Perspektiven für den Haushaltsplan 2019 - Finanzeckwerte, Nachhaltige Haushaltssanierung

V/0531/2018 
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Öffentliche Berichtsvorlage 
Betrifft 
 
Perspektiven für den Haushaltsplan 2019 - Finanzeckwerte, Nachhaltige Haushaltssanierung 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   04.07.2018 Haupt- und Finanzausschuss Bericht 
   04.07.2018 Rat Bericht 
 
 
Bericht: 
 
Die Aufstellung des Haushaltsplanentwurfes 2019 wird neben den vielfältigen Anforderungen, die sich 
z.B. aus der Anpassung und Weiterentwicklung der städtischen Daseinsvorsorge oder aus der Änd e-
rung gesetzlicher Grundlagen ergeben, ganz wesentlich von der finanziellen Ausgangssituation b e-
einflusst. 
 
Hierzu sind der voraussichtliche Jahresabschluss 2017, die laufende Bewirtschaftung des Haushalts-
jahres 2018, die haushaltswirksamen Effekte aus der Konsolidierung (Stichwort: NaSa) und die bishe-
rige Vorschau der Ergebnisplanung für das Jahr 2019 (als Teil des beschlossenen Haushaltes 2018) 
zu betrachten.     
 
Voraussichtlicher Jahresabschluss 2017 
 
Der im Dezember 2016 verabschiedete Haushaltsplan 2017 sah ein Defizit von -58,6 Mio. € vor. Der 
Jahresabschluss 2017 wird voraussichtlich mit einem geringen Überschuss abschließen. Haupturs a-
che für diese positive Entwicklung sind höhere Erträge. So l iegen die Gewerbesteuer einnahmen mit 
rd. 310,0 Mio. € um 35,0 Mio. €  und der Gemeindeanteil an der Einkommensteuer um 4 ,0 Mio. € 
über dem Planansatz. Im Bereich Kinder, Jugendliche und Familien g ab es  mehrere Millionen Euro 
höhere Kostenerstattungen durch das Land. Auch die Ausschüttung der Sparkasse Münsterland Ost 
liegt rd. 7,8 Mio. € über dem Ansatz (Sonderausschüttung).  
 
Weitere Abweichungen gibt es in einer Vielzahl von Einzelfällen. Diese werden, soweit sie sich als 
nachhaltig erweisen, bei der Haushaltsplanung der Folgejahre berücksichtigt. Weitere der Höhe nach 
signifikante Planabweichungen sind allerdings nicht festzustellen. Fachbereichsbezogene (produk t-
gruppenscharfe) Einzelheiten könn en dem Haushaltsplanentwurf entnommen werden, der am 
19.09.2018 in den Rat eingebracht werden soll. 
 
Das gegenüber dem Plan deutlich verbesserte Jahresergebnis wirkt sich positiv auf das bilanzielle 
Eigenkapital (Ausgleichrücklage und allgemeine Rücklage) aus.  
Amt für Finanzen und 
Beteiligungen 
 
20.06.2018 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in: 
Herr Schetter 
Telefon: 492-2000 
Schetter@stadt-muenster.de

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Laufende Bewirtschaftung 2018 
 
Der Haushaltsplan 2018 weist ein Defizit von -16,4 Mio. € aus. Die Bewirtschaftung läuft zurzeit in 
nahezu allen Verwaltungsbereichen grundsätzlich planmäßig.  
 
Einen ausführlichen Finanzstatus wird die Verwaltung nach Ablauf des 1. Halbjahres dem Rat zum 
19.09.2017 vorlegen. Dieser Finanzbericht wird auch eine Prognose auf das Jahresende enthalten.  
 
1. Finanzeckwerte und Investitionsprogramm für den Haushaltsplan 2019 
 
Für den Ergebnisplan 2019, der für den Haushaltsausgleich und damit für die Genehmigungsfähigkeit 
des Haushalts entscheidend ist, zeichnen sich gegenüber der bisherigen Finanzplanung wesentliche 
Anpassungen in den nachfolgenden Bereichen ab. 
 
 Höhere Steuereinnahmen 
 Die Erträge aus der Gewerbesteuer können gegenüber der bisherigen Planung um  10,0 Mio. € 
auf 300,0 Mio. € erhöht werden. Auch beim Gemeindeanteil an der Einkommensteuer werden 
3,0 Mio. € mehr erwartet als bisher geplant.  
 
 Schlüsselzuweisungen in 2019 
 Die bisherige Ergebnisplanung enthielt für das Jahr 2019 Schlüsselzuweisungen von 18,0  Mio. €. 
Zurzeit gibt es keinen Anlass, hier Änderungen vorzunehmen. Eine genauere Abschätzung wird 
für Ende Juli 2018 erwartet. 
 
 Höhere Personalaufwendungen 
 Der gegenüber der Planung höhere Tarifabschluss und der unabweisbare zusätzliche Persona l-
bedarf zur Wahrnehmung von Pflichtaufgaben und zur Umsetzung des deutlich gewachsenen I n-
vestitionsprogramms führen zu einer weiteren Erhöhung der Personalaufwendungen von  mehre-
ren Millionen Euro. Konkrete Bedarfe werden bis zur Aufstellung des Haushaltsplanentwurfes a b-
schließend geprüft.    
 
 Höhere Aufwendungen im Bereich Kinder, Jugendliche und Familien 
 Kostensteigerungen von mehreren Millionen Euro zeichnen sich auch im  Bereich der Hilfen zur 
Erziehung ab.   
 
 Genehmigungsfähigkeit des Haushalts gewährleisten 
 Die dargestellten Veränderungsnotwendigkeiten belasten die Aufstellung des Haushaltsplans 
2019 und die Folgejahre zusätzlich. Dennoch ist die Verwaltung zuversichtl ich, dem Rat am 
19.09.2018 einen Haushaltsplanentwurf vorlegen zu können, der zwar weiterhin in den Erträgen 
und Aufwendungen nicht ausgeglichen ist, aber zumindest formal genehmigungsfähig sein wird. 
 
Zum Investitionsprogramm 2019 – 2022 wird auf die Ratsvorlage V0530/2018 verwiesen.  
 
 
2. Externe Ämteruntersuchungen im Rahmen des Projektes „NaSa“ und weiteres Vorgehen 
 
Im Jahr 2017 wurden wie geplant folgende externe Untersuchungen durchgeführt: 
 
– Sozialamt 
 
– Tiefbauamt 
 
– Ämter und Einrichtungen mit kulturellem Bezug  
 (Kulturamt, Stadtbücherei, Westfälische Schule für Musik, Stadtmuseum, Stadtarchiv, 
 Villa ten Hompel)

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Untersuchung des Sozialamtes 
 
Das Sozialamt bewirtschaftet ein sich entsprechend seines Aufgabenbildes dynamisch entwickelndes 
Haushaltsvolumen mit stetig steigenden Zuschussbedarfen, die aus dem Gesamthaushalt gedeckt 
werden müssen. Die nachfolgende Grafik stellt das Budget des Sozialamtes mit den Haushaltsplan-
daten für 2018 dar (Angaben in Mio. €). 
 
 
Budget: 108 Mio. € - Kostendeckung: 45% 
 
 
 
In ihrer Untersuchung hat das Beratungsunternehmen in einem ersten Schritt das Sozialamt in Form 
einer Globalanalyse auf der Basis interkommunaler Vergleiche untersucht. Daraus ergab sich eine 
überdurchschnittlich positive Sozialraumlage de r Stadt Münster hinsichtlich der Kriterien Altersstru k-
tur, verfügbares Einkommen, Arbeitslosenquote, Ausländeranteil und Schwerbehindertenquote. Fer-
ner ergaben sich daraus auch gute Werte beim Haushalts - und Fachbenchmark mit niedrigen Pro-
Kopf-Ausgaben in nahezu allen Bereichen der Sozialhilfe. 
 
Als Vertiefungsbereiche hat das Beratungsunternehmen danach anhand benchmarkbasierter, aufg a-
benkritischer Betrachtungen Schwerpunktthemen identifiziert und daraus zwei Vertiefungsbereiche 
mit quantitativen Konsolidierungspotentialen ermittelt, nämlich bei der Förderung freier Träger und im 
Bereich Eingliederungshilfe. 
 
Das Beratungsunternehmen schlägt vor, das Zuschussverfahren im Bereich der freien Wohlfahrt  
durch eine Aufgabenkritik und ein geändertes Entscheidung sverfahren auf eine neue Grundlage zu 
stellen. Zur qualitativen Verbesserung bei der Prüfung und Bewertung von Förderanträgen soll eine 
Zuschuss-Datenbank angelegt werden, die in der Lage ist, Mehrfachförderungen anzuzeigen, die von 
den Zuschussempfängern/-innen dargelegten Finanzbedarfe zu vergleichen und das Erstellen erfo r-
derlicher Statistiken zu vereinfachen. Das Beratungsunternehmen hat ferner Eckpunkte für ein B e-
wertungsraster entworfen, das anhand verschiedener Dimensionen (fachlich, bedarfsbezogen u nd 
finanziell) und Kriterien eine vergleichende Bewertung der Förderzuschüsse als Entscheidungsgrund-
lage für den Rat ermöglichen soll. Soweit sich das Raster nach Konkretisierung bewährt, könnte der 
Rat somit über die Zuschüsse auf der Basis der Bewertunge n durch die Verwaltung nach einheitl i-
chen qualitativen Kriterien entscheiden. In der Folge könnte sich ein quantitativer Konsolidierungse f-
fekt aus einer Reduzierung der für diese Aufwendungen zur Verfügung stehenden Haushaltsansätze 
ergeben. Um sich hier e iner angemessenen Größenordnung zu nähern, schlägt das Beratungsunte r-
nehmen als denkbare Kennzahl die Höhe der institutionellen Förderung sozialer Dienstleis tungsan-
gebote pro Einwohner vor und nennt hierzu  die im städtischen Haushaltsplan mit knapp 10 € / EW 
ausgewiesene Zielkennzahl „Höhe der institutionellen Förderung weiterer sozialer Dienstleistungsa n-

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gebote pro Einwohner“ (vgl. Haushaltsplan 2018, Band 2, Seite 174) beim Produkt 050306 (Soziale 
Beratungsangebote, Programme, Projekte). 
 
Die Verwaltung beabsichtigt, das methodische Verfahren und die Anforderungen an die Zuschussda-
tenbank zu präzisie ren, um zunächst im Sozialamt und in Abstimmung mit dem Projektteam NaSa 
eine Pilotphase durchzuführen. Weitere Hinweise dazu sowie zum vorgeschlagenen Bewertun gsras-
ter werden in der Vorlage „V/0535/2018 Zuschusswesen der Stadt Münster“ gegeben. Die konkreten 
Konsolidierungseffekte werden sich erst anschließend zuverlässig beziffern lassen. 
 
Im Falle eines erfolgreichen Verlaufs der Pilotphase soll das Verfahren auf alle relevanten Verwa l-
tungsbereiche ausgeweitet werden. 
 
Ein weiterer Ansatzpunkt für Konsolidierungspotentiale im Sozialamt ergibt sich aus Sicht des Ber a-
tungsunternehmens im Bereich der Integrationshelfer bei der Eingliederungshilfe. Hier werden z u-
nächst Potentiale durch Prozessoptimierungen (z.B. Zusammenarbeit des Sozialamtes mit anderen 
Ämtern, Hospitationen) gesehen. Aus einer überschlagsmäßigen Schätzung des Beraters ergibt sich 
eine durchschnittliche Betreuungsdichte von 86%, die aus fachlicher Sicht nicht immer gerechtfertigt 
sei. Eine Überversorgung mit Integrationshilfe könnte die Potenzialentfaltung eines Kindes behindern; 
die ständige Präsenz eines Erwachsenen führe nicht zwingend zur verbesserten Inklusion, sondern 
sei auch Hemmschwelle für  soziale Kontakte. Hier geht das Beratungsunternehmen von einem 
durchschnittlichen Betreuungserfordernis von 75% aus und empfiehlt folglich eine entsprechende 
sukzessive Absenkung.  
 
Die Verwaltung beabsichtigt, zunächst die vom Berater angeregten Prozessoptimierungen zu entw i-
ckeln und auf dieser Grundlage die Auswirkungen dieses Vorschlags zur Absenkung der Betreuungs-
quote zu prüfen. 
 
Darüber hinaus hat das Beratungsunternehmen qualitative Empfehlungen gegeben: 
 
 Bereich „Förderung der freien Wohlfa hrt“: Vorantreiben der Harmonisierung der Kostensatzb e-
rechnung 
 Bereich „Hilfe zur Pflege“: Einbeziehung der Aufgaben des Case Managements in die Ve r-
gleichsberechnung ambulanter vs. stationärer Hilfen 
 Bereich „Informationstechnologien“: Umsetzung E-Akte 
 
Die Verwaltung hat diesen Vorschlägen dem Grunde nach zugestimmt und plant ihre Umsetzung. 
 
 
Untersuchung des Tiefbauamtes (Amt 66) – Zwischeninformation 
 
Durch Beschluss des Vergabeausschusses wurde am 17.05.2017 der Auftrag zur „Erarbeitung und 
Quantifizierung von Maßnahmen und Empfehlungen zur nachhaltigen Haushaltssanierung des Tief -
bauamtes der Stadt Münster“ vergeben. 
 
Das externe Beratungsunternehmen führte in der Zeit von Juni 2017 bis Ende März 2018 im Tief -
bauamt eine umfassende Organisationsuntersu chung durch. Der Untersuchungsbereich umfasste 
das gesamte Tiefbauamt. Die Basis der Untersuchung bildete eine umfängliche Erfassung des Ist -
Zustandes, wobei die Aufbau- und Ablauforganisation, die Aufgabenwahrnehmung sowie der Einsatz 
der Personal- und Sachressourcen im Fokus standen. 
 
Zur Optimierung der Ablauforganisation und der Schnittstellen wurden Workshops zur Prozessanal y-
se und Prozessoptimierung mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Tiefbauamtes sowie „benac h-
barter“ Bereiche der Stadtverwaltun g durchgeführt, in denen Handlungsfelder und Lösungs -
möglichkeiten zu verschiedenen organisatorischen Themen erarbeitet wurden.

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Den Kern der nun vorliegenden Empfehlungen bilden ca. 60 Optimierungsvorschläge, die kurz -, mit-
tel- oder erst langfristig umsetzbar sind. Die Empfehlungen beziehen sich auf 
• die Aufbau- und Ablauforganisation, 
• die Aufgabenstruktur und  -standards, 
• Daten/IT, 
• Einnahmesteigerungen sowie 
• das Managementsystem, die Führung sowie die interne und externe Kommunikation 
 
Zur Erzielung von Effekten wird in Teilbereichen auch eine vorhergehende, nicht unerhebliche Investi-
tion empfohlen. 
 
Das Personal- und Organisationsamt wird gemeinsam mit dem Tiefbauamt zunächst die Plausibilität 
der vorgeschlagenen Optimierungsmaßnahmen prüfe n und Umsetzungen einleiten. Zur Sicher -
stellung der Zielerreichung werden Maßnahmen des Controllings vorgesehen. Die Umsetzung soll in 
einer kontinuierlichen Weiterentwicklung münden. Da neben Einsparungen auch Investitionen und die 
Einleitung von beteili gungsorientierten Prozessoptimierungen vorgeschlagen werden,  kann der zu 
erzielende Einspareffekt im Moment noch nicht beziffert werden. 
 
 
Untersuchung der Ämter und Einrichtungen mit kulturellem Bezug – Zwischeninformation 
 
Hierzu wird die Verwaltung den politischen Gremien im Herbst 2018 berichten. 
 
 
Externe Ämteruntersuchungen im Rahmen von „NaSa“ – weiteres Vorgehen 
 
Das Konzept des „NaSa“-Projektes baut auf drei Säulen auf: 
 
 Aufgabenkritik 
 = schwerpunktmäßige Betrachtung der Aufgabenbereiche mit nenn enswertem Einfluss auf 
 die Haushaltsgestaltung und Identifikation von Potentialen zur Aufwandsreduktion, z.B. 
 durch Aufgabenverzicht und angepasste Organisationsstrukturen 
 
 Verbesserung der Einnahmeseite 
 = Regelmäßige Gebührenanpassungen entsprechend al lgemeiner Kostenentwicklungen und 
 Prüfung der Optimierung kommunaler Steuern 
 
 Innovationsprojekte / Modernisierung der Verwaltung 
 = Verbesserung bei der Erbringung städtischer Leistungen durch Optimierung von Geschäfts -
 prozessen und den Einsatz technischer Medien und Instrumente 
 
Bei den Ämteruntersuchungen der Jahre 2016 und 2017 stand insbesondere die Säule „Aufgaben -
kritik“ im Mittelpunkt der Aktivitäten. Vor dem Hintergrund, dass die aktuell leichte Entspannung der 
Haushaltssituation konjunkturbedingt nur temporär sein wird, ist beabsichtigt, die Instrumente der 
Haushaltskonsolidierung weiter zu entwickeln. Insbesondere soll im Fokus stehen, wie in den aktuell 
günstigen Rahmenbedingungen kurzfristig die schwarze Null erreicht und wie d ies im Idealfall lan g-
fristig gehalten werden kann, indem parallel entsprechende Steuerungsmöglichkeiten ausgebaut wer-
den. Die einnahmeseitigen Verbesserungen im Rahmen der städtischen Gebühren als zweite Säule 
sind zwischenzeitlich in einen regelmäßigen Rhythmus übergegangen.  
 
Deshalb sollen im Jahr 2018 – auch angesichts der anstehenden Digitalisierungserfordernisse – 
schwerpunktmäßig Innovationsprojekte zur Verwaltungsmodernisierung angestoßen werden. Mit den 
zur Untersuchung anstehenden Ämtern – Jobcenter, Amt für Schule und Weiterbildung und Amt für 
Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit – wurden entsprechende Vorgespräche geführt. Der Fokus 
der Aktivitäten soll beim Jobcenter liegen, um dort die Einführung der elektronischen Akte aufzuba u-
en. Mit dem Amt für Schule und Weiterbildung wurden Projekte zur Kommunikationsanalyse und zum

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Datenmanagement und mit dem Amt für Grünflächen, Umwelt und Nachhaltigkeit zur Geschäftspr o-
zessoptimierung in den Bereichen Baumpflegemanagement und Grünflächenunterhaltung ab ge-
stimmt.  
 
 
I.V. 
 
gez. 
 
Reinkemeier 
Stadtkämmerer

Anlage A zur V/0531/2018 
Kurzüberblick 
Die Vorlage gibt eine Einschätzung der Verwaltung zur aktuellen Haushaltsentwicklung und den 
absehbaren Eckwerten für den Ergebnisplan des Haushaltsplanentwurfes 2019.  
Darüber hinaus erfolgt ein Zwischenbericht zu den Maßnahmen der nachhaltigen Haushaltswirt-
schaft (NaSa). 
 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
Aufgrund der gesamtstädtischen Bezüge der Vorlage ist die Zuordnung zu einzelnen Zielen des  
ISM-Prozesses oder der Produktgruppen des Haushalts nicht möglich. 
 
 
Finanzierung 
Produktgruppe: diverse diverse 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan  Ja  Nein x Keine 
Angabe 
Auswirkungen auf den Finanzplan  Ja  Nein x Keine 
Angabe 
Im beschlossenen (Nachtrags-)Haushaltsplan 2018 enthalten?  Ja  Nein x Keine 
Angabe 
Im Entwurf des (Nachtrags-)Haushaltsplan 2018 enthalten?  Ja  Nein x Keine 
Angabe 
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren?  Ja  Nein x Keine 
Angabe 
Bereits veranschlagt?  Ja  Nein x Keine 
Angabe 
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist x vollständig 
pflichtig 
x überwiegend 
pflichtig 
x überwiegend 
freiwillig 
x vollständig frei-
willig 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) 
Eine sinnvolle Angabe ist nicht möglich.