Digitale Stadt Münster – Weiterentwicklung des virtuellen Rathauses durch ein Anfrage- und Antragsmanagement Antrag der FDP-Ratsfraktion an den Rat Nr. A-R/0050/2016 vom 08.11.2016, „Das virtuelle Rat-haus entwickeln“

V/0143/2018 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
citeq 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Digitale Stadt Münster – Weiterentwicklung des virtuellen Rathauses durch ein Anfrage- und 
Antragsmanagement 
 
Antrag der FDP-Ratsfraktion an den Rat Nr. A-R/0050/2016 vom 08.11.2016; „Das virtuelle Rat-
haus entwickeln„ 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
08.03.2018 Betriebsausschuss der citeq Vorberatung 
13.03.2018 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und E -Government
 Vorberatung 
14.03.2018 Haupt- und Finanzausschuss Vorberatung 
14.03.2018 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Der Rat beauftragt die Verwaltung mit der Einführung eines Anfrage- und Antragsmanagements 
für die Stadt Münster. In 2018 stehen dafür im Wirtschaftsplan der citeq 254.000€ zur Verfügung 
bzw. werden im internen Budget aufgefangen, in 2019ff werden jährlich 508.000€ zur Verfügung 
gestellt und im städtischen Haushaltsplan eingestellt. 
 
2. Der Rat stimmt der Einrichtung von 3,75 zusätzlichen Stellen in 2018 bei der citeq zu. Die dauer-
hafte Absicherung wird im  Wirtschaftsplan 2019 der citeq vorgenommen. 
 
3. Der Antrag der FDP-Ratsfraktion NR. A-R/0050/2016 „Das virtuelle Rathaus weiterentwickeln“ 
vom 08.11.2016 ist mit dieser Vorlage erledigt. 
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
Die Einführung und der Betrieb eines zentralen Anfrage- und Antragsmanagements können nicht mit 
dem vorhandenen Personalbestand der citeq umgesetzt werden. Erforderlich ist eine personelle Ve r-
stärkung in den Bereichen Projektleitung, System - und Verfahrensadministration sowie Support und 
Anwendungsentwicklung in einer Höhe von ca. 3,75 Stellenanteilen. Die notwendig en zusätzlichen 
Personalressourcen in den unterschiedlichen Aufgabenbereichen werden über die Leistungsentgelte 
gegenüber der Stadt Münster und den ÖrV-Partnerverwaltungen abgerechnet.  
 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0143/2018 
Auskunft erteilt: 
Herr Werger 
Ruf: 
492 19 31 
E-Mail: 
werger@citeq.de  
Datum: 
22.02.2018 
Öffentliche Beschlussvorlage

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In 2018 anfallende Aufwendungen werden über den Wirtschaftsplan der c iteq bzw. das interne 
Budget im städt. Haushalt aufgefangen. Die notwendigen Finanzmittel sind dauerhaft über den städti-
schen Haushalt im zentralen IT -Budget bereitzustellen. Die zusätzlichen Mittel dienen der Gegenf i-
nanzierung der von der citeq zu erbring enden Leistungen, die über Preise gegenüber den Auftragg e-
bern (Stadt Münster oder ÖrV-Partnerverwaltungen) abgerechnet werden. Die Preise setzen sich aus 
den im Wirtschaftsplan der citeq ausgewiesenen unterschiedlichen Aufwandsarten zusammen: Pe r-
sonal, Material, Abschreibungen und sonstiger betrieblicher Aufwand. 
 
III. Mittelbereitstellung / Finanzierung 
 
Bei einer Inbetriebnahme des Anfrage - und Antragsmanagements ab dem 01.07.2018 ausschließlich 
für die Stadt Münster ist mit Aufwendungen in 2018 in Höhe von 254.000€ und ab 2019ff in Höhe von 
508.000€ jährlich zu rechnen. 
 
Im Falle der angestrebten gemeinsamen Produkt -Entscheidung mit den Partnerverwaltungen der 
Stadt Münster im Rahmen der bestehenden Öffentlich-rechtlichen Vereinbarung – ÖrV - reduziert sich 
der Aufwand für die Stadt Münster um 40.000 Euro für 2018 und 80.000 Euro ab dem Jahr 2019. Die 
zusätzlichen Haushaltsmittel werden bis zur Entscheidung über eine Zusammenarbeit innerhalb des 
ÖrV-Verbundes mit einem Sperrvermerk versehen. Die abschließe nde Freigabe der notwendigen 
Haushaltsmittel erfolgt über eine separate Vorlage an den Betriebsausschuss der citeq. 
 
 
Begründung: 
Bürger/innen und Unternehmen agieren heute in ihren Privat - und Wirtschaftsleben bereits vielfach 
digital. Sie stehen einer elektronischen Behördenfunktionen nicht mehr skeptisch gegenüber, sondern 
fordern diese sogar.  
 
Aus diesem Grund und angesichts deutlich verbesserter E -Government-Rahmenbedingungen ist es 
jetzt sinnvoll und notwendig, den Ausbau der städtischen Onlinedienste zu forcieren: 
 
 Das E-Government-Gesetz des Landes NRW ist seit Sommer 2016 in Kraft und ermöglicht 
damit – im Gegensatz zu früher - ein sehr breites Spektrum an Onlinediensten. Verbindlich 
sind zudem Funktionen wie die elektronische Zugangseröffnung, DE-Mail und sichere Kom-
munikation mit dem Bürger.   
 
 Mittlerweile ermöglicht die „AusweisApp2“ eine intuitive Authentisierung mit der Online-
Ausweisfunktion über Smartphone und Tablet. 
 
 Das „Servicekonto.NRW“ ist seit September 2017 in Betrieb, zum 17.01.2018 waren bereits 
142 Mandanten (Städte, Kreise, Gemeinden) im Servicekonto.NRW eingerichtet. Zusätzlich 
zur Authentisierung über den neuen Personalausweis können sich Bürger/innen zukünftig 
über z. B. Elster-Zertifikate oder mit ihren EC-Karten über den derzeit in Aufbau befindlichen 
YES-Dienst der Sparkassen und Banken elektronisch ausweisen. Das Servicekonto.NRW 
kann als zentraler Internetdienst unaufwändig in ein Anfrage- und Antragsmanagement  ein-
gebunden werden.  
 
Im Ergebnis können (technisch), dürfen  (rechtlich) und wollen Bürger/i nnen und Unternehmen elek t-
ronische Anfragen und Anträge stellen, die von der Verwaltung schnell bearbeitet und beschieden 
werden. 
 
Auch im heutigen städtischen Internetauftritt gibt es ein im Verlauf vieler Jahre gewachsenes Angebot 
an Anfrage- und Antragsformularen sowie Onlinediensten aus verschiedenen Fachverfahren, die sich 
allerdings sehr heterogen darstellen und die teil weise veraltet sind.  Eine Überarbeitung ist nicht nur 
aus funktionalen und technischen, sondern auch aus rechtlichen Gründen erforderlich, um insbeso n-
dere die sich aus dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (O n-
linezugangsgesetz) ergebenden Anforderungen zu erfüllen. Eine herausragende Anforderung des

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Gesetzes ist, dass alle Verwaltungsleistungen in den kommenden fünf Jahren über einen Portalve r-
bund (Bund – Land - Kommune) online angeboten werden müssen. 
 
Angesichts dieser Hin tergründe ist es nun das Ziel der Stadt Münster, ein für die Bürger/innen mit 
ihren (mobilen) Endgeräten über das Internet und die zukünftigen Selbstbedienungsterminals erreich-
bares zentrales Anfrage- und Antragsmanagement einzuführen. Technisch gesehen is t das Anfrage- 
und Antragsmanagement ein den derzeitigen Internetauftritt ergänzendes Portal mit integriertem 
Formularservice, über das die Bürger/innen einen zentralen und hochwertigen Zugang zu den städt i-
schen Onlinediensten erhalten und das der Verwaltu ng über zentrale Funktionen (z.B. Fallmanag e-
ment, elektronische Workflows und Akten etc.) eine wirtschaftliche und effiziente Arbeitsweise ermög-
licht. 
 
Nutzen für Bürger/innen: 
 Sichere Behördenkommunikation ohne technische Hürden rund um die Uhr. 
 Spannbreite von einer niedrigschwelligen Nutzungsmöglichkeit ohne Authentisierung bis hin zu 
elektronischen Identitätsnachweisen oder Signaturen, wo diese zwingend vorgeschrieben sind. 
 Intelligente Vorausfüllung von Formularen zur Aufwandsreduzierung und zur Vermeidung von 
Mehrfacheingaben. 
 Responsives Design zur (mobilen) Nutzung der Leistungsangebote von mobilen Geräten. 
 Sicheres Dokumentenpostfach. 
 Jederzeit einsehbare Bearbeitungsstände. 
 
Nutzen für die Verwaltung: 
 Effiziente Erbringung der Verwaltungsleistung durch die Vermeidung händischer Übertragung von 
Informationen in Fachverfahren und damit von Übertragungsfehlern. 
 Medienbruchfreie digitale Anliegenbearbeitung mit elektronischen Workflows und Akten für mög-
lichst viele Prozesse; Umsetzungspriorisierung nach Fallzahlen. 
 Reduzierte IT-Aufwände durch Nutzung zentraler Cloud-Services des Landes NRW: Servicekon-
to.NRW und E-Payment. 
 Erfüllung der Vorgaben des E-Government-Gesetzes NRW. 
 
Ein viele  Onlinedienste umfassendes Anfrage - und Antragsmanagement ist daher bürgerfreundlich 
und ermöglicht der Verwaltung eine wirtschaftliche, weil medienbruchfreie digitale Antragsbearbeitung 
und stellt somit einen nachhaltigen Beitrag zur städtischen Haushaltssanierung dar.  
 
 
Das Anfrage- und Antragsmanagements stellt einen Neuanfang des städtischen E -Government inso-
fern dar, als es die Basis dafür schafft, um die heutigen, sehr heterogenen Einzellösungen perspekt i-
visch durch ein modernes, hochfunktionales und übergreifend angelegtes System zu ersetzen. Vortei-
le ergeben sich für die Bürger/innen unter anderem aus dem zum Anfrage - und Antragsmanagement 
gehörenden Bürgerinformationssystem (BIS) mit einem für alle Nutzer standardisierten Zugang für 
sämtliche  Verwaltungsleistungen. Registrierte Bürger/innen können sich z udem ein digitales Profil 
anlegen und ihre Verwaltungsvorgänge besonders komfortabel abwickeln.  
 
1. Zunächst erfolgt der technische Aufbau des Portals mit seinen zentralen Funktionen. 
2. In einem zweiten Schritt werden die derzeitigen Onlineformulare durch einen modernen Formular-
service ersetzt und zusätzliche Onlineformulare aufgenommen. 
3. Anschließend werden zu den Anfragen und Anträgen mit großen Fallzahlen elektronische Work-
flows und Akten in einem Dokumentenmanagementsystem erstellt.  
4. Die Integration der verschiedenen Fachverfahren erfolgt jeweils nach Bereitstellung der erforderli-
chen Schnittstellen durch die jeweiligen Hersteller. Der damit verbundene Mehrwert des Anfrage-

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und Antragsmanagements für Bürger/innen und Verwaltung führt allerdings auch zu zusätzlichen 
Kosten, die jetzt noch nicht benannt werden können. 
5. Ferner wird geprüft, ob und in welchem Umfang sich Kosten und digitale Verbesserungen durch 
entsprechende Entgelte refinanzieren lassen. 
 
In der beigefügten Graphik (Anlage 1) sind die techni schen Zusammenhänge zwischen den derze i-
tigen und den neuen IT -Systemen (Anfrage- und Antragsmanagement und Open Data Portal) da r-
gestellt. 
 
Die citeq hat bereits gemeinsam mit ihren kommunalen Partnern in der Öffentlich-rechtlichen Verein-
barung einen Auswahlprozess für eine geeignete technische Lösung gestartet. Bei der Auswahl wird 
Wert gelegt auf einen skalierbaren Ansatz, der sowohl Portalservices als auch eine Formularstrategie 
berücksichtigt. Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Investitionssicherheit, die sich durch die bereits 
vorhandene und absehbar sehr große Anwendergemeinschaft vieler kommunaler IT -Dienstleister in 
NRW ergibt. Es besteht Konsens, dass sich durch eine strategisch begründete Einigung auf das A n-
frage- und Antragsmanagement als eine gemeinsame Basiskomponente die Chance für weit gehende 
Synergien für alle beteiligten Verwaltungen ergibt. Die Einführung des Anfrage- und Antragsmanage-
ments erfolgt in der Stadt Münster im Rahmen eines Projektes unter Steuerung der citeq. Diese b e-
zieht in die Projektarbeit alle betroffenen Bereiche der Verwaltung im Rahmen ihrer jeweiligen Z u-
ständigkeit ein. 
 
 
I. V.  
 
 
Gez. 
Wolfgang Heuer  
Stadtrat 
 
Anlage 
Grafik: Technische Zusammenhänge zwischen den derzeitigen und den neuen IT-Systemen

Anlage 1 zur Vorlage V/0143/2018 
 
Technische Zusammenhänge zwischen den derzeitigen IT-Systemen und den neuen IT-Systemen (Antragsmanagement und Open Data-Portal)