Ausbau der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung

Dr. Rainer Heinz - OB/2  Stand 05.05.2020
Kostenübersicht Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung
Bisherige Kosten und Planung auf Grundlage der Pilotphase (Vorlage 2306/2018) 
Vor allem: BV Nippes und AUG
HH 2019 HPL 2020 HPL 2021 MFP 2022 MFP 2023 MFP 2024
Personalkosten 240.500 240.500 240.500 240.500 240.500 240.500 Gemäß Vorlage 2306/2018: 
- Zwei Stellen Unterstützung des Gremienmanagements (befristet auf 1,5 
Jahre)
Sachkosten 469.705 575.000 743.993 129.556 146.618 146.618
13 Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen 337.733 406.250 534.745 94.677 107.146 107.146 2019: Stadtgesellschaftliche und fachliche Unterstützung und Beratung. Ab
2020 zusätzlich: Kommunikative Unterstützung und Beratung sowie erwarteter 
Ausbau der ÖB auf weitere Handlungsfelder 
16 Sonstige Ordentliche Aufwendungen 131.972 168.750 209.248 34.879 39.472 39.472 Projektbezogene Unterstützung von Verfahren und Formaten der 
Fachdienststellen
Gesamtkosten 710.205 815.500 984.493 370.056 387.118 387.118
Fortschreibung 107.000 Ermächtigungsübertragung von 2019 nach 2020
Planung für Ausbau (Vorlage 1056/2020)
für Erweiterung vor allem auf 2 weitere Bezirksvertretungen 
(Kalk, Lindenthal) sowie auf das Handlungsfeld Mobilität 
HH 2019 HH 2020 HH 2021 MFP 2022 MFP 2023 MFP 2024 Veränderungen
Personalkosten 240.500 324.400 408.300 494.500 494.500 494.500 Entfristung (LZ 31.12.2021) und Bewertungsanpassung der bestehenden
Stellen
Veränderungsbetrag zum Pilot 83.900 167.800 254.000 254.000 254.000 2 zusätzliche Stellen für Kommunikation/Eventmanagement sowie 
Projektunterstützung für Fachdienstellen
2020: Max. 50 % der zusätzlichen Kosten kalkuliert wegen Umsetzung im 2. HJ 
2020
Sachkosten 469.705 575.000 743.993 129.556 146.618 146.618
13 Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen 337.733 406.250 534.745 94.677 107.146 107.146 2019: Stadtgesellschaftliche und fachliche Unterstützung und Beratung. Ab
2020 zusätzlich: Kommunikative Unterstützung und Beratung sowie erwarteter 
Ausbau der ÖB auf weitere Handlungsfelder 
16 Sonstige Ordentliche Aufwendungen 131.972 168.750 209.248 34.879 39.472 39.472 Projektbezogene Unterstützung von zusätzlichen Verfahren und Formaten der 
Fachdienststellen
Gesamtkosten 710.205 899.400 1.152.293 624.056 641.118 641.118 3.957.986
Mehraufwände Erweiterung Öffentlichkeitsarbeit gesamt 83.900 167.800 254.000 254.000 254.000
Kompensationen
Kompensation durch OB/2 - PK -38.800 -77.600 -77.600 -77.600 -77.600 Verlagerung einer Stelle aus dem Bereich Gesamtstrategie von OB/2 (in 2020 
zu 50% angesetzt)
Kompensation durch OB/2 - SK -45.100 -30.000 -30.000 -30.000 -30.000 Angebot zur Einsparung durch OB/2: 
2020 als einmaliger Beitrag zur Bewältigung der Corona-Krise, da krisenbedingt 
Projekte verzögert laufen oder starten. Gesamtsumme der Einsparung 300.000 
Euro, nach Deckung hier verbleiben 254.900 Euro.
In den Folgejahren erfolgen die Einsparung von je 30.000 Euro aus dem 
allgemeinen Sachkostenbudget.
Summe Kompensation OB/2 -83.900 -107.600 -107.600 -107.600 -107.600
verbleibender Mehrbedarf OB/2 gegenüber HPL 2020/2021 0 60.200 146.400 146.400 146.400
Kompensation im Dezernat OB - 01 0 -60.200 0 0 0 Einmalige Deckung aus SK Bauunterhaltung
verbleibender Mehrbedarf zur Berücksichtigung in den 
Haushaltsplanungen OB/2 der Jahre 2022-2024
0 0 146.400 146.400 146.400
Anlage 2a: Kostenübersicht Ausbau der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung

Anlage: Öffentlichkeitsbeteiligung 
VARIANTE 1 
Öffentlichkeitsbeteiligung ist gesetzlich vorgeschrieben. 
 Folgende Form des Verfahrens ist vorgeschrieben: 
 Ein spezielles Verfahren ist nicht vorgeschrieben. 
 Folgender Verfahrenstyp wird empfohlen: 
Beteiligungsspielraum Komplexität 
Information einfach / standardisiert 
Anhörung / Beratung teilstandardisiert 
Mitgestaltung / Mitverantwortung komplex / individuell 
Das Beteiligungskonzept ist bereits beigefügt bzw. wird in der nächsten Sitzung zur Entscheidung vorgelegt. 
VARIANTE 2 
Eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung wird vorgeschlagen. 
Folgender Verfahrenstyp wird empfohlen: 
Beteiligungsspielraum Komplexität 
Information einfach / standardisiert 
Anhörung / Beratung teilstandardisiert 
Mitgestaltung / Mitverantwortung komplex / individuell 
Das Beteiligungskonzept ist bereits beigefügt bzw. wird in der nächsten Sitzung zur Entscheidung vorgelegt. 
VARIANTE 3 
Eine Öffentlichkeitsbeteiligung wird nicht vorgeschlagen, weil: 
 Öffentlichkeitsbeteiligung hat bereits stattgefunden. 
 Gestaltungsspielraum ist nicht ausreichend. 
 Verfahrensverzögerung kann nicht akzeptiert werden. 
 Ressourcen stehen nicht zur Verfügung. 
Anlage 4: Anlage Öffentlichkeitsbeteiligung

1 
Organisation des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung ist ein Erfolgsfaktor, damit die Ziele und Standards der 
Öffentlichkeitsbeteiligung umgesetzt und weiterentwickelt werden und der Ausbau gelingt.  
Dafür muss es folgende Funktionen und Aufgaben erfüllen: 
1. Qualitätssicherung und Fortentwicklung der Ziele, Standards und Verfahren
Verantwortliche Dienststelle für die übergreifende Entwicklung von
Öffentlichkeitsbeteiligung.
Besonders:
 Steuerungsunterstützung für den Verwaltungsvorstand und städtische Gremien
zur Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln
 Unterstützung des Beirats Öffentlichkeitsbeteiligung als Geschäftsstelle in
seiner Funktion als begleitende Beratung für die (Weiter-)Entwicklung der
Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln
 Qualitätssicherung, Controlling, Evaluation aller Beteiligungsverfahren und
Beteiligungsformate im Geltungsbereich der Leitlinien. Das Büro muss dafür von
den beschlussverantwortlichen Dienststellen verbindlich insbesondere in die
grundsätzliche Empfehlung zu einer Öffentlichkeitsbeteiligung und in die
Konzeptionsentwicklung einbezogen werden
 Verwaltungsinterne Vernetzung mit Dienststellen, die in der
Öffentlichkeitsbeteiligung bereits besonders aktiv sind
Vernetzung mit den für Öffentlichkeitsbeteiligung bereits aktiven und relevanten 
Akteurinnen und Akteuren in der Stadtgesellschaft 
Netzwerkstelle mit anderen Kommunen, wissenschaftlichen Einrichtungen, Stiftungen, 
Initiativen etc. zur Förderung von Öffentlichkeitsbeteiligung/ Beteiligungskultur 
2. Projektübergreifende Information und Kommunikation
Konzeption, Umsetzung und Evaluation einer 360-Grad-Kommunikationsstrategie.
Besonders:
 Barrierearmer Ausbau und Pflege des Onlineportals als zentrales Themen- und
Dialogportal, inklusive dauerhafter Dokumentation und Archivierung aller
Beteiligungsverfahren mit allen dafür relevanten Informationen/Dokumenten
 Aufbau einer Social Media Kommunikation zu Öffentlichkeitsbeteiligungen
Fortlaufende Transparenz zu Beteiligungsverfahren und zur Entwicklung der 
Beteiligungskultur in Köln - vor allem über das geplante Themen- und Dialogportal 
3. Service: Beratung und Unterstützung
Kontakt- und Servicestelle der Verwaltung für alle Interessierten der Stadtgesellschaft
zu Fragen und Anliegen der Öffentlichkeitsbeteiligung
Kontakt- und Servicestelle für alle Ämter und Dienststellen der Verwaltung sowie im 
Konzern Stadt zu Fragen und Anliegen der Öffentlichkeitsbeteiligung. 
Besonders: 
 Unterstützung bei der Konzeption, Umsetzung und Evaluation von
Öffentlichkeitsbeteiligung
 Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung projektbezogener Information
und Kommunikation
Anlage 2: Organisation des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung

2 
• Aufbau eines Werkzeugkastens beziehungsweise einer Transferdatenbank 
(Best Practice) für unterschiedliche Beteiligungsformate
• Aufbau von Kompetenzen zur Öffentlichkeitsbeteiligung auf der Basis von 
Schulungsmodulen
• Aufbau eines städtischen Moderatorinnen- und Moderatorenpools für Online- 
und Vor-Ort-Moderation 
Die Verantwortung für die jeweilige Durchführung von Öffentlichkeitsbeteiligung wird 
von den federführenden Dienststellen wahrgenommen.  
In 2021/2022 wird ein wesentlicher Arbeitsschwerpunkt des Büros für 
Öffentlichkeitsbeteiligung in der Beratung und Unterstützung der Dienststellen im 
Handlungsfeld Mobilität sowie des Ausschusses für Umwelt und Grün und der 
Bezirksvertretungen Nippes, Kalk und Lindenthal liegen. Unterstützung sollen auch 
alle weiteren Dienststellen erhalten, die bereits freiwillig die Qualitätsstandards für 
Öffentlichkeitsbeteiligung auf Beteiligungsverfahren anwenden wollen. 
4. Projektleitung im Einzelfall für Verfahren mit besonderer bereichsübergreifender
Bedeutung und/oder zur Entwicklung innovativer Verfahren und Formate.
Besonders:
Entwicklung von Verfahren und Formaten zur Reduzierung sozialer Ungleichheit in der
Öffentlichkeitsbeteiligung
Entwicklung, Erprobung und Transfer von innovativen Verfahren der 
Öffentlichkeitsbeteiligung (z.B. Service-Design-Methode, Großgruppen-Formate, 
barrierefreie Formate) 
Entwicklung von Methoden und Formaten zur verbesserten Integration von 
Beteiligungsergebnissen in Planungs- und Entscheidungsvorbereitungsprozessen 
5. Bereichsübergreifende und anlassunabhängige Initiierung und Koordination von
Aktivitäten zur Förderung von Interesse und Teilhabe an städtischen Planungen
und Entscheidungen (Förderung Beteiligungskultur, Schwerpunkt politische
Partizipation).
Besonders:
Zielbezogene Vernetzung mit relevanten Akteurinnen und Akteuren im Feld politische
Partizipation
Angebote zur Information und Aktivierung von politischer Partizipation und 
Öffentlichkeitsbeteiligung 
Angebote zur Entwicklung und Unterstützung der Prinzipien verständigungsorientierter 
Kommunikation 
Zur dauerhaften Einrichtung des städtischen Teils des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung sind 
die entsprechenden Voraussetzungen im Stellenplan zu schaffen. 
Die seinerzeit zur Implementierung der Öffentlichkeitsbeteiligung bei der Stadt Köln für die 
Dauer der Pilotphase befristet eingerichteten Stellen (2,0 Stellen BGr. A11 LBesG NRW; 1,0 
Stelle A10 LBesG NRW) (Vorlagennummer 2306/2018) sind zu entfristen. 
Zu den Aufgaben der beiden derzeitigen A11 LBesG - Stelleninhaberinnen und -inhaber 
gehören insbesondere die Beratung und Unterstützung der Dienststellen bei der 
Entscheidungsfindung/Initiierung, Konzeption und Umsetzung von Beteiligungsformaten sowie

3 
deren systematische Qualitätssicherung und Reflexion im Hinblick auf die zu Grunde liegenden 
Leitlinien. Dazu gehören auch die Leitung und Moderation von Workshops, Sitzungen und 
öffentlichen Beteiligungsformaten u. ä. (s. auch v. g. Aufgaben des Büros für 
Öffentlichkeitsbeteiligung). Die Anforderungen sind vergleichbar mit denen einer zentralen 
Projektmanagerin beziehungsweise Projektmanagers, so dass eine Bewertungsanpassung der 
Stellen nach A12/EG11 angezeigt ist.  
Darüber hinaus ergibt sich im Rahmen der Beratung und Unterstützung sowie der 
projektübergreifenden Information und Kommunikation ein deutlicher Mehraufwand durch die 
Ausweitung der teilnehmenden Gremien (in einem ersten Schritt die Bezirksvertretungen Kalk 
und Lindental), die Unterstützung von Dezernat III Mobilität und Liegenschaften bei seinem 
Eintritt in die Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung und die Erweiterung der Handlungsfelder 
auf die Bereiche Sport, Kultur, Umwelt-/Klimaschutz etc.  
Für die Erledigung dieser zusätzlichen Aufgaben sind insgesamt 2,0 Stellen erforderlich: 
1,0 A11/EG10 Kommunikations- und Eventmanagement (bezogen auf die Durchführung von 
Beteiligungsverfahren).  
1,0 A12/EG11 Projektsachbearbeitung Öffentlichkeitsbeteiligung, Beratung/Unterstützung bei 
der Konzeption und Umsetzung von Beteiligungsverfahren und -methoden 
Der letztgenannte Stellenbedarf kann intern durch die Verlagerung und Neubewertung einer 
Stelle A10 aus dem Bereich OB/23 gedeckt werden, so dass im Ergebnis die Zusetzung von 
1,0 A11/EG10 erforderlich ist. 
Erläuterung der haushaltsmäßigen Auswirkungen: 
Die entstehenden Mehraufwände im Personalkostenbereich berechnen sich wie folgt: 
Mehrkosten Neubewertung entfristeter Stellen A11>A12 (2020/2021)   19.000 € jährlich 
Mehrkosten Entfristung dieser A11/A12 (ab 2022):  191.400 € jährlich 
Mehrkosten Stellenzusetzung A11/EG10 Stelle:    74.400 € jährlich 
Mehrkosten Neubewertung verlagerte Stelle A10>A12:    18.100 € jährlich 
Damit entstehen in den Jahren folgende Mehraufwände: 
2020   83.900 € 
2021    167.800 € 
2022 ff  jeweils  254.000 € 
Gesamtaufwandsteigerung für 2020 – 2024: 1.013.700 € 
Für das Jahr 2020 wurden 50% der zu veranschlagenden Jahreskosten angesetzt, da eine 
Umsetzung der Maßnahmen frühestens im zweiten Halbjahr 2020 erfolgen kann.

Wenn „ja“: 
Verwaltung
entwickelt ein 
detailliertes 
Beteiligungskonzept 
- ggf. unter 
Einbeziehung der 
dies anregenden 
Bürgerin bzw. 
Bürgers - und 
empfiehlt es dem 
Gremium zum 
Beschluss
Gremium
beschließt, 
WIE die 
Öffentlich-
keits-
beteiligung 
durchgeführt 
wird
Verwaltung 
• setzt Beteiligungs-
konzept um 
• dokumentiert 
Prozess, 
Mitwirkung und 
Ergebnisse
• gibt eine 
Beschlussem-
pfehlung unter 
Berücksichtigung 
der Öffentlichkeits-
beteiligung
Gremium
trifft 
Beschluss mit 
Begründung 
über das 
Ergebnis der 
Öffentlich-
keits-
beteiligung
Verwaltung ergänzt alle 
Beschlussvorlagen für das 
jeweilige 
Entscheidungsgremium¹ 
mit einer begründeten 
Empfehlung, ob eine 
Öffentlichkeitsbeteiligung 
durchgeführt werden sollte 
oder nicht.
Gremium
beschließt, 
OB eine 
Öffentlich-
keits-
beteiligung 
durchge-
führt wird 
Ggf.: 
Verwaltung
informiert 
das 
Beschluss-
gremium 
über die 
Anregung
¹ Bezirksvertretung (BV) Nippes und Ausschuss für Umwelt und Grün; ab 2021 zusätzlich: BV Kalk & Lindenthal & der Bereich Mobilität
Ggf.: 
Bürgerinnen und 
Bürger regen 
eine 
Öffentlichkeits-
beteiligung an
Verwaltung
informiert die 
Bürgerinnen und 
Bürger über den 
Beschluss zum 
„Ob“
Verwaltung
informiert die 
Bürgerinnen und 
Bürger über den 
Beschluss zum 
„Wie“
Verwaltung
informiert die 
Bürgerinnen und 
Bürger über das 
Ergebnis der 
Beteiligung und die 
Beschlussfassung 
des zuständigen 
Gremiums
Referat für Strategische Steuerung - Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung

Evaluation „Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung“ 
der Stadt Köln  
Management Summary 
Stand 28.02.2020 
Anlage 5: Deutsches Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung (FÖV) Speyer: Evaluation 
„Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln“, Management Summary. Stand 28.02.2020

2 
 
 
Inhalt 
1. Einleitung ................................ ................................ ................................ ....................... 3 
1.1. Hintergrund Leitlinienentwicklung ................................ ................................ ............ 3 
1.2 Pilotphase und Evaluationsauftrag ................................ ................................ ............... 3 
2. Zentrale Ergebnisse der Evaluation ................................ ................................ ................ 5 
2.1 Ziele der Leitlinien ................................ ................................ ................................ ........ 5 
2.2 Qualitätsstandards ................................ ................................ ................................ .. 5 
2.2.1 Respektvolle und faire Zusammenarbeit ................................ .......................... 5 
2.2.2 Frühzeitige und transparente Information und Kommunikation ..............................  5 
2.2.3 Geeignete Ansprache aller interessierten beziehungsweise betroffenen 
Kölnerinnen und Kölner ................................ ................................ ................................ .. 6 
2.2.4 Klare Ziele und abgegrenzter Gestaltungsspielraum ................................ ........ 7 
2.2.5 Verlässliche und verbindliche Auseinandersetzung mit Ergebnissen ................ 8 
2.2.6 Andauerndes Lernen und inhaltliche Weiterentwicklung ................................ ... 8 
2.3 Prozesse und neue Beteiligungsformate ................................ ................................ . 9 
2.3.1 Initiierung von Beteiligung und Beratung in Pilotgremien ................................ .. 9 
2.3.2 Neue Beteiligungsformate ................................ ................................ ...............10 
2.4 Aufwand-Nutzen-Bewertung ................................ ................................ .......................10 
2.5 Organisatorisch-strukturell ................................ ................................ ..........................10 
2.5.1 Beirat ................................ ................................ ................................ ....................10 
2.5.2 Verwaltungsinterne Aspekte ................................ ................................ .................11 
2.5.3 Externe Beratung, operative Unterstützung und Prozessbegleitung .....................11 
3 Abschließende Gesamtbewertung ................................ ................................ .................12

3 
 
 
1. Einleitung  
1.1. Hintergrund Leitlinienentwicklung 
Die Stadt Köln führt seit Jahren Verfahren zur Beteiligung der Öffentlichkeit an Planungsver-
fahren durch, die über die gesetzlich vorgeschriebene Beteiligung hinausgehen. Der Rat der 
Stadt Köln hat im Jahr 2015 den Beschluss gefasst, Leitlinien und Regeln zu erarbeiten, um 
eine strukturiertere und systematischere Beteiligung der Öffentlichkeit gewährleisten zu kön-
nen. Zur Erarbeitung wurde ein trialogisches Arbeitsgremium gebildet, in dem Vertreterinnen 
und Vertreter aus Politik, Verwaltung und Bürgerschaft an der Erarbeitung der Leitlinien mit-
wirkten. Die Qualitätsstandards, Strukturvorstellungen und Konzepte für die Öffentlichkeits-
beteiligung in Köln wurden vom Arbeitsgremium Bürgerbeteiligung auf der Grundlage von 
Beiträgen aus der Öffentlichkeitsbeteiligung erarbeitet und am 27. September 2018 vom Rat 
der Stadt Köln einstimmig beschlossen. 
 
1.2 Pilotphase und Evaluationsauftrag 
Um zu prüfen, wie sich die Leitlinien in der Durchführung bewähren, wurde nach Ratsbe-
schluss eine Pilotphase umgesetzt. Ziel war es, Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie sich 
die in den Leitlinien definierten Qualitätsstandards, Prozesse und Strukturen in der Anwen-
dungspraxis zeigen. Hierbei standen folgende Fragen im Fokus: Wie können Öffentlichkeits-
beteiligung und Entscheidungsprozesse der Gremien miteinander verzahnt werden? Bei wel-
chen Beteiligungsthemen bieten welche Beteiligungsformate einen Mehrwert? Wie verhalten 
sich Kosten und Nutzen in der Anwendungspraxis? Hierfür wurden sechs Beteiligungsverfah-
ren aus den Fachbereichen Stadtentwicklung, Sport, Kultur und Verkehr ausgewählt, die ge-
mäß der Leitlinien und den dort enthaltenen Qualitätsstandards durchgeführt und reflektiert 
werden sollten: „Kulturraum Kölner Friedhöfe“, „Förderkonzept Kulturelle Teilhabe“, „Niehler 
Gürtel“, „Rendsburger Platz“, „Fußverkehrskonzept Severinsviertel“ und „Am Salzmagazin“. 
Für die Pilotphase wurden zudem zwei politische Gremien als Pilotgremien ausgewählt. Die 
Vorlagen, zu denen diese beiden Gremien Beschlüsse fassen dürfen, wurden mit einer Emp-
fehlung zur Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung durch die Verwaltung versehen. 
Diese Empfehlung wird von Seiten der Verwaltung begründet. Pilotgremien sind zum einen 
der Fachausschuss „Umwelt und Grün“ des Stadtrates sowie die Bezirksvertretung Nippes, 
die einstimmig den Beschluss fassten, an der Pilotphase als Pilotgremium teilzunehmen.  
Ein weiteres Augenmerk wurde auf die Arbeitsweise und die Zusammensetzung des Beira-
tes für Öffentlichkeitsbeteiligung gelegt. Zur Umsetzung der Leitlinien wurde mit dem Start 
der Pilotphase das bisherige Arbeitsgremium als Beirat fortgeführt. Seine Aufgabe ist „(…) 
die beratende Begleitung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Leitlinien Öffentlichkeits-
beteiligung, um so zu einer qualitativen Weiterentwicklung der Beteiligungskultur in Köln bei-
zutragen“ (vgl. Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung, Kurzfassung, Ziffer 7).  
Der Fokus des Beirates richtet sich auf  
• die Beteiligungskonzepte und -verfahren, auf die die Leitlinien gemäß Ratsbeschluss 
bereits Anwendung finden sollen, 
• die Ergebnisse der Evaluation bzw. eines Monitorings der Beteiligungsverfahren und 
den damit zusammenhängenden Prozessen und Strukturen sowie

4 
 
• daraus ableitbare Handlungsbedarfe hinsichtlich einer Verbesserung oder Fortschrei-
bung der Leitlinien. 
Der Beirat ist trialogisch, mit Personen aus der Stadtgesellschaft, der Politik und der Stadt-
verwaltung, besetzt. Mit jeder Wahlperiode ändert sich die personelle Besetzung der Vertre-
terinnen und Vertreter aus Stadtgesellschaft und Politik. Die Vertreterinnen und Vertreter der 
organisierten Stadtgesellschaft werden von ihren Initiativen bestimmt. Die gelosten Kölnerin-
nen und Kölner werden nach einem neuen Bewerbungsverfahren durch eine neue Auslo-
sung abgelöst. Bei der Zusammensetzung des Beirates wird auf ein ausgewogenes Verhält-
nis von Alter und Geschlecht geachtet. Unterstützt durch das Büro für Öffentlichkeitsbeteili-
gung trifft sich der Beirat vierteljährlich zu einer Arbeitssitzung. 
Die Pilotphase begann nach Schaffung aller notwendigen Voraussetzungen im Sommer 
2019. Das vorliegende Management Summary umfasst den Beobachtungszeitraum Dezem-
ber 2018 bis Ende Februar 2020.  
Folgende Befragungen wurden durch das Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung 
Speyer im Rahmen der Evaluation der Pilotphase durchgeführt: 
• Explorative Interviews mit Schüsselpersonen (Vertreterinnen und Vertreter des Beira-
tes sowie weitere zentrale Akteure aus Politik und Verwaltung)  
• Befragung der für die Öffentlichkeitsbeteiligung wichtigen Gruppen aus Politik, Ver-
waltung und Stadtgesellschaft zur Bewertung des Starts der Pilotphase  
• Befragung der Teilnehmenden der Online-Dialoge  
• Teilnehmende der Planungsworkshops  
• Befragung von Vertreterinnen und Vertretern verschiedener Akteursgruppen zu den 
Verfahren „Deutzer Hafen“ und „Hallen Kalk“  
Darüber hinaus wurde die Analyse von Dokumenten vorgenommen (vgl. ausführlich hierzu 
Zwischenbericht Evaluation, Dok. 1). 
Das vorliegende Papier liefert Erkenntnisse zu sechs Pilotverfahren, Prozessen und organi-
satorisch-strukturellen Aspekten. Dazu wurden retrospektiv zwei große Beteiligungsverfah-
ren betrachtet, die vor der Leitlinienanwendung durchgeführt wurden. In beiden Fällen han-
delt es sich um städtebauliche Verfahren, bei denen gesellschaftspolitisch aktuelle Themen, 
wie die Nutzung innerstädtischer Brachen („Hallen Kalk“) sowie die Erschließung und Ent-
wicklung neuer Flächen („Deutzer Hafen“), eine wichtige Rolle spielen. Ziel der retrospekti-
ven Betrachtung war es, Erkenntnisse über die erfolgreiche Durchführung von Öffentlich-
keitsbeteiligung zu gewinnen (vgl. Zwischenbericht Evaluation, Dok. 1, S. 30 ff.).  
Das Konzept der Evaluation beruht auf einem mehrstufigen Vorgehen. Die Evaluationsinstru-
mente bauen aufeinander auf und werden teilweise wiederholt eingesetzt. Dadurch soll si-
chergestellt werden, dass die Ergebnisse überprüft und Entwicklungen erfasst werden kön-
nen. Zentrale Akteure der Pilotphase waren in die Reflektion der Zwischenergebnisse einge-
bunden. Die Reflektion diente dem weiteren Fortgang der Evaluation sowie der Ableitung 
von Bewertungen und Handlungsempfehlungen. Die Evaluation erfolgte sowohl mit Blick auf 
die Projektebene (Verfahren) als auch mit Blick auf die Systemebene (Gremien und Ak-
teure). Der Erfolg und die Praxistauglichkeit der Leitlinien, die Kosten-Nutzen-Bewertung und 
die Einhaltung der Qualitätsstandards standen dabei im Fokus. 
Die Federführung zur Durchführung der Pilotphase lag beim Büro für Öffentlichkeitsbeteili-
gung (BÖB) im Referat für Strategische Steuerung, welches unmittelbar im Dezernat der 
Oberbürgermeisterin angesiedelt ist. Für die Laufzeit der Pilotphase wurden drei zusätzliche

5 
 
Personalstellen eingerichtet und ein externer Dienstleister zur Unterstützung der Öffentlich-
keitsarbeit und Mobilisierung zur Beteiligung eingerichtet. In Kapitel 2.5.3 werden die zentra-
len Ergebnisse der Evaluation zur externe Beratung und Begleitung aufgeführt. 
Der Beirat für Öffentlichkeitsbeteiligung begleitete die Pilotphase beratend.  
 
2. Zentrale Ergebnisse der Evaluation 
Die in Kapitel 2 aufgeführten Ergebnisse werden verfahrensübergreifend und verdichtet dar-
gestellt.  
2.1 Ziele der Leitlinien 
Die Zielsetzung der Leitlinien ist es, eine systematische Öffentlichkeitsbeteiligung zu errei-
chen. Dieses Ziel wurde von allen befragten Akteuren als notwendig erachtet und positiv be-
wertet. Erfahrungen der zurückliegenden Jahre zeigten, dass Standards und Strukturen zur 
Verbesserung der Qualität von Beteiligung in Köln gesetzt werden müssten. 
 
2.2 Qualitätsstandards 
Im folgenden Kapitel werden die Erkenntnisse zur Anwendung der Qualitätsstandards bei 
den Pilotverfahren skizziert. Vorab kann festgehalten werden, dass zum Zeitpunkt der Erstel-
lung dieses Management Summarys noch nicht alle Pilotverfahren abgeschlossen waren. 
Für diese sowie für die Pilotverfahren, die bereits weiter fortgeschritten sind, werden im Fol-
genden die Erkenntnisse zusammenfassend dargestellt. Dabei werden in kursiv die Quali-
tätsstandards jeweils vorangestellt. 
 
2.2.1 Respektvolle und faire Zusammenarbeit  
„Erfolgreiche Kommunikation findet auf Augenhöhe statt. Sie basiert auf der gegenseitigen 
Anerkennung der Gesprächspartner*innen. Nur so ist eine konstruktive, das heißt an der Lö-
sung in der Sache orientierte, Zusammenarbeit möglich. Kölner Verfahren zur Öffentlich-
keitsbeteiligung sind so ausgestaltet, dass sie den Rahmen für eine respektvolle, faire und 
auf die Sache gerichtete Diskussion schaffen. Jede geäußerte Position wird gleichermaßen 
ernst genommen, unabhängig davon, wer diese Position geäußert hat.“ 
Der Verlauf der Pilotphase im Hinblick auf diesen Qualitätsstandard1 wird mit „gut“ bewertet 
(vgl. Zwischenbericht Dok. 3, S. 8 f.). Erwähnenswert an dieser Stelle ist, dass die Befragten 
hier im Vergleich zur restlichen Bewertung überwiegend einheitlich abgestimmt haben.  
 
2.2.2 Frühzeitige und transparente Information und Kommunikation 
 „Öffentlichkeitsbeteiligung kann nur auf einer soliden Wissensbasis aller Beteiligten stattfin-
den. Um diese aufzubauen, braucht es einerseits ausreichend Zeit und andererseits umfäng-
liche Informationen, die für alle Interessierten leicht und verständlich zugänglich sind. Daher 
 
1 Hinweis: Das Qualitätskriterium wurde als „Begegnung der Akteure auf Augenhöhe“ abgefragt.

6 
 
wird in Köln frühzeitig und transparent über städtische Angelegenheiten, Projekte und Pla-
nungen informiert. Die transparente und frühzeitige Kommunikation betrifft dabei nicht nur 
das Vorfeld einer Planung, sondern auch die folgenden Schritte innerhalb laufender Verfah-
ren bis hin zur Umsetzung.“ 
Die Bewertung dieses Qualitätsstandards durch die Befragten fiel überwiegend gut aus (vgl. 
Zwischenbericht Dok. 1, S. 14 ff.; Dok. 2, S. 2 und 9; Dok. 3, S. 8 f.; Dok. 5, S. 6). Für künf-
tige Prozesse bedeutsam ist hierbei die Einschätzung befragter Mitarbeiterinnen und Mitar-
beiter, dass die frühzeitige und transparente Information über Planungen und Vorhaben 
sorgsam abgewogen werden müsse, um zu verhindern, dass Informationen im Umlauf seien, 
die nicht korrekt oder überholt seien. Auch wurde deutlich, dass Kommunikation nicht abbre-
chen dürfe, insbesondere bei großen und zeitintensiven Planungs- und Beteiligungsverfah-
ren.  
Die städtischen Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit wurden während der Pilotphase um ein Mit-
wirkungsportal2 erweitert, in dem sowohl die Online-Dialoge als auch Informationen über Be-
teiligungsverfahren, wie Termine und Dokumentationen, zugänglich sind. Ebenfalls kann dort 
eingesehen werden, zu welchen Beschlussvorlagen die Verwaltung den Pilotgremien keine 
Öffentlichkeitsbeteiligung empfiehlt. Die Initiierung von Beteiligung zu Vorhaben, zu denen es 
eine Beschlussvorlage gibt, kann über die Einreichung eines Vorschlags über das Portal er-
möglicht werden. Die Zugriffszahlen auf das Mitwirkungsportal weisen darauf hin, dass der 
Bekanntheitsgrad im Beobachtungszeitraum noch nicht groß zu sein scheint. Die Bekannt-
heit des Portals könnte künftig zum Beispiel durch geeignete Marketingmaßnahmen sowie 
die verstärkte Nutzung bestehender Kommunikationskanäle der Stadt sowie Social Media 
gesteigert werden.  
Die Kölner Freiwilligen Agentur richtete zu Beginn der Pilotphase eine Facebookseite3 (mit 
59 Abonnentinnen und Abonnenten, Stand 19.02.2020) sowie den Newsletter zum Thema 
„Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln“4 (361 Abonnentinnen und Abonnenten des Newsletters 
zum Stichtag 26.02.2020) ein. Über die Kanäle wird sowohl über Beteiligungsmöglichkeiten 
in aktuellen Beteiligungsverfahren informiert als auch übergreifende Informationen zum 
Thema Bürgerschaft und Bürgerinitiative vermittelt.5 
 
2.2.3 Geeignete Ansprache aller interessierten beziehungsweise betroffenen 
Kölnerinnen und Kölner 
„In den Verfahren der Kölner Öffentlichkeitsbeteiligung werden die Interessen und Perspekti-
ven möglichst aller von dem Projekt betroffenen Gruppen gehört. Dafür werden offene, allge-
mein zugängliche Beteiligungsmöglichkeiten geschaffen. Darüber hinaus setzt sich die Stadt 
Köln zum Ziel, solche Gruppen zur Teilnahme zu bewegen, die erfahrungsgemäß eher sel-
ten bei Beteiligungsverfahren mitmachen. Ziel ist es, einen chancengerechten Zugang zu 
Beteiligung zu schaffen.“ 
Die Untersuchungsergebnisse zeigen, dass es von Seiten der Befragten unterschiedliche 
Vorstellungen von der Art und Weise der operativen Umsetzung dieses Standards gibt. So 
sollen sich die Hauptzielgruppen eines Beteiligungsverfahrens aus dem Beteiligungsgegen-
stand ableiten (Variante 1), eine breite Aktivierung immer forciert werden (Variante 2) oder 
 
2 https://www.mitwirkungsportal-koeln.de  
3 https://www.facebook.com/Oeffentlichkeitsbeteiligung/ 
4 https://www.koeln-freiwillig.de/newsletter/archiv/boeb/ 
5 Die Zahlen stammen aus dem vorläufigen Abschlussbericht der Kölner Freiwilligen Agentur (Stand Februar 
2020).

7 
 
immer möglichst viele Personen aktiviert werden (Variante 3). Die Reflektion dieser Thematik 
zeigte, dass die Frage, welche Gruppen bzw. Perspektiven einbezogen werden sollen, ver-
fahrens- bzw. einzelfallbezogen beantwortet werden muss.  
In der Pilotphase wurde erprobt, zusätzlich zur allgemeinen Aktivierung eine qualitative Er-
mittlung relevanter unterschiedlicher Perspektiven zu erhalten. Betroffene und Anlieger so-
wie Vertreterinnen und Vertreter von Interessen wurden vorab identifiziert und im Besonde-
ren angesprochen bzw. zur Beteiligung eingeladen. Diese Vorgehensweise war aus Sicht 
der Befragten erfolgreich (vgl. Dok. 1, S. 10 ff. und S. 29 f., Dok. 3., S. 11 ff.). Die Resonanz 
einer Teilöffentlichkeit in einem der Pilotverfahren führte jedoch auch zur Erkenntnis, dass 
die Auswahl von Zielgruppen, die eine besondere Ansprache oder aber eine Beteiligungs-
möglichkeit eingeräumt bekommen, nachvollziehbar sein muss und die Information bzw. Ein-
räumung einer Beteiligungsmöglichkeit für andere Interessierte nicht ausschließen dürfe. 
Bei der Durchführung der verschiedenen Pilotverfahren, die von konzeptionellen Fragestel-
lungen bis hin zu konkreter verkehrlichen Anliegen aus Nutzerperspektive reichten, wurde 
deutlich, dass sich nicht jeder Beteiligungsgegenstand und jede Beteiligungsfrage für alle 
Zielgruppen eignet. Beteiligung an konzeptionellen Fragestellungen aktiviert insbesondere 
bildungsnahe Bevölkerungsschichten, jedoch weniger beteiligungsferne Gruppen. Bei abs-
trakten Beteiligungsgegenständen (z. B. Konzepterstellung) könnte daher weiterhin getestet 
werden, zunächst mit Betroffenen sowie Multiplikatorinnen und Multiplikatoren in geschlosse-
nen, bzw. halbgeschlossenen, Beteiligungsformaten zu arbeiten, bevor in die breite Öffent-
lichkeit gegangen wird. Transparenz über das Verfahren könnte dennoch von Beginn an 
über eine Dokumentation auf dem Mitwirkungsportal hergestellt werden. 
 
2.2.4 Klare Ziele und abgegrenzter Gestaltungsspielraum 
„Innerhalb von Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung sind die Ziele und die Intensität der 
Beteiligung (Beteiligungsstufe) sowie der bestehende inhaltliche Gestaltungsspielraum von 
Beginn an klar. Ziele, Beteiligungsstufe und Gestaltungsspielraum werden deutlich kommuni-
ziert. Dadurch werden Frustrationserlebnisse und enttäuschte Erwartungen von Beginn an 
vermieden. Stattdessen werden Kölnerinnen und Kölner in ihrem dauerhaften oder wieder-
holten Engagement bestätigt. Zur Beschreibung des Gestaltungsspielraums gehört es auch, 
klar mitzuteilen, in welchen Bereichen eine Beteiligung der Kölnerinnen und Kölner nicht vor-
gesehen ist.“ 
Die Bewertung des Verlaufs der Pilotphase im Hinblick auf die oben genannten Merkmale 
fällt unterschiedlich aus. Die „Klarheit des Gestaltungsspielraumes“ fällt insgesamt noch in 
den guten bis mittleren Bewertungsbereich (vgl. Zwischenbericht Dok. 3, S. 8 f.). 
In der Gesamtbetrachtung stellen vor allem die befragten Fachämter die Vermittlung des vor-
handenen Entscheidungsspielraums als erfolgskritisch heraus. Hierzu zähle auch die Rollen-
klärung sowie die Vermittlung prozessualer und verfahrensbezogener Tätigkeiten der Ver-
waltung (zum Beispiel die Interessenabwägung) für die Durchführung eines Beteiligungsver-
fahrens. Auch müsse vermittelt werden, dass es originäre Aufgabe der Verwaltung sei, unter-
schiedliche Interessen abzuwägen und den Ausschüssen des Rates bzw. den Bezirksvertre-
tungen der Stadt Köln zum Beschluss vorzulegen. Wann ein Beteiligungsverfahren beginnen 
soll, sehen organisierte Akteure der Stadtgesellschaft in Teilen anders als die befragten Ver-
treterinnen und Vertreter aus Verwaltung und Politik. Hier steht die Frage nach der inhaltli-
chen und prozessualen Offenheit eines Beteiligungs- und Planungsverfahrens im Vorder-

8 
 
grund, d. h. ob Zielsetzung, Gegenstand und Entscheidungsspielräume eines Beteiligungs-
verfahrens sowie die inhaltliche Grundausrichtung eines Planungsverfahrens – oder aber 
einzelne Bausteine oder Fragen dieser - nicht bereits mit der Öffentlichkeit diskutiert werden 
sollen.  
 
2.2.5 Verlässliche und verbindliche Auseinandersetzung mit Ergebnissen 
„Innerhalb Kölner Beteiligungsverfahren herrscht Klarheit darüber, auf welche Weise und an 
welcher Stelle die Ergebnisse in den politischen Entscheidungsprozess miteinfließen. Die 
Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger setzen sich verlässlich mit den Ergeb-
nissen der Beteiligungsverfahren auseinander und wägen ihre Entscheidungen sorgfältig ab. 
Getroffene Entscheidungen werden schlüssig begründet und verbindlich umgesetzt. Dies 
trägt zur Vertrauensbildung zwischen Politik und Stadtgesellschaft bei.“ 
Für die Pilotphase wird die „Klarheit der Beteiligungsergebnisse“ gerade noch im guten Be-
reich bewertet (vgl. Zwischenbericht Dok. 3, S. 8 f.). 
Der oben genannte Qualitätsstandard hängt unmittelbar mit dem Kriterium der „Klaren Ziele 
und des abgegrenzten Gestaltungsspielraums“ zusammen. Wenn die Handlungs- und Ent-
scheidungsspielräume in einem Beteiligungsspielraum nicht bekannt sind, nicht verstanden 
oder nicht akzeptiert werden, hat dies Auswirkungen auf die Wahrnehmung der Ergebnisver-
wertung. Aus Sicht der befragten Verwaltungsmitarbeitenden (Fachämter) handelt es sich 
um eine Frage der Dokumentation und Kommunikation, welche Inhalte der Beteiligung in die 
Planungen eingeflossen sind. Falls Aspekte nicht aufgenommen werden konnten, muss dies, 
d. h. die Gründe dafür, ebenfalls kommuniziert werden. 
 
2.2.6 Andauerndes Lernen und inhaltliche Weiterentwicklung 
„Anforderungen und Formen von Öffentlichkeitsbeteiligung verändern sich und entwickeln 
sich weiter. Kölner Öffentlichkeitsbeteiligungsverfahren passen sich an unterschiedliche Situ-
ationen und wechselnde Bedingungen an. Durch kontinuierliche Beobachtung und anschlie-
ßende Bewertung (Evaluation) wird klar, ob Beteiligungsverfahren erfolgreich waren. Um 
eine nachhaltige Beteiligungskultur zu schaffen, fließen die Erfahrungen aus vergangenen 
Beteiligungsverfahren in die Kölner Leitlinien ein.“  
Der Pilotphase und den prozessverantwortlichen Akteuren aus der Verwaltung kann eine 
hohe Lern- und Weiterentwicklungsbereitschaft attestiert werden. So fließen zum einen Er-
fahrungen aus vergangenen Beteiligungsverfahren in die Planung von Beteiligungsverfahren 
und die Auswahl der Methoden und Instrumente ein. Zum anderen zeigte die Pilotphase so-
wie die retrospektive Betrachtung zweier Beteiligungsverfahren, dass die Verfahren und Be-
teiligungsformate nachjustiert wurden. Diesem prozessualen Lernen trägt zum einen die Vor-
gehensweise der Erarbeitung von Beteiligungskonzepten Rechnung, zum anderen die Rück-
koppelung der Ergebnisse durch die Evaluation sowie die regelmäßige Reflektion des Pi-
lotphasenverlaufs im Beirat für Öffentlichkeitsbeteiligung.

9 
 
 
2.3 Prozesse und neue Beteiligungsformate 
2.3.1 Initiierung von Beteiligung und Beratung in Pilotgremien6 
Im Laufe der Pilotphase erhielt die Bürgerschaft die Möglichkeit eine Öffentlichkeitsbeteili-
gung für bestehende Beschlussvorlagen (BV) der Pilotgremien vorzuschlagen. Dies konnte 
per E-Mail, auf dem Postweg oder auch über das Mitwirkungsportal erfolgen. Insgesamt wur-
den vier Vorschläge zur Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung bei vorhandenen BV 
eingereicht, die den Gremien als Tischvorlage vorgelegt wurden. In diesen vier Fällen er-
folgte eine Ablehnung, die den Einreichenden mit Begründung zurückgemeldet wurde. In ei-
nem Fall wurde ein Anliegen vorgebracht, für dass die Pilotgremien nicht zuständig waren. 
Das Anliegen wurde an den Ausschuss für Anregungen und Beschwerden weitergeleitet. Die 
vorschlagende Person wurde darüber in Kenntnis gesetzt. 
In der Pilotphase bereitete die Verwaltung für alle Beschlussvorlagen des Ausschusses für 
Umwelt und Grün sowie der Bezirksvertretung Nippes eine Anlage „Öffentlichkeitsbeteili-
gung“ vor. Die Anlage enthielt eine Einschätzung zum Thema Öffentlichkeitsbeteiligung so-
wie eine begründete Empfehlung für oder gegen eine Beteiligung. Bürgerinnen und Bürger, 
die eine Ablehnungsbegründung der Verwaltung nicht nachvollziehen können oder wichtige 
Gründe sehen, eine Öffentlichkeitsbeteiligung dennoch durchzuführen, können dies vor Sit-
zungsbeginn mit einem Online-Formular mitteilen (s.o.). 
Im Ausschuss für Umwelt und Grün wurden in neun Sitzungen insgesamt 17 Beschussvorla-
gen behandelt – 16 Vorlagen ohne Öffentlichkeitsbeteiligung, eine Vorlage mit Öffentlich-
keitsbeteiligung. Außer in einem Fall wurden die Vorlagen vom Ausschuss unverändert be-
schlossen. In drei Fällen nutzten die Bürgerinnen und Bürger ihre Einspruchsmöglichkeit. In 
den ersten beiden Fällen folgte die Verwaltung der Anregung nicht, und die Vorlage wurde 
unverändert beschlossen, im dritten Fall lehnte die Verwaltung den Vorschlag ebenfalls ab, 
der Beschluss wurde jedoch zurückgestellt. Eine abschließende Entscheidung steht noch 
aus. 
In acht Sitzungen der Bezirksvertretung Nippes wurden 30 Beschlussvorlagen ohne Öffent-
lichkeitsbeteiligung, drei Vorlagen mit Öffentlichkeitsbeteiligung eingebracht. Der ganz über-
wiegende Teil der Vorlagen wurde von der Bezirksvertretung Nippes unverändert beschlos-
sen. Von der Möglichkeit, eine Öffentlichkeitsbeteiligung entgegen der ablehnenden Haltung 
der Verwaltung vorzuschlagen, machten die Bürgerinnen und Bürger bei diesem Gremium 
einmal Gebrauch, dabei handelte es sich jedoch um eine Dringlichkeitsentscheidung, welche 
nicht unter die Kriterien der systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung fällt. 
Insgesamt wurden im bisherigen Projektzeitraum in den Pilotgremien 49 Vorlagen beschlos-
sen, die den vorab vereinbarten Tagesordnungspunkten 4.2 ─ Allgemeine Beschlussvorla-
gen (Entscheidung) ─ und 9.1 ─ Entscheidungen gemäß § 37 Absatz 1 der Gemeindeord-
nung des Landes Nordrhein-Westfalen ─ zuzuordnen sind. Hinzu kommt eine Vorlage, die 
seitens zweier Fraktionen zur Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung eingebracht wor-
den ist, und jeweils eine Vorlage im Ausschuss Kunst und Kultur, Stadtplanungs- und Ver-
kehrsausschuss sowie in der Bezirksvertretung Mülheim. Für diese Vorlagen wurde in 46 
Fällen ein negatives Votum der Verwaltung in Bezug auf Öffentlichkeitsbeteiligungen abge-
geben.  
 
6 Die Bestandsaufnahme ist Teil des Tätigkeitsberichts des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung (Stand Februar 
2020).

10 
 
Auf dem Mitwirkungsportal7 werden sämtliche Beschlussvorlagen aufgelistet und begründet, 
für die die Pilotgremien Ausschuss für Umwelt und Grün sowie die Bezirksvertretung Nippes 
das Entscheidungsrecht besitzen, und die von der Verwaltung keine Empfehlung zur Durch-
führung von Öffentlichkeitsbeteiligung erhalten haben.  
 
2.3.2 Neue Beteiligungsformate 
Die Online-Dialoge werden von den Teilnehmenden sehr positiv wahrgenommen (vgl. Zwi-
schenbericht Dok. 5). Da das Format neue Teilnehmergruppen erschließen kann, ist es als 
eine geeignete Ergänzung zu den herkömmlichen Beteiligungsveranstaltungen zu werten. 
Speziell im Hinblick auf die Ausweitung der Beteiligung über die „üblichen beteiligungsaffinen 
Gruppen“ hinaus. Nennenswerte „Cross-Media“ Effekte, d. h. Aktivierung von Beteiligten aus 
Beteiligungsveranstaltungen bzw. allgemeiner Aktivierungsaktivitäten, sind derzeit noch nicht 
feststellbar.  
 
2.4 Aufwand-Nutzen-Bewertung 
Mit Blick auf die bisher gestarteten Pilotverfahren wird der Nutzen der Öffentlichkeitsbeteili-
gung (Gesamtbetrachtung) relativ hoch, der Aufwand dagegen als relativ gering bewertet. 
Dabei wird der Aufwand für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung bei den Pilot-
verfahren als sehr moderat eingeschätzt. Sehr gut fällt die Aufwand-Ertrag-Einschätzung für 
die Durchführung von Beteiligungsveranstaltungen, die Erarbeitung von Beteiligungskonzep-
ten und deren Behandlung in den Pilotgremien aus. Weniger positiv wird das Verhältnis von 
Aufwand und Nutzen für die Öffentlichkeitsarbeit sowie die Online-Beteiligung bewertet. Ver-
besserungsbedarf besteht hier vor allem im Hinblick auf den Nutzen (vgl. Zwischenbericht 
Evaluation Dokument 3, S. 3 f.). 
Die Befragungsergebnisse heben folgende Kriterien bei der Nutzenbewertung hervor: Kon-
flikthaftigkeit und Presseberichterstattung. Werden in einem Beteiligungsverfahren keine  
oder zumindest keine verhärteten, inhaltlichen Konfliktlinien deutlich oder/und wird das Betei-
ligungsverfahren prozessual akzeptiert, so wird das Gesamtverfahren eher als nutzenstiftend 
und erfolgreich bewertet. Das zusätzliche, frühe Beteiligungsverfahren habe, so die Befrag-
ten, das förmliche Planungs- und Beteiligungsverfahren entlastet. Darüber hinaus wird die 
inhaltliche Ausrichtung und Häufigkeit der medialen Berichterstattung aus den Beteiligungs-
verfahren zur Bewertung von Erfolg und Nutzen herangezogen. 
 
2.5 Organisatorisch-strukturell 
2.5.1 Beirat 
Zur Umsetzung der Leitlinien wurde mit dem Start der Pilotphase das bisherige Arbeitsgre-
mium als Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung fortgeführt: „Wesentlicher Zweck des Beirats ist die 
beratende Begleitung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Leitlinien Öffentlichkeitsbe-
teiligung, um so zu einer qualitativen Weiterentwicklung der Beteiligungskultur in Köln beizu-
tragen.“ Die Geschäftsführung obliegt dem Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung.   
 
7 https://www.mitwirkungsportal-koeln.de/beschlussvorlagen-ohne-oeffentlichkeitsbeteiligung

11 
 
In der Pilotphase hat sich gezeigt, dass die Mitglieder des Beirates mehrheitlich Anpas-
sungs- und Entwicklungsbedarf für die Arbeit des Beirates und das Zusammenwirken in den 
Sitzungen sehen. Eine Analyse der Teilnehmerzahlen zeigt, dass eine trialogische Zusam-
menarbeit zurzeit nicht mehr gewährleistet ist. Die Vertreterinnen und Vertreter der organi-
sierten Stadtgesellschaft waren in vielen Sitzungen im Vergleich zu den restlichen Mitglie-
dern (insbesondere der Politik) in der Überzahl (vgl. Dok. 1, S. 34, Dok. 2, S. 2 f., 10 f., Dok. 
3, S. 11 ff.). 
Um die Funktions- und Arbeitsfähigkeit sowie das Zusammenwirken des Beirates zu verbes-
sern, sollte dieser weiterentwickelt werden. 
 
2.5.2 Verwaltungsinterne Aspekte 
Mit Start der Pilotphase mussten neue Strukturen und Arbeitsabläufe etabliert werden, um 
die Zuständigkeiten und Aufgabenprofile verschiedener Stellen miteinander zu verzahnen 
und deren Rollen zu klären. Das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung hat hohe und breite 
Anerkennung für seine Qualität und seine kooperative Haltung gefunden. Die Befragungser-
gebnisse zeigen, dass insbesondere die Fachämter auch künftig Unterstützung für die 
Durchführung der Öffentlichkeitsbeteiligung benötigen (z. B. beim Veranstaltungsmanage-
ment, Methodenkompetenz und Gewährleistung von Barrierefreiheit).  
Die Planungsworkshops, die zur Erarbeitung der Beteiligungskonzepte eingesetzt wurden 
und dem dienststellenübergreifenden Austausch zur Planung der Öffentlichkeitsbeteiligung 
dienten, wurden von den befragten Teilnehmerinnen und Teilnehmern positiv bewertet. Deut-
lich wurde, dass der zur interdisziplinären und systematischen Erarbeitung des Beteiligungs-
konzeptes durchgeführte Planungsworkshop eine wichtige Weichenstellung für die Konzep-
tion des Beteiligungsverfahrens ist. Die planerischen, rechtlichen und prozessualen Rahmen-
bedingungen sollten vor den ersten Überlegungen zur Öffentlichkeitsbeteiligung feststehen, 
um Irritationen in der öffentlichen Wahrnehmung zu vermeiden. 
Insbesondere aus Sicht der befragten Fachämter müssen die nur begrenzt zur Verfügung 
stehenden Ressourcen (Geld, Zeit und Personal) bei der Planung von Beteiligungsverfah-
ren zwingend berücksichtigt werden. Auch die zeitlichen Ressourcen von Bürgerinnen und 
Bürgern seien begrenzt. Insbesondere wenn nur wenige Personen persönlich betroffen 
seien, bestünde bei einer zu großen Zahl an Beteiligungsveranstaltungen die Gefahr, dass 
sich nur noch wenige Personen bzw. immer die gleichen beteiligen würden. Deren Beiträge 
bekämen damit ein überdurchschnittlich großes Gewicht. Es müsse auch für kleinere Beteili-
gungsverfahren möglich sein, eine systematische, gute Beteiligung anzubieten. 
 
2.5.3 Externe Beratung, operative Unterstützung und Prozessbegleitung 
Im Rahmen der Pilotphase zur systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung wurde die Kölner 
Freiwilligen Agentur mit dem zivilgesellschaftlichen Teil des Büros für Öffentlichkeitsbeteili-
gung für den Zeitraum vom 01.01.2019 bis zum 30.06.2020 beauftragt. In diesem Zeitraum 
soll sie die Stadtgesellschaft zur Beteiligung aktivieren sowie die generelle Bekanntheit der 
Beteiligungsmöglichkeiten und der grundsätzlichen Bereitschaft zur Mitwirkung verbessern. 
Wesentliches Teilziel ist der Aufbau und die Verstetigung eines kommunikativen Netzwerkes, 
sowohl mit Institutionen als auch mit nicht-organisierten Personengruppen, die bisher wenig 
mit Beteiligung in Berührung gekommen sind. Eine wichtige Bedeutung in diesem Netzwerk

12 
 
haben Multiplikatorinnen und Multiplikatoren. Diese sollen Zugänge zu Communities schaf-
fen und zur Bildung neue Netzwerke beitragen. Der räumliche Tätigkeitsschwerpunkt der 
Kölner Freiwilligen Agentur lag auf dem Pilotbezirk Köln-Nippes. Weiterhin sollte sie bei der 
Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit zur Begleitung der Beteiligungsverfahren aktiv mit-
wirken.  
Im Rahmen der Pilotphase arbeitete die Kölner Freiwilligen Agentur als stadtgesellschaftli-
cher Teil des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung eng mit der Verwaltung zusammen. Die Zu-
sammenarbeit wurde von allen Befragten als positiv und gewinnbringend bewertet (vgl. Zwi-
schenbericht Evaluation, Dok. 1, S. 29 f., Dok. 2, S. 11 f., Dok. 3, S.19 ff.). Sowohl der ver-
waltungsinterne als auch der stadtgesellschaftliche Teil des Büros weisen darauf hin, dass 
die Erfahrungen der Pilotphase zeigen, dass für eine weitere Zusammenarbeit die Aufgaben-
profile und Aufgabenabgrenzung organisatorisch klarer abgebildet sein sollten.   
Da nur zwei der Pilotverfahren im Beobachtungszeitraum abgeschlossen werden konnten, 
gab es für die rekrutierten Multiplikatorinnen und Multiplikatoren nur wenige konkrete Ein-
satzmöglichkeiten. Die Kölner Freiwilligen Agentur zieht das Zwischenfazit, dass die Aktivie-
rung zur Beteiligung „mit konkreten Beteiligungsanlässen“ besser als ohne funktioniere.8 
 
3 Abschließende Gesamtbewertung 
Die Evaluationsergebnisse und deren Reflektion bestätigen, dass sich die Leitlinien und die 
darin gesetzten Qualitätsstandards, Strukturvorstellungen und Prozesse grundsätzlich be-
währen. Auch die Verfahren zur Anregung, Entscheidung und Planung von Beteiligungsver-
fahren funktionieren: Sie sind systematisch, transparent und mit vertretbarem Aufwand zu 
gewährleisten. Die Verfahrensweisen zur Durchführung von Projekten der Öffentlichkeitsbe-
teiligung (Planungsworkshop ─ Beteiligungskonzept ─ Veranstaltung / Online-Dialog) werden 
von der Mehrzahl der befragten Prozessbeteiligten akzeptiert und grundsätzlich positiv be-
wertet. 
Die eingesetzten und bisher getesteten Beteiligungsformate sind grundsätzlich geeignet, die 
beschlussrelevanten Perspektiven von Bürgerinnen und Bürgern zu gewinnen und die Ent-
scheidungsgrundlage für Beschlüsse zu verbessern. Der Zugang zu sogenannten „stillen 
Zielgruppen“ bleibt jedoch weiterhin eine Herausforderung. Eine Beratung und Unterstützung 
des Beteiligungsverfahrens durch externe Akteure, die in der Kölner Stadtgesellschaft gut 
vernetzt sind und über nachgewiesene Erfahrungen in der Erreichung und Aktivierung sol-
cher Zielgruppen verfügen, sind empfehlenswert. 
In der Pilotphase wurde deutlich, dass eine Dienststelle für Öffentlichkeitsbeteiligung ein 
zentraler Erfolgsfaktor für die Umsetzung der systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung ist. 
Mit dem Ziel einer schrittweisen Verstetigung der systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung 
in Köln wird weiterhin eine solche Dienststelle für die Beratung und Unterstützung für Verwal-
tung, Politik und Stadtgesellschaft erforderlich sein. Auch die in der Pilotphase etablierten 
Prozesse des Controllings und Monitorings von Beteiligungsverfahren und Beteiligungsfor-
maten sollten weiter fortgeführt werden, um Qualitätssicherung und Wissenstransfer gewähr-
leisten zu können. Für den weiteren Trialog im Beirat wird weiterhin eine Geschäftsstelle not-
wendig sein, um über den Austausch im Beirat und darüber hinaus in engem Kontakt mit den 
für Öffentlichkeitsbeteiligung bereits aktiven und relevanten Akteuren in der Stadtgesellschaft 
 
8 Diese Bewertung ist aus dem vorläufigen Tätigkeitsbericht der Kölner Freiwilligen Agentur (Stand Februar 2020) 
entnommen.

13 
 
zu bleiben. Wichtige Stellschrauben für die systematische Öffentlichkeitsbeteiligung sind In-
formation und Kommunikation, sowohl projektbezogen als auch projektübergreifend. Fortlau-
fende Transparenz zu Beteiligungsverfahren und zur Entwicklung der Beteiligungskultur in 
Köln muss durch geeignete Maßnahmen gewährleistet werden. Wie diese ressourcenintensi-
ven Aufgaben geleistet und organisatorisch umgesetzt werden können, sollte in den nächs-
ten Schritten geprüft werden. Grundsätzlich hat sich die kooperative Ausrichtung des Büros 
für Öffentlichkeitsbeteiligung mit dem Ziel, breite Kommunikation, Information und Beteili-
gung auf Augenhöhe zu ermöglichen, bewährt.  
Um weitere Erfahrungen zu sammeln und schrittweise zu einer Verstetigung der systemati-
schen Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln zu gelangen, könnte die Erweiterung der systemati-
schen Öffentlichkeitsbeteiligung auf weitere Gremien und kommunale Handlungsfelder erwo-
gen werden. Empfehlenswert sind hierbei Handlungsfelder, die viele Kölnerinnen und Kölner 
betreffen und ein hohes Aktivierungspotenzial haben. Auch eine Ausweitung auf gesetzlich 
vorgeschriebene Verfahren wäre eine mögliche Herangehensweise, weitere wertvolle Erfah-
rungen in der Anwendung der Prozesse und Qualitätsstandards der Leitlinien zu sammeln.

Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln 
Anlage 1: Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung

Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung 2 
 
  
Inhalt 
Abschnitt I Worum geht es? ................................ ................................ ................................ . 3 
1. Was wollen wir mit den Leitlinien erreichen? .............................................................................. 3 
2. Wann werden die Leitlinien angewendet? ................................................................................... 3 
3. Was sind die Voraussetzungen für freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung? .................................. 4 
4. Welche Stufen der Beteiligung gibt es?....................................................................................... 4 
Abschnitt II Was sind unsere Ziele? ................................ ................................ .................... 5 
5. Was sind die Standards für erfolgreiche Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln?  .............................. 5 
5.1. Respektvolle und faire Zusammenarbeit .............................................................................. 5 
5.2. Frühzeitige und transparente Information und Kommunikation ............................................ 5 
5.3. Geeignete Ansprache aller interessierten beziehungsweise betroffenen Kölnerinnen und  
Kölner ................................................................................................................................... 6 
5.4. Klare Ziele und abgegrenzter Gestaltungsspielraum ........................................................... 6 
5.5. Verlässliche und verbindliche Auseinandersetzung mit Ergebnissen .................................. 6 
5.6. Andauerndes Lernen und inhaltliche Weiterentwicklung...................................................... 6 
Abschnitt III Wie setzen wir das um? ................................ ................................ ................... 7 
6. Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung ............................................................................................... 7 
7. Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung .................................................................................................. 8 
8. Information über städtische Vorhaben und Beteiligungsmöglichkeiten ....................................... 8 
9. Fester Bestandteil im Verwaltungshandeln und in der politischen Beratung  .............................. 8 
10. Vorschlagen von Öffentlichkeitsbeteiligung ................................................................................. 9 
11. Umsetzung eines Beteiligungsverfahrens ................................................................................. 10 
12. Dokumentation und Auswertung der Öffentlichkeitsbeteiligung ................................................ 10 
13. Umgang mit den Ergebnissen ................................................................................................... 10 
14. Kommunikation als Grundlage funktionierender Beteiligung ..................................................... 11 
15. Reflexion und Evaluation ........................................................................................................... 11

Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung 3 
 
Abschnitt I Worum geht es? 
1. Was wollen wir mit den Leitlinien erreichen? 
Die Kölner Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung sind ein gemeinsames Ergebnis der Kölner 
Stadtgesellschaft, Politik und Verwaltung. Es herrscht Einigkeit darüber, dass die Leitlinien 
gelebt werden müssen, damit sie ihre Wirkung entfalten können. Es gi bt eine gemeinsame 
Verantwortung für ihre erfolgreiche Umsetzung. Die Voraussetzung dafür liegt in dem verant-
wortungsvollen Umgang miteinander und in einem verantwortungsvollen Dialog in der Sache. 
Die Erstellung und praktische Umsetzung der Leitlinien verfolgt folgende wesentliche Ziele: 
Verbesserung der Beteiligungskultur und Stärkung der Demokratie 
Stärkung bürgerschaftlichen Engagements und Anknüpfung an vorhandene Struktu-
ren 
Entwicklung und Einführung frühzeitiger, kontinuierlicher und verbindlicher Be teili-
gungsverfahren 
2. Wann werden die Leitlinien angewendet? 
Öffentlichkeitsbeteiligung kann entweder gesetzlich vorgeschrieben sein oder freiwillig durch-
geführt werden. Diese Leitlinien gelten für alle Formen der freiwilligen Öffentlichkeitsbeteili-
gung. Außerdem gelten die Leitlinien, wenn die Durchführung von Beteiligung zwar gesetzlich 
vorgeschrieben ist, aber die Art und Weise nicht geregelt ist. Zum Beispiel bei der frühzeitigen 
Öffentlichkeitsbeteiligung im Rahmen der Bauleitplanung nach § 3  (1) Baugesetzbuch 
(BauGB). Es ist daher auch möglich  und grundsätzlich positiv, eine über die gesetzlichen 
Anforderungen hinausgehende, umfangreichere Beteiligung durchzuführen. In diesem Falle 
gelten die Leitlinien auch. Sie gelten nicht für Elemente der direkten Demokratie (z.B. Bür-
gerbegehren und Bürgerentscheide). Diese sind bereits durch Gesetze geregelt. 
Eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung kann in Köln durch Kölnerinnen und Kölner, Politike-
rinnen und Politiker sowie die Verwaltung vorgeschlagen werden. Voraussetzung ist eine Be-
schlussvorlage der Verwaltung zu einem städtischen Vorhaben. Ob eine freiwillige Öffentlich-
keitsbeteiligung stattfindet, entscheidet immer ein repräsentatives Entscheidungsgremium. 
Repräsentative Entscheidungsgremien sind zum Beispiel die Bezirksvertretungen, der Rat 
der Stadt Köln oder einer seiner Fachausschüsse. Sie bestehen aus dem mittels Kommunal-
wahl ermittelten Verhältnis von Politikerinnen und Politkern und sind deshalb berechtigt, de-
mokratische Entscheidungen zu treffen, die in ihren jeweiligen Verantwortungsbereich fallen. 
Fällt das Vorhaben, zu dem eine Öffentlichkeitsbeteiligung vorgeschlagen wurde, in den Ver-
antwortungsbereich der Oberbürgermeisterin bzw. des Oberbürgermeisters, entscheidet sie 
beziehungsweise er, ob eine Öffentlichkeitsbeteiligung stattfindet.

Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung 4 
 
3. Was sind die Voraussetzungen für freiwillige Öffentlichkeits-
beteiligung? 
Es gibt folgende Voraussetzungen, um eine freiwillige Öffentlich keitsbeteiligung erfolgreich 
durchführen zu können: 
- Es gibt eine Beschlussvorlage der Verwaltung zu einem städtischen Vorhaben. 
- Die politischen Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger stimmen  dem 
Beteiligungsverfahren zu und sind bereit, die Ergebnisse der Beteiligung im Rahmen 
ihrer Abwägungs- und Entscheidungsvorbereitungsprozesse zu berücksichtigen. 
- Kölnerinnen und Kölner sind von dem Vorhaben betroffen oder daran interessiert. 
- Es gibt Gestaltungsspielraum und die inhaltlichen Entscheidungen sind noch nicht 
getroffen. 
- Die notwendigen zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen zur Durchfüh-
rung der Öffentlichkeitsbeteiligung stehen zur Verfügung. 
4. Welche Stufen der Beteiligung gibt es? 
Die Öffentlichkeitsbeteiligung nach diesen Leitlinien gliedert sich in drei Intensitätsstufen. Je 
höher die Stufe, desto stärker sind die Möglichkeiten der Einflussnahme aufseiten der sich 
beteiligenden Personen und Gruppen. Und desto stärker ist auch ihre Mitverantwortung für 
das Ergebnis. Gleichzeitig gilt: Je höher die Stufe, desto größer ist die Bereitschaft der Um-
setzungsverantwortlichen sowie der fachpolitischen Entscheidungsträgerinnen und Entschei-
dungsträger, Mitsprache zuzulassen. 
Die Beteiligungsstufen reichen dabei von Information hin zu gemeinsamer Gestaltung – wo-
bei gut aufbereitete Informationen die Grundlage jeder Beteiligungsstufe sind. 
Die Beteiligungsstufe spiegelt wider, wie Kommunikation abläuft und welches Beteiligungs-
versprechen der Öffentlichkeit gegeben wurde. Unabhängig von der Beteiligungsstufe liegt 
die Entscheidung, wie es in der Sache weitergeht, immer bei einer demokratisch legitimierten 
Stelle – sie wird nicht in einem Beteiligungsverfahren getroffen.

Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung 5  
 
Abschnitt II Was sind unsere Ziele? 
5. Was sind die Standards für erfolgreiche Öffentlichkeitsbetei-
ligung in Köln? 
Im Folgenden werden die Standards für erfolgreiche Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln be-
schrieben. Sie definieren die Anforderungen an alle zukünftigen Verfahren der Systemati-
schen Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln. Jede einzelne Öffentlichkeitsbeteiligung muss sich 
an diesen Standards messen lassen. Und alle Akteurinnen und Akteure innerhalb einer Öf-
fentlichkeitsbeteiligung arbeiten auf das Erreichen dieser Ziele hin. 
5.1. Respektvolle und faire Zusammenarbeit 
Erfolgreiche Kommunikation findet auf Augenhöhe statt. Sie basiert auf der gegenseitigen 
Anerkennung der Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner. Nur so ist eine konstruk-
tive, das heißt an der Lösung in der Sache orientierte, Zusammenarbeit möglich. Kölner Ver-
fahren zur Öffentlichkeitsbeteiligung sind so ausgestaltet, dass sie den Rahmen für eine res-
pektvolle, faire und auf die Sache gerichtete Diskussion schaffen. Jede Position wird glei -
chermaßen ernst genommen, unabhängig davon, wer diese Position geäußert hat. 
5.2. Frühzeitige und transparente Information und Kommunikation 
Öffentlichkeitsbeteiligung kann nur auf einer soliden Wissensbasis aller Beteiligten stattfin-
den. Um diese aufzubauen, braucht es einerseits ausreichend Zeit und andererseits vollstän-
dige und dienliche Informationen, die für alle Interessierten leicht und verständlich zugänglich 
sind. Daher wird in Köln frühzeitig und transparent über städtische Angelegenheiten, Projekte 
und Planungen informiert. Information und wechselseitige Kommunikation sind dabei nicht

Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung 6  
nur im Vorfeld einer Entscheidung oder Planung wichtig, sondern müssen die gesamte Rea-
lisierungsphase begleiten. 
5.3. Geeignete Ansprache aller interessierten beziehungsweise be-
troffenen Kölnerinnen und Kölner 
In den Verfahren der Kölner Öffentlichkeitsbeteiligung werden die Interessen und Perspekti-
ven möglichst aller von dem Projekt betroffenen Gruppen gehört. Dafür werden offene, allge-
mein zugängliche Beteiligungsmöglichkeiten geschaffen. Darüber hinaus setzt sich die Stadt 
Köln zum Ziel, solche Gruppen zur Teilnahme zu bewegen, die erfahrungsgemäß eher selten 
bei Beteiligungsverfahren mitmachen. Es wird angestrebt, einen chancengerechten Zugang 
zu Beteiligung zu schaffen. 
5.4. Klare Ziele und abgegrenzter Gestaltungsspielraum 
Innerhalb von Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung sind die Ziele und die Intensität der 
Beteiligung (Beteiligungsstufe) sowie der bestehende inhaltliche Gestaltungsspielraum von 
Beginn an klar. Ziele, Beteiligungsstufe und Gestaltungsspielraum werden unmissverständ-
lich und deutlich kommuniziert. Dadurch werden Frustrationserlebnisse und enttäuschte Er-
wartungen von Beginn an vermieden. Zur Beschreibung des Gestaltungsspielraums gehört 
es auch, klar mitzuteilen, in welchen Bereichen eine Beteiligung der Kölnerinnen und Kölner 
nicht vorgesehen ist. 
5.5. Verlässliche und verbindliche Auseinandersetzung mit Ergebnissen 
Innerhalb Kölner Beteiligungsverfahren herrscht Klarheit darüber, auf welche Weise und an 
welcher Stelle die Ergebnisse in den politischen Entscheidungsprozess einfließen. Die Ent-
scheidungsverantwortlichen setzen sich verlässlich mit den Ergebnissen der Beteiligungs-
verfahren auseinander und wägen ihre Entscheidungen sorgfältig ab. Getroffene Entschei-
dungen werden schlüssig begründet und verbindlich umgesetzt. Dies trägt zur Vertrauens-
bildung zwischen Politik und Stadtgesellschaft bei. 
5.6. Andauerndes Lernen und inhaltliche Weiterentwicklung 
Anforderungen und Formen von Öffentlichkeitsbeteiligung verändern sich und entwickeln 
sich weiter. Kölner Öffentlichkeitsbeteiligungsverfahren passen sich an unterschiedliche Si-
tuationen und wechselnde Bedingungen an. Durch kontinuierliche Beobachtung und an-
schließende Bewertung (Evaluation) wird klar, ob Beteiligungsverfahren erfolgreich waren. 
Um eine nachhaltige Beteiligungskultur zu schaffen, fließen die Erfahrungen aus vergange-
nen Beteiligungsverfahren in die Anwendung beziehungsweise Weiterentwicklung der Kölner 
Leitlinien ein.  
Beteiligungsverfahren, die noch nicht Teil der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung sind, 
können die Qualitätsstandards in Form einer Selbstverpflichtung ebenfalls nutzen.

Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung 7  
Abschnitt III Wie setzen wir das um? 
6. Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Die Stadt Köln hat ein Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung eingerichtet, damit die Ziele und 
Standards der Öffentlichkeitsbeteiligung umgesetzt und weiterentwickelt werden. 
 
Das Büro dient zum einen als Kompetenzzentrum für die Verwaltung, um Prozesse der Öf-
fentlichkeitsbeteiligung erfolgreich zu planen und umzusetzen. Es knüpft an die vielfältig vor-
handenen Kompetenzen in der Verwaltung an und nutzt diese zur Unterstützung al ler Fach-
bereiche. Die Mitarbeitenden des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung beraten und unterstüt-
zen in allen Phasen der Beteiligungsverfahren. Die Verantwortung für die Durchführung wird 
von den jeweiligen Fachbereichen wahrgenommen. Ziel ist es, den Fa chbereichen die Hilfe-
stellungen zu geben, die sie für die Durchführung erfolgreicher Beteiligungsprozesse brau-
chen und sie langfristig in Sachen Öffentlichkeitsbeteiligung zu qualifizieren. 
 
Zum anderen informiert und berät das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung Kölnerinnen und Köl-
ner sowie Vereine und Initiativen. Die Vernetzung der Akteurinnen und Akteure sowie die Mo-
bilisierung der Kölnerinnen und Kölner sind dabei zentrale Bestandteile der Arbeit. Hürden der 
Beteiligung sollen abgebaut, Hilfestellungen gegeben, Ansprechpartnerinnen und Ansprech-
partner vermittelt und ein niedrigschwelliger Zugang zur Beteiligung in Köln gesichert werden. 
Kölnerinnen und Kölner können sich beim Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung über städtische 
Vorhaben und zu laufenden beziehungsweise geplanten Beteiligungsverfahren informieren. 
Darüber hinaus unterstützt das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung sie, wenn sie die Durchfüh-
rung einer Öffentlichkeitsbeteiligung vorschlagen möchten. 
Dafür muss das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung vor allem folgende Aufgaben und Funktio-
nen erfüllen: 
- Qualitätssicherung und Fortentwicklung der Ziele, Standards und Verfahren 
- Projektübergreifende Information und Kommunikation 
- Service: Beratung und Unterstützung nach innen und außen 
- Projektleitung im Einzelfall für Verfahren mit besonderer bereichsübergreifender Be-
deutung oder zur Entwicklung innovativer Verfahren und Formate 
- Bereichsübergreifende und anlassunabhängige Initiierung und Koordination von Akti-
vitäten zur Förderung von Interesse und Teilhabe an städtischen Planungen und Ent-
scheidungen 
Ein durchgängig kooperatives Verständnis der Aufgabenwahrnehmung ist für das Büro für 
Öffentlichkeitsbeteiligung nach innen und außen von höchster Bedeutung. Dazu gehört auch, 
sich in besonderer Weise zu Transparenz und breiter Information, Kommunikation und Betei-
ligung auf Augenhöhe zu verpflichten. 
Strukturell wird das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung als kooperatives Büro der Verwaltung

Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung 8  
zusammen mit einem von der Stadt geförderten stadtgesellschaftlichen Träger gebildet. 
7. Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung 
Für die Förderung der Beteiligungskultur in Köln wird ein Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung 
(kurz: Beirat) eingerichtet. Wesentlicher Zweck ist die beratende Begleitung der kontinuierli-
chen Weiterentwicklung der Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung, um so zu einer qualitati-
ven Weiterentwicklung der Beteiligungskultur in Köln beizutragen. 
 
Die Arbeit des Beirates richtet sich im Kern auf 
- Beteiligungskonzepte und -verfahren, auf die die Leitlinien gemäß Ratsbeschluss bereits 
Anwendung finden sollen 
- Evaluationsergebnisse (Monitoring) zu den Beteiligungsverfahren und den damit zusam-
menhängenden Prozessen und Strukturen 
- ggf. entstehenden Verbesserungs- bzw. Fortschreibungsbedarf der Leitlinien. 
 
Der Beirat ist trialogisch aus Stadtgesellschaft, Politik und Verwaltung besetzt. 
 
Das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung unterstützt den Beirat als Geschäftsstelle. 
 
Die Aufgaben, Zusammensetzung und Arbeitsweise des Beirates Öffentlichkeitsbeteiligung wer-
den in einer Geschäftsordnung geregelt. Auch sie wird begleitend reflektiert und weiterentwickelt. 
8. Information über städtische Vorhaben und Beteiligungsmög-
lichkeiten 
Erfolgreiche Öffentlichkeitsbeteiligung erfordert zunächst vollständige Transparenz sowie ak-
tive Information und Kommunikation zu den von der Verwaltung beabsichtigten Planungs- und 
Entscheidungsverfahren der städtischen Gremien. Dies muss in gleicher Weise zu den damit 
jeweils verbundenen Beteiligungsmöglichkeiten geschehen. 
Sowohl das Ratsinformationssystem (RIS) als auch eine beteiligungsbezogene Themen- und 
Dialog-Plattform sind die Kernelemente für die Information rund um die städtischen Vorhaben 
und die Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich beim 
Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung , dem Bürgerbüro  und den Bürgerämtern in den Bezirken 
über Vorhaben und Beteiligungsmöglichkeiten zu informieren. Zudem soll bereits in jeder Kon-
zeption für ein Beteiligungsverfahren eine geeignete Informations - und Kommunikationspla-
nung beginnen. 
9. Fester Bestandteil im Verwaltungshandeln und in der politi-
schen Beratung 
Im Geltungsbereich S ystematischer Öffentlichkeitsbeteiligung werden die Beschlussvorlagen 
für die verantwortlichen Gremien standardmäßig von der Verwaltung um folgende Mindestaus-
sagen zur Öffentlichkeitsbeteiligung ergänzt: 
- Öffentlichkeitsbeteiligung ist gesetzlich vorgeschrieben. 
- Eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung wird vorgeschlagen.

Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung 9  
- Eine Öffentlichkeitsbeteiligung wird nicht vorgeschlagen. 
Insbesondere wenn keine Öffentlichkeitsbeteiligung vorgeschlagen wird, ist eine Begründung 
erforderlich.  
Sofern eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung vorgeschlagen wird, kann die Verwaltung bereits 
ein Beteiligungskonzept zur Beschlussfassung anfügen.  
10. Vorschlagen von Öffentlichkeitsbeteiligung 
Im Geltungsbereich Systematischer Öffentlichkeitsbeteiligung können Kölnerinnen und Kölner 
zu städtischen Vorhaben, die Gegenstand einer Beschlussvorlage sind,  eine Öffentlichkeitsbe-
teiligung beim Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung und den Geschäftsstellen der betreffenden Gre-
mien vorschlagen. Dafür werden online wie offline möglichst barrierefreie Zugänge geschaffen. 
Sowohl Einzelpersonen als auch Gruppen, Organisationen etc. können eine Öffentlichkeitsbe-
teiligung anregen. Die Verwaltung kann eine Öffentlichkeitsbeteiligung in einer Beschlussvorlage 
für die Politik vorschlagen. Das zuständige politische Gremium entscheidet über Vorschläge zur 
Öffentlichkeitsbeteiligung beziehungsweise beschlie ßt selbstständig, dass es eine Öffentlich-
keitsbeteiligung geben soll. 
Nach Eingang eines Vorschlags wird in einem ersten Schritt durch die Verwaltung geprüft, ob es 
tatsächliche oder rechtliche Gründe gibt, die gegen eine öffentliche Diskussion sprechen (z um 
Beispiel entsprechend § 2 (4) Geschäftsordnung des Rates und der Bezirksvertretungen). Ergibt 
sich daraus, dass eine Öffentlichkeitsbeteiligung nicht möglich ist, wird die Begründung veröffent-
licht und der Initiatorin beziehungsweise dem Initiator mitgeteilt. 
 
Ist eine Öffentlichkeitsbeteiligung grundsätzlich möglich, werden in einem zweiten Schritt 
folgende Fragen beantwortet: 
 
- Sind Kölnerinnen und Kölner von dem Vorhaben betroffen oder daran interessiert? 
- Gibt es einen Gestaltungsspielraum und sind die inhaltlichen Entscheidungen noch 
nicht gefallen? 
- Stehen die notwendigen zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen 
zur Verfügung? 
- Falls eine Beteiligung möglich und sinnvoll ist: Wer sollte wann und wie betei-
ligt werden? 
 
Der Vorschlag zur Durchf ührung einer Öffentlichkeitsbeteiligung sowie die Einschätzung zu 
den obigen Fragen werden dem zuständigen repräsentativen Entscheidungsgremium vorge-
legt. Die vorschlagende Person wird über diesen Schritt informiert. 
 
Findet Öffentlichkeitsbeteiligung zu einem Vorhaben statt, dürfen in der Zwischenzeit keine 
Sachentscheidungen getroffen werden, die den Gestaltungsspielraum verändern. Die Ergeb-
nisse aus der Öffentlichkeitsbeteiligung müssen abgewartet und in die Entscheidung einbe-
zogen werden. Sie sind jedoch für die repräsentativen Entscheidungsgremien nicht bindend.

Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung 10  
11. Umsetzung eines Beteiligungsverfahrens 
Grundlage für die Planung und Umsetzung von Beteiligungsverfahren in Köln sind die Stan-
dards für gute Öffentlichkeitsbeteiligung. Sie beschreiben die Anforderungen an eine erfolg-
reiche Öffentlichkeitsbeteiligung und geben deshalb die Richtung für die Umsetzung vor.  
Darüber hinaus sollte die Mitwirkung am politischen und gesellschaftlichen Leben den betei-
ligten Kölnerinnen und Kölnern Freude bereiten und das Wir-Gefühl in der Stadt stärken. Auch 
dieser Faktor sollte bei der Planung von Beteiligungsverfahren beachtet werden. 
Die Planung eines Beteiligungsverfahrens wird in einem Beteiligungskonzept beschrieben. Zu 
jedem Verfahren wird ein Beteiligungskonzept erstellt. Bei komplexen Verfahren kann ein vor-
laufendes Beteiligungsscoping hilfreich  sein. Bei kleineren Verfahren, die standardmäßig 
durchgeführt werden, ist das Beteiligungskonzept möglichst knapp, aber aussagekräftig zu 
halten. Komplexe, mehrstufige Verfahren sind detailliert zu konzipieren und zu beschreiben. 
12. Dokumentation und Auswertung der Öffentlichkeitsbeteili-
gung 
Alle Ergebnisse von Beteiligungsverfahren werden schriftlich und umfassend dokumentiert.  
Durch die Möglichkeit zu Rückmeldungen soll ein möglichst breit getragenes Bild zu den Er-
gebnissen entstehen. In  einzelnen Fällen und nach Abstimmung mit den Beteiligten eines 
konkreten Verfahrens kann die Dokumentation auch gemeinsam mit den Akteurinnen und 
Akteuren erstellt werden.  
In der Dokumentation werden die zentralen Ergebnisse der Beteiligung herausgearbeitet und 
nachvollziehbar dargelegt. Auch sich widersprechende Perspektiven und Argumente werden 
sachlich aufgezeigt. Die Auswertung ist allparteilich formuliert, das heißt, es erfolgt an dieser 
Stelle keine Bewertung der verschiedenen Beiträge. 
Die Dokumentation ist in leicht verständlicher Sprache verfasst und adressatengerecht. Im 
Sinne der Leserfreundlichkeit sollte die Dokumentation so lang wie nötig, jedoch so kurz wie 
möglich gefasst sein. Sie wird auch im städtischen Themen- und Dialogportal zur Öffentlich-
keitsbeteiligung veröffentlicht. 
13. Umgang mit den Ergebnissen 
Die zentralen Ergebnisse der Beteiligung finden sich in der Dokumentation wieder. Diese soll 
eine der Entscheidungsgrundlagen für die politischen Entscheidungsträgerinnen und Entschei-
dungsträger sein. 
Zentral für die Verbindlichkeit im Prozess ist, dass die Beteiligungsergebnisse im abschließen-
den Entscheidungsprozess nachvollziehbar berücksichtigt werden, auch wenn diese nicht für 
die Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger bindend sind. 
Wenn die Entscheidung vom Beteiligungsergebnis abweicht, so sind die Gründe dafür schrift-
lich und nachvollziehbar darzulegen und zu veröffentlichen. 
Auch der Umgang mit den Ergebnissen wird an die Öffentlichkeit kommuniziert. Insbesondere

Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung 11  
die Prozessbeteiligten erhalten eine Rückmeldung, wie mit den Ergebnissen umgegangen 
wurde. 
Die Umsetzung der Ergebnisse von Beteiligungsprozessen muss transparent sein. Wenn mög-
lich und sinnvoll, sollten für die Umsetzung „Meilensteine“ definiert werden, so dass zeitnah 
Teilergebnisse realisiert werden können. 
Gemeinsam erzielte Erfolge werden ebenfalls kommuniziert, um die Beteiligungskultur in Köln 
weiter zu stärken. 
14. Kommunikation als Grundlage funktionierender Beteiligung 
Schlüssel erfolgreicher Öffentlichkeitsbeteiligung sind transparente Information sowie kontinu-
ierliche und adressatengerechte Kommunikation. Sie muss auf drei Ebenen gelingen: 
- Grundständige Information über städtische Vorhaben und die jeweiligen Beteiligungs-
möglichkeiten (s. Ziffer 8) 
- Kontinuierliche Information und insbesondere adressatengerechte Kommunikation 
über den kompletten Zeitraum eines Verfahrens hinweg – von der Ankündigung eines 
Vorhabens bis zu dessen Umsetzung 
- Projekt- und bereichsübergreifende Information und aktivierende Kommunikation zur 
Förderung der Beteiligungskultur in Köln  
15. Reflexion und Evaluation 
Die Einführung und Umsetzung S ystematischer Öffentlichkeitsbeteiligung kann nur als konti-
nuierlicher Lern- und Entwicklungsprozess gelingen. 
Durch eine begleitende Reflexion beziehungsweise Evaluation der 
- Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung als Handlungsgrundlage 
- Umsetzung von Beteiligungsverfahren und Beteiligungspraxis 
- förderlichen und erschwerenden Rahmenbedingungen innen und außen 
schafft das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung dafür die erforderlichen Grundlagen.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/OB-2 
 
Vorlagen-Nummer 
 1056/2020 
Freigabedatum 
12.05.2020  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Ausbau der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Hinweis: 
Kann die Beschlussvorlage am 18. Juni 2020 nicht im Rat behandelt werden, wird der Beratungsgang 
entsprechend angepasst. 
 
Beschluss: 
1. Der Rat beschließt die Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln (Anlage 1). 
 
2. Der Rat beschließt die verbindliche Umsetzung der Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung 
 ab sofort für das bisherige Pilotgremium, den Ausschuss für Umwelt und Grün (AUG), 
 ab 2021 für alle Vorlagen des Dezernates III Mobilität und Liegenschaften, bei denen der Ver-
kehrsausschuss das Entscheidungsgremium ist, 
 ab 2022 für alle Vorlagen des Dezernates III Mobilität und Liegenschaften, die ein Mobilitäts-
thema als Beschlussgegenstand aufweisen.  
 
3. Der Rat beschließt, das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung für die Umsetzung der Leitlinien für 
Öffentlichkeitsbeteiligung dauerhaft einzurichten und erkennt den durch den Haushaltplan finan-
zierten Gesamtbedarf in Höhe von 3.958 Tsd. € für die Jahre 2020 bis 2024 an (siehe Kosten-
übersicht Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung in Anlage 2a). Es ist ein kooperatives Büro der 
Verwaltung zusammen mit einer stadtgesellschaftlichen Trägerin beziehungsweise einem stadt-
gesellschaftlichen Träger, die beziehungsweise der in einem Auswahlverfahren bestimmt wird. 
  
4. Der Rat beschließt, dass die Umsetzung der Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung weiterhin durch 
einen Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung begleitet wird. Dieser ist ein trialogisches Gremium aus 
Stadtgesellschaft, Politik und Verwaltung. 
 
 
Verkehrsausschuss 26.05.2020 
Ausschuss für Umwelt und Grün 04.06.2020 
Ausschuss für Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe /  
Internationales 
08.06.2020 
Finanzausschuss 15.06.2020 
Rat 18.06.2020

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  s. Anlage 2a € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen    s. Anl. 2a € 
b) Sachaufwendungen etc.    s. Anl. 2a € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung 
Den folgenden Bezirksvertretungen werden inhaltsgleiche Vorlagen mit folgendem Beschlusstext vor-
gelegt (BV 8 Kalk: 28.05.2020; BV 5 Nippes: 04.06.2020; BV 3 Lindenthal: 08.06.2020): 
 Die Bezirksvertretung Nippes beschließt als bisheriges Pilotgremium, die Leitlinien für die Öf-
fentlichkeitsbeteiligung ab sofort umzusetzen. (Vorlagennummer 1095/2020) 
 Die Bezirksvertretung Kalk beschließt, die Leitlinien für die Öffentlichkeitsbeteiligung ab 2021 
umzusetzen. (Vorlagennummer 1099/2020) 
 Die Bezirksvertretung Lindenthal beschließt, die Leitlinien für die Öffentlichkeitsbeteiligung ab 
2021 umzusetzen. (Vorlagennummer 1100/2020) 
Mit gesonderter Mitteilungsvorlage (Vorlagennummer 1102/2020) werden parallel informiert: 
 Bezirksvertretung 1 (Innenstadt):       04.06.2020 
 Bezirksvertretung 6 (Chorweiler):       04.06.2020 
 Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen):      15.06.2020 
 Bezirksvertretung 4 (Ehrenfeld):       15.06.2020 
 Bezirksvertretung 9 (Mülheim):       15.06.2020 
 Bezirksvertretung 7 (Porz):        16.06.2020

3 
 Integrationsrat:         26.05.2020 
 Stadtarbeitsgemeinschaft Lesben, Schwule und Transgender:   16.06.2020  
 Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik (vorab Mitteilung per Mail): 03.12.2020 
 
Zur Stärkung der Beteiligungskultur in Köln hat der Rat im Jahr 2015 (Vorlagennummer 1157/2015) 
einen Ausbau der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung angestoßen. Die repräsentativ demokra-
tischen Entscheidungsprozesse der Stadt Köln sollen durch Angebote zur bürgerschaftlichen Beteili-
gung noch besser unterstützt werden. In einem breit und tiefgreifend angelegten, trialogischen Pro-
zess durch Stadtgesellschaft, Politik und Verwaltung wurden Leitlinien dazu entwickelt.  
Der inhaltliche Kern dieser Leitlinien ist (Anlagen 1 und 3): 
 Alle grundsätzlich in Frage kommenden Beschlussvorlagen der Verwaltung werden um eine 
begründete Empfehlung oder Ablehnung zur Beteiligung und gegebenenfalls auch zur Gestal-
tung der Beteiligung ergänzt (Anlage 4). 
 Bürgerinnen und Bürger können zu allen Beschlussvorlagen der Verwaltung eine Öffentlich-
keitsbeteiligung anregen und dies soll, soweit formal möglich und ausreichend Spielraum und 
Zeit bestehen, auch geschehen.  
Dies ist beispielsweise für sämtliche Beschlussvorlagen, zu denen der Ausschuss für Umwelt 
und Grün (grundsätzlich Themen unter dem Tagesordnungspunkt 4.2) sowie die Bezirksver-
tretung Nippes (grundsätzlich Themen unter dem Tagesordnungspunkt 9.1) das Entschei-
dungsrecht besitzen, möglich. 
 Das jeweils zuständige Gremium der Stadt entscheidet über das „Ob“ und gegebenenfalls 
auch über das „Wie“ einer Öffentlichkeitsbeteiligung, soweit die Verfahren nicht anderweitig 
geregelt sind. 
 Die Ergebnisse von Beteiligungsprozessen werden dokumentiert und von den verantwortli-
chen Gremien als eine der Entscheidungsgrundlagen genutzt.  
 
Akteursbezogen ist dabei ein wichtiges Leitziel, einen chancengerechten Zugang zu Beteiligung zu 
schaffen und sogenannte “Stille Zielgruppen“, die sich erfahrungsgemäß nicht an städtischen Planun-
gen und Entscheidungen beteiligen, jeweils zielgruppengerecht anzusprechen.

4 
I Pilotphase Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung 
2018 haben der Rat und die Bezirksvertretung Nippes eine Pilotphase Systematische Öffentlichkeits-
beteiligung beschlossen (Vorlagennummer 2306/2018). Seit Anfang 2019 wurde die Umsetzung der 
Leitlinien für alle grundsätzlich in Frage kommenden Vorlagen der Verwaltung in zwei Gremien getes-
tet: 
 dem Ausschuss für Umwelt und Grün (AUG) und 
 der Bezirksvertretung Nippes. 
Zusätzlich wurden die Qualitätsstandards für die Öffentlichkeitsbeteiligung - als wesentlicher Teil der 
Leitlinien - von verschiedenen Bereichen der Verwaltung für einzelne Beteiligungsverfahren testend 
angewendet (siehe Übersicht: www.mitwirkungsportal-koeln.de). 
Alle Beteiligungsverfahren der Pilotphase wurden vom Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung begleitend 
reflektiert und vom Deutschen Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung (FÖV) Speyer systema-
tisch evaluiert (Anlage 5). 
Das Ergebnis der Pilotphase ist insgesamt positiv. Das FÖV Speyer kommt zu folgender abschlie-
ßenden Gesamtbewertung: 
„Die Evaluationsergebnisse und deren Reflexion bestätigen, dass sich die Leitlinien und die darin 
gesetzten Qualitätsstandards, Strukturvorstellungen und Prozesse grundsätzlich bewähren. Auch 
die Verfahren zur Anregung, Entscheidung und Planung von Beteiligungsverfahren funktionieren: 
Sie sind systematisch, transparent und mit vertretbarem Aufwand zu gewährleisten.“ (FÖV, Ma-
nagement Summary, S. 12, Ziffer 3 Abschließende Gesamtbewertung, Abs. 1). 
Als wesentliche Lernpunkte der Pilotphase werden die projektbezogene sowie die projektübergreifen-
de Information und Kommunikation deutlich ausgebaut. Dies ist wichtig, um das Aktivierungspotenzial 
für Beteiligungsverfahren zu erhöhen. Auch der Zugang zu sogenannten „Stillen Zielgruppen“ steht 
noch am Anfang. 
Im Ergebnis hat der Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung am 11.03.2020 mit nur einer Enthaltung die - 
dieser Beschlussvorlage zu Grunde liegenden - Eckpunkte für die Fortentwicklung und den Ausbau 
der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln sowie die daran anknüpfenden Umsetzungs-
schritte empfohlen. Die Eckpunkte lauten: 
 Die Leitlinien, Entscheidungs- und Planungsverfahren sowie die entwickelten Beteiligungsfor-
mate haben sich in der vom Rat 2018 beschlossenen Pilotphase Systematische Öffentlich-
keitsbeteiligung grundsätzlich bewährt und sollen schrittweise dauerhaft in allen Bereichen der 
Verwaltung umgesetzt werden. Dabei sollen sie jedoch weiterhin lernend reflektiert und fort-
entwickelt werden. 
 Die Ergebnisse und Bewertung der Pilotphase erlauben die Verstetigung der Systematischen 
Öffentlichkeitsbeteiligung in den bisherigen Pilotbereichen und den Einstieg in einen Ausbau 
der Öffentlichkeitsbeteiligung. Dies entspricht einer in Stadtgesellschaft, Politik und Verwal-
tung weithin geteilten Erwartung.  
 Damit verbunden sollen sukzessive die vom Rat beschlossenen Qualitätsstandards zur Öffent-
lichkeitsbeteiligung auch auf die gesetzlich vorgeschriebenen Beteiligungsverfahren ange-
wendet werden. 
 Mit dem Ausbau der Öffentlichkeitsbeteiligung auf weitere Gremien und Handlungsfelder sol-
len auch weitere Beteiligungsformate entwickelt, getestet und als Transfergegenstände nach-
folgenden Beteiligungsverfahren zur Verfügung gestellt werden. Ein besonderes Augenmerk 
gilt dabei dem chancengerechten Zugang zu Beteiligung.

5 
II Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Als zentrales Element der Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung wurden bereits 2018 die Ziele und 
Qualitätsstandards (Kapitel II: Was sind unsere Ziele?) vom Rat der Stadt Köln (Vorlagennummer 
2306/2018) beschlossen.  
Nach dem erfolgreichen Verlauf der Pilotphase werden dem Rat nun die Leitlinien für Öffentlichkeits-
beteiligung umfassend und als dauerhafte Grundlage für die Beteiligung von Kölnerinnen und Kölnern 
an städtischen Planungen und Entscheidungen zur Beschlussfassung empfohlen (Anlage 1). 
 
III Verstetigung und Ausbau der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung 
Mit dem empfohlenen Beschluss der Leitlinien wird die Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln verbindlich 
aufgestellt. Dabei ist Folgendes zu berücksichtigen: 
 Die Leitlinien sowie die Beteiligungsverfahren und Beteiligungsmethoden sollen weiterhin ler-
nend reflektiert und gegebenenfalls fortentwickelt werden. 
 Die Geltung der Leitlinien und ihre Anwendung werden schrittweise ausgebaut. So können 
weitere Erfahrungen gesammelt und genutzt werden. Dies dient Qualität und Wirtschaftlichkeit 
gleichermaßen. 
Mit der Pilotphase wurde die Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln systematisch für die grundsätzlich in 
Frage kommenden Beschlussvorlagen der Verwaltung in der Bezirksvertretung Nippes und dem Aus-
schuss für Umwelt und Grün erfolgreich erprobt. 
Die Verwaltung schlägt vor, in beiden Bereichen die Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung nahtlos 
fortzusetzen und auf Basis der jeweils gültigen Leitlinien und Beschlüsse als Standard und Routine 
fest zu institutionalisieren.  
Zusätzlich wird für den nächsten Schritt die Ausweitung der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung 
auf zwei weitere Bezirksvertretungen empfohlen: 
 Bezirksvertretung 8 (Kalk) 
 Bezirksvertretung 3 (Lindenthal) 
Beide Bezirke unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Lage und ihrer sozio-ökonomischen Rahmenbe-
dingungen vom Bezirk Nippes und sind daher für den Ausbau von Öffentlichkeitsbeteiligung und die 
dadurch generierten Erfahrungen gut geeignet. 
Die Umsetzung ist mit der Konstituierung der Bezirksvertretungen nach der Kommunalwahl voraus-
sichtlich ab Anfang 2021 möglich. 
Das Handlungsfeld Mobilität ist von großer Bedeutung für die Lebensqualität und Zukunftsfähigkeit 
von Köln. Es erfährt auch unter den Gesichtspunkten Wirtschaft, Nachhaltigkeit, Klimaschutz und 
Umwelt große Beachtung und erweckt starkes Interesse für Öffentlichkeitsbeteiligung. Daher emp-
fiehlt die Verwaltung mit Unterstützung des Beirates, die Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung auf 
das Handlungsfeld Mobilität auszuweiten.  
Für die Praxis bedeutet dies vor allem: 
 Die grundsätzlich für eine Beteiligung in Frage kommenden Beschlussvorlagen der Verwal-
tung werden standardisiert und um eine kurze Empfehlung ergänzt, ob eine Öffentlichkeitsbe-
teiligung durchgeführt werden sollte (Anlage 4). 
 Grundlegend haben Kölnerinnen und Kölner die Möglichkeit, eine Öffentlichkeitsbeteiligung zu 
den Beschlussvorlagen vorzuschlagen. In diesem Fall wird das beschlussfassende Gremium 
darüber informiert (Anlage 3). 
 Wenn eine Öffentlichkeitsbeteiligung vom Gremium beschlossen ist, erstellt die Fachverwal-
tung ein Beteiligungskonzept, in dem die Gestaltungsspielräume, die vorrangigen Zielgruppen 
und das geplante Vorgehen (Formate, Methoden) skizziert sind. Auch dieses wird vom be-
schlussfassenden Gremium entschieden. 
 Die Fachverwaltung setzt das Beteiligungsverfahren um und bringt die Ergebnisse in den ab-
schließenden Beschlussvorschlag ein.

6 
Ein Ausbau Systematischer Öffentlichkeitsbeteiligung im Dezernat III Mobilität und Liegenschaften 
knüpft an eine Reihe vom Dezernat ohnehin geplanter Schritte an. Beispiele sind: 
 ExWoSt-Modellvorhaben „aktive Mobilität in städtischen Quartieren“ (Vorlagennummer 
0251/2020) 
 Sustainable Urban Mobility Plan (inklusive auch repräsentativer Bürgerbefragung) 
 Neugestaltung der Anliegerinformation in Verbindung mit der Erhebung von Straßenausbau-
beiträgen 
In einer ersten Stufe werden ab 01.01.2021 alle Vorlagen des Dezernats III Mobilität und Liegen-
schaften, bei denen der Verkehrsausschuss das Entscheidungsorgan ist, in das Verfahren der Sys-
tematischen Öffentlichkeitsbeteiligung einbezogen. Dies umfasst die Geschäftsbereiche folgender 
Fachämter: 
 Bauverwaltungsamt 
 Amt für Verkehrsmanagement 
 Amt für Straßen und Verkehrsentwicklung 
 Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau. 
Es werden dabei alle Entscheidungsgegenstände in das neue Verfahren eingespeist. Dies bedeutet, 
dass auch bei allen gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren Beteiligungskonzepte unter Anwendung 
der Qualitätsstandards, die ohnehin schon vielfach eingehalten werden, erstellt und durch den Ver-
kehrsausschuss entschieden werden.  
Grundsätzlich sollen auf alle Vorlagen des Dezernats III Mobilität und Liegenschaften, die ein Mobili-
tätsthema als Beschlussgegenstand aufweisen, die Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung angewen-
det werden. Nach jetzigem Stand soll diese zweite Stufe 2022 beginnen. Dies hängt jedoch maßgeb-
lich von den Erfahrungswerten – auch in Bezug auf den Ressourcen- und Organisationsaufwand - 
aus der ersten Stufe ab. 
Nach der Beauftragung durch den Rat benötigt das Dezernat III Mobilität und Liegenschaften eine -
durch das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung unterstützte - Vorbereitungszeit, um insbesondere durch 
eine vorherige Qualifizierung der Mitarbeitenden die Leitlinien in der notwendigen Qualität verlässlich 
umsetzen zu können. Der Umsetzungsstart ist daher für den 01.01.2021 vorgesehen. 
Die Leitlinien finden nur für neue Beschlussvorlagen ab dem Starttermin verbindliche Anwendung. 
Bestandteil des Ratsbeschlusses zur Pilotphase war, dass zusätzlich zu den Pilotgremien in folgen-
den Bereichen/Handlungsfeldern jeweils mindestens ein Beteiligungsverfahren gemäß der beschlos-
senen Qualitätsstandards durchgeführt wird: Sport, Kultur, Stadtplanung, Verkehr. Dies diente neben 
einer weiteren Erfahrungsbasis auch der schrittweisen Heranführung breiter Teile der Verwaltung an 
die Leitziele für Öffentlichkeitsbeteiligung. 
Die Verwaltung bietet an, diesen Ansatz fortzuführen und um die Felder Umwelt/Klima und Jugend zu 
erweitern, so dass die Bereiche  
• Jugend, 
• Sport, 
• Kultur, 
• Stadtplanung, 
• Umwelt und Klimaschutz 
nach Möglichkeit bis Ende 2022 jeweils mindestens zwei qualifizierte Beteiligungsverfahren nach den 
Qualitätsstandards für Öffentlichkeitsbeteiligung durchführen. 
Grundsätzlich werden alle durch Beschluss dieser Vorlage ausgerichteten Beteiligungsverfahren bis 
Ende 2022 - wie bereits in der Pilotphase – vollständig im Themen- und Dialogportal transparent ge-
macht, systematisch evaluiert und zusätzlich Teil des Berichtswesens gegenüber dem Beirat Öffent-
lichkeitsbeteiligung.

7 
Aus heutiger Sicht ist ein weiterer Schritt Anfang 2023 bis Mitte 2025 mit einem weiteren deutlichen 
Ausbau erforderlich, bevor dann die flächendeckende Umsetzung Systematischer Öffentlichkeitsbe-
teiligung in Köln hergestellt werden kann: 
 
Grafik: Ausbau der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln 
 Legende: AUG = Ausschuss für Umwelt und Grün / BV = Bezirksvertretung 
 
Der Ausbau der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung ab 2023 erfordert weitere Beschlüsse des 
Rates und betroffener Bezirksvertretungen. Die Beschlüsse definieren weitere Handlungsfelder 
und/oder Gremien, die in die Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung integriert werden sollen - inklu-
sive der jeweils notwendigen Umsetzungsbedingungen. 
 
 
IV Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung ist ein Erfolgsfaktor, damit die Ziele und Standards der Öffent-
lichkeitsbeteiligung umgesetzt und weiterentwickelt werden und der Ausbau gelingt.  
Dafür muss es dauerhaft folgende Funktionen und Aufgaben erfüllen (Anlage 2): 
1. Qualitätssicherung und Fortentwicklung der Ziele, Standards und Verfahren 
2. Projektübergreifende Information und Kommunikation 
3. Service: Beratung und Unterstützung  
4. Projektleitung im Einzelfall für Verfahren mit besonderer bereichsübergreifender Bedeutung 
und/oder zur Entwicklung innovativer Verfahren und Formate 
5. Bereichsübergreifende und anlassunabhängige Initiierung und Koordination von Aktivitäten zur 
Förderung von Interesse und Teilhabe an städtischen Planungen und Entscheidungen (Förde-
rung Beteiligungskultur, Schwerpunkt politische Partizipation) 
Im Hinblick auf die Organisationskultur ist ein durchgängig kooperatives Verständnis der Aufgaben-
wahrnehmung durch das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung nach innen und außen von höchster Be-
deutung. Dazu gehört auch, sich in besonderer Weise zu Transparenz und breiter Information, Kom-
munikation und Beteiligung auf Augenhöhe zu verpflichten.  
Strukturell soll das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung als kooperatives Büro aufgestellt werden. Es 
besteht aus einem städtischen und einem stadtgesellschaftlichen Teil. 
Der städtische Teil ist im Referat für Strategische Steuerung angesiedelt, das unmittelbar der Ober-
bürgermeisterin unterstellt ist. Er ist für die Umsetzung des Ratsbeschlusses insgesamt verantwortlich 
und gegenüber den städtischen Gremien und der Oberbürgermeisterin berichtspflichtig und wei-
sungsgebunden. Zu den städtischen Aufgaben gehören auch die Geschäftsführung sowie die Be-
richtspflicht gegenüber dem Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung. Zur dauerhaften Einrichtung des städti-
schen Teils des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung sind die in Anlage 2 dargestellten Voraussetzun-
gen im Stellenplan zu schaffen. 
Der stadtgesellschaftliche Teil des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung wird über ein städtisches För-

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derprojekt finanziert. Schwerpunkt der Förderung soll die oben unter Ziffer 5 beschriebene projektun-
abhängige beziehungsweise projektübergreifende Förderung der Beteiligungskultur in Köln mit dem 
Schwerpunkt „Politische Partizipation“ sein. Zudem soll der stadtgesellschaftliche Teil des Büros für 
Öffentlichkeitsbeteiligung systematisch in die konzeptionelle Ausrichtung neuer Beteiligungsverfahren 
einbezogen werden – insbesondere, wenn es um die Entwicklung innovativer, barrierearmer Formate 
und um die Ansprache und Aktivierung sogenannter „Stiller Zielgruppen“ in der Stadtgesellschaft 
geht. Insgesamt ist für das Förderprogramm ein Budget in Höhe von 60.000 €/Jahr netto geplant. Die 
Fördermittelempfängerin beziehungsweise der Fördermittelempfänger sollte bereits in der Stadtge-
sellschaft von Köln mit niedrigschwelligen Angeboten und Strukturen verankert sein. Die konstruktiv-
zielführende Zusammenarbeit beider Teile des kooperativen Büros soll durch eine Kooperationsver-
einbarung verlässlich ausgerichtet werden. 
Ergänzend wird das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung mindestens bis zu einer flächendeckenden 
Routine mit Systematischer Öffentlichkeitsbeteiligung externe Expertise und Beratung benötigen. 
Schwerpunkte sind zum einen die methodische sowie die stadtgesellschaftliche Entwicklung und Un-
terstützung konkreter Beteiligungsverfahren und -formate sowie zum anderen der Auf- und Ausbau 
der grundständigen und der projektbezogenen Kommunikation. Es ist notwendig und zielführend, 
diese beiden Schwerpunkte externer Unterstützung über Dienstleistungsverträge (Rahmenverträge) 
ergebnisorientiert und kosteneffizient zu steuern. Mittelfristig soll die Verwaltung flächendeckend über 
hinreichend Methodenkenntnisse und Erfahrungen verfügen, um die Umsetzung der Qualitätsstan-
dards grundsätzlich ohne externe Dienstleistungen zu gewährleisten. 
Grundsätzlich kann eine Organisation aus der Stadtgesellschaft sowohl Fördermittelempfängerin als 
auch Dienstleisterin im Bereich der Öffentlichkeitsbeteiligung sein. 
 
 
V Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung 
Neben dem Büro ist der Beirat Öffentlichkeitsbeteiligung ein weiterer Erfolgsfaktor für die Förderung 
der Beteiligungskultur und die lernende Umsetzung der Leitlinien für Systematische Öffentlichkeitsbe-
teiligung. 
Gemäß Ziffer 7 der Leitlinien (Anlage 1) ist der wesentliche Zweck des Beirats die beratende Beglei-
tung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Leitlinien Öffentlichkeitsbeteiligung, um so zu einer 
qualitativen Weiterentwicklung der Beteiligungskultur in Köln beizutragen. 
Die begleitende Auseinandersetzung und Beratung richtet sich im Kern auf 
 Beteiligungskonzepte und -verfahren, auf die die Leitlinien gemäß Ratsbeschluss bereits An-
wendung finden sollen, 
 Evaluationsergebnisse (Monitoring) zu den Beteiligungsverfahren und den damit zusammen-
hängenden Prozessen und Strukturen, 
 gegebenenfalls entstehenden Verbesserungs- beziehungsweise Fortschreibungsbedarf der 
Leitlinien. 
Außerdem reflektiert der Beirat begleitend das Förderprojekt „Politische Partizipation“ und gibt hierzu 
gegebenenfalls Empfehlungen. 
Die trialogische Zusammensetzung des Beirates durch Vertreterinnen und Vertreter aus Stadtgesell-
schaft, Politik und Verwaltung soll fortgesetzt werden. Jede der drei Perspektiven soll künftig durch 8 
Personen im Beirat vertreten sein. Der Rat entsendet wie bisher aus seiner Mitte 5 Vertreterinnen und 
Vertreter. Die drei weiteren Plätze werden für Vertreterinnen und Vertreter aus den Stadtbezirken zur 
Verfügung gestellt und anschließend von den Bezirksbürgermeisterinnen und Bezirksbürgermeistern 
bestimmt. Der derzeitige Beirat setzt seine Arbeit bis zur Neukonstituierung nach der Kommunalwahl 
fort. Es wird eine Geschäftsordnung erarbeitet, die die künftige Arbeitsweise des Gremiums sowie 
das Besetzungsverfahren für die Vertreterinnen und Vertreter aus der Stadtgesellschaft neu regelt. 
Durch ein verändertes Besetzungsverfahren soll die demografische Vielfalt Kölns im Beirat noch bes-
ser vertreten sein. 
Das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung unterstützt den Beirat als Geschäftsstelle.

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VI Finanzierung 
 
Die zur Finanzierung der beschriebenen Maßnahmen benötigten Aufwandsermächtigungen in Höhe 
von insgesamt 3.957.985 € stehen für die Jahre 2020 und 2021 im Teilergebnisplan 0101 - Politische 
Gremien und Verwaltungsführung in den Teilplanzeilen 11 - Personalaufwendungen, 13 - Aufwen-
dungen für Sach - und Dienstleistungen und 16 - sonstige ordentliche Aufwendungen in den Haus-
haltsjahren 2020 – 2021 bereit (Jahr 2020 = 899.400 €, Jahr 2021 = 1.152.293 €).  
Für die Haushaltsjahre 2022 bis 2024 verbleiben im Vergleich zur aktuellen Mittelfristplanung in den 
Personalkosten Mehraufwände in Höhe von 146.400 Euro pro Jahr. 
Dezernat OB wird im Rahmen des Haushaltsaufstellungsprozesses 2022 ff. innerhalb des dann z u-
gewiesenen Budgets die erforderlichen Mittel im Teilergebnisplan 0101 - Politische Gremien und 
Verwaltungsführung in der Teilplanzeile 11 - Personalaufwendungen vorsehen. 
 
Die Berechnung der Personalkostenveränderungen im Vergleich zu der Vorlage 2306/2018 (Pilotpha-
se mit begleitender Evaluation) sind in der Anlage 2 erläutert. 
Zur besseren Veranschaulichung der haushaltsmäßigen Auswirkungen im Detail wird auf die Kosten-
übersicht Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung in Anlage 2a verwiesen.  
 
Die Umsetzung der Verfügung zur Haushaltsbewirtschaftung in der Corona-Krise wird durch das Re-
ferat für Strategische Steuerung (OB/2) berücksichtigt. Der Aufgabenschwerpunkt ist formal der „Si-
cherung bestehender Strukturen“ zuzurechnen. Wegen der Besonderheiten im Auftrag und in der 
Umsetzung wird festgestellt, dass die Fortsetzung und Ausweitung der Systematischen Öffentlic h-
keitsbeteiligung unverändert fortgeführt werden muss. Im Jahr 2020 wird aus den angemeldeten Mit-
teln ein Beitrag zur Bewältigung der Corona-Krise in Höhe insgesamt von 254.900 € geleistet.

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Anlagen 
Anlage 1:  Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Anlage 2:  Organisation des Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung  
Anlage 2a: Kostenübersicht Ausbau Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung 
Anlage 3:  Systematik für Beteiligungsverfahren 
Anlage 4:  Anlage Öffentlichkeitsbeteiligung 
Anlage 5: Deutsches Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung (FÖV) Speyer: Evaluation 
„Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln“, Management Summary. Stand 
28.02.2020