Stadtfeste ab 2012

V/0448/2011 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Münster Marketing 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Stadtfeste ab 2012 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
05.07.2011 Werksausschuss Münster Marketing Vorberatung 
05.07.2011 Bezirksvertretung Münster-Mitte Anhörung 
13.07.2011 Hauptausschuss Vorberatung 
13.07.2011 Rat Entscheidung
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Die Verwaltung wird beauftragt, die öffentliche Ausschreibung für ein jährlich wiederkehren-
des Stadtfest vorzubereiten. Das Stadtfest soll 
 
• ein vielfältiges, vor allem musikalisches Bühnenprogramm an verschiedenen 
Standorten in der Innenstadt umfassen 
• Angebote für möglichst alle Zielgruppen bereithalten  
• auf einer zentralen Bühne auf dem Domplatz u. a. national und/oder international 
bekannte Musikgruppen und Künstler präsentieren.  
 
2. Der Rat beschließt zur Vorbereitung der Ausschreibung folgende Vorgehensweise und legt 
folgende inhaltliche Eckpunkte fest:  
 
2.1 Die Stadt Münster ist Veranstalterin des Stadtfestes und trägt durch eigene Initiativen zur 
Optimierung des Programms bei. 
 
2.2 Die Stadt Münster stellt für die Durchführung des Stadtfestes keine Barfinanzmittel zur Ver-
fügung und übernimmt keine finanzielle Risiken aus der Veranstaltung. 
 
2.3 Die Stadt stellt dem Organisator für ein Stadtfest im Kern folgende Flächen als unentgeltli-
che Leistungen zur Verfügung (siehe Anlage). 
 
2.4 Die Stadt klärt bis zur Ausschreibung, ob der Markt aus Anlass des Stadtfestes ausfallen 
muss oder verschoben werden kann und/oder ob gemeinsam mit dem Handel der Stadt-
Vorlagen-Nr.: 
V/0448/2011 
Auskunft erteilt: 
Herr Schmücker 
Ruf: 
492 27 50 
E-Mail: 
Schmuecker@stadt-muenster.de  
Datum: 
14.06.2011 
Öffentliche Beschlussvorlage

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V/0448/2011 
festsonntag zum ‚Tag des Handels‘ mit verkaufsoffenem Sonntag und begleitendem Markt 
werden kann. 
 
2.5 Folgende Vorgaben und Qualitätskriterien sollen u. a. Bestandteil der Ausschreibung sein: 
 
• Ein Standkonzept, das sich erkennbar an der Platz- und Wegestruktur der Innen-
stadt orientiert. 
• Ein Gestaltungskonzept, das sich bestmöglich an den hohen Standards der Stadt-
gestaltung ausrichtet (Standdesign und Erscheinungsbild).   
• Ein belastbares Finanzierungskonzept mit dem Nachweis, das lokale Gastrono-
mieanbieter und lokale Bühnenprogramme/Künstlerinnen und Künstler wesentli-
che Bestandteile des Gesamtkonzeptes und u. a. national und/oder international 
bekannte Akteure als ‚Top-Acts’ auf der zentralen Domplatzbühne im Programm 
und im Budget fest eingeplant sind.  
• Ein Veranstaltungskonzept, das eine erkennbare und realisierbare Einbeziehung 
des Innenstadthandels vorsieht 
 
2.6 Zur Vorbereitung und Begleitung der Ausschreibung wird ein Arbeitskreis mit je einem Ver-
treter/einer Vertreterin der im Rat vertretenen politischen Parteien, dem Bezirksbürgermeis-
ter des Stadtbezirks Münster Mitte, sowie Vertretern/Vertreterinnen von ISI, Runder Tisch 
der Innenstadtkaufleute, Verbänden und der Marktbeschicker ggf. unter Hinzuziehung wei-
terer Experten und der Verwaltung eingerichtet. 
 
3. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass bis spätestens Ende Oktober die Wertung der Angebote 
und die Vergabe bestätigt sein müssen, damit ein Stadtfest 2012 überhaupt noch möglich 
werden kann. 
 
 
 
II. Finanzielle Auswirkungen 
 
Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Stadt Münster. 
 
 
 
Begründung: 
 
Die zwölf Stadtfeste in der programmatischen und wirtschaftlichen Alleinverantwortung der Euroci-
tyfest GmbH (Steffi Stephan und Marvin Lindenberg) haben im Wesentlichen gezeigt, dass eine 
Veranstaltung mit populärem Livemusikprogramm und Verkaufsständen Menschen aller Alters-
gruppen und sozialen Schichten erreicht. Vor diesem Hintergrund soll auch in Zukunft ein stadt-
zentrales Fest durchgeführt werden. Weil 
 
• die Eurocityfest GmbH als Organisatorin des Eurocityfestes von der seitens der Stadt 
Münster angebotenen Möglichkeit einer rechtlich zulässigen einmaligen Verlängerung des 
bestehenden Vertrages um ein Jahr keinen Gebrauch gemacht hat, 
• der Stadt Interessenmeldungen von Agenturen und Initiatoren vorliegen, die ein Stadtfest in 
Münster organisieren wollen, und 
• deshalb für die Jahre ab 2012 ein neuer Organisator gefunden werden muss, 
 
ist die Stadt rechtlich verpflichtet, ein wettbewerbliches Verfahren durchzuführen.  
 
Die grundlegende Vertragskonstruktion für das Eurocityfest bestand in einer klar abgesteckten 
Rollenaufteilung zwischen der Stadt Münster als Ve ranstalterin und der Eurocityfest GmbH als 
Organisatorin.

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Im Kern stellte die Stadt der Organisatorin kostenfrei definierte öffentliche Flächen in der Innen-
stadt zur Verfügung und begleitete die Veranstaltung in Form von Betreuung und unterstützender 
Zuarbeit unterschiedlichster Art. Die Stadt hat damit unentgeltliche Leistungen eingebracht, jedoch 
keine finanziellen Zuschüsse gewährt.  
Die Eurocityfest GmbH hat ihrerseits die programmatische und wirtschaftliche Verantwortung ge-
tragen und ihr Konzept des Stadtfestes realisiert. Durch das Eurocityfest entstandene Aufwendun-
gen (z.B. Reinigung der bespielten Flächen, Freiziehen des Domplatzes für den Wochenmarkt) 
waren von ihr zu finanzieren. 
Die Stadt hatte bislang vertragsgemäß keine Kenntnis über die Budgetstruktur bzw. Gewinne und 
mögliche Verluste der einzelnen Eurocityfeste.  
 
Mit der Ablehnung der Verlängerungsoption hat die Eurocityfest GmbH deutlich machen wollen, 
dass die Wirtschaftlichkeit einer solchen Großveranstaltung unter den bisherigen Prämissen für sie 
nicht zu gewährleisten und diese Form der Rollenaufteilung ihres Erachtens  nicht zukunftsträchtig 
seien.  
 
Für ein erfolgreiches zukünftiges Stadtfest ist auch aus Sicht der Verwaltung eine Neudefinition 
eines Vertragsverhältnisses u. a. im Sinne einer modifizierten Rollendefinition notwendig – aller-
dings unter den gleichbleibenden Voraussetzungen, dass weder städtische Zuschüsse fließen 
noch Ausfallbürgschaften oder andere finanzielle Risiken durch die Stadt übernommen bzw. abge-
sichert werden. Dennoch sollten die flankierenden Leistungen wie z. B. die Unterstützung der Stadt 
bei der Veranstaltungsorganisation, dem Sicherheitskonzept, der Kinderbetreuung, der Reinigung 
verstärkt werden. 
 
Durch eine in diesem Sinne aktivere Wahrnehmung der Veranstalterrolle bei gleichzeitiger, zukünf-
tig vertraglich abgesicherter Kenntnis des Gesamtbudgets einerseits und Prüfung und Entschei-
dung von Maßnahmen in Bezug auf die Standbebauung, die Marktfrage und die Einbeziehung des 
Handels andererseits soll zukünftig mehr Transparenz wie auch unentgeltliche Unterstützung von 
Dritten erreicht werden. 
 
Insofern bietet die Ausschreibung die Chance einer Neuausrichtung und –positionierung, um mit 
den formulierten Qualitätskriterien bestmöglich ei n unterscheidbares ‚Münsterfest’ mit einem ent-
sprechenden Wiedererkennungswert zu erreichen. 
 
Damit 2012 ein Stadtfest stattfinden kann, ist es erforderlich, dass Ausschreibung und Präsentati-
on zeitlich so terminiert werden, dass der Rat am 19. Oktober 2011 eine Entscheidung über den 
Ausrichter der künftigen Stadtfeste herbeiführen kann. Dazu muss folgender Zeitplan eingehalten 
werden: 
 
Entscheidung des Rates über das grundsätzliche Verfahren und 
dessen Eckpunkte zur Ausschreibung (Vorlage V/0448/2011) 13.07.2011 
 
Einrichtung des politischen Arbeitskreises 
mit Verbänden und Experten in der 29. Kalenderwoche 
 
Formulierung der Ausschreibungskriterien 30. bis 32. Kalenderwoche 
 
Veröffentlichung der Ausschreibung 33. Kalenderwoche 
 
Anforderung der Unterlagen / Versand  
Rücklauftermin bis zur 36. Kalenderwoche 
 
Prüfung und Wertung der Ergebnisse 36. bis 38. Kalenderwoche

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Sitzung des interfraktionellen Arbeitskreises 
mit Verbänden und Experten 39. Kalenderwoche 
 
Vergabebeschluss 19.10.2011 
 
 
Sollte dieser extrem ambitionierte Zeitplan nicht eingehalten werden können, ist eine Durchführung 
des Stadtfestes in 2012 möglicherweise nicht gesichert.      
 
 
 
 
I.V. 
 
 
 
Schultheiß 
Stadtdirektor 
 
 
Anlage

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