Sanierung und Optimierung des Fotoarchivs und der Depotflächen auf der Ebene 5.0 im Rautenstrauch-Joest-Museum hier: Aufhebungsbeschluss

Anlage Öffentlichkeitsbeteiligung 
Die Anlage Öffentlichkeitsbeteiligung ist allen Beschlussvorlagen der Verwaltung beizufügen. Kreuzen Sie 
bitte eine der folgenden drei Varianten an und machen Sie entsprechende Angaben dazu. 
 
Eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung wird nicht vorgeschlagen. 
Warum wird keine Öffentlichkeitsbeteiligung vorgeschlagen? 
- Der Gestaltungsspielraum ist nicht ausreichend. 
Bitte begründen Sie Ihre Entscheidung (Begründung zwingend erforderlich): 
Gemäß der Leitlinie Öffentlichkeitsbeteiligung 1.0 ist unter anderem zu prüfen, ob inhaltliche 
Planungsgrundlagen einen Gestaltungsspielraum für das Vorhaben zulassen. Im Zusammenhang mit 
der Sanierung und Optimierung des Fotoarchivs und der Depotflächen auf der Ebene 5.0 im 
Rautenstrauch-Joest-Museum besteht aufgrund entsprechender verpflichtender Entscheidungen 
innerhalb der Stadt Köln zum Haushaltsplan beziehungsweise zur Haushaltssatzung 2025/2026 kein 
(ausreichender) Gestaltungsspielraum.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/4513 
 
Vorlagen-Nummer 
 0834/2021 
Freigabedatum 
 06.09.2021 
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Sanierung und Optimierung des Fotoarchivs und der Depotflächen auf der Ebene 5.0 im 
Rautenstrauch-Joest-Museum hier: Bedarfsfeststellungs- und Planungsbeschluss 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat stellt den Bedarf zur Sanierung und Optimierung des Fotoarchivs und von Depotflächen und 
Arbeitsbereichen auf der Ebene 5.0 im Rautenstrauch-Joest-Museum fest und beschließt die Auf-
nahme der Planung bis einschließlich Leistungsphase 3 HOAI.  
Gemäß vorläufiger Kostenschätzung belaufen sich die Planungskosten auf rund 700.000 Euro brutto 
 
Bauausschuss 06.09.2021 
Ausschuss Kunst und Kultur 07.09.2021 
Finanzausschuss 13.09.2021 
Rat 16.09.2021

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  700.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung 
 
Beschlusslage 
 
Seit der Fertigstellung des Kulturquartiers am Neumarkt (KAN) im Jahr 2010 bestehen gravierende 
Baumängel, die seit Jahren Teil gerichtlicher Auseinandersetzungen zwischen der Stadt Köln und der 
Arbeitsgemeinschaft „Kulturzentrum am Neumarkt“ (ARGE KAN) waren. Ein kurz nach der Eröffnung 
des Hauses eingetretener Wasserschaden (und späterer Schimmelbefall) stoppte die Fertigstellung 
der Ebene 5.0 im Jahr 2011, so dass das Fotoarchiv und die geplanten Depoträume nie genutzt wer-
den konnten. Zum Abschluss des Umzuges vom Ubierring an den Neumarkt im Jahr 2018 wurde die 
Fotosammlung daher extern eingelagert.  
Aufgrund der anhaltend ungeklärten Lage hinsichtlich der Verursachung auftretender Mängel und um 
mögliche Beweise nicht zu vernichten, konnten die Mängel bis heute nicht beseitigt werden. Eine im 
Jahr 2017 u. a. mit Unterstützung des Fraunhofer Instituts für Bauphysik aktualisierte Bedarfsermitt-
lung für die Lagerung und Bearbeitung der Fotosammlung und des Dokumentenarchivs im Rauten-
strauch-Joest-Museum (RJM) ergab, dass eine Sanierung und Ersatzvornahmen mit der Zielsetzung 
der reinen Wiederherstellung der ehemals (heute vor 15 Jahren) geplanten Situation unzureichend 
ist. Infolge der seit der ursprünglichen Planung gestiegenen technischen Anforderungen bedarf es 
auch einer Modernisierung und zeitgemäßen Ergänzung der Planung an sich, um das empfindliche

3 
fotografische Material sachgemäß und dauerhaft archivieren zu können. Auch muss die damals ge-
plante räumliche Aufteilung modifiziert werden, da zuvor die für die Lagerung von Archivalien und 
Objekten geplanten Räume im KAN teilweise für den (klima-)technischen Betrieb genutzt wurden. 
 
Um die Bedarfsermittlung der Sanierung und Optimierung zu konkretisieren und Ersatzvornahmen zur 
Schadensbeseitigung oder Schadensminderung zu identifizieren, keine weitere Zeit zu verlieren und 
das Ende der zwischenzeitlichen Auslagerung der Sammlungen zu terminieren, wurde 2018, unab-
hängig von den gerichtlichen Verfahren, eine Grundlagenermittlung und ein Vorentwurf beauftragt.  
 
In der Grundlagenermittlung wurde die Aufgabenstellung der Objektplanung geklärt und der Bedarf 
ermittelt. Eine Bestandsaufnahme zum Aufmaß von Räumen und Bauteilen war erforderlich, da es 
keine aktuellen zusammenhängenden Revisionsunterlagen gab, die den tatsächlichen Bauendstand 
abbildeten. Die planerische Untersuchung der Vorgaben aus der Grundlagenermittlung erfolgte an-
schließend, um die Kosten- und Zeitbedarfsermittlung zu validieren. 
 
Die Ergebnisse des Prüfberichts Anfang 2019 und des übermittelten Vorentwurfs Ende 2020 bilden 
die Grundlage für diesen Bedarfsfeststellungs- und Planungsbeschluss. Demnach sollen das Fotoar-
chiv (mit Sonderklimakammern als Haus-in-Haus-Konstruktion), die Feuchtekammer und die fehlen-
den Depoträume saniert und die Räumlichkeiten (Depot, Dokumentenarchiv und Arbeitsplätze) auf 
der Ebene 5.0 im KAN ausgebaut werden. 
 
Die Verwaltung bittet um Fassung eines Bedarfsfeststellungs- und Planungsbeschlusses für die bei-
den im Folgenden beschriebenen Maßnahmen, um die Planungen fortführen zu können. 
 
 
Fotoarchiv, Feuchtekammer und Depots 
Die Anforderungen an diese Räumlichkeiten hinsichtlich Platzbedarf, klimatischer Bedingungen und 
Schadstofffreiheit stammen noch aus der ersten Planung von 1998 und sind mittlerweile überholt und 
veraltet.  
 
Der Platzbedarf wurde auf einen Bestand und Anforderungen an die Archivierung aus der Zeit bis 
1998 ausgelegt und muss dringendst an die aktuellen Anforderungen zur Lagerung und wissenschaft-
lichen Bearbeitung von historischen Fotografien und Objekten angepasst werden. 
 
Auch die Anforderungen an die klimatischen Bedingungen zur sicheren Aufbewahrung haben sich 
aufgrund von in den letzten 23 Jahren gewonnen Erkenntnissen geändert. Hier ist eine entsprechen-
de Aktualisierung der Klimatechnik aufgrund der neuen Anforderungen an Klima und Luftschadstoffe 
notwendig, um dem Auftrag zum Erhalt der historisch oft einmaligen Objekte zu gewährleisten. 
 
 
Ausbau der angrenzenden Räumlichkeiten (Archiv und Arbeitsplätze) 
Die an den bisherigen Sonderklimabereich angrenzenden Räumlichkeiten, Archiv und Arbeitsarchiv, 
sind ebenfalls von dem Wasserschaden betroffen. Eine 1 zu 1 Sanierung dieser Räume ist, zum ei-
nen aufgrund der gestiegenen Flächenanforderungen des Fotoarchivs, zum anderen aufgrund der 
geänderten Anforderung an diese Räume, nicht möglich. Diese Räume sind für den heutigen Bedarf / 
Nutzungsanforderungen zu groß dimensioniert. Durch die Anpassung dieser Räume an die aktuellen 
Anforderungen können in diesem Bereich zwei dringend benötigte Schriftgutdepots mit den erforderli-
chen klimatischen Bedingungen geschaffen werden. 
 
 
Planungskosten 
Die Planungskosten für beide Maßnahmen bis einschließlich Leistungsphase 3 HOAI belaufen sich 
gem. Kostenschätzung auf rund 700.000 Euro brutto. Hierin sind das Honorar für externe Planer, 
Gutachter und der Aufwand der Gebäudewirtschaft enthalten. Auf Basis der dann vorliegenden Kos-
tenberechnung nach DIN wird die Verwaltung den erforderlichen Durchführungsbeschluss (Baube-
schluss) ersuchen. 
 
Die entsprechenden Mittel für die Entwurfsplanung in Höhe von 700.000 € stehen im Teilergebnisplan

4 
0404 – Rautenstrauch-Joest-Museum in Teilplanzeile 13 – Aufwendungen für Sach- und Dienstleis-
tungen, Hj. 2021 bereit. 
 
 
Fortschreibung der Planungskosten -  
Abweichung von der Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes: 
 
Das Rechnungsprüfungsamt merkt in seiner Stellungnahme zur Bedarfsfeststellung von April 2021 
an, dass sich nach vorläufiger Kostenschätzung die Planungskosten auf rund 640.000 € brutto belau-
fen werden (siehe Anlage 2). Hier ist festzuhalten, dass nach der Stellungnahme durch das Rech-
nungsprüfungsamt aufgrund zunehmender Planungstiefe und unter Berücksichtigung von Risiken die 
Kosten der Planung der Leistungsphasen 1-3 HOAI nochmals um 60.000,- Euro angepasst wurden.   
 
Eine mögliche Kostenbeteiligung der ARGE im Rahmen der Mängelbeseitigung wird entsprechend 
der Regelungen der Nachtragsvereinbarung vom 10.05.2021 im weiteren Verfahren geprüft und wür-
de dann die finanzielle Belastung der Stadt Köln reduzieren 
 
 
Begründung für die Unabweisbarkeit und Klimaschutz 
Die Sanierungs- und Ausbaumaßnahmen dienen der Erhaltung der Gebäudesubstanz und der Siche-
rung des Sammlungsbestandes des Museums. 
 
Ohne eine Ausstattung des Fotoarchivs und der Depots mit geeigneter Klimatechnik, ist es aus kon-
servatorischen Gründen nicht möglich, Objekte des Museums fachgerecht dauerhaft zu lagern und 
der Forschung zugänglich zu machen. Die Klimatechnik muss die erforderlichen unterschiedlichen 
Anforderungen der Räume an Temperatur und relative Feuchtigkeit konstant gewährleisten, um eine 
dauerhafte konservatorisch stabile Lagerung zu erreichen. Da historische Fotografien einem stetigen 
Alterungsprozess unterliegen, sind exakte klimatische Verhältnisse für die verschiedenen fotografi-
schen Materialien zu erfüllen. Diese dürfen keinen klimatischen Schwankungen unterliegen. 
Die unterschiedlichen Anforderungen betreffen: Schwarzweiß- und Farbnegative, Schwarzweiß- und 
Farbpositive, Glasplattennegative, Glasdias, Alben und Mappenwerke, Kunstobjekte und Archivalien.  
 
Die klimatechnischen Maßnahmen sollen mit Blick auf die Energie- und Klimaauswirkungen in Zu-
sammenarbeit mit Spezialisten unter anderem des Frauenhofer-Instituts als optimale Kosten-Nutzen-
Abwägung im Sinne einer optimierten Klimabilanz konzipiert werden. Die Möglichkeit, die neueste 
Generation Klimatechnik einzusetzen soll dazu beitragen, die Klimalast so gering wie möglich zu hal-
ten. 
 
 
Begründung der Dringlichkeit 
Eine frühere Einbringung in den Sitzungslauf war aufgrund umfangreicher verwaltungsinterner Ab-
stimmung nicht möglich. Zudem ist eine frühestmögliche Aufnahme der Maßnahme erforderlich, da 
mittlerweile in den angrenzenden Bereichen Wasserschäden – für darunter liegende Ausstellungsbe-
reiche – eingetreten sind, deren Ursachen grundlegend beseitigt werden müssen. 
 
 
 
Anlagen 
Anlage 1 Grundriss und Längsschnitt Vorentwurf 
Anlage 2 Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes

80-84011-005 
Rautenstrauch-Joest-Museum 
Historisches Fotoarchiv 
Planungs- und Baukosten 
2026 2027 2028 2029 2030 
2,50% 2,90% 3,20% 2,60% 2,60% 
Netto Brutto Netto Brutto Netto Netto Netto Netto Netto 
KG 300 Summ Bauwerk- Baukonstruktion 794.537,82 € 945. 500,00 € 1.358.235,30 € 1.616.300,02 € 1.392.191,18 € 1 .432.564,73 € 1.478.406,80 € 1.516.845,37 € 1.556.283, 35 €
310 Baugrube / Erdbau 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
320 Gründung, Unterbau 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,0 0 €
330 Außenwände / Vertikale Baukonstruktionen, außen 5 2.100,84 € 62.000,00 € 76.638,66 € 91.200,01 € 78.554,6 3 € 80.832,71 € 83.419,36 € 85.588,26 € 87.813,56 €
340 Innenwände / Vertikale Baukonstruktionen, innen 1 42.016,81 € 169.000,00 € 277.731,10 € 330.500,01 € 284. 674,38 € 292.929,93 € 302.303,69 € 310.163,59 € 318.227 ,84 €
350 Decke / Horizontale Baukonstruktionen 350.420,17 € 417.000,00 € 599.579,83 € 713.500,00 € 614.569,33 € 63 2.391,84 € 652.628,37 € 669.596,71 € 687.006,23 €
360 Dächer 71.428,57 € 85.000,00 € 100.000,00 € 119.000,00 € 102.5 00,00 € 105.472,50 € 108.847,62 € 111.677,66 € 114.581, 28 €
370 Infrastrukturanlagen 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,0 0 €
380 Baukonstruktive Einbauten 2.100,84 € 2.500,00 € 6.302,52 € 7.500,00 € 6.460,08 € 6 .647,43 € 6.860,14 € 7.038,51 € 7.221,51 €
390 Sonstige Maßnahmen für Baukonstruktionen 176.470, 59 € 210.000,00 € 297.983,19 € 354.600,00 € 305.432,77 € 314.290,32 € 324.347,61 € 332.780,65 € 341.432,95 €
KG 400 Summe Bauwerk - Technische Anlagen 2.839.100,0 0 € 3.378.529,00 € 3.229.569,95 € 3.843.188,24 € 3.310. 309,20 € 3.406.308,17 € 3.515.310,03 € 3.606.708,09 € 3 .700.482,50 €
410 Abwasser-, Wasser-, Gasanlagen 58.500,00 € 69.615, 00 € 91.050,00 € 108.349,50 € 93.326,25 € 96.032,71 € 99 .105,76 € 101.682,51 € 104.326,25 €
420 Wärmeversorgungsanlagen 35.250,00 € 41.947,50 € 76. 960,00 € 91.582,40 € 78.884,00 € 81.171,64 € 83.769,13 € 85.947,13 € 88.181,75 €
430 Lufttechnische Anlagen 1.406.650,00 € 1.673.913,50 € 1.598.969,95 € 1.902.774 ,24 € 1.638.944,20 € 1.686.473,58 € 1.740.440,74 € 1.78 5.692,19 € 1.832.120,19 €
440 Starkstromanlagen 290.000,00 € 345.100,00 € 264.500,00 € 314.755,00 € 271 .112,50 € 278.974,76 € 287.901,95 € 295.387,41 € 303.06 7,48 €
450 Fernmelde- und Informationstechnische Anlagen 81. 000,00 € 96.390,00 € 80.840,00 € 96.199,60 € 82.861,00 € 85.263,97 € 87.992,42 € 90.280,22 € 92.627,50 €
460 Förderanlagen 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,0 0 €
470 Nutzungsspezifische Anlagen 598.200,00 € 711.858,0 0 € 486.500,00 € 578.935,00 € 498.662,50 € 513.123,71 € 529.543,67 € 543.311,81 € 557.437,91 €
480 Gebäudeautomation 369.500,00 € 439.705,00 € 467.250,00 € 556.027,50 € 478 .931,25 € 492.820,26 € 508.590,50 € 521.813,86 € 535.38 1,02 €
490 Sonstige Maßnahmen für technische Anlagen 0,00 € 0 ,00 € 163.500,00 € 194.565,00 € 167.587,50 € 172.447,54  € 177.965,86 € 182.592,97 € 187.340,39 €
KG 600 Summe Ausstattung und Kunstwerke 184.873,95 € 2 20.000,00 € 285.714,28 € 340.000,00 € 292.857,14 € 301. 349,99 € 310.993,19 € 319.079,02 € 327.375,07 €
610 Allgemeine Ausstattung 168.067,23 € 200.000,00 € 260.504,20 € 310.000,00 € 267 .016,81 € 274.760,29 € 283.552,62 € 290.924,99 € 298.48 9,04 €
620 Besondere Ausstattung 16.806,72 € 20.000,00 € 25.210,08 € 30.000,00 € 25.840, 33 € 26.589,70 € 27.440,57 € 28.154,03 € 28.886,03 €
630 Informationstechnische Ausstattung 0,00 € 0,00 € 0, 00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
640 Künsterische Ausstattung 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,0 0 €
690 Sonstige Ausstattung 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,0 0 €
KG 700 Summe Baunebenkosten 1.843.968,11 € 2.049.017, 63 € 3.907.982,52 € 4.171.699,20 € 3.942.682,08 € 3.983 .939,86 € 4.030.785,94 € 4.070.066,37 € 4.110.368,10 €
710 Bauherrnaufgaben 764.760,11 € 764.760,11 € 2.520.000,00 € 2.520.000,00 € 2.520.000,00 € 2.520.000,00 € 2.520.000,00 € 2.520.00 0,00 € 2.520.000,00 €
720 Vorbereitung der Objektplanung 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €
730 Objektplanung 264.441,18 € 314.685,00 € 621.742,09 € 739.873,09 € 637 .285,64 € 655.766,93 € 676.751,47 € 694.347,01 € 712.40 0,03 €
740 Fachplanung 766.557,00 € 912.202,83 € 696.240,43 € 828.526,11 € 713 .646,44 € 734.342,19 € 757.841,14 € 777.545,01 € 797.76 1,18 €
750 Künstlerische Leistungen 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,0 0 €
760 Allgemeine Baunebenkosten 48.209,82 € 57.369,69 € 7 0.000,00 € 83.300,00 € 71.750,00 € 73.830,75 € 76.193,3 3 € 78.174,36 € 80.206,89 €
790 Sonstige Baunebenkosten 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,0 0 €
Summe KG 300-700 netto 5.662.479,88 € 6.593.046,63 € 8.781.502,05 € 9.971.187 ,46 € 8.938.039,60 € 9.124.162,75 € 9.335.495,96 € 9.51 2.698,85 € 9.694.509,02 €
zzgl. Risikofaktor von 20 % auf die KG 300 bis 600 7 63.702,35 € 908.805,80 € 1.218.379,88 € 1.449.872,06 € 1.248.839,38 € 1.285.055,72 € 1.326.177,50 € 1.360.658 ,12 € 1.396.035,23 €
zzgl. Risikofaktor von 20 % auf die KG 700 368.793,6 2 € 438.864,41 € 976.995,63 € 1.162.624,80 € 985.670,52  € 995.984,97 € 1.007.696,48 € 1.017.516,59 € 1.027.592 ,02 €
Summe KG 300-700 netto + Risikofaktor 6.794.975,85 € 10.976.877,56 € 11.172.549,50 € 11.405. 203,44 € 11.669.369,94 € 11.890.873,56 € 12.118.136,27  €
Gesamtsumme KG 300-700 brutto 7.940.716,84 € 7.940.71 6,84 € 12.583.684,30 € 12.583.684,32 € 12.816.533,91 € 13.093.392,09 € 13.407.750,23 € 13.671.339,54 € 13.941 .782,16 €
(Honorar PS/PL (KG 710) als Brutto wie Netto berücksichtigt) Kostensteigerung gegenüber 2020 2025 -> 2026 2025 -> 2026 2025 -> 2026 2025 -> 2026 2025 -> 2026 
1,85 % 2,16 % 2,40 % 1,97 % 1,98 % 
232.849,61 € 276.858,19 € 314.358,13 € 263.589,31 € 270.442,63 €
ohne KG 710 ohne KG 710 ohne KG 710 ohne KG 710 ohne KG 710 
Berücksichtigt man jetzt noch die Kostenabweichung in den Leistungsphasen, die in der LPH 2 - Vorplanung / Kostenschätzung bei +/- 30 % liegt (siehe Anlage), würden die Kosten im Worst Case um 4.182.534,65 € auf 18.124.316,81 € steigen. 
Zusammenfassende Kostenschätzung inkl. KG 700 
LPH 2 Widerholung LPH 2 
58,47 % 
4.642.967,46 €
Risiko auf 25 % angehoben 
Baupreissteigerung gemäß Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) Kostenschätzung 
aus 2025 (23.08.2025) aus 2020 
Kostenschätzung 
Ausdruck vom: 06.02.2026 1 von 1 01_PL_KK_001_Planungs- und Baukosten.xlsx

Dezernat, Dienststelle  
VII/4513 
 
Vorlagen-Nummer 
 0412/2026 
Freigabedatum 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Sanierung und Optimierung des Fotoarchivs und der Depotflächen auf der Ebene 5.0 im 
Rautenstrauch-Joest-Museum  
hier: Aufhebungsbeschluss  
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat beschließt aufgrund nicht gesicherter Finanzierung, dass die gemäß Ratsbeschluss 
vom 16.09.2021 (0834/2021) weitere Planung zur Sanierung und Optimierung des Fotoar-
chivs sowie der Depotflächen auf der Ebene 5.0 im Rautenstrauch-Joest-Museum mit soforti-
ger Wirkung beendet wird. 
 
 
Ausschuss für Bauen und Wohnen 23.06.2026 
Ausschuss Kunst und Kultur 25.06.2026 
Finanzausschuss 29.06.2026 
Rat 02.07.2026

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  
Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  60.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  
Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
 
Ausgangslage und bisherige Beschlusslage 
Der Rat der Stadt Köln hat am 16.09.2021 den Bedarf zur Sanierung und Optimierung des Fo-
toarchivs sowie der zugehörigen Depot- und Arbeitsflächen auf der Ebene 5.0 im Rauten-
strauch-Joest-Museum festgestellt und die Aufnahme der Planung bis einschließlich Leis-
tungsphase 3 HOAI beschlossen (0834/2021). Grundlage des Beschlusses war eine Kosten-
schätzung, die von Gesamtplanungskosten (Planung und Bau) in Höhe von rund 7,94 Mio. 
Euro ausging.  
In Umsetzung des Ratsbeschlusses wurde die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln mit Schrei-
ben vom 28.09.2022 mit der Durchführung der beschlossenen Planungsleistungen beauftragt. 
In der Folge wurden die Leistungsphasen 1 bis 3 Honorarordnung für Architekten und Ingeni-
eure (HOAI) erarbeitet und die Maßnahme planerisch weiter konkretisiert. 
Entwicklung der Kosten und wirtschaftliche Bewertung

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Auf Grundlage aktualisierter Kostenberechnungen und indexierter Hochrechnungen überstei-
gen die prognostizierten Gesamtaufwendungen für die Maßnahme die ursprüngliche Kosten-
schätzung erheblich. Nach aktueller Kostenfortschreibung belaufen sich die Gesamtkosten für 
Planung und Bau im Worst-Case-Szenario auf rund 18,12 Mio. Euro. Damit würden sich die 
Kosten gegenüber der ursprünglichen Annahme mehr als verdoppeln. 
Die Kostensteigerung ist im Wesentlichen auf folgende Faktoren zurückzuführen: 
• die allgemeine Baukostenentwicklung der vergangenen Jahre (Steigerung des 
Baupreisindex von 2018 bis 12/2025 liegt bei rund 58 %)  
• die hohe technische Komplexität der Maßnahme, insbesondere im Bereich der 
technischen Gebäudeausrüstung (TGA). Erläuterung: Die für den Archivbetrieb er-
forderlichen Sonderlösungen in der technischen Gebäudeausrüstung wirken als skalie-
render Faktor auf die Gesamtinvestitionskosten. Derweilen führen die hier notwendi-
gen technisch hochspezialisierten Anlagen – etwa für Klima-, Regel- und Sicherheits-
technik – zu überproportionalen Kostensteigerungen. Die Maßnahme ist damit in be-
sonderem Maße von der Preisentwicklung im Bereich komplexer Sondertechnik betrof-
fen. 
• die besonderen Anforderungen an Klima-, Sicherheits- und Sondertechnik für 
den dauerhaften Betrieb eines Fotoarchivs. Erläuterung: Die Anforderungen an die 
Planung haben sich im Zuge der aufgrund der Insolvenz des TGA-Büros notwendigen 
Wiederholung der Leistungsphase 2 sowie durch das zwischenzeitlich vorliegende und 
genehmigte Brandschutzkonzept wesentlich verändert. Auf dieser Grundlage waren 
teilweise technisch anspruchsvollere Lösungen zu entwickeln, um den aktualisierten 
brandschutzrechtlichen Vorgaben zu entsprechen. Dies erforderte eine Anpassung der 
technischen Konzepte sowie zusätzliche technische Einrichtungen, die über den ur-
sprünglichen Planungsansatz hinausgehen und sich kostensteigernd ausgewirkt ha-
ben. 
• zusätzliche bauliche und technische Anforderungen, die sich erst im Zuge der ver-
tieften Planung konkretisiert haben. 
Parallel zur Investitionskostenentwicklung wurden durch den Fachplaner für die technische 
Gebäudeausrüstung die künftigen Betriebskosten des Fotoarchivs ermittelt. Danach wäre mit 
additiven jährlichen Betriebskosten in Höhe von rund 1,1 Mio. Euro zu rechnen, zuzüglich der 
Kosten für den Betreiber.  
Damit würden durch die Realisierung der Maßnahme dauerhaft erhebliche Folgekosten ent-
stehen, die den Ergebnishaushalt der Stadt Köln langfristig und in erheblichem Umfang belas-
ten würden. 
Haushaltswirtschaftliche Einordnung und Abwägung 
Vor dem Hintergrund der angespannten Haushaltslage der Stadt Köln sowie der geltenden 
haushaltsrechtlichen Restriktionen ist eine Fortführung des Projekts in der ursprünglich vorge-
sehenen Ausprägung nicht mehr vertretbar. Die inzwischen deutlich über der Prognose lie-
genden Investitionskosten sowie die dauerhaft anfallenden Betriebskosten von mindestens 
rund 1,1 Mio. Euro jährlich lassen sich im städtischen Haushalt weder kurzfristig noch per-
spektivisch darstellen. 
Mangels gesicherter Finanzierung besteht daher keine realistische Möglichkeit, den im nächs-
ten Planungsschritt erforderlichen Baubeschluss herbeizuführen. Unter Abwägung aller finan-
ziellen, haushaltsrechtlichen und organisatorischen Aspekte soll die Entscheidung getroffen 
werden, die Maßnahme in ihrer bisherigen Form nicht weiterzuverfolgen und die laufende Pla-
nung auf Grundlage des Ratsbeschlusses zu beenden. Bisher wurden Planungsmittel in Höhe 
von 427.590,84 € gezahlt. Ausstehend sind hier weitere Mittel in Höhe von 59.320,22 €.

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Zusammenfassung 
Mit dem vorgeschlagenen Vorgehen wird der ursprüngliche Ratsbeschluss in verantwortungs-
voller Weise an die veränderten finanziellen Rahmenbedingungen angepasst.  
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
 Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
Der Betrieb von Gebäuden führt zu einem Ressourcenverbrauch, der eine Zunahme der CO²- 
Emissionen über den Lebenszyklus bewirkt. 
 
 
Anlagen 
Anlage 1 – Öffentlichkeitsbeteiligung 
Anlage 2 – Planungs- und Baukosten 
Anlage 3 – Beschlussvorlage 0834/2021

Anlage 0 – Begründung der Dringlichkeit 
 
Die Beschlussvorlage konnte aufgrund des erforderlichen intensiven Abstimmungsprozesses 
zwischen den beteiligten Ämtern erst kurzfristig fertiggestellt und eingebracht werden. 
Die vorgesehene Baumaßnahme an dem Projekt „Ebene 5.0/Historisches Fotoarchiv“ muss 
angesichts der deutlich erhöhten Kostenentwicklung unverzüglich gestoppt werden. Eine 
weitere Verzögerung der Beschlussfassung würde dazu führen, dass weitere 
Planungsleistungen ausgelöst beziehungsweise fortgeführt werden. Hierdurch könnten 
zusätzliche Personal-, Sach- und Vorhaltungskosten entstehen, die von dem beauftragten 
Planungsbüro gegenüber der Stadt Köln geltend gemacht werden können.  
In Folge würde eine Fortführung der Maßnahme bis zur nächsten regulären Sitzungsfolge im 
Oktober 2026 die angestrebten Einsparungen erheblich reduzieren oder vollständig 
aufzehren. Zur Vermeidung weiterer finanzieller Verpflichtungen und zur Sicherung des 
Einsparziels ist daher eine Dringlichkeitsentscheidung erforderlich.