Abschaffung analoger Faxgeräte der Stadtverwaltung

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• Gem. Antrag nach § 3 (Volt)

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  Fraktion Bündnis 90/Die Grünen CDU-Fraktion SPD-Fraktion Die Linke - Fraktion Volt-Fraktion Klima Freunde GUT An die Vorsitzende des Rates Frau Oberbürgermeisterin Henriette Reker An den Vorsitzenden des Digitalisierungsausschusses Herrn Manuel Froh Eingang beim Amt der Oberbürgermeisterin: 05.09.2023 AN/1586/2023 Antrag gem. § 3 der Geschäftsordnung des Rates Gremium Datum der Sitzung Digitalisierungsausschuss 18.09.2023 Abschaffung analoger Faxgeräte der Stadtverwaltung Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin, die antragstellenden Fraktionen bitten Sie, folgenden Antrag auf die Tagesordnung des Digi- talisierungsausschusses am 18.09.2023 zu nehmen: Beschluss: Die Stadtverwaltung wird beauftragt, sämtliche analogen/physischen Faxgeräte in allen De- zernaten und Ämtern bis Ende 2028 abzuschaffen. Bei der Neuausstattung von Gebäuden soll ab Q1 2024 auf die Anschaffung von neuen Faxgeräten verzichtet werden. Falls einzelne Stellen oder Personen weiterhin auf ein Faxgerät angewiesen sind oder verpflichtet sind, ein solches zu unterhalten, sollen die betroffenen Faxgeräte in diesem Fall durch eine digitale Softwarelösung ersetzt werden. Begründung: Langfristig sollte die Stadt Köln auf den physischen Vorgang des Faxens verzichten. Faxe können stattdessen per E-Mail über einen im E-Mail-Konto integrierten Online-Faxdienst ge- - 2 - sendet werden, ohne dass es eines Faxgerätes bedarf. Dabei werden die E-Mail-Informatio- nen in das Faxformat konvertiert sowie die gewählte Faxnummer angerufen und die Nach- richt wie ein herkömmliches Fax übermittelt. Durch die für analoge Faxvorgänge notwendige Verwendung von Papier, Strom und Dru- ckertinte sowie die Beschaffung und Entsorgung eines Endgerätes, stellt das herkömmliche Faxen verglichen mit den gegebenen digitalen Alternativen eine deutlich höhere Belastung für das Klima dar. Des Weiteren ist die Sicherstellung datenschutzrechtlicher Erfordernisse erschwert, indem die Gefahr besteht, dass Dokumente auf den Empfangsgeräten durch unberechtigte Dritte eingesehen werden können. Datenschutzkonforme Alternativen können längst benutzt wer- den. Darüber hinaus ist das Faxen weder zeitgemäß noch effizient, da sich Dokumente in digitaler Form deutlich schneller aus-, verwerten und einspeisen lassen als gesendete und im Nach- gang eingescannte Dokumente. Schließlich können digitale Dokumente deutlich schneller an die eigentlichen Empfänger*innen weitergeleitet werden, was das Risiko unberechtigter Zu- griffe minimiert. Neben den genannten Faktoren des Klimaschutzes, der Effizienz und datenschutzrechtlicher Belange, stellen Faxgeräte einen erheblichen Kostenpunkt für die Stadt dar. Die Kosten für Anschaffung, Wartung, Betrieb (Strom), Papier, Toner/Patronen, manuelle Arbeitsprozesse sowie die Leitungsgebühren sind angesichts des heutigen Technologiestands überflüssig. Die Vorlage 4329/2022 aus dem Digitalisierungsausschuss am 23.01.2023 (nicht öffentlicher Teil) belegt die finanzielle Last dieser überholten Technik, weshalb nach dem Ablauf des Rahmenvertrages Ende 2028 Faxgeräte nicht mehr Teil einer möglichen neuen Ausschrei- bung für einen Rahmenvertrag sein sollten. Mit freundlichen Grüßen gez. Lino Hammer gez. Niklas Kienitz Grüne-Fraktionsgeschäftsführer CDU-Fraktionsgeschäftsführer gez. Christian Joisten gez. Michael Weisenstein SPD-Fraktionsvorsitzender Linke-Fraktionsgeschäftsführer gez. Lucas Sickmöller gez. Christian Schwarz Volt-Fraktionsgeschäftsführer Sachkundiger Einwohner gez. Robert Gabriel Sachkundiger Einwohner