Übernahme von Auszubildenden mit Behinderung

Dezernat, Dienststelle  
I/11/111/3 
 
Vorlagen-Nummer  29.02.2024 
 0788/2024 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 11.03.2024 
 
Übernahme von Auszubildenden mit Behinderung 
 Der Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales hat die 
Verwaltung mit Antragsnummer AN/0552/2023 um Prüfung von Möglichkeiten gebeten, Aus-
zubildende mit Behinderung nach oder entsprechend TVAöD auszubilden, zu übernehmen 
und einen sinnvollen Einsatz im Anschluss an die Ausbildung zu ermöglichen. 
Auszug aus dem AVR-Beschluss: 
„Damit die Stadt ihrer Selbstverpflichtungen zur Beschäftigung von Menschen mit Behinde-
rung gerecht wird, sollten entweder verbindliche Übernahmevereinbarungen der Stadt gegen-
über Auszubildenden getroffen werden, die nicht nach TVAöD angestellt sind oder diese direkt 
nach Tarifvertrag für Auszubildenden des öffentlichen Dienstes (TVAöD) ausgebildet werden.“ 
Die Verwaltung hat das Pilotprojekt evaluiert und die Aufträge aus dem Beschluss unter Be-
rücksichtigung der Bedarfe der Dezernate und der zur Verfügung stehenden organisatori-
schen und personellen Ressourcen geprüft.  
Im Jahr 2018 ist das Pilotprojekt mit zunächst einer Person gestartet. In den Folgejahren wur-
den jährlich vier bis fünf Plätze für Menschen mit nachgewiesenen Förderbedarfen vergeben. 
Alle sechs Nachwuchskräfte, die seit Beginn des Projektes ihre Ausbildung erfolgreich abge-
schlossen haben, sind unbefristet übernommen worden. Es besteht demnach eine Übernah-
mequote von derzeit 100%, obwohl aktuell keine tarifvertragliche Übernahmeverpflichtung gilt. 
Diese gilt nicht, da die Nachwuchskräfte keine anerkannte Ausbildung absolvieren, die unter 
den Geltungsbereich des Tarifvertrages fällt.  
Die Stadt Köln hat eine Regelung gefunden, die für die Nachwuchskräfte weit über die tarifver-
traglichen Regelungen hinausgeht, indem eine einjährige Doppelbesetzung vorgenommen 
wird, sofern keine passende, vakante Stelle vorhanden ist. Bei Anwendung des Tarifvertrages 
wäre im Falle einer fehlenden Stelle keine Übernahme garantiert und infolgedessen würde 
kein weiterer Einsatz bei der Stadt Köln erfolgen können.  
Damit ist die aktuelle gelebte Regelung für die Nachwuchskräfte positiver und arbeitnehmer-
freundlicher zu bewerten, als die strikte Anwendung der Übernahmeregelung des TVAöD. 
Eine weitere Abweichung von den Tarifvorschriften ist die verlängerte Probezeit von vier Mo-
naten (statt drei Monaten), die aktuell für Fachpraktiker*innen zu Anwendung kommt, um den 
Besonderheiten des Projektes Rechnung tragen zu können. Alle anderen Regelungen des Ta-
rifvertrages sind aktuell einbezogen.

2 
 
Die Verwaltung hat die Varianten zur Übernahme der Fachpraktiker*innen für Büromanage-
ment unter Berücksichtigung der Ergebnisse aus der Evaluation und der Bedarfslage der 
Stadt Köln sorgfältig geprüft. Nachfolgend werden vier Möglichkeiten dargestellt: 
Variante 1: Übernahme bei Beibehaltung des derzeitigen Verfahrens: 
Der Verwaltung ist es bislang gelungen, alle Fachpraktiker*innen für Büromanagement nach 
erfolgreichem Ausbildungsabschluss zu übernehmen. Auch ohne tarifliche Übernahmever-
pflichtung beabsichtigt die Stadt Köln weiterhin, den jungen Menschen mit Behinderung oder 
Lernbeeinträchtigung, nach erfolgreichem Ausbildungsabschluss eine Anschlussbeschäfti-
gung auf EG 3 bzw. EG 4 Stellen zu ermöglichen, sofern nicht im Einzelfall personen-, verhal-
tens-, betriebsbedingte oder gesetzliche Gründe entgegenstehen. Aufgrund der fehlenden Be-
darfe ist die Suche nach geeigneten Stellen mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Va-
kante Stellen werden einzelfallbezogen geprüft, ob sie einerseits den Voraussetzungen der 
ausgebildeten Fachpraktiker*innen und andererseits den Anforderungen der Dezer-
nate/Dienststellen an die Besetzung der Stelle entsprechen. 
Nachstehend die schematische Darstellung des derzeitigen Verfahrens: 
 
Bei fehlenden Stellenvakanzen prüft die Verwaltung zeitlich befristete Doppelbesetzungen, 
bevorzugt in ausbildenden Dienststellen. Mit der Möglichkeit der temporären Doppelbesetzung 
geht das 3-stufige Verfahren über die Regelung des § 16a TVöD für andere Auszubildende 
des handwerklichen, technischen und kaufmännischen Bereichs hinaus. Diese werden bei 
nicht bestehendem dienstlichem Bedarf nach der Ausbildung nicht übernommen. Während 
der 3. Stufe bemüht sich die Verwaltung weiterhin um geeignete vakante Stellen. 
Sollte dies im Ausnahmefall nicht gelingen, bietet die Verwaltung den Auszubildenden zu 
Fachpraktiker*innen für Büromanagement bei Beibehaltung des geschilderten Übernahmever-
fahrens dennoch die Möglichkeit einer mindestens einjährigen Berufserfahrung und dadurch 
eine bessere Chance auf eine künftige Beschäftigung. 
Variante 2: Einstellung bei der Stadt Köln nach überbetrieblicher Ausbildung: 
Seit 2018 bietet die Stadt Köln die Ausbildung zum*zur Fachpraktiker*in für Büromanagement 
in Form einer betrieblichen Ausbildung an. Dabei wird der Ausbildungsvertrag zwischen der 
Stadt Köln und dem*der Fachpraktiker*in für Büromanagement geschlossen.

3 
 
Alternativ besteht die Möglichkeit einer überbetrieblichen Ausbildung, z. B. im Rahmen einer 
verzahnten Ausbildung mit Berufsbildungswerken oder in einer kooperativen Form.1 
Hierbei werden Teile der praktischen Ausbildung in einem Kooperationsunternehmen absol-
viert. Der Ausbildungsvertrag wird mit dem Bildungsträger geschlossen, der für die Ausbil-
dungskoordinierung zuständig ist.2 
Eine Untersuchung des LVR kommt zu dem Ergebnis, dass die überbetriebliche Ausbildungs-
form ein Schonraum für die Jugendlichen sei, den diese oft benötigen würden, da die Ziel-
gruppe aufgrund ihrer Einschränkung oft auf die Unterstützung eines Bildungsträgers ange-
wiesen sei.3 Die umfangreichen Unterstützungsbedarfe der Projektteilnehmenden und die 
Vielzahl an Ausbildungsabbrüchen trotz intensiver sozialpädagogischer Betreuung könnten 
diese Einschätzung bestätigen. 
Auch wenn die Stadt Köln bei der überbetrieblichen Ausbildung nicht als Vertragspartnerin 
auftritt, könnte sie dennoch ihrer Verantwortung für die Ausbildung von Menschen mit Behin-
derung oder Lernbehinderung nachkommen und sich in einem größeren Umfang oder wäh-
rend der gesamten Dauer der Ausbildung als Kooperationsbetrieb zur Verfügung stellen.  
Die im Rahmen der Evaluation dargestellten personalrechtlichen Maßnahmen entfallen hierbei 
vollständig. Dadurch können personelle Ressourcen im Umfang von 35% der Arbeitskraft der 
A11 Stelle (Personalsachbearbeitung) und in Höhe von 34.615 Euro jährlich eingespart wer-
den. Zudem würde das Auswahlverfahren nicht mehr in der Zuständigkeit der Verwaltung lie-
gen. Hier sind alle involvierten Mitarbeitenden eingebunden. Der personelle Aufwand für die 
Durchführung sowie konzeptionelle Anpassungen wird mit insgesamt 18.349 Euro pro Einstel-
lungsjahrgang beziffert.4  
Ausbildung und Einstellung der Fachpraktiker*innen für Büromanagement können zudem ab-
hängig vom jeweiligen Bedarf der Dezernate/Dienststellen organisiert werden. Die Auszubil-
denden werden bei der überbetrieblichen Form von Beginn an zielorientiert für bestimmte Auf-
gaben ausgewählt und eingesetzt. Auszubildende, die sich in ihrer überbetrieblichen Ausbil-
dung bei der Kooperationspartnerin Stadt Köln bewährt haben, können nach erfolgreicher 
Ausbildung eingestellt werden. Mit dieser Ausbildungsform kann dementsprechend auch eine 
Verpflichtung zur Einstellung verbunden werden. 
Variante 3: Einführung der tariflichen Übernahmeverpflichtung  
Bei verpflichtender tariflicher Übernahme erfolgt keine Übernahme, wenn keine passende 
Planstelle vorhanden ist. Aktuell wäre durch diese Variante die Übernahme mangels vorhan-
dener Planstellen/Übernahmen gefährdet. 
Variante 4: Übernahme ohne konkreten Bedarf/Stelle: 
Wie zuvor dargestellt, besteht bei den Dezernaten/Dienststellen kein Bedarf zur Besetzung 
freier und geeigneter Stellen mit ausgebildeten Fachpraktiker*innen für Büromanagement 
und/oder anderen Fachrichtungen für Ausbildungen zu Fachpraktiker*innen. 
In Ermangelung dieser Stellen ist es dem Personal- und Verwaltungsmanagement nur dann 
                                                 
1 Vgl. LVR Rheinland, Projektbericht - Ist-Analyse der Fachpraktikerausbildung  im Rheinland sowie Ent-
wicklung von Empfehlungen zur Ausweitung und Optimierung des Ausbildungsangebotes für Menschen 
mit Behinderung gemäß § 66 BBiG/§ 42r HwO, S. 6 f.  
2 Vgl. ebd, S. 6. 
3 Vgl. ebd, S. 25. 
4 Personalaufwand Auswahlverfahren: A13=5%, S15=5% , A11=3%, A9=6%

4 
 
möglich, die Übernahme zu gewährleisten, wenn jährlich 5 Mehrstellen finanziert und ins 
Mehrstellenbudget stadtweit zugesetzt würden.  
Die Verwaltung empfiehlt in diesem Fall, nach einem Zeitraum von 5 Jahren zu evaluieren, ob 
und in welchem Umfang eine Übernahme der Personen auf feste Planstellen möglich war. Die 
Kosten für eine EG 3 Stelle belaufen sich auf ca. 60.000 Euro pro Jahr. Bei 5 Stellen sind dies 
ca. 300.000 Euro pro Jahrgang und damit für den Zeitraum von 5 Jahren ca. 1,5 Millionen 
Euro.  
Empfehlung: 
Die Verwaltung empfiehlt unter Abwägung aller Optionen und zur Beibehaltung dieses beson-
deren Ausbildungsangebots, das derzeitige 3-stufige Verfahren ohne Verpflichtung zur 
Übernahme fortzuführen (Variante 1), obwohl Kosten in Höhe von ca. 1 Million Euro für die 
Ausbildung und Kosten für die Doppelbesetzung von 300.000 Euro entstehen. Die Stadt Köln 
hat eine Vorreiterrolle und ein Alleinstellungsmerkmal mit dem Angebot der erleichterten Aus-
bildung geschaffen.  
Alternativ bietet die Verwaltung an, das städtische Ausbildungsangebot zu beenden und ihr 
Engagement für Menschen mit Behinderung oder Lernbeeinträchtigung im Rahmen einer 
überbetrieblichen Ausbildung fortzusetzen. Die Fachpraktiker*innen für Büromanagement wer-
den dabei in Abhängigkeit von den Bedarfen der Dezernate/Dienststellen ausgebildet, nach 
erfolgreichem Abschluss der Ausbildung eingestellt und auf vakanten Stellen der ausbilden-
den Dienststellen eingesetzt (Variante 2). 
Sofern die Politik das städtische Ausbildungsangebot fortführen und gleichzeitig verbindliche 
Übernahmevereinbarungen schaffen möchte, wird ein entsprechendes Kontingent außerhalb 
des üblichen Stellenplanverfahrens benötigt. Zur Vermeidung von Variante 3 sind dies Zuset-
zung von jährlich 5 Stellen in der Bewertung EG 3, befristet für den Zeitraum von 5 Jahren 
(Variante 4).  
 
Anlage 
 
 
gez. Stadtdirektorin Andrea Blome

AVR-Mitteilung Übernahme Azubis mit Behinderungen Anlage 1 
 
Rechtliche Stellung der Auszubildenden zu Fachpraktiker*innen für Büromanagement (Inklu-
sionsprojekt): 
Der TVAöD gilt nach § 1 Abs. 1 a) TVAöD für Personen, die in Verwaltungen und Betrieben, 
die unter den Geltungsbereich des TVöD fallen, in einem staatlich anerkannten oder als 
staatlich anerkannt geltenden Ausbildungsberuf ausgebildet werden. 
Bei der Ausbildung zum*zur Fachpraktiker*in für Büromanagement (früher: Bürokommunika-
tion) handelt es sich, entsprechend dem vom Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) heraus-
gegebenen Verzeichnis der anerkannten Ausbildungsberufe, bei der Ausbildung zum*zur 
Fachpraktiker*in für Büromanagement nicht um einen anerkannten Ausbildungsberuf. Somit 
kommt der TVAöD wie einleitend mitgeteilt für diesen Personenkreis nicht zur Anwendung.  
Diese Rechtsauffassung ist durch das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen und auch 
durch eine gesonderte Rechtsberatung des Gesamtpersonalrates bestätigt. 
Wie zu Beginn dargestellt besteht seitens der Verwaltung die Bereitschaft, den TVAöD 
grundsätzlich in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden. Aufgrund der Besonderheiten 
des Berufsbildes wurden lediglich die §§ 3 Abs. 1 TVAöD (Probezeit) und 16a S. 1 TVAöD 
(befristete Übernahme bei dienstlichem bzw. betrieblichem Bedarf) hiervon ausgenommen, 
um den Mindestansprüchen auf Arbeitgeberseite gerecht zu werden. 
Inklusionsprojekt - Aktueller Stand,  
Übernahmequote : 100%: 
Aktuell befinden sich zwölf junge Menschen mit Schwerbehinderung oder Lernbeeinträchti-
gung in einer Ausbildung zum*zur Fachpraktiker*in für Büromanagement bei der Stadt Köln.  
Alle sechs Auszubildenden, die seit Beginn des Projektes im Jahr 2018 ihre Ausbildung er-
folgreich abgeschlossen haben, konnten übernommen werden. 
 
Jahrgang Einstellun-
gen FP Büro-
management 
„Ausbil-
dungsab-
schluss“ 
Übernah-
men 
Stellen 
Bewer-
tung 
Sonstiges 
2018 1 1 1 EG 3  
2019 5 4 4 2x EG 3, 
2x EG 4 
1 Auflösungsvertrag 
2020 5 1 1 EG 4 2 Kündigungen, 2 
Ausbildungsverlän-
gerungen  
2021 4    Ausbildung läuft 
noch 
2022 5    1 Kündigung, Wie-
dereinstellung 2023 
2023 4    2 Kündigungen (1x 
Vereinbarung der

- 2 - 
 
 
Wiedereinstellung 
im EJ 2024 bei Aus-
bildungsfähigkeit),  
2 FP mit Ausbil-
dungsverlängerung 
aus EJ 2020 
 
 
Um Aufwand und Nutzen des Projektes zu bemessen, hat die Verwaltung als Vergleichs-
gruppe zu den Auszubildenden zu Fachpraktiker*innen für Büromanagement die Auszubil-
denden zu Verwaltungsfachangestellten herangezogen, deren Ausbildung sich von allen 
Ausbildungs- und Studienangeboten der Stadt Köln am besten für eine Gegenüberstellung 
eignet. 
Personalrechtliche Maßnahmen im prozentualen Vergleich zu Verwaltungsfachangestellten: 
 
Die grafische Darstellung zeigt, dass die personalrechtlichen Maßnahmen, die sich im Be-
treuungsaufwand niederschlagen, bei den Auszubildenden zu Fachpraktiker*innen für Büro-
management deutlich überwiegen. Seitens der Verwaltung sind eine besondere Rücksicht-
nahme und ein erhöhter Zeitaufwand erforderlich, um das „Ausbildungsziel“ erreichen zu 
können. Dies zeigt sich auch an der hohen Anzahl von Ermahnungen, als Vorstufe zu Ab-
mahnungen und Kündigungen. 
In Bezug auf das Thema Ausfallzeiten ergibt sich ein um 4,14 erhöhter prozentualer Anteil 
der Krankheitstage im Inklusionsprojekt gegenüber den Verwaltungsfachangestellten.  
Auch dies schlägt sich wiederum in einer erhöhten Personalbetreuung nieder, z. B. in Form 
von Personalgesprächen oder BEM-Angeboten.

- 3 - 
 
 
Personalaufwand: 
Bei jeder Nachwuchskraft in diesem Berufsbild bestehen individuelle Einschränkungen und 
Förderbedarfe. Zwecks umfassender Evaluation wurde der konkrete Personalaufwand zur 
Durchführung des Projektes untersucht. Dazu wurden die pauschalen Personalkosten der 
Verwaltung zugrunde gelegt. Verwaltungsseitig entstehen in einem Kalenderjahr ca. 182.000 
Euro Personalkosten. 
Insgesamt vier Mitarbeiter*innen sind im Personal- und Verwaltungsmanagement in die Be-
arbeitung des Inklusionsprojekts mit zurzeit zwölf Auszubildenden eingebunden. Hierbei sind 
die Ausbildungsaufwände auf den Dienststellen nicht eingerechnet. 
Die Betreuung der Projektteilnehmenden und der Ausbilder*innen wird durch einen Sozialar-
beiter sichergestellt, der im Umfang von 90 % seiner Arbeitszeit für das Inklusionsprojekt tä-
tig ist. Hinzu kommt ein hoher Aufwand im Rahmen der Grundsatzsachbearbeitung, z. B. An-
passung des Auswahlverfahrens, Abstimmungen mit BAfA und IHK im Umfang von 26 %. 
Verstärkte Recruitingmaßnahmen (z. B. eigene Stadtinformationskampagne mit dem Slogan: 
„Unsere Zukunft ist inklusiv“), eine intensive Zusammenarbeit mit den Beteiligungsgremien, 
Evaluationen sowie der oben dargestellte erhöhte Beratungs- und Betreuungsbedarf sind 
Themen, bei denen alle vier Mitarbeiter*innen involviert sind. Hinzu kommt die Suche nach 
geeigneten Ausbildungsplätzen während der Praxisabschnitte, Ausbilder*innen und die Su-
che nach Planstellen.  
An Personalkosten für die dreijährige Ausbildung als Fachpraktiker für Büromanagement fal-
len insgesamt ca. 100.000 Euro für eine Person an (ca. 33.000 Euro/Jahr/Person). Demnach 
kostet ein Ausbildungslehrgang von 3 Jahren von 5 Auszubildenden 500.000 Euro an Perso-
nalkosten. 
Bei 182.000 Euro jährlich Personalaufwandskosten der Verwaltung kostet ein Lehrgang für 3 
Jahre insgesamt ca. 1 Million Euro. 
Bedarfsabfrage Dezernate: 
Zur Steigerung der Ausbildungsquote für Menschen mit Behinderung hat die Verwaltung im 
November 2022 alle Dezernate und ihre nachgeordneten Dienststellen angeschrieben und 
um zusätzliche Ausbilder*innen und Einsatzmöglichkeiten geworben sowie über die mögliche 
Einführung weiterer Fachrichtungen dieses Berufsbildes informiert.  
Die Verwaltung beabsichtigte mit der Abfrage, auch behinderten jungen Menschen z. B. mit 
einem Interesse an handwerklichen und technischen Berufsbildern eine Chance auf eine 
Ausbildung und ggf. Übernahme bei der Stadt Köln geben zu können. 
Jedem Dezernat wurde zu diesem Zweck eine Anlage beigefügt, mit den ab 2027 vakanten 
Stellen in der Bewertung EG 3 und EG 4 (Ausbildungsstart in 2024). Das Ergebnis der Ab-
frage hat deutlich gezeigt, dass keine Bedarfe/ Einsatzmöglichen für eine Ausbildung bzw. 
Übernahme in einem der weiteren elf möglichen Berufsbilder gesehen wurden. Auch besteht 
nach Einschätzung der Dezernate/Dienststellen in keinem Fall der Bedarf zur Besetzung ab-
sehbar vakanter Planstellen mit ausgebildeten Fachpraktiker*innen für Büromanagement.