Abschaffung analoger Faxgeräte der Stadtverwaltung

Fraktion Bündnis 90/Die Grünen 
CDU-Fraktion 
SPD-Fraktion 
Die Linke - Fraktion 
Volt-Fraktion 
Klima Freunde 
GUT 
 
 
An die Vorsitzende des Rates 
Frau Oberbürgermeisterin 
Henriette Reker 
 
An den Vorsitzenden des Digitalisierungsausschusses 
Herrn Manuel Froh 
 
 
 
 
Eingang beim Amt der Oberbürgermeisterin: 05.09.2023 
 
AN/1586/2023 
 
Antrag gem. § 3 der Geschäftsordnung des Rates 
Gremium Datum der Sitzung 
Digitalisierungsausschuss 18.09.2023 
 
Abschaffung analoger Faxgeräte der Stadtverwaltung 
 
Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin, 
 
die antragstellenden Fraktionen bitten Sie, folgenden Antrag auf die Tagesordnung des Digi-
talisierungsausschusses am 18.09.2023 zu nehmen: 
 
 
 
Beschluss: 
Die Stadtverwaltung wird beauftragt, sämtliche analogen/physischen Faxgeräte in allen De-
zernaten und Ämtern bis Ende 2028 abzuschaffen. Bei der Neuausstattung von Gebäuden 
soll ab Q1 2024 auf die Anschaffung von neuen Faxgeräten verzichtet werden. Falls einzelne 
Stellen oder Personen weiterhin auf ein Faxgerät angewiesen sind oder verpflichtet sind, ein 
solches zu unterhalten, sollen die betroffenen Faxgeräte in diesem Fall durch eine digitale 
Softwarelösung ersetzt werden.   
 
 
Begründung:  
 
Langfristig sollte die Stadt Köln auf den physischen Vorgang des Faxens verzichten. Faxe 
können stattdessen per E-Mail über einen im E-Mail-Konto integrierten Online-Faxdienst ge-

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sendet werden, ohne dass es eines Faxgerätes bedarf. Dabei werden die E-Mail-Informatio-
nen in das Faxformat konvertiert sowie die gewählte Faxnummer angerufen und die Nach-
richt wie ein herkömmliches Fax übermittelt. 
 
Durch die für analoge Faxvorgänge notwendige Verwendung von Papier, Strom und Dru-
ckertinte sowie die Beschaffung und Entsorgung eines Endgerätes, stellt das herkömmliche 
Faxen verglichen mit den gegebenen digitalen Alternativen eine deutlich höhere Belastung 
für das Klima dar. 
 
Des Weiteren ist die Sicherstellung datenschutzrechtlicher Erfordernisse erschwert, indem 
die Gefahr besteht, dass Dokumente auf den Empfangsgeräten durch unberechtigte Dritte 
eingesehen werden können. Datenschutzkonforme Alternativen können längst benutzt wer-
den. 
 
Darüber hinaus ist das Faxen weder zeitgemäß noch effizient, da sich Dokumente in digitaler 
Form deutlich schneller aus-, verwerten und einspeisen lassen als gesendete und im Nach-
gang eingescannte Dokumente. Schließlich können digitale Dokumente deutlich schneller an 
die eigentlichen Empfänger*innen weitergeleitet werden, was das Risiko unberechtigter Zu-
griffe minimiert.  
 
Neben den genannten Faktoren des Klimaschutzes, der Effizienz und datenschutzrechtlicher 
Belange, stellen Faxgeräte einen erheblichen Kostenpunkt für die Stadt dar. Die Kosten für 
Anschaffung, Wartung, Betrieb (Strom), Papier, Toner/Patronen, manuelle Arbeitsprozesse 
sowie die Leitungsgebühren sind angesichts des heutigen Technologiestands überflüssig.  
 
Die Vorlage 4329/2022 aus dem Digitalisierungsausschuss am 23.01.2023 (nicht öffentlicher 
Teil) belegt die finanzielle Last dieser überholten Technik, weshalb nach dem Ablauf des 
Rahmenvertrages Ende 2028 Faxgeräte nicht mehr Teil einer möglichen neuen Ausschrei-
bung für einen Rahmenvertrag sein sollten.  
 
 
Mit freundlichen Grüßen 
 
gez. Lino Hammer      gez. Niklas Kienitz 
Grüne-Fraktionsgeschäftsführer    CDU-Fraktionsgeschäftsführer 
 
gez. Christian Joisten      gez. Michael Weisenstein 
SPD-Fraktionsvorsitzender     Linke-Fraktionsgeschäftsführer 
 
gez. Lucas Sickmöller     gez. Christian Schwarz 
Volt-Fraktionsgeschäftsführer    Sachkundiger Einwohner 
 
gez. Robert Gabriel       
Sachkundiger Einwohner