Umsetzungsstand des Projektes Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/01/1-2 
 
Vorlagen-Nummer  05.12.2019 
 4200/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Finanzausschuss 09.12.2019 
Rechnungsprüfungsausschuss 10.12.2019 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 01.01.2020 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 27.01.2020 
 
Umsetzungsstand des Projektes Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe 
Ausgangslage 
 
Durch die bisherigen Mitteilungsvorlagen wurden die zuständigen Ausschüsse regelmäßig in Kenntnis 
gesetzt über das stadtweite Vorhaben zur Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe 
(1922/2018), über die vom Verwaltungsvorstand beschlossenen konzeptionellen Grundlagen des 
Projekts (3437/2018) sowie zuletzt über Stand und Planung der Projektumsetzung (0210/2019). Mit 
dieser Vorlage werden die Ausschüsse nun über den aktuellen Umsetzungsstand und das weitere 
Vorgehen informiert. 
 
Die Stadt Köln gewährt zahlreiche finanzielle Leistungen an Dritte in Form von Zuwendungen und 
Zuschüssen. Das Förderspektrum ist dabei sehr breit, die Zahl der Förderzwecke, der fördermittelge-
währenden Fachbereiche und die der Fördermittelempfänger ausgesprochen groß. Ziel des Projektes 
ist es, eine Förderpraxis sicherzustellen, die es ermöglicht, die städtischen Fördermittel zielgerichteter 
und nachhaltiger einzusetzen, damit die geförderten Angebote besser zur Verwirklichung der ange-
strebten (strategischen und operativen) Ziele beitragen.  
 
Die Grundlage des Projekts bildet der KGSt-Bericht zum Fördercontrolling (2/2017, Nr. 
20170127A0007), an deren Ergebnissen das Dezernat Finanzen im Rahmen einer interkommunalen 
Arbeitsgruppe intensiv mitgewirkt hat. Die Projektarbeit wird durch die KGSt eng begleitet. Die Stadt 
Köln wurde gebeten, das Projekt beim KGSt Forum 2020 zu präsentieren, um den interkommunalen 
Austausch zu diesem virulenten Thema zu befördern. 
 
 
Umsetzung des Projekts 
 
 
1. Umsetzung der Allgemeinen Förderrichtlinie 
 
Nach Zustimmung des Verwaltungsvorstands (06.11.2018) zu den konzeptionellen Grundlagen des 
neuen Fördermittelmanagements, befinden sich die Dienststellen nun in der sukzessiven Umsetzung 
der Allgemeinen Förderrichtlinie. Mit dem Ziel, auf eine regelkonforme und standardisierte Vergabe 
der Fördermittel hinzuwirken, gilt es dabei insbesondere, die (Weiter-) Entwicklung von Förderpro-
grammen zur Bündelung einzelner Fördermaßnahmen voranzutreiben. Durch die Umsetzung von

2 
 
Förderprogrammen, die sich an übergeordneten Zielen und Handlungsfeldern orientieren, soll im Er-
gebnis eine stadtweit konsistente Fördersystematik implementiert werden. 
 
Unter der neuen Fördersystematik entwickeln die Fachämter die Förderprogramme weiterhin auf Ba-
sis ihrer Bedarfsanalysen und Fachkonzepte und legen sie den zuständigen Gremien zur Beratung 
und Beschlussfassung vor. Die bisherigen Entscheidungskompetenzen sowie die Einbindung der 
Fachausschüsse bzw. Bezirksvertretungen bleiben weiterhin vollständig gewahrt. Durch die Be-
schlussfassung über die Förderprogramme können die zuständigen Gremien die Ausrichtung der 
Fördertätigkeiten künftig noch stärker nach strategischen Gesichtspunkten vornehmen. Sofern sich 
Ausschüsse die Entscheidung zu Einzelmaßnahmen der Programme vorbehalten, bleibt dies weiter-
hin gewährleistet.  
 
Das Projekt wird vom Verwaltungsvorstand breit getragen und auch Gespräche mit den Trägern ha-
ben gezeigt, dass die Ziele des Projektes unterstützt werden. Die Veränderungen sollen insgesamt 
dazu führen, dass die Standards für die Fördermittelnehmer*innen auch fachämterübergreifend bei 
der Stadt einheitlich gestaltet sind, um die Zusammenarbeit weiter zu professionalisieren. 
 
Zum Jahresende 2019 wird die Umsetzung der Förderrichtlinie noch nicht in allen Fachämtern flä-
chendeckend erfolgt sein. Mit zusätzlichen Unterstützungsangeboten wird der Umstellungsprozess 
jedoch eng begleitet. Gerade Dienststellen, die eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen in eine Pro-
grammsystematik überführen müssen, benötigen voraussichtlich noch Zeit. Bis zur Einführung der IT-
Lösung, die auf einer Programmsystematik basiert, sollte der Prozess der Programmerstellung jedoch 
abgeschlossen sein. 
 
 
2. Umsetzung der IT-Lösung 
 
Ein standardisiertes und integriertes IT-Verfahren soll die einheitliche und systematische Bearbeitung 
aller Fördermittelvorgänge ermöglichen und zur Unterstützung in allen Phasen des Verfahrens beitra-
gen. Zugleich wird dadurch eine Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle ermöglicht. Die Antragstelle-
rinnen und Antragsteller erhalten künftig die Möglichkeit zur komfortablen Online-Antragstellung. Mit-
telfristig soll ein Förderkatalog im Internetangebot der Stadt Köln aufgebaut werden, über den sich 
potentielle Antragstellende über das Förderspektrum und die jeweiligen Förderbedingungen informie-
ren können.  
 
Nachdem die Anforderungen an eine IT-Lösung gemeinsam mit den Fachämtern definiert wurden, 
konnte im Zuge einer kleinen Machbarkeitsstudie gezeigt werden, dass die bei der Stadt Köln bereits 
im Modulbaukasten enthaltene SAP-Lösung den inhaltlichen und funktionalen Anforderungen ent-
spricht.  
 
Über das Verbundprojekt zum Fördermittelmanagement wird derzeit mit Unterstützung der Fach-
dienststellen und mit externen Beratern die Entwicklung einer IT-Lösung vorangetrieben, die fachäm-
terübergreifend für die Fördermittelvergabe einsetzbar und in das vorhandene SAP-System integrier-
bar ist. 
 
Die Entwicklung ist inzwischen weit vorangeschritten, von Dezember bis Januar werden bereits um-
fangreiche Tests durchgeführt. Eine fachämterübergreifende Testgruppe wird den Funktionsumfang 
und die Ausgestaltung prüfen und die Integration des SAP Grantor Management in bestehende städ-
tische Prozesse sicherstellen. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase wird ab März 2020 die 
Pilotierung in den Bereichen Kulturförderung, Arbeitsmarktförderung sowie den Förderungen der Ko-
ordinationsstelle Klimaschutz erfolgen. Ab Mitte des Jahres wird die stadtweite Implementierung star-
ten. 
 
 
3. Gestaltung des Veränderungsprozesses 
 
Für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts sind eine breite Akzeptanz seitens der Beschäftigten

3 
 
und die Mitwirkung aller Dezernate unabdingbar. Dementsprechend wurde von Anfang an großer 
Wert darauf gelegt, umfassende Beteiligungsstrukturen zu etablieren. 
 
Dieser beteiligungsorientierte Ansatz wird auch in der Umsetzungsphase des Projekts fortgeführt, 
wobei auf die bewährten Formate der Zusammenarbeit und Kommunikation zurückgegriffen werden 
kann. Diese umfassen (1.) Workshops, (2.) einen engen Austausch im Netzwerk, bei dem insbeson-
dere das Lernen von beispielgebenden Dienststellen im Mittelpunkt stehen soll und (3.) Informations-
veranstaltungen für alle betroffenen Dienststellen. Zudem ist eine kontinuierliche Reflexion des Pro-
jektverlaufs im Verbund und mit den zuständigen Fachämtern vorgesehen. 
 
Neben einem Leitfaden, handlungsleitenden Kernfragen, die die Dienststellen bei der Erarbeitung von 
Förderprogrammen unterstützen sollen, und der Bereitstellung von Musterdokumenten, können die 
Dienststellen bei Bedarf von Angeboten zur individuellen Beratung Gebrauch machen. 
 
Auch bei der Erarbeitung der IT-Lösung sind Mitarbeiter*innen eingebunden, es wurden auf diese 
Weise bereits Multiplikator*innen aus den fördermittelgewährenden Fachämtern herausgebildet. Zur 
Vorbereitung der Pilotbereiche sowie für die flächendeckende Implementierung in den weiteren Fach-
dienststellen werden entsprechende Schulungen angeboten. 
 
Die zuständigen Gremien werden bis zum Abschluss des Projektes regelmäßig über den aktuellen 
Projektstand informiert. Nach der flächendeckenden Umsetzung und einer Evaluation endet das Pro-
jekt. Das neu implementierte Fördermittelmanagement wird weiterhin im Rahmen der regulären fach-
lichen Zuständigkeiten der Dezernate bzw. Fachämter wahrgenommen. 
 
 
Gez. Reker

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/01/1-2 
 
Vorlagen-Nummer 05.12.2019 
 4200/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Finanzausschuss 09.12.2019 
Rechnungsprüfungsausschuss 10.12.2019 
Bezirksvertretung 7 (Porz) 10.12.2019 
Integrationsrat 14.01.2020 
Ausschuss Soziales und Senioren 16.01.2020 
Wirtschaftsausschuss 16.01.2020 
Ausschuss Schule und Weiterbildung 20.01.2020 
Bezirksvertretung 2 (Rodenkirchen) 20.01.2020 
Ausschuss für Umwelt und Grün 23.01.2020 
Bezirksvertretung 6 (Chorweiler) 23.01.2020 
Bezirksvertretung 8 (Kalk) 23.01.2020 
Sportausschuss 23.01.2020 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 27.01.2020 
Bezirksvertretung 9 (Mülheim) 27.01.2020 
Ausschuss Kunst und Kultur 28.01.2020 
Gesundheitsausschuss 28.01.2020 
Jugendhilfeausschuss 28.01.2020 
Bezirksvertretung 1 (Innenstadt) 30.01.2020 
Bezirksvertretung 5 (Nippes) 30.01.2020 
Bezirksvertretung 4 (Ehrenfeld) 03.02.2020 
Bezirksvertretung 3 (Lindenthal) 03.02.2020 
Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation 09.03.2020

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Umsetzungsstand des Projektes Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe 
Ausgangslage 
 
Durch die bisherigen Mitteilungsvorlagen wurden die zuständigen Ausschüsse regelmäßig in Kenntnis 
gesetzt über das stadtweite Vorhaben zur Optimierung der städtischen Fördermittelvergabe 
(1922/2018), über die vom Verwaltungsvorstand beschlossenen konzeptionellen Grundlagen des 
Projekts (3437/2018) sowie zuletzt über Stand und Planung der Projektumsetzung (0210/2019). Mit 
dieser Vorlage werden die Ausschüsse nun über den aktuellen Umsetzungsstand und das weitere 
Vorgehen informiert. 
 
Die Stadt Köln gewährt zahlreiche finanzielle Leistungen an Dritte in Form von Zuwendungen und 
Zuschüssen. Das Förderspektrum ist dabei sehr breit, die Zahl der Förderzwecke, der fördermittelge-
währenden Fachbereiche und die der Fördermittelempfänger ausgesprochen groß. Ziel des Projektes 
ist es, eine Förderpraxis sicherzustellen, die es ermöglicht, die städtischen Fördermittel zielgerichteter 
und nachhaltiger einzusetzen, damit die geförderten Angebote besser zur Verwirklichung der ange-
strebten (strategischen und operativen) Ziele beitragen.  
 
Die Grundlage des Projekts bildet der KGSt-Bericht zum Fördercontrolling (2/2017, Nr. 
20170127A0007), an deren Ergebnissen das Dezernat Finanzen im Rahmen einer interkommunalen 
Arbeitsgruppe intensiv mitgewirkt hat. Die Projektarbeit wird durch die KGSt eng begleitet. Die Stadt 
Köln wurde gebeten, das Projekt beim KGSt Forum 2020 zu präsentieren, um den interkommunalen 
Austausch zu diesem virulenten Thema zu befördern. 
 
 
Umsetzung des Projekts 
 
 
1. Umsetzung der Allgemeinen Förderrichtlinie 
 
Nach Zustimmung des Verwaltungsvorstands (06.11.2018) zu den konzeptionellen Grundlagen des 
neuen Fördermittelmanagements, befinden sich die Dienststellen nun in der sukzessiven Umsetzung 
der Allgemeinen Förderrichtlinie. Mit dem Ziel, auf eine regelkonforme und standardisierte Vergabe 
der Fördermittel hinzuwirken, gilt es dabei insbesondere, die (Weiter-) Entwicklung von Förderpro-
grammen zur Bündelung einzelner Fördermaßnahmen voranzutreiben. Durch die Umsetzung von 
Förderprogrammen, die sich an übergeordneten Zielen und Handlungsfeldern orientieren, soll im Er-
gebnis eine stadtweit konsistente Fördersystematik implementiert werden. 
 
Unter der neuen Fördersystematik entwickeln die Fachämter die Förderprogramme weiterhin auf Ba-
sis ihrer Bedarfsanalysen und Fachkonzepte und legen sie den zuständigen Gremien zur Beratung 
und Beschlussfassung vor. Die bisherigen Entscheidungskompetenzen sowie die Einbindung der 
Fachausschüsse bzw. Bezirksvertretungen bleiben weiterhin vollständig gewahrt. Durch die Be-
schlussfassung über die Förderprogramme können die zuständigen Gremien die Ausrichtung der 
Fördertätigkeiten künftig noch stärker nach strategischen Gesichtspunkten vornehmen. Sofern sich 
Ausschüsse die Entscheidung zu Einzelmaßnahmen der Programme vorbehalten, bleibt dies weiter-
hin gewährleistet.  
 
Das Projekt wird vom Verwaltungsvorstand breit getragen und auch Gespräche mit den Trägern ha-
ben gezeigt, dass die Ziele des Projektes unterstützt werden. Die Veränderungen sollen insgesamt 
dazu führen, dass die Standards für die Fördermittelnehmer*innen auch fachämterübergreifend bei 
der Stadt einheitlich gestaltet sind, um die Zusammenarbeit weiter zu professionalisieren. 
 
Zum Jahresende 2019 wird die Umsetzung der Förderrichtlinie noch nicht in allen Fachämtern flä-
chendeckend erfolgt sein. Mit zusätzlichen Unterstützungsangeboten wird der Umstellungsprozess 
jedoch eng begleitet. Gerade Dienststellen, die eine Vielzahl von Einzelmaßnahmen in eine Pro-

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grammsystematik überführen müssen, benötigen voraussichtlich noch Zeit. Bis zur Einführung der IT-
Lösung, die auf einer Programmsystematik basiert, sollte der Prozess der Programmerstellung jedoch 
abgeschlossen sein. 
 
 
2. Umsetzung der IT-Lösung 
 
Ein standardisiertes und integriertes IT-Verfahren soll die einheitliche und systematische Bearbeitung 
aller Fördermittelvorgänge ermöglichen und zur Unterstützung in allen Phasen des Verfahrens beitra-
gen. Zugleich wird dadurch eine Zielerreichungs- und Wirkungskontrolle ermöglicht. Die Antragstelle-
rinnen und Antragsteller erhalten künftig die Möglichkeit zur komfortablen Online-Antragstellung. Mit-
telfristig soll ein Förderkatalog im Internetangebot der Stadt Köln aufgebaut werden, über den sich 
potentielle Antragstellende über das Förderspektrum und die jeweiligen Förderbedingungen informie-
ren können.  
 
Nachdem die Anforderungen an eine IT-Lösung gemeinsam mit den Fachämtern definiert wurden, 
konnte im Zuge einer kleinen Machbarkeitsstudie gezeigt werden, dass die bei der Stadt Köln bereits 
im Modulbaukasten enthaltene SAP-Lösung den inhaltlichen und funktionalen Anforderungen ent-
spricht.  
 
Über das Verbundprojekt zum Fördermittelmanagement wird derzeit mit Unterstützung der Fach-
dienststellen und mit externen Beratern die Entwicklung einer IT-Lösung vorangetrieben, die fachäm-
terübergreifend für die Fördermittelvergabe einsetzbar und in das vorhandene SAP-System integrier-
bar ist. 
 
Die Entwicklung ist inzwischen weit vorangeschritten, von Dezember bis Januar werden bereits um-
fangreiche Tests durchgeführt. Eine fachämterübergreifende Testgruppe wird den Funktionsumfang 
und die Ausgestaltung prüfen und die Integration des SAP Grantor Management in bestehende städ-
tische Prozesse sicherstellen. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase wird ab März 2020 die 
Pilotierung in den Bereichen Kulturförderung, Arbeitsmarktförderung sowie den Förderungen der Ko-
ordinationsstelle Klimaschutz erfolgen. Ab Mitte des Jahres wird die stadtweite Implementierung star-
ten. 
 
 
3. Gestaltung des Veränderungsprozesses 
 
Für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts sind eine breite Akzeptanz seitens der Beschäftigten 
und die Mitwirkung aller Dezernate unabdingbar. Dementsprechend wurde von Anfang an großer 
Wert darauf gelegt, umfassende Beteiligungsstrukturen zu etablieren. 
 
Dieser beteiligungsorientierte Ansatz wird auch in der Umsetzungsphase des Projekts fortgeführt, 
wobei auf die bewährten Formate der Zusammenarbeit und Kommunikation zurückgegriffen werden 
kann. Diese umfassen (1.) Workshops, (2.) einen engen Austausch im Netzwerk, bei dem insbeson-
dere das Lernen von beispielgebenden Dienststellen im Mittelpunkt stehen soll und (3.) Informations-
veranstaltungen für alle betroffenen Dienststellen. Zudem ist eine kontinuierliche Reflexion des Pro-
jektverlaufs im Verbund und mit den zuständigen Fachämtern vorgesehen. 
 
Neben einem Leitfaden, handlungsleitenden Kernfragen, die die Dienststellen bei der Erarbeitung von 
Förderprogrammen unterstützen sollen, und der Bereitstellung von Musterdokumenten, können die 
Dienststellen bei Bedarf von Angeboten zur individuellen Beratung Gebrauch machen. 
 
Auch bei der Erarbeitung der IT-Lösung sind Mitarbeiter*innen eingebunden, es wurden auf diese 
Weise bereits Multiplikator*innen aus den fördermittelgewährenden Fachämtern herausgebildet. Zur 
Vorbereitung der Pilotbereiche sowie für die flächendeckende Implementierung in den weiteren Fach-
dienststellen werden entsprechende Schulungen angeboten.

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Die zuständigen Gremien werden bis zum Abschluss des Projektes regelmäßig über den aktuellen 
Projektstand informiert. Nach der flächendeckenden Umsetzung und einer Evaluation endet das Pro-
jekt. Das neu implementierte Fördermittelmanagement wird weiterhin im Rahmen der regulären fach-
lichen Zuständigkeiten der Dezernate bzw. Fachämter wahrgenommen. 
 
gez. Reker