Digitale Stadt Münster - Weiterentwicklung der elektronisch unterstützten Rats- und Gremienarbeit

V/0281/2015 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Amt für Bürger- und Ratsservice 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Digitale Stadt Münster - Weiterentwicklung der elektronisch unterstützten Rats- und Gremienarbeit 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
21.05.2015 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und E-Government 
  Vorberatung 
11.06.2015 Betriebsausschuss der citeq Vorberatung 
17.06.2015 Haupt- und Finanzausschuss Vorberatung 
17.06.2015 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
Die Stadt Münster sieht sich als Teil des laufenden globalen Digitalisierungsprozesses und för-
dert diesen aktiv auf verschiedenen Handlungsfeldern. In diesem Sinne werden zur Weiterent-
wicklung der elektronisch unterstützten Ratsarbeit folgende Beschlüsse empfohlen: 
 
 
1. Die weiterentwickelte elektronisch unterstützte Gremienarbeit wird zum nächsten mögli-
chen Zeitpunkt mit den in der Begründung skizzierten Bedingungen eingeführt. 
2. Ziel bleibt es, eine vollumfängliche papierlose Ratsarbeit zu realisieren. 
3. Die beiden großen Sitzungsräume in der Stadthäusern 2 und 3 werden zeitnah mit 
WLAN ausgestattet. 
4. Der Antrag A-R/0077/2011 ist damit erledigt. 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
Die Finanzierung erfolgt in 2015 aus den Ermächtigungsübertragungen für die eing esparten Mittel 
bei den Fraktionszuwendungen. Für das Jahr 2016 werden Haushaltsmittel in entsprechender H ö-
he in den Haushalt und den Wirtsch aftsplan der citeq eing estellt. Die Ausstattung mit WLAN im 
Stadthaus 2 und 3 ist als Einzelmaßnahme weder im Haushalt splan noch im Wirtschaftsplan der 
citeq veranschlagt. Die Verwaltung wird eine Finanzierung im Rahmen der Haushaltsansätze pr ü-
fen. 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0281/2015 
Auskunft erteilt: 
Herr Lembeck 
Ruf: 
492-3360 
E-Mail: 
LembeckA@stadt-muenster.de  
Datum: 
07.05.2015 
Öffentliche Beschlussvorlage

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V/0281/2015 
 
Teilergebnisplan 
 Nr. Bezeichnung HH-
Jahr 
Betrag 
€ 
Bemerkungen 
 
Produktgruppe 0102 Geschäftsführung politische Gremien 2015 23.532,-  
Zeile 16 Sonstige ordentliche Aufwendungen    
 
Begründung: 
Digitale Stadt Münster 
Die globale Digitalisierung findet statt. Als weit reichender Wandel bietet sie große Chancen, den 
Wohlstand zu sichern und die Lebensqualität zu steigern - in Deutschlands Wirtschaft als Indust-
rie 4.0, in der Gesellschaft z.B. unter den Schlagworten SocialMedia, Web 2.0 sowie Online -
Beteiligung und in den föderalen Verwaltungsebenen unter Stichworten wie OpenGovernment, 
serviceorientierte IT -Dienstleistungen und leistungsfähige IT -Infrastrukturen. Auch die Komm u-
nen stehen in der Verantwortung, diese Entwicklung aktiv zu begleiten und zu fördern: Durch die 
Unterstützung der verschiedenen Dig italisierungsinitiativen profilieren sich die Städte hinsichtlich 
eines Standortvorteils für Wirtschaftsunternehmen, eines Mehrwertes für NGOs oder auch z u-
kunftsorientierter Kommunikations- und Beteiligungschancen der Stadtgesellschaft. 
Wie auch in vielen anderen Bereichen entwickelt sich Münster in den Feldern der Digitalisierung 
dynamisch und zukunftsgerichtet. Gesellschaft und Wirtschaft bilden hierfür eine fruchtbare Platt-
form und bieten Raum für zahlreiche Initiativen und Unternehmen zur Entwicklung un terschied-
lichster IT-basierter Ansätze und Lösungen. Die Digitalisierung der Stadtverwaltung ist ein una b-
dingbares Element dieser dynamischen Entwicklung.  
Aufbauend auf bereits erfolgten Schritten stehen für die Stadt Münster weitere wichtige Entwick-
lungen an, die für den Standort, die hier lebenden Menschen und ansässige Unternehmen von 
besonderer Bedeutung sind. Dazu zählen z.B. frei zugängliche WLAN-Angebote ebenso wie die 
digitale Ratsarbeit, der Ausbau eines leistungsfähigen Datennetzes und von Onlinediensten im 
Bürgerservice der Verwaltung sowie die Weiterentwicklung des Einsatzes von IT an den Schulen. 
Und auch die Vernetzung mit Angeboten Dritter (LWL, WWU u.a.) wird Bestandteil der weiteren 
Entwicklung sein. 
Zu diesen Einzelperspektiven wird die Verwaltung in der zweiten Jahreshälfte einen umfassende-
ren strategischen Ansatz vorlegen, zu dessen Bestandteilen dann auch die Aussagen dieser Vor-
lage zählen werden. 
I. Bedingungen und Vorgaben für die Einführung 
Der Hauptausschuss hatte in seiner Sitzung am 0 8.02.2012 mit dem Beschluss auf der Basis der 
Vorlage V/0046/2012 die Verwaltung beauftragt, ein Konzept zu entwickeln, das den Mitgliedern 
des Rates eine möglichst weitgehende papierlose Ratsarbeit ermöglicht.  
Das im Folgenden beschriebene Konzept ist ei n weiterer Teil des dynamischen Prozesses der 
Anpassung bisheriger Arbeitssysteme auf die Anforderungen einer digitalen Bearbeitung. Die We i-
terentwicklung der elektronisch unterstützten Gremientätigkeit stellt sich demnach wie folgt dar: 
1. Es wird die Software Mandatos der Firma Somacos eingesetzt. Dies beinhaltet eine Appli-
kation (App) für mobile Endgeräte mit den Betriebssystemen iOS (eingesetzt auf iPads der 
Firma Apple) und Android (Geräte anderer Hersteller). 
2. Es werden WLAN und Mobilfunk-fähige Tablets der Firma Apple (iPad Air 2, 64 GB Spei-
cherplatz) als Hardware für Ratsmitglieder ausgegeben. Der Abruf von Daten kann somit 
über einen WLAN-Zugang oder über eine Mobilfunkverbindung erfolgen. Für die Nutzung 
der Mobilfunkverbindung muss das Gerät durch den Nutzer mit einer entsprechenden SIM-

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Karte ausgestattet werden. Die Verwaltung empfiehlt, hierfür einen privaten Mobilfunkver-
trag abzuschließen. Die Geräte werden den Ratsmitgliedern leihweise ausschließlich für 
die Gremienarbeit zur Verfügung gestellt. Sie verbleiben im städtischen Eigentum. Ratsmit-
glieder können alternativ private Tablets einsetzen. Einen Zuschuss für die Nutzung bzw. 
Anschaffung privater Hardware wird nicht gewährt. 
3. In einem ersten Schritt wird ein Zugriff auf die öffentlichen Sitzungsinformationen eingerich-
tet. Damit werden mehr als 75 % der Daten elektronisch verfügbar sein. Für den Zugriff auf 
die nichtöffentlichen Daten wird die citeq in Kürze einen Zugang einrichten, mit dem im 
zweiten Schritt auch ein sicherer Zugriff auf die geschü tzten nicht öffentlichen Daten im i n-
ternen Netz der Stadt Münster gewährleistet wird. Bis dahin werden die nichtöffentlichen 
Unterlagen weiterhin in Papierform übermittelt. 
4. Die Teilnahme ist bis auf weiteres nicht verpflichtend. Die Verwaltung wird deshalb den Be-
darf bei den Ratsmitgliedern explizit abfragen. Mit der Bereitstellung eines iPads wird die 
Zustellung der Vorlagen in Papierform eingestellt, die der Tagesordnungen (siehe auch VI) 
nicht. 
5. Die Entscheidung über die Teilnahme der Mitglieder der Bezirksvertretungen und der Aus-
schüsse, die nicht dem Rat angehören, erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt..  
6. Eine Cloud-Lösung (Speichern von Daten in einem entfernten Rechenzentrum über eine In-
ternetverbindung) zur Datensicherung wird geprüft. Ziel ist es, zeitnah und möglichst kurz-
fristig eine Datensicherung anbieten zu können. 
Für die die Beschaffung der Hardware, die Inbetriebnahme bzw. technische Vorbereitung der 
Geräte sowie die Schulung und Einführung der Ratsmitglieder im Umgang mit den Geräten 
und der Software ist voraussichtlich ein zeitlicher Vorlauf von 3 Monaten notwendig. Entsche i-
dende Faktoren sind dabei die sich aus der notwendigen Ausschreibung zur A nschaffung der 
Hardware ergebenden Fristen und die Frage des erforderlichen Auslieferungszustandes der 
iPads (komplette Installation der Software und Vornahme aller notwendigen Einstellungen 
durch die citeq oder mit Hilfe einer Anweisung durch den Nutzer selbst). 
II. Kosten/Finanzierung 
Die jährlichen Kosten für die oben geschilderte Verfahrensweise setzen sich wie folgt zusammen:  
Software (unabhängig von 
der Anzahl der Nutzer)   monatl.   
2015  (ab 
01. Juli*) 
ab 2016 
jährl. 
Mandatos Überlassung 
 
837 € 
 
  
 Mandatos Serverlizenz 
 
927 € 
 
  
 Summe 
 
1.764 € 
 
10.584 € 21.168 € 
    
  
 Hardware  
  
monatl. 
pro Nutzer 
monatl. für 83 
Nutzer 
2015  (ab 
01. Juli*) 
ab 2016 
jährl. 
iPad 
 
26 € 2.158 € 12.948 € 25.896 € 
    
  
 
   
Gesamtsumme 23.532 € 47.064 € 
*= Angesetzt wurden die Kosten für einen Beginn zum 01.07.2015. Verschiebt sich dieser Termin auf einen spät eren 
Zeitpunkt, verringern sich die Kosten dementsprechend 
Die Aufstellung basiert auf einer Vollausstattung aller Ratsmitglieder sowie von 2 Mita rbeiter/innen 
der Fraktionen und einem/einer Mitarbeiter/in der Ratsgruppe (insgesamt 83 Personen) mit Har d-
ware durch die citeq. Bei einer Reduzierung der Anzahl der Nutzer reduzieren sich die jährl ichen 
Kosten um 26 € x 12 Monate = 312, - EUR/Jahr pro Nutzer. Die Kosten für die Software ble iben 
unverändert.

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Die Finanzierung ist im Jahr 2015 durch eine Ermächtigungsübertr agung bei den eingesparten 
Mitteln bei den Aufwendungen für Fraktionen sichergeste llt. Für die Nutzung ab dem Jahr 2016 
sind Mittel in entsprechender Höhe in den Haushalt und den Wirtschaftsplan der citeq einzustellen. 
Erläuterung der Beträge: 
a) unabhängig von der Anzahl der Nutzer 
 Für die Beschaffung der Softwarelizenz Session Mandatos fällt eine einmalige Lizenz-
gebühr an, die auf einen 5-jährigen Abschreibungszeitraum mit entsprechender Ver-
zinsung gerechnet zu einem monatlichen Aufwand von 837 EUR monatlich führt. Der 
Aufwand entsteht nur in den ersten 5 Jahren. 
 Betriebskosten für die Softwarepflege (Updates, Hotline usw.) von 927 EUR monatlich; 
darin enthalten ist auch ein Arbeitsanteil der citeq. 
b) abhängig von der Anzahl der Nutzer 
 Für die Bereitstellung eines iPads wird ein Betrag von 26,- EUR monatlich pro Gerät 
berechnet (Abschreibung auf 5 Jahre inkl. finanzieller Absicherung für Ver-
lust/Beschädigung).  
 Die citeq hat bisher für den Betrieb der SonicWALL (Zugangseröffnung, Konfiguration, 
Funktionsprüfung usw.) 23,00 EUR monatlich/pro Mandatsträger kalkuliert. Eine Aus-
sage zu den Kosten der neuen Komponente (BlackBerry Enterprise Service 12) kann 
aktuell nicht belastbar getroffen werden. Sie werden zu den Haushaltsberatungen 2016 
ermittelt. 
Einsparungen entstehen bei den Papier- und Druckkosten pro Mandatsträger, lassen sich aber 
nicht konkret bzw. seriös beziffern. 
III. Grundsätzliches zu Session und SessionNet 
Die Stadt Münster setzt seit 2004 das Sitzungsdienstprogramm Session der Firma Somacos ein. 
Damit werden verwaltungsintern Vorlagen erstellt, Tagesordnungen erzeugt und Niederschriften  
gefertigt. Darüber hinaus erfolgt mit Session die Abrechnung der Entschädigungszahlungen für die 
Mandatsträger und die Auszahlung der Zuwendungen an die Fraktionen sowie die Datenpflege für 
die Gremien, Mandatsträger und Sitzungstermine. Mit all diesen In formationen ist Session die B a-
sis für die Darstellung im Internet mit dem Modul SessionNet der Firma Somacos. Dabei ist zu 
unterscheiden zwischen dem Ratsinformationssystem für Bürgerinnen und Bürger (im folgenden 
Bürgerinfo) mit ausschließlich öffentliche n Informationen und dem Gremieninformationssystem für 
die Gremienmitglieder (im folgenden SessionNet -Ratsinfo), in dem auch die nichtöffentlichen U n-
terlagen vorgehalten werden. 
IV. Technische Informationen zu Mandatos 
Mit Mandatos bietet die Firma Somacos ein Produkt an, dass basierend auf der heute schon ei n-
gesetzten Komponente SessionNet die Möglichkeit bietet, alle notwendigen Informati onen für die 
Gremienarbeit herunter zu laden und danach auch offline, d. h. ohne eine Internetverbindung, nu t-
zen zu können. 
In Mandatos stehen Werkzeuge zur Verfügung, die es erlauben, Notizen zu machen, Texte zu e r-
fassen und zu markieren. Die Unterlagen können somit – ohne sie ausdrucken zu müssen – von 
den Nutzern elektronisch bearbeitet werden. 
Neben der App für das iPad sin d eine Windowsversion und eine App für Android -Betriebssysteme 
verfügbar. Die App für das iPad bietet zwei wesentliche Vorteile: 
a) Die Installation und Updates sind einfach durchzuführen.

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b) Mit der App werden die Daten verschlüsselt auf dem iPad abgelegt. Ein Zugriff ist nur 
über die Anwendung Mandatos möglich. 
Die App für Android -Betriebssysteme verfügt aktuell über einen geringeren Funktionsumfang g e-
genüber der iPad-App. Bevor diese eingesetzt werden kann, muss noch eine Freigabe durch das 
cSB (citeqSecurityBoard = Organ der citeq, dass für die Umsetzung von Sicherheitsbestimmungen 
im Umgang mit der von der Stadt Münster eingesetzten IT zuständig ist) erfolgen . Im Zuge der 
Evaluation des BlackBerry Enterprise Service 12, mit dem der sichere Zugang zu den gesc hützten 
Daten gewährleistet werden soll, wird durch das cSB eine erneute Prüfung vorgenommen. 
Die Windows-Desktop Version (also die Version die auf einem normalen PC oder Notebook lauff ä-
hig ist), ist noch nicht getestet worden. Hauptunterschied zu der iPad-App ist die fehlende automa-
tisch verschlüsselte Ablage der Daten auf der genutzten Hardware und die aufwendigere Installat i-
on der Software. Da die Daten damit ungeschützt auf den genutzten Rechnern abgelegt werden, 
bestehen Sicherheitsbedenken der citeq. Nur durch den Endnutzer (d. h. die Ratsmi tglieder) ist 
eine Verschlüsselung (z. B. durch den Einsatz eines entsprechenden Betriebssystems oder en t-
sprechender Software) möglich. Die Windowsversion wird aus diesen Gründen zunächst nicht zum 
Einsatz kommen. 
V. Cloud-Lösung/Datensicherung 
Die Firma Somacos bietet zur Datensicherung eine Komponente über eine Cloud -Lösung an. Die 
Datensicherung ist erforderlich, da beim Löschen der App, bei einem Austausch der Hardware und 
wenn das Passwort vergessen wurde ein Daten verlust der vom Nutzer bearbeiteten Dokumente 
die Folge wäre. Ein erneuter Download unbearbeiteter Dokumente ist allerdings jederzeit möglich. 
Die Verwaltung wird deshalb eine Möglichkeit der Datensicherung zur Verfügung stellen. Aktuell 
prüft die citeq da zu den Einsatz von Cloud -Lösungen. Die Komponente der Firma Somacos wird 
dabei einbezogen. 
VI. Rechtliche Beurteilung  
Die Form der Einberufung von Sitzungen wird gemäß § 47 Abs. 2 der Gemeindeordnung für das 
Land Nordrhein -Westfalen ( GO NRW ) durch die Geschäf tsordnung geregelt. § 1 Abs. 2 G e-
schäftsordnung des Rates bestimmt aktuell, dass eine schriftliche Einladung zu übersenden ist. 
Nach der - allerdings nicht unumstrittenen - Kommentierung (z. B. Held/Becker u. a.) ist eine elekt-
ronische Bereitstellung der Tagesordnung/Einladung möglich, muss aber in der Geschäftsordnung 
geregelt werden. Aus Gründen der Rechtssicherheit wird auf eine schriftliche Einladung in Papier-
form zunächst nicht verzichtet. 
§ 1 Abs. 3 der Geschäftsordnung ist bereits angepasst worden („ Zu den einzelnen Verhandlungs-
gegenständen sollen schriftliche Erläuterungen (Vorlagen) versandt zur Verfügung gestellt we r-
den“). 
Die Verwaltung wird in geeigneter Weise bei der kurzfristigen Bereitstellung von Unterlagen (u. a. 
sog. Tischvorlagen) sicherst ellen, dass eine ordnungsgemäße und rechtssichere Beratung und 
Beschlussfassung gewährleistet ist. 
VII. Organisatorische Rahmenbedingungen 
Das Angebot, die Gremienarbeit elektronisch zu betreiben, wird - dies zeigen die Erfahrungen a n-
derer Städte – sicherlich nicht von allen Gremienmitgliedern genutzt. Insofern ist sicherzustellen, 
dass eine wesentliche Benachteiligung der unterschiedlichen Nutzergruppen - auf der einen Seite 
die, die mit Papier arbeiten, und auf der anderen Seite die, die elektronisch/papierlos  arbeiten - 
nicht gegeben ist (vgl. auch § 44 Abs. 1 Satz 1 GO NRW).  
Schon aus eigenem Interesse werden Gremienmitglieder regelmäßig prüfen, ob neue Unterlagen

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elektronisch verfügbar sind. Dies wird zukünftig mit der gleichen Selbstverständlichkeit erfolg en 
wie heute der tägliche Gang zum Briefkasten. 
Verwaltungsintern ist sicherzustellen, dass die Unterlagen elektronisch und in Papierform nahezu 
zeitgleich verfügbar sind. Während für Tagesordnungen aufgrund der Ladungsfristen eindeutige 
Regelungen gelten, kann bei Vorlagen aber nicht ausgeschlossen werden, dass hier zeitliche Di f-
ferenzen entstehen. Dies kann mit keiner Verfahrensregelung verhindert werden. Eine 100 -
prozentige zeitliche Übereinstimmung wird es nicht geben. Es ist in besonderer Weise notwend ig, 
dass die Unterlagen vollständig und rechtzeitig für das Ratsinformationssystem eingestellt werden 
und elektronisch verfügbar sind. Die Verwaltung wird dies durch entsprechende organisatorische 
Regelungen gewährleisten, damit Beschlüsse rechtssicher gefasst werden können. 
Für Ratsmitglieder, die sich für Vorlagen, Tagesordnungen und Niederschriften in Papierform en t-
scheiden, wird sich kurzfristig an der bisherigen Zustellung der Ratspost nichts ändern. Ob sich 
mittel- oder langfristig Änderungen bei der Zustellung der Ratspost in der bisherigen Form - und 
möglicherweise Einsparpotentiale - ergeben, wird sich zeigen müssen. 
Seitens der Stadt Münster wird schon jetzt den Ratsmitgliedern im Rathaus/Stadtweinhaus ein 
WLAN-Zugang zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung gestellt. Auch die beiden großen Sitzungs-
räume in den Stadthäusern 2 und 3 werden mit einem WLAN-Zugang ausgestattet. 
Im privaten Umfeld muss der Nutzer selbst für eine geeignete Datenverbindung (WLAN, UMTS, 
LTE usw.) sorgen. 
 
 
In Vertretung 
 
gez. 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat