Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Übernahme von Telefonserviceleistungen durch die Stadt Münster für die Gemeinde Everswinkel

V/0263/2014 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Amt für Bürger- und Ratsservice 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Öffentlich-rechtliche Vereinbarung zur Übernahme von Telefonserviceleistungen durch die Stadt 
Münster für die Gemeinde Everswinkel 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
25.03.2014 Ausschuss für Personal, Recht und Ordnung Vorberatung 
02.04.2014 Hauptausschuss Vorberatung 
02.04.2014 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
Der Rat stimmt der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen der Stadt Münster und  der G e-
meinde Everswinkel zur Übernahme von Telefonserviceleistungen durch die Stadt Münster für die 
Gemeinde Everswinkel zu (Anlage 1).  
 
 
II. Kosten/Folgekosten 
 
Die der Stadt Münster entstehenden Kosten in Höhe von monatlich 1.195,00 € sind in der Produkt-
gruppe 0204 „Bürgerangelegenheiten“ bereits veranschlagt und werden nach Abschluss der öffent-
lich-rechtlichen Vereinbarung durch die Gemeinde Everswinkel erstattet.  
 
 
 
Begründung: 
 
Auf Initiative der Gemeinde Everswinkel wur de Anfang 2012 über eine interkommunale 
Zusammenarbeit der Stadt Münster und der Gemeinde Everswinkel gesprochen. Konkret wurde  
hier die Übernahme der Telefonserviceleistungen für die Gemeinde Everswinkel durch die Stadt 
Münster  fokussiert. 
 
Da grundsätz lich Einvernehmen bestand, eine derartige interkommunale Zusammenarbeit zur 
Gewinnung von Synergieffekten anzustreben, wurde zunächst im Rahmen einer Pilotphase unter 
Echtbetriebsbedingungen getestet, ob eine Realisierung des Projektes sinnvoll und wirtsch aftlich 
ist. 
 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0263/2014 
Auskunft erteilt: 
Herr Kupferschmidt 
Ruf: 
492-3300 
E-Mail: 
Kupferschmidt@stadt-muenster.de  
Datum: 
17.03.2014 
Öffentliche Beschlussvorlage

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V/0263/2014 
Im Rahmen dieser Pilotphase  konnte festgestellt werden, dass die Übernahme der 
Telefonservicedienstleistungen für die Gemeinde Everswinkel durch die städtische Telefonzentrale 
ohne nennenswerte Probleme abgewickelt werden kann. Insbesondere ist aufgrund der Anzahl der 
für die Gemeinde Everswinkel eingehenden Anrufe keine Ausweitung des Personalschlüssels in 
der Telefonzentrale erforderlich. 
 
Als Ergebnis der Testphase lässt sich feststellen, dass der Telefonservicebetrieb durch die 
städtische Telefonzentrale für die Gemeinde Everswinkel zur vollen Zufriedenheit aller Beteiligten 
abgewickelt werden kann. 
 
Hinsichtlich der für die Stadt Münster entstehenden Kosten wurde auf Basis einer 
Vollkostenrechnung ermittelt, dass für die Erbringung der Di enstleistung monatlich 1.195,00 €  
anfallen. Dieser Betrag soll, wie auch dem als Anlage beigefügten Entwurf der öffentlich - 
rechtlichen Vereinbarung zu entnehmen ist,  durch die Gemeinde Everswinkel erstattet werden. 
 
Für den städtischen Haushalt wird ein Deckungsbe itrag zu den Personalkosten der städtischen 
Telefonzentrale erwirtschaftet, da hier keine Stellenvermehrung erforderlich ist.  
 
Der Abschluss des öffentlich-rechtlichen Vertrages zur Übernahme von Telefondienstleistungen für 
die Gemeinde Everwinkel fällt in die ausschließliche Zuständigkeit des Rates nach §41 Abs. 1 Satz 
2 Buchstabe s der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW), da es sich um 
die Übernahme einer neuen Aufgabe, für die keine gesetzliche Verpflichtung besteht, handelt.  
 
 
 
I. V. 
 
gez. 
Wolfgang Heuer   
Stadtrat 
 
 
Anlagen: 
 
Öffentlich-rechtliche Vereinbarung

Öffentlich-rechtliche Vereinbarung  
zur Übernahme von Telefonserviceleistungen der Gemeinde Everswinkel  
durch die Stadt Münster 
 
 
 
Zwischen der Gemeinde Everswinkel, vertreten durch den Bürgermeister,  
Am Magnusplatz 30, 48351 Everswinkel 
 
und  
 
der Stadt Münster, vertreten durch den Oberbürgermeister,  
Klemensstraße 10, 48143 Münster 
 
wird gemäß §§ 23 ff. des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit Nordrhein-
Westfalen (GkG NRW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 01. Oktober 1979 (GV. 
NRW. S. 621 / SGV. NRW. 202), zuletzt geändert durch das Gesetz vom 23. Oktober 
2012 (GV. NRW. S. 474), folgende mandatierende öffentlich-rechtliche Vereinbarung 
über die Übernahme des Telefonservices der Gemeinde Everswinkel durch die Stadt 
Münster geschlossen: 
 
§ 1  
Vereinbarungsgegenstand 
 
Die Stadt Münster übernimmt für die Gemeinde Everswinkel Telefonserviceleistungen in 
Form der in § 2 beschriebenen Aufgaben und unter Wahrung der in § 3 aufgeführten 
Qualitätsstandards. 
 
 
§ 2  
Aufgaben der Vertragsparteien 
 
(1)  Die Stadt Münster übernimmt für die Gemeinde Everswinkel folgende 
Telefonserviceleistungen 
 
- Annahme der Telefonanrufe, die über die zentrale Rufnummer 02582 880 der 
  Gemeinde Everswinkel eingehen, sowie Annahme der Anrufe der Nummer 115, 
  soweit diese aus dem Gemeindegebiet Everswinkel angewählt wurde, 
 - Beauskunftung und soweit möglich fallabschließende Erledigung,  
 - Weitervermittlung an die zuständigen Ansprechpartner/innen der Gemeinde  
 Everswinkel bzw. Unterrichtung per E-Mail. 
 
(2)  Die Gemeinde Everswinkel stellt der Stadt Münster umfassende, ihr 
Gemeindegebiet und die Gemeindeverwaltung betreffende spezifische 
Informationen bedarfsgerecht und aktuell zur Verfügung, insbesondere über die 
Wissendatenbank der Gemeinde Everswinkel (derzeit Virtuelles Rathaus auf Basis 
O.S.I.R.I.S.), die über die Homepage der Gemeinde Everswinkel erreichbar ist. Die 
Stadt Münster erhält darüber hinaus einen Zugriff auf das Informationstableau  
(An-, Abwesenheit) der Zeiterfassung der Gemeinde Everswinkel. Für aktuelle 
Geschehnisse und Aktivitäten muss ein ständiger Informationsfluss gewährleistet 
sein. Ein unkomplizierter kurzfristiger Datenaustausch erfolgt telefonisch oder per 
E-Mail.  
 
(3)  Sonderaktionen sind im Einzelfall mit einem angemessenen Vorlauf abzustimmen, 
um ggf. entsprechende Kapazitätsanpassungen vornehmen zu können.

§ 3  
Qualitätsstandard, Qualitätsverbesserungen 
 
(1)  Die Stadt Münster gewährleistet in ihrer Telefonzentrale eine grundsätzliche 
telefonische Erreichbarkeit zu folgenden Zeiten: 
 
montags bis freitags 8:00 Uhr bis 12:30 Uhr 
montags 14:00 Uhr bis 18:00 Uhr 
dienstags - donnerstags 14: 00 bis 16:00 Uhr 
 
 Die Stadt Münster stellt dafür alle erforderlichen technischen, organisatorischen 
und personellen Ressourcen zur Verfügung. 
 
 Die Erweiterung der vorgenannten Zeiten ist nach Absprache möglich. Ausnahmen 
von der Erreichbarkeit wegen verwaltungsweiter Schließung der Stadt Münster 
(z.B. Karneval, Weihnachten) werden der Gemeinde Everswinkel frühzeitig 
mitgeteilt. 
 
(2) Die Stadt Münster strebt an, während der genannten Erreichbarkeitszeiten alle 
eingehenden Anrufe entgegenzunehmen. Als Service-Standard wird vereinbart: 
 
- der jeweils gültige Verbundstandard der Behördenrufnummer 115, 
- Wartezeit für die Anrufer von in der Regel maximal 30 Sekunden, 
- spezifische Signalisierung der über die Tel.-Nr. 02582 880 eingehenden 
Anrufe, so dass sich die Mitarbeiterinnen der Telefonservicezentrale der 
Stadt Münster mit „Gemeinde Everswinkel …“ melden, 
- Weitergabe von Informationen und Beantwortung von Fragen soweit wie 
möglich / möglichst abschließende Beantwortung. Es soll grundsätzlich 
offensiv der Kontakt zur/zum Anrufenden aufgebaut werden, nach dem 
Anliegen gefragt und ggf. direkt beantwortet werden, 
- Aufnahme von Beschwerden und schriftliche Weiterleitung (per Mail) dieser 
an die Gemeinde Everswinkel. 
 
Über alle relevanten Daten stellt die Stadt Münster der Gemeinde Everswinkel 
quartalsweise mit der Abrechnung entsprechende Statistiken zur Verfügung. 
 
(3)  Ansprechpartner/innen bei der Stadt Münster im Zusammenhang mit den Rechten 
und Pflichten sind derzeit: 
 
Frau Regina Dittmer, Tel.: 0251 492-3306, DittmerR.@stadt-muenster.de
 
Frau Ulrike Mensing, Tel.: 0251 492-7614, Mensing@stadt-muenster.de 
 
Ansprechpartner/innen bei der Gemeinde Everswinkel sind derzeit: 
 
Frau Ina Jakob-Elshoff, Tel.: 02582 88-801, jakob-elshoff@everswinkel.de 
Frau Regina Fleck, Te
l.: 02582 88-100, fleck@everswinkel.de 
 
Änderungen der Zuständigkeiten oder der Kontaktdaten werden dem Partner 
jeweils unmittelbar mitgeteilt. 
 
Wichtig ist ein intensiver Informationsaus tausch der unmittelbar am Telefonservice 
beteiligten Personen, um eine größtmögliche Aktualität sicherzustellen. 
 
(4) Erster Ansprechpartner bei Störungen ist das Amt für Bürger- und Ratsservice der 
Stadt Münster. Dieses wird ggf. die Citeq hinzuziehen. Bei anhaltender Störung

wird die Weiterleitung der Telefonzentrale Everswinkel durch eine/n Mitarbeiter/in 
in Everswinkel zurückgenommen und der Telefonservice auf Zeit wieder vor Ort 
erbracht. Das Amt für Bürger- und Ratsservice der Stadt Münster und die Citeq 
stellen eine zeitnahe Wiederherstellung des Services sicher. 
 
(5) Die Gemeinde Everswinkel und die Stadt Münster sind bestrebt, den 
Telefonservice für die Gemeinde Everswinkel in der Aufgabenstruktur (z.B. um ein 
strukturiertes Beschwerdemanagement) bzw. in der technischen Struktur (z.B. 
Erweiterung um Rufnummernweiterleitung) zu verbessern. Zu diesem Zweck 
finden regelmäßige Gespräche, ggf. auch unter Einbeziehung der citeq, statt. 
 
 
§ 4  
Kostenerstattung 
 
(1)  Die Gemeinde Everswinkel erstattet der Stadt Münster für die beschriebenen 
Aufgaben monatlich pauschal einen Betrag in Höhe von 1.195,00 €. Damit sind 
alle Kosten abgedeckt. Die Leistungen sind zurzeit nicht mehrwertsteuerpflichtig. 
 
(2)  Die Abrechung erfolgt quartalsweise. 
 
(3)  Eine Änderung des Erstattungsbetrages kann nur schriftlich vereinbart werden und 
ist, falls erforderlich, jeweils zum 01.01. eines Jahres festzusetzen. Seitens der 
Stadt Münster ist eine entsprechende Kostenkalkulation vorzulegen. 
 
 
§ 5  
Datenschutz 
 
Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen wer den von der Stadt Münster eingehalten. 
Da die Stadt Münster die Dienstleistungen für die Gemeinde Everswinkel durchführt, ist 
es zum Teil erforderlich, die Namen und Anliegen der Anrufenden an die Gemeinde 
Everswinkel weiterzugeben. Das Speichern, Nutzen und Übermitteln 
personenbezogener Daten von aus dem Gemeindegebiet Everswinkel ankommenden 
Anrufen ist nur in dem Umfang zulässig, wie die Daten zur Erfüllung der in § 2 dieser 
Vereinbarung normierten Aufgaben erforderlich sind. Die mit der Bearbeitung dieser 
Daten befassten Mitarbeiter/innen sind Dritten gegenüber zur Geheimhaltung der Daten 
verpflichtet. Die gespeicherten Daten sind zu löschen, wenn ihre Kenntnis zur 
Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist. Nach Ablauf von 6 Monaten werden die 
personenbezogenen Daten aus den gespeicherten und abgeschlossenen Vorgängen 
gelöscht. 
 
 
§ 6  
Haftung  
 
Die Stadt Münster stellt die Gemeinde Everswinkel von etwaigen 
Schadensersatzansprüchen frei, die Dritte ihr gegenüber in Bezug auf die Tätigkeit ihrer 
Mitarbeiter/innen wegen fehlerhafter Auskunftserteilung oder der Nichteinhaltung 
datenschutzrechtlicher Bestimmungen geltend machen. Die Stadt Münster haftet nicht 
für Schäden, die aufgrund eines technisch bedingten und von ihr nicht zu vertretenden 
Mangels oder Ausfalls der technischen Einrichtungen verursacht worden sind. Sie 
übernimmt auch keine Haftung für Schäden, die dadurch entstehen, dass die von der 
Gemeinde Everswinkel übermittelten Daten und Informationen falsch und/oder 
unvollständig waren oder sind.

§ 7 
Laufzeit 
 
Diese Vereinbarung wird am Tag nach der Bekanntgabe im Amtsblatt der 
Bezirksregierung Münster wirksam. Die Vereinbarung gilt bis zum 31.12.2016. Sie 
verlängert sich um jeweils 1 Jahr, wenn Sie nicht spätestens 6 Monate vor ihrem Ablauf 
von einer Vertragspartei gekündigt wird. 
 
 
§ 8  
Kündigung aus wichtigem Grund 
 
Die Vereinbarung kann abweichend von § 7 aus wichtigem Grund jederzeit mit einer 
Frist von einem Monat zum Monatsende gekündigt werden. Ein wichtiger Grund ist dann 
gegeben, wenn die Fortsetzung der Vereinbarung aus wirtschaftlichen oder technischen 
Gründen für eine der beiden Vertragsparteien nicht mehr zumutbar ist. 
 
Ein wichtiger Grund liegt insbesondere auch dann vor, wenn der in § 3 genannte 
Qualitätsstandard nicht kontinuierlich erreicht wird sowie wenn die Verpflichtungen aus  
§ 2 wiederholt nicht oder unvollständig geleistet werden. 
 
 
§ 9  
Salvatorische Klausel 
 
Sollte eine Bestimmung dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung unwirksam oder nicht 
durchführbar sein, so werden die übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Stadt 
Münster und die Gemeinde Everswinkel sichern sich für diesen Fall zu, die getroffene 
Regelung durch eine wirksame oder durchführbare, dem Sinn der Vereinbarung 
entsprechende Regelung zu ersetzen, durch die der beabsichtigte Vereinbarungszweck 
erreicht wird. Entsprechendes gilt für Regelungslücken in der Vereinbarung. 
 
 
 
Für die Stadt Münster  Für die Gemeinde Everswinkel 
 
 
Ort, Datum 
  
 
Ort, Datum 
   
(Markus Lewe) 
Oberbürgermeister 
 (Ludger Banken) 
Bürgermeister