Gemeinsamer Antrag der CDU-Fraktion und der Faktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL Nr. A-R/0035/2016 "Mehr E-Government in der Verwaltung - Interne Arbeitsprozesse vereinfachen, Effizienz erhöhen"

V/0250/2017 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Personal- und Organisationsamt 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Gemeinsamer Antrag der CDU-Fraktion und der Faktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL  
Nr. A-R/0035/2016 "Mehr E-Government in der Verwaltung - Interne Arbeitsprozesse 
vereinfachen, Effizienz erhöhen" 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
27.04.2017 Betriebsausschuss der citeq Vorberatung 
16.05.2017 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung  
                       und E-Government Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Der Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und E-Government nimmt zur 
Kenntnis, dass die Verwaltung derzeit u. a. folgende (Teil-) Projekte zur Optimierung der Struktu-
ren und Geschäftsprozesse im Bereich der Beschaffungen durchführt:  
 
 Einführung eVergabe, 
 Einführung Vergabemanagementsystem, 
 Einführung eines Katalogmanagements (SAP SRM) sowie  
 Bestands- und Prozessanalyse im Vergabewesen. 
 
In diesem Zusammenhang wird auch geprüft, ob ein Gutschriftverfahren eine Möglichkeit für die 
Stadt Münster ist, die Prozesse zur Rechnungsbearbeitung zu optimieren. Mit einem abschli e-
ßenden Ergebnis ist voraussichtlich Mitte 2018 zu rechnen.  
 
2. Der gemeinsamer Ratsantrag der CDU-Fraktion und der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL Nr. 
A-R/0035/2016 „Mehr E-Government in der Verwaltung - Interne Arbeitsprozese vereinfachen, 
Effizienz erhöhen“ (Anlage) ist damit erledigt.  
 
II. Finanzierung/Mittelbereitstellung 
 
 Es wird zur Kenntnis genommen, dass für die Umsetzung des oben angeführten Beschlusses ke i-
ne zusätzlichen Aufwendungen entstehen werden. 
 
 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0250/2017 
Auskunft erteilt: 
Frau Scheunemann 
Ruf: 
492-1014 
E-Mail: 
Scheunemann@stadt-muenster.de  
Datum: 
28.03.2017 
Öffentliche Beschlussvorlage

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V/0250/2017 
Begründung: 
 
Der o. g. Antrag wurde in der Ratssitzung am 29.06.2016 an den Ausschuss für Personal, Organisati-
on, Sicherheit, Ordnung und E-Government verwiesen. 
 
Das Gutschriftverfahren ist eine spezielle Art der Abrechnung von Lieferungen und Leistungen aus 
Rahmenverträgen in Verwaltungen durch ei nen Fremddienstleister. Die Einführung eines elektron i-
schen Gutschriftverfahrens ist jedoch nur möglich, wenn der Einkauf bereits elektronisch durch ein 
sogenanntes E-Procurement (Elektronische Beschaffung) erfolgt. 
Dies ist bei der Stadt Münster durch die  o. g. Projekte bereits in der Vorbereitung, aber noch nicht 
umgesetzt. Voraussichtlich sind Mitte 2018 die Voraussetzungen geschaffen, um über den Einsatz 
eines Gutschriftverfahrens zu entscheiden. 
 
Der Dienstleister würde u. a. eine webbasierte Lösung fü r ein E -Procurement zur Verfügung ste llen. 
Die Stadtverwaltung Münster setzt jedoch bereits SAP als Basissystem ein und will dieses mit der 
Einführung von SAP SRM, also einem E -Procurement der SAP und einem dazugehörigen Katalo g-
management, stärken. Die Ver zahnung der Vorgänge durch ein integriertes System der SAP fördert 
die Einhaltung von Rahmenverträgen sowie die Verbesserung des Lieferantenmanag ements und 
bewirkt Kosteneinsparungen im Vergleich zu dem Einsatz von mehreren verschiedenen Systemen 
durch eff izientere Prozesse. Die standardmäßig anwendungsübergreifende Ermöglichung von G e-
schäftsprozessen durch SAP SRM liefert einen vergleichsweise hohen Mehrwert, dass für die Stad t-
verwaltung Münster kein anderes System für E-Procurement in Betracht kommt. 
 
Sobald das E -Procurement stadtverwaltungsweit eingeführt wurde, wird der Einsatz eines Gutschri f-
tenverfahrens geprüft. 
 
 
In Vertretung 
 
 
gez. 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat 
 
Anlagen: 
A-R/0036/2016

Antrag an den Rat Nr. A-R/0035/2016  
 
 
 
 
Bündnis 90/Die Grünen/GAL CDU 
Ratsfraktion Münster Ratsfraktion Münster 
 
 
 
Antrag  
 
 Münster, 21. Juni 2016 
 
MEHR E-GOVERNMENT IN DER VERWALTUNG – INTERNE 
ARBEITSPROZESSE VEREINFACHEN, EFFIZIENZ ERHÖHEN 
 
 
Der Rat möge beschließen: 
 
1.  Die Verwaltung wird beauftragt, im Zuge der Digitalisierung der internen 
Verwaltungsprozesse die Möglichkeiten der Einführung eines elektronischen 
Gutschriftverfahrens für die zentralen Einkäufe aller Fachämter zu prüfen.  
 
2.  Hierzu wird eine entsprechende webbasierte Plattform nach dem Vorbild anderer 
Kommunen (z.B. Tuttlingen, Ludwigshafen) zu Grunde gelegt und auf ihre Funktionalität 
und Effizienz für die Bedarfe der Stadt Münster überprüft. 
 
3.  Die Verwaltung wird beauftragt, über das Ergebnis der Prüfung in den zuständigen 
Fachausschüssen zu berichten.  
 
Begründung:  
Im Zuge der Umsetzung des E-Government-Gesetzes soll das interne Bestellwesen und die 
Rechnungsbearbeitung zwischen Lieferanten und der Stadtverwaltung Münster auf eine 
webbasierte Anwendung umgestellt werden. Ziel der Maßnahme ist die Ressourceneinsparung und 
die Effizienzsteigerung bei Verwaltungsvorgängen. Da die Abrechnung in diesem Fall nicht wie 
gewöhnlich durch den Lieferanten mittels einer Rechnung in Papierform erfolgt, sondern vom 
Betreiber der Internetplattform elektronisch an die Kommune verschickt wird, können viele 
langwierige Arbeitsvorgänge wegfallen. Durch die Entlastung des Personals werden in der 
Verwaltung Kapazitäten frei, die einen wertvollen Handlungsspielraum für weitere Felder eröffnen. 
Die Erfahrungen aus anderen Kommunen zeigen, dass durch diese Digitalisierung viele 
Arbeitsabläufe komplett weggefallen sind, und weniger Personal in die Prozesse eingebunden 
werden muss. Die Umstellung auf die webbasierte Anwendung hat beispielsweise in Tuttlingen die 
Arbeit der Verwaltung enorm vereinfacht und beschleunigt. Durch das elektronische

Bündnis 90/Die Grünen/GAL CDU 
Ratsfraktion Münster Ratsfraktion Münster 
 
 
Gutschriftverfahren hat sich die Anzahl der eingehenden Rechnungen im Landkreis Tuttlingen von 
jährlich ca. 600 auf nur noch zwölf Belege deutlich reduziert. Laut Einschätzung der dortigen 
Verwaltung konnten zudem durch die Einführung des Gutschriftverfahrens rund 80 Prozent an Zeit 
gewonnen werden. Darüber hinaus spart eine Bezahlung mittels der webbasierten Anwendung Zeit 
für die Zulieferer, die ihre Rechnungen ebenfalls nicht mehr auf dem traditionellen Postweg 
verschicken müssen.  
Bei der Stadt Münster wird das Gutschriftverfahren bislang nicht genutzt. Die Erfahrungen aus 
Tuttlingen haben aber deutlich gemacht, dass die elektronische Beschaffungsplattform in 
Verbindung mit dem Gutschriftverfahren für eine Stadt in der Größe wie Münster eine sinnvolle 
Option für umfangreiche Bestellungen der Fachämter ist. 
 
gez. Stefan Weber gez. Otto Reiners 
und Fraktion und Fraktion