Neufassung der Satzung für das Stadtarchiv Münster einschließlich Benutzungs- und Gebührenordnung

V/0410/2021 
V/0410/2021 
 
 
Öffentliche Beschlussvorlage 
Betrifft 
 
Neufassung der Satzung für das Stadtarchiv Münster einschließlich Benutzungs- und 
Gebührenordnung 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   08.06.2021 Kulturausschuss Vorberatung 
   23.06.2021 Hauptausschuss Vorberatung 
   23.06.2021 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
Dem beigefügten Satzungsentwurf wird zugestimmt. Er tritt am 1.7.2021 in Kraft. 
 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
Durch die neue Satzung ergeben sich keine wesentlichen finanziellen Auswirkungen. 
 
 
Begründung: 
 
Die heutige Satzung des Stadtarchivs stammt im Wesentlichen von 1993 und verweist auf das da-
mals gültige Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein -
Westfalen (ArchivG NRW) vom 16.5.1989; nur die Gebührenordnung wurde i m Dezember 2001 auf 
Euro umgestellt und hinsichtlich der zu Archivgut gewordenen Personenstandsregister im März 2010 
aktualisiert. Das ArchivG NRW wurde seitdem mehrfach novelliert und den gesellschaftlichen, techni-
schen und rechtlichen Entwicklungen (zule tzt geändert durch Gesetz vom 16. September 2014) an-
gepasst.  
Auch angrenzende Rechtsbereiche wie das Datenschutz - und Urheberrecht haben Anpassungen 
erfahren. Diesen geänderten Rahmensetzungen muss die städtische Archivsatzung Rechnung tra-
gen. Sie betreff en unter anderem eine regelmäßige Anbietungspflicht der städtischen Dienststellen, 
die Dauer der Schutzfristen für personenbezogenes Archivgut und den Umgang mit elektronischen 
Unterlagen wie z. B. E-Akten und Datenbanken. 
 
Darüber hinaus wurde bei der Anp assung der Gebührensatzung auf die Vergleichbarkeit städtischer 
Dienstleistungen geachtet. Es wurde angestrebt, dass gleiche oder ähnliche Dienstleistungen, wie sie 
in der laufenden Stadtverwaltung erbracht werden, im Stadtarchiv das Gleiche kosten. Die St undens-
Stadtarchiv 
 
26.05.2021 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in: 
Herr Dr. Worm 
Telefon: 492-4700 
Worm@stadt-muenster.de

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V/0410/2021 
ätze wurden moderat angepasst und sollen in Zukunft pro angefangener Viertelstunde abgerechnet 
werden. Auf diese Weise entspricht der berechnete Stundensatz genauer der tatsächlich angefalle-
nen Arbeitszeit. Um einen unverhältnismäßigen Verwaltungsauf wand bei Kleinstrechnungen zu ver-
meiden, wurde ein Mindestrechnungsbetrag von 10,- € festgesetzt. Auf die rechtlich höchst umstritte-
nen Nutzungsentgelte für gemeinfreies Archivgut wird in Zukunft verzichtet. Die hier entstehenden 
Ausfälle werden durch die moderate Anpassung der Stundensätze und die Anpassung der Gebühren 
an die in der sonstigen Stadtverwaltung üblichen Sätze ausgeglichen.  
 
Die neue Satzung schafft einen Rechtsrahmen für die Archivierung von Unterlagen der privatrechtlich 
verfassten städtischen Eigenbetriebe und gibt Muster für Schenkungs - und Depositalverträge (Über-
lassungen unter Eigentumsvorbehalt) vor.  
 
Schließlich erleichtert und vereinfacht die neue Satzung die Benutzung und berücksichtigt neue tech-
nische Möglichkeiten. So wird z. B. das bisher bestehende Fotografie-Verbot für gemeinfreie Archiva-
lien aufgehoben. 
 
i. V. 
 
gez. 
Cornelia Wilkens 
Stadträtin 
 
Anlagen 
Anlage 1: Satzung für das Stadtarchiv Münster einschließlich Benutzungs- und Gebührenordnung 
Anlage 2: Synopse von alter und neuer Archivsatzung

Anlage A zur V/0410/2021 
Kurzüberblick 
Neufassung der Satzung für das Stadtarchiv Münster einschließlich Benutzungs- und Gebühren-
ordnung 
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
- Anpassung des Satzungsrechts an geltende rechtliche Vorgaben 
- Anpassung der Archivsatzung an die Auswirkungen der Digitalisierungsbestrebungen in 
der Verwaltung 
- Vereinfachung und Aktualisierung der Gebührentatbestände und Harmonisierung im städ-
tischen Kontext 
- Verbesserungen und Erleichterungen für Benutzerinnen und Benutzer des Stadtarchivs.  
 
 
Finanzierung 
Produktgruppe: 0406 Stadtarchiv 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan  Ja X Nein   
Auswirkungen auf den Finanzplan  Ja X Nein   
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren?  Ja X Nein   
 
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist X vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
 vollständig 
freiwillig 
Archivgesetz NRW 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration)

Synopse von alter und neuer Archivsatzung 
Satzung für das Stadtarchiv Münster einschließlich Benut-
zungs- und Gebührenordnung vom 6. März 1993 (Amtsblatt 
der Stadt Münster 1993 S. 36-41) und für III. Satzung zur Än-
derung der Benutzungs- und Gebührenordnung für das 
Stadtarchiv Münster vom 6. März 1993 vom 18. März 2010 
(Amtsblatt der Stadt Münster 2010 S. 36 - 38) 
Satzung für das Stadtarchiv Münster einschließlich
Benutzungs- und Gebührenordnung – Beschlussvorlage 
für die Ratssitzung vom 23.06.2021
Der Rat der Stadt Münster hat in seiner Sitzung vom 10.02.1993 
aufgrund der §§ 4 und 28 der Gemeindeordnung für das Land 
Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 
13.08.1984 (GV NW 1984 S. 475/SGV NW 2023) zuletzt geän-
dert durch Gesetz vom 07.03.1990 (GV NW S. 141) und der 
§§ 1, 2, 4 und 6 des Kommunalabgabengesetzes für das Land 
Nordrhein-Westfalen vom 21.10.1969 (GV NW S. 712/SGV NW 
610), zuletzt geändert durch Gesetz vom 30.04.1991 (GV NW 
1991 S. 214) gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über die 
Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivgutes im Lande Nord-
rhein-Westfalen vom 16. Mai 1989 (GV NW S. 302) folgende 
Satzung beschlossen: 
I. Allgemeine Bestimmungen 
§ 1 Stellung und Aufgaben 
(1) Die Stadt Münster unterhält ein Archiv. 
(2) Das Archiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung angefal-
lenen Unterlagen (das Nähere bestimmt die Aktenordnung), die 
zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, zu 
erfassen, auf ihre Archivwürdigkeit hin zu werten und solche von 
bleibendem Wert mit den entsprechenden Amtsdrucksachen zu 
verwahren und zu ergänzen, zu erhalten, zu erschließen, allge-
mein nutzbar zu machen sowie zu erforschen und zu veröffent-
lichen. Das Archiv sammelt auch die für die Geschichte und Ge-
genwart der Stadt Münster bedeutsamen Dokumentationsunter-
lagen anderer Herkunft. Das Archiv kann fremdes Archivgut auf-
nehmen. 
Der Rat der Stadt Münster hat in seiner Sitzung vom 23. Juni 2021
(Amtsblatt der Stadt Münster 2021 S. XX) aufgrund der §§ 7, 
Abs. 1 und § 41, Abs. 1, Buchstabe f der Gemeindeordnung für 
das Land Nordrhein-Westfalen (GO) in der Fassung der Bekannt-
machung vom 14. Juli 1994 (GV NRW S. 666), zuletzt geändert 
durch Art. 3 NKF-COVID-19-Isolierungsgesetz – NKF-CIG – so-
wie zur Anpassung weiterer landesrechtlicher Vorschriften vom 
29. September 2020 (GV. NRW. S. 916) und der §§ 1, 2 Abs. 1, 
4, 6 und 13 Kommunalabgabengesetz für das Land Nordrhein-
Westfalen (KAG) vom 21. Oktober 1969 (GV NW S. 712/SGV NW 
S. 1029), zuletzt geändert durch Gesetz vom 19. Dezember 2019 
und aufgrund des Datenschutzgesetzes NRW (DSG NRW) vom 
17. Mai 2018 (GV NRW S. 244, ber. S. 278 und S. 404) gemäß 
den Bestimmungen des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung 
öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG 
NRW) vom 16. März 2010, zuletzt geändert durch Gesetz vom 
16. September 2014 (GV NW S. 31/SGV NW S. 603) folgende 
Satzung beschlossen: 
I. Allgemeine Bestimmungen 
§ 1 Rechtsform und Aufgaben 
(1) Das Archiv der Stadt Münster (Stadtarchiv) ist eine nicht 
rechtsfähige öffentliche Einrichtung der Stadt Münster. Es wird 
als Amt geführt und ist Teil der Stadtverwaltung. 
(2) Das Stadtarchiv hat folgende Aufgaben: 
1. Das Stadtarchiv hat Unterlagen des Rates, sonstiger Gre-
mien, der Ämter, Einrichtungen und der Dienststellen der Stadt 
(anbietungspflichtige Stellen), die zur Aufgabenerfüllung nicht 
mehr benötigt werden, auf ihre Archivwürdigkeit hin zu prüfen 
und die als archivwürdig erkannten Teile als Archivgut zu über-
nehmen. Über die Archivwürdigkeit entscheidet das Stadtarchiv 
nach fachlichen Kriterien. Dies gilt auch für die Überlieferung der 
Rechtsvorgänger der heutigen Stadt Münster. Unterlagen sind 
laut § 2 Abs. 1 Archivgesetz NRW Urkunden, Amtsbücher, Ak-
ten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, 
Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente 
und alle anderen, auch elektronischen Aufzeichnungen, unab-
hängig von ihrer Speicherungsform, sowie alle Hilfsmittel und 
ergänzenden Daten, die für die Erhaltung, das Verständnis die-
ser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. 
2. Das Stadtarchiv unterhält in Kooperation mit dem Personal- 
und Organisationsamt der Stadt Münster ein Zwischenarchiv, in 
dem die Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht ab-
gelaufen sind, bis zur Entscheidung über die Archivwürdigkeit 
aufbewahrt werden. Das Verfügungsrecht über das Zwischenar-
chivgut verbleibt bei der abliefernden Stelle. 
3. Das Stadtarchiv hat das Archivgut zu verwahren, zu erhalten, 
instand zu setzen, zu erschließen und für die Benutzung bereit-
zustellen. Das Archivgut ist unveräußerlich.

(3) Das Archiv fördert aktiv die Erforschung und Kenntnis der 
Stadt- und Landesgeschichte. Es trägt zur Bildungs- und Kultur-
arbeit in der Stadt bei. 
4. Das Stadtarchiv kann Unterlagen von rechtlich selbständigen 
Unternehmen und Stiftungen der Stadt in gleicher Weise wie 
städtische Unterlagen als Archivgut übernehmen. Für dieses Ar-
chivgut gelten vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen die 
nachfolgenden Regelungen entsprechend. 
5. Das Stadtarchiv kann Unterlagen von anderen Stellen oder 
von natürlichen oder juristischen Personen als Archivgut über-
nehmen, soweit eine dauernde Verwahrung, Erschließung, Be-
reitstellung und Nutzung im öffentlichen Interesse liegen und 
das Archivgut Bezüge zur Stadt Münster oder ihren Rechtsvor-
gängern hat. Für dieses Archivgut gelten vorbehaltlich abwei-
chender Vereinbarungen mit den Eigentümerinnen/Eigentü-
mern des Archivguts bzw. Rechteinhaberinnen/Rechteinhabern 
die nachfolgenden Regelungen entsprechend. 
6. Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut durch Sam-
meln von Unterlagen zu ergänzen, die geeignet sind, die Ge-
schichte der Stadt, das Stadtbild, Veränderungen und Ereig-
nisse sowie das Wirken von Menschen in der Stadt zu dokumen-
tieren. 
7. Das Stadtarchiv unterhält eine wissenschaftliche Dienstbi-
bliothek als Präsenzbibliothek. 
8. Das Stadtarchiv fördert aktiv die Erforschung und Kenntnis 
der Stadt- und Landesgeschichte. Es trägt zur Bildungs- und 
Kulturarbeit in der Stadt bei. 
§ 2 Verhältnis zu den anbietungspflichtigen Stellen  
(1) Die anbietungspflichtigen Stellen müssen dem Stadtarchiv 
mindestens einmal im Kalenderjahr anzeigen, welche Unterla-
gen für den laufenden Dienstbetrieb und zur Erfüllung ihrer Auf-
gaben nicht mehr benötigt werden, und diese dem Stadtarchiv 
anbieten. Diese Pflicht entsteht grundsätzlich nach Ablauf der 
gesetzlichen oder von der Behördenleitung vorgeschriebenen 
Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen. Unabhängig davon 
sind alle Unterlagen spätestens dreißig Jahre nach ihrer Entste-
hung dem Stadtarchiv anzubieten, sofern keine anderen 
Rechtsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen bei den an-
bietungspflichtigen Stellen festlegen. Eine Vernichtung oder 
Entnahme einzelner Vorgänge ist nur mit vorheriger Zustim-
mung des Stadtarchivs zulässig. Dem Stadtarchiv ist auf Verlan-
gen zur Feststellung der Archivwürdigkeit Einsicht in die Unter-
lagen und die dazu gehörigen Hilfsmittel und ergänzenden Da-
ten zu gewähren, die für das Verständnis dieser Information und 
deren Nutzung notwendig sind. Elektronische Unterlagen, die 
einer laufenden Aktualisierung unterliegen, sind ebenfalls zur 
Archivierung anzubieten. 
(2) Laut § 10 Abs. 1 Datenschutzgesetz NRW ist eine Löschung 
personenbezogener Daten erst zulässig, nachdem die Unterla-
gen dem öffentlichen Archiv angeboten und als nicht archivwür-
dig bewertet worden sind oder die Verpflichtung zur weiteren 
Aufbewahrung nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Archivgesetz NRW ent-
fallen ist. Anzubieten und zu übergeben sind deshalb auch Un-
terlagen, die personenbezogene Daten enthalten, die nach ei-
ner geltenden Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten oder 
könnten, auch wenn sie einem Berufs- oder besonderen Amts-
geheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhal-
tung unterliegen. Nach § 203 Abs. 1 Nr. 1, 2 oder 4 Strafgesetz-
buch geschützte Unterlagen einer Beratungsstelle dürfen nur in 
anonymisierter Form angeboten und übergeben werden. Unzu-
lässig verarbeitete und gespeicherte Daten sind weder anzubie-
ten noch zu übergeben.

(3) Die anbietungspflichtigen Stellen bestimmen im Einzelfall, 
wie lange Unterlagen aus rechtlichen Gründen oder aus Verwal-
tungsinteresse verwahrt werden müssen. Diese Angaben sind 
für das Stadtarchiv verbindlich. Während der vorgegebenen 
Fristen können die Unterlagen im Zwischenarchiv gelagert wer-
den. Die abliefernde Stelle hat das Recht, Unterlagen im Zwi-
schenarchiv jederzeit zu nutzen. Das gilt nicht für personenbe-
zogene Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten ge-
sperrt oder gelöscht werden müssen. In diesen Fällen besteht 
das Nutzungsrecht der Verwaltung nur nach Maßgabe des § 7 
Abs. 5 Archivgesetz NRW, jedoch nicht zu den gleichen Zwe-
cken, zu denen die personenbezogenen Daten gespeichert wor-
den sind. 
(4) Das Stadtarchiv berät die Dienststellen bei der Verwaltung, 
Aufbewahrung und Sicherung ihrer Unterlagen. Es ist an allen 
Maßnahmen zu beteiligen, die Unterlagen betreffen, soweit 
diese zu anbietungspflichtigen elektronischen Unterlagen nach 
§ 2 Abs. 1 Archivgesetz NRW führen. Es wirkt an der Erstellung 
von Aktenplänen und Aktenordnungen mit. Die Digitalisierung 
von Unterlagen, bei denen die elektronische Form an Stelle der 
bisherigen analogen Form tritt ("Ersetzendes Scannen"), erfolgt 
im Benehmen mit dem Stadtarchiv. Um die spätere Übernahme 
von Archivgut aus elektronischen Systemen zu ermöglichen, ist 
das Stadtarchiv über die Planung, Einführung und wesentliche 
Änderungen von IT-Systemen frühzeitig zu informieren und zu 
beteiligen, soweit diese zu anbietungspflichtigen elektronischen 
Unterlagen nach § 2 Abs. 1 Archivgesetz NRW führen. Das gilt 
besonders bei der Einführung der elektronischen Aktenführung. 
(5) Dem Stadtarchiv ist ein Belegexemplar sämtlicher Veröffent-
lichungen und amtlichen Druckschriften der Stadt nach ihrem 
Erscheinen kostenfrei anzubieten.  
§ 2 Benutzung des Archivs
(1) Jede/Jeder, die/der ein berechtigtes Interesse glaubhaft 
macht, kann nach Maßgabe dieser Satzung und Benutzungs-
ordnung die im Archiv verwahrten Unterlagen (Archivalien) be-
nutzen, soweit gesetzliche Bestimmungen, Regelungen der 
Stadt Münster oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder frühe-
ren Eigentümern des Archivgutes dem nicht entgegenstehen. 
(2) Die Benutzung kann durch Auskunft und Beratung durch das 
Archivpersonal, durch schriftliche Anfragen, durch Anfertigung 
von Reproduktionen sowie durch persönliche Einsichtnahme in 
Archivalien und Findmittel erfolgen. Nur in begründeten Ausnah-
mefällen wird Archivgut nach den Bestimmungen des § 14 die-
ser Satzung zur Einsichtnahme an einen anderen Ort versandt. 
Eine Ausleihe von Archivalien zu Ausstellungszwecken kann nur 
erfolgen, wenn konservatorische Gründe dies nicht verbieten. 
Über die Benutzungsart entscheidet die Leiterin/der Leiter des 
Archivs. 
II. Benutzung
§ 3 Recht auf Benutzung  
(1) Das Benutzungsverhältnis richtet sich nach den Vorschriften 
des öffentlichen Rechts. 
(2) Jeder hat nach Maßgabe des Archivgesetzes NRW, dieser 
Satzung und Benutzungsordnung das Recht, Archivgut auf An-
trag einzusehen und die im Archiv verwahrten Unterlagen (Ar-
chivalien) zu nutzen, soweit gesetzliche Bestimmungen, Rege-
lungen der Stadt Münster oder Vereinbarungen mit derzeitigen 
oder früheren Eigentümern des Archivgutes dem nicht entge-
genstehen. 
(3) Die Benutzung kann durch Auskunft und Beratung durch das 
Archivpersonal, durch schriftliche Anfragen, durch Anfertigung 
von Reproduktionen sowie durch persönliche Einsichtnahme in 
Findmittel und Archivalien in den Räumlichkeiten des Archivs 
erfolgen. Über die Benutzungsart entscheidet die Archivleitung. 
(4) Nutzende werden archivfachlich beraten. Auf weitergehende 
Hilfen, z. B. beim Lesen handschriftlicher Texte, besteht kein 
Anspruch. 
(5) Eine Ausleihe von Archivalien zu Ausstellungszwecken kann 
erfolgen, wenn konservatorische oder rechtliche Gründe nicht

(3) Das Archiv kann zu amtlic hen, wissenschaftlichen, heimat-
kundlichen, gewerblichen und privaten Zwecken benutzt wer-
den. 
entgegenstehen. Über die Modalitäten entscheidet die Archivlei-
tung. Andere Formen der Archivalienausleihe sind nicht vorge-
sehen.  
§ 3 Benutzungsantrag und -genehmigung
(1) Die Benutzung des Archivs einschließlich der Archivbiblio-
thek wird auf schriftlichen Antrag zugelassen, soweit Sperrfris-
ten der Einsichtnahme in amtliche Unterlagen nicht entgegen-
stehen. Die Antragstellerin/Der Antragsteller hat sich auf Verlan-
gen über ihre/seine Person auszuweisen. Mit ihrer/seiner Unter-
schrift erkennt die Antragstellerin/der Antragsteller die Benut-
zungsordnung an. Die Antragstellerin/Der Antragsteller hat im 
Benutzungsantrag Angaben über den Zweck der Benutzung so-
wie den Gegenstand der Nachforschungen zu machen. Die Be-
nutzungsgenehmigung erfolgt für die Dauer eines Jahres (Ka-
lenderjahr). Wenn sich Zweck der Benutzung und Gegenstand 
der Forschung ändern, ist ein neuer Antrag zu stellen. Über den 
Benutzungsantrag entscheidet die Leiterin/der Leiter des Stadt-
archivs. 
[s.u. § 4, Abs. 2] 
§ 4 Benutzungsantrag/Benutzungsgenehmigung/Benutzungs-
einschränkung 
(1) Die Benutzung des Archivs einschließlich der Archivbiblio-
thek wird auf schriftlichen Antrag zugelassen, soweit die im § 7 
Abs. 1 Archivgesetz NRW festgelegten Schutzfristen der Ein-
sichtnahme in amtliche Unterlagen nicht entgegenstehen. Die 
Nutzung des Archivguts ist nach Ablauf einer Schutzfrist von 
30 Jahren seit Entstehung der Unterlagen zulässig. Die Schutz-
frist beträgt 60 Jahre seit Entstehung der Unterlagen für Archiv-
gut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt. Bei 
aktenmäßig zusammengefassten Unterlagen bestimmt sich die 
Frist nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung, die in der Akte 
dokumentiert wurde. Für Archivgut, das sich nach seiner Zweck-
bestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder 
mehrere natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Ar-
chivgut) endet die Schutzfrist jedoch nicht vor Ablauf von 
1. 10 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder der 
letztverstorbenen von mehreren betroffenen Personen, deren 
Todesjahr dem Stadtarchiv bekannt ist, 
2. 100 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person oder der 
Geburt der letztgeborenen von mehreren Personen, deren To-
desjahr dem Stadtarchiv nicht bekannt ist, und 
3. 60 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das 
Todes- noch das Geburtsjahr der betroffenen Person oder einer 
der betroffenen Personen dem Stadtarchiv bekannt sind.  
Für personenbezogenes Archivgut betreffend Amtsträgerinnen 
und Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter sowie Personen der 
Zeitgeschichte gelten die Schutzfristen nur, sofern deren schüt-
zenswerte Privatsphäre betroffen ist. Die Schutzfristen gelten 
nicht für solche Unterlagen, die schon bei ihrer Entstehung zur 
Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich 
waren. 
(2) Die Schutzfristen können auf Antrag verkürzt werden; im 
Falle von personenbezogenen Archivgut jedoch nur, wenn  
1. die Betroffenen in die Nutzung eingewilligt haben, 
2. im Falle des Todes der Betroffenen deren Rechtsnachfolger 
in die Nutzung eingewilligt haben, es sei denn, ein Betroffener 
hat zu Lebzeiten der Nutzung nachweislich widersprochen, oder 
die Erklärung der Einwilligung wäre nur höchstpersönlich durch 
die Betroffenen möglich gewesen, 
3. die Nutzung zu benannten wissenschaftlichen Zwecken oder 
zur Wahrnehmung eines rechtlichen Interesses erfolgt und da-
bei sichergestellt wird, dass schutzwürdige Belange Betroffener 
nicht beeinträchtigt werden  
4. dies im überwiegenden öffentlichen Interesse liegt. 
(3) Antragstellende haben sich auf Verlangen auszuweisen. Mit 
ihrer Unterschrift auf dem Benutzungsantrag erkennen sie die 
Benutzungsordnung an. Die Antragstellenden haben im Benut-
zungsantrag Angaben über den Zweck der Benutzung sowie 
den Gegenstand der Nachforschungen zu machen. Die Benut-
zungsgenehmigung wird für ein Kalenderjahr ausgestellt. Wenn 
sich Zweck der Benutzung und Gegenstand der Forschung än-

(2) Die Benutzung des Archivs kann eingeschränkt oder versagt 
werden, wenn 
a) Grund zu der Annahme besteht, daß das Wohl der Bundes-
republik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würde, 
b) Grund zu der Annahme besteht, daß schutzwürdige Belange 
Dritter entgegenstehen oder 
c) der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde oder 
d) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde 
oder 
e) Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern 
entgegenstehen. 
(3) Die Benutzung des Archivs kann auch aus anderen wichti-
gen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere 
wenn 
a) das Wohl der Stadt Münster verletzt werden könnte, 
b) die Antragstellerin/der Antragsteller wiederholt und schwer-
wiegend gegen die Benutzungsordnung verstoßen oder ihr/ihm 
erteilte Auflagen nicht eingehalten hat, 
c) der Ordnungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht 
zuläßt, 
d) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeiti-
ger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist, 
e) der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Ein-
sichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht wer-
den kann. 
(4) Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen 
(z. B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. 
Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbeson-
dere wenn 
a) Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutref-
fen oder 
b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der 
Benutzung geführt hätten oder 
c) die Benutzerin/der Benutzer gegen die Benutzungsordnung 
verstößt oder ihr/ihm erteilte Auflagen nicht einhält, 
d) die Benutzerin/der Benutzer Urheber- und Persönlichkeits-
schutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beach-
tet. 
§ 4 Benutzung von Archivgut 
(1) Sämtliche Ämter, Dienststellen und Einrichtungen der Stadt-
verwaltung Münster haben das Recht, das von ihnen selbst, von 
ihren Rechts- und Funktionsvorgängern und von den ihnen 
nachgeordneten Stellen abgegebene Archivgut jederzeit zu be-
nutzen. Dies gilt jedoch nicht für personenbezogene Unterlagen 
und Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt 
oder vernichtet bzw. gelöscht werden müssen. In diesen Fällen 
besteht das Nutzungsrecht nur nach Maßgabe des § 7 Archiv-
gesetz Nordrhein-Westfalen, jedoch nicht zu den Zwecken, zu 
denen die personenbezogenen Unterlagen und Daten herge-
stellt bzw. gespeichert worden sind. Sonstige amtliche Nutzung 
von Archivgut amtlicher Herkunft, bei dem die Sperrfristen noch 
dern, ist ein neuer Antrag zu stellen. Über den Benutzungsan-
trag und die Modalitäten der Benutzung entscheidet die Archiv-
leitung. 
(4) Die Benutzung des Archivs kann eingeschränkt oder versagt 
werden, wenn 
1. schutzwürdige Belange der Bundesrepublik, der Bundeslän-
der, von Gebietskörperschaften oder ihren Organisationseinhei-
ten oder schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter beein-
trächtigt werden könnten oder Rechtsvorschriften über Geheim-
haltung verletzt würden; 
2. die Archivalien durch die Stadt Münster benötigt werden oder 
durch die Benutzung der Erhaltungszustand der Archivalien ge-
fährdet würde. In diesem Fall ist die Benutzung, wenn es geht, 
auf andere Weise zu ermöglichen (vgl. § 3 Abs. 3); 
3. bei Archivgut nach § 1 Abs. 2 Nr. 5 Vereinbarungen mit der-
zeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen oder 
4. die/der Antragstellende wiederholt und/oder schwerwiegend 
gegen die Benutzungsordnung verstoßen oder ihnen erteilten 
Auflagen nicht eingehalten haben. 
(5) Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen 
(z. B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. 
Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbeson-
dere wenn 
1. Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutref-
fen, 
2. nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der 
Benutzung geführt hätten,  
3. Nutzende gegen die Benutzungsordnung verstoßen oder Auf-
lagen nicht einhalten oder 
4. Nutzende Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie 
schutzwürdige Belange Dritter nicht beachten. 
(6) Die anbietungspflichtigen Stellen haben das Recht, das von 
ihnen selbst, von ihren Rechts- und Funktionsvorgängern oder 
von den ihnen nachgeordneten Stellen abgegebene Archivgut 
jederzeit zu benutzen. Dies gilt jedoch nicht für personenbezo-
gene Unterlagen und Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift 
hätten gesperrt oder vernichtet bzw. gelöscht werden müssen. 
In diesen Fällen besteht das Nutzungsrecht nur nach Maßgabe 
von § 4 Abs. 1 Archivgesetz NRW, jedoch nicht zu den Zwecken, 
zu denen die personenbezogenen Unterlagen und Daten herge-
stellt bzw. gespeichert worden sind.  
(7) Rechtsansprüche Betroffener auf Auskunft, Löschung, Be-
richtigung oder Gegendarstellung bzw. Anonymisierung oder

nicht abgelaufen sind oder das Benutzungsbeschränkungen un-
terliegt, darf nur im Einvernehmen mit dem Amt, der Dienststelle 
oder der Einrichtung gestattet werden, aus deren Geschäftsbe-
reich das Archivgut stammt. Nutzungsrechte, die bereits vor Ab-
gabe der Unterlagen an das Archiv bestanden haben, bleiben 
unberührt. 
(2) Die Nutzung durch Dritte richtet sich nach den §§ 6, 7 und 
12 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen. Archivgut amtli-
cher Herkunft darf frühestens nach Ablauf von 30 Jahren seit 
Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Unterlag Archivgut 
einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder besonde-
ren Rechtsvorschriften über Geheimhaltung, darf es erst 
60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Be-
zieht es sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem 
wesentlichen Inhalt auf eine natürliche Person, so darf es frü-
hestens 10 Jahre nach deren Tod genutzt werden; ist der To-
destag dem Stadtarchiv nicht bekannt, endet die Sperrfrist 
90 Jahre nach der Geburt. Diese Sperrfristen gelten nicht für 
solches Archivgut, das bereits bei seiner Entstehung zur Veröf-
fentlichung bestimmt war. Sie gelten ebenfalls nicht für die Be-
troffenen und ihre Rechtsnachfolger gemäß § 6 Archivgesetz 
Nordrhein-Westfalen. Fristen und Nutzungsrechte aufgrund an-
derer Rechtsvorschriften oder besonderer Vereinbarungen mit 
Eigentümern beim Erwerb privaten Archivgutes bleiben unbe-
rührt. Verschlußsachen dürfen nur mit der Zustimmung der ab-
liefernden Stelle benutzt werden. 
(3) Sperrfristen können mit schriftlicher Genehmigung der Ober-
stadtdirektorin/des Oberstadtdirektors verkürzt werden, im Fall 
von Absatz (2), Satz 4, jedoch nur, wenn die Betroffenen, im 
Falle ihres Todes deren Rechtsnachfolger, in die Nutzung ein-
gewilligt haben oder das Archivgut zu eigens benannten wissen-
schaftlichen Zwecken genutzt wird und dann durch geeignete 
Maßnahmen sichergestellt ist, daß schützenswerte Belange Be-
troffener nicht beeinträchtigt werden. Die Sperrfristen können 
verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse geboten 
ist. Über Verkürzung oder Verlängerung der Sperrfristen ent-
scheidet die Oberstadtdirektorin/der Oberstadtdirektor. 
§ 5 Einräumung von Nutzungsrechten im Sinne des Urheber-
rechtsgesetzes 
(1) Die Nutzung der nach Urheberrechtsgesetz geschützten, im 
Stadtarchiv verwahrten Werke der Stadt Münster zu Veröffentli-
chungs- oder anderen kommerziellen Zwecken, sowie die Ver-
wertung von Nutzungsrechten, die der Stadt Münster als Eigen-
tümerin von Archivalien zustehen, bedürfen der schriftlichen Ge-
nehmigung durch das Stadtarchiv. Die Einräumung von urhe-
berrechtlichen einfachen Nutzungsbefugnissen muß sowohl für 
die Verwertung in Druckwerken als auch in Fernseh-, Film- und 
Videoproduktionen beantragt werden. 
(2) Die Einräumung von Nutzungsrechten erfolgt von seiten des 
Stadtarchivs nur für einen einmaligen genau benannten Zweck. 
Bei Neuauflagen von Druckwerken und Wiederholungen von 
Fernseh- und Filmproduktionen ist die erneute Genehmigung 
des Stadtarchivs einzuholen. 
(3) Die Verwertung von Nutzungsrechten der Stadt Münster ist 
gebührenpflichtig (§ 19). 
Sperrung bleiben von den Reg eln dieser Benutzungsordnung 
unberührt. 
(8) Einzelheiten der Benutzung kann die Archivleitung im Sinne 
des Archivgesetzes und dieser Satzung nach eigenem Ermes-
sen in Benutzungshinweisen regeln. Über diese Vorgaben sind 
Antragsteller in geeigneter Form zu informieren. 
[s.o. § 4, Abs. 1] 
[s.o. § 4, Abs. 2] 
[s.u. § 10] 
§ 5 Belegexemplare, Reproduktionen und Veröffentlichung 
(1) Nutzende sind verpflichtet, von einem Medienwerk, das unter 
wesentlicher Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs ver-
fasst oder erstellt wurde, nach Erscheinen unaufgefordert ein 
Belegexemplar, soweit es möglich ist, unentgeltlich abzuliefern. 
Dies gilt auch für Manuskripte und Prüfungsarbeiten und Veröf-
fentlichungen, die eine Reproduktion städtischen Archivguts 
enthalten. 
(2) Die selbständige Erstellung von fotografischen Reproduktio-
nen kann Nutzenden für den im Benutzungsantrag angegebe-
nen Zweck für gemeinfreies Archivgut, das keinen Schutzfristen

§ 6 Benutzung privaten Archivgutes 
Für die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Stadt-
archiv verwahrt wird, gelten die einschlägigen Bestimmungen 
des § 4 entsprechend, soweit mit den Eigentümern der Archiva-
lien keine anderen Vereinbarungen getroffen sind. 
§ 7 Rechtsschutzbestimmungen 
(1) Die Benutzerin/Der Benutzer hat bei der Verwertung der aus 
Archivgut gewonnenen Erkenntnisse Urheber- und Persönlich-
keitsrechte, insbesondere das Datenschutzrecht und andere 
schutzwürdige Belange Dritter zu wahren. Auf Verlangen hat 
sie/er darüber eine schriftliche Erklärung abzugeben. Verletzun-
gen dieser Rechte und Belange hat sie/er der Berechtigten/dem 
Berechtigten gegenüber selbst zu vertreten. 
(2) Die Genehmigung zur Benutzung und Veröffentlichung von 
Archivgut, in dem Rechte und schutzwürdige Belange von Per-
sonen berührt werden, kann von einer von der Benutzerin/von 
dem Benutzer beizubringenden Zustimmung der/des Betroffe-
nen oder ihres/seines Rechtsnachfolgers abhängig gemacht 
werden. 
II. Benutzungsordnung 
§ 8 Ort und Zeit der Benutzung/Verhalten im Benutzerraum 
(1) Das Archivgut, die Findmittel sowie die Buchbestände der 
Archivbibliothek können nur im Benutzerraum (Lesesaal) wäh-
rend der festgesetzten Öffnungszeiten benutzt werden. Ausnah-
men hiervon kann nur die Archivleiterin/der Archivleiter geneh-
migen. Die Öffnungszeiten des Lesesaals werden bekanntge-
geben. 
(2) In den Lesesaal dürfen keine Aktentaschen, größeres Hand-
gepäck, Schirme, Mäntel oder ähnliche Oberbekleidung mitge-
nommen werden. Die Benutzerin/Der Benutzer hat diese Ge-
genstände in den dafür vorgesehenen Schränken auf eigene 
Gefahr zu verschließen. Tiere dürfen nicht mitgebracht werden. 
(3) Die Benutzerinnen und Benutzer haben sich im Lesesaal so 
zu verhalten, daß kein anderer behindert oder belästigt wird. Ins-
besondere ist es untersagt, im Lesesaal zu rauchen, zu essen 
und zu trinken. Den Anweisungen des Aufsichtspersonals ist 
Folge zu leisten. 
§ 9 Vorlage von Archivgut 
(1) Archivalien werden nach schriftlicher Bestellung im Lesesaal 
zur Benutzung bereitgestellt. Der Umfang des gleichzeitig vor-
zulegenden Archivgutes kann beschränkt werden; ebenso kann 
die Bereithaltung von Archivgut zur Benutzung zeitlich begrenzt 
werden. Es besteht kein Anspruch auf eine unverzügliche Vor-
lage der zur Einsichtnahme bestellten Archivalien. 
mehr unterliegt und bei dem schutzwürdige Belange Dritter nicht 
berührt werden, auf Antrag erlaubt werden. Sie ist in der Regel 
gebührenfrei, kann aber mit Auflagen versehen werden, z. B. 
um Beschädigungen des Archivguts auszuschließen. Die Ver-
wendung von Blitzgeräten und vergleichbaren künstlichen Licht-
quellen ist untersagt. 
(3) Nutzende können beim Stadtarchiv Reproduktionen in Auf-
trag geben. Es gilt die nachstehende Gebührenordnung.  
§ 6 Haftung 
(1) Nutzende sind verpflichtet, das Archivgut sorgfältig zu be-
handeln und vor Veränderungen, Beschmutzungen, Beschädi-
gungen und Verlust zu schützen. Insbesondere ist es untersagt, 
daran Veränderungen vorzunehmen, z. B. durch Unterstrei-
chungen, Markierungen, Glossierungen, Knicke. Nutzende sind 
verpflichtet, dem Stadtarchiv unverzüglich bei der Benutzung 
des Archivguts entstandene Schäden mitzuteilen. Sie haften für 
Schäden, die durch Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit oder die Miss-
achtung von Benutzungshinweisen entstanden sind. 
(2) Die Stadt Münster haftet nur für Schäden der Benutzer, die 
auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit städtischen Personals bei 
der Vorlage von Archivgut und Reproduktionen zurückzuführen 
sind. 
§ 7 Hausrecht und Verhaltensregeln im Stadtarchiv 
(1) Die Amtsleitung des Stadtarchivs übt das Hausrecht aus, es 
kann auf das Personal des Stadtarchivs delegiert werden. Auf-
grund des Hausrechts erteilten Anordnungen ist Folge zu leis-
ten. 
(2) Essen und Trinken sind nur in den hierfür vorgesehenen 
Räumen gestattet. Rauchen und offenes Feuer sind nicht ge-
stattet. 
(3) Störungen der anderen Nutzenden sind untersagt. 
(4) Gebäude und Mobiliar des Stadtarchivs sind pfleglich zu be-
handeln und vor Beschmutzungen, Beschädigungen und Ver-
lust zu schützen. 
(5) Taschen, Mappen, Mäntel und vergleichbare Gegenstände 
dürfen in die Lesesaalbereiche nicht mitgenommen werden. 
Tiere dürfen in das Stadtarchiv nicht mitgebracht werden; über 
Ausnahmen entscheidet die Archivleitung. 
(6) Die Mitnahme von Archivgut aus dem Lesesaal wird als 
Diebstahl zur Anzeige gebracht. 
(7) Für verloren gegangene, beschädigte oder gestohlene Ge-
genstände der Antragstellenden und Nutzenden wird keine Haf-
tung übernommen.

(2) Die Bände/Bücher der Archivbibliothek können innerhalb des 
Lesesaals ohne formale Bestellung benutzt werden (Freihand-
bibliothek). Bücher, deren Erscheinungsjahr vor dem Jahr 1900 
liegt, müssen schriftlich bestellt werden. 
(3) Archiv- und Bibliotheksgut ist sorgfältig zu behandeln. Ar-
chivgut ist in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand wie es 
vorgelegt wurde zurückzugeben. Bücher der Freihandbibliothek 
sind durch die Benutzer an ihren Ort zurückzustellen. Es ist 
strengstens untersagt, an Archivalien, Findbehelfen und Bü-
chern Vermerke, Unterstreichungen und Zeichen anzubringen, 
verblaßte Stellen nachzuzeichnen, Handpausen anzufertigen, 
Radierungen vorzunehmen oder die Archivalien (auch Zeitun-
gen) als Schreibunterlagen zu verwenden. Von der Benutze-
rin/dem Benutzer festgestellte Schäden an Archivalien sind dem 
Aufsichtspersonal anzuzeigen. 
§ 10 Haftung 
(1) Die Benutzerin/Der Benutzer haftet für die von ihr/ihm verur-
sachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Ar-
chivguts sowie für die sonst bei der Benutzung des Archivs ver-
ursachten Schäden. Dies gilt nicht, wenn er nachweist, daß 
sie/ihn kein Verschulden trifft. 
(2) Die Stadt Münster haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz 
oder grobe Fahrlässigkeit bei der Vorlage von Archivgut und Re-
produktionen zurückzuführen sind. 
§ 11 Benutzung von technischen Hilfsmitteln 
(1) Die Verwendung technischer Hilfsmittel ist nur im Zusam-
menhang mit der Benutzung von Archivalien gestattet. Benut-
zereigene Geräte (z. B. Schreibmaschinen, Diktiergeräte, 
PC/Laptops) dürfen nur mit Genehmigung der Archivleiterin/des 
Archivleiters verwendet werden. Ihre Verwendung darf nicht zur 
Störung anderer Benutzerinnen/Benutzer führen. 
(2) Archiveigene Geräte (z. B. Mikrofilm-Lesegeräte, Schnellko-
piergeräte, Quarzlampen) stehen, soweit der Dienstbetrieb es 
zuläßt, den Benutzerinnen und Benutzern im Lesesaal oder in 
den dafür bestimmten Räumen des Archivs zur Verfügung. Ein 
Anspruch auf ihre Benutzung besteht nicht. 
(3) Schnellablichtungen von Archivalien und Büchern aus der 
Zeit vor 1900 dürfen nicht von den Benutzern selbst angefertigt 
werden. Sofern der konservatorische Zustand der Archivalien 
dies gestattet, kann die Benutzerin/der Benutzer dem Stadtar-
chiv einen Ablichtungsauftrag erteilen; über die Eignung der Ar-
chivalien für das Ablichtungsverfahren entscheidet die Archivlei-
terin/der Archivleiter. Ablichtungsaufträge werden vom Stadtar-
chiv nur in dem Maße und Umfang zur Erledigung angenom-
men, in dem es der Dienstbetrieb gestattet. Die Kosten richten 
sich nach der Gebührenordnung des Stadtarchivs (§ 18). 
(4) Auf Kosten der Benutzerin/des Benutzers erstellt das Stadt-
archiv auf Antrag Fotoreproduktionen (schwarz-weiß) von Archi-
vialien, soweit es der Dienstbetrieb zuläßt. Eine Ausleihe von 
Archivalien zur Herstellung von höherwertigen Fotoreproduktio-
nen (z. B. Farbfotos) an Benutzerinnen/Benutzer oder Fach-
[s. § 6 Abs. 1] 
[s.o. § 6, Abs. 1-2] 
[s.o. § 5, Abs. 2]

werkstätten erfolgt nicht. Die Anfertigung von Fotoreproduktio-
nen (Negativfilmen) von Archivalien durch die Benutzerin/den 
Benutzer selbst ist nicht zulässig. Die Benutzerin/Der Benutzer 
kann jedoch dem Stadtarchiv einen Reproduktionsauftrag ertei-
len. Die Auswahl der Fachwerkstätte zur Herstellung der Repro-
duktion ist in das Ermessen des Stadtarchivs gestellt; die dem 
Stadtarchiv entstehenden Kosten sind zu erstatten. Die Abgabe 
der Archivalien an Dritte zur Herstellung von Reproduktionen re-
gelt das Stadtarchiv selbst. Die Kosten für die Anfertigung von 
Reproduktionen und die Überlassung der Nutzungsrechte rich-
ten sich nach den dem Archiv berechneten Kosten und nach der 
Gebührenordnung des Stadtarchivs (§ 19). Die Benutzerin/Der 
Benutzer hat dem Stadtarchiv den Verwendungszweck der Re-
produktionen mitzuteilen. 
§ 12 Beratung 
(1) Zur Beratung der Benutzerinnen und Benutzer stehen wäh-
rend der Öffnungszeiten die zuständige Aufsichtskraft des Le-
sesaals sowie die archivarischen Sachbearbeiterinnen/Sachbe-
arbeiter und die wissenschaftlichen Bediensteten zur Verfü-
gung. Wenn es der Dienstbetrieb erfordert, kann das Beratungs-
angebot auf bestimmte bekanntzugebende Zeiten (Sprechstun-
den) beschränkt werden. 
(2) Die Beratung erstreckt sich vornehmlich auf Hinweise auf die 
einschlägigen Archivalien und die Literatur, auf die Erläuterung 
der Überlieferungssituation und der Bestandsbildung sowie auf 
die Vorlage der Findbehelfe und Erklärung der Handhabung 
letzterer. Ein Anspruch auf Unterstützung beim Lesen oder in 
der Auswertung der Archivalien besteht nicht. 
§ 13 Schriftliche Auskünfte 
(1) Das Stadtarchiv Münster erteilt schriftliche Auskünfte durch 
archivarisches Fachpersonal bzw. wissenschaftliche Bediens-
tete. Die schriftlichen Auskünfte sind nach Maßgabe der Gebüh-
renordnung (§ 17) gebührenpflichtig. 
(2) Bei schriftlichen Anfragen sind Zweck und Gegenstand ge-
nau anzugeben. Ein Anspruch auf Auskünfte, die eine beträcht-
liche Arbeitszeit erfordern, besteht nicht. 
§ 14 Versendung von Archivalien 
(1) Die Versendung von Archivalien an Privatpersonen ausge-
nommen Eigentümerinnen/Eigentümer ist nicht zulässig. 
(2) Auf begründeten Antrag können in Ausnahmefällen Archiva-
lien zur nichtamtlichen Benutzung an hauptamtlich verwaltete 
auswärtige Archive oder, sofern solche am Ort nicht vorhanden 
sind, an wissenschaftliche Bibliotheken, öffentliche Dienststel-
len oder Gerichte versandt werden, sofern dort eine ordnungs-
gemäße Benutzung und Aufbewahrung gewährleistet ist und zu-
gesichert wird. Die Versendung erfolgt auf Kosten der Antrag-
stellerin/des Antragstellers nur auf dem Post- oder Dienstwege. 
(3) Die Versendung von Archivalien ist nur in beschränktem Um-
fang möglich und erfolgt stets befristet. Die Frist zur Rücksen-
[s.o. § 5, Abs. 3] 
[s.o. § 3, Abs. 4] 
[s.o. § 3, Abs. 3] 
[s.o. § 3, Abs. 5]

dung beträgt in der Regel vier Wochen. Sie kann auf Antrag ver-
längert werden. Aus dienstlichen Gründen können versandte Ar-
chivalien jederzeit zurückgefordert werden. 
(4) Die Benutzung der versandten Archivalien richtet sich nach 
den Vorschriften dieser Benutzungsordnung. Von der Versen-
dung ausgeschlossen sind: 
1. Archivalien, die 
a) Benutzungsbeschränkungen unterliegen, 
b) wegen ihres hohen Wertes, ihres Ordnungs- und Erhaltungs-
zustandes, wegen ihres Formates oder aus anderen Sicher-
heits- oder konservatorischen Gründen versendungsunfähig 
sind, 
c) häufig benutzt werden, 
d) noch nicht abschließend verzeichnet sind. 
2. Findbehelfe 
Ein Rechtsanspruch auf Versendung von Archivalien besteht 
nicht. 
§ 15 Ausleihe von Archivalien 
(1) Die Ausleihe von Archivalien zu Ausstellungszwecken ist un-
ter bestimmten Bedingungen und Auflagen möglich. Über An-
träge auf Ausleihe von Archivalien entscheidet die Archivleite-
rin/der Archivleiter. 
(2) Über die Ausleihe ist ein Leihvertrag abzuschließen. Die Ent-
leiherin/Der Entleiher hat bei Abschluß des Vertrages einen aus-
reichenden Versicherungsschutz nachzuweisen. 
§ 16 Belegexemplare 
(1) Werden Arbeiten wissenschaftlicher oder heimatkundlicher 
Art unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Stadtar-
chivs Münster verfaßt und gelangen zur Veröffentlichung, so ist 
die Verfasserin/der Verfasser verpflichtet, dem Stadtarchiv kos-
tenlos und unaufgefordert ein Belegexemplar zu überlassen. 
Dies gilt unter entsprechender Voraussetzung auch für verviel-
fältigte Typoskripte (von z. B. nicht zum Druck gelangenden Dis-
sertationen, Magister- und Examensarbeiten). 
(2) Beruht die Arbeit nur zu einem geringen Teil auf Archivgut 
des Stadtarchivs, so hat die Verfasserin/der Verfasser die 
Drucklegung mit den genauen bibliographischen Angaben an-
zuzeigen. 
[s.o. § 3, Abs. 5] 
[s.o. § 5, Abs. 1] 
III. Gebührenordnung (Entgeltordnung)
§ 17 - Gebührenfestsetzung und Gebührentatbestände 
(1) Die Benutzung von Archiv- und Bibliotheksgut im Stadtar-
chiv ist grundsätzlich unentgeltlich. Für Sonderleistungen, 
Sachkosten und die Einräumung von Veröffentlichungs- und 
Verwertungsrechten sind Gebühren zu entrichten. 
(2) Gebührentatbestände begründen 
a) Intensive Beratungen durch Fachpersonal zu gewerblichen 
Benutzungszwecken, 
III. Gebührenordnung
§ 8 Grundsätze der Gebührenerhebung 
Die persönliche Benutzung von Archivgut und der Präsenzbibli-
othek in den Räumlichkeiten des Stadtarchivs ist grundsätzlich 
kostenfrei. Für andere Formen der Benutzung, durch die dem 
Stadtarchiv Verwaltungsaufwände (Personal- oder Sachkosten) 
entstehen, sowie für die Einräumung von Verwertungsrechten 
sind Verwaltungsgebühren zu entrichten. Sie werden unmittel-
bar nach Entstehung der Abgabenschuld durch Begründen der

b) Schriftliche Auskünfte, die Nachforschungen in Archivbe-
ständen (Recherchen) erfordern, 
c) Anfertigung von Transkriptionen, 
d) Anfertigung von Ablichtungen und Reproduktionen, 
e) Archivalienversendungen, 
f) Einräumung von Veröffentlichungs- und Verwertungsrechten, 
g) Beglaubigungen. 
(3) Die Gebühren und Entgelte werden unmittelbar nach Ent-
stehung der Abgabenschuld durch Begründen der Gebühren-
tatbestände nach Abs. (2) fällig und auf dem Rechnungsweg 
erhoben.  
§ 18 - Allgemeine Gebühren  
(1) Entgelte für selbst von den Benutzenden an den Geräten 
des Stadtarchivs hergestellte Ablichtungen 
- bei Benutzung des Münzkopierers 0,10 € 
- bei Benutzung des Reader-Printers/ 
Mikrofilmscanners 0,30 € 
(2) Entgelte für Beratungen zu gewerblichen Benutzungszwe-
cken und für schriftliche Auskünfte einschließlich der dazu er-
forderlichen Ermittlungen und Ergebnisformulierung 
- je angefangene halbe Stunde 15,00 €  
(3) Erstellung von Transkriptionen  
- je angefangene halbe Stunde 15,00 € 
(4) Entgelte für die Anfertigung von Ablichtungen 
- von Akten und Büchern DIN-A4 und DIN-A3 
pro Ablichtung 
- DIN-A4 für die erste Seite 1,20 € 
jede weitere Seite 0,30 € 
- DIN-A3 für die erste Seite 1,70 € 
jede weitere Seite 0,30 € 
- von Mikrofilmen am Reader-Printer/Mikrofilmscanner 
(DIN-A3 und DIN-A4) 
- für die erste Ablichtung pro Filmrolle 5,00 € 
pro Ablichtung 
- jede weitere Seite 0,30 € 
plus tatsächlicher Versandkosten 
(5) Entgelte für die Anfertigung von Reproduktionen 
- Einzelscan auf Fotopapier  
- bis DIN-A4 5,00 € 
- bis DIN-A3 10,00 € 
- Scan auf Speichermedium 5,00 € 
- Speichermedium 5,00 € 
plus tatsächlicher Versandkosten 
(6) Entgelte für Archivalienversendungen 
- nur bis zu einem Umfang von 
3 Archivalieneinheiten pro Versendung 10,00 € 
- Leihgebühr für die ersten vier Wochen 5,00 € 
- für jede weitere Woche 2,50 € 
plus tatsächlicher Versandkosten 
(7) Entgelte für die Recherche in Personenstandsregistern und 
die Erstellung von Registerauszügen sowie deren Beglaubi-
gung 
Anfertigung von Reproduktionen (Registernummer oder Jahr 
bekannt) je Registerauszug 5,00 € 
Intensive Nachforschungen in einem oder mehreren Namens-
verzeichnissen zur Ermittlung der Registernummer  
Bearbeitungsgebühr je angefangene 
halbe Stunde 15,00 € 
Beglaubigung je Registerauszug 5,00 € 
(8) Eine Befreiung von Entgelten nach Maßgabe der Absätze 
(1) bis (7) kann erfolgen, wenn 
Gebührentatbestände nach §§ 9 - 10 fällig und auf dem Rech-
nungsweg erhoben. Bei Rechnungsstellung gilt eine Mindestge-
bühr von 10,- €.  
§ 9 Gebührentatbestände bei der Nutzung von Archivgut 
(1) Personalaufwände, die bei der Recherche, der Beantwor-
tung von Anfragen, der Bereitstellung von Archivgut oder durch 
besondere Aufwände beim Reprografieren entstehen, kosten je 
angefangene Viertelstunde 10,- €. 
(2) Von Nutzenden aus Druckwerken selbst erstellte Xerokopien 
am Münzkopierer kosten pro Kopie 0,10 €; am Mikrofilm-Scan-
ner erstellte Xerokopien kosten pro Kopie 0,30 €.  
(3) Die Herstellung von Scans oder Reprografien aus Archivgut 
oder Druckwerken kostet pro Scan oder Ablichtung 0,50 €. Der 
Versand der Scans als E-Mail-Anhang oder Download-Link ist 
kostenlos. Der Versand von Scans auf Speichermedien oder 
von Ausdrucken ist nach Aufwand zu vergüten. Es gilt eine Post-
pauschale von 2,00 €. 
(4) Die Gebühr für Beglaubigungen von Abschriften, Ablichtun-
gen (z. B. für Schulzeugnisse) wird pauschal auf 10,- € festge-
legt. 
(5) Die Gebühren für beglaubigte Ablichtungen von Ehe-, Le-
benspartnerschafts-, Geburts-, Sterbeurkunden, deren Fortfüh-
rungsfrist abgelaufen ist, orientieren sich für die Ausstellung von 
Urkunden an der Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Müns-
ter in der jeweils gültigen Fassung (Unterpunkt Gebühren für 
Amtshandlungen des Standesamtes). Gebührenfreiheit besteht, 
soweit dies gesetzlich geregelt ist, z. B. für Zwecke der gesetz-
lichen Rentenversicherung. 
[s.u. § 11]

a) die Dienstleistungen im Interesse des Stadtarchivs Münster 
(z. B. zur Erfüllung seiner Aufgaben nach § 1 Abs. (3) liegen) 
oder 
b) die Anfertigung von Reproduktionen im Rahmen eines amtli-
chen Auftrags oder wissenschaftlichen Austausches erfolgt 
und die Entgeltfreiheit auf Gegenseitigkeit beruht. 
§ 19 - Gebühren für die Einräumung von Nutzungsrechten 
(1) Für die Einräumung und Verwertung von Nutzungsrechten, 
die der Stadt Münster als Eigentümerin von Archivalien zu-
stehen, wie auch für die Einräumung von urheberrechtlichen 
einfachen Nutzungsbefugnissen im Sinne von § 31 Abs. 2 Ur-
hebergesetz in der jeweils gültigen Fassung, und für die Inan-
spruchnahme von hierzu erforderlichen Leistungen des Stadt-
archivs sind gemäß § 5 dieser Satzung Entgelte nach Maß-
gabe dieser Gebührenordnung zu entrichten. 
Entstehen dem Stadtarchiv Münster in diesem Zusammenhang 
Auslagen, so sind diese von der Benutzerin/von dem Benutzer 
gesondert zu entrichten. 
(2) Nach Maßgabe von Abs. (1) werden Entgelte erhoben: 
Für die Einräumung von urheberrechtlichen einfachen Nut-
zungsbefugnissen an 
1. Filmen und Videos 
1.1 benutzt für Fernsehproduktionen: 
- Grundgebühr 50,00 € 
Bei einer Spieldauer ab 5 Minuten ist eine Einzelfallregelung zu 
treffen. 
Wiederholungen werden unbeschadet der Genehmigungsbe-
dürftigkeit (§ 5 Abs. (2) dieser Satzung) mit 50 % und Wieder-
holungen im Vormittagsprogramm mit 25 % des Entgelts für 
die Erstausstrahlung berechnet. 
1.2 benutzt für Film- und Videoproduktionen 
- Grundgebühr 25,00 € 
Bei einer Spieldauer ab 5 Minuten ist eine Einzelfallregelung zu 
treffen. 
Für die Einräumung von Nutzungsbefugnissen an 
2 Fotos, Bildpostkarten, Urkunden, Akten, Handschriften, Kar-
ten, Plänen, Ansichten, Plakaten, Flugblättern und sonstigen 
Druckschriften, je Seite oder Stück: 
2.1 für Fernsehproduktionen 25,00 €  
Wiederholungen werden unbeschadet der Genehmigungsbe-
dürftigkeit (§ 5 Abs. (2) dieser Satzung) mit 50 % und Wieder-
holungen im Vormittagsprogramm mit 25 % des Entgelts für 
die Erstausstrahlung berechnet. 
2.2 für Film- und Videoproduktionen 20,00 € 
2.3 für die Präsentation im Internet 20,00 € 
2.4 im Druck, bei einmaliger Verbreitung als Abbildung,  
je Bild oder Seite unabhängig von Entgelt nach 
§ 18 (4) und (5) 
bei einer Auflage 
- bis zu 5 000 Exemplaren 15,00 € 
- bis zu 10 000 Exemplaren 20,00 € 
(6) Die Gebühren für eine einfache oder erweiterte Melderegis-
ter-Auskunft orientieren sich an denen im Landesrecht § 1 der 
Allgemeinen Verwaltungsgebührenordnung in Verbindung mit 
dessen Anlage (Allgemeiner Gebührentarif, dort Tarifstelle 5.1) 
festgesetzten Gebühren in der jeweils gültigen Fassung. Es gel-
ten die dort festgelegten Gebührenbefreiungen für bestimmte 
Fallgruppen. 
§ 10 Gebührentatbestände durch die Einräumung von Verwer-
tungsrechten 
(1) Gemeinfreies Archivgut, bei dem Nutzungs- und Verwer-
tungsrechte aus dem Urheberrecht abgelaufen sind oder für das 
aufgrund seines Entstehungskontextes als amtlichem Schriftgut 
keine Urheberrechte entstanden sind, kann kostenfrei nachge-
nutzt werden, wenn Schutzfristen oder andere Rechte Dritter 
nicht berührt sind.  
(2) Liegen die Nutzungs- und Verwertungsrechte für Archivgut 
mit Werkcharakter im Sinne des Urheberrechtsgesetzes bei der 
Stadt Münster oder wurden diese bei der Übernahme von Ar-
chivgut nach § 1 Abs. 2 Satz 4 oder 5 dieser Satzung der Stadt 
oder dem Stadtarchiv durch den bisherigen Eigentümer recht-
mäßig übertragen, so fallen für die Verwendung oder Verwer-
tung von Archivgut im Druck, in der Datenerfassung, bei Sen-
dung oder anderen Formen der Veröffentlichung folgende Ge-
bühren nach § 32 Abs. 1 des Urheberrechtsgesetzes an: 
1. Je Abbildung eines Fotos oder einer Seite aus anderem Ar-
chivgut in einem Druckwerk: 
• bei einer Auflage von unter 1.000 Exemplaren 10,00 € 
• bei einer Auflage von 1.000 bis 4.999 Exemplaren 15,00 € 
• bei einer Auflage von 5.000 und mehr Exemplaren 25,00 € 
2. Je Abbildung eines Fotos oder einer Seite aus anderem Ar-
chivgut in einem Film, Video, im Internet oder einer Ausstellung 
25,00 € 
(3) Entstehen dem Stadtarchiv Münster bei der Anfertigung oder 
Bereitstellung von veröffentlichungsfähigen Reprografien oder 
Digitalisaten Auslagen oder personelle Mehraufwände, so sind 
diese von der Benutzerin/dem Benutzer gesondert zu entrich-
ten. Die Personalaufwände berechnen sich nach § 9 Abs. 1 die-
ser Satzung.

- bis zu 50 000 Exemplaren: 25,00 €
- über 50 000 Exemplaren 30,00 € 
Neuauflagen werden unbeschadet der Genehmigungsbedürf-
tigkeit (§ 5 Abs. (2) dieser Satzung) entsprechend der Aufla-
genhöhe neu berechnet. 
2.5 für die Präsentation in Ausstellungen 15,00 € 
Für die Einräumung von Nutzungsbefugnissen an  
3 Tonträgermaterialien 
- je angefangene Minute 10,00 € 
(3) Eine Befreiung von der Entgeltpflicht kann erfolgen, wenn 
die Einräumung von Nutzungsbefugnissen im Rahmen eines 
wissenschaftlichen Austausches erfolgt und die Entgeltfreiheit 
auf Gegenseitigkeit beruht. 
§ 11 Befreiung von der Gebühr 
Benutzer können auf Antrag von den Verwaltungsgebühren und 
den Gebühren für Nutzung und Verwertung befreit werden, 
wenn die Benutzung pädagogischen oder wissenschaftlichen 
Zwecken dient, auf Gegenseitigkeit beruht und die Benutzung 
im überwiegenden städtischen Interesse liegt. Über die Gebüh-
renbefreiung entscheidet die Archivleitung. 
Für die nachstehenden Vertragsmuster gibt es in der alten Satzung keine Entsprechung. 
 Anlage A – Muster für einen Archivierungsvertrag mit selbständigen Unternehmen und Stiftungen der Stadt nach § 1 Abs. 2 Nr. 
4 Archivsatzung 
 Anlage B – Muster für einen Depositalvertrag mit anderen Stellen oder von natürlichen oder juristischen Personen nach § 1 Abs. 
2 Nr. 5 Archivsatzung 
 Anlage C – Muster für einen Schenkungsvertrag mit anderen Stellen oder von natürlichen oder juristischen Personen nach § 1, 
Absatz 2, Nr. 5 dieser Satzung

Satzung 
für das Stadtarchiv Münster 
einschließlich 
Benutzungs- und Gebührenordnung 
(Archivsatzung) 
Der Rat der Stadt Münster hat in seiner Sitzung vom 23. Juni 2021 (Amtsblatt der Stadt Münster 2021 
S. XX) aufgrund der §§ 7, Abs. 1 und § 41, Abs. 1, Buchstabe f der Gemeindeordnung für das Land Nord-
rhein-Westfalen (GO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV NRW S. 666), zuletzt 
geändert durch Art. 3 NKF-COVID-19-Isolierungsgesetz – NKF-CIG – sowie zur Anpassung weiterer lan-
desrechtlicher Vorschriften vom 29. September 2020 (GV. NRW. S. 916) und der §§ 1, 2 Abs. 1, 4, 6 und 
13 Kommunalabgabengesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (KAG) vom 21. Oktober 1969 
(GV NW S. 712/SGV NW S. 1029), zuletzt geändert durch Gesetz vom 19. Dezember 2019 und aufgrund 
des Datenschutzgesetzes NRW (DSG NRW) vom 17. Mai 2018 (GV NRW S. 244, ber. S. 278 und S. 404) 
gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im 
Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) vom 16. März 2010, zuletzt geändert durch Gesetz vom 
16. September 2014 (GV NW S. 31/SGV NW S. 603) folgende Satzung beschlossen: 
I. Allgemeine Bestimmungen 
§ 1   Rechtsform und Aufgaben 
(1) Das Archiv der Stadt Münster (Stadtarchiv) ist eine nicht rechtsfähige öffentliche Einrichtung 
der Stadt Münster. Es wird als Amt geführt und ist Teil der Stadtverwaltung. 
(2) Das Stadtarchiv hat folgende Aufgaben: 
1. Das Stadtarchiv hat Unterlagen des Rates, sonstiger Gremien, der Ämter, Einrichtungen und 
der Dienststellen der Stadt (anbietungspflichtige Stellen), die zur Aufgabenerfüllung nicht 
mehr benötigt werden, auf ihre Archivwürdigkeit hin zu prüfen und die als archivwürdig er-
kannten Teile als Archivgut zu übernehmen. Über die Archivwürdigkeit entscheidet das 
Stadtarchiv nach fachlichen Kriterien. Dies gilt auch für die Überlieferung der Rechtsvorgän-
ger der heutigen Stadt Münster. Unterlagen sind laut § 2 Abs. 1 Archivgesetz NRW Urkunden, 
Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Pla-
kate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente und alle anderen, auch elektronischen Aufzeich-
nungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Da-
ten, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwen-
dig sind. 
2. Das Stadtarchiv unterhält in Kooperation mit dem Personal- und Organisationsamt der Stadt 
Münster ein Zwischenarchiv, in dem die Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht 
abgelaufen sind, bis zur Entscheidung über die Archivwürdigkeit aufbewahrt werden. Das 
Verfügungsrecht über das Zwischenarchivgut verbleibt bei der abliefernden Stelle. 
3. Das Stadtarchiv hat das Archivgut zu verwahren, zu erhalten, instand zu setzen, zu erschlie-
ßen und für die Benutzung bereitzustellen. Das Archivgut ist unveräußerlich. 
4. Das Stadtarchiv kann Unterlagen von rechtlich selbständigen Unternehmen und Stiftungen 
der Stadt in gleicher Weise wie städtische Unterlagen als Archivgut übernehmen. Für dieses 
Archivgut gelten vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen die nachfolgenden Regelun-
gen entsprechend. 
5. Das Stadtarchiv kann Unterlagen von anderen Stellen oder von natürlichen oder juristischen 
Personen als Archivgut übernehmen, soweit eine dauernde Verwahrung, Erschließung, Be-
reitstellung und Nutzung im öffentlichen Interesse liegen und das Archivgut Bezüge zur Stadt

Münster oder ihren Rechtsvorgängern hat. Für dieses Archivgut gelten vorbehaltlich abwei-
chender Vereinbarungen mit den Eigentümerinnen / Eigentümern des Archivguts bzw. 
Rechteinhaberinnen / Rechteinhabern die nachfolgenden Regelungen entsprechend. 
6. Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut durch Sammeln von Unterlagen zu ergänzen, 
die geeignet sind, die Geschichte der Stadt, das Stadtbild, Veränderungen und Ereignisse so-
wie das Wirken von Menschen in der Stadt zu dokumentieren. 
7. Das Stadtarchiv unterhält eine wissenschaftliche Dienstbibliothek als Präsenzbibliothek. 
8. Das Stadtarchiv fördert aktiv die Erforschung und Kenntnis der Stadt- und Landesgeschichte. 
Es trägt zur Bildungs- und Kulturarbeit in der Stadt bei. 
§ 2   Verhältnis zu den anbietungspflichtigen Stellen  
(1) Die anbietungspflichtigen Stellen müssen dem Stadtarchiv mindestens einmal im Kalenderjahr 
anzeigen, welche Unterlagen für den laufenden Dienstbetrieb und zur Erfüllung ihrer Aufgaben 
nicht mehr benötigt werden, und diese dem Stadtarchiv anbieten. Diese Pflicht entsteht grund-
sätzlich nach Ablauf der gesetzlichen oder von der Behördenleitung vorgeschriebenen Verwah-
rungs- bzw. Aufbewahrungsfristen. Unabhängig davon sind alle Unterlagen spätestens dreißig 
Jahre nach ihrer Entstehung dem Stadtarchiv anzubieten, sofern keine anderen Rechtsvorschrif-
ten längere Aufbewahrungsfristen bei den anbietungspflichtigen Stellen festlegen. Eine Vernich-
tung oder Entnahme einzelner Vorgänge ist nur mit vorheriger Zustimmung des Stadtarchivs zu-
lässig. Dem Stadtarchiv ist auf Verlangen zur Feststellung der Archivwürdigkeit Einsicht in die Un-
terlagen und die dazu gehörigen Hilfsmittel und ergänzenden Daten zu gewähren, die für das Ver-
ständnis dieser Information und deren Nutzung notwendig sind. Elektronische Unterlagen, die 
einer laufenden Aktualisierung unterliegen, sind ebenfalls zur Archivierung anzubieten. 
(2) Laut § 10 Abs. 1 Datenschutzgesetz NRW ist eine Löschung personenbezogener Daten erst zuläs-
sig, nachdem die Unterlagen dem öffentlichen Archiv angeboten und als nicht archivwürdig be-
wertet worden sind oder die Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung nach § 4 Absatz 5 Satz 1 
Archivgesetz NRW entfallen ist. Anzubieten und zu übergeben sind deshalb auch Unterlagen, die 
personenbezogene Daten enthalten, die nach einer geltenden Rechtsvorschrift gelöscht werden 
müssten oder könnten, auch wenn sie einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sons-
tigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen. Nach § 203 Abs. 1 Nr. 1, 2 oder 4 Straf-
gesetzbuch geschützte Unterlagen einer Beratungsstelle dürfen nur in anonymisierter Form an-
geboten und übergeben werden. Unzulässig verarbeitete und gespeicherte Daten sind weder an-
zubieten noch zu übergeben. 
(3) Die anbietungspflichtigen Stellen bestimmen im Einzelfall, wie lange Unterlagen aus rechtlichen 
Gründen oder aus Verwaltungsinteresse verwahrt werden müssen. Diese Angaben sind für das 
Stadtarchiv verbindlich. Während der vorgegebenen Fristen können die Unterlagen im Zwi-
schenarchiv gelagert werden. Die abliefernde Stelle hat das Recht, Unterlagen im Zwischenarchiv 
jederzeit zu nutzen. Das gilt nicht für personenbezogene Daten, die aufgrund einer Rechtsvor-
schrift hätten gesperrt oder gelöscht werden müssen. In diesen Fällen besteht das Nutzungsrecht 
der Verwaltung nur nach Maßgabe des § 7 Abs. 5 Archivgesetz NRW, jedoch nicht zu den gleichen 
Zwecken, zu denen die personenbezogenen Daten gespeichert worden sind. 
(4) Das Stadtarchiv berät die Dienststellen bei der Verwaltung, Aufbewahrung und Sicherung ihrer 
Unterlagen. Es ist an allen Maßnahmen zu beteiligen, die Unterlagen betreffen, soweit diese zu 
anbietungspflichtigen elektronischen Unterlagen nach § 2 Abs. 1 Archivgesetz NRW führen. Es 
wirkt an der Erstellung von Aktenplänen und Aktenordnungen mit. Die Digitalisierung von Unter-
lagen, bei denen die elektronische Form an Stelle der bisherigen analogen Form tritt ("Ersetzen-
des Scannen"), erfolgt im Benehmen mit dem Stadtarchiv. Um die spätere Übernahme von Ar-
chivgut aus elektronischen Systemen zu ermöglichen, ist das Stadtarchiv über die Planung, Ein-

führung und wesentliche Änderungen von IT-Systemen frühzeitig zu informieren und zu beteili-
gen, soweit diese zu anbietungspflichtigen elektronischen Unterlagen nach § 2 Abs. 1 Archivge-
setz NRW führen. Das gilt besonders bei der Einführung der elektronischen Aktenführung. 
(5) Dem Stadtarchiv ist ein Belegexemplar sämtlicher Veröffentlichungen und amtlichen Druckschrif-
ten der Stadt nach ihrem Erscheinen kostenfrei anzubieten.  
II. Benutzung 
§ 3   Recht auf Benutzung  
(1) Das Benutzungsverhältnis richtet sich nach den Vorschriften des öffentlichen Rechts. 
(2) Jeder hat nach Maßgabe des Archivgesetzes NRW, dieser Satzung und Benutzungsordnung das 
Recht, Archivgut auf Antrag einzusehen und die im Archiv verwahrten Unterlagen (Archivalien) zu 
nutzen, soweit gesetzliche Bestimmungen, Regelungen der Stadt Münster oder Vereinbarungen 
mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivgutes dem nicht entgegenstehen. 
(3) Die Benutzung kann durch Auskunft und Beratung durch das Archivpersonal, durch schriftliche 
Anfragen, durch Anfertigung von Reproduktionen sowie durch persönliche Einsichtnahme in Find-
mittel und Archivalien in den Räumlichkeiten des Archivs erfolgen. Über die Benutzungsart ent-
scheidet die Archivleitung. 
(4) Nutzende werden archivfachlich beraten. Auf weitergehende Hilfen, z. B. beim Lesen handschrift-
licher Texte, besteht kein Anspruch. 
(5) Eine Ausleihe von Archivalien zu Ausstellungszwecken kann erfolgen, wenn konservatorische o-
der rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Über die Modalitäten entscheidet die Archivleitung. 
Andere Formen der Archivalienausleihe sind nicht vorgesehen.  
§ 4   Benutzungsantrag / Benutzungsgenehmigung / Benutzungseinschränkung 
(1) Die Benutzung des Archivs einschließlich der Archivbibliothek wird auf schriftlichen Antrag zuge-
lassen, soweit die im § 7 Abs. 1 Archivgesetz NRW festgelegten Schutzfristen der Einsichtnahme 
in amtliche Unterlagen nicht entgegenstehen. Die Nutzung des Archivguts ist nach Ablauf einer 
Schutzfrist von 30 Jahren seit Entstehung der Unterlagen zulässig. Die Schutzfrist beträgt 60 Jahre 
seit Entstehung der Unterlagen für Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften un-
terliegt. Bei aktenmäßig zusammengefassten Unterlagen bestimmt sich die Frist nach der letzten 
inhaltlichen Bearbeitung, die in der Akte dokumentiert wurde. Für Archivgut, das sich nach seiner 
Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Per-
sonen bezieht (personenbezogenes Archivgut) endet die Schutzfrist jedoch nicht vor Ablauf von 
1. 10 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder der letztverstorbenen von mehreren 
betroffenen Personen, deren Todesjahr dem Stadtarchiv bekannt ist, 
2. 100 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person oder der Geburt der letztgeborenen von 
mehreren Personen, deren Todesjahr dem Stadtarchiv nicht bekannt ist, und 
3. 60 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes- noch das Geburtsjahr 
der betroffenen Person oder einer der betroffenen Personen dem Stadtarchiv bekannt sind.

Für personenbezogenes Archivgut betreffend Amtsträgerinnen und Amtsträger in Ausübung ihrer 
Ämter sowie Personen der Zeitgeschichte gelten die Schutzfristen nur, sofern deren schützens-
werte Privatsphäre betroffen ist. Die Schutzfristen gelten nicht für solche Unterlagen, die schon 
bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren. 
(2) Die Schutzfristen können auf Antrag verkürzt werden; im Falle von personenbezogenen Archivgut 
jedoch nur, wenn  
1. die Betroffenen in die Nutzung eingewilligt haben, 
2. im Falle des Todes der Betroffenen deren Rechtsnachfolger in die Nutzung eingewilligt haben, 
es sei denn, ein Betroffener hat zu Lebzeiten der Nutzung nachweislich widersprochen, oder 
die Erklärung der Einwilligung wäre nur höchstpersönlich durch die Betroffenen möglich ge-
wesen, 
3. die Nutzung zu benannten wissenschaftlichen Zwecken oder zur Wahrnehmung eines recht-
lichen Interesses erfolgt und dabei sichergestellt wird, dass schutzwürdige Belange Betroffe-
ner nicht beeinträchtigt werden  
4. dies im überwiegenden öffentlichen Interesse liegt. 
(3) Antragstellende haben sich auf Verlangen auszuweisen. Mit ihrer Unterschrift auf dem Benut-
zungsantrag erkennen sie die Benutzungsordnung an. Die Antragstellenden haben im Benut-
zungsantrag Angaben über den Zweck der Benutzung sowie den Gegenstand der Nachforschun-
gen zu machen. Die Benutzungsgenehmigung wird für ein Kalenderjahr ausgestellt. Wenn sich 
Zweck der Benutzung und Gegenstand der Forschung ändern, ist ein neuer Antrag zu stellen. Über 
den Benutzungsantrag und die Modalitäten der Benutzung entscheidet die Archivleitung. 
(4) Die Benutzung des Archivs kann eingeschränkt oder versagt werden, wenn 
1. schutzwürdige Belange der Bundesrepublik, der Bundesländer, von Gebietskörperschaften 
oder ihren Organisationseinheiten oder schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter be-
einträchtigt werden könnten oder Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden; 
2. die Archivalien durch die Stadt Münster benötigt werden oder durch die Benutzung der Er-
haltungszustand der Archivalien gefährdet würde. In diesem Fall ist die Benutzung, wenn es 
geht, auf andere Weise zu ermöglichen (vgl. § 3 Abs. 3); 
3. bei Archivgut nach § 1 Abs. 2 Nr. 5 Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentü-
mern entgegenstehen oder 
4. der/die Antragstellende wiederholt und/oder schwerwiegend gegen die Benutzungsordnung 
verstoßen oder ihnen erteilten Auflagen nicht eingehalten haben. 
(5) Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen (z. B. Auflagen, Bedingungen, Befristun-
gen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn 
1. Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen, 
2. nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,  
3. Nutzende gegen die Benutzungsordnung verstoßen oder Auflagen nicht einhalten oder 
4. Nutzende Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter 
nicht beachten. 
(6) Die anbietungspflichtigen Stellen haben das Recht, das von ihnen selbst, von ihren Rechts- und 
Funktionsvorgängern oder von den ihnen nachgeordneten Stellen abgegebene Archivgut jeder-
zeit zu benutzen. Dies gilt jedoch nicht für personenbezogene Unterlagen und Daten, die aufgrund 
einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt oder vernichtet bzw. gelöscht werden müssen. In diesen 
Fällen besteht das Nutzungsrecht nur nach Maßgabe von § 4 Abs. 1 Archivgesetz NRW, jedoch 
nicht zu den Zwecken, zu denen die personenbezogenen Unterlagen und Daten hergestellt bzw. 
gespeichert worden sind.

(7) Rechtsansprüche Betroffener auf Auskunft, Löschung, Berichtigung oder Gegendarstellung bzw. 
Anonymisierung oder Sperrung bleiben von den Regeln dieser Benutzungsordnung unberührt. 
(8) Einzelheiten der Benutzung kann die Archivleitung im Sinne des Archivgesetzes und dieser Sat-
zung nach eigenem Ermessen in Benutzungshinweisen regeln. Über diese Vorgaben sind Antrag-
steller in geeigneter Form zu informieren. 
§ 5   Belegexemplare, Reproduktionen und Veröffentlichung 
(1) Nutzende sind verpflichtet, von einem Medienwerk, das unter wesentlicher Verwendung von Ar-
chivgut des Stadtarchivs verfasst oder erstellt wurde, nach Erscheinen unaufgefordert ein Beleg-
exemplar, soweit es möglich ist, unentgeltlich abzuliefern. Dies gilt auch für Manuskripte und Prü-
fungsarbeiten und Veröffentlichungen, die eine Reproduktion städtischen Archivguts enthalten. 
(2) Die selbständige Erstellung von fotografischen Reproduktionen kann Nutzenden für den im Be-
nutzungsantrag angegebenen Zweck für gemeinfreies Archivgut, das keinen Schutzfristen mehr 
unterliegt und bei dem schutzwürdige Belange Dritter nicht berührt werden, auf Antrag erlaubt 
werden. Sie ist i. d. R. gebührenfrei, kann aber mit Auflagen versehen werden, z. B. um Beschädi-
gungen des Archivguts auszuschließen. Die Verwendung von Blitzgeräten und vergleichbaren 
künstlichen Lichtquellen ist untersagt. 
(3) Nutzende können beim Stadtarchiv Reproduktionen in Auftrag geben. Es gilt die nachstehende 
Gebührenordnung.  
§ 6    Haftung 
(1) Nutzende sind verpflichtet, das Archivgut sorgfältig zu behandeln und vor Veränderungen, Be-
schmutzungen, Beschädigungen und Verlust zu schützen. Insbesondere ist es untersagt, daran 
Veränderungen vorzunehmen, z. B. durch Unterstreichungen, Markierungen, Glossierungen, Kni-
cke. Nutzende sind verpflichtet, dem Stadtarchiv unverzüglich bei der Benutzung des Archivguts 
entstandene Schäden mitzuteilen. Sie haften für Schäden, die durch Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit 
oder die Missachtung von Benutzungshinweisen entstanden sind. 
(2) Die Stadt Münster haftet nur für Schäden der Benutzer, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit 
städtischen Personals bei der Vorlage von Archivgut und Reproduktionen zurückzuführen sind. 
§ 7   Hausrecht und Verhaltensregeln im Stadtarchiv 
(1) Die Amtsleitung des Stadtarchivs übt das Hausrecht aus, es kann auf das Personal des Stadtarchivs 
delegiert werden. Aufgrund des Hausrechts erteilten Anordnungen ist Folge zu leisten. 
(2) Essen und Trinken sind nur in den hierfür vorgesehenen Räumen gestattet. Rauchen und offenes 
Feuer sind nicht gestattet. 
(3) Störungen der anderen Nutzenden sind untersagt. 
(4) Gebäude und Mobiliar des Stadtarchivs sind pfleglich zu behandeln und vor Beschmutzungen, 
Beschädigungen und Verlust zu schützen. 
(5) Taschen, Mappen, Mäntel und vergleichbare Gegenstände dürfen in die Lesesaalbereiche nicht 
mitgenommen werden. Tiere dürfen in das Stadtarchiv nicht mitgebracht werden; über Ausnah-
men entscheidet die Archivleitung.

(6) Die Mitnahme von Archivgut aus dem Lesesaal wird als Diebstahl zur Anzeige gebracht. 
(7) Für verloren gegangene, beschädigte oder gestohlene Gegenstände der Antragstellenden und 
Nutzenden wird keine Haftung übernommen. 
III. Gebührenordnung 
§ 8   Grundsätze der Gebührenerhebung 
Die persönliche Benutzung von Archivgut und der Präsenzbibliothek in den Räumlichkeiten des Stadt-
archivs ist grundsätzlich kostenfrei. Für andere Formen der Benutzung, durch die dem Stadtarchiv 
Verwaltungsaufwände (Personal- oder Sachkosten) entstehen, sowie für die Einräumung von Ver-
wertungsrechten sind Verwaltungsgebühren zu entrichten. Sie werden unmittelbar nach Entstehung 
der Abgabenschuld durch Begründen der Gebührentatbestände nach §§ 9 - 10 fällig und auf dem 
Rechnungsweg erhoben. Bei Rechnungsstellung gilt eine Mindestgebühr von 10,- €.  
§ 9   Gebührentatbestände bei der Nutzung von Archivgut 
(1) Personalaufwände, die bei der Recherche, der Beantwortung von Anfragen, der Bereitstellung 
von Archivgut oder durch besondere Aufwände beim Reprografieren entstehen, kosten je ange-
fangene Viertelstunde 10,- €. 
(2) Von Nutzenden aus Druckwerken selbst erstellte Xerokopien am Münzkopierer kosten pro Kopie 
0,10 €; am Mikrofilm-Scanner erstellte Xerokopien kosten pro Kopie 0,30 €.  
(3) Die Herstellung von Scans oder Reprografien aus Archivgut oder Druckwerken kostet pro Scan 
oder Ablichtung 0,50 €. Der Versand der Scans als E-Mail-Anhang oder Download-Link ist kosten-
los. Der Versand von Scans auf Speichermedien oder von Ausdrucken ist nach Aufwand zu vergü-
ten. Es gilt eine Postpauschale von 2,00 €. 
(4) Die Gebühr für Beglaubigungen von Abschriften, Ablichtungen (z. B. für Schulzeugnisse) wird pau-
schal auf 10,- € festgelegt. 
(5) Die Gebühren für beglaubigte Ablichtungen von Ehe-, Lebenspartnerschafts-, Geburts-, Sterbeur-
kunden, deren Fortführungsfrist abgelaufen ist, orientieren sich für die Ausstellung von Urkunden 
an der Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Münster in der jeweils gültigen Fassung (Unter-
punkt Gebühren für Amtshandlungen des Standesamtes). Gebührenfreiheit besteht, soweit dies 
gesetzlich geregelt ist, z. B. für Zwecke der gesetzlichen Rentenversicherung. 
(6) Die Gebühren für eine einfache oder erweiterte Melderegister-Auskunft orientieren sich an de-
nen im Landesrecht § 1 der Allgemeinen Verwaltungsgebührenordnung in Verbindung mit dessen 
Anlage (Allgemeiner Gebührentarif, dort Tarifstelle 5.1) festgesetzten Gebühren in der jeweils gül-
tigen Fassung. Es gelten die dort festgelegten Gebührenbefreiungen für bestimmte Fallgruppen. 
§ 10   Gebührentatbestände durch die Einräumung von Verwertungsrechten 
(1) Gemeinfreies Archivgut, bei dem Nutzungs- und Verwertungsrechte aus dem Urheberrecht abge-
laufen sind oder für das aufgrund seines Entstehungskontextes als amtlichem Schriftgut keine Ur-
heberrechte entstanden sind, kann kostenfrei nachgenutzt werden, wenn Schutzfristen oder an-
dere Rechte Dritter nicht berührt sind.

(2) Liegen die Nutzungs- und Verwertungsrechte für Archivgut mit Werkcharakter im Sinne des  Ur-
heberrechtsgesetzes bei der Stadt Münster oder wurden diese bei der Übernahme von Archivgut 
nach § 1 Abs. 2 Satz 4 oder 5 dieser Satzung der Stadt oder dem Stadtarchiv durch den bisherigen 
Eigentümer rechtmäßig übertragen, so fallen für die Verwendung oder Verwertung von Archivgut 
im Druck, in der Datenerfassung, bei Sendung oder anderen Formen der Veröffentlichung fol-
gende Gebühren nach § 32 Abs. 1 des Urheberrechtsgesetzes an: 
1. Je Abbildung eines Fotos oder einer Seite aus anderem Archivgut in einem Druckwerk: 
 bei einer Auflage von unter 1.000 Exemplaren  10,00 € 
 bei einer Auflage von 1.000 bis 4.999 Exemplaren  15,00 € 
 bei einer Auflage von 5.000 und mehr Exemplaren    25,00 € 
2. Je Abbildung eines Fotos oder einer Seite aus anderem Archivgut in einem Film, Video, im 
Internet oder einer Ausstellung    25,00 € 
(3) Entstehen dem Stadtarchiv Münster bei der Anfertigung oder Bereitstellung von veröffentli-
chungsfähigen Reprografien oder Digitalisaten Auslagen oder personelle Mehraufwände, so sind 
diese von der Benutzerin / von dem Benutzer gesondert zu entrichten. Die Personalaufwände 
berechnen sich nach § 9 Abs. 1 dieser Satzung. 
§ 11    Befreiung von der Gebühr 
Benutzer können auf Antrag von den Verwaltungsgebühren und den Gebühren für Nutzung und Ver-
wertung befreit werden, wenn die Benutzung pädagogischen oder wissenschaftlichen Zwecken dient, 
auf Gegenseitigkeit beruht und die Benutzung im überwiegenden städtischen Interesse liegt. Über die 
Gebührenbefreiung entscheidet die Archivleitung. 
IV. Formelles  
§ 12   Inkrafttreten 
Diese Benutzungsordnung und Gebührenordnung tritt am 1. Juli 2021 in Kraft. 
Gleichzeitig treten die Satzung für das Stadtarchiv Münster einschließlich Benutzungs- und Gebühren-
ordnung vom 6. März 1993 (Amtsblatt der Stadt Münster 1993 S. 36 - 41) und die Satzung zur Ände-
rung der Benutzungs- und Gebührenordnung für das Stadtarchiv Münster vom 6. März 1993 vom 
18. März 2010 (Amtsblatt der Stadt Münster 2010 S. 36 - 38) außer Kraft.

Anlage A – Muster für einen Archivierungsvertrag mit selbständigen Unternehmen und Stiftungen der 
Stadt nach § 1 Abs. 2 Nr. 4 Archivsatzung 
zwischen 
[Name und Anschrift des Vertragspartners] 
und  
der Stadt Münster, vertreten durch den Oberbürgermeister/die Oberbürgermeisterin, diese/r vertreten 
durch den Leiter/die Leiterin des Stadtarchivs Münster, [Name des Leiters/der Leiterin des Stadtarchivs], 
An den Speichern 8, 48157 Münster 
- nachfolgend Stadtarchiv Münster genannt -. 
§ 1 Vertragszweck 
(Name) überlässt die archivwürdigen Unterlagen, die für den laufenden Betrieb nicht mehr benötigt wer-
den, dem Stadtarchiv. Das Stadtarchiv übernimmt die Unterlagen als Archivgut im Sinne des § 2 Abs. 3 
Archivgesetz des Landes NRW (ArchivG) und verpflichtet sich, dieses Archivgut mit der gleichen Sorgfalt 
wie städtisches Archivgut zu verwahren, zu sichern, zu erhalten, instand zu setzen, zu erfassen und für die 
Nutzung bereitzustellen. Es geht in das Eigentum des Stadtarchivs über. Soweit (Name) über urheberrecht-
liche Nutzungs- und Verwertungsrechte an (Teilen dieser) Unterlagen verfügt, räumt er/sie dem Stadtar-
chiv diese sowohl für derzeitige als auch für derzeit noch unbekannte Nutzungsarten im Zuge der Über-
nahme ein (§ 31 Abs. 3 Urheberechtsgesetz). Er/Sie räumt dem Stadtarchiv zugleich das Recht ein, diese 
Nutzungs- und Verwertungsrechte im Rahmen des Archivierungsvertrags sowie im gesetzlich zulässigen 
Umfang auf Dritte zu übertragen. Urheberrechte Dritter bleiben unberührt. 
§ 2 Archivische Bewertung und Übernahme der Unterlagen 
Über die Archivwürdigkeit entscheidet das Archiv in Rücksprache mit dem (Name) nach fachlichen Krite-
rien (Bewertung). (Name) sollte in regelmäßigen Abständen anzeigen, welche Unterlagen für den laufen-
den Betrieb und zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden und diese dem Stadtarchiv an-
bieten. Dieses Angebot macht (Name) grundsätzlich nach Ablauf eventuell bestehender gesetzlicher oder 
innerbetrieblicher Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen, spätestens aber dreißig Jahren nach ihrer 
Entstehung. (Name) bestimmt im Einzelfall, wie lange Unterlagen aus rechtlichen Gründen oder aufgrund 
betrieblicher Umstände verwahrt werden müssen. Diese Angaben sind für das Stadtarchiv verbindlich. Die 
Übernahme ins Archiv kann gemäß § 10 Datenschutzgesetz NRW an die Stelle der Löschung treten.  
Fallen archivwürdige elektronische Unterlagen an – auch solche, die einer laufenden Aktualisierung un-
terliegen – so sind diese ebenfalls anzubieten. Um die spätere Übernahme dieses Archivgutes sicherzu-
stellen, ist das Stadtarchiv bei der Planung, der Einführung und bei wesentlichen Änderungen von IT-
Systemen einzubinden, die zu solchen elektronischen Unterlagen führen. 
§ 3 Benutzung durch Dritte 
Das Stadtarchiv macht das übernommene Archivgut gemäß § 4 seiner Satzung zugänglich. Es muss Benut-
zungsanträge ablehnen, soweit dadurch ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis offenbart würde und 
dadurch ein wirtschaftlicher Schaden entstehen kann. Entsprechendes gilt für Informationen, die wegen 
ihrer volkswirtschaftlichen Bedeutung im öffentlichen Interesse geheim zu halten sind. Sätze 1 und 2 gel-
ten nicht, wenn die Allgemeinheit ein überwiegendes Interesse an der Gewährung des Informationszu-
gangs hat und der eintretende Schaden nur geringfügig wäre. Im Zweifelsfall fällt das Stadtarchiv die Ent-
scheidung in Rücksprache mit (Name).

§ 4 Benutzung durch (Name) 
(Name) hat das Recht, von ihm/ihr übernommenes Archivgut im Stadtarchiv jederzeit zu nutzen. Eine zeit-
lich befristete Ausleihe zum Zweck der Einsichtnahme ist möglich, wenn der Erhaltungszustand des ge-
wünschten Archivguts dies erlaubt. Einsichtnahme und Ausleihe sind für personenbezogene Unterlagen 
nicht möglich, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt oder gelöscht werden müssen. In die-
sen Fällen besteht das Nutzungsrecht nur nach Maßgabe des § 7 Abs. 5 ArchivG, jedoch nicht zu den glei-
chen Zwecken, zu denen die Unterlagen angelegt worden sind. 
§ 5 Erschließung 
Von den übernommenen Unterlagen kann das Stadtarchiv ein Verzeichnis anfertigen (Findbuch). (Name) 
erhält kostenfrei ein Exemplar des Findbuchs. Dem Stadtarchiv ist es erlaubt, das Findbuch ganz oder in 
Teilen in geeigneter Form zu veröffentlichen, wenn keine Schutzfristen oder andere Nutzungshindernisse 
bestehen.  
§ 6 Kosten aus dem Vertragsverhältnis 
Grundsätzlich entstehen (Name) aus dem Vertragsverhältnis keine Kosten.  
§ 7 Änderung und Kündigung des Vertrags 
Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform und der Zustimmung beider Vertragsparteien. Das 
gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. Eine Kündigung des Archivierungsvertrags kann 
durch eine der beiden Vertragsparteien vorgenommen werden. Sie erfolgt mit sechsmonatiger Kündi-
gungsfrist zum Jahresende. Abschließend bewertetes Schriftgut ist in dieser Zeit als Archivgut in das Stadt-
archiv zu übernehmen; übernommenes Archivgut ist unveräußerlich und wird bei einer Kündigung nicht 
rückübereignet.  
§ 8 Salvatorische Klausel 
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder unwirksam werden, so wird hier-
durch der übrige Inhalt nicht berührt. In diesem Fall sind die Vertragsparteien verpflichtet, die ungültigen 
Vertragsbestimmungen durch entsprechende rechtlich wirksame Bestimmungen zu ersetzen. Das gleiche 
gilt, falls der Vertrag eine ergänzungsbedürftige Lücke enthalten sollte.

Anlage B – Muster für einen Depositalvertrag mit anderen Stellen oder von natürlichen oder juristischen 
Personen nach § 1 Abs. 2 Nr. 5 Archivsatzung 
Zwischen 
der Stadt Münster, vertreten durch den Oberbürgermeister/die Oberbürgermeisterin, diese/r vertreten 
durch den Leiter/die Leiterin des Stadtarchivs Münster, [Name des Leiters/der Leiterin des Stadtarchivs], 
An den Speichern 8, 48157 Münster 
- nachfolgend Stadtarchiv genannt - 
und  
[Name und Anschrift des Deponierenden] 
- nachfolgend Eigentümer/Eigentümerin genannt -. 
§ 1 Vertragszweck 
Der Eigentümer/Die Eigentümerin erklärt, verfügungsberechtigt zu sein und hinterlegt unter Eigentums-
vorbehalt (Depositum) im Stadtarchiv zum Zweck der Archivierung im Sinne des Archivgesetzes NRW § 10 
Abs. 6 [Bezeichnung der zu deponierenden Unterlagen], nachfolgend Archivgut genannt. 
Eine detaillierte Liste wird diesem Vertrag nach Übergabe des Archivguts beigefügt. 
§ 2 Bestandsbildung 
Das deponierte Archivgut wird in seinem Entstehungszusammenhang belassen. Das deponierte Archivgut 
wird geschlossen als Bestand „[Bezeichnung des Bestands]” aufgenommen und in der Beständeübersicht, 
den entsprechenden Findmitteln und Inventarien des Stadtarchivs Münster ausgeworfen. Bei Ausstellun-
gen und bei Veröffentlichungen ist der Eigentümer/die Eigentümerin namentlich zu nennen. 
§ 3 Erschließung, Nutzung und Verwertung 
Das Stadtarchiv ist befugt, das deponierte Archivgut nach archivischen Kriterien zu erschließen, allgemein 
zugänglich zu machen und Reproduktionen zu Ausstellungszwecken sowie zu dienstlichen, wissenschaft-
lichen und heimatkundlichen Zwecken herzustellen. Der Eigentümer/die Eigentümerin erhält vom Stadt-
archiv kostenfrei ein Exemplar des Findbuchs. Dem Stadtarchiv ist es erlaubt – wenn keine Schutzfristen 
oder andere Nutzungshindernisse bestehen – das Findbuch ganz oder in Teilen in geeigneter Form zu ver-
öffentlichen. Soweit der Eigentümer/die Eigentümerin über urheberrechtliche Nutzungs- und Verwer-
tungsrechte an Archivgut verfügt, räumt er/sie dem Stadtarchiv diese sowohl für derzeitige als auch für 
derzeit noch unbekannte Nutzungsarten im Zuge der Deponierung ein (§ 31 Abs. 3 Urheberrechtsgesetz). 
Er/Sie räumt dem Stadtarchiv zugleich das Recht ein, diese Nutzungs- und Verwertungsrechte im gesetz-
lich zulässigen Umfang auf Dritte zu übertragen. Urheberrechte Dritter bleiben unberührt.  
§ 4 Benutzung 
Das Stadtarchiv macht das übernommene Archivgut gemäß § 4 seiner Satzung zugänglich.  
Fallen nach der Satzung für die Benutzung Gebühren an, so stehen sie dem Stadtarchiv zu. Die Benutzung 
durch den Eigentümer/die Eigentümerin ist jederzeit gebührenfrei im Rahmen der Öffnungszeiten des Le-
sesaals des Stadtarchivs sowie nach Rücksprache möglich. Anfallende Kosten für die von dem Eigentü-
mer/der Eigentümerin gewünschte Herstellung von Reproduktionen sind von ihm/ihr selbst zu tragen. Sie 
richten sich nach der jeweils geltenden Gebührenordnung.

§ 5 Haftung 
Das Stadtarchiv verpflichtet sich, das Archivgut mit der gleichen Sorgfalt wie städtisches Archivgut zu ver-
wahren. Die Haftung des Stadtarchivs bei Verlust oder Schäden am Depositum beschränkt sich auf Vorsatz 
oder grobe Fahrlässigkeit der Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen.  
§ 6 Konservierung und Restaurierung 
Das Stadtarchiv ist nicht verpflichtet, das deponierte Archivgut zu konservieren oder zu restaurieren. Soll-
ten solche Maßnahmen sinnvoll erscheinen, informiert das Stadtarchiv den Eigentümer/die Eigentümerin 
und berät bei Bedarf über sinnvolle Maßnahmen zum Erhalt. Die Konservierungs- oder Restaurierungs-
kosten trägt der Eigentümer/die Eigentümerin.  
§ 7 Kündigungsrecht 
Der Eigentümer/Die Eigentümerin verzichtet auf die Rücknahme des deponierten Archivgutes innerhalb 
der nächsten 10 Jahre nach Vertragsschluss (Mindestvertragslaufzeit). Eine danach beabsichtigte Rück-
nahme ist dem Stadtarchiv Münster mit einer halbjährlichen Kündigungsfrist, also bis zum 30.06. mit Wir-
kung zum Ende des Kalenderjahres, durch eine schriftliche Kündigung des Depositalvertrags anzuzeigen.  
Bei einer Rücknahme sind dem Stadtarchiv Münster die Kosten für die entstandenen Erschließungs- und 
Verzeichnungsarbeiten zu erstatten. Die Berechnung der tatsächlich entstandenen Kosten erfolgt nach 
den jeweils geltenden Grundsätzen und Tarifen der Kosten- und Leistungsrechnung der Stadtverwaltung 
Münster.  
§ 8 Kosten 
Die Deponierung und Archivierung erfolgt unentgeltlich, sofern nicht im Zuge einer Rücknahme die Best-
immungen des § 7 zur Anwendung gelangen. 
§ 9 Vertragsdauer 
Der Vertrag verlängert sich nach der Mindestvertragslaufzeit stillschweigend um jeweils ein Jahr, wenn er 
nicht bis zum 30.06. des Vorjahres gekündigt wird. Sofern der Eigentümer / die Eigentümerin innerhalb 
von 30 (dreißig) Jahren keine andere Regelung trifft, geht der Bestand in das Eigentum des Stadtarchivs 
Münster über. 
§ 10 Änderungen des Vertrags 
Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform und der Zustimmung beider Vertragsparteien. Das 
gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. 
§ 11 Salvatorische Klausel 
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder unwirksam werden, so wird hier-
durch der übrige Inhalt nicht berührt. In diesem Fall sind die Vertragsparteien verpflichtet, die ungültigen 
Vertragsbestimmungen durch entsprechende rechtlich wirksame Bestimmungen zu ersetzen. Das gleiche 
gilt, falls der Vertrag eine ergänzungsbedürftige Lücke enthalten sollte.

Anlage C – Muster für einen Schenkungsvertrag mit anderen Stellen oder von natürlichen oder juristi-
schen Personen nach § 1, Absatz 2, Nr. 5 dieser Satzung 
Zwischen 
der Stadt Münster, vertreten durch den Oberbürgermeister/die Oberbürgermeisterin, diese/r vertreten 
durch den Leiter/die Leiterin des Stadtarchivs Münster, [Name des Leiters/der Leiterin des Stadtarchivs], 
An den Speichern 8, 48157 Münster 
- nachfolgend Stadtarchiv genannt - 
und  
[Name und Anschrift des Deponierenden] 
- nachfolgend Schenker / Schenkerin genannt -. 
§ 1 Vertragszweck 
Der Schenker / die Schenkerin erklärt, verfügungsberechtigt zu sein und dem Stadtarchiv zum Zweck der 
Archivierung im Sinne des Archivgesetzes NRW § 10 Abs. 6 [Bezeichnung der zu schenkenden Unterlagen], 
nachfolgend Archivgut, zu schenken (BGB § 516). 
Eine detaillierte Liste wird diesem Vertrag nach Übergabe des Archivguts beigefügt. 
§ 2 Bestandsbildung 
Das Archivgut wird in seinem Entstehungszusammenhang belassen. Es wird geschlossen als Bestand „[Be-
zeichnung des Bestands]” aufgenommen und in der Beständeübersicht, den entsprechenden Findmitteln 
und Inventarien des Stadtarchivs Münster ausgeworfen. Bei Ausstellungen und bei Veröffentlichungen ist 
der Schenker/die Schenkerin namentlich zu nennen. 
§ 3 Archivierung 
Das Stadtarchiv übernimmt die geschenkten Unterlagen als Archivgut im Sinne des ArchivG NRW § 2 (3) 
und verpflichtet sich, dieses Archivgut mit der gleichen Sorgfalt wie städtisches Archivgut zu verwahren, 
zu sichern, zu erhalten, instand zu setzen, zu erfassen und für die Nutzung bereitzustellen. Sie gehen in 
das Eigentum des Stadtarchivs über. Soweit der Schenker/die Schenkerin über Nutzungs- und Verwer-
tungsrechte an Teilen dieser Unterlagen verfügt, die Werkcharakter besitzen, räumt er/sie dem Stadtar-
chiv diese sowohl für derzeitige als auch für derzeit noch unbekannte Nutzungsarten im Zuge der Über-
nahme ein (§ 31 Abs. 3 UrhG). Er/Sie räumt dem Stadtarchiv zugleich das Recht ein, diese Nutzungs- und 
Verwertungsrechte im gesetzlich zulässigen Umfang auf Dritte zu übertragen. Urheberrechte Dritter blei-
ben unberührt.  
§ 4 Benutzung 
Die Zugänglichmachung des übernommenen Archivguts erfolgt nach § 4 der Satzung für das Stadtarchiv 
Münster, in der jeweils geltenden Fassung. Fallen nach der Satzung für die Benutzung Gebühren an, so 
stehen sie dem Stadtarchiv zu. Die Benutzung durch den Schenker/die Schenkerin ist jederzeit gebühren-
frei im Rahmen der Öffnungszeiten des Lesesaals des Stadtarchivs sowie nach Rücksprache möglich. An-
fallende Kosten für die von dem Schenker/der Schenkerin gewünschte Herstellung von Reproduktionen 
sind von ihm/ihr selbst zu tragen. Sie richten sich nach der jeweils geltenden Gebührenordnung. 
§ 5 Kosten 
Dem Schenker/der Schenkerin entstehen durch die Schenkung keine Kosten.

§ 6 Änderungen des Vertrags 
Änderungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform und der Zustimmung beider Vertragsparteien. 
Das gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. 
§ 7 Salvatorische Klausel 
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder unwirksam werden, so wird hier-
durch der übrige Inhalt nicht berührt. In diesem Fall sind die Vertragsparteien verpflichtet, die ungültigen 
Vertragsbestimmungen durch entsprechende rechtlich wirksame Bestimmungen zu ersetzen. Das gleiche 
gilt, falls der Vertrag eine ergänzungsbedürftige Lücke enthalten sollte.