Digitalisierung der Gremienarbeit

Beschlussvorlage 
öffentlich 
221795-07 
 
 
 
  
Die Oberbürgermeisterin 
 
 
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Federführung: 
Geschäftsbereich OB-1: Dezernats- und Verwaltungssteue-
rung 
Dezernat: 
Dez. OB 
 
 
 
Digitalisierung der Gremienarbeit 
 
Beratungsfolge 
Unterausschuss für Digitalisierung und 
Organisation 
21.01.2025 Empfehlung 
Hauptausschuss 06.02.2025 Empfehlung 
Rat 13.02.2025 Entscheidung 
 
 
 
Beschlussvorschlag 
 
Das Projekt zur Durchführung von hybriden Gremiensitzungen wird aufgrund 
der aktuell angespannten Haushaltslage für den Zeitraum des 
Doppelhaushaltes 2025/2026 nicht weiterverfolgt. Im Anschluss wird eine 
Überprüfung vorgenommen, ob das Projekt fortgeführt werden soll.  
 
Begründung 
Die Verwaltung wurde mit Ratsbeschlüssen beauftragt, die Attraktivität des 
Livestreams zu verbessern und eine hybride Testsitzung durchzuführen.  
Während es im Bereich des Livestreams in Kürze zu deutlichen 
Verbesserungen kommen wird, wie am Ende der Vorlage berichtet wird, soll 
zuerst auf den Themenkomplex hybride Sitzungen eingegangen werden.  
  
Mit dem Ratsbeschluss vom 20.06.2024 wurde die Verwaltung mit der 
Vorbereitung und Durchführung einer hybriden Testsitzung beauftragt.  
  
Daraufhin hat die Verwaltung umfangreiche Vorbereitungen zur Durchführung 
einer Testsitzung vorgenommen.  
  
Dazu wurden ausgiebige Tests und Erkundungen von Konferenz- und 
Abstimmungssoftware durchgeführt. Die rechtlichen Rahmenbedingungen 
wurden geprüft und es erfolgte ein intensiver Austausch mit dem Städtetag 
NRW und verschiedenen Kommunen. Es wurde eine Ausschreibung für 
Sitzungstechnik im Ratssaal durchgeführt, die für die Durchführung von 
hybriden Gremiensitzungen geeignet ist und nach der 
Brandschutzklappensanierung im Ratssaal installiert wird, die zu den oben 
dargestellten Verbesserungen führen sollen.  
Der Stand der Vorbereitungen in Bonn entspricht dabei dem Stand einer 
kleinen Anzahl größerer Kommunen in NRW, die sich bisher ebenfalls intensiv 
mit der Thematik beschäftigt haben.  
Aktuell stoßen alle Kommunen auf die gleichen Unsicherheiten und 
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Herausforderungen, wie ein Termin unter Leitung des Städtetages NRW mit 
Beteiligung des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung 
gezeigt hat.  
Neben rechtlichen Fragestellungen zur sicheren Durchführung von Sitzungen 
zeigten sich dabei vor allem Unsicherheiten bei den zertifizierten 
Softwarelösungen und dem hohen personellen und technischen Bedarf zur 
Durchführung solcher Sitzungsformate.  
  
Vor dem Hintergrund dieser Unsicherheiten sowie der sehr angespannten 
Haushaltslage sollte der Politik vorgeschlagen werden, das Projekt aktuell unter 
der bestehenden Haushaltslage vorerst nicht weiterzuführen.  
  
Sachkosten 
Die Verwaltung geht davon aus, dass nach einer erfolgreichen hybriden 
Testsitzung aus Gleichbehandlungsgrundsätzen allen Gremien die Möglichkeit 
gegeben werden müsste, in hybrider Form zu tagen. Die folgenden 
Kalkulationen beziehen sich daher auf die Einführung für alle Gremien, denen 
dies rechtlich möglich ist.  
  
Ausstattung der Sitzungsräume mit Sitzungstechnik 
Die Ausstattung des Ratssaales mit der erforderlichen Sitzungstechnik, die 
auch zur Durchführung eines qualitativ ansprechenden Streams benötigt wird, 
stellt derzeit bereits einen erheblichen Finanzaufwand von ca. 72.000 € jährlich 
dar.  
Die Ausstattung weiterer Sitzungsräume (Sitzungsraum 1 sowie 2+3) würde 
zusätzliche Mittel in Höhe von ca. 120.000€ jährlich erfordern.  
 
Anders als beim Ratssaal, in dem die Sitzungstechnik über das Jahr fest 
installiert ist, erfordern die Sitzungsräume ein hohes Maß an Flexibilität, was 
die Tisch- und Stuhlanordnung betrifft. Aus dem Grund würde insbesondere in 
der Haustechnik zusätzlich durch den Auf- und Abbau der Sitzungstechnik ein 
deutlich erhöhter Arbeitsaufwand entstehen, was zu höheren Personalkosten 
führt. Dieser Mehraufwand würde bei ca. 20 Sitzungen pro Monat anfallen.   
  
Technische Ausstattung der Mandatstragenden 
Nach aktueller rechtlicher Einschätzung geht die Verwaltung davon aus, dass 
mit der Einführung von hybriden Sitzungen aufgrund des 
Gleichbehandlungsgrundsatzes allen Mandatstragenden (Stadtverordnete, 
Bezirksverordnete und sachkundigen Bürgerinnen und Bürger) das gleiche 
Angebot von technischer Ausstattung gemacht werden muss.  
Eine Unterscheidung wie bisher, dass nur Stadt- und Bezirksverordnete ein 
iPad von der Stadtverwaltung erhalten, wäre dann nicht mehr zulässig. Es ist 
zudem erforderlich, dass die Mandatstragenden an hybriden Sitzungen mit zwei 
Endgeräten teilnehmen, um neben den Sitzungsunterlagen über die ALLRIS-
App mit dem zweiten Gerät an der Videokonferenz inklusive Abstimmungstool 
teilnehmen können. Auch für die Teilnehmenden von hybriden Sitzungen vor 
Ort ist das zweite Gerät notwendig, da die Abstimmung auch im Sitzungsraum 
über die Software erfolgen muss.  
Bei aktuell ca. 400 Mandatstragenden würden sich die Kosten für die 
Anschaffung von iPads in der entsprechenden Stückzahl auf 120.000 Euro im 
Jahr, bzw. zwei Geräten je Mandatstragenden auf 240.000 Euro im Jahr 
belaufen, die im Haushalt zusätzlich einzustellen wären.  
  
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Lizenzen und Einführungskosten 
Auch die Einführung der Abstimmungssoftware stellt einen finanziellen 
Aufwand dar. Die Implementierung der Software geht mit einmaligen Kosten 
i.H.v. 1.015,00€ Kosten einher. Die fortlaufenden Lizenzgebühren für die 
benötigten Softwarelösungen liegen bei insgesamt 9.072€ jährlich (105 
Lizenzen x 7,50€ mtl.) und gehen zu Beginn der Umsetzungsphase mit 
weiteren Kosten für den Expert Service (1.250€ mtl.) und dem Remote Support 
für online Teilnehmer sowie Moderatoren (290€ mtl.) einher. Die Dauer der 
Erforderlichkeit der Support-Services ist derzeit noch nicht einzuschätzen. 
Weiterhin stellt die Implementierung von Linkando in die ALLRIS-Umgebung 
einen noch nicht bezifferbaren finanziellen Aufwand dar. Auch die technischen 
Schulungen der Gremienmitglieder und die regelmäßige Überprüfung der 
Systeme ziehen zusätzliche Kosten nach sich, die langfristig schwer planbar 
und kontrollierbar sind. 
  
Personalkosten 
  
Zusätzlicher Personalbedarf 
Hybride Sitzungen würden zudem einen weiteren ausgeprägten personellen 
Aufwand zur Folge haben.  
Um den reibungslosen Ablauf der digitalen Sitzungen zu gewährleisten, 
müssten zusätzliche Fachkräfte beschäftigt werden, etwa für den IT-Support, 
die Moderation der virtuellen Sitzungen (Verwaltung der Zoom-Konferenz sowie 
des Abstimmungstools) und die kontinuierliche Schulung der Beteiligten.  
  
Aufwand der Schriftführungen 
Die ersten Testungen mit dem Abstimmungstool haben gezeigt, dass die 
Einarbeitung der Abstimmungen mit einem erheblichen Mehraufwand für die 
Schriftführungen verbunden ist, der zusätzlich auch ein weitergehendes 
kommunalrechtliches Verständnis erfordert. Gerade bei kleineren Gremien stellt 
die Schriftführungsaufgabe nur einen geringen Teil des eigentlichen 
Stelleninhaltes dar. Hier würde künftig mit der Nutzung des Abstimmungstools 
ein höherer Aufgabenanteil auf die Schriftführungsaufgabe entfallen und 
weitergehende kommunalrechtliche Kenntnisse erforderlich sein, um 
ordnungsgemäße Sitzungen durchführen und rechtssichere Beschlüsse 
gewährleisten zu können.  
  
Betreuung Linkando-Software und Zoom-Konferenz in der Sitzung 
Neben diesem Mehraufwand in der Vorbereitung der Sitzung ergibt sich auch 
während der Sitzungen ein deutlich erhöhter Arbeitsaufwand. Linkando gab den 
Hinweis aus der bisherigen Erfahrung, dass pro Sitzung eine Person 
ausschließlich für die Linkando-Betreuung eingeplant werden muss. Diese 
Stelle muss zum einen über Kenntnisse mit der Software verfügen. Zum 
anderen muss diese Stelle aber auch Kenntnisse im Bereich „Kommunalrecht“ 
vorweisen, damit rechtskonforme Sitzungen und Abstimmungen durchgeführt 
werden können. Hierbei gilt es neben der Einarbeitung neuer 
Abstimmungsgrundlagen insbesondere zu eruieren, wie die Abstimmungen 
vorzunehmen sind (welcher ist der weitestgehende Antrag, gibt es 
konkurrierende Beschlussvorschläge, liegen Ausschließungsgründe vor, etc.). 
Aber auch die Verwaltung der Zoom-Konferenz ist mit weitreichenden 
kommunalrechtlichen Kenntnissen verknüpft, sodass die Fachkräfte in den 
Sitzungen eigenständig erkennen müssen, ob bei vorliegender Befangenheit 
einer Person das Rederecht zu entziehen ist, wann die Nichtöffentlichkeit 
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herzustellen ist und wann im Zweifel bei vorliegenden technischen Störungen 
eine Sitzungsunterbrechung vorzunehmen ist. Inwiefern diese erforderlichen 
Stellen ggf. durch einen Nebenjob erfüllt werden können, ist im Hinblick auf die 
erforderlichen Kommunalrechtskenntnisse somit fraglich.  
  
Betreuung der Streaming-Konferenz  
Bisher wird der Stream durch eine Person aus einem hauseigenen 
Personalpool betreut.  
Der Betreuungsbedarf innerhalb einer hybriden Sitzung wird zunehmen, da 
manuelle Anpassung der Kameraperspektive auf die/den jeweilige*n Redner*in 
vorzunehmen sind, was die Komplexität der Aufgabe und die notwendigen 
Kenntnisse an die Arbeitskräfte erhöht. Bislang besteht der Personalpool aus 
insgesamt 4 Personen, die das Streaming der jeweiligen Gremien betreuen. 
Hierbei gilt jedoch zu beachten, dass die Anzahl der Fachkräfte lediglich auf die 
Betreuung einer stattfindenden Sitzung pro Tag ausgelegt ist. Zukünftig wird 
der Bedarf an das Streaming-Personal jedoch steigen, da parallel bis zu 3 
(manchmal sogar 4) hybride Sitzungen pro Tag stattfinden können, die eine 
entsprechende Streaming-Betreuung erforderlich machen. Um die Betreuung 
sicherstellen zu können, ist somit auch eine deutliche Ausweitung des 
Personalpools unerlässlich.  
  
Bereitstellung von Personal 
Ein kürzlich erfolgter Austausch zwischen den Kommunen in NRW, dem 
Städtetag und dem MHKBD hat gezeigt, dass insbesondere die Frage des 
zusätzlichen Personalbedarfes zur Durchführung rechtsicherer Sitzungen noch 
mit erheblichen Unsicherheiten behaftet ist. Derzeit steht daher bei allen 
Kommunen die Frage im Raum, ob der zusätzliche Personalbedarf innerhalb 
der Sitzungen als weitere Schriftführungsstelle oder als Personalpool für 
digitale/hybride Sitzungen abgebildet werden sollte.  
Der Personalbedarf schwankt daher derzeit zwischen 12 bis 35 weiteren 
Stellen, die ggf. geschaffen werden müssten. Es ist allerdings davon 
auszugehen, dass zumindest der zusätzliche finanzielle Aufwand für 2 
Mitarbeitenden pro Sitzung entsteht. Vorausgesetzt es finden 20 Sitzungen mit 
einer durchschnittlichen Sitzungszeit von 2 Stunden statt würde somit der 
Aufwand für 80 Personalstunden pro Monat entstehen. Die Kosten könnten 
erst nach der notwendigen Eingruppierung anhand der Stellenanforderung 
ermittelt werden. Aufgrund von bis zu 4 parallel stattfinden Sitzungen am Abend 
muss der Zeitaufwand allerdings auf eine entsprechende Anzahl von 
Mitarbeitenden aufgeteilt werden. Unberücksichtigt bleibt dabei die Problematik, 
genügend Interessierte für eine Tätigkeit außerhalb der üblichen Dienstzeiten 
zu finden.   
  
Personalaufwand Ratsbüro 
Die bisherigen Planungen und Vorbereitungen wurden und mögliche 
Durchführung einer Testsitzung werden vom Ratsbüro zusätzlich zu den 
eigentlichen Aufgaben durchgeführt.  
Die Erfahrungen daraus und der Austausch mit den anderen Kommunen hat 
aufgezeigt, dass es unerlässlich ist, (mindestens) eine zusätzliche 
Vollzeitstelle für die Betreuung von digitalen und hybriden Sitzungen im 
Ratsbüro zu schaffen. Mehrere Kommunen haben bereits für die 
Projektleitungen in der Vorbereitung eigenständige Vollzeitstellen eingerichtet, 
die mit der Projektumsetzung vollumfänglich ausgelastet sind.  
Nachdem das Projekt bisher bereits mit einem erheblichen Aufwand 
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einhergegangen ist, wird sich der Aufwand nach der Einführung 
digitaler/hybrider Sitzungsformen nochmals signifikant steigern. Zusätzliche 
Aufgaben wären exemplarisch die erforderliche Sitzungstechnik zu beschaffen, 
die Schulungen der Mandatstragenden, die kontinuierliche Einarbeitung und 
Schulung der neuen Schriftführungen sowie der Fachkräfte zur Betreuung von 
Linkando- und der Online-Konferenzen, der permanenten Austausch mit den 
Softwareherstellern zur stetigen Verbesserung der Anwendungen, und die 
Betreuung von Mandatstragenden und Schriftführungen bei Fragen und 
Problemen sowie Unterstützung in der Sitzungsdurchführung.  
Dies führt zu einer zusätzlichen Belastung des Haushalts und muss in die 
Gesamtbewertung des Projekts einbezogen werden. 
  
Fazit 
Aktuell ist die Durchführung digitaler Sitzungen noch mit erheblichen 
Unsicherheiten behaftet bzw. nach dem aktuellen Stand der Technik nur sehr 
schwierig umsetzbar. Es ist zu erwarten, dass Klärungen erfolgen und die 
Technik sich verbessert. Dieser Effekt wird aber nur mittel- und langfristig 
eintreten, weil es aktuell nur wenige Kommunen gibt, die digitale und hybride 
Sitzungen durchführen bzw. kurz vor der Umsetzung stehen.  
  
Demgegenüber beläuft sich der entstehende Aufwand auf ca. 370.000 Euro 
pro Jahr. Dazu kommen 960 Stunden Personalkosten pro Jahr für die 
zusätzliche Betreuung der Sitzungen, sowie 1 VZA im Ratsbüro.  
  
Aus Sicht der Verwaltung sollte auf die Durchführung digitaler und hybrider 
Sitzungen aufgrund der aktuell sehr schwierigen Haushaltslage verzichtet 
werden.  
Zu beachten ist dabei, dass die aufgeführten Kosten bisher nicht im 
Haushaltsentwurf enthalten sind. Zum Zeitpunkt der Haushaltseinbringung 
waren die Kosten noch nicht hinreichend zu beziffern und der Beschluss zur 
ständigen Durchführung nach einer erfolgreichen Erprobung steht aus.  
Der genannte Aufwand müsste daher im Falle der Einführung von hybriden 
Sitzungen im Haushalt zusätzlich bereitgestellt werden. 
Nach dem Beschluss des Rates vom 12.12.2023 hat die Verwaltung deutliche 
technische Verbesserungen im Bereich des Livestreams sowie der 
Präsenzteilnahme umgesetzt.  
  
Livestream 
In Zukunft werden im Ratssaal auch frontale Kameraperspektiven zur 
Verfügung stehen, damit das Plenum und die jeweiligen Redner*innen im 
Stream besser zu erkennen sind.  
Zusätzlich werden zukünftig die Namen und die Parteizugehörigkeit der 
jeweiligen Redner*innen in den Übertragungen der Ratssitzungen in Form einer 
Einblendung abgebildet.  
Der Ratssaal wird außerdem mit einer induktiven Höranlage ausgestattet, 
sodass sichergestellt werden kann, dass die Teilnahme an Gremiensitzungen 
barrierefreier gestaltet wird und auch Menschen mit Hörbeeinträchtigungen 
ohne Schwierigkeiten an den Gremiensitzungen teilnehmen können.  
Des Weiteren wird künftig mit personalisierten Sprechstellen gearbeitet. Diese 
bieten zum einen den Vorteil, dass die Redeliste über die Meldung der 
jeweiligen Sprechstelle erstellt wird, sodass eine gerechtere Worterteilung 
erfolgen kann. Zum anderen wird über die Sprechstellen zukünftig die Redezeit 
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abgebildet, sodass die verbleibende Redezeit fehlerfrei erfasst werden kann. 
Für die digital zugeschalteten Berichterstattungen stellen die Neuerungen 
ebenfalls eine Qualitätssteigerung dar, da Wortbeiträge, Fragen und 
nonverbale Reaktionen des Plenums in Zukunft besser verfolgt werden können. 
  
Die Verwaltung ist bestrebt die Digitalisierung der Gremienarbeit in allen 
Bereichen voranzutreiben. Sobald sich die Ausgangssituation im Hinblick auf 
hybride bzw. digitale Sitzungsformate und den Haushalt verbessert hat, wird die 
Verwaltung das Projekt umgehend weiterführen.  
 
 
 
Anlage/n 
Keine 
 
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