Stellungnahme zum gemeinsamen Antrag nach § 3 (Volt) betreffend "Abschaffung analoger Faxgerate der Stadtverwaltung" (AN/1586/2023)

Dezernat, Dienststelle  
IX/12 
 
Vorlagen-Nummer 15.09.2023 
 2927/2023 
Stellungnahme zu einem Antrag 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 18.09.2023 
 
Stellungnahme zum gemeinsamen Antrag nach § 3 (Volt) betreffend "Abschaffung 
analoger Faxgerate der Stadtverwaltung" (AN/1586/2023) 
 
Die Verwaltung teilt zu den Antragspunkten nachfolgenden Sachstand mit: 
 
 
Die Verwaltung stimmt dem Beschlusstext hinsichtlich der Zielsetzung zur Ablösung von ana-
logen/physischen Faxgeräten zu. Die Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung wird dabei stets an den 
Erfordernissen der Verwaltung und der Mitarbeitenden ausgerichtet. Deshalb muss geprüft 
werden, ob und inwieweit die genannten Zeitfenster zur Umsetzung (ab Q I/2024 Verzicht von 
Neuanschaffungen bei der Neuausstattung von Gebäuden und bis Ende 2028 Abschaffung 
sämtlicher Faxgeräte) eingehalten werden können. Grund für die Notwendigkeit einer Prüfung 
ist, dass das Amt für Informationsverarbeitung zum aktuellen Zeitpunkt über keine Informatio-
nen verfügt, ob in Einzelfällen fachliche Gründe auf Seiten des Empfängers oder Senders be-
stehen, die einen zwingenden Grund für den Einsatz eines klassischen Faxgerätes darstellen. 
In diesen seltenen Einzelfällen sollten die notwendigen Arbeitsmittel bereitgestellt werden bis 
diese Gründe entfallen.  
 
In der Stadtverwaltung Köln werden bereits seit Jahren - neben den analogen/physischen 
Faxgeräten - die folgenden Lösungen eingesetzt: 
 
 
Fax via Outlook: 
 
Das Amt für Informationsverarbeitung stellt den städtischen Dienststellen seit mehr als 10 
Jahren eine Softwarelösung auf Basis von Outlook und der TK-Systemlösung Xpressions un-
ter dem Servicetitel UMS (Unified Messaging) im Userkontext am Arbeitsplatz bereit. 
Hiermit können aus Outlook - über die TK-Anlage - digitale Faxe versendet und empfangen 
werden. Das UMS-System Xpressions wird weiterhin für die Mailboxen (Anrufbeantworter) 
und den SMS-Versand, zum Beispiel für Aufrufe in den Kundenzentren, genutzt. Bei dieser 
Lösung fallen Kosten für die notwendige einmalige Lizensierung an (TK-Anlage und MS-Out-
look). Kosten für Papier und Toner fallen nur individuell bei Ausdruck an. 
Aktuell sind 2.393 Nutzende und Poststellen für die Möglichkeit zur Nutzung des UMS-Fax-
dienst eingerichtet. 
Das Angebot wird im städtischen Intranet unter https://intranet.verwaltung.stadtkoeln.de/intra-
net/themen/datenverarbeitung/ivdl_leistungen/teledienste/optionalefunktionen/00117/in-
dex.html beschrieben.

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Fax via Multifunktionsdrucker: 
 
Eine weitere Fax-Option ist in den aktuell stadtweit 1.812 Multifunktionsgeräten integriert. Von 
den 1.272 im städtischen Netz genutzten Geräten nutzen 646 Geräte die integrierte Faxfunk-
tion. Die Geräte werden stadtweit eingesetzt; dies auch in Schulen & KITAs. 
 
 
Darüber hinaus werden den Dienststellen der Stadtverwaltung über das zentrale Amt für Infor-
mationsverarbeitung bedarfsgerecht eine Vielzahl weiterer digitaler Alternativen zur sicheren 
Kommunikation angeboten, wie das Besondere Behördenpostfach (BeBPo), das elektronische 
Gerichtspostfach (EGVP), DE-Mail, Online Services Computer Interface (OSCI) oder auch das 
Netz des Bundes (NdB). 
 
 
 
Gez. Haack