Bundesweite Ausschreibung einer Dienstleistungskonzession Stadtfest Münster - Aufhebung der Ausschreibung -

V/0688/2012 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Münster Marketing 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Bundesweite Ausschreibung einer Dienstleistungskonzession Stadtfest Münster 
- Aufhebung der Ausschreibung - 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
18.09.2012 Werksausschuss Münster Marketing Vorberatung 
19.09.2012 Rat Entscheidung 
19.09.2012 Hauptausschuss Vorberatung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
Der Rat beschließt, das Verfahren zur Vergabe einer Dienstleistungskonzession „Stadtfest Mün s-
ter“ aufzuheben und von der Vergabe einer Dienstleistungskonzession zur Durchführung des 
Stadtfestes in den Jahren 2013 bis 2015 abzusehen. 
 
 
 
 
Begründung: 
 
1. Ausgangslage 
 
Nachdem die Eurocityfest GmbH, die von der Stadt Münster bis einschließlich 2011 mit der Org a-
nisation und Durchführung der Stadtfeste beauftragt war, eine Fortsetzung des zugrunde liege n-
den Vertragsverhältnisses insbesondere mit der Begründung abgele hnt hatte, dass die Durchfü h-
rung der Veranstaltung auf einem ansprechenden Niveau nicht ohne finanzielle Unerstützung der 
Stadt möglich sei, hat der Rat die Verwaltung am 13.07.2011 (Vorlagen -Nr. V/448/2011) beau f-
tragt, eine öffentliche Ausschreibung für e in jährlich wiederkehrendes Stadtfest vorzubere iten. 
Nach Maßgabe des Ratsbeschlusses vom 13.07.2011 sollte das Stadtfest insbesondere 
 
 ein vielfältiges, vor allem musikalisches und kulturelles Bühnenprogramm an ve rschiedenen 
Standorten in der Innenstadt umfassen, 
 Angebote für möglichst alle Zielgruppen bereithalten und 
 auf einer zentralen Bühne auf dem Münsteraner Domplatz u.a. national und/oder internati o-
nal bekannte Musikgruppen und Künstler präsentieren. 
 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0688/2012 
Auskunft erteilt: 
Herr Schmücker 
Ruf: 
492 27 50 
E-Mail: 
Schmuecker@stadt-muenster.de  
Datum: 
04.09.2012 
Öffentliche Beschlussvorlage

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Veranstalterin des Stadtfestes sollte die Stadt Münster werden, die allerdings für die Durchführung 
des Stadtfestes keine Barfinanzmittel zur Verfügung stellen und auch keine finanziellen Risiken 
aus der Veranstaltung übernehmen sollte. Zur Vorbereitung und Begleitung der Ausschreibung 
sollte ein Arbeit skreis mit je einem Vertreter/einer Vertreterin der im Rat vertretenen politischen 
Parteien, dem Bezirksbürgermeister des Stadtbezirks Münster Mitte sowie Vertretern/Vertreterin 
der Initiative Starke Innenstadt, dem runden Tisch der Innenstadtkaufleute, Ve rbänden und den 
Marktbeschickern, gegebenenfalls unter Hinzuziehung weiterer Experten und der Verwaltung ei n-
gerichtet werden. 
 
 
2. Verfahren 
 
Nachdem in Umsetzung des Ratsbeschlusses vom 13.07.2011 ein Arbeitskreis gegründet wurde, 
wurde ein Verfahren zur Vergabe einer Dienstleistungskonzession „Stadtfest Münster“ initiiert. In 
diesem Rahmen sind die verschiedenen Interessengruppen innerhalb der Stadt Münster (u.a. Ve r-
tretern/innen der Innenstadtkaufleute, Marktbeschicker, DEHOGA, Schaustellerverband) zum 
Thema Stadtfest gehört worden. Nach den daraufhin getroffenen Festlegungen im Arbeitskreis 
wurde das Verfahren zur Vergabe einer Dienstleistungskonzession „Stadtfest Münster“ nach den 
einschlägigen gemeinschaftsrechtlichen Anforderungen anschließend in zwei Stufen durchgeführt: 
 
 Stufe 1 – Teilnahmewettbewerb: Im Rahmen eines sog. Teilnahmewettbewerbs wurden 
zunächst qualifizierte Interessenten ermittelt. Zu diesem Zweck wurde am 20.02.2012 in 
verschiedenen Veröffentlichungsorganen die Absicht der Stadt Münst er bekannt gegeben, 
im Rahmen eines wettbewerblichen Verfahrens zur Vergabe einer Dienstleistungskonze s-
sion einen Vertrag mit einem Bewerber über die Durchführung/Organisation der Stadtfeste 
in den Jahren 2013 bis 2015 abzuschließen. Die bundesweit veröffe ntlichte Bekanntma-
chung ist an folgenden Stellen veröffentlicht worden: Submissionsanzeiger, Subreport, i-
bau-Planungsinformationen, bi –Ausschreibungsblatt, www.Vergabe24.de und www.stadt-
muenster.de sowie im eBundesanzeiger und in den Lokalzeitungen Westfälische Nachrich-
ten und Münstersche Zeitung. 
 
 Stufe 2 – Angebotswettbewerb: Im Rahmen der 2. Verfahrensstufe sind die im Teilna h-
mewettbewerb ausgewählten Bewerber zur Abgabe von Angeboten aufgefordert worden. 
Auf der Grundlage der abgegebenen Angebote fand unter Beteiligung des Arbeitskreises 
eine Angebotspräsentation statt. 
 
Um den Bewerbern bereits in der Phase des Teilnahmewettbewerbs  – und damit vor der Abgabe 
von Angeboten – einen Eindruck über die Vorstellungen der Stadt Münster zu vermitteln, wurde 
den Interessenten bereits in der Phase des Teilnahmewettbewerbs ein „Informationsmemora n-
dum“ übermittelt, das die Zielvorstellungen der Stadt Münster darlegte. Die Inhalte des Informat i-
onsmemorandums wurden mit den Mitgliedern des Arbeitskreises abgestimmt. 
Nach bundesweiter Veröffentlichung der Ausschreibung haben sich bis zum 05.04.2012 fristg e-
recht vier Unternehmen b eworben. Die Verwaltung hat die Bewerbungen gemäß der Kriterien der 
veröffentlichten Ausschreibung – Tätigkeitsschwerpunkt, wirtschaftliche Le istungsfähigkeit, Ref e-
renzprojekte und Konzeptentwurf - formal und inhaltlich geprüft. 
Nach Bericht und einstimmigem Beschluss des Arbeitskreises am 23.04.2012 sind alle vier B e-
werber am 09.05.2012 informiert worden, dass sie am Vergabewettbewerb (2. Verfa hrensstufe) 
beteiligt werden. Gleichzeitig wu rden alle Bewerber schriftlich aufgefordert, ihre Angebote gemäß 
Angebotsaufforderung einzureichen.  
Innerhalb der Angebotsfrist haben drei Unternehmen Angebote abgegeben. Ein Interessent hat 
davon abgesehen, sich am weiteren Verfahren mit einem Angebot zu beteiligen. B egründet hat er 
dies einerseits mit Zeitgründen sowie damit, dass aus seiner Sicht die Finanzierung nicht umfa s-
send zu gewährleisten sei.

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Am 22.06.2012 hatten die Bieter, die Angebote abgegeben hab en, Gelegenheit, ihre Angebote im 
Arbeitskreis zu präsentieren. Alle Bieter nahmen  die Gelegenheit zur Präsentation i hrer Angebote 
und Konzepte wahr.  
 
 
3. Auswertung der Angebote 
 
Die Auswertung der Angebote am Maßstab der bekannt gegebenen Kriterien im A rbeitskreis hat 
einstimmig zu dem Ergebnis geführt, dass keines der Angebote die vorausgesetzten Maßstäbe 
und Anforderungen erfüllt. Daher sollte auf den Abschluss eines Vertrages zur Durchführung eines 
Stadtfestes in den Jahren 2013 bis 2015 auf der Grund lage der vom Rat der Stadt Münster b e-
schlossenen und im Verfahren umgesetzten Voraussetzungen verzichtet werden.  
 
Der an die Verwaltung gerichtete Auftrag, eine öffentliche Ausschreibung für ein jährlich stattfi n-
dendes Stadtfest vorzubereiten und durchzuführen, war erkennbar von dem Anliegen getragen, ein 
„münsterspezifisches“ Stadtfest unter Einbeziehung national und/oder international bekannter 
„Top-Acts“ auf der zentralen Domplatzbühne auszurichten, das sich von vergleichbaren Veransta l-
tungen anderer Kommunen unterscheidet. Sowohl in der Vorlage V/0448/2011 als auch in den von 
der Verwaltung vorbereiteten und mit dem Arbeitskreis abg estimmten Verfahrensunterlagen war 
daher ein erkennbarer Wert auf einen deutlichen regionalen Bezug zur Stadt Münster geleg t wor-
den. Ziel war es folglich nicht, eine Festivität um ihrer selbst Willen ins Leben zu rufen, sondern 
eine unterscheidbare Veranstaltung mit einer Mischung aus regionalen bzw. lokalen Charakterist i-
ka und programmatischer Anziehungskraft zu implementieren. Das Stadtfest Münster sollte attrak-
tiv für die Münsteraner Bürgerinnen und Bürger und ein großes Publikum aus der Region sein und 
darüber hinaus Werbecharakter für die Stadt Münster sowie die Wirtschaft der Stadt entwickeln. 
Das Anliegen, ein auf Münste r zugeschnittenes Stadtfest zu organisieren, sollte durch eine solide 
Finanzierung der Veranstaltungen abgesichert werden. Auch dazu hatten sich die  Konzepte der 
Bieter zu verhalten. 
 
Auch – und gerade – nach der Präsentation der Angebote durch die Bieter bestand im Arbeitskreis 
Konsens darüber, dass keines der Angebote die sowohl in der Beschlussvorlage als auch in den 
Verfahrensunterlagen zum Ausdruck gebrachten Vorstellungen und Bedingungen der Stadt Mün s-
ter hinreichend erfüllt. Insgesamt bestand Überein stimmung darüber, dass die eingegang enen 
Angebote nicht erwarten lassen, dass sie zur Organisation eines Stadtfestes führen, das von den 
Veranstaltungen anderer Kommunen unterscheidbar ist und einen „münsterspezifischen“ Bezug im 
Sinne der erwünschten Mischung aus Regionalität und Anziehungskraft aufweist. 
 
Darüber hinaus unterschieden sich die von den Bietern vorgesehenen Finanzierungskonzepte zum 
Teil erheblich. Im Ergebnis blieb auch in Bezug auf die Finanzierung offen, ob die Konzepte der 
Bieter gesichert gegenfinanziert werden können.  
Im Verfahren ist im Übrigen offenkundig geworden, dass die Organisation eines Stadtfestes zu den 
in den Verfahrensunterlagen aufgegriffenen und vom Rat vorgegebenen Konditionen eine echte 
finanzielle Herausforderung für d ie Bewerber darstellt. Von einigen Bietern ist zum Ausdruck g e-
bracht worden, dass ein qualitativ hochwertiges Stadtfest in der geforderten Form ohne finanzielle 
Unterstützung durch die Stadt nur schwer bzw. kaum zu realisieren sei. Diese Ei nschätzung deckt 
sich mit derjenigen der Eurocityfest GmbH, die die Fortsetzung der Zusammenarbeit mit eben di e-
sem Argument abgelehnt hatte. Insbesondere die Finanzierung eines Top -Acts auf dem Domplatz 
scheint erhebliche Probleme im Hinblick auf die Gesamtfinanzierung ei nes den Anforderungen 
entsprechenden Stadtfestes zu begründen.  
 
4. Beschlussempfehlung  
Unter Abwägung aller Kriterien bestand im Arbeitskreis Übereinstimmung darüber, dass ein Ve r-
trag über die Durchführung/Organisation von Stadtfesten im Zeitraum 2013 -2015 auf der Grundla-
ge der im Verfahren eingegangenen Angebote nicht abgeschlossen werden soll. Da die eingega n-

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genen Angebote nach der übereinstimmenden Bewertung im Arbeitskreis die gestellten Anford e-
rungen nicht bzw. nur ansatzweise erfüllen, soll im Rahme n dieses Verfahrens auf eine Auftrag s-
vergabe verzichtet werden. 
 
In rechtlicher Hinsicht ist die Stadt Münster ohne weiteres befugt, von der Vergabe des Auftr ages 
abzusehen. Ein Kontrahierungszwang besteht nicht. Darüber hinaus hat sich die Stadt Münster i n 
den Verfahrensunterlagen, die Grundlage der Angebote waren, ausdrücklich vorbehalten, das Ver-
fahren zur Vergabe der Dienstleistungskonzession zu beenden, wenn keine Angebote oder nur 
Angebote eingehen, die den von der Stadt Münster aufgestellten Anforder ungen nicht oder nur 
unzureichend entsprechen. 
 
Vor einer erneuten Ausschreibung wird nach Einschätzung des A rbeitskreises und der Verwaltung 
zu prüfen sein, ob mö glicherweise die Rahmenbedingungen der Vergabe insbesondere in Bezug 
auf die finanziellen Kon ditionen verändert oder Abstriche an den bisher erwarteten Inhalten und 
Standards vorgenommen werden müssen. 
 
 
 
I.V. 
gez. Schultheiß 
Stadtdirektor