Überprüfung des onlinebasierten Vormerksystems für die Vergabe von Plätzen in Kindertageseinrichtungen in Münster

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                   Münster, 14.03.2022  Ratsantrag zur sofortigen Beschlussfassung Zur Kenntnis dem Ausschuss für Kinder, Jugendliche und Familien   Jugendhilfe und Fachkräfte – Kommunales Maßnahmenpaket I: Verbesserung der Situation in der Kindertagesbetreuung   Der Rat der Stadt Münster möge beschließen:   1  Der Rat der Stadt Münster empfiehlt dem Ausschuss für Kinder, Jugendliche und Familien, zeitnah einen Unterausschuss „Jugendhilfe und Fachkräfte“ nach § 6 Satzung für das Jugendamt der Stadt Münster zu bilden. Die Geschäftsführung des Unterausschusses übernimmt perspektivisch die im Rahmen der Haushaltsberatungen 2023 geschaffene Stabsstelle Fachkräfte im Amt für Kinder, Jugendliche und Familien.   2  Die Verwaltung prüft, ob zukünftig Erzieher*innen und andere pädagogische Fachkräfte, die in der Kindertagesbetreuung oder anderen Bereichen der Jugendhilfe tätig sind, bei der Vergabe von Kitaplätzen und OGS-Plätzen bevorzugt berücksichtigt werden können. Über die Ergebnisse ist dem Ausschuss für Kinder, Jugendliche und Familien noch in der ersten Jahreshälfte 2023 zu berichten.       Maßnahmen zur Verbesserung der Situation in der Kindertagesbetreuung:   3  Möglichkeiten, die sich u.a. aus dem „Sofortprogramm Kita“ des Ministeriums für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration (MKJFGFI) des Landes NRW ergeben, setzt die Stadt Münster um, indem  3.1  die Fachberatung Kindertagespflege aktiv auf Kindertagespflegepersonen, die das Arbeitsfeld Kindertagespflege verlassen oder darüber nachdenken, es zu verlassen, zugeht und für eine Tätigkeit in einer Kindertageseinrichtung wirbt und entsprechende berufliche Perspektiven aufzeigt. Gleichzeitig wird die Regelung, dass in einer Großtagespflegestelle mindestens eine pädagogische Fachkraft tätig sein muss, ausgesetzt.  3.2  aus dem Budget für die Stabsstelle Fachkräfte eine Werbekampagne für Beschäftigungsmöglichkeiten im Arbeitsfeld Kita erstellt wird. Über Plakate, Kurzfilme, Influencer*innen-Videos – aber auch vor Ort-Termine in Schulen u.v.m. soll um Fachkräfte geworben werden. Zielgruppe der Kampagne sollen aber auch Alltags- und Integrationshelfer*innen oder z.B. an einem Freiwilligendienst Interessierte sein. Entsprechend ist auf Mehrsprachigkeit bzw. herkunftssprachliche Aspekte bei der Kampagne zu achten.

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 3.3  Interessierte für eine Tätigkeit in der Kindertagesbetreuung niedrigschwellig und zeitnah Informationen über berufliche Perspektiven in diesem Tätigkeitsfeld erhalten.   4  Die Verwaltung stellt ab dem Haushalt 2024 die finanziellen Mittel bereit, die es braucht, um pädagogische Fachkräfte auf Ergänzungskraftstellen von S4 auf S8a heraufzustufen. Die Verwaltung wir beauftragt die erforderlichen Haushaltsmittel in Haushaltsplanentwurf 2024ff. einzuplanen. Auf Ergänzungskraftstellen werden zukünftig in erster Linie Personen eingestellt, die nach der Personalverordnung des Landes NRW nicht als Fachkräfte gelten (z.B. Kinderpfleger*innen oder Kindertagespflegepersonen).   5  Die Verwaltung forciert in Kooperation mit entsprechenden Akteuren die Weiterbildung von Ergänzungskräften und Rückkehrer*innen (2-jährige Ausbildung oder 160 Stunden Qualifizierung für erfahrene Ergänzungskräfte). Zur Personalbindung soll auch Fachkräften auf Wunsch eine Ausweitung der jährlichen Fortbildungstage ermöglicht werden. Um Fortbildungsmöglichkeiten auszubauen, nimmt die Verwaltung die städtischen Kindertageseinrichtungen in das Programm Erasmus+ auf und bewirbt dieses unter den Einrichtungen.   6  Die Verwaltung unterstützt Eltern bei der selbstorganisierten Kinderbetreuung:  beginnend bei der Vernetzung von Eltern, bei der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten aber auch durch Ansprechpartner*innen für rechtliche, organisatorische und pädagogische Fragen. Für Letzteres soll die Verwaltung auf vorhandene Strukturen und Möglichkeiten freier Jugendhilfeträger/Vereine zurückgreifen und Kooperationen eingehen. Für die Vernetzung von Eltern mit einem Bedarf nach selbstorganisierter Betreuung prüft die Verwaltung mögliche Wege. Außerdem zeigt die Verwaltung auf, welche Chancen und Hindernisse beim Einsatz von Eltern/Familienmitgliedern/nicht-Fachkräften als Ersatz für fehlende Fachkräfte im regulären Betrieb einer Kindertageseinrichtung bestehen.   7  Die Verwaltung analysiert das bisherige Verfahren für die Anwerbung von ausländischen Fachkräften, erstattet den zuständigen Ausschüssen Bericht und legt dem Rat ggf. ergänzende Maßnahmen zur Ausweitung und Verbesserung zum Beschluss vor. Menschen mit Migrationsvorgeschichte, die bereits im Arbeitsfeld Kinderbetreuung tätig sind oder solche, die über eine einschlägige Qualifikation aus ihrem Herkunftsland verfügen, werden bei einer Fort- und Weiterbildung mit dem Ziel eines anerkannten Abschlusses sowie der Anerkennung ihrer ausländischen Abschlüsse durch die Verwaltung und Einrichtungen unterstützt.    Begründung:  Der Fachkräftemangel beschäftigt die gesamte Jugendhilfe. In den letzten Monaten hat insbesondere der Mangel an Erzieher*innen für die Kindertagesbetreuung und die sich daraus ergebenden Folgen immer wieder für öffentliche Diskussionen gesorgt. Um hier möglichst schnell für Verbesserungen – sowohl für die Einrichtungen und deren Mitarbeitenden als auch die Eltern – zu sorgen, sollen mit diesem Antrag zur sofortigen Beschlussfassung in erster Linie Maßnahmen verabschiedet werden, die dem System Kindertagesbetreuung in der aktuellen Situation helfen. Gleichzeitig ist dieser Antrag ein Aufschlag, das Thema Jugendhilfe und Fachkräfte ganzheitlich in den Blick zu nehmen. Der Titel dieses Antrags ist daher auch bewusst gewählt: Jugendhilfe und Fachkräfte – Kommunales Maßnahmenpaket I. Damit zeigt der Rat, dass das Thema Jugendhilfe und Fachkräfte ergänzender und ständig weiterentwickelter Beschlüsse bedarf, die beispielsweise auch die Aspekte Wohnraum oder Bezahlung zukünftig nicht ausblenden.

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 Zu 1.: Der Ausschuss für Kinder, Jugendliche und Familien (AKJF) verfügt über die Möglichkeit, themenspezifische Unterausschüsse zu bilden. Dort kann, bestehend aus mit dem jeweiligen Thema vertrauten Mitgliedern des AKJF, fachlich und tiefgreifender über Themen der Jugendhilfe diskutiert werden. Gleichzeitig ist der Unterausschuss als formales kommunalpolitisches Gremium eng an den Rat der Stadt sowie die Stadtverwaltung angebunden, um Beschlüsse auf den Weg zu bringen. Das Thema Fachkräfte beschäftigt die Jugendhilfe seit Jahren und wird es in Zukunft aller Voraussicht noch stärker tun. Mit der Einberufung eines Unterausschusses „Jugendhilfe und Fachkräfte“ wird der Rat diesem wichtigen Thema zukünftig gerecht.  Zu 2.: Wenn Erzieher*innen für ihr eigenes Kind keinen Betreuungsplatz erhalten, ist dies nicht nur von Nachteil für die betroffenen Erzieher*innen, sondern für das gesamte System Kindertagesbetreuung, dem dadurch Fachkräfte vorenthalten bleiben. Auch in anderen Bereichen der Jugendhilfe, in denen Kinder und Jugendliche auf die tagtägliche Arbeit pädagogischer Fachkräfte angewiesen sind – vom offenen Ganztag über den kommunalen Sozialdienst bis zur stationären Jugendhilfe – fehlen vorhandene Fachkräfte, wenn diese einen selbst dringend benötigten Betreuungsplatz für eigene Kinder nicht erhalten. Mit einer Regelung, die Erzieher*innen und weitere pädagogische Fachkräfte der Jugendhilfe bei der Kitaplatzvergabe einen Betreuungsplatz garantiert, würden der Jugendhilfe nicht nur mehr Fachkräfte zur Verfügung stehen, sondern könnte sich die Stadt Münster zudem einen Standortvorteil im Wettbewerb um dringend benötigte Fachkräfte verschaffen.  Zu 3.: Das Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration des Landes NRW hat mit dem „Sofortprogramm Kita“ vom 07.02.2023 neue Möglichkeiten eröffnet, kurzfristig dem Personalmangel in den Kitas zu begegnen. Eine wesentliche Neuerung ist, dass Kindertagespflegepersonen zukünftig auch auf Ergänzungskraftstellen in den Kitas arbeiten dürfen. Gleichzeitig sind die Ergänzungskraftstellen weiterhin nicht nur auf eine Gruppenform beschränkt, sondern können auch in den übrigen Gruppenformen eingesetzt werden. In der Vergangenheit geben (langjährige) Kindertagespflegepersonen vermehrt ihre Tätigkeiten auf und verlassen so das Feld der Kindertagesbetreuung. Diese erfahrenen Kräfte gilt es zu halten und für eine andere Tätigkeit in der Kindertagesbetreuung zu gewinnen. Mit dem oben beschriebenen „Sofortprogramm Kita“ ergeben sich nun große Chancen, die es zu nutzen gilt. Gleichzeitig eröffnet eine Tätigkeit in einer Kita erfahrenen Kindertagespflegepersonen Möglichkeiten der beruflichen Weiterqualifizierung. Aus den bereitgestellten finanziellen Mitteln soll insgesamt stärker für eine Tätigkeit im Arbeitsfeld Kita geworben werden. Erfahrungen aus einzelnen Einrichtungen zeigen, dass junge Menschen für den Erzieher*innenberuf oder einen anderen pädagogischen Beruf zu begeistern sind, wenn sie gezielt angesprochen werden und frühzeitig Möglichkeiten erhalten, in dieses Berufsfeld „hineinzuschnuppern“. Um Interessierten – ob Schüler*innen, Quereinsteiger*innen oder Rückkehrer*innen – schnell und unkompliziert Informationen und Auskünfte über Arbeitsmöglichkeiten in der Kindertagesbetreuung geben zu können, richtet die Verwaltung entsprechende Stellen ein. Solche Stellen können beispielsweise eine Telefon-Hotline oder mobile Info-Points in der Stadt sein.  Zu.5.: Gut qualifizierte Fachkräfte sind für die frühkindliche Bildung unerlässlich. Daher muss die Stadt Münster den in diesem Feld tätigen Menschen entsprechende Fort- und Weiterbildungschancen ermöglichen, aber z.B. auch Erzieher*innen mit fehlender staatlicher Anerkennung bei der Rückkehr in ihren früheren Berufswunsch unterstützen. Die Fortbildungstage für Fachkräfte sollen vorerst nur

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auf Wunsch ausgeweitet werden, um das System Kita aktuell nicht weiter zu schwächen. Die Arbeit als Erzieher*in in Münster wird damit dennoch an Attraktivität gewinnen und weiter gesteigert durch die Teilnahmemöglichkeit für Fachkräfte am Programm Erasmus+.  Zu 6.: Der Mangel an Kitaplätzen kann dazu führen, dass sich Eltern um eine selbstorganisierte Betreuung ihrer Kinder bemühen müssen oder wollen. Bei dieser Aufgabe soll die Stadt die Eltern bestmöglich unterstützen, indem sie den Eltern bei der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten für eine selbstorganisierte Betreuung hilft. Geeignete Räumlichkeiten könnten z.B. aufgrund des Fachkräftemangels nicht zu belegende Gruppenräume in Kitas sein. Um rechtlichen, organisatorischen und pädagogischen Fragestellungen der Eltern begegnen zu können, schafft die Verwaltung in Kooperation mit Trägern/Vereinen ein Angebot, auf welches Eltern zurückgreifen können. Als erfahrener Kooperationspartner für ein solches Angebot ist beispielsweise „Eltern helfen Eltern“ e.V. zu nennen. Das sogenannte „Aachener-Modell“ sieht vor, dass auch nicht-Fachkräfte bis zu einem bestimmten Anteil im Regelbetrieb einer Kita eingebunden werden dürfen. Es wurde von der Stadt Aachen verabschiedet, bedarf allerdings noch einer Genehmigung des Landes NRW. Die Verwaltung verfolgt diesbezüglich die Entwicklung und mögliche Chancen für die Stadt Münster. Um bereits jetzt Unterstützung durch nicht-Fachkräfte ggf. ermöglichen zu können, prüft die Verwaltung unter Berücksichtigung der Fachlichkeit Optionen für den Einsatz Fachfremder Personen in den Kitas.  Zu 7.: Die Anerkennung ausländischer (Berufs-)Abschlüsse für eine Tätigkeit in der Kindertagesbetreuung ist weiterhin kompliziert. Maßgeblich verantwortlich  dafür ist allerdings nicht die kommunale Ebene, sondern die nächsthöheren Ebenen. Die Stadt Münster soll im Rahmen ihrer Zuständigkeiten analysieren, wie Anerkennungsverfahren vereinfacht werden können, um langwierige Prozesse möglichst zu vermeiden und für bestimmte Gruppen (z.B. Ukrainer*innen) ggf. zu standardisierten Verfahren zu kommen. Da bereits heute eine große Zahl an Menschen mit Migrationsvorgeschichte in Kitas arbeitet, aber über keinen anerkannten Abschluss für eine pädagogische Tätigkeit in der Kita verfügt, sollen diese Menschen aktiv beim Erwerb eines solchen Abschlusses unterstützt werden, um Interessierte langfristig für die Arbeit in der Kindertagesbetreuung zu gewinnen.  gez. Leon Herbstmann     Doris Feldmann       Helene Goldbeck  Lars Nowak und Fraktion      und Fraktion       und Martin Grewer und Fraktion

Anlage A zur V/0276/2023 
Kurzüberblick 
Die Verwaltung wird beauftragt, im Rahmen eines Projektes den onlinebasierten Vergabeprozess 
von Plätzen in Kitas zu überprüfen. Dafür müssen eine Projektleitung und ein technischer Sach-
verständiger beauftragt werden.  
Die Verwaltung hat die Einführung eines neuen Vergabekriteriums für den Vorrang von pädagogi-
schen Fachkräften bei der Platzvergabe überprüft. 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
Die Projektziele im Rahmen eines organisatorischen Prozesses sind die Evaluation des aktuellen 
Verfahrens, die Erstellung eines auf die aktuellen Bedarfe angepassten Leistungskatalogs und 
dazu die Durchführung einer Marktrecherche sowie die Entwicklung eines Vorschlages zum wei-
teren Verfahren zum Abschluss des Projekts.  
Die Projektleitung ist dabei zuständig für alle Belage zur Steuerung des Projekts. Darüber hinaus 
leitet sie beide Gremien und fungiert als Bindeglied für alle Beteiligten.  
Die Projektgruppe umfasst neben der Projektleitung, Vertreter*innen des Amtes für Kinder, Ju-
gendliche und Familien, des Personal- und Organisationsamtes, der citeq sowie externe techni-
sche Sachverständige. Die wesentlichen Aufgaben der Projektgruppe bestehen darin, das aktuel-
le Vergabeverfahren zu evaluieren, weitergehende Anforderungen und Erwartungen an den Leis-
tungsumfang einer Software zu definieren, sowie eine dahingehende Marktrecherche der am 
Markt befindlichen Programme zu bewerten.  
Die Steuerungsgruppe, bestehend aus verschiedenen Interessenvertreter*innen der Politik, Trä-
ger und Eltern wird die unterschiedlichen Belange und Ziele aller Beteiligten definieren und zu-
sammenführen. Ziel ist es einen belastbaren Entscheidungsvorschlag vorzulegen, der die Ergeb-
nisse des organisatorischen Prozesses darstellt und dahingehend bewertet, ob die aktuelle Soft-
ware den neu definierten Anforderungen entspricht oder eine Neuausschreibung notwendig ist. 
Dieses Verfahrens wird voraussichtlich ca. 1 Jahr dauern. 
 
Finanzierung 
Produktgruppe: 0601 Förderung von Kindern in Tagesbetreuung 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan x Ja  Nein   
Auswirkungen auf den Finanzplan  Ja x Nein   
Im beschlossenen Haushaltsplan 2023 enthalten? x Ja  Nein  teilw. 
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren? x Ja  Nein   
Für die Beauftragung der externen Projektleitung und eines technischen Sachverständigen fallen 
Aufwendungen in Höhe von rd. 120.000 € an.   
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist x vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
 vollständig 
freiwillig 
Die Kommune ist dazu verpflichtet, den Rechtsanspruch der Kinder auf Kindertagesbetreuung 
und zukünftig auf OGS-Betreuung zu erfüllen. Bei der Vergabe der Plätze kann sie sich eines digi-
talen Vormerksystems bedienen. Die Vergabe muss auf der Grundlage von sachgerechten Krite-
rien erfolgen. 
 
 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration)

Münster gehört zu den am stärksten wachsenden Städten in Nordrhein-Westfalen. Nach aktuellen 
städtischen Vorausberechnungen könnte die Bevölkerung bis 2030 auf 334.774 Einwohner stei-
gen. Im Bereich der u3-Kinder wird eine Zunahme von 740 Kindern und im Bereich der ü3-Kinder 
eine Zunahme von 767 Kindern prognostiziert (V/0549/2021).  
Die demographische Entwicklung der Stadt Münster ist ein grundlegender Bestandteil der Kita-
ausbauplanung.  
Alle Maßnahmen zum Ausbau der Tagesbetreuung für Kinder orientieren sich an der kleinräumi-
gen Bevölkerungsprognose der Stadt Münster und sind darauf ausgerichtet, eine familienfreundli-
che Stadtentwicklung zu fördern. Dazu tragen insbesondere die bedarfsgerechte Schaffung von 
Kitaplätzen zur Erfüllung des Rechtsanspruchs für ü3-Kinder und der Ausbau von u3-Plätzen bei. 
Den Familien sollen Kitas mit verschiedenen pädagogischen Schwerpunkten zur Verfügung ste-
hen. 
Im Rahmen der unterschiedlichen Arbeitsfelder der Kindertagesbetreuung werden wichtige As-
pekte wie Barrierefreiheit, Inklusion, Sprachförderung und Qualifizierung differenziert berücksich-
tigt und unterstützen eine familienfreundliche Entwicklung in Münster. Weiterhin steht der Ausbau 
von Kindertagesbetreuungsangeboten im Einklang mit der Ausrichtung Münsters als führender 
Wirtschaftsstandort.

rlllltr
SPD
Ratsfra ktion IL
22.03.2023
Anderungsantrag an den Ratsantra gzur sofortigen Beschlussfassung,,Ein System,
das passt - eine neue Software für die Kita-platzvergabe,,
Der Rat der Stadt Münster möse beschließen
Um den Vergabeprozess der Kinderbetieuungsplätze dauerhaft zu verbessern, \iri+d+ifi€
Neuauss€hreibHng prüft die Verwaltung, ob Fehler der aktuell
verwendeten Software zuverlässig behoben werden können, um künftig eine fehlerfreie vergabe
der Kitaplätze garantieren zu können.
Sollte eine Neuausschreibung notwendig sein, schlägt die Verwaltung dies dem Rat der Stadt
Münster vor und stellt die dafür nötigen Schritte und einen Zeitplan dar. Die Verwaltung greift
dabeiggf. auch auf Erfahrungen anderer Städte zurück, um ein geeignetes Vergabeverfahren, ein
trägerübergreifend abgestimmtes Organisationskonzept sowie ein effektives Management der Kita-
Platzve rga be zu schaffe n.
gez.
Leon Herbstmann
Sylvia Rietenberg
und Fraktion
gez.
Lia Kirsch
Doris Feldmann
und Fraktion
gez.
Helene Goldbeck
Martin Grewer

Antrag an den Rat Nr. A-R/0006/2023 
 
 
 
RATSANTRAG zur sofortigen Beschlussfassung 
  
 Münster, 07. März 2023 
 
 
Ein System, das passt – eine neue Software für die Kita-
Platzvergabe  
 
 
Der Rat der Stadt Münster möge beschließen: 
 
Um den Vergabeprozess der Kinderbetreuungsplätze dauerhaft zu verbessern, wird eine 
Neuausschreibung einer Software veranlasst.  
 
Die Verwaltung greift dabei auch auf Erfahrungen anderer Städte zurück, um ein geeignetes 
Vergabeverfahren, ein trägerübergreifend abgestimmtes Organisationskonzept sowie ein 
effektives Management der Kita-Platzvergabe zu schaffen. 
 
 
Begründung 
 
Die Weiterentwicklung des Kita-Navigators ist ein zentrales kommunalpolitisches Anliegen 
der CDU-Ratsfraktion. Bereits 2015 hat die CDU-Fraktion mit ihrem Antrag ein Update für 
den Kita-Navigator gefordert. Zuletzt hat die CDU im Zuge der Beratungen zur Vorlage 
V/0652/2018/1 (Beschlusspunkt 2) eine Neuausschreibung einer Software gefordert, sollte 
die geplante Weiterentwicklung des in Münster vorhandenen Systems nicht zu gewünschten 
Ergebnissen führen. 
Obwohl der Münsteraner Kita-Navigator in den letzten Jahren technisch und inhaltlich 
kontinuierlich verbessert und weiterentwickelt wurde, arbeitet das System immer noch 
fehlerhaft. Die Neuausschreibung der Software ist daher notwendig. Der Kita-Navigator ist 
ein großes und politisch nicht akzeptables Ärgernis für die Eltern. Nach mehreren 
Optimierungen muss jetzt ein System eingeführt werden, das auf Dauer zuverlässig ist. 
Übergeordnetes Ziel ist immer, die softwaregestützten Voraussetzungen zu schaffen, um 
den Vermittlungs- und Verwaltungsprozess effizient und zuverlässig zu gestalten – für mehr 
Elternzufriedenheit und um administrativ die Jugendamt- und Kita-Mitarbeiter und 
Mitarbeiterinnen zu entlasten. 
 
Der Markt hält heute eine Vielzahl von Systemen bereit wie Kita-Planer, Kita-Navigator, 
Kitaplus, KIVAN, SoSe, KIGAN oder Little Bird. Beispielhaft besteht das System Little Bird 
aus dem Kita-Portal / Elternportal, der Kita Software beziehungsweise Verwaltungssoftware 
und einer App für die mobile und digitale Kommunikation zwischen Kitas und Eltern sowie 
die Arbeit und Dokumentation in den einzelnen Kita-Gruppen. Es ist dabei flexibel aufgebaut, 
dass es auch unter verschiedenen kommunalen und landes- und trägerspezifischen 
Bedingungen, gesetzlichen und praktischen Vorgaben eingesetzt werden kann. Das System 
ist bereits in zehn verschiedenen Bundesländern im Einsatz, in denen die Vorgaben und 
Bedürfnisse teilweise stark variieren. In Nordrhein-Westfalen nutzen u.a. die Städte Bielefeld, 
Aachen und Köln die Software. 
 
Gez. Stefan Weber und Fraktion

V/0276/2023 
V/0276/2023 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Überprüfung des onlinebasierten Vormerksystems für die Vergabe von Plätzen in 
Kindertageseinrichtungen in Münster 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   01.06.2023 Ausschuss für Kinder, Jugendliche und Familien Vorberatung 
   13.06.2023 Ausschuss für Wohnen, Liegenschaften, Finanzen und Wirtschaft Vorberatung 
   14.06.2023 Hauptausschuss Vorberatung 
   14.06.2023 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Die Verwaltung wird beauftragt , im Rahmen eines Projektes den onlinebasierten Vergabepro-
zess von Plätzen in Kindertageseinrichtungen für zukünftige Vergabeverfahren zu überprüfen. 
Hierbei sollen die Erwartungen der am Prozess Beteiligten an d en Leistungsumfang einfließen. 
Nach erfolgter Überprüfung werden die Ergebnisse zusammengestellt und ein Vorschlag für das 
weitere Verfahren vorgelegt. 
 
2. Zur Durchführung des Projekts wird eine interdisziplinäre Projektgruppe sowie eine Steuerungs-
gruppe unter Vorsitz der Projektleitung gebildet, um die Interessen der am Vorhaben mittelbar 
oder unmittelbar Beteiligten einzubinden. 
 
3. Der Rat der Stadt Münster stimmt zu, dass die Verwaltung für die Durchführung des Projekts 
eine externe Projektleitung und einen technischen Sachverständigen beauftragt. 
 
4. Der Ratsantrag Nr. A-R/0006/2023 zur sofortigen Beschlussfassung der CDU-Ratsfraktion „Ein 
System, das passt – eine neue Software für die Kita-Platzvergabe“ in der Fassung des Ände-
rungsantrages der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL, SPD-Fraktion und der Volt Ratsgruppe 
Münster ist damit erledigt. 
 
5. Der Ratsantrag A-R/0012/2023 zur sofortigen Beschlussfassung der Fraktion Bündnis 90/Die 
Grünen/GAL, SPD-Fraktion, der Volt Ratsgruppe Münster sowie Internationale Fraktion Die PAR-
TEI/ÖDP „Jugendhilfe und Fachkräfte – Kommunales Maßnahmenpaket I: Verbesserung der Si-
tuation in der Kindertagesbetreuung“ ist damit aufgegriffen und zum Teil erledigt. 
 
Amt für Kinder, Jugendliche 
und Familien 
 
15.05.2023 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in:  
Frau Gerick, Herr Braun  
Telefon: 492-5528, -5103 
Gerick@stadt-muenster.de 
BraunO@stadt-muenster.de

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V/0276/2023 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
Teilergebnisplan 
 
 Nr. Bezeichnung  Haush.- 
jahr 
Betrag 
€ 
Bemerkungen  
 
Produktgruppe 0601 Förderung von Kindern in Ta-
gesbetreuung 
   
Zeile 13 Aufwendungen für Sach - und 
Dienstleistungen 
2023 120.000 HHAnsatz: 
749.050 € 
 
Die zur Finanzierung erforderlichen Ermächtigungen sind im Haushaltsplan 2023 bei der o. g. Pro-
duktgruppe veranschlagt. 
 
 
Begründung: 
 
Zu den Beschlusspunkten 1 bis 4: 
 
Ausgangslage:  
 
Die Stadt Münster setzt seit 2014 den Kita-Navigator als technisches Verfahren zur Unterstützung bei 
der Platzvergabe in Kindertageseinrichtungen ein. Seit 2017 können Eltern auch ihre Bedarfsanzei-
gen für Plätze in Kindertagespflege in diesem System abgeben. 
Zum Vergabeverfahren für das Kindergartenjahr 2023/2024 wurde erstmalig das Gale-Shapley-
Verfahren angewendet. Diese Weiterentwicklung des Kita-Navigators diente der Umsetzung von Er-
gebnissen aus einer Elternbefragung der Universität Münster (siehe Vorlage V/0652/2018). 
Bei dieser Vergabe-Methode werden die Angaben von Eltern und Kitaleitungen berücksichtigt. Die 
Kitaleitungen tragen dafür die freien Plätze der Kita ein und erstellen eine Rangliste der dort vorge-
merkten Kinder. Diese Rangliste ergibt sich auf der Grundlage der Aufnahmekriterien der jeweiligen 
Kita. Das Amt für Kinder, Jugendliche und Familien hat darauf keinen Einfluss. Die Eltern wiederum 
priorisieren die von ihnen vorgemerkten Kitas (bis zu 25 Einrichtungen sind möglich) nach ihren Wün-
schen. Der Gale-Shapley-Algorithmus ermittelt aus diesen drei Angaben das jeweils bestmögliche 
Betreuungsangebot. Eltern erhalten deshalb nur maximal ein Platzangebot. 
 
Die erste Platzvergabe am 09.02.2023 basierte auf einer fehlerhaften Konfiguration der Software. 
Aufgrund daraus resultierender, fehlerhafter Vermittlungsergebnisse hat die Stadt Münster den Kita-
Navigator am 13. Februar 2023 ausgesetzt. 
Eine gemeinsame Analyse mit der zuständigen Softwarefirma hat ergeben, dass die für den Abgleich 
relevante Reihenfolge der gewünschten Betreuungszeiten (45 Stunden, 35 Stunden mit Verpflegung, 
35 Stunden ohne Verpflegung, 25 Stunden) fehlerhaft konfiguriert war. 
Statt einer Sortierung ausgehend vom größten Betreuungsumfang wurde die Verteilung ausgehend 
vom niedrigsten Umfang ausgeführt. 
Dieser Fehler konnte zum zweiten Vergabeverfahren am 09.03.2023 behoben werden. 
 
Geprüft wurden zudem Rückmeldungen zu Geschwisterkindern und Zwillingen. Die diesbezüglich 
gemeldeten Vergabeergebnisse sind allerdings nicht das Ergebnis eines technischen Fehlers, son-
dern ergeben sich aus einer Entscheidung, auf der dann die Programmierung beruht. Entschieden 
werden musste, ob Geschwisterkinder nur dann Platzzusagen erhalten sollen, wenn die Geschwister 
in derselben Kita ebenfalls einen Platz erhalten können oder ob ihre Platzzuordnung unabhängig 
voneinander möglich ist. In Münster ist die Entscheidung getroffen worden, dass Geschwisterkinder 
auch dann ein Platzangebot erhalten sollen, wenn kein weiterer Platz in dieser Kita für diese Familie 
möglich ist.

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V/0276/2023 
Die Vermittlung von Geschwisterkindern und Zwillingskindern wurde danach gesondert betrachtet, um 
-- soweit es möglich war -- eine gemeinsame Betreuung zu gewährleisten. Dies galt auch bei Ge-
schwisterkindern, bei denen ein Geschwisterkind bereits eine Kita besucht. Das Amt für Kinder, Ju-
gendliche und Familien hat dazu Gespräche mit den jeweiligen Kindertageseinrichtungen geführt, um 
Lösungen zu finden. 
 
Die Erfahrungen der letzten Monate sowie auch die in der weiteren Vergangenheit immer wieder in-
tern und extern geäußerten Kritik an der aktuell eingesetzten IT-Lösung (siehe auch Vorlage 
V/0652/2018 sowie die dieser Vorlage zugrundeliegenden Ratsanträge) und an dem Service der be-
auftragen Firma, verdeutlichen eine nicht unerhebliche Diskrepanz zwischen der tatsächlichen und 
der von den Nutzern in Münster erwarteten Leistung, die aus Sicht der Verwaltung auch dann einer 
tiefergehenden Überprüfung bedarf, wenn der Fehler, der zu der o. g. Problemlage geführt hat, zwi-
schenzeitlich beseitigt werden konnte.  
 
Um eine sachdienliche Entscheidung über den Einsatz einer Software zur Durchführung eines online-
basierten Vergabeprozesses treffen zu können, wird es daher als erforderlich angesehen, die Erwar-
tungen der am Prozess mittelbar und unmittelbar Beteiligten an den Leistungsumfang einer solchen 
Software im Rahmen eines organisatorisch klarstrukturierten Prozesses zusammenzutragen und mit 
den vorhandenen Lösungen in Abgleich zu bringen.    
 
Weiteres Vorgehen und Organisation zur Projektplanung: 
 
Projektziele 
Die Projektziele im Rahmen eines organisatorischen Prozesses sind neben einer Evaluation des ak-
tuellen Verfahrens die Erstellung eines auf die aktuellen Bedarfe angepassten Leistungskatalogs und 
dazu die Durchführung einer Marktrecherche sowie die Entwicklung eines Vorschlages zum weiteren 
Verfahren zum Abschluss des Projekts.  
 
In diesem Prozess sind interne und externe Beteiligte einzubeziehen. Neben der externen Projektlei-
tung wird dafür eine Projektgruppe und eine Steuerungsgruppe installiert. 
 
Projektleitung: 
Mit der Durchführung des zeitlich befristeten Projekts wird ein externer Berater beauftragt.  
Die Projektleitung ist dabei zuständig für alle Belange zur Steuerung des Projekts; dazu gehören u. a. 
die Verfolgung der Projektziele im Rahmen der einzelnen Projektschritte, die Ressourcen - und Ter-
minplanung in Abstimmung mit den weiteren Beteiligten, die Durchführung d er Marktrecherche, das 
Informationsmanagement und die Dokumentation des Projektfortschritts sowie für die Erstellung und 
Präsentation des Abschlussberichts. Darüber hinaus leitet sie beide Gremien und fungiert als Binde-
glied für alle Beteiligten.  
 
Projektgruppe: 
Die Projektgruppe umfasst neben der Projektleitung, Vertretungen des Amtes für Kinder, Jugendliche 
und Familien, des Personal- und Organisationsamtes, der citeq sowie externen technischen Sachver-
stand.  
Die wesentlichen Aufgaben der Projektgruppe bestehen darin, das aktuelle Vergabeverfahren zu eva-
luieren, weitergehende Anforderungen und Erwartungen an den Leistungsumfang einer Software zu 
definieren sowie eine dahingehende Marktrecherche der am Markt befindlichen Programme zu be-
werten. Die Projektgruppe greift dabei auch auf Erfahrungen anderer Städte zurück. 
 
Steuerungsgruppe: 
Die Steuerungsgruppe, bestehend aus verschiedenen Vertretungen der Politik, Träger und Eltern wird 
die unterschiedlichen Belange und Ziele aller Beteiligten definieren und zusammenführen. Ziel ist es 
einen belastbaren Entscheidungsvorschlag vorzulegen, der die Ergebnisse des organisatorischen 
Prozesses darstellt und dahingehend bewertet, ob die aktuelle Software den neu definierten Anforde-
rungen entspricht oder eine Neuausschreibung notwendig ist.

- 4 - 
V/0276/2023 
Projektzeitraum 
Dieses Verfahrens wird voraussichtlich ca. 1 Jahr dauern. 
 
Platzvergabeverfahren 2024/2025: 
 
Das Platzvergabeverfahren für das Kindergartenjahr 2024/2025 wird im Februar 2024 aufgrund der 
zeitlichen Perspektive des vorstehend beschriebenen Projektes auf jeden Fall weiterhin mit dem vor-
handenen System (Kita-Navigator inkl. Gale-Shapley-Algorithmus) durchgeführt werden müssen. In 
diesem Zusammenhang erfolgen mit den Trägern der münsterischen Kindertageseinrichtungen in der 
Arbeitsgemeinschaft 5 nach § 78 SGB VIII weitere Abstimmungen, um die einzelnen Schritte im Ver-
fahren gut vorzubereiten und um insbesondere die Kommunikation für alle am Prozess beteiligte Per-
sonen zu gewährleisten. Sollte das Verfahren neuausgeschrieben werden, ist je nach zeitlichen Ver-
lauf der Ausschreibung gegebenenfalls auch das Vergabeverfahren für das Kitajahr 2025/2026 noch 
mit dem aktuellen Programm durchzuführen. 
 
Fazit zu den Beschlusspunkten 1 bis 4: 
Das Amt für Kinder Jugendliche und Familien wird den organisatorischen Prozess im Rahmen der 
Kitaplatzvergabe hinsichtlich der entsprechenden Software überprüfen. In diesem Verfahren werden 
Verwaltung, Politik, Träger und Eltern eingebunden, sodass die entsprechenden Belange und Anfor-
derungen aller Beteiligten vertreten sein werden. 
Im Ergebnis wird den politischen Gremien ein Entscheidungsvorschlag vorgelegt, ob die aktuelle 
Software den neu definierten Anforderungen entspricht oder eine Neuausschreibung notwendig ist. 
 
 
Zu dem Beschlusspunkt 5: 
 
Der Ratsantrag A-R/0012/2023 zur sofortigen Beschlussfassung der Fraktion Bündnis 90/Die Grü-
nen/GAL, SPD-Fraktion, der Volt Ratsgruppe Münster sowie Internationale Fraktion Die PARTEI/ÖDP 
„Jugendhilfe und Fachkräfte – Kommunales Maßnahmenpaket I: Verbesserung der Situation in der 
Kindertagesbetreuung“ sieht unter Punkt 2 die Prüfung vor, ob zukünftig Erzieher*innen und andere 
pädagogische Fachkräfte, die in der Kindertagesbetreuung oder anderen Bereichen der Jugendhilfe 
tätig sein, bei der Vergabe von Kitaplätzen und OGS-Plätzen bevorzugt berücksichtigt werden kön-
nen. 
 
In Bezug auf die Vergabe von Plätzen in Kindertageseinrichtungen hat bei dem laufenden Platz-
Vergabeverfahren 2023/2024 keine gesonderte Priorität für einzelne Berufsgruppen gegeben. Aller-
dings hat die Stadt den Trägern in diesem Jahr erstmalig mitgeteilt, dass sie betriebliche Plätze ein-
räumen dürfen. Das bedeutet, dass die Träger für Kinder von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 
regelmäßig in ihren Kitas beschäftigt sind (das sind neben Erzieherinnen und Erziehern z. B. auch 
Hauswirtschaftskräfte), per Einzelfallentscheidung einen Vorrang bei der Platzvergabe einräumen 
dürfen. Hiervon haben einige Kindertageseinrichtungen Gebrauch gemacht. 
 
Eine grundsätzliche, bevorzugte Vergabe freier Kitaplätze an bestimmte Personengruppen würde 
ein neues Vergabekriterium darstellen.  
Für Vergabekriterien gilt, dass diese grundsätzlich keine weitreichenden Gestaltungs- und Wer-
tungsspielräume beinhalten dürfen und den in der Sache begründeten Anforderungen gerecht wer-
den müssen. Bei der Bevorzugung der im Antrag benannten Personengruppen ist deshalb abzuwä-
gen, ob für einen klar definierten Vorrang hinreichend gewichtige Gründe vorliegen, die das Zurück-
treten der Bedarfe anderer rechtfertigen.  
 
Der Vorrang einer Personengruppe ist vor dem Hintergrund dieser Anforderungen jedenfalls dann 
zu weit gefasst, wenn die Tätigkeit in der Jugendhilfe keinen direkten Bezug zu den Systemen hat, 
für die der Vorrang gelten soll (Kita, OGS). Bei einer Ausdehnung des Vorrangs auf alle in der Ju-
gendhilfe beschäftigten pädagogischen Fachkräfte ist zu erwarten, dass dieses einer kritischen, ju-
ristischen Überprüfung nicht standhalten würde.

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V/0276/2023 
Fraglich ist, ob ein regelhaftes Zurücktreten der Bedarfe anderer dann sachgerecht ist, wenn die 
Personengruppe, nur die pädagogischen Mitarbeiter*innen von Kitas und OGS umfasst.  
Der Vorrang ließe sich dadurch begründen, dass die Platzvergabe an diesen Personenkreis dazu 
führt, dass diese Personen dann ihrer Tätigkeit in den Kitas und der OGS nachgehen können und 
damit für mehr Kinder Betreuungsplätze gesichert werden können bzw. bereitgestellt werden kön-
nen. Dieser für die Betreuungssysteme entstehende Effekt kommt dann anderen Familien zugute 
und wiegt damit den durch den Vorrang für andere entstandenen Nachteil zumindest teilweise wie-
der auf.  
 
Ob dieser Einschätzung einen grundsätzlichen, regelhaften Vorrang von pädagogischen Mitarbei-
ter*innen von Kitas und OGS bei der Platzvergabe rechtfertigt, ist allerdings nicht abschließend si-
chergestellt.  
Es ist durchaus möglich, dass es Mitarbeiter*innen in beiden Systemen gibt, die zum Beispiel in der 
Lage wären, die Betreuung ihrer Kinder privat zu organisieren, während Eltern mit einer anderen 
Profession dies eventuell nicht können, z. B. weil keine Betreuung durch die Großeltern möglich ist. 
Zudem hat die Vergabe von Kitaplätzen aufgrund der akuten und absehbar auch längerfristigen 
Mangellage für viele Eltern eine existentielle Dimension angenommen, die sich mit weiteren Ein-
schränkungen des Zugangs zu diesen Plätzen nicht gut verträgt.  
 
Fazit zum Beschlusspunkt 5: 
Ein grundsätzlicher, regelhafter Vorrang von pädagogischen Fachkräften in der Jugendhilfe bei der 
Platzvergabe in Kitas oder OGS ist nicht möglich. Ein Vorrang von pädagogischen Mitarbeiter*innen 
von Kitas und OGS könnte als neues Vergabekriterium in den Katalog der städtischen Kitas aufge-
nommen werden. Ob der dadurch mögliche positive Effekt für einen Teil der anderen Familien einer 
juristischen Überprüfung standhält, kann nicht abschließend beurteilt werden.    
 
 
 
In Vertretung 
 
gez.  
 
Thomas Paal 
Stadtdirektor 
 
 
Anlagen: 
Anlage A 
Anlage 1: Antrag A-R/0006/2023 der CDU-Fraktion 
Anlage 2: Änderungsantrag zum Antrag A-R/0006/2023 der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL,  
    SPD-Fraktion und der Volt Ratsgruppe Münster 
Anlage 3: Ratsantrag A-R/0012/2023 zur sofortigen Beschlussfassung der Fraktion Bündnis 90/Die  
    Grünen/GAL, SPD-Fraktion, der Volt Ratsgruppe Münster sowie Internationale Fraktion   
    Die PARTEI/ÖDP „Jugendhilfe und Fachkräfte – Kommunales Maßnahmenpaket I: Ver- 
    besserung der Situation in der Kindertagesbetreuung“