Umsetzungsstand des Projektes Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe

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• Mitteilung Ausschuss - Version bis 09.12.2019

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle OB/01/1-2 Vorlagen-Nummer 05.12.2019 4200/2019 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Finanzausschuss 09.12.2019 Rechnungsprüfungsausschuss 10.12.2019 Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 01.01.2020 Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 27.01.2020 Umsetzungsstand des Projektes Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe Ausgangslage Durch die bisherigen Mitteilungsvorlagen wurden die zuständigen Ausschüsse regelmäßig in Kenntnis gesetzt über das stadtweite Vorhaben zur Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe (1922/2018), über die vom Verwaltungsvorstand beschlossenen konzeptionellen Grundlagen des Projekts (3437/2018) sowie zuletzt über Stand und Planung der Projektumsetzung (0210/2019). Mit dieser Vorlage werden die Ausschüsse nun über den aktuellen Umsetzungsstand und das weitere Vorgehen informiert. Die Stadt Köln gewährt zahlreiche finanzielle Leistungen an Dritte in Form von Zuwendungen und Zuschüssen. Das Förderspektrum ist dabei sehr breit, die Zahl der Förderzwecke, der fördermittelge- währenden Fachbereiche und die der Fördermittelempfänger ausgesprochen groß. Ziel des Projektes ist es, eine Förderpraxis sicherzustellen, die es ermöglicht, die städtischen Fördermittel zielgerichteter und nachhaltiger einzusetzen, damit die geförderten Angebote besser zur Verwirklichung der ange- strebten (strategischen und operativen) Ziele beitragen. Die Grundlage des Projekts bildet der KGSt-Bericht zum Fördercontrolling (2/2017, Nr. 20170127A0007), an deren Ergebnissen das Dezernat Finanzen im Rahmen einer interkommunalen Arbeitsgruppe intensiv mitgewirkt hat. Die Projektarbeit wird durch die KGSt eng begleitet. Die Stadt Köln wurde gebeten, das Projekt beim KGSt Forum 2020 zu präsentieren, um den interkommunalen Austausch zu diesem virulenten Thema zu befördern. Umsetzung des Projekts 1. Umsetzung der Allgemeinen Förderrichtlinie Nach Zustimmung des Verwaltungsvorstands (06.11.2018) zu den konzeptionellen Grundlagen des neuen Fördermittelmanagements, befinden sich die Dienststellen nun in der sukzessiven Umsetzung der Allgemeinen Förderrichtlinie. Mit dem Ziel, auf eine regelkonforme und standardisierte Vergabe der Fördermittel hinzuwirken, gilt es dabei insbesondere, die (Weiter-) Entwicklung von Förderpro- grammen zur Bündelung einzelner Fördermaßnahmen voranzutreiben. Durch die Umsetzung von 2 Förderprogrammen, die sich an übergeordneten Zielen und Handlungsfeldern orientieren, soll im Er- gebnis eine stadtweit konsistente Fördersystematik implementiert werden. Unter der neuen Fördersystematik entwickeln die Fachämter die Förderprogramme weiterhin auf Ba- sis ihrer Bedarfsanalysen und Fachkonzepte und legen sie den zuständigen Gremien zur Beratung und Beschlussfassung vor. Die bisherigen Entscheidungskompetenzen sowie die Einbindung der Fachausschüsse bzw. Bezirksvertretungen bleiben weiterhin vollständig gewahrt. Durch die Be- schlussfassung über die Förderprogramme können die zuständigen Gremien die Ausrichtung der Fördertätigkeiten künftig noch stärker nach strategischen Gesichtspunkten vornehmen. Sofern sich Ausschüsse die Entscheidung zu Einzelmaßnahmen der Programme vorbehalten, bleibt dies weiter- hin gewährleistet. Das Projekt wird vom Verwaltungsvorstand breit getragen und auch Gespräche mit den Trägern ha- ben gezeigt, dass die Ziele des Projektes unterstützt werden. Die Veränderungen sollen insgesamt dazu führen, dass die Standards für die Fördermittelnehmer*innen auch fachämterübergreifend bei der Stadt einheitlich gestaltet sind, um die Zusammenarbeit weiter zu professionalisieren. Zum Jahresende 2019 wird die Umsetzung der Förderrichtlinie noch nicht in allen Fachämtern flä- chendeckend erfolgt sein. Mit zusätzlichen Unterstützungsangeboten wird der Umstellungsprozess jedoch eng begleitet. Gerade Dienststellen, die eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen in eine Pro- grammsystematik überführen müssen, benötigen voraussichtlich noch Zeit. Bis zur Einführung der IT- Lösung, die auf einer Programmsystematik basiert, sollte der Prozess der Programmerstellung jedoch abgeschlossen sein. 2. Umsetzung der IT-Lösung Ein standardisiertes und integriertes IT-Verfahren soll die einheitliche und systematische Bearbeitung aller Fördermittelvorgänge ermöglichen und zur Unterstützung in allen Phasen des Verfahrens beitra- gen. Zugleich wird dadurch eine Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle ermöglicht. Die Antragstelle- rinnen und Antragsteller erhalten künftig die Möglichkeit zur komfortablen Online-Antragstellung. Mit- telfristig soll ein Förderkatalog im Internetangebot der Stadt Köln aufgebaut werden, über den sich potentielle Antragstellende über das Förderspektrum und die jeweiligen Förderbedingungen informie- ren können. Nachdem die Anforderungen an eine IT-Lösung gemeinsam mit den Fachämtern definiert wurden, konnte im Zuge einer kleinen Machbarkeitsstudie gezeigt werden, dass die bei der Stadt Köln bereits im Modulbaukasten enthaltene SAP-Lösung den inhaltlichen und funktionalen Anforderungen ent- spricht. Über das Verbundprojekt zum Fördermittelmanagement wird derzeit mit Unterstützung der Fach- dienststellen und mit externen Beratern die Entwicklung einer IT-Lösung vorangetrieben, die fachäm- terübergreifend für die Fördermittelvergabe einsetzbar und in das vorhandene SAP-System integrier- bar ist. Die Entwicklung ist inzwischen weit vorangeschritten, von Dezember bis Januar werden bereits um- fangreiche Tests durchgeführt. Eine fachämterübergreifende Testgruppe wird den Funktionsumfang und die Ausgestaltung prüfen und die Integration des SAP Grantor Management in bestehende städ- tische Prozesse sicherstellen. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase wird ab März 2020 die Pilotierung in den Bereichen Kulturförderung, Arbeitsmarktförderung sowie den Förderungen der Ko- ordinationsstelle Klimaschutz erfolgen. Ab Mitte des Jahres wird die stadtweite Implementierung star- ten. 3. Gestaltung des Veränderungsprozesses Für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts sind eine breite Akzeptanz seitens der Beschäftigten 3 und die Mitwirkung aller Dezernate unabdingbar. Dementsprechend wurde von Anfang an großer Wert darauf gelegt, umfassende Beteiligungsstrukturen zu etablieren. Dieser beteiligungsorientierte Ansatz wird auch in der Umsetzungsphase des Projekts fortgeführt, wobei auf die bewährten Formate der Zusammenarbeit und Kommunikation zurückgegriffen werden kann. Diese umfassen (1.) Workshops, (2.) einen engen Austausch im Netzwerk, bei dem insbeson- dere das Lernen von beispielgebenden Dienststellen im Mittelpunkt stehen soll und (3.) Informations- veranstaltungen für alle betroffenen Dienststellen. Zudem ist eine kontinuierliche Reflexion des Pro- jektverlaufs im Verbund und mit den zuständigen Fachämtern vorgesehen. Neben einem Leitfaden, handlungsleitenden Kernfragen, die die Dienststellen bei der Erarbeitung von Förderprogrammen unterstützen sollen, und der Bereitstellung von Musterdokumenten, können die Dienststellen bei Bedarf von Angeboten zur individuellen Beratung Gebrauch machen. Auch bei der Erarbeitung der IT-Lösung sind Mitarbeiter*innen eingebunden, es wurden auf diese Weise bereits Multiplikator*innen aus den fördermittelgewährenden Fachämtern herausgebildet. Zur Vorbereitung der Pilotbereiche sowie für die flächendeckende Implementierung in den weiteren Fach- dienststellen werden entsprechende Schulungen angeboten. Die zuständigen Gremien werden bis zum Abschluss des Projektes regelmäßig über den aktuellen Projektstand informiert. Nach der flächendeckenden Umsetzung und einer Evaluation endet das Pro- jekt. Das neu implementierte Fördermittelmanagement wird weiterhin im Rahmen der regulären fach- lichen Zuständigkeiten der Dezernate bzw. Fachämter wahrgenommen. Gez. Reker

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle OB/01/1-2 Vorlagen-Nummer 05.12.2019 4200/2019 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Finanzausschuss 09.12.2019 Rechnungsprüfungsausschuss 10.12.2019 Bezirksvertretung 7 (Porz) 10.12.2019 Integrationsrat 14.01.2020 Ausschuss Soziales und Senioren 16.01.2020 Wirtschaftsausschuss 16.01.2020 Ausschuss Schule und Weiterbildung 20.01.2020 Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen) 20.01.2020 Ausschuss für Umwelt und Grün 23.01.2020 Bezirksvertretung 6 (Chorweiler) 23.01.2020 Bezirksvertretung 8 (Kalk) 23.01.2020 Sportausschuss 23.01.2020 Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 27.01.2020 Bezirksvertretung 9 (Mülheim) 27.01.2020 Ausschuss Kunst und Kultur 28.01.2020 Gesundheitsausschuss 28.01.2020 Jugendhilfeausschuss 28.01.2020 Bezirksvertretung 1 (Innenstadt) 30.01.2020 Bezirksvertretung 5 (Nippes) 30.01.2020 Bezirksvertretung 4 (Ehrenfeld) 03.02.2020 Bezirksvertretung 3 (Lindenthal) 03.02.2020 Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 09.03.2020 2 Umsetzungsstand des Projektes Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe Ausgangslage Durch die bisherigen Mitteilungsvorlagen wurden die zuständigen Ausschüsse regelmäßig in Kenntnis gesetzt über das stadtweite Vorhaben zur Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe (1922/2018), über die vom Verwaltungsvorstand beschlossenen konzeptionellen Grundlagen des Projekts (3437/2018) sowie zuletzt über Stand und Planung der Projektumsetzung (0210/2019). Mit dieser Vorlage werden die Ausschüsse nun über den aktuellen Umsetzungsstand und das weitere Vorgehen informiert. Die Stadt Köln gewährt zahlreiche finanzielle Leistungen an Dritte in Form von Zuwendungen und Zuschüssen. Das Förderspektrum ist dabei sehr breit, die Zahl der Förderzwecke, der fördermittelge- währenden Fachbereiche und die der Fördermittelempfänger ausgesprochen groß. Ziel des Projektes ist es, eine Förderpraxis sicherzustellen, die es ermöglicht, die städtischen Fördermittel zielgerichteter und nachhaltiger einzusetzen, damit die geförderten Angebote besser zur Verwirklichung der ange- strebten (strategischen und operativen) Ziele beitragen. Die Grundlage des Projekts bildet der KGSt-Bericht zum Fördercontrolling (2/2017, Nr. 20170127A0007), an deren Ergebnissen das Dezernat Finanzen im Rahmen einer interkommunalen Arbeitsgruppe intensiv mitgewirkt hat. Die Projektarbeit wird durch die KGSt eng begleitet. Die Stadt Köln wurde gebeten, das Projekt beim KGSt Forum 2020 zu präsentieren, um den interkommunalen Austausch zu diesem virulenten Thema zu befördern. Umsetzung des Projekts 1. Umsetzung der Allgemeinen Förderrichtlinie Nach Zustimmung des Verwaltungsvorstands (06.11.2018) zu den konzeptionellen Grundlagen des neuen Fördermittelmanagements, befinden sich die Dienststellen nun in der sukzessiven Umsetzung der Allgemeinen Förderrichtlinie. Mit dem Ziel, auf eine regelkonforme und standardisierte Vergabe der Fördermittel hinzuwirken, gilt es dabei insbesondere, die (Weiter-) Entwicklung von Förderpro- grammen zur Bündelung einzelner Fördermaßnahmen voranzutreiben. Durch die Umsetzung von Förderprogrammen, die sich an übergeordneten Zielen und Handlungsfeldern orientieren, soll im Er- gebnis eine stadtweit konsistente Fördersystematik implementiert werden. Unter der neuen Fördersystematik entwickeln die Fachämter die Förderprogramme weiterhin auf Ba- sis ihrer Bedarfsanalysen und Fachkonzepte und legen sie den zuständigen Gremien zur Beratung und Beschlussfassung vor. Die bisherigen Entscheidungskompetenzen sowie die Einbindung der Fachausschüsse bzw. Bezirksvertretungen bleiben weiterhin vollständig gewahrt. Durch die Be- schlussfassung über die Förderprogramme können die zuständigen Gremien die Ausrichtung der Fördertätigkeiten künftig noch stärker nach strategischen Gesichtspunkten vornehmen. Sofern sich Ausschüsse die Entscheidung zu Einzelmaßnahmen der Programme vorbehalten, bleibt dies weiter- hin gewährleistet. Das Projekt wird vom Verwaltungsvorstand breit getragen und auch Gespräche mit den Trägern ha- ben gezeigt, dass die Ziele des Projektes unterstützt werden. Die Veränderungen sollen insgesamt dazu führen, dass die Standards für die Fördermittelnehmer*innen auch fachämterübergreifend bei der Stadt einheitlich gestaltet sind, um die Zusammenarbeit weiter zu professionalisieren. Zum Jahresende 2019 wird die Umsetzung der Förderrichtlinie noch nicht in allen Fachämtern flä- chendeckend erfolgt sein. Mit zusätzlichen Unterstützungsangeboten wird der Umstellungsprozess jedoch eng begleitet. Gerade Dienststellen, die eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen in eine Pro- 3 grammsystematik überführen müssen, benötigen voraussichtlich noch Zeit. Bis zur Einführung der IT- Lösung, die auf einer Programmsystematik basiert, sollte der Prozess der Programmerstellung jedoch abgeschlossen sein. 2. Umsetzung der IT-Lösung Ein standardisiertes und integriertes IT-Verfahren soll die einheitliche und systematische Bearbeitung aller Fördermittelvorgänge ermöglichen und zur Unterstützung in allen Phasen des Verfahrens beitra- gen. Zugleich wird dadurch eine Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle ermöglicht. Die Antragstelle- rinnen und Antragsteller erhalten künftig die Möglichkeit zur komfortablen Online-Antragstellung. Mit- telfristig soll ein Förderkatalog im Internetangebot der Stadt Köln aufgebaut werden, über den sich potentielle Antragstellende über das Förderspektrum und die jeweiligen Förderbedingungen informie- ren können. Nachdem die Anforderungen an eine IT-Lösung gemeinsam mit den Fachämtern definiert wurden, konnte im Zuge einer kleinen Machbarkeitsstudie gezeigt werden, dass die bei der Stadt Köln bereits im Modulbaukasten enthaltene SAP-Lösung den inhaltlichen und funktionalen Anforderungen ent- spricht. Über das Verbundprojekt zum Fördermittelmanagement wird derzeit mit Unterstützung der Fach- dienststellen und mit externen Beratern die Entwicklung einer IT-Lösung vorangetrieben, die fachäm- terübergreifend für die Fördermittelvergabe einsetzbar und in das vorhandene SAP-System integrier- bar ist. Die Entwicklung ist inzwischen weit vorangeschritten, von Dezember bis Januar werden bereits um- fangreiche Tests durchgeführt. Eine fachämterübergreifende Testgruppe wird den Funktionsumfang und die Ausgestaltung prüfen und die Integration des SAP Grantor Management in bestehende städ- tische Prozesse sicherstellen. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase wird ab März 2020 die Pilotierung in den Bereichen Kulturförderung, Arbeitsmarktförderung sowie den Förderungen der Ko- ordinationsstelle Klimaschutz erfolgen. Ab Mitte des Jahres wird die stadtweite Implementierung star- ten. 3. Gestaltung des Veränderungsprozesses Für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts sind eine breite Akzeptanz seitens der Beschäftigten und die Mitwirkung aller Dezernate unabdingbar. Dementsprechend wurde von Anfang an großer Wert darauf gelegt, umfassende Beteiligungsstrukturen zu etablieren. Dieser beteiligungsorientierte Ansatz wird auch in der Umsetzungsphase des Projekts fortgeführt, wobei auf die bewährten Formate der Zusammenarbeit und Kommunikation zurückgegriffen werden kann. Diese umfassen (1.) Workshops, (2.) einen engen Austausch im Netzwerk, bei dem insbeson- dere das Lernen von beispielgebenden Dienststellen im Mittelpunkt stehen soll und (3.) Informations- veranstaltungen für alle betroffenen Dienststellen. Zudem ist eine kontinuierliche Reflexion des Pro- jektverlaufs im Verbund und mit den zuständigen Fachämtern vorgesehen. Neben einem Leitfaden, handlungsleitenden Kernfragen, die die Dienststellen bei der Erarbeitung von Förderprogrammen unterstützen sollen, und der Bereitstellung von Musterdokumenten, können die Dienststellen bei Bedarf von Angeboten zur individuellen Beratung Gebrauch machen. Auch bei der Erarbeitung der IT-Lösung sind Mitarbeiter*innen eingebunden, es wurden auf diese Weise bereits Multiplikator*innen aus den fördermittelgewährenden Fachämtern herausgebildet. Zur Vorbereitung der Pilotbereiche sowie für die flächendeckende Implementierung in den weiteren Fach- dienststellen werden entsprechende Schulungen angeboten. 4 Die zuständigen Gremien werden bis zum Abschluss des Projektes regelmäßig über den aktuellen Projektstand informiert. Nach der flächendeckenden Umsetzung und einer Evaluation endet das Pro- jekt. Das neu implementierte Fördermittelmanagement wird weiterhin im Rahmen der regulären fach- lichen Zuständigkeiten der Dezernate bzw. Fachämter wahrgenommen. gez. Reker