Aufwandsneutrale Gewährung von Sachkosten für das Case Management des Kommunalen Integrationsmanagements (KIM)

Dezernat, Dienststelle  
OB/16/162 
 
Vorlagen-Nummer 
 2725/2023 
Freigabedatum 
08.11.2023  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Aufwandsneutrale Gewährung von Sachkosten aus städtischen Mitteln  
für das Case Management des Kommunalen Integrationsmanagements (KIM)  
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
 
Der Rat der Stadt Köln beschließt ab 01.01.2024 
 
die Gewährung von Sachkosten für die Träger des KIM Case Managements  im 
Rahmen der Mittelverwendung aus den zur Verfügung stehenden städtischen 
Mitteln in Höhe von maximal 11.000 € jährlich pro Trägerstelle für das Case Ma-
nagement in KIM (Baustein 2). Die Inanspruchnahme für Sachkosten ist nur dann 
möglich, wenn die Mittel  nicht vorrangig für Personalkosten eingesetzt werden 
müssen. 
 
 
Integrationsrat 16.01.2024 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 18.01.2024 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 29.01.2024 
Rat 06.02.2024

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung 
 
Zusammenfassung in einfacher Sprache:  
Menschen, die neu aus dem Ausland nach Köln gekommen sind, können sich beim 
Kommunalen Integrationsmanagement in den Stadtvierteln beraten lassen. Neben der 
Beratung soll auch die städtische Verwaltung schneller und besser werden. Bisher 
konnten nur Person alkosten für die Beratung aus dem städtischen Zuschuss von 
11.000 € bezahlt werden. Nun sollen auch Sachkosten wie Miete, Energie und anderes 
daraus bezahlt werden können.  
 
 
Der Rat der Stadt Köln hat der Teilnahme am Landesprogramm Kommunales Integra-
tionsmanagement (KIM) und damit der Einrichtung eines rechtskreisübergreifenden, 
einzelfallbezogenen Case Managements im Mai 2021 zugestimmt (Vorlage 
1004/2021). Der Rat der Stadt Köln hat im Dezember 2022 die Fortführung des Pro-
gramms beschlossen (Vorlage 2904/2022). 
Das operative Case Management im Sinne der Landesförderung KIM wird in allen Köl-
ner Stadtteilen ausschließlich von Trägern der freien Wohlfahrtspflege durchgeführt.  
 
Die Beratung richtet sich an  
- Kölner*innen mit internationaler Familiengeschichte, die nich t vorrangig durch das 
Jobcenter integrativ begleitet werden 
 
und mit spezialisierten Beratungsangeboten für folgende Zielgruppen: 
- Kölner*innen mit internationaler Familiengeschichte mit Behinderung  
- Kölner*innen mit internationaler Familiengeschichte aus der queeren Community 
 
Insbesondere werden Menschen mit internationaler Familiengeschichte, die den Auf-
enthaltsstatus Duldung oder Aufenthaltsgestattung besitzen in den Blick genommen, da 
dieser Gruppe oft der Zugang in andere Beratungssysteme fehlt.  
 
Gleichzeitig sollen aus den Beratungen systematisch Erkenntnisse für strukturelle Ver-
besserungen gewonnen werden. 
 
Finanzierung in der bisherigen Form: 
Die Umsetzung des KIM im Baustein 2 (Case Management) erfolgt in Köln durch 14 
Stellen bei Trägern der freien Wohlfahrtspflege. (2 Stellen sind beim Amt für Integration

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und Vielfalt angesiedelt). Die Fördergrenze liegt bei maximal 68.000 € jährlich pro Stelle 
(57.000 € Landesförderung und 11.000 € als maximaler kommunaler Anteil). Das Pro-
gramm ist durch gese tzliche Verankerung auf Dauer angelegt und wird jährlich durch 
Zuwendungsbescheid und Anpassung bzw. Neuerlass der Förderrichtlinie fortgeschrie-
ben. 
Die Förderung ist derzeit ausschließlich für Personalkosten vorgesehen, die den 
Trägern durch zusätzlichen Personaleinsatz entstehen. Im Rahmen der auch für 2023 
geltenden Förderrichtlinie des Landes zur Gewährung der Fachpauschale in Höhe von 
nunmehr x 57.000 € pro Stelle (in Köln 14 Stellen bei Trägern) per Bewilligungsbescheid 
vom 15.02.2023 ist eine Gewährung bzw. Förderung von Sachkosten in direkter oder 
umgelegter Form nicht möglich. Jene Kosten werden auch anderweitig nicht erstattet. 
Der Rat kann entscheiden, dass die – bereits zur Verfügung gestellte – kommunale 
Förderung neben Personal- auch Sachkosten umfasst. 
 
Situation der Beratungsstellen: 
Aktuell stehen viele Träger der Wohlfahrtspflege durch steigende Kosten im Energiebe-
reich, aber auch durch die allgemeine Inflation, finanziell stark unter Druck: So können 
zum Beispiel Räumlichkeiten für die Beratung nicht mehr allein aus trägereigenen Mit-
teln finanziert werden. Damit droht sehr konkret der Ausstieg einiger etablierter Träger 
aus dem Landesprogramm KIM. Das hätte den Verlust von Beratungsangeboten für 
Menschen mit internationaler Familiengeschichte in Köln zur Folge und würde den Er-
folg des Programms schmälern.  
Bereits jetzt sind die Beratungsstellen an ihrer Kapazitätsgrenze angelangt - gerade in 
Zeiten der auf Bundesebene geplanten Kürzungen bei den Jugendmigr ationsdiensten 
und der Migrationsberatung für Erwachsene ist davon auszugehen, dass sich die Nach-
frage der Ratsuchenden noch stärker auf die KIM Case Management Stellen verteilen 
wird. Ein Wegfall dieser Beratungsangebote ist weder im Interesse der Zielgru ppen 
noch im Interesse der Stadt, da die Beratungsstellen sehr wichtige Arbeit leisten, unter 
anderem bei dem Zusammenstellen von komplexen Anträgen für verschiedene Ämter 
oder andere Stellen. Für Menschen, die neu aus dem Ausland nach Köln kommen, sind 
Angebote der Träger wie das KIM Case Management entscheidend, um z.B. die Aner-
kennung ihres Berufsabschlusses schnell und strukturiert zu beantragen, was auch für 
die Stadtgesellschaft einen hohen Nutzen hat. Auch für die langfristige, soziale Integra-
tion vor Ort ist die Beratung entscheidend.  
Aus diesem Grund soll die bisherige Verwendung des städtischen Eigenanteils 
in Höhe von 11.000 € nicht nur für Personalkosten, sondern auch für die Sach-
kosten ermöglicht werden. Die Personalkosten sind weiter vorrangig vor Sachkosten. 
Zu den Sachkosten fallen sowohl umlagefähige Kosten (z.B. Büromiete etc.) als auch 
Einzelkosten für Fortbildungen, Lizenzen und weitere (siehe Richtlinie). Durch einen 
Ratsbeschluss kann die Aufgabenwahrnehmung des KIM-Case Managements und der 
gesetzlichen Vorgaben durch die ausführenden Träger der freien Wohlfahrtspflege 
durch ergänzende Förderung auch im Sachkostenbedarf sichergestellt werden. Somit 
bleibt die Arbeit der Träger als wichtige Säule des sozialen Köln weiter möglich. Gleich-
zeitig bleibt die stabile Basis für strukturelle Änderungen erhalten. 
 
Zur Gewährung der Sachkosten wurde eine Förderrichtlinie erarbeitet, die als Anlage 
beigefügt ist.

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Förderrichtlinie über die Gewährung von Personalkosten und Sachkosten für 
die KIM Baustein 2 Träger im Rahmen der Mittelverwendung aus kommunalen 
Mitteln 
 
1. Ziel und Hintergrund der geförderten Maßnahme: 
Sicherstellung der Aufgabenwahrnehmung der Durchführung des „Case 
Managements“ im Rahmen des Handlungskonzepts des Landes NRW über 
das Kommunale Integrationsmanagement (KIM) und der gesetzlichen 
Vorgabe durch die ausführenden Träger der freien Wohlfahrtpflege durch 
ergänzende Unterstützung auch im Sachkostenbedarf, der durch die 
Durchführung von KIM entsteht und welchen die Träger anderweitig nicht 
erstattet bekommen.  
Gesetzlicher Auftrag und Hintergrund der Förderung: Die Landesregierung 
fördert gemäß des gesetzlichem Auftrages aus § 9 Teilhabe- und 
Integrationsgesetz die Einführung des KIM in allen Kreisen und kreisfreien 
Städten in Nordrhein-Westfalen. Mit KIM sollen die vielfältigen Angebote in der 
Integrationsarbeit innerhalb und außerhalb der Kommunalverwaltung 
koordiniert und einheitlich ausgerichtet werden. Im Fokus steht die 
verbesserte Zusammenarbeit in den Regelstrukturen, um die Phase des 
Ankommens von Beginn an auf Teilhabe auszurichten. Barrieren und 
Zugangshindernisse in der Regelstruktur sollen abgebaut werden, um einen 
lückenlosen Übergang in den Phasen des Rechtskreiswechsels zu 
ermöglichen.  
Die Koordinierungsstelle im Kommunalen Integrationszentrum (KI) im Amt für 
Integration und Vielfalt ist für die Umsetzung des Gesamtprozesses von KIM 
in der Stadt Köln verantwortlich. Neben der strukturellen Steuerung auf 
Kommunalebene mit verschiedenen Instrumenten wird mit dem Baustein 2 
des Landesprogramms ein rechtskreisübergreifendes Case Management für 
Köln etabliert.

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Das Programm ist per Gesetzesverankerung auf Dauer angelegt und wird 
jährlich per Bewilligungsbescheid und Anpassungen und Neuerlass der 
Förderrichtlinie fortgeschrieben.  
 
2. Finanzierung: 
Die Durchführung des Kommunalen Integrationsmanagements (KIM) im 
Baustein 2 (Case Management) wird in Köln durch Träger der freien 
Wohlfahrtspflege durchgeführt. Die Fördergrenze liegt pro Stelle bei maximal 
68.000 € (57.000 € Landesförderung sowie 11.000 € als maximaler 
kommunaler Anteil).  
 
3. Vorrang der Gewährung von Personalkosten vor Sachkosten 
Die Erstattung der Personalkosten aus dem kommunalen Anteil ist gegenüber 
der Erstattung der Sachkosten vorrangig. Mittel, die nicht als Personalkosten 
abgerechnet werden, können für Sachkosten wie im nächsten Abschnitt 
beschrieben, genutzt werden. Die Abrechnung der Personalkosten erfolgt 
gemäß den mit den Trägern geschlossenen Weiterleitungsverträgen. 
 
4. Geltendmachung des Bedarfs zur Berücksichtigung von Sachkosten  
Durch flexible Nutzung des städtischen Eigenanteils in Höhe von 11.000 € 
sowohl für Personalkosten als auch für Sachkosten/ Overheadkosten werden 
die allgemein steigenden Kosten für Träger abgefedert. Gemeint sind sowohl 
umlegbare Kosten (zum Beispiel Büromiete) sowie auch individuelle Kosten 
für Fortbildungen, Lizenzen und weitere.  
Hierbei sind folgende Grundsätze zu beachten: 
 Die Gewährung von Sachkosten aus dem kommunalen Eigenanteil 
sind nachrangig gegenüber der Gewährung von Personalkosten. 
 Die Gewährung kann nicht erfolgen für Aufwendungen, welche von 
anderen Stellen erstattet werden oder erstatten werden können.  
 Die Träger erwirken, auch aus dem Weiterleitungsvertrag, aufgrund 
der Deckelung keinen Rechtsanspruch auf Erstattung der geltend 
gemachten Sachkosten in voller Höhe, selbst dann, wenn die 
geltend gemachten Kosten den übrigen Vorgaben aus Punkt 4 
dieser Richtlinie entsprechen.

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 Die Förderung aus Landesmitteln und deren Förderzweck werden 
durch diese Regelung nicht berührt.   
 Die allgemeinen Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit, der 
Sparsamkeit und der Kosteneffizienz sind zu beachten. 
 
5. Abrechenbare Sachkosten: 
 
a. Personenbezogene Einzelkosten, die für die/den konkrete(n) 
Stelleninhaber*in im laufenden Kalenderjahr entstehen: 
1. Fortbildungskosten (Unterbringung, Reise, Teilnahmegebühr). 
2. Zertifikatskosten bei Erwerb von Qualifikationen. 
3. Fahrtkosten zu Dienst- und Beratungsgeschäften und 
Veranstaltungen, sofern der/dem Stelleninhaber*in nicht eine 
Monatsfahrkarte oder sonstige Beförderungsmöglichkeiten 
bereitgestellt werden.  
4. Literatur und Arbeitsmaterialen, die ausschließlich für die/den 
Stelleninhaber*in zu Verfügung gestellt werden.  
Hinsichtlich der Reise- und Bewirtungskosten sind die Vorschriften 
des Landesreisekostengesetzes (LRKG) entsprechend 
anzuwenden. 
b. Stellenbezogene Einzelkosten, die für Einrichtung und Fortführung der 
Arbeitsinhalte der Stelle entstehen:  
1. Beschaffungskosten Arbeitsplatz und IT-Geräte, sofern diese im 
Abrechnungszeitraum tatsächlich nur für die eingerichtete Stelle 
beschafft wurden.  
2. Kosten für die Anschaffung und Fortführung eines S/MIME 
Zertifikat (Verschlüsselung von Email-Kommunikation) oder 
sonstiger IT-Zertifikate, welche zur Ausübung der Aufgabe 
durch den KIM Träger im Rahmen der Vorgaben aus der KIM 
Förderung erforderlich werden.  
3. Kosten für die monatliche Raummiete, sofern die Anmietung 
einer neuen Liegenschaft oder Geschäftsräume zur 
Sicherstellung des Beratungsangebotes erforderlich wird. Nicht

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gemeint sind umlegbare Kosten, die für Nutzung der bisherigen 
Trägerliegenschaft entstehen. 
4. Kosten für programmspezifische Öffentlichkeitsarbeit: 
Erstellung und Druck von Visitenkarten und Flyern. 
 
c. Umlegbare Gemeinkosten, welche dem Träger wegen der 
Durchführung des KIM Bausteins 2 entstehen 
1. Umgelegte Mietkosten anteilig für die genutzte Stelle im 
Verhältnis zu den Gesamtaufwendungen, welche dem Träger 
durch die Gesamtkosten im Bereich der Mietaufwendungen der 
Liegenschaft entstehen in Höhe von maximal 10 % der 
Fördersumme im Jahr. 
2. Umgelegte Energiekosten anteilig für die genutzte Stelle im 
Verhältnis zu den Gesamtaufwendungen, welche dem Träger 
durch die Gesamtkosten im Bereich der Energieaufwendungen 
für die Liegenschaft entstehen in Höhe von maximal 10 % der 
Fördersumme im Jahr. 
3. Umgelegte Verwaltungskosten anteilig für die genutzte Stelle im 
Verhältnis zu den Gesamtaufwendungen, welche dem Träger 
durch die Gesamtkosten im Bereich der Verwaltung für den 
Träger entstehen in Höhe von maximal 10 % der Fördersumme 
im Jahr. 
 
d. Weitere nicht zuwendungsfähige Posten: 
1. nicht zahlungswirksame Aufwendungen und Kosten (z.B. 
Abschreibungen, Bildung von Rückstellungen, kalkulatorische 
Zinsen).  
2. Spenden an Dritte. 
3. Kosten die durch Versäumnisse oder Fehlverhalten des 
Zuwendungsempfängers entstanden sind (z.B. 
Versäumnisgebühren, Bußgelder). 
 
e. Änpassung der Weiterleitungsverträge

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Mit der Änderung der Fördermöglichkeiten werden die bereits 
geschlossenen Weiterleitungsverträge angepasst.  
 
6. Verfahren und Abrechnung 
Eine Abrechnung im Rahmen des Mittelabrufs ist erst zum Jahresende 
möglich, da übersteigende Personalkosten verrechnet werden müssen. Bei 
Start der Förderung ab 1.1.2024 somit erst zum Jahresende 2024. Hierbei 
ist die Vorrangigkeit der Mittelverwendung für den Personaleinsatz zu 
beachten.  
 
o Feststellung der verfügbaren Mittel: Für die Abrechnung der 
Personalkosten wird ein eigenes einheitliches Formular verwendet, 
welches seitens der KIM Koordination beim Amt für Integration- und 
Vielfalt bereitgestellt wird. Dieses schließt zum Jahresende mit dem 
Ergebnis pro Stelle ab, in welcher Höhe nach Verausgabung noch 
Mittel für die Sachkosten zur Verfügung stehen.  
o Feststellung der verausgabbaren Sachkosten pro Stelle und Träger. 
Die Auflistung der entsprechenden Sachkosten pro Stelle erfolgt 
ebenfalls auf einem vorgegebenen einheitlichen Formular, welches der 
Träger zum Ende des Jahres im Rahmen der Geltendmachung der 
Mittelweiterleitung einreicht.  
Dabei können nur die Kosten geltend gemacht werden, welche unter 4.a 
bis 4.c abschließend genannt werden, ausgenommen der Kostenarten 
welche unter 4.d genannt werden und unter Beachtung der Grundsätze 
unter 3. 
Die Träger sind im Zuge der Weiterleitungsverträge, aber auch bei 
Bewilligung der Sachkosten darauf hinzuweisen, dass die Nachweise zu 
allen geltend gemachten Kosten für einen Zeitraum von 10 Jahren 
aufbewahrt und vorgehalten werden müssen, vorbehaltlich einer 
Überprüfung der Richtigkeit der Angaben.  
Ebenfalls ist auf eine Erstattungspflicht zu verweisen, sollten die Angaben 
nicht entsprechend nachweisbar sein.

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7. Inkrafttreten  
Diese Förderrichtlinie tritt mit Datum vom 01.01.2024 in Kraft und gilt bis 
zunächst 31.12.2024.