchung). Diese Änderungsnachweise sind 
Bestandteil der Buchführung und aufzubewahren.

6.5 Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung  
Die DV-Buchführung hat dem Prinzip zu entsprechen, dass ein sachlicher und zeitlicher 
Nachweis über sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle erbracht werden muss. 
6.6 Sicherung und Kontrolle der Verfahren  
Die Oberbürgermeisterin/ der Oberbürgermeister bestimmt, in welcher Form die Bücher 
geführt werden.  
Die Anwendung und die Entwicklung von Programmen sind voneinander zu trennen. Wer 
Daten in der Finanzbuchhaltung erfasst, darf keine System- oder 
Anwendungsprogrammierung vornehmen können und umgekehrt.  
Die Datensicherheit und die Verfahrenskontrollen sind in einem Datensicherungskonzept zu 
regeln, das die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer unter Beteiligung der citeq und der 
Datenschutzbeauftragten / des Datenschutzbeauftragten erlässt. 
7 Aufsicht, Kontrolle, Prüfung  
7.1 Regelungen zur Aufsicht und Kontrolle über Buchführung und 
Zahlungsabwicklung  
Die Stadtkämmerin/ der Stadtkämmerer führt gem. § 31 Abs. 4 GemHVO die Aufsicht über die 
Finanzbuchhaltung. 
7.2 Regelungen zur Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung  
Die Prüfung der Finanzbuchhaltung obliegt dem Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und 
Revision und richtet sich nach den Vorschriften der Gemeindeordnung und der 
Rechnungsprüfungsordnung. 
7.3 Prüfung der Barkasse  
Die bei der Stadtkasse geführte Barkasse ist mindestens halbjährlich unvermutet zu prüfen. 
Die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer bestimmt die mit der Prüfung betraute Person. Diese 
darf nicht der Fachstelle "Zahlungsverkehr" angehören. Über die Prüfung ist ein Protokoll zu 
fertigen. 
8 Schlussbestimmungen  
8.1 Weitergeltung bisheriger Regelungen  
Regelungen zum bisherigen kameralen Haushalts- und Kassenverfahren haben auch für die 
doppisch buchenden Ämter und Einrichtungen weiter Geltung, soweit sie nicht durch diese

oder weitere Geschäftsanweisungen geändert wurden und sinngemäß angewandt werden 
können (z.B. die Stundungsanweisung). 
8.2 Regelungslücken  
Soweit Regelungslücken bestehen, sind diese zu schließen  
 soweit möglich durch analoge Anwendung der bestehenden Regelungen für 
das kamerale Finanzwesen (GA Finanzen u.a.), 
 durch Auslegung der gesetzlichen Vorschriften und der Grundsätze 
ordnungsgemäßer Buchführung sowie 
 durch Entscheidung der/ des Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung im 
Einzelfall bzw. durch Entscheidung der Stadtkämmerin / des Stadtkämmerers, 
wenn eine Regelung von grundsätzlicher Bedeutung ist.  
8.3 Allgemeine Ermächtigung / Beteiligungen  
Die Stadtkämmerin/ der Stadtkämmerer wird ermächtigt, in Ausführung oder Ergänzung dieser 
Geschäftsanweisung weitere Regelungen zu erlassen. Die Regelungsbefugnis der 
Oberbürgermeisterin/ des Oberbürgermeisters bleibt davon unberührt (Rückholrecht).  
Bei Änderungen/ Ergänzungen dieser Geschäftsanweisung ist das Amt für 
Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision sowie das Personal- und Organisationsamt zu 
beteiligen. Soweit der IT-Bereich betroffen ist, ist die citeq zu beteiligen. 
8.4 Inkrafttreten  
Diese Geschäftsanweisung tritt einen Tag nach Veröffentlichung in "mitgeteilt" in Kraft. 
Gleichzeitig tritt die "Vorläufige Geschäftsanweisung gem. § 31 
Gemeindehaushaltsverordnung NRW zur Regelung der Finanzbuchhaltung für die Stadt 
Münster vom 15.03.2006 " außer Kraft.

1 
 
Geschäftsanweisung zur Regelung der 
Finanzbuchhaltung der Stadt Münster 
Inhaltsverzeichnis 
 
Präambel ............................................................................................................................... 4 
1 Geltungsbereich ............................................................................................................. 4 
2 Organisation der Finanzbuchhaltung .............................................................................. 4 
2.1 Aufgaben und Gliederung der Finanzbuchhaltung ................................................... 4 
2.1.1 Buchhaltung ..................................................................................................... 5 
2.1.2 Delegation von Teilaufgaben ............................................................................ 6 
2.1.3 Zahlungsabwicklung ......................................................................................... 6 
2.1.4 Mahnung und Vollstreckung ............................................................................. 6 
2.1.5 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen ....................................... 6 
2.2 Personelle Verantwortlichkeiten .............................................................................. 6 
2.2.1 Aufsicht über die Finanzbuchhaltung ................................................................ 6 
2.2.2 Verantwortliche/-er für die Finanzbuchhaltung und die Zahlungsabwicklung .... 6 
2.2.3 Verdacht auf Unregelmäßigkeiten .................................................................... 7 
2.2.4 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ....................................................................... 7 
2.3 Unterschriftsbefugnisse ........................................................................................... 7 
2.4 Kassensicherheit ..................................................................................................... 7 
3 Anordnungswesen .......................................................................................................... 7 
3.1 Begriffsbestimmung................................................................................................. 7 
3.2 Funktionstrennung .................................................................................................. 7 
3.3 Anordnungszwang .................................................................................................. 7 
3.4 Ausnahmen vom Anordnungszwang ....................................................................... 8 
3.5 Nachholung von Anordnungen ................................................................................ 8 
3.6 Ausübung der Anordnungs- und Freigabebefugnisse nach dem Vier-Augen-Prinzip 8 
3.6.1 Kreditorischer Bereich ...................................................................................... 8 
3.6.2 Debitorischer Bereich ....................................................................................... 9 
3.6.3 Rückzahlung aus Erstattungsmitteilungen und Irrläufern .................................. 9 
3.7 Auszahlungsanordnung in der Kreditorenbuchhaltung ...........................................10 
3.8 Anordnungsberechtigte und Umfang der Anordnungsbefugnis ...............................11 
3.8.1 Kreditorischer Bereich .....................................................................................11 
3.8.2 Debitorischer Bereich ......................................................................................12 
Anlage 1 zur Vorlage V/0361/2022

2 
 
3.9 Mitwirkungsverbot ..................................................................................................12 
3.10 Unterschriftenproben / Benachrichtigung von der Anordnungsbefugnis .................13 
3.11 Feststellungsvermerk und Feststellungsbefugnis ...................................................13 
3.11.1 Feststellungsvermerk ......................................................................................13 
3.11.2 Feststellungsbefugnis......................................................................................13 
3.11.3 Verantwortung sachliche Feststellung .............................................................13 
3.11.4 Verantwortung rechnerische Feststellung........................................................14 
3.11.5 Verantwortung des / der Feststellungsbefugten in besonderen Fällen .............14 
3.11.6 Verantwortung der Fachamtsbuchhaltung bei elektronischem Workflow .........14 
3.11.7 Verantwortung der Zentrale Kreditorenbuchhaltung / Validierungsstelle ..........15 
3.11.8 Automatisiertes Anordnungs- und Feststellungsverfahren ...............................15 
4 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ..........................................................................15 
4.1 Gemeinsame Regelungen für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ....................15 
4.1.1 Kontierungsrichtlinien ......................................................................................15 
4.1.2 Stammdaten für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ............................16 
4.2 Regelungen für die Debitorenbuchhaltung .............................................................16 
4.3 Regelungen für die Kreditorenbuchhaltung ............................................................16 
5 Detailregelungen für die Zahlungsabwicklung ...............................................................17 
5.1 Liquiditätsplanung ..................................................................................................17 
5.1.1 Informationspflicht der Fachverwaltung ...........................................................17 
5.1.2 Liquiditätsverbund (Cashpooling) ....................................................................17 
5.1.3 Geldanlagen ....................................................................................................17 
5.1.4 Berichtspflichten ..............................................................................................17 
5.2 Zahlungsverkehr ....................................................................................................18 
5.2.1 Zuständigkeiten im Geschäftsverkehr mit Kreditinstituten ...............................18 
5.2.2 Auszahlungen .................................................................................................18 
5.2.3 Geldeingänge ..................................................................................................18 
5.2.4 unklare Belastungen .......................................................................................19 
5.3 Bankbuchhaltung ...................................................................................................19 
5.4 Durchlaufende Zahlungsabwicklung und fremde Finanzmittel ................................19 
6 Post und Schriftverkehr .................................................................................................19 
7 Anlagenbuchhaltung / Bilanzierung ...............................................................................19 
8 Jahresabschluss ...........................................................................................................20 
9 Einsatz von Geld-, Debit- oder Kreditkarten sowie Schecks ..........................................20 
10 Forderungsmanagement ............................................................................................20 
10.1 Grundsatz der Vorkasse .........................................................................................20

3 
 
10.2 Geltendmachung von Forderungen ........................................................................21 
10.3 Fälligkeit von Forderungen .....................................................................................21 
10.4 Überfällige Forderungen .........................................................................................21 
10.5 Forderungsbewertung im Rahmen des Jahresabschlusses....................................21 
10.6 Verjährung von Forderungen ..................................................................................22 
10.7 Aussetzung der Vollziehung ...................................................................................22 
10.8 Aufrechnung ...........................................................................................................22 
10.9 Zwangsvollstreckungsverfahren .............................................................................22 
10.10 Vermögensauskunft des Vollstreckungsschuldners ............................................22 
10.11 Außergerichtliche Schuldenbereinigungsverfahren, Insolvenzen ........................23 
10.12 Niederschlagung von Forderungen .....................................................................23 
10.13 Stundung und Erlass von Forderungen ...............................................................23 
11 Kleinbeträge ..............................................................................................................23 
12 Überwachung der Finanzbuchhaltung ........................................................................23 
12.1 Aufsicht / Prüfungen ...............................................................................................23 
12.2 Tagesabschlüsse ...................................................................................................23 
13 Rechte der örtlichen Rechnungsprüfung ....................................................................23 
14 Freigabe von Verfahren und Vergabe von Berechtigungen ........................................23 
15 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen...........................24 
16 Aufbewahrung von Unterlagen ...................................................................................25 
17 Inkrafttreten ...............................................................................................................25

4 
 
Präambel 
Die Oberbürgermeisterin / der Oberbürgermeister hat, unter Berücksichtigung der örtlichen 
Gegebenheiten, gemäß der Kommunalhaushaltsverordnung NRW1 grundlegende 
Regelungen zu erlassen, um somit die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der 
Finanzbuchhaltung zu gewährleisten.  
  
Diese Geschäftsanweisung ist das Basiswerk im Bereich der Finanzbuchhaltung, auf der 
weitere Geschäftsanweisungen sowie Dienstanweisungen aufbauen, in denen 
Detailregelungen zu fachspezifischen Bereichen getroffen werden. Sie beinhaltet nicht nur die 
Regelung für fachlich-technische Verfahrensabläufe, sondern ist gemeinsam mit den auf der 
Basis dieser Geschäftsanweisung bereits erlassenen und noch zu erlassenden 
Detailregelungen grundlegender Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS).  
 
Mit dieser Geschäftsanweisung werden die grundlegenden Regelungen für die 
Finanzbuchhaltung festgelegt, insbesondere: 
 
 Organisation 
 Buchführungsaufgaben 
 Zahlungsabwicklung 
 Datenverarbeitung 
 Aufsicht, Kontrolle, Prüfung. 
 
Federführend für die Erstellung der Geschäftsanweisung Finanzbuchhaltung ist das Amt für 
Finanzen und Beteiligungen. 
1 Geltungsbereich 
Diese Geschäftsanweisung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung 
Münster, einschließlich der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen. Sofern in dieser 
Geschäftsanweisung der Begriff Fachämter genannt ist, sind auch die eigenbetriebsähnlichen 
Einrichtungen umfasst, soweit keine gesonderten Regelungen getroffen sind. 
2 Organisation der Finanzbuchhaltung 
2.1 Aufgaben und Gliederung der Finanzbuchhaltung 
Die Aufgaben der Finanzbuchhaltung werden zentral im Amt für Finanzen und Beteiligungen 
wahrgenommen, es sei denn, in dieser Geschäftsanweisung sind Ausnahmen genannt. 
 
Die Aufgaben umfassen 
 
 die Buchhaltung bzw. Buchführung2  
 die Zahlungsabwicklung3  
 die Mahnung und die Vollstreckung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen 
Forderungen 
 die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen. 
 
                                                
1 § 32 KomHVO NRW 
2 § 28 KomHVO NRW 
3 § 31 KomHVO NRW

5 
 
Die Aufgaben von Buchhaltung und Zahlungsabwicklung dürfen nicht von denselben 
Dienstkräften wahrgenommen werden4.  
 
2.1.1 Buchhaltung 
Zur Buchhaltung gehören  
 
 die Hauptbuchhaltung 
 die Anlagenbuchhaltung 
 die Debitorenbuchhaltung  
 die Kreditorenbuchhaltung 
 
Die Hauptbuchhaltung umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben: 
 
 Aufstellung des Jahresabschlusses (NKF-Einzelabschluss) einschl. der Bilanz 
 Aufstellung des NKF-Gesamtabschlusses 
 Erstellung und Anpassung von Bilanzierungsrichtlinien 
 Erstellung und Anpassung des Kontenplanes 
 Durchführung von Buchungen außerhalb der Nebenbuchführungen 
 Verwaltung der Stammdaten 
 
Die Anlagenbuchhaltung umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben: 
 
 Erfassung, Bewertung und Fortschreibung des städt. Anlagevermögens und der 
zugehörigen Sonderposten 
 Festlegung der Nutzungsdauern des Anlagevermögens 
 Durchführung und Kontrolle der Abschreibungsläufe  
 Ermittlung des Anlagevermögensbestandes zum Stichtag des Jahresabschlusses / 
Erstellung des Anlagenspiegels 
 Planung und Begleitung der gesetzlich vorgeschriebenen Inventuren 
  
Die Debitorenbuchhaltung hat im Wesentlichen die folgenden Aufgaben wahrzunehmen: 
 
 die Bearbeitung von Debitorenrechnungen und Gutschriften einschließlich Stundung, 
Niederschlagung und Erlass (Bearbeitung von Forderungen) 
 Prüfung und Aktualisierung der Personenkonten in der Finanzbuchhaltungssoftware 
 Verarbeitung der eingehenden SEPA-Lastschriftmandate. 
 Kontrolle und Bearbeitung der offenen debitorischen Einzelposten 
 
Die Debitorenbuchhaltung wird insoweit dezentral geführt, als die Ämter entweder über 
Vorverfahren oder gesteuert über Teilvorgänge die Geschäftsvorfälle direkt buchen können. 
Alle anderen Aufgaben ebenso wie die Regelungen zur Buchungssystematik und Steuerung 
liegen in der zentralen Zuständigkeit des Amtes für Finanzen und Beteiligungen. 
 
Die Kreditorenbuchhaltung hat im Wesentlichen die folgenden Aufgaben wahrzunehmen:  
 
Bearbeitung der kreditorischen Eingangsrechnungen / zahlungsbegründenden Eigenbelege 
sowie Gutschriften nach den Vorgaben der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung  
 
 Prüfen der zahlungsbegründenden Unterlagen 
 Kontieren und Erfassen der kreditorischen Vorgänge  
 Kontrolle und Bearbeitung der offenen kreditorischen Einzelposten  
                                                
4 § 31 KomHVO NRW

6 
 
 
Die Kreditorenbuchhaltung wird grundsätzlich zentral geführt. Die Fachämter sind über den 
(digitalen) Rechnungsworkflow in die Bearbeitungsschritte eingebunden. 
2.1.2 Delegation von Teilaufgaben 
Teilaufgaben können durch das für Finanzen zuständige Dezernat mit Zustimmung des 
zuständigen Dezernats für Personal, Organisation auf andere Bereiche delegiert werden. 
Diese Delegation kann in Abhängigkeit vom Umfang und von den Besonderheiten der 
Aufgaben für Teile der Buchhaltung, einzelne Organisationseinheiten und einzelne Aufgaben 
erfolgen. Voraussetzung dafür ist, dass dadurch die Bilanzsicherheit nicht beeinträchtigt wird. 
Die zentrale Verantwortung für die Finanzbuchhaltung wird dadurch nicht berührt. Sofern 
einzelne Bestandteile der Buchhaltung dezentralen Organisationseinheiten übertragen 
werden, behält das Amt für Finanzen und Beteiligungen die Fachaufsicht auch für die 
delegierten Aufgaben. 
2.1.3 Zahlungsabwicklung 
Das Amt für Finanzen und Beteiligungen nimmt die Aufgaben der Zahlungsabwicklung wahr.5 
Weitere Aufgaben können übertragen werden, soweit Vorschriften der GO NRW und 
finanzrechtliche Vorschriften nicht entgegenstehen und die Erledigung der Aufgaben nach 
Abs. 2 nicht beeinträchtigt werden. 
 
Die Aufgaben der Zahlungsabwicklung sind im Wesentlichen: 
 
 die Sicherstellung der jederzeitigen Zahlungsfähigkeit der Stadt mit Hilfe einer 
angemessenen Liquiditätsplanung, 
 der Zahlungsverkehr, also der Geschäftsverkehr mit Kreditinstituten und die Annahme von 
Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen sowie 
 die Bankbuchhaltung mit der täglichen Abstimmung der Finanzmittelkonten.  
2.1.4 Mahnung und Vollstreckung 
Das Amt für Finanzen und Beteiligungen wird zur zentralen Stelle für das Mahn- und 
Vollstreckungsverfahren bestimmt.6 
2.1.5 Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen 
Die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen und anderen Gegenständen regelt 
die Geschäftsanweisung für die Verwahrung von Wertgegenständen (GA Verwahrgelass). 
2.2 Personelle Verantwortlichkeiten 
2.2.1 Aufsicht über die Finanzbuchhaltung 
Die Aufsicht über das Aufgabengebiet der Finanzbuchhaltung obliegt der Stadtkämmerin / dem 
Stadtkämmerer.7 
2.2.2 Verantwortliche/-er für die Finanzbuchhaltung und die Zahlungsabwicklung 
Für das Aufgabengebiet der Finanzbuchhaltung sind8 eine Verantwortliche / ein 
Verantwortlicher und eine Stellvertretung zu bestellen.  
 
Die Fachstellenleitung der Fachstelle Zahlungsverkehr der Stadtkasse wird zur / zum 
Verantwortlichen für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit9. 
                                                
5 § 31 KomHVO NRW  
6 § 2 Abs. 1 Nr. 2 VwVfG NRW in Verbindung mit § 32 Abs. 2 Nr. 1.9 KomHVO NRW  
7 § 32 Abs. 4 KomHVO NRW 
8 § 93 Abs. 2 Gemeindeordnung NRW (GO NRW) 
9 § 32 II Nr. 1.3 KomHVO

7 
 
 
Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Geschäftsanweisung nichts Anderes 
bestimmen, treffen die genannten Verantwortlichen die zur ordnungsgemäßen 
Aufgabenerfüllung erforderlichen Anordnungen. Sie sind fachlich direkt der Stadtkämmerin / 
dem Stadtkämmerer unterstellt. 
2.2.3 Verdacht auf Unregelmäßigkeiten 
Sobald die genannten Verantwortlichen oder die Stellvertretungen die ordnungsgemäße 
Führung der Finanzbuchhaltung gefährdet sehen, haben sie die Aufsicht zu unterrichten. 
2.2.4 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Aufgabengebiet der Finanzbuchhaltung eingesetzt 
sind, haben die ihnen zugewiesenen Aufgaben sorgfältig und unverzüglich zu erledigen und 
in ihrem Aufgabengebiet auf die Sicherheit der Buchführung und des Zahlungsverkehrs zu 
achten. 
 
Der Verdacht von Unregelmäßigkeiten ist, auch wenn er sich nicht auf das eigene 
Aufgabengebiet bezieht, den genannten Verantwortlichen unverzüglich anzuzeigen. Diese 
treffen sofort die nach der Sachlage erforderlichen Maßnahmen. Das Amt für 
Wirtschaftlichkeitsprüfungen und Revision ist zu beteiligen. Das gilt auch bei Einbruch, 
Diebstahl oder ähnliches. 
2.3 Unterschriftsbefugnisse 
Die internen Unterschriftsbefugnisse (inklusive elektronischer Signaturen) in der 
Finanzbuchhaltung werden durch die Stadtkämmerin / den Stadtkämmerer auf Vorschlag der 
/ des Verantwortlichen für die Finanzbuchhaltung geregelt (Unterschriftsregelung).  
2.4 Kassensicherheit  
Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Geschäftsanweisung nichts Anderes 
bestimmen, trifft die Kassenleitung die zur ordnungsgemäßen und wirtschaftlichen Führung 
der Stadtkasse erforderlichen Anordnungen. Sie hat dabei auf eine höchstmögliche innere und 
äußere Kassensicherheit zu achten. 
3 Anordnungswesen 
3.1 Begriffsbestimmung 
Das Anordnungswesen umfasst die Maßnahmen der Verwaltung, durch die der Haushaltsplan 
ausgeführt wird. Anordnungsbefugnis ist die Berechtigung und Verpflichtung, das Amt für 
Finanzen und Beteiligungen (Zahlungsabwicklung) damit zu betrauen, Einzahlungen 
anzunehmen und Auszahlungen zu leisten sowie Wertgegenstände in Verwahrung zu nehmen 
bzw. auszuhändigen. Anordnungsbefugnis ist außerdem die Berechtigung und Verpflichtung, 
das Amt für Finanzen und Beteiligungen (Buchführung) damit zu betrauen, nicht 
zahlungswirksame Buchungen vorzunehmen. 
3.2 Funktionstrennung 
Aus Gründen der Sicherheit gelten folgende Funktionstrennungen im Anordnungswesen, die 
zu beachten sind: 
 
 Trennung der Feststellungsbefugnis von der Anordnungsbefugnis  
 Trennung der Anordnungsbefugnis von der Zahlungsabwicklung  
 Trennung der Anordnungsbefugnis von der Rechnungsprüfung 
3.3 Anordnungszwang

8 
 
Jeder Geschäftsvorfall, der die Ergebnisrechnung, die Finanzrechnung oder die Bilanz berührt, 
ist zu buchen und durch eine förmliche Anordnung schriftlich zu dokumentieren. Die 
Schriftform wird durch die von der Stadt Münster eingesetzte Finanzsoftware oder durch 
hierfür zugelassene Vorverfahren erfüllt. Bei Geschäftsvorfällen, die zu Auszahlungen führen, 
soll bereits bei Vertragsschluss eine Vorkontierung oder eine Bestellung in der zentral 
eingesetzten Buchhaltungssoftware oder in genehmigten Vorverfahren erfolgen. Der 
Anordnungszwang gilt auch für Geschäftsvorfälle, die Sonderhaushalte oder fremde 
Kassengeschäfte betreffen. 
 
Ausgenommen von der förmlichen Anordnung sind die vom Amt für Finanzen und 
Beteiligungen im Rahmen des Jahresabschlusses vorzunehmenden Buchungen, die nicht zu 
Auszahlungen führen. 
 
Der Anordnungszwang erstreckt sich auch auf die Ein- und Auslieferungen der zu 
verwahrenden Wertgegenstände (vgl. Geschäftsanweisung Verwahrgelass). 
3.4 Ausnahmen vom Anordnungszwang 
Ohne Anordnung dürfen 
 
angenommen und gebucht werden: 
 
 irrtümliche Einzahlungen 
 Einzahlungen, die an die Einzahlerin / den Einzahler zurückgezahlt oder an den 
Empfangsberechtigten weitergeleitet werden,  
 Einzahlungen, die von einer anderen Stelle für Auszahlungen für Rechnung dieser Stelle 
eingehen (durchlaufende Gelder, fremde Mittel) sowie  
 Mahn- und Vollstreckungskosten, Säumniszuschläge, Nebenkosten, Zinsen 
 
ausgezahlt und gebucht werden: 
 
 Rückzahlung von irrtümlich eingegangenen Beträgen 
 Rückzahlungen von zu viel gezahlten Beträgen (gilt nicht für Rückzahlungen, bei denen der 
Grund entfallen ist) 
 die an eine andere Stelle abzuführenden Mittel, die für deren Rechnung angenommen 
wurden (durchlaufende Gelder, fremde Mittel) 
3.5 Nachholung von Anordnungen 
Liegt dem Amt für Finanzen und Beteiligungen keine Anordnung vor und ist diese keiner 
Einzahlerin / keinem Einzahler zuzuordnen, erfolgt die Verbuchung bis zur Klärung auf einem 
Verwahrdebitor. 
Ist die Einzahlerin / der Einzahler erkennbar, informiert das Amt für Finanzen und 
Beteiligungen die bewirtschaftende Stelle. Von dort ist die fehlende Anordnung unverzüglich 
zu erteilen und dem Amt für Finanzen und Beteiligungen zur Buchung zusammen mit der 
Zahlungsanzeige zuzuleiten. 
 
In den Fällen, in denen die Klärung erfolglos verläuft, ist die Zahlung an die Einzahlerin / den 
Einzahler zu erstatten. 
3.6 Ausübung der Anordnungs- und Freigabebefugnisse nach dem Vier-
Augen-Prinzip 
3.6.1 Kreditorischer Bereich 
Im kreditorischen Bereich ist das Vier-Augen-Prinzip anzuwenden.

9 
 
Die anordnende Mitarbeiterin / der anordnende Mitarbeiter darf nicht gleichzeitig einen der 
vorangehenden Prüfungsschritte (Validierung der Rechnung, Prüfung der sachlichen und 
rechnerischen Richtigkeit, Bearbeitung durch Fachamtsbuchhaltung) ausgeführt haben und 
nicht Empfängerin / Empfänger der Zahlung sein.  
 
Im Bereich von Massenzahlungen sind Ausnahmen möglich. 
 
Mit der Anordnung des Betrages (elektronische Unterschrift) übernimmt die befugte 
Mitarbeiterin / der befugte Mitarbeiter die Verantwortung dafür, dass 
 
 die Feststellungsvermerke von den dazu befugten Dienstkräften abgegeben worden sind  
 im Erfassungsbeleg und in den Daten der zahlungsbegründenden Unterlagen keine 
offensichtlichen erkennbaren Fehler enthalten sind. 
3.6.2 Debitorischer Bereich 
Im debitorischen Bereich unterliegen folgende Anordnungen dem Vier-Augen-Prinzip: 
 
 Debitorische Gutschriften 
o Auszahlungen  
o Abgänge (Herabsetzung von Forderungen) 
 Niederschlagungen 
 Erlasse. 
 
Diese Anordnungen bedürfen zur weiteren Bearbeitung in der Zahlungsabwicklung der 
vorherigen Freigabe durch den Anordnungsbefugten. 
 
Die Ausübung der Anordnungs- und Freigabebefugnisse nach dem Vier-Augen-Prinzip 
umfasst die Verantwortung dafür, dass  
 
 in der Anordnung bzw. im Entscheidungsvorschlag keine offensichtlich erkennbaren Fehler 
oder Mängel enthalten sind (Beispiele für solche Fehler oder Mängel sind: falscher 
Vertragsgegenstand, fehlende Unterschrift etc.), 
 die Anordnung bzw. der Entscheidungsvorschlag von denjenigen Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeitern abgegeben worden sind, die diese Sachverhaltsbeurteilungen auch 
vornehmen konnten, 
 
Debitorische Gutschriften, die zu Auszahlungen führen, erfordern zusätzlich eine 
zahlungsbegründende Unterlage an das Amt für Finanzen und Beteiligungen. Die 
zahlungsbegründende Unterlage soll elektronisch (z. B. in der Finanzbuchhaltungssoftware) 
zur Verfügung gestellt werden. 
 
Wenn 
 
 der Betrag nicht an die Einzahlerin / den Einzahler, sondern an einen abweichenden Dritten 
ausgezahlt werden soll oder 
 an eine andere Bankverbindung der Einzahlerin / des Einzahlers ausgezahlt werden soll, 
 
dann ist die Anweisung hierzu von einem Anordnungsberechtigten mitzuzeichnen.  
 
Für die Zahlung aus Vorverfahren sind Vereinfachungen möglich, welche im Rahmen der 
Zulassung des jeweiligen Vorverfahrens zu regeln sind. 
3.6.3 Rückzahlung aus Erstattungsmitteilungen und Irrläufern 
Auszahlungen aus Guthaben, die aufgrund von

10 
 
 Erstattungsmitteilungen der mittelbewirtschaftenden Stellen sowie 
 Zahlungen aus Irrläufen (Klärungsbestand) 
 
zu leisten sind, unterliegen zusätzlich einem Vier-Augen-Prinzip innerhalb des Amtes für 
Finanzen und Beteiligungen. Die Ausübung der Freigabebefugnis nach dem Vier-Augen-
Prinzip der durch das Amt für Finanzen und Beteiligungen auszuführenden Zahlungen umfasst 
die Verantwortung dafür, dass 
 
 die buchungsbegründende Unterlage keine offensichtlichen Fehler oder Mängel enthält und 
 die richtige Übernahme der Daten aus der zahlungsbegründenden Unterlage erfolgt ist. 
 
3.7 Auszahlungsanordnung in der Kreditorenbuchhaltung 
 
Entsprechend den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB) muss jeder 
Zahlungsanordnung eine begründende Unterlage beiliegen, aus der Zweck und Anlass der 
Zahlung hervorgeht (Belegprinzip). Zweck der Belege ist es, den sicheren Nachweis über den 
Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität und dem aufgezeichneten oder 
gebuchten Inhalt in Büchern zu erbringen. Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen 
Informationen sind insbesondere von der Belegart und dem eingesetzten Verfahren abhängig. 
In der digitalen Rechnungsbearbeitung sind die Belege dem Bearbeitungsworkflow 
beizufügen.  
 
Externe Kreditorenrechnungen müssen den Anforderungen des § 14 Umsatzsteuergesetz 
entsprechen. 
 
Aus den begründende Unterlagen für selbsterstellte Zahlungsbelege (keine Rechnung im 
Sinne des § 14 Umsatzsteuergesetz, im folgenden Eigenbelege genannt) müssen folgende 
Angaben zweifelsfrei hervorgehen: 
 
 Empfänger der Zahlung  
 Höhe des Zahlungsbetrages (ggf. mit Berechnung) 
 Rechtsgrund der Zahlung 
 Leistungsgrund (für welche Leistung wird das Geld gezahlt) 
 
Bei Eigenbelegen steht der Begriff „Beleg“ als Oberbegriff für sehr unterschiedliche 
Dokumente innerhalb der Buchhaltung. Aufgrund des erhöhten Risikos für Betrug und 
Korruption bei Eigenbelegen gelten für die Anordnungsberechtigten besondere 
Sorgfaltspflichten. Die Anordnungsberechtigten haben bei der Anordnung der Auszahlungen 
unter anderem zu prüfen, ob die beigefügten Belege die Informationen in ausreichendem 
Maße enthalten. 
Aus datenschutzrechtlichen Gründen kann von den Erfordernissen zu den Belegangaben 
abgewichen werden. Auf dem Beleg oder in der elektronischen Erfassungsmaske ist auf die 
datenschutzrechtlichen Gründe deutlich hinzuwiesen. Das Amt für Finanzen und 
Beteiligungen hat das Recht, stichprobenhaft weitergehende Informationen einzuholen und 
gemeinsam mit dem Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision zu prüfen, ob die 
datenschutzrechtlichen Gründe für einen Belegverzicht vorliegen. 
 
 Jede kreditorische Buchung bedarf eines zahlungsbegründenden Beleges. 
Zahlungsbegründende Belege sollen in elektronischer Form bei den dafür eingerichteten 
E-Mail-Ressourcen rechnung@stadt-muenster.de (PDF-Dokumente) oder 
XRechnung@stadt-muenster.de (XML-Dateien im Standard XRechnung) eingehen. Das 
Amt für Finanzen und Beteiligungen kann Ausnahmen von dieser Regelung zulassen.  
 
Für die Zahlungen aus Vorverfahren sind Abweichungen möglich, welche im Rahmen der 
Zulassung des jeweiligen Vorverfahrens zu regeln sind.

11 
 
 
 Rechnungen und sonstige Zahlungsverpflichtungen, die Grundlage für die Anordnung von 
Auszahlungen sind, sind in der Finanzbuchhaltungssoftware aufzurufen und unverzüglich 
auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit hin zu prüfen. Die Richtigkeit ist nach der 
Prüfung im System zu bestätigen.  
 
 Skontorechnungen sind vorrangig zu bearbeiten mit dem Ziel, Skonti und Rabatte stets 
auszunutzen. 
 
 Das auf der Rechnung vermerkte Zahlungsziel ist einzuhalten. Ausnahmen sind mit dem 
Amt für Finanzen und Beteiligungen abzustimmen. Die abschließende Entscheidung über 
das Zahlungsdatum verbleibt im Amt für Finanzen und Beteiligungen, da die Festlegung 
Einfluss auf die täglich wechselnde Liquiditätslage der Stadt hat. 
 
 Durch das von der Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer zu regelnde 
Berechtigungskonzept werden die Berechtigungen elektronisch innerhalb der zentral 
eingesetzten Buchhaltungssoftware sichergestellt. 
 
 Auszahlungsanordnungen dürfen nur erteilt werden, wenn die im Finanzplan hierfür 
bereitgestellten Deckungsmittel ausreichen. Bei über- oder außerplanmäßigen 
Auszahlungen müssen die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen dafür vorliegen.  
 
 Auszahlungsanordnungen auf per Lastschrift gezahlte Beträge können regelmäßig erst 
nach der Kontobelastung erteilt werden. Daher wird die Option „Zahlung per Lastschrift“ nur 
in Ausnahmefällen zugelassen. 
3.8 Anordnungsberechtigte und Umfang der Anordnungsbefugnis 
Zur Anordnung in unbeschränkter Höhe sind ermächtigt: 
 
 die Oberbürgermeisterin / der Oberbürgermeister, die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer 
und die Leiterin / der Leiter des Amtes für Finanzen und Beteiligungen für alle 
Geschäftsvorfälle, 
 die Beigeordneten für alle Geschäftsvorfälle der Fachämter / eigenbetriebsähnlichen 
Einrichtungen ihres Zuständigkeitsbereiches, 
 die zugeordneten Dezernentinnen und Dezernenten für alle Geschäftsvorfälle ihres 
Zuständigkeitsbereiches 
 die Amtsleitungen bzw. Betriebsleitungen sowie Verwaltungsleitungen für alle 
Geschäftsvorfälle ihres Zuständigkeitsbereiches. 
 
Die Anordnungsbefugnis stellt ein Instrument der Budgethoheit und Budgetkontrolle dar. Unter 
diesem Aspekt regelt die Amtsleitung, Betriebsleitung bzw. Verwaltungsleitung die weiteren 
Anordnungsberechtigungen innerhalb der Organisationseinheit und teilt diese dem Amt für 
Finanzen und Beteiligungen mit. 
3.8.1 Kreditorischer Bereich  
Die Anordnungsberechtigung ist nicht an Personen, sondern an konkrete Funktionen 
(=Arbeitsplatznummern) gebunden. Grundsätzlich sollen die Führungskräfte des jeweiligen 
Aufgabenbereichs die Anordnungsberechtigung erhalten. Zusätzlich sollen Vertretungskräfte 
benannt werden, die ebenfalls eine Anordnungsberechtigung erhalten. Im Falle eines 
Personalwechsels auf diesen Arbeitsplatznummern bleibt die Berechtigung zur Anordnung auf 
diesem Arbeitsplatz erhalten. 
 
Die Organisationseinheiten können für die Regelung der Anordnungsberechtigung im 
kreditorischen Bereich folgende Wertgrenzen auswählen:

12 
 
 Von 0,01 € bis 2.500,00 € / ab 2.500,00 € bis unbegrenzt 
 Von 0,01 € bis unbegrenzt 
 
Anhand der Angaben erfolgt die Zuweisung der Berechtigungen in der Finanzsoftware durch 
das Amt für Finanzen und Beteiligungen. Eine weitergehende Differenzierung der 
Wertgrenzen wird aufgrund der komplexen IT-technischen Steuerung des 
Anordnungsverfahrens nicht vorgenommen. 
 
Im Vertretungsfall einer Anordnung (Weiterleitung des Workflows der Anordnung) gelten nicht 
die Wertgrenzen der Vertreterin / des Vertreters, sondern die Wertgrenzen der vertretenen 
Person. Dies ist bei der Bestimmung der Vertreterin / des Vertreters zu beachten. 
 
Tritt ein Wechsel in der Person einer / eines Anordnungsbefugten ein, so hat die 
Dienststellenleitung unverzüglich das Amt für Finanzen und Beteiligungen zu benachrichtigen. 
  
Die Anordnungsbefugnis erlischt bei Widerruf und automatisch bei Umsetzung in eine andere 
Dienststelle sowie mit dem Ausscheiden aus dem Dienst. 
3.8.2 Debitorischer Bereich 
Im debitorischen Bereich ist die Anordnungsberechtigung an Personen gebunden. Die 
Amtsleitung, Betriebsleitung oder Verwaltungsleitung regelt innerhalb der Organisationseinheit 
die Anordnungsberechtigungen und die Wertgrenzen für debitorische Gutschriften und teilt 
diese dem Amt für Finanzen und Beteiligungen zwecks Einstellung der entsprechenden 
Berechtigungen in der Finanzbuchhaltungssoftware mit.  
 
Die Wertgrenzen für Niederschlagungen kommunaler Forderungen sind in der GA 
Niederschlagung geregelt.  
 
Tritt ein Wechsel in der Person einer / eines Anordnungsbefugten ein, so hat die 
Dienststellenleitung unverzüglich das Amt für Finanzen und Beteiligungen zu benachrichtigen. 
Die Anordnungsbefugnis erlischt bei Widerruf und bei Umsetzung in eine andere Dienststelle 
sowie mit dem Ausscheiden aus dem Dienst. 
3.9 Mitwirkungsverbot 
Ein Mitwirkungsverbot besteht für 
 
 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision 
entsprechend der gesetzlichen Regelungen10. 
 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Zahlungsabwicklung im Amt für Finanzen und 
Beteiligungen. Eine Ausnahme hiervon ist die Bestätigung der sachlichen und 
rechnerischen Richtigkeit, wenn der Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann. 
 alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Anordnungsbefugnis, wenn sich aus diesen 
Geschäften für sie selbst oder ihre Angehörigen11 Vorteile oder Nachteile ergeben. Das gilt 
auch bei natürlichen und juristischen Personen, die sie vertreten oder bei denen sie gegen 
Entgelt beschäftigt sind bzw. deren Vorstand, Aufsichtsrat oder gleichartigem Organ sie 
angehören. 
 
Das Mitwirkungsverbot entfällt im Zusammenhang mit Massenzahlungen (Einzahlungen und 
Auszahlungen; z. B. Anordnungen für die regelmäßigen Gehaltszahlungen) mit Ausnahme für 
die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision. 
                                                
10 § 102 Abs. 9 GO 
11 § 31 Abs. 5 GO NW

13 
 
3.10 Unterschriftenproben / Benachrichtigung von der 
Anordnungsbefugnis 
Zur Abwicklung manueller Zahlungen (z. B. aus Vorverfahren, Schuldendienst) führt das Amt 
für Finanzen und Beteiligungen eine Unterschriftsprobenkartei. Dazu ist eine 
Unterschriftsprobe der / des Anordnungsbefugten über die jeweilige Amts- bzw. 
Betriebsleitung an das Amt für Finanzen und Beteiligungen zu senden. Anordnungen von 
Bediensteten, für die Unterschriftsproben nicht vorliegen, dürfen nicht ausgeführt werden. 
Diese sind auch dann zurückzuweisen, wenn die auf die Anordnung bezogene Unterschrift 
erheblich von der vorliegenden Unterschriftsprobe abweicht. Die Anordnungsbefugten haben 
darauf zu achten, dass ihre Unterschrift dem Wesenszug der abgegebenen Unterschriftsprobe 
entspricht. Unter der Unterschrift ist der Name durch Stempelaufdruck, maschinell oder in 
Druckbuchstaben zu wiederholen. 
 
Die Namen der Anordnungsbefugten, der Beginn und der Umfang der Befugnis sind dem Amt 
für Finanzen und Beteiligungen mitzuteilen. Über Änderungen sowie über eine Rücknahme 
der Anordnungsbefugnis ist das Amt für Finanzen und Beteiligungen umgehend zu 
informieren. 
3.11 Feststellungsvermerk und Feststellungsbefugnis 
3.11.1 Feststellungsvermerk 
Sämtliche kreditorischen und debitorischen Anordnungen sind mit den nach dieser GA 
vorgeschriebenen Vermerken zu versehen und von dem /der Feststellungsbefugten mit vollem 
Nachnamen zu unterschreiben. Die Unterschrift kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. 
Bei der elektronischen Unterschrift muss die Person nachvollziehbar sein. 
3.11.2 Feststellungsbefugnis 
Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit umfasst die Prüfung jedes 
Anspruchs und jeder Zahlungsverpflichtung auf ihren Grund und ihre Höhe hin 
(Feststellungsbefugnis). Sind mehrere Personen an der Feststellung beteiligt, so muss aus 
deren Bestätigungen (Teilbescheinigungen) der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein. 
 
Die Feststellung der sachlichen und / oder rechnerischen Richtigkeit darf nur von Personen 
erfolgen, die die erforderlichen Kenntnisse besitzen und die Sachverhalte beurteilen können.  
Die sachliche und rechnerische Feststellung darf von derselben Person vorgenommen 
werden. 
3.11.3 Verantwortung sachliche Feststellung 
Die Feststellerin / der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt mit der Feststellung die 
Verantwortung dafür, dass 
 
 die Daten des Buchungsbelegs mit den Rechnungsdaten übereinstimmen und 
vorgenommene Änderungen richtig und nachvollziehbar sind, 
 für die Aufwendungen / Auszahlungen bzw. die bilanzwirksame Buchung ein sachlicher 
Grund vorliegt, 
 nach den geltenden Vorschriften und nach den Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit, 
Effizienz und Sparsamkeit verfahren worden ist, 
 die in den begründenden Unterlagen enthaltenen Angaben richtig sind, 
 die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war, 
 die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarungen oder 
Bestellungen sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist, 
 Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen sowie 
Sicherheitseinbehalte vollständig und richtig berücksichtigt worden sind.

14 
 
Die sachliche Richtigkeit darf auch bescheinigt werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer 
Erfüllung ein Schaden nicht entstanden ist (z. B. Überschreitung der Ausführungsfristen ohne 
nachteilige Folgen) oder die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils 
ergriffen worden sind (z. B. Verlängerungen der Gewährleistungsfristen, Minderung des 
Rechnungsbetrages, Hinterlegung von Sicherheiten, eventuelle Regressansprüche, 
Versicherungsfälle). Dies ist im Rahmen der Feststellung besonders kenntlich zu machen. 
 
Soweit die sachliche Feststellung fachtechnische Kenntnisse erfordert, darf sie nur von 
Bediensteten vorgenommen werden, die diese Kenntnisse besitzen. 
3.11.4 Verantwortung rechnerische Feststellung 
Begründende Unterlagen jeder Art, die Berechnungen enthalten, müssen rechnerisch geprüft 
und festgestellt werden. 
 
Die Feststellerin / der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt mit der Feststellung 
die Verantwortung dafür, dass  
 
 der zu buchende Betrag  
 alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der Rechnung, ihren Anlagen sowie den 
begründenden Unterlagen  
 die zugrundliegenden Ansätze nach den Berechnungsgrundlagen 
richtig sind und  
 Skonti und Rabatte vollständig und richtig berücksichtigt worden sind. 
 
Falls Zahlenangaben innerhalb von Rechnungsbelegen oder Schlusszahlen geändert werden, 
so ist diese Änderung mit dem Hinweis: „Rechnerisch festgestellt auf .... EUR“ von der / dem 
Feststellungsbefugten zu bescheinigen. Die Bescheinigung kann auch elektronisch erfolgen. 
3.11.5 Verantwortung des / der Feststellungsbefugten in besonderen Fällen 
Soweit außenstehenden Dritten die fachtechnische Vorprüfung übertragen worden ist (z. B. 
Architekten und Ingenieure, die mit der Bauplanung und Bauleitung für Bauten und Umbauten 
der Stadt beauftragt werden, Schulleitungen), beschränkt sich die fachtechnische Feststellung 
als Teil der sachlichen Richtigkeit darauf, dass in den Berechnungsunterlagen keine 
erkennbaren Fehler und Mängel enthalten sind; ferner darauf, dass nach pflichtgemäßem 
Ermessen kein Anlass zu Zweifeln an der Richtigkeit der durchgeführten Vorprüfung besteht. 
 
Die mit der Überwachung des technischen Vorhabens beauftragten Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter haben jedoch die von Dritten getroffenen Feststellungsvermerke stichprobenweise 
zu überprüfen. Die stichprobenweise Überprüfung ist aktenkundig zu machen und auf 
Verlangen dem Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision vorzulegen. 
 
Ist eine lückenlose Nachprüfung von Angaben nicht möglich oder wegen des damit 
verbundenen unverhältnismäßig großen Aufwandes nicht vertretbar, so beschränkt sich die 
Verantwortung der Feststellerin / des Feststellers der sachlichen Richtigkeit darauf, dass 
Bedenken gegen die Richtigkeit dieser Angaben nicht bestehen. 
3.11.6 Verantwortung der Fachamtsbuchhaltung bei elektronischem Workflow 
 
Externe Rechnungen: 
 
Die Fachamtsbuchhaltung übernimmt bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung 
Aufgaben nach der sachlichen und rechnerischen Feststellung und vor der Anordnung. Das 
Personal der Fachamtsbuchhaltung prüft und ergänzt gegebenenfalls die 
Kontierungseingaben der feststellenden Personen (insbesondere hinsichtlich Sachkonto,

15 
 
Kostenstelle / Auftrag, Mittelreservierung, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung) und 
korrigiert offensichtliche Fehler. 
 
Darüber hinaus ordnet die Fachamtsbuchhaltung Rechnungen feststellenden Personen zu, 
falls diese aufgrund fehlender oder falscher Kennzeichnungen bzw. Zuordnung keiner oder 
einer falschen feststellenden Person zugeordnet werden.  
 
Eigenbelege: 
 
Selbsterstellte Zahlungsbelege (Eigenbelege) erhält die jeweilige Fachamtsbuchhaltung nach 
der Erfassung durch die Sachbearbeitung zur Validierung. Sie prüft die im Beleg erfassten 
Daten (insbesondere Auswahl Kreditor, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen 
Kreditorendaten, Sachkonten, Kontierungsdaten) und ergänzt bzw. korrigiert diese bei Bedarf. 
 
Außerdem erhält die Fachamtsbuchhaltung bestimmte administrative Rechte wie die Befugnis 
zur Einstellung einer Vertretungsregelung. 
3.11.7 Verantwortung der Zentrale Kreditorenbuchhaltung / Validierungsstelle  
Bei Eingangsrechnungen prüft die Zentrale Kreditorenbuchhaltung, ob der Eingang auf den 
dafür zugelassenen Eingangskanälen erfolgt ist und eine Rechnung im Sinne des § 14 
Umsatzsteuergesetzes vorliegt. 
  
Sie prüft / ergänzt die für die Vorerfassung und elektronische Weiterverarbeitung 
erforderlichen Angaben in den Kopfdaten des Belegs (wie Betrag, Kreditor, AP-Nummer, 
Steuerkennzeichen, Zahlungsbedingungen, Partnerbanktyp) und gibt das entsprechende 
Sachkonto vor. Der Zentralen Kreditorenbuchhaltung obliegt sowohl bei Eingangsrechnungen 
als auch bei selbsterstellten Rechnungen (Eigenbelege) die abschließende Zuständigkeit für 
die Auswahl des Sachkontos.  
 
Bei Änderungen an den Kopfdaten des vorerfassten Beleges ist eine Bestätigung durch die 
zentrale Kreditorenbuchhaltung erforderlich. 
3.11.8 Automatisiertes Anordnungs- und Feststellungsverfahren 
Bei der automatisierten Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen (aus 
Fremdverfahren etc.) wird durch die Unterzeichnung der verantwortlichen Person im Fachamt 
bescheinigt, dass die dem Verfahren zugrunde gelegten Daten 
 
 sachlich und rechnerisch richtig 
 vollständig ermittelt und erfasst  
 mit den gültigen, geprüften und freigegebenen Programmen ordnungsgemäß verarbeitet 
werden 
 und die Datenausgabe vollständig und richtig ist. 
4 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 
4.1 Gemeinsame Regelungen für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 
4.1.1 Kontierungsrichtlinien 
Auf der Grundlage des Kontenrahmens in Nordrhein-Westfalen und des gesamtstädtischen 
Kontenplans sind bei allen debitorischen und kreditorischen Buchungen die städtischen 
Kontierungsrichtlinien anzuwenden. Die Kontierungsrichtlinien werden durch das Amt für 
Finanzen und Beteiligungen bei Bedarf aktualisiert und von der Stadtkämmerin / von dem 
Stadtkämmerer erlassen.

16 
 
Verselbständigte Aufgabenbereiche in öffentlich-rechtlicher oder privatrechtlicher Form 
(Eigenbetriebe, eigenbetriebsähnliche Einrichtungen, Anstalten und Stiftungen des 
öffentlichen Rechts sowie privatrechtliche Unternehmen) können mit eigenen Kontenplänen 
arbeiten. Es muss dabei sichergestellt werden, dass der gemäß Gemeindeordnung NRW (GO 
NRW) geforderte Gesamtabschluss erstellt werden kann. 
4.1.2 Stammdaten für die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 
Die Verantwortung für das verwaltungsweite Stammdatenmanagement liegt beim Amt für 
Finanzen und Beteiligungen. Ein verwaltungsweit gültiges Stammdatenkonzept gibt das Amt 
für Finanzen und Beteiligungen vor. 
 
Ziel des Stammdatenmanagements ist es unter anderem, dass jeder Geschäftspartner / 
Kreditor nur einmal in der Finanzbuchhaltungssoftware vorhanden ist (Ziel des 
Einheitsgeschäftspartners). 
 
Bei Änderungen von debitorischen und kreditorischen Stammdaten (Adresse, 
Bankverbindungen etc.) muss sichergestellt sein, dass diese Änderungen nachvollziehbar 
sind. Hierbei ist das Verbot bestimmter Tätigkeiten in Personalunion zu beachten. 
4.2 Regelungen für die Debitorenbuchhaltung 
Der Geschäftsablauf ist entsprechend den Anforderungen an eine ordnungsgemäße 
Buchführung zu organisieren und den Erfordernissen anzupassen.  
 
Näheres hierzu ist im Handbuch „Geschäftsprozesse der Buchführung“ geregelt, die 
Verantwortung hierfür liegt beim Amt für Finanzen und Beteiligungen.  
 
Weitere Ausführungen zum Thema Forderungsmanagement sind unter Punkt 10 dieser 
Geschäftsanweisung zu finden. 
4.3 Regelungen für die Kreditorenbuchhaltung 
Der Standardprozess für die Bearbeitung einer Kreditorenrechnung ist in der Anlage 
dargestellt 
 
Bestellwesen und Mittelbindung 
 
Bestellungen sind Aufträge, die an eine bestimmte Empfängerin / einen bestimmten 
Empfänger vergeben werden.  
 
Die Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln des laufenden Haushaltsjahres ist bereits bei 
Bestellungen oder sonstigen Rechtsgeschäften, die eine Zahlungsverpflichtung der Stadt 
Münster auslösen, in die zentral eingesetzte Buchhaltungssoftware bzw. in das 
Mitarbeiterportal einzupflegen.  
 
Durch Mittelreservierungen werden Mittel für bestimmte Ausgaben reserviert, für die die 
Empfängerin bzw. der Empfänger noch nicht endgültig feststeht. 
 
Sobald eine Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln den Betrag von 500 Euro übersteigt, ist 
in der Finanzbuchhaltungssoftware eine Mittelreservierung oder eine Bestellung anzulegen. 
Im Rahmen der Budgetsteuerung bleibt es den Amts- und Dezernatsleitungen freigestellt, 
geringere Betragsgrenzen festzulegen. 
 
Nicht gebundene Mittel stellen bei IT-gestützten Auswertungen grundsätzlich noch verfügbare 
Mittel dar.

17 
 
5 Detailregelungen für die Zahlungsabwicklung 
5.1 Liquiditätsplanung 
Die / der Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung stellt auf der Grundlage einer 
angemessenen Liquiditätsplanung die Zahlungsfähigkeit sicher. Die Aufnahme von 
Liquiditätskrediten ist in der GA Kredite und Derivate geregelt. 
5.1.1 Informationspflicht der Fachverwaltung 
Zur Sicherung der Zahlungsfähigkeit haben die Fachämter der / dem Verantwortlichen für die 
Zahlungsabwicklung unaufgefordert umgängliches Zahlenmaterial zur Verfügung zu stellen.  
 
Die Fachämter haben dabei alle Beträge  
 
 auf der Einnahmenseite ab 250.000 Euro  
mit deren Eingang voraussichtlich im jeweils nächsten Quartal gerechnet werden kann, 
bereits beim Bekanntwerden des bevorstehenden Mittelzuflusses unverzüglich 
und  
 auf der Ausgabenseite ab 100.000 Euro  
 
spätestens einen Monat vor Fälligkeit der Zahlung zu melden. 
 
Für den Bereich der Bauverwaltung (Ämter 23, 66 und 67) sind zum Ende eines jeden Quartals 
vorab für das nächste Quartal die voraussichtlichen Gesamtausgaben und Gesamteinnahmen 
getrennt nach Monaten mitzuteilen. 
 
Sobald die Fachämter erkennen, dass die mitgeteilten Ausgaben voraussichtlich überschritten 
werden, ist unverzüglich eine Nachmeldung aller Beträge ab 100.000 Euro zu fertigen. Diese 
Verpflichtung gilt auch für die sonstigen Ämter der Bauverwaltung, wenn die für das nächste 
Quartal gemeldete Gesamtsumme um 100.000 € überschritten wird.  
 
Für die ständig wiederkehrenden Auszahlungen (z.B. Mittel des Buchungsplanes 
"Personalbezüge" und Sozialwesen) entfällt die Vorankündigung. 
5.1.2 Liquiditätsverbund (Cashpooling) 
Entsprechend der Regelungen des Runderlasses „Kredite und kreditähnliche Rechtsgeschäfte 
der Gemeinden und Gemeindeverbände“ hat die Stadt Münster einen Liquiditätsverbund mit 
verbundenen Unternehmen eingerichtet. Die hier gebündelte Liquidität ist bei der 
Liquiditätsplanung zu berücksichtigen. 
5.1.3 Geldanlagen 
Kassenbestände sind – soweit möglich und wirtschaftlich – sicher und Ertrag bringend 
entsprechend den Regelungen der Anlagerichtlinie anzulegen.  
5.1.4 Berichtspflichten  
Die Liquiditätsplanung für den anbrechenden und die folgenden zwei Monate ist am 
Monatsanfang der Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer vorzulegen. 
 
Die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer und die Amtsleitung des Amtes für Finanzen und 
Beteiligungen sind über die Geldanlagen laufend zu informieren. Gleiches gilt für die von der 
Stadtkasse aufgenommenen / prolongierten Liquiditätskredite.  
 
Über Festgeldanlagen ist die Oberbürgermeisterin / der Oberbürgermeister halbjährlich 
nachträglich zu unterrichten.

18 
 
5.2 Zahlungsverkehr 
5.2.1 Zuständigkeiten im Geschäftsverkehr mit Kreditinstituten  
Kontoeröffnung und Löschung  
 
Für die Einrichtung und Auflösung von Girokonten ist die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer 
zuständig, für alle anderen Konten (z. B. Termingelder, Festgelder, Sparbücher) liegt die 
Zuständigkeit bei der / dem Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung.  
Die für den Zahlungsverkehr der Stadtkasse bei den Kreditinstituten unterhaltenen Konten und 
Sparkonten werden unter der Bezeichnung "Stadtkasse Münster", ggf. mit weiteren Zusätzen, 
z.B. Bezeichnung des Fachamtes, geführt.  
 
Vollmachterteilung 
 
Für die Erteilung, Änderung und Entzug von Kontovollmachten gegenüber den Kreditinstituten 
für schriftliche Verfügungen und das Onlinebanking, welche die / der Verantwortliche für die 
Zahlungsabwicklung für das jeweilige Konto vorschlägt, ist die Stadtkämmerin / der 
Stadtkämmerer zuständig.  
 
Es werden ausschließlich Vollmachten zur gemeinschaftlichen Verfügung von jeweils zwei 
Berechtigten erteilt. 
  
Täglicher Geschäftsverkehr 
 
Für den Geschäftsverkehr mit Kreditinstituten ist die Zahlungsabwicklung zuständig. 
 
Erteilung von Lastschriftmandaten / Einzugsermächtigungen (der Stadt Münster) 
 
Der Auftrag an das Geldinstitut (Lastschriftmandat) und die Ermächtigung an die 
Empfangsberechtigte / den Empfangsberechtigten (Einzugsermächtigung) für Abbuchungen 
von städtischen Konten dürfen nur von zeichnungsberechtigten Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeitern des Amtes für Finanzen und Beteiligungen (Zahlungsabwicklung) erteilt werden. 
5.2.2 Auszahlungen 
Auszahlungen sind in der Regel unbar abzuwickeln. Wird bei der Zahlungsabwicklung ein 
Barscheck ausgestellt, so ist der Empfang vom Berechtigten zu quittieren. 
 
In Ausnahmefällen können Auszahlungen über Handvorschüsse erfolgen. Nähere 
Regelungen finden sich in der GA Handvorschüsse und Geldannahmestellen. 
5.2.3 Geldeingänge 
Neben der zentralen Zahlungsabwicklung im Amt für Finanzen und Beteiligungen dürfen 
Organisationseinheiten bzw. in Organisationseinheiten tätige Personen mit der Annahme und 
Auszahlung von Bargeld betraut werden. Nähere Regelungen hierzu sind in der GA 
Handvorschüsse und Geldannahmestellen getroffen. (LINK) 
 
Bargeld 
 
Bei der Zahlungsabwicklung wird eine Barkasse geführt. Näheres regelt die 
Barkassenrichtlinie. 
 
Schecks

19 
 
Barschecks sind vor Weitergabe an die Kreditinstitute als Verrechnungsschecks zu 
kennzeichnen. Orderschecks sind außerdem von zwei unterschriftsberechtigten 
Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern zu unterschreiben. 
 
Soweit Schecks für die Vollstreckungsbehörde eingehen, sind diese unverzüglich an die 
Vollziehungsbeamtin / den Vollziehungsbeamten zur Vornahme der Abrechnung gemäß der 
Geschäftsanweisung für den Vollstreckungsaußendienst weiterzuleiten. 
5.2.4 unklare Belastungen 
Bei unklaren Belastungen eines Geschäftskontos legt die Zahlungsabwicklung unverzüglich 
Widerspruch ein.   
5.3 Bankbuchhaltung 
Hauptaufgabe der Bankbuchhaltung ist die Bewirtschaftung der Banksachkonten. Nach 
Abschluss der Buchungen ist täglich der Saldo der Finanzrechnungskonten mit dem Ist-
Bestand der Finanzmittel (Geldbestände der verwalteten Bankkonten und Zahlungsmittel) 
abzustimmen. 
5.4 Durchlaufende Zahlungsabwicklung und fremde Finanzmittel 
Für durchlaufende Finanzmittel sowie andere haushaltsfremde Vorgänge sind gesonderte 
Nachweise zu führen12. Für die Abwicklung werden vom Amt für Finanzen und Beteiligungen 
Verwahr- oder Vorschusskonten eingerichtet. 
6 Post und Schriftverkehr 
Alle erkennbar für die Zahlungsabwicklung im Amt für Finanzen und Beteiligungen bestimmten 
Sendungen dürfen nur von der / von dem Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung bzw. 
von den damit beauftragten Dienstkräften der Zahlungsabwicklung geöffnet werden. Weitere 
Regelungen sind in der Geschäftsanweisung Post und Scannen hinterlegt. 
 
Wird das Amt für Finanzen und Beteiligungen als Vollstreckungsbehörde tätig, erfolgt der 
Schriftverkehr unter folgender Bezeichnung: 
 
Stadt Münster 
Die Oberbürgermeisterin / Der Oberbürgermeister 
Vollstreckungsbehörde  
 
7 Anlagenbuchhaltung / Bilanzierung 
In der Anlagenbuchhaltung wird die Vermögenslage vollständig, richtig und zeitgerecht 
geordnet, erfasst und dokumentiert.  
 
Die Bilanzierung von Geschäftsvorfällen richtet sich nach den gesetzlichen Regelungen. Zur 
Erfüllung der Gesamtaufgaben und zur Sicherstellung einer einheitlichen 
Aufgabenwahrnehmung sind die Bilanzierungsrichtlinien des Amtes für Finanzen und 
Beteiligungen zu beachten. Die Bilanzierungsrichtlinien erlässt die Stadtkämmerin / der 
Stadtkämmerer. 
 
Für die Bestimmung der wirtschaftlichen Nutzungsdauer von abnutzbaren 
Vermögensgegenständen wird die vom für Kommunales zuständigen Ministerium bekannt 
                                                
12 § 28 Abs. 6 KomHVO

20 
 
gegebene Abschreibungstabelle zu Grunde gelegt. Diese werden durch die 
Abschreibungstabelle des Amtes für Finanzen und Beteiligungen konkretisiert. 
 
Es wird einheitlich die lineare Abschreibung angewandt. 
8 Jahresabschluss 
Die laufende Buchhaltung ist durch einen Jahresabschluss13 zu beenden. Der 
Jahresabschluss dient dazu, ein tatsächliches Bild der wirtschaftlichen Lage der Gemeinde zu 
vermitteln. Nähere Festlegungen zum Jahresabschluss werden in der jährlichen 
Jahresabschlussverfügung des Amtes für Finanzen und Beteiligungen oder in einer 
Geschäftsanweisung zum Jahresabschluss getroffen. 
9 Einsatz von Geld-, Debit- oder Kreditkarten sowie Schecks 
 Zahlungsmittel sind Bargeld, Schecks, Geld-, Debit- und Kreditkarten. 
 Die Nutzung von Kreditkarten durch Ämter und eigenbetriebsähnliche Einrichtungen wird 
nur im Ausnahmefall zugelassen. Es dürfen ausschließlich sogenannte Prepaid-
Kreditkarten genutzt werden, die vor der Nutzung mit einem Guthaben gefüllt werden. 
Nähere Regelungen zum Einsatz von Kreditkarten sind der „Geschäftsanweisung zur 
Einrichtung und Behandlung von Handvorschüssen und Geldannahmestellen“ (GA 
Handvorschuss und Geldannahmestellen) zu entnehmen. 
 Schecks sollen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie innerhalb der 
Vorlagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden können. Der angenommene 
Scheck ist unverzüglich als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen, wenn er diesen 
Vermerk nicht bereits trägt. 
 Angenommene Schecks sind unverzüglich bei einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf ein 
städtisches Konto einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen. 
 Scheckzeichnungsbefugnisse erteilt das Amt für Finanzen und Beteiligungen. Jeder 
Scheck ist von zwei unterschriftsberechtigten Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern zu 
unterschreiben und zu siegeln. Der Empfang des Schecks ist vom Berechtigten zu 
quittieren. 
10 Forderungsmanagement 
Die Stadt Münster ist gesetzlich verpflichtet, alle ihre Forderungen vollständig zu erfassen und 
ihre Ansprüche umgehend geltend zu machen14. Der fristgerechte Zahlungseingang wird 
durch das Amt für Finanzen und Beteiligungen zentral überwacht.  
10.1 Grundsatz der Vorkasse 
Bis zu einer Höhe von 50 Euro sind gebührenpflichtige Amtshandlungen und Dienstleistungen 
grundsätzlich nur gegen Vorkasse (Barzahlung oder E-Payment) zu erbringen. Online-Dienste 
werden stets nur in Verbindung mit einer Bezahlung über E-Payment erbracht.  
 
Von der Möglichkeit, für eine beantragte Amtshandlung einen angemessenen Vorschuss oder 
eine angemessene Sicherheitsleistung zu verlangen, ist einzelfallbezogen Gebrauch zu 
machen.  
                                                
13 § 38 KomHVO 
14 § 23 Abs. 2 KomHVO NRW

21 
 
10.2 Geltendmachung von Forderungen 
Die Ämter und Einrichtungen sind dafür zuständig, die Forderungen innerhalb ihres jeweiligen 
Zuständigkeitsbereichs zeitnah und in vollem Umfang geltend zu machen. Die 
Zahlungsaufforderung ist zu erstellen, sobald die Anspruchsgrundlage und Zahlungspflicht 
geklärt und die zahlungspflichtige Person festgestellt ist. Nach Feststellen der Zahlungspflicht 
sind die Einnahmen unmittelbar zum Soll zu stellen. Ausgenommen sind die „Ist-vor-Soll“ (IVS) 
Leistungen. Hier werden Einzahlungen auf besonderen - von der Stadtkasse eingerichteten - 
Vertragsgegenständen gesammelt, vom Fachamt überwacht und periodisch im Nachhinein 
angeordnet. Die ertragswirksame Verbuchung erfolgt im Jahr des Zahlungseingangs. 
 
Soweit die Stadt Ansprüche auf Zuweisungen und Zuschüsse vom Bund, vom Land oder von 
anderen Stellen hat, sind die Anträge von den zuständigen Ämtern rechtzeitig bei diesen 
Stellen einzureichen. Abrufbereite Mittel sind umgehend anzufordern, sobald die sachlichen 
Voraussetzungen geschaffen sind. Vorzeitige Mittelanforderungen, die ggf. zur verzinslichen 
Rückzahlung verpflichten, sind zu vermeiden.  
10.3 Fälligkeit von Forderungen 
Soweit die Fälligkeit einer Forderung gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt ist, soll die 
Zahlungsfrist für alle städtischen Forderungen einen Monat ab Bekanntgabe des 
forderungsbegründenden Verwaltungsaktes (öffentlich-rechtliche Forderung) bzw. ab 
Abschluss des zugrundeliegenden Rechtsgeschäftes (privatrechtliche Forderung) nicht 
überschreiten. Innerhalb der Ämter / Einrichtungen können kürzere Fristen festgelegt werden. 
Der konkrete Fälligkeitszeitpunkt ist der / dem Zahlungspflichtigen im Leistungsbescheid oder 
per separater Zahlungsaufforderung mitzuteilen bzw. vertraglich festzulegen.  
10.4 Überfällige Forderungen / Einsatz von Mahnsperren 
Wird eine fällige Forderung nicht oder nicht vollständig bis zum Erreichen des in SAP 
festgelegten Zahlungsziels beglichen, wird das städtische Mahn- und Vollstreckungsverfahren 
automatisiert in Gang gesetzt. Ab diesem Zeitpunkt ist ausschließlich das Amt für Finanzen 
und Beteiligungen für das weitere Verfahren zuständig. Hierzu gehört insbesondere das 
Aktivieren einer Mahnsperre in SAP, um auf entsprechenden Antrag des Fachamtes hin im 
Einzelfall das Einsetzen des automatisierten Mahn- und Vollstreckungsverfahrens zu 
hemmen.  
10.5 Forderungsbewertung im Rahmen des Jahresabschlusses 
Grundsätzlich ist eine pauschale Bewertung von Forderungen möglich. Forderungen über 
200.000 Euro werden jedoch einzeln bewertet. Ebenso erfolgt eine Einzelbewertung bei 
Forderungen, die zweifelhaft oder uneinbringlich sind.  
 
Die Forderungen sind nach einwandfreien Forderungen, zweifelhaften Forderungen und 
uneinbringlichen Forderungen einzustufen. 
 
Einwandfreie Forderungen 
Die Forderungen werden als vollständig einbringlich eingestuft, da es keine gegenteiligen 
Anzeichen gibt. Es wird also mit ihrem vollen Zahlungseingang gerechnet. 
 
Zweifelhafte Forderungen 
Bei zweifelhaften Forderungen wird der Zahlungseingang als unsicher bewertet. Es wird 
erwartet, dass sie zu einem Teil oder in voller Höhe ausbleiben werden. 
 
Uneinbringliche Forderungen

22 
 
Für uneinbringliche Forderungen gilt, dass der Eingang der Zahlung in jedem Fall ausbleibt. 
Der Forderungsausfall steht also endgültig fest. Ansprüche, die dauerhaft als uneinbringlich 
einzustufen sind, sind auszubuchen.15 
10.6 Verjährung von Forderungen  
Um die Verjährung eines Anspruches zu verhindern, sind von der im Einzelfall zuständigen 
Stelle rechtzeitig geeignete Maßnahmen vorzunehmen. Mit Beginn des Mahn- und 
Vollstreckungsverfahrens geht die Zuständigkeit für die Unterbrechung / Hemmung von 
Verjährungsfristen auf das Amt für Finanzen und Beteiligungen über.  
 
Wird gegen einen Vollstreckungsbescheid Einspruch eingelegt, so geht bis zum Abschluss 
des Gerichtsverfahrens die Zuständigkeit für eine wirksame Unterbrechung der 
Verjährungsfrist auf den zuständigen juristischen Dienst des Fachamtes / der Einrichtung über, 
welches / welche die Forderung geltend macht.   
10.7 Aussetzung der Vollziehung / Einsatz von Mahnsperren 
Die Entscheidung über die Aussetzung der Vollziehung obliegt dem Fachamt bzw. der 
Einrichtung, deren Forderungen betroffen sind, es sei denn die aufschiebende Wirkung ergibt 
sich aus dem Gesetz oder wurde gerichtlich angeordnet.  
 
Wird die Vollziehung einer Forderung ausgesetzt, hat das zuständige Fachamt bzw. die 
zuständige Einrichtung das Amt für Finanzen und Beteiligungen hierüber umgehend zu 
informieren, um bis zur abschließenden Entscheidung der Rechtmäßigkeit des strittigen 
Anspruches ein Einsetzen des automatisierten Mahn- und Vollstreckungsverfahrens durch die 
Eingabe einer Mahnsperre in SAP zu unterbinden. Sobald der anspruchsbegründende 
Verwaltungsakt durchsetzbar ist, ist das Amt für Finanzen und Beteiligungen hierüber in 
Kenntnis zu setzen, um so die weitere Verfolgung des Anspruchs zu gewährleisten. 
 
Von der Vollziehung ausgesetzte Beträge sind ggf. zu verzinsen16 
10.8 Aufrechnung 
Vor der Auszahlung von Geldbeträgen kann vom Amt für Finanzen und Beteiligungen 
(Stadtkasse) eine Aufrechnung erklärt werden, wenn gegen die Zahlungsempfängerin / den 
Zahlungsempfänger fällige Forderungen bestehen. Näheres regelt eine von der 
Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer erlassene Verfügung. 
10.9 Zwangsvollstreckungsverfahren 
Innerhalb des Amtes für Finanzen und Beteiligungen ist die Vollstreckungsbehörde für die 
Durchführung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen zuständig. Mit Ausnahme von 
Unterhaltsforderungen leitet diese auch das gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren 
zur zwangsweisen Durchsetzung von privatrechtlichen Forderungen ein, für die eine 
Beitreibung im Rahmen der Verwaltungsvollstreckung rechtlich unzulässig ist.  
 
Ab Beginn eines Vollstreckungsverfahrens ist ausschließlich die Vollstreckungsbehörde dazu 
berechtigt, mit Zahlungspflichtigen Absprachen zur Begleichung ihrer offenen Forderungen zu 
treffen. Dies gilt insbesondere hinsichtlich des Abschlusses von Teilzahlungsvereinbarungen.   
10.10 Vermögensauskunft des Vollstreckungsschuldners 
Für das Verfahren sind die Regelungen in der internen Geschäftsanweisung zur Abnahme der 
Vermögensauskunft maßgeblich. 
                                                
15 § 27 Abs. IV KomHVO 
16 Vgl. § 237 Abgabenordnung (AO)

23 
 
10.11 Außergerichtliche Schuldenbereinigungsverfahren, Insolvenzen 
Die Bearbeitung von außergerichtlichen Schuldenbereinigungsverfahren und 
Insolvenzverfahren erfolgt auf der Grundlage der GA Insolvenzen 
10.12 Niederschlagung von Forderungen 
Die Niederschlagung von Forderungen ist in der GA Niederschlagung geregelt. 
10.13 Stundung und Erlass von Forderungen 
Stundung und Erlass von Forderungen ist in der GA Stundung und Erlass von Forderungen 
geregelt. 
 
11 Kleinbeträge 
Die Kleinbetragsregelungen sind zu finden in der GA Kleinbeträge 
12 Überwachung der Finanzbuchhaltung 
12.1 Aufsicht / Prüfungen  
Die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung obliegt der Stadtkämmerin / dem Stadtkämmerer. 
Diese / dieser hat sich regelmäßig über die Kassengeschäfte zu informieren. 
 
Die Prüfung der Finanzbuchhaltung obliegt dem Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und 
Revision und richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften. 
 
Jährlich hat eine unvermutete Prüfung der Zahlungsabwicklung stattzufinden17. 
 
Bei einem Stellenwechsel der / des Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung hat eine 
Kassenprüfung zu erfolgen. 
 
Die Regelungen zur Prüfung der Barkassen werden in der GA Handvorschüsse und 
Geldannahmestellen getroffen. 
12.2 Tagesabschlüsse 
Für jeden Buchungstag ist eine Tagesabstimmung vorzunehmen. Die Abstimmung ist von den 
an der Feststellung des Kassen-Ist-Bestandes und des Kassen-Soll-Bestandes beteiligten 
Kassenmitarbeiterinnen / Kassenmitarbeitern und von der Kassenleitung zu unterschreiben. 
  
Die Stadtkämmerin / der Stadtkämmerer erhält vorab eine Ausfertigung der Fortschreibung 
des Kassen-Ist-Bestandes des jeweiligen Abschlusstages und eine Auflistung der 
angelegten/aufgenommenen Kassenmittel. 
13 Rechte der örtlichen Rechnungsprüfung 
Das Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision ist über alle wesentlichen die 
Buchführung und Zahlungsabwicklung betreffenden Regelungen unverzüglich zu unterrichten.  
14 Freigabe von Verfahren und Vergabe von Berechtigungen 
                                                
17 § 31 Abs. 5 KomHVO

24 
 
 
Die Buchführung wird mit Hilfe der bei der Stadt Münster eingesetzten 
Finanzbuchhaltungssoftware vorgenommen. Bei der Freigabe von Verfahren und der Vergabe 
von Berechtigungen sind die Bestimmungen der KomHVO NRW18, die Grundsätze 
ordnungsmäßiger Buchführung und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und 
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie 
zum Datenzugriff zu beachten. Es dürfen nur fachlich geprüfte Programme und freigegebene 
Verfahren eingesetzt werden. Grundlage für die Freigabe der eingesetzten Verfahren ist die 
Ermittlung des Schutzbedarfs der verarbeiteten Daten. Die Freigabe der Verfahren erfolgt in 
folgenden Schritten: 
 
 Einführung neuer Fachverfahren:  
o Prüfung und Freigabe durch die nutzenden Fachämter 
o Prüfung durch das Amt für Finanzen und Beteiligungen und Freigabe durch die 
Stadtkämmerin / den Stadtkämmerer 
o Antrag auf Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung an das Amt für 
Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision durch die citeq 
o Prüfung durch das Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision, sofern dieses 
innerhalb von drei Wochen keine Bedenken anmeldet, gilt die 
Unbedenklichkeitsbescheinigung19 als erteilt. Die Prüfung kann auch durch 
beauftragte Dritte durchgeführt werden. 
 
 Änderung bestehender Fachverfahren mit Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung: 
o Prüfung und Freigabe durch die nutzenden Fachämter 
o Prüfung und Freigabe durch das Amt für Finanzen und Beteiligungen 
 
Zum Schutz des eingesetzten Buchführungssystems sowie zur Wahrung der 
Nachvollziehbarkeit der Eingaben dürfen nur autorisierte Personen Zugang zum produktiven 
DV-System erlangen. Nähere Schutzmaßnahmen regelt die GA IT-Basis 
 
15 Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer 
Veränderungen 
 Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen gelten als ordnungsgemäß gebucht, wenn sie 
nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig 
erfasst und gespeichert sind. 
 Das DV-Buchführungssystem weist sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle 
sachlich und zeitlich nach. 
 Unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, der Grundsätze zum 
Datenzugriff und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von 
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form ist bei der DV-
Speicherung der Bücher, Belege und sonst erforderlichen Aufzeichnungen sicherzustellen, 
dass diese bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist 
verfügbar und maschinell auswertbar gemacht werden können. 
 Grundsätzlich sind alle Systemeingaben, die die Datenbank verändern, zusätzlich zu den 
systeminternen Protokollierungen der Eingaben und deren Veränderungen, über das 
Belegprinzip zu dokumentieren. Aufzeichnungen/Einträge dürfen grundsätzlich nicht 
verändert werden. Es muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben. Die 
Änderungsnachweise - auch im Bereich des Customizings (als Teil der 
Verfahrensdokumentation) - sind Bestandteil der Buchführung und sind zu protokollieren. 
                                                
18 § 28 Abs. 5 
19 § 104 Abs. 1 Ziff. 3 GO NRW

25 
 
Ausnahmen bedürfen der Abstimmung mit der örtlichen Rechnungsprüfung. Werden 
erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z.B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit 
korrigiert, bedarf der ursprüngliche Inhalt keiner Dokumentation. 
16 Aufbewahrung von Unterlagen 
Die Stadt Münster trifft alle erforderlichen Maßnahmen, um ihrer gesetzlichen Verpflichtung 
zur Aufbewahrung der für ihre Finanzbuchhaltung maßgeblichen Unterlagen 
nachzukommen20.  
 
Die Aufbewahrung erfolgt in digitaler Form. Es wird sichergestellt, dass die Inhalte der Bücher 
und aller auf digitalen Datenträgern oder Bildträgern gespeicherter Aufzeichnungen mit den 
jeweiligen Originalen übereinstimmen, während der Dauer der jeweiligen 
Aufbewahrungsfristen verfügbar sind und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar 
gemacht werden können. 
17 Inkrafttreten 
Diese Geschäftsanweisung tritt einen Tag nach Veröffentlichung in „mitgeteilt“ in Kraft. 
 
                                                
20 § 59 KomHVO