Interkommunale Zusammenarbeit zum gemeinsamen Betrieb eines Digitalen Langzeitarchivs - Kooperationsverbund zwischen dem Landkreis Darmstadt-Dieburg, weiteren Kommunen des Landkreises und der Wissenschaftsstadt Darmstadt

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Kooperationsvertrag zum Projekt 
„Digitales Langzeitarchiv Darmstadt-Dieburg 
(DLZA DADI) 
im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit 
zwischen den folgenden Kooperationsparteien 
 
 
Wissenschaftsstadt Darmstadt, Luisenplatz 5 A,64283 Darmstadt, 
vertreten durch den Magistrat der Wissenschaftsstadt Darmstadt, 
dieser vertreten durch 
 
Landkreis Darmstadt-Dieburg, Jägertorstraße 207, 64289 Darmstadt, 
vertreten durch den Kreisausschuss, 
dieser vertreten durch 
 
für 
Stadt Griesheim, Adresse,  
vertreten durch  
 
für 
Gemeinde Messel, Adresse,  
vertreten durch  
 
für 
Stadt Pfungstadt, Adresse,  
vertreten durch  
 
für 
Stadt Weiterstadt, Adresse,  
vertreten durch  
 
für 
Hessische Wirtschaftsarchiv e.V., Adresse,  
vertreten durch  
 
 
 
 
 
 
 
 
– im Folgenden „Kooperationspartner“ genannt –

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Präambel 
 
Öffentliche Archive haben die gesetzlich vorgeschriebene Aufgabe, archivwürdige 
Unterlagen zu übernehmen, dauerhaft zu sichern, zu erschließen und für die 
Benutzung bereit zu stellen. Dazu gehören nach dem Hessischen Archivgesetzes 
(HArchivG) „alle Schrift-, Bild- und Tondokumente sowie andere 
Informationsobjekte, unabhängig von ihrem Trägermaterial und von ihrer 
Speicherungsform“. Das umfasst auch originär digitale Dokumente öffentlicher 
Stellen und aus privater Hand. Da zahlreiche digitale Unterlagen bereits der im 
HArchivG geregelten Anbietungspflicht unterliegen und eine Übernahme von 
digitalem Archivgut zunehmend dringlicher wird, ist der Aufbau geeigneter IT-
Infrastrukturen ein dringendes strategisches Entwicklungsziel.  
 
Die sachgemäße Aufbewahrung und dauerhafte Sicherung digitaler Unterlagen 
erfordert den Einsatz eines Fachverfahrens, das nach archivfachlichen Kriterien für 
diese Arbeiten geeignet ist. Durch ein solches System können Datensätze auf 
Authentizität geprüft, eine fachliche Strukturierung vorgenommen und eine 
langfristige Sicherung garantiert werden. Diese umfangreichen Anforderungen 
stellen für viele kommunale Archive eine enorme zusätzliche Belastung dar. 
Insbesondere die Archive kleiner Gebietskörperschaften stoßen bei dieser Aufgabe 
an ihre personellen und fachlichen Grenzen. Die Zusammenarbeit in einem 
digitalen Archivverbund wird in anderen Bundesländern bereits erfolgreich 
praktiziert, um dieser Zusatzbelastung in allen Archiven zu begegnen. 
 
Für die Archive der Region Darmstadt-Dieburg bietet eine solche Kooperation 
erhebliche finanzielle und strukturelle Vorteile. Ein einheitliches Vorgehen wird die 
Sicherung von Archivgut in der Breite verbessern und eine Qualitätssteigerung der 
kommunalen Überlieferung ermöglichen. Als Fachverfahren wird eine 
Mandantenfähige Software gewählt, um die datenschutzrechtlichen Bestimmungen 
zu gewährleisten. Die Zugriffsrechte werden durch ein detailliertes 
Berechtigungskonzept dokumentiert. Die Zuständigkeitsbereiche bzw. 
Archivsprengel der Kooperationspartner bleiben davon unberührt. 
 
Um in Hessen gemeinsam auf die gestiegenen Herausforderungen zu reagieren, 
beabsichtigen die Kooperationspartner den Aufbau eines „Digitalen 
Langzeitarchivs Darmstadt-Dieburg“ (DLZA DADI).  
 
§1 Gegenstand der Kooperationsvereinbarung 
 
1) Zweck der Kooperationsvereinbarung ist die digitale Archivierung des 
Archivgutes der Kooperationspartner, insbesondere mit folgenden Aufgaben:  
 
a) die Gründung und der Betrieb des „Digitalen Langzeitarchivs Darmstadt-
Dieburg“ (DLZA DADI) im Landkreis Darmstadt Dieburg als Infrastruktur der 
teilnehmenden Archive,  
b) die gegenseitige fachliche Unterstützung der im DLZA DADI beteiligten 
Archive,  
c) die Entwicklung gemeinsamer und zukunftsfähiger Standards für die 
digitale Archivierung,

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d) der Aufbau eines gemeinsam genutzten technischen Systems für die 
digitale Archivierung,  
e) der Betrieb des technischen Systems durch den Anbieter einer Digitalen 
Langzeitarchivlösung  
f) Bereitstellung von Speicherplatz über die gemeinsame Beauftragung eines 
Rechenzentrums. 
 
2) Jeder Kooperationspartner bleibt für dasjenige Archivgut verantwortlich, 
welches zur Einspielung ins digitale Magazin bestimmt und bereitgestellt 
wurde.  
§2 Grundsätze der Kooperationsvereinbarung 
 
Die Kooperationspartner arbeiten zusammen bei der gemeinsamen Wahrnehmung 
der vom HArchivG übertragenen hoheitlichen Aufgabe der Archivierung digitaler 
Inhalte. Alle beteiligten Kooperationspartner bringen nach dem Prinzip der 
Gegenseitigkeit die in der Kooperationsvereinbarung festgelegten Leistungen (z.B. 
Finanzmittel, Personal und Sachmittel) in das DLZA DADI ein. Dem DLZA DADI-
Verbund können weitere öffentliche Archive der Region als Kooperationspartner 
beitreten, wenn sie die Voraussetzungen dieser Kooperationsvereinbarung erfüllen. 
Über die Aufnahme weiterer Kooperationspartner entscheidet die gemeinsame 
Arbeitsgruppe (AG) gemäß § 6 Abs. 3. 
§3 Anforderungen an das digitale Magazin 
 
Die Kooperationspartner legen grundlegende archivfachliche, rechtliche und 
technische Anforderungen fest, die bei der Bereitstellung und im Betrieb des 
Digitalen Langzeitarchivs und des dazugehörigen Speicherplatzes durch die 
Anbieter einzuhalten sind. Dabei ist neben der Anbindung an bestehende 
Erschließungssysteme auch auf die Möglichkeit eines möglichst reibungslosen und 
verlustfreien Wechsels der Anwendungen und Anbieter von Speicherplatz zu 
achten, sollte das im Laufe der Kooperation erforderlich werden. 
§4 Leistungen und Pflichten der Kooperationspartner 
 
1) Die Kooperationspartner verpflichten sich, die digitale Archivierung nach 
archivfachlichen Grundsätzen als eigenständige und eigenverantwortliche 
Kooperationspartner innerhalb des DLZA DADI sowie als Teil einer geteilten 
Infrastruktur umzusetzen. Dies beinhaltet die gemeinsame Planung der 
Zusammenarbeit, die strategische, konzeptionelle und finanzielle Ausrichtung 
der technischen sowie organisatorischen Entwicklung. Die Kooperationspartner 
tauschen ihre Erfahrungen, insbesondere beim Einsatz der gemeinsam 
genutzten Software, regelmäßig untereinander aus und unterstützen sich 
gegenseitig bei Fragen der digitalen Archivierung. Die Kooperationspartner 
verpflichten sich zudem, aktiv an der gemeinsamen Weiterentwicklung der 
digitalen Archivierung mitzuwirken und die geplanten finanziellen sowie 
personellen Ressourcen zur Verfügung zu stellen.  
 
2) Die Koordinierung des DLZA DADI (Koordinationsstelle) wird dem Stadtarchiv 
Darmstadt übertragen.

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3) Jeder Kooperationspartner benennt eine/n Ansprechpartner/ 
Ansprechpartnerin für das DLZA DADI.  
 
4) Der technische Betrieb des DLZA DADI wird durch den geeigneten Anbieter 
einer digitalen Langzeitarchivlösung erfolgen, die Bereitstellung von 
Speicherplatz über die gemeinsame Beauftragung eines Rechenzentrums.  
§5 Kosten 
 
Die von den Kooperationspartnern eingebrachten Personal- und Sachmittel werden 
für die vereinbarungsgemäßen Zwecke in DLZA DADI verwendet. Die 
Kooperationspartnern erkennen die Verpflichtungen aus der Vereinbarung zur 
Nutzung einer gemeinsamen Magazinlösung und der Bereitstellung des 
zugehörigen Speicherplatzes an. Die Kosten richten sich nach den Verträgen mit 
dem Anbieter der digitalen Langzeitarchivlösung, dem Rechenzentrum und der 
aufgewendeten Stundenzahl der Koordinationsstelle. Die erforderlichen 
Haushaltsmittel sind in den Haushalten der Kooperationspartner bereitgestellt 
bzw. es bestehen entsprechende Rückstellungen. Die Vorfinanzierung und 
anschließende Abrechnung der Kosten erfolgt durch die Wissenschaftsstadt 
Darmstadt. Die anderen Vertragsparteien erstatten die von ihnen anteilig zu 
tragenden Kosten nach Rechnungslegung durch die Wissenschaftsstadt 
Darmstadt.  
Jährlich, während der Laufzeit dieser Vereinbarung sind Erhöhungen der 
Kostenumlage durch Beschluss der Gremien der Kooperationspartner zu 
bestätigen. Sollte einer Erhöhung der Kostenumlage gar nicht oder nicht im vollen 
Umfang durch einen Kooperationspartner zugestimmt werden, behält sich die 
Koordinationsstelle vor, ihre Leistungen nach §4 zu mindern. 
§6 Bildung von Arbeitsgruppen & Gremienentscheidungen 
 
1) Zur Erreichung der vereinbarten Kooperationsziele wird eine gemeinsame 
Arbeitsgruppe (AG) Digitales Langzeitarchiv DADI gebildet. Jeder 
Kooperationspartner stellt ein Mitglied in der AG und legt Teilnehmer für 
weitere AGs fest, wenn diese gebildet werden. In der federführenden AG 
Digitales Langzeitarchiv DADI werden Beschlüsse der Kooperation gefasst. Die 
Zuständigkeiten der Kooperationspartner als Träger der Aufgaben und 
Befugnisse bleiben unberührt. Ein Beschluss der AG Digitales Langzeitarchiv 
DADI wird erst mit der Zustimmung der Gremien aller Kooperationspartner 
verbindlich. Für alle Beschlüsse der AG Digitales Langzeitarchiv DADI ist eine 
absolute Mehrheit erforderlich. 
 
2) Ansprechpartner für die AG Digitales Langzeitarchiv DADI gegenüber dem 
Auftragnehmer in Bezug auf die gemeinsam betriebene Systemumgebung ist 
die Koordinationsstelle. Sie gibt Fragestellungen umgehend an die AG Digitales 
Langzeitarchiv DADI weiter um notwendige Beschlussfassungen herbeiführen 
zu lassen. Die AG Digitales Langzeitarchiv DADI wird in einer 
Geschäftsordnung regeln, wie die vorhandenen Aufgaben zu erledigen sind. 
 
3) Aufgabenbereiche der Arbeitsgruppen: 
a) Vorbereitung der erforderlichen Beschlüsse durch die Gremien der 
Kooperationspartner

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b) Änderungen und vorzeitige Auflösung der Kooperationsvereinbarung, des 
Vertrags mit dem Anbieter des Digitalen Langzeitarchivs und dem Vertrag 
mit dem Rechenzentrum 
c) Aufnahme weiterer Kooperationspartner 
 
4) Gremienentscheidungen: 
Die Kooperationspartner sichern sich gegenseitig zu, die zuständigen Gremien 
frühestmöglich über die erforderlichen Entscheidungen im Zusammenhang mit 
der Kooperationsvereinbarung zu unterrichten und, soweit erforderlich, hierzu 
Beschlüsse herbeizuführen. Vor der Beauftragung Dritter wird ein 
Grundsatzbeschluss in den jeweils zuständigen Gremien herbeigeführt. 
§7 Aufgaben der Koordinationsstelle 
 
1) Die Koordination des DLZA DADI wird durch die Wissenschaftsstadt Darmstadt 
vertreten durch das Stadtarchiv Darmstadt übernommen. Unterstützt wird die 
Koordinationsstelle durch den Anbieter der digitalen Langzeitarchivlösung und 
des Rechenzentrums. Das Stadtarchiv Darmstadt, der Anbieter des Digitalen 
Langzeitarchivs und das Rechenzentrum wirken in der Bewältigung der 
Aufgaben zusammen.  
Aufgaben der Koordinationsstelle sind: 
 
a) Erste Anlaufstelle der Kooperationspartner für alle anfallenden 
Unterstützungsfragen („First-Level-Support“). Vermittlung und Koordination 
von Unterstützung für weitergehende und komplexere technische Probleme 
der Kooperationspartner (z.B. „Second/Third Level Support“ durch den 
Systemlieferanten),  
b) Dateningest 
c) Verwaltung und Kostenabrechnung.  
 
2) Die Koordinationsstelle wird die im Rahmen des DLZA DADI übernommenen 
Aufgaben sachgemäß und nach bestem Wissen unter Berücksichtigung des 
Standes von Wissenschaft und Technik ausführen. Eine weitere Gewähr für die 
Erfüllung der Aufgaben wird nicht übernommen. Die Koordinationsstelle 
übernimmt über die in § 8 aufgeführten Beschränkungen hinaus insbesondere 
keine Haftung für den fehler- und unterbrechungsfreien Betrieb der Software 
bzw. des Systems.  
§8 Haftung 
 
Die Kooperationspartner sind an die Vereinbarungen zur Beauftragung des 
digitalen Langzeitarchivs und der zugehörigen Speicherlösung gebunden. Bei einer 
schuldhaften Verletzung durch einen Kooperationspartner hat dieser die übrigen 
Kooperationspartner von den aus der Pflichtverletzung resultierenden Schadens- 
oder Aufwendungsersatzansprüchen Dritter freizustellen.  
 
Dies gilt insbesondere dann, wenn die Pflichtverletzung zu einer Aufhebung oder 
einem Abbruch der Bereitstellung des digitalen Langzeitarchivs und der 
Speicherlösung durch die beauftragten Anbieter führt. Für sonstige Forderungen 
Dritter, die aus Streitigkeiten im Zusammenhang mit der Beauftragung entstehen,

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haften die Kooperationspartner im Innenverhältnis anteilig gemäß eines 
vereinbarten Kostenverteilungsschlüssel. 
 
1) Die Kooperationspartner werden die von ihnen im Rahmen des Projektes 
übernommenen Arbeiten sachgemäß und nach bestem Wissen unter 
Berücksichtigung des Standes von Wissenschaft und Technik ausführen.  
 
2) Ansprüche der Kooperationspartner gegeneinander auf Ersatz von Schäden sind 
ausgeschlossen, soweit sie nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen. 
Dies gilt auch für mittelbare Schäden. Die Haftung für Personenschäden richtet 
sich nach den gesetzlichen Bestimmungen. 
§9 Vertraulichkeit / Datenschutz 
 
a) Die Kooperationspartner werden die als vertraulich gekennzeichneten 
Informationen, die ihnen im Rahmen dieser Vereinbarung von den jeweils 
anderen Kooperationspartnern übermittelt wurden, auch nach Beendigung 
oder Ausscheiden aus dieser Vereinbarung vertraulich behandeln und 
Dritten gegenüber nicht offenlegen.  
 
b) Es wird ein mandantenfähiges Fachverfahren zum Einsatz kommen. Dieses 
erlaubt jedem teilnehmenden Archiv die getrennte Bearbeitung der je 
eigenen Datenbestände, ohne dass auf der Ebene der Sachbearbeitung 
Einsicht oder Zugriff durch andere Kooperationspartner besteht.  
 
c) Die Kooperationspartner werden auch gegenüber ihren Beschäftigten im 
Hinblick auf die Vertraulichkeit der Informationen nach diesen Vorschriften 
die üblichen und zumutbaren Maßnahmen treffen.  
 
d) Die Kooperationspartner verpflichten sich, die Regelungen des HArchivG, 
der DSGVO und des Hessischen Datenschutzgesetzes in ihren aktuellen 
Fassungen einzuhalten.  
§10 Laufzeit und Kündigung der Kooperation 
 
1) Der Kooperationsvertrag tritt jeweils je Unterschrift im Verhältnis zu dem 
unterzeichnenden Kooperationspartner in Kraft und endet mit Ablauf der mit 
den beauftragten Anbietern des Digitalen Langzeitarchivs und der 
Speicherlösung eingegangenen Vertragslaufzeit. Die Verträge zum Betrieb des 
Digitalen Langzeitarchivs und/oder der zugehörigen Speicherlösung können 
über die zunächst vereinbarte Vertragslaufzeit hinaus fortgesetzt werden. Dann 
wird zwischen diesen Kooperationspartnern die Kooperation entsprechend der 
sich anschließenden Vertragslaufzeit mit den beauftragten Anbietern 
fortgesetzt. Die Weiterführung des Vertrages ist durch schriftliche Vereinbarung 
übereinstimmend zu regeln. 
2) Jeder Kooperationspartner ist berechtigt, diese Vereinbarung zu kündigen. 
Sofern ein Kooperationspartner den Verträgen mit den durch die 
Kooperationspartner beauftragten Anbietern kündigt, scheidet der 
Kooperationspartner aus der Kooperation mit der Kündigung automatisch aus. 
Etwaige Forderungen und Kosten, die dem Grunde nach bis zum Ausscheiden 
aus der Kooperation bereits entstanden sind (z.B. Entwicklungskosten von

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Schnittstellen, Speicherplatz), sind, sofern sie die Kooperation betreffen, vom 
ausscheidenden Kooperationspartner der Kooperation (gegebenenfalls anteilig) 
zu erstatten. 
3) Scheidet ein Archiv aus dem DLZA DADI aus, wird die Koordinationsstelle dem 
ausscheidenden Archiv die von ihm in DLZA DADI eingebrachten Daten in 
maschinenlesbarer Form zur Verfügung stellen. Die Daten des ausscheidenden 
Archivs werden anschließend im DLZA DADI unwiderruflich gelöscht. 
§11 Aufnahme weiterer Kooperationspartnern 
 
Die nachträgliche Aufnahme weiterer Kooperationspartner ist möglich. Sie ist 
abhängig von folgenden Kriterien: 
 
• Beim Kooperationspartner muss die Archivierung über eine 
Archivsatzung gemäß HArchivG oder einer vergleichbaren Satzung 
geregelt sein. 
• Das Archiv des aufzunehmenden Kooperationspartners muss zu 
mindestens 25% von einer archivfachlich qualifizierten Fachkraft besetzt 
sein. 
• Das Archiv des aufzunehmenden Kooperationspartners muss mit den 
technischen Voraussetzungen für die Arbeit mit der im Verbund 
genutzten technischen Lösung ausgestattet sein bzw. werden. 
 
Weitere Anforderungen werden ggf. in der Geschäftsordnung der AG Digitales 
Langzeitarchiv DA festgelegt. 
§12 Vertragsanpassung, Schriftformerfordernis 
 
Regelungen dieser Vereinbarung können im gegenseitigen Einvernehmen 
ergänzt oder verändert werden, insbesondere wenn sich auf Grund der 
praktischen Erfahrungen hierfür ein Bedürfnis ergibt. Änderungen und 
Ergänzungen sind nur verbindlich, wenn diese schriftlich erfolgen. Mündliche 
Nebenabreden sind ungültig. 
§13 Salvatorische Klausel 
 
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam oder 
undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder 
undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen 
unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung 
soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen 
der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die 
Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung 
verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den 
Fall, dass sich der Vertrag als lückenhaft erweist.

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§ 14 Ausfertigungen der Vereinbarung 
 
Diese Vereinbarung ist doppelt ausgefertigt. Jeder Vereinbarungspartner erhält 
eine Ausfertigung. 
 
 
 
Magistrat der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
Luisenplatz 5 A 
64283 Darmstadt 
_____________________________ 
Unterschrift Person 1 
 
 
_____________________________ 
Unterschrift Person 2 
Kreisausschuss 
des Landkreis Darmstadt-Dieburg 
Jägertorstraße 207 
64289 Darmstadt 
_____________________________ 
Unterschrift Person 1 
 
 
_____________________________ 
Unterschrift Person 2 
 
 
[…] der Stadt […] 
Adresszeile 
Adresszeile 
_____________________________ 
Unterschrift Person 1 
 
 
_____________________________ 
Unterschrift Person 2 
[…] der Stadt […] 
Adresszeile 
Adresszeile 
_____________________________ 
Unterschrift Person 1 
 
 
______________________________ 
Unterschrift Person 2

- 2 - 
 
Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
09.07.2026 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat IV 
 
Amt: Kulturamt  
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I 41 41.4 
IV 
 
Stvv 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2026/0206 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
254 
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 252020 
Kostenstelle:  041-004-1000 Investitionsnummer:  24041-0401 
Kostenträger:  2520-21 Sachkonto: 6730000 
 
Betreff: Interkommunale Zusammenarbeit zum gemeinsamen Betrieb eines Digitalen 
Langzeitarchivs - Kooperationsverbund zwischen dem Landkreis Darmstadt -Dieburg, 
weiteren Kommunen des Landkreises und der Wissenschaftsstadt Darmstadt  
 
Vorlage vom: 16.06.2026  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Zur Erfüllung der Vorgaben des Hessischen Archivgesetzes und der Archivsatzung der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt wird eine interkommunale Zusammenarbeit entsprechend 
der anliegenden Fassung einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zum nächstmöglichen 
Zeitpunkt beschlossen.  
2. Der Magistrat führt im Einvernehmen mit den anderen in der Vereinbarung genannten 
Kommunen die erforderlichen Verhandlungen und schließt mit diesen die notwendige 
öffentlich-rechtliche Vereinbarung nach dem Gesetz über Kommunale 
Gemeinschaftsarbeit (KGG) entsprechend der anliegenden Fassung.  Die Kosten werden 
gleichmäßig auf alle Partner verteilt. Redaktionelle und inhaltliche Änderung gegenüber

- 3 - 
der anliegenden Fassung dürfen vor genommen werden, soweit der wesentliche Inhalt der 
Vereinbarung hiervon unberührt bleibt.  
 
Anlagen: Entwurf Kooperationsvereinbarung DLZA  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Zusätzlich für alle Vorlagen aus dem Bereich des Hochbaus anzugeben:  
Klimarelevanz des Vorhabens:     
Auswirkungen auf Stadtklima:   ja  nein 
Auswirkungen auf THG -Emissionen:   gering1)  mittel/groß 2) 
Beteiligung Amt f. Klimaschutz & Klimaanpassung:   ja  nein 
Zusätzlich bei Beschlüssen zur Baufreigabe:    
Wurden Optimierungspotentiale ausgeschöpft?   ja  nein 
Falls nein, Kompensationsmaßnahmen festgelegt?   ja  nein 
1) bis 10 Tonnen Kohlendioxid-Äquivalente (CO2e) pro Jahr, 2) über 10 Tonnen CO2e pro Jahr. 
 
Beschluss des Magistrats vom 12.08.2026 
 
Der Vorlage wird zugestimmt.

Begründung zur Magistratsvorlage  
 
 
Das Stadtarchiv Darmstadt plant gemäß §2 Abs. 4 Archivsatzung der Stadt Darmstadt die 
Einführung eines Digitalen Magazins zur Sicherung archivwürdiger Dokumente der 
Stadtverwaltung und externer Stellen und Privatpersonen gemäß Archivsatzung der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt. Betroffen sind auch Unterlagen, die aufgrund von 
gesetzlichen Vorgaben besonderen Schutz - und Geheimhaltung svorschriften unterliegen.  
 
Es besteht unter anderem  durch Löschroutinen , Überschreibungen  und Nacherfassung  ein 
akuter Handlungsbedarf. Derzeit kann das Stadtarchiv der gesetzlichen Anforderung, diese 
Dokumente zu bewerten, zu übernehmen und aufzubewahren , vor allem aufgrund der 
fehlenden Infrastruktur nicht nachkommen.  
 
Um Kosten zu sparen und organisatorische Vorteile zu nutzen, soll für den Betrieb des 
digitalen Archivs  und eine vereinfachte  Abstimmung mit den entsprechenden Dienstleistern 
im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit einen Verbund mit Kommunen des 
Landkreises Darmstadt -Dieburg sowie dem Landkreis selbst eingegangen werden . Diese 
Kooperation ermöglicht auch das Einwerben von F ördermitteln des Landes Hessen, die 
gerade in der Startphase die beteiligten Kommunen entlasten können (beispielsweise zur 
Finanzierung der Beauftragung von Schnittstellen für in den Verwaltungen eingesetzte 
Fachverfahren). D ie Kosten im Verbund werden gleichmäßig auf alle Partner verteilt . 
Vergleichbare Verbundlösungen werden bereits seit Jahren insbesondere in Baden -
Württemberg umgesetzt. Für Hessen wäre es der erste Zusammenschluss dieser Art, der 
auch für andere hessische Kommunen Vorbildcharakter haben  wird. 
 
Feste Interessensbekundungen wurden u.a. bereits durch das Kreisarchiv Darmstadt -
Dieburg, das Stadtarchiv Weiterstadt , die Stadt Pfungstadt, das Stadtarchiv Griesheim , die 
Gemeinde Messel sowie das Hessische Wirtschaftsarchiv geäußert . Das Stadtarchiv 
Darmstadt übernimmt in dem Verbund eine koordinierende Funktion. Die dafür benötigten 
Stellenanteile werden durch die Verbundpartner gemeinsam finanziert. Das Stadtarchiv 
Darmstadt sowie die weiteren beteiligten Archive behalten in dieser Struktur die Hoheit über 
Ihre Daten, ohne dass auch technisch ein Zugriff auf die Unterlagen der jeweils anderen 
Einrichtungen möglich ist.  
 
Die Grundlagen der Zusammenarbeit der Verbundmitglieder sind im beigefügten Entwurf 
einer Kooperationsvereinbarung dargestellt.  
 
 
Dezernat I       Dezernat IV 
 
 
 
 
Hanno Benz       André Schellenberg  
Oberbürgermeister       Stadtkämmerer

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
09.07.2026 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat IV 
 
Amt: Kulturamt 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2026/0206 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 252020 
Kostenstelle:  041-004-1000 Investitionsnummer:  24041-0401 
Kostenträger:  2520-21 Sachkonto: 6730000 
 
Betreff: Interkommunale Zusammenarbeit zum gemeinsamen Betrieb eines Digitalen 
Langzeitarchivs - Kooperationsverbund zwischen dem Landkreis Darmstadt -Dieburg, 
weiteren Kommunen des Landkreises und der Wissenschaftsstadt Darmstadt  
 
Vorlage vom: 16.06.2026  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Zur Erfüllung der Vorgaben des Hessischen Archivgesetzes und der Archivsatzung der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt wird eine interkommunale Zusammenarbeit entsprechend 
der anliegenden Fassung einer öffentlich -rechtlichen Vereinbarung zum nächstmöglichen 
Zeitpunkt beschlossen.  
2. Der Magistrat  führt im Einvernehmen mit den anderen in der Vereinbarung genannten 
Kommunen die erforderlichen Verhandlungen und schließt mit diesen die notwendige 
öffentlich-rechtliche Vereinbarung nach dem Gesetz über Kommunale 
Gemeinschaftsarbeit (KGG) entsprechend d er anliegenden Fassung.  Die Kosten werden 
gleichmäßig auf alle Partner verteilt. Redaktionelle und inhaltliche Änderung gegenüber 
der anliegenden Fassung dürfen vorgenommen werden, soweit der wesentliche Inhalt der 
Vereinbarung hiervon unberührt bleibt.

- 2 - 
 
Anlagen: Entwurf Kooperationsvereinbarung DLZA  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Zusätzlich für alle Vorlagen aus dem Bereich des Hochbaus anzugeben:  
Klimarelevanz des Vorhabens:     
Auswirkungen auf Stadtklima:   ja  nein 
Auswirkungen auf THG -Emissionen:   gering1)  mittel/groß 2) 
Beteiligung Amt f. Klimaschutz & Klimaanpassung:   ja  nein 
Zusätzlich bei Beschlüssen zur Baufreigabe:    
Wurden Optimierungspotentiale ausgeschöpft?   ja  nein 
Falls nein, Kompensationsmaßnahmen festgelegt?   ja  nein 
1) bis 10 Tonnen Kohlendioxid-Äquivalente (CO2e) pro Jahr, 2) über 10 Tonnen CO2e pro Jahr. 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
Begründung zur Magistratsvorlage  
 
 
Das Stadtarchiv Darmstadt plant gemäß §2 Abs. 4 Archivsatzung der Stadt Darmstadt die 
Einführung eines Digitalen Magazins zur Sicherung archivwürdiger Dokumente der 
Stadtverwaltung und externer Stellen und Privatpersonen gemäß Archivsatzung der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt. Betroff en sind auch Unterlagen, die aufgrund von 
gesetzlichen Vorgaben besonderen Schutz - und Geheimhaltungsvorschriften unterliegen.  
 
Es besteht unter anderem  durch Löschroutinen , Überschreibungen  und Nacherfassung  ein 
akuter Handlungsbedarf. Derzeit kann das St adtarchiv der gesetzlichen Anforderung, diese 
Dokumente zu bewerten, zu übernehmen und aufzubewahren, vor allem aufgrund der 
fehlenden Infrastruktur nicht nachkommen.  
 
Um Kosten zu sparen und organisatorische Vorteile zu nutzen, soll für den Betrieb des 
digitalen Archivs  und eine vereinfachte  Abstimmung mit den entsprechenden Dienstleistern 
im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit einen Verbund mit Kommunen des 
Landkreises Darmstadt -Dieburg sowie dem Landkreis selbst eingegangen werden . Diese 
Kooperation ermöglicht auch das Einwerben von Fördermitteln des Landes Hessen, die 
gerade in der Startphase die beteiligten Kommunen entlasten können (beispielsweise zur 
Finanzierung der Beauftragung von Schnittstellen für in den Verwaltungen eingesetzte 
Fachverfahren). Die Kosten im Verbund werden gleichmäßig auf alle Partner verteilt . 
Vergleichbare Verbundlösungen werden bereits seit Jahren insbesondere in Baden -
Württemberg umgesetzt. Für Hessen wäre es der erste Zusammenschluss dieser Art, der 
auch für andere hess ische Kommunen Vorbildcharakter haben wird.  
 
Feste Interessensbekundungen wurden u.a. bereits durch das Kreisarchiv Darmstadt -
Dieburg, das Stadtarchiv Weiterstadt , die Stadt Pfungstadt, das Stadtarchiv Griesheim , die 
Gemeinde Messel sowie das Hessische Wir tschaftsarchiv geäußert . Das Stadtarchiv 
Darmstadt übernimmt in dem Verbund eine koordinierende Funktion. Die dafür benötigten 
Stellenanteile werden durch die Verbundpartner gemeinsam finanziert. Das Stadtarchiv 
Darmstadt sowie die weiteren beteiligten Arc hive behalten in dieser Struktur die Hoheit über 
Ihre Daten, ohne dass auch technisch ein Zugriff auf die Unterlagen der jeweils anderen 
Einrichtungen möglich ist.  
 
Die Grundlagen der Zusammenarbeit der Verbundmitglieder sind im beigefügten Entwurf 
einer Kooperationsvereinbarung dargestellt.  
 
 
Dezernat I       Dezernat IV 
 
 
 
 
Hanno Benz       André Schellenberg  
Oberbürgermeister       Stadtkämmerer