Digitale Stadt Münster - Dokumentenmanagementsystem (DMS): Elektronische Akten und Workflows

Digitale Stadt Münster 
Stadtverwaltung: verwaltungsweites Dokumentenmanage-
mentsystem  
18.09.2018 
Inhalt 
 
1 Einleitung ................................ ................................ ................................ ................................ . 2 
2 Gesetzlicher Hintergrund ................................ ................................ ................................ ......... 2 
3 Status Dokumentenmanagementsystem Stadt Münster ................................ ........................... 3 
4 Ziele ................................ ................................ ................................ ................................ ......... 3 
5 Umsetzung ................................ ................................ ................................ ..............................  4 
5.1 Realisierungsstufen ................................ ................................ ................................ .......... 4 
STUFE 0 ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 5 
STUFE I ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 8 
STUFE II ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 8 
5.2 Umsetzungsphasen eines DMS-Projektes ................................ ................................ ........ 9 
5.3 Aufbauorganisation ................................ ................................ ................................ ......... 10 
5.4 Zeitplan ................................ ................................ ................................ ........................... 12 
5.5 Personalplanung ................................ ................................ ................................ ............. 12 
5.6 Risiken ................................ ................................ ................................ ............................ 12

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1 Einleitung 
Immer mehr Vorgänge und Prozesse in der Verwaltung und zwischen Verwaltung, Bürgern und 
Unternehmen werden heute vollständig elektro nisch abgebildet und mithilfe vernetzter Systeme 
ressort- und ebenenübergreifend realisiert.  
 
Bislang lag der Fokus der Stadt Münster im Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf der Archi-
vierung von Massendaten. Heute befinden sich bereits über elf Millionen Dokumente im Dokumen-
tenmanagementsystem.  
 
Nun gilt es für die  Verwaltung der Stadt Münster durch die Ei nführung eines verwaltungsweiten 
Dokumentenmanagementsystems und der elektronischen Akte, die Voraussetzungen zur Nutzung 
der digitalen Poten ziale zu schaffen, um so gerade in Zeiten knapper personeller und finanzieller 
Ressourcen, die Effizienz und Qualität des Verwaltungshandelns sicher zu stellen. 
 
Die elektronische Be - und Verarbeitung von Informationen, Daten und Vorgängen sowie die Nu t-
zung elektronischer Akten in der Verwaltung der Stadt Münster ist nicht mehr eine Frage des „Ob“, 
sondern eine Frage des „Wie“ und „Wann“. 
2 Gesetzlicher Hintergrund 
Durch das am 1. August 2013 in Kraft getretene E -Government Gesetz (EGovG) des Bundes (s o-
wie da s Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein -Westfalen EGovG 
NRW) wurde die gesetzliche Grundlage für eine  rechtssichere elektronische Aktenführung gelegt1. 
 
Danach ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik 
sicherzustellen, dass die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung  ein gehalten werden. 
Darüber hinaus sind die Behörden des Landes verpflichtet, spätestens ab dem 1. Januar 2022 ihre 
Akten elektronisch führen.  
 
Darüber hinaus sprechen diese Gesetze weitere Verpflichtungen gegenüber den Kommunen aus, 
die mit einer fortschreitenden Digitalisierung der Verwaltungsabläufe einher gehen müssen  wie z. 
B. Eröffnung eines elektronischen Zugang s, Angebot von Online-Bezahlmöglichkeiten, Anforde-
rung , Akzeptant und revisionssichere Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten, Verzicht auf 
Unterschriftserfordernisse, sofern sie nicht gesetzlich vorgeschrieben sind. 
 
Schließlich hat das Bundeskabinett im Juli 2016 den Entwurf eines Gesetzes über die elektro ni-
sche Rechnungsstellung im ö ffentlichen Auftragswesen verabschiedet. Mit dem vorliegenden G e-
setz des Bundesministeriums des Inneren soll die EU -Richtlinie (2014/55/EU vom 16. April 201 4) 
in nationales Recht umgesetzt werden. Öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen werden nach 
diesen EU-Vorgaben künftig zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflic h-
tet. Nach EGovG NRW tritt dies in NRW zum 01.04.2020 in Kraft.  
 
Das vorliegende Konzept „ verwaltungsweites Dokumentenmanagementsystem“ soll den Grun d-
stein  zur Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf eine elektronische Aktenfü h-
rung legen.  
                                                
1 § 9 E-GovG NRW „Elektronische Aktenführung“

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3 Status Dokumentenmanagementsystem Stadt Münster 
Die Entwicklung des Dokumentenmanagementsystems mit den entsprechenden E-Akten war in 
den letzten Jahren geprägt durch Massendatenverarbeitung: 
Gebiet Dokumente 
KFZ 2.076.592 
Führerscheinwesen 301.134 
Stadtkasse (Rechnungen, Mahnungen) 1.515.542 
Steuern 3.428.434 
Sozialamt 165.098 
Grundstücksvergabe 2.094 
Ausländeramt 158.704 
Meldewesen 151.758 
Mail-Archivierung 4.049.414 
11.848.770 
mit rund 50. Mio. Seiten 
Mit der elektronischen Ausländerakte wurde die erste große Fachakte abgebildet. Dies ohne viel 
Vorlauf aufgrund von dringendem Handlungsbedarf und ohne eine elektronische Vorgangsbearbei-
tung. Nun zeigt sich in diesem Projekt aber, dass für die folgenden E-Akten Projekte wichtige 
Grundlagen definiert und geschaffen werden müssen.  
4 Ziele 
Eine verwaltungsw eite und vor allem systematische Ausbreitung des Dokumentenmanagement -
systems bedarf einer strukturierten und weitblickenden Vorgehensweise. 
Dabei verfolgt die Stadt Münster in den kommenden Jahren die folgenden Ziele:
 Die Stadt Münster erfüllt die rechtlichen Anforderungen an die Verfügbarkeit, Austauschbarkeit
und Langzeitsicherung von elektronischen Akten und Dokumenten. Hierzu gehört insbesond e-
re der Umgang mit der elektronischen Rechnung und den Pflichten bei der Wahrnehmung von
Aufgaben nach Bundes- und Landesrecht.
 Anträge von Bürgern gehen in der Regel digital ein und werden vollständig digital bearbeitet.
Das Antragsmanagement ist stark verzahnt mit dem Dokumentenmanagementsystem.
 Mehr als 70 Prozent der Beschäftigten der Stadt Münster mit einem Bildschirmarbeitsplatz nu t-
zen für die elektronische Ablage von Dokumenten das Dokumentenmanagementsystem. Eine
papiergestützte Ablage bleibt die Ausnahme.
 In der Stadt Münster gibt es verbindliche Regelungen und die dazugehörige Infrastruktur, wie
alle Posteingänge digitalisiert und über das Dokumentenmanagementsystem an die zuständ i-
gen Beschäftigten zur Bearbeitung geleitet werden.
 Die relevanten Fachverfahren sind an das Dokumentenmanagementsystem angebunden.
 Der Zugriff auf das DMS kann wahlweise von allen im Einsatz befindlichen Endgeräten, ei n-
schließlich mobiler Endgeräte, erfolgen.

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 Die Ämter und Dezernate (Leitungen und IT -Koordinationen) bewerten die Effizienz und Nut z-
barkeit des Dokumentenmanagementsystems durchschnittlich mit der Schulnote gut. 
 
 Erschließbare Einsparungspotenziale (z. B. Räume, die vorher zur Aufbewahrung von Akten 
genutzt wurden, Sachmittel wie Druckerpapier und Tinte und Toner) werden zur anteiligen Re-
finanzierung genutzt. 
 
 Bei Einführung und Betrieb werden in interkommunaler Zusammenarbeit Synergieeffekte e r-
zielt, so dass die Einführung für die Stadt Münster wirtschaftlich ist.  
 
Die gesamte Wertschöpfungskette vom Bürger und Unternehmen über die Verwaltung und deren 
Mitarbeitern (Telearbeit) bis hin zu den dritten Beteiligten wird optimiert und profitiert so von effiz i-
enteren und transparenteren Prozessen innerhalb der Verwaltung. Ziel ist ein durchgängig elektro-
nischer Prozess vom Bürger im E-Government zur E-Akte des Sachbearbeiters im Amt. 
 
Gewünschte Effekte sind hierbei: 
 
 Hohe Verfügbarkeit der Informationen 
 Vermeidung von Medienbrüchen 
 Schnellerer Zugriff auf Informationen in Akten  
 Gleichbleibende, steuerbare Qualität der Akten 
 Lebenszyklusmodell für Dokumente (Aufbewahrungsfristen und -pflichten) 
 Bedarfsgerechte Unveränderbarkeit, Dokumentenintegrität 
 Vermeidung unkontrollierter Redundanzen 
 Erleichterte Abgabe von Akten an Dritte 
 Transparenz von Dokumentenveränderungen 
 Realisierung digitalisierter Prozesse, insbesondere Antragsprozesse 
 Geringerer Raumbedarf für Aktenhaltung 
 Umsetzung gesetzlicher Anforderungen 
5 Umsetzung 
Eine verwaltungsweite Realisierung ist nur möglich, wenn eine verwaltungsweite Strategie, Ra h-
menbedingungen und Aufbaustrukturen vorhanden sind. Die Basis für den Start der verwaltungs-
weiten Umset zung soll daher  die Erfüllung der Rahmenbedingung bilden. Du rch die Größe  und 
Vielfalt der Stadt verwaltung ist eine DMS -Umsetzung in allen Bereichen nicht in einem planbar. 
Um es beherrschen zu können, wird das Vorhaben in Realisierungsstufen eingeteilt. 
5.1 Realisierungsstufen 
Die Realisierungsstufen werden projekthaft geplant und umgesetzt. Bei der inhaltlichen Festlegung 
der Realisierungsstufen sollen folgende Aspekte berücksichtigt werden: 
 
 Eine Realisierungsstufe dauert hinsichtlich der Planung und Umsetzung nicht länger als 18 
Monate, um eine kontinuierliche Ausweitung der Lösung zu gewährleisten. 
 
 Für die Realisierungsstufe müssen ausreichend Personalkapazitäten in den Fachämtern, 
der Organisation und der IT zur Verfügung stehen. 
 
 Die Realisierungsstufen sind so gewählt, dass nach ihrer Umsetzung möglichs t nur Pr o-
zess- und Medienbrüche entstehen, die für die Organisation bis zur nächsten Realisi e-
rungsstufe zu verschmerzen sind.  
 
 Die Realisierungsstufen sind so gewählt, dass es neben der weiteren Einführung möglich 
ist, die bereits eingesetzten Lösungen zu betreiben und weiterzuentwickeln.

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 Die Aspekte „Nutzen“, „Kosten“, „Fu nktionen“ und „Akzeptanz“ werden  in jeder Realisi e-
rungsstufe akzeptabel gestaltet.  
 
 Realisierungsstufen nutzen auch unabhängig vom DMS-Einsatz geplante organisatorische, 
rechtliche und technische Änderungen. 
 
Auf Basis dieser Definition wurden die ersten Realisierungsstufen geplant: 
 
STUFE 0 │ 6 Monate 
 
Schaffung der Rahmenbedingungen und Personalaufbau 
 
Mit Start der Umsetzung im Januar 2019 folgt eine 6-monatige Stufe 0. In dieser Stufe werden die 
benötigten Rahmenbedingungen geschaffen, das Personal aufgebaut und  im DMS-Bereich inten-
siv geschult. Darüber hinaus wird die allgemeine Verwaltungsakte konzipiert.  
 
Rahmenbedingungen 
 
Vor einer verwaltungsweiten Ausbreitung der elektronischen Akte müssen vor allem organisator i-
sche Rahmenbedingungen geschaffen werden. Unter der Leitung vom Amt 10 werden hierzu fol-
gende Projekte eingerichtet: 
 
 
  
Rechte- und Rollenkonzept 
In einem gesonderten Projekt soll unter Beteiligung der citeq  ein verwaltungsweites Rechte- 
und Rollenkonzept entwickelt werden, das die Basis für ein systemübergreifendes Identitäts - 
und Berechtigungsmanagement bildet. 
 
Themen, die in diesem Zusammenhang berücksichtigt werden könnten sind: 
 
 Standardisierung von Rechten und Rollen als Basis für Digitalisierungsprojekte, hier 
DMS 
 Aufbau eines Leitfadens zur Erstellung eines Rechte- und Rollenkonzepts bei der Ein-
führung von Software 
 Definition von Prozessen und Regelungen zur Vergabe von Benutzerrechten 
 Realisierung von automatisierten Genehmigungsworkflows für die Vergabe von Be-
nutzerrechten 
 Empfehlungen für den Umgang mit Externen, Anwärtern, Praktikanten, freigestellten 
Mitarbeiter, Langzeitkranke, etc. im Rahmen vom Identitäts- und Berechtigungsma-
nagement 
 Definition von erforderlichen Schnittstellen und deren Umsetzung (Bsp: SAP – 
IMSWARE) 
 
Die Grundüberlegungen zu dem Rechte- und Rollenkonzept werden in der Realisierungsstu-
fe 0 erstellt und in den nachfolgenden Phasen spezifiziert, wei terentwickelt und realisiert.  
Dazu ist eine eng abgestimmte Kommunikation zwischen den Projekten auf der Basis festge-
legter Meilensteine sicherzustellen.

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Schriftgutordnung und Aktenplan 
Die Verpflichtung zur Einhaltung der Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung  so-
wie die zunehmend durch elektronische Verfahren geprägte Geschäftstätigkeit erfordert es, 
die bisherige Ordnung zur Verwaltung von Akten  hieran auszurichten. Auch hierzu wird ein 
gesondertes Projekt (Amt 10) eingerichtet, welches ebenfalls in eng abgestimmter Kommuni-
kation zum gesamten DMS-Programm sowie dem Stadtarchiv steht.   
 
Schriftgutordnung 
 
Die Gültigkeit der zuletzt verwendeten Aktenordnung vom 22.07.1991 ist am 31.12.2017 
ausgelaufen. Da die Aktenordnung mit 8 Anlag en für die heutigen Zeiten überreguliert und in 
Bezug auf die Digitalisierung nicht mehr aktuell und sachgerecht ist wurde festgestellt, dass 
sie zuletzt immer weniger Beachtung fand und an Wirkung verloren hat. In der Konsequenz 
wurde sie daher bis auf weiteres aus dem Regelwerk herausgenommen und soll nunmehr im 
Rahmen des DMS -Programms neu aufgelegt und an die Anforderungen der Digitalisierung 
angepasst werden.  
 
In der neuen „Schriftgutordnung“ soll für alle Anwender nachvollziehbar und übersichtlich 
dargestellt werden, wie neben den mittel- bis langfrist ig zurückgehenden papierbasierten 
Akten, vor allem mit elektronischen Akten (Dokumente und Vorgänge) und Dateien , im ge-
samten Lebenszyklus zu verfahren ist. 
 
Aktenplan 
 
Ein Aktenplan als Teil der neuen  o.g. Schriftgutordnung wird im Zuge der Digitalisierung für 
die Verwaltung immer wichtiger und ist für die Einführung eines elektronischen DMS  unver-
zichtbar. Denn ein DMS braucht eine stabile Ordnungsstruktur und ein verbindliches System 
in dem Daten und D okumente abgelegt werden können und das für alle Mitarbeiter /-innen 
einheitlich und verbindlich ist.  
 
In der Projekt gruppe soll eine neue Grundstruktur für einen verwaltungsweiten Aktenplan 
erarbeitet werden, der als Basis für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems 
dient und den Anforderungen einer elektronischen Langzeitarchivierung gerecht wird.  
 
Bislang war die „Aufgabe“ die Grundlage der Aktenplanstruktur. Die weitere Aktengliederung 
schloss sich dann der Verwaltungsgliederung und damit der Gliederung des Geschäftsvertei-
lungsplanes an. Ausgelöst durch das Konzept der KGSt einer ergebnis - und wirkungsorien-
tierten Steuerung und die haushaltsrechtlichen Vorgaben der Bundesländer zur Erstellung 
von produktorientierten kommunalen Haushalten , wurde die „Aufgabe“  mittlerweile in vielen 
Kommunen vom „Produkt“ als Grundlage der Aktenplanstruktur abgelöst. 
 
Für die Erarbeitung der Grundstruktur sollen daher neben dem bislang gültigen Aktenplan, 
weitere bekannte, sowohl aufgaben - als auch produktorientierte, Akten- und Strukturpläne 
sowie auch der Produktplan der Stadt Münster als mögliche Basispläne geprüft und bewertet 
werden. Mit der KGSt  und anderen Kommunen soll ein Austausch stattfinden und die Er-
kenntnisse in die Projektgruppe mit einfließen.  
 
Die Feingliederung des Aktenplans unterhalb de s in diesem Projekt zu definierenden Basis-
Aktenplans und die Integration spezifischer Bedarfe der Ämter und Eigenbetriebe sollen dann 
im Rahmen der Einführung des DMS innerhalb der einzelnen Realisierungsstufen erfolgen. 
Dieses Vorgehen hat sich bereits in anderen Kommunen bewährt.

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Geschäftsanweisung DMS 
Zum allgemeinen Umgang mit elektronischen Akten empfiehlt sich die Veröffentlichung einer 
Geschäftsanweisung. Diese enthält über die Schriftgutordnung hinausgehende Regelungen 
und kann unter anderem folgenden Themen enthalten: 
 
 Rechtliche Rahmenbedingungen 
 Aktenstruktur und Aktenführung 
 Pflichten und (Zugriffs-)Berechtigungen der Ämter  
 Einbindung der Fachverfahren  
 Anforderung an elektronische Akteneinsichten 
 allg. Prozesse und Regelungen 
 Vertretungsregelungen 
 Scanprozesse (auch ersetzendes Scannen) 
 nicht zu scannende Post 
 Löschen 
 Signaturen und Unterschriftserfordernisse 
 Langzeitspeicherung und Archivierung 
 
Im Rahmen der Erarbeitung einer „GA DMS“ sind auch bestehende Geschäftsanweisungen 
zu überprüfen und ggf. anzupassen. 
Digitalisierung des Aktenbestandes für Akten/Posteingang/vorliegendes Schriftgut 
Seit jeher werden Akten  und Dokumente in Papierform geführt. Für das vorhandene papier-
bezogenen Schriftgut gilt es daher eine Strategie zur Digitalisierung zu entwickeln. Hier mü s-
sen unter anderem folgende Fragen geklärt werden: 
 
 Wer ist zukünftig verantwortlich für die Digitalisierung?  
 Soll die Digitalisierung durch einen externen Scandienstleister geleistet werden oder 
wird eine verwaltungseigene Scan-Lösung aufgebaut? 
 Welche Maßnahmen können zentral geleistet und welche müssen in den Ämtern 
durchgeführt werden? 
 
Die Kosten für eine Digitalisierung von bestehenden Papierakten sind vor jeder Realisi e-
rungsstufe zu ermitteln und müssen zur Mittelbereitstellung (Haushaltsanmeldung) frühzeitig 
angemeldet werden. Hier ist zu entscheiden, ob die Mittel für die Digitalisierung zentral  im 
städtischen Haushalt bereitgestellt werden. Eingescannt werden nur laufende Akten, Altakten 
werden nicht betrachtet. 
 
Um einen Eindruck von den Kosten zu erlangen  hat z. B.: die Digitalisierung der 36.000 Aus-
länderakten mit durchschnittlich 90 Blatt pro Akte rund 80.000 € gekostet.

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Personalaufbau 
 
Der zweite Bereich der Stufe 0  beinhaltet den Personalaufbau und vor allem die Einarbeitung und 
Schulung der neuen Mitarbeiter /innen, sowohl im Bereich des DMS -Teams der 18.2 3, der 10.11 
und der  18.04 der Projektleitung. Im Bereich der DMS -Experten ist es höchst unwahrscheinlich 
neue Mitarbeiter mit schon vorhandenen SER -Kenntnissen zu akquirieren. Daher muss hier von 
hohem finanziellen und zeitlichen Aufwand für die Ausbildung ausgegangen werden. Zudem kann 
die Personalgewinnung noch bis zur nächsten Realisierungsstufe andauern. Die Erfahrung der 
letzten Jahre hat gezeigt, dass es oft mehr als nur eine Vorstellungsrunde geben muss, da n icht 
genügend gute Bewerbungen vorliegen.  
 
STUFE I │18 Monate 
 
Start der DMS-Projekte inkl. Personalentwicklung 
 
Die erste Realisierungsstufe wird durch die Personalentwicklung des neuen Personals aus Stufe 0 
geprägt sein. Parallel zur Durchführung der Projekte muss einkalkuliert werden, dass die schon 
vorhandenen Personalressourcen für die Einweisung und Schulung der neuen Mitarbeiter /-innen 
zusätzlich gebunden sein werden. 
 
Jede Realisierungsstufe erhält eine vorher festgelegte Anzahl von Projekten. Fü r die erste Real i-
sierungsstufe sind folgende Projekte vorgesehen: 
 
Jobcenter Münster Teil 1 
Ausländeramt Münster Workflows 
Rechnungseingangsbearbeitung Planung/Umsetzung  
Allgemeine Verwaltungsakte Umsetzung 
Kleine Projekte Umsetzung 
 
Das bereits begonnene Projekt zur Rechnungseingangsbearbeitung unter der Projektleitung von 
Amt 20 muss in die Struktur und somit Realisierungsstufen integriert werden.  
 
Nach jeder Realisierungsstufe wird eine Pause von 3 Monaten eingesetzt. 
 
STUFE II │18 Monate 
 
In der zweiten Realisierungsstufe wird die Planung zur E -Rechnung in die Tat umgesetzt sowie 
das Jobcenter vervollständigt. Darüber hinaus werden kleinere Einzelprojekte in den Ämtern 23 
und 32 umgesetzt.  
 
Jobcenter  Teil 2 
E-Rechnung  Umsetzung 
Amt 23  Einzelprojekte 
Amt 32 Einzelprojekte 
 
Bei Start jeder Stufe wird mit der Planung der nächsten Realisierungsstufe begonnen. Die weiteren 
Realisierungsstufen werden somit zu einem späteren Zeitpunkt geplant.

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5.2 Umsetzungsphasen eines DMS-Projektes 
Ein DMS Projekt besteht aus folgenden Umsetzungsphasen, die sich in der Praxis bewährt haben. 
 
 
 
 
 
 
 
  
Lastenheft 
• Prozessaufnahme 
• Schnittstellendefinitionen 
• Erstellung des Lastenheftes mit der Projektgruppe 
Pflichtenheft 
• Erstellung eines Pflichtenheftes 
• Erstellung eines Prototypen 
• Schulung der Key-User 
Planung 
• Ressourcenplanung 
• Zeitplanung 
• Mittelplanung 
Projekt-
Marketing 
• Vorstellung des Projektes 
• Mitnahme der Mitarbeiter 
• Entgegenwirkung von Verunsicherungen durch "Flurgespräche" 
Umsetzung 
• Umsetzung des Projektes (Übernahme ins Testsystem) 
• Funktionskontrolle in mehreren Iterationsschritten mit den Key-Usern 
• Herausnahme der Key-User aus der täglichen Arbeit 
• Change-Management  
Schulung 
• Erstellung eines Schulungkonzeptes (citeq und Key-User) 
• Schulung der Anwender 
Pilotbetrieb 
• Altdatenübernahme 
• Arbeitsumgebung bereitstellen 
• Einführung der Lösung 
Nutzung 
• Überführung der Anwendung in den Regelbetrieb 
• Weiterentwicklung und Release-Management

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5.3 Aufbauorganisation 
Im Mittelpunkt der Aufbauorganisation steht die Programmkoordination. Die Programmkoordination 
steuert die Gesamtheit der Projekte und behält das übergeordnete Ziel im Blick. Die Programmko-
ordination ist unter der Leitung der citeq in enger Zusammenarbeit mit dem Amt 10 für die Steu e-
rung der DMS-Strategie und deren Umsetzung (Projekte) verantwortlich. Bei Fragen betreffend der 
Umsetzung und des Betriebes steht der Programmkoordination  der Vertreter des DMS-Teams zur 
Seite.  
 
Darüber angesetzt ist der DMS-Lenkungsausschuss als zentrales Gremium zur Überwachung und 
Steuerung. Dieser besteht aus vier festen Mit gliedern sowie den Amtsleitungen aus den Realisi e-
rungsprojekten. Der Lenkungsausschuss initiiert und beauftragt Projekte im Einklang mit der ver-
waltungsweiten Digitalisierungsstrategie und trifft  bei Änderungsan fragen Entscheidungen über 
Priorisierungen. 
 
Der Verwaltungsvorstand initiiert und beauftragt die Projekte im Einklang mit der verwaltungswei-
ten Digitalisierungsstrategie der Realisierungsstufen.  
 
 
 
* Möglichkeit zur Bildung eines allgemeinen Digitalisierungs-Lenkungsausschusses besteht, der alle Digitalisierungsmaßnahmen um-
fasst

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Folgend die Aufgaben der im Schaubild enthaltenen Funktionen: 
 
Gremium Bericht Aufgaben 
Verwaltungsvorstand halbjährlich  Initiierung und Beauftragung von Projekten im 
Einklang mit der verwaltungsweiten Digitalisie-
rungsstrategie 
 Genehmigung der städtischen Digitalisierungs-
strategie und von späteren Änderungen  
DMS-Lenkungsausschuss quartalsweise  Trifft strategische Entscheidungen für die ein-
zelnen Projekte und ist für das Projektportfolio 
verantwortlich 
 Entscheidung über Änderungsanträge hinsicht-
lich spezifiziertem Projektergebnis, Budget und 
vereinbartem Termin 
 Abstimmung der Projekte innerhalb des Portfo-
lios untereinander und somit Entscheidung über 
Priorisierungen 
 Beschlussfassung über eskalierte Entscheidun-
gen innerhalb des Projekts, z.B. bei Ressour-
cenkonflikten 
Programmkoordination 
 
monatlich  Steuerung des gesamten Programmportfolios  
 Weiterentwicklung der DMS-Strategie 
 Programmcontrolling 
 Entwicklung von Entscheidungsvorlagen und 
Berichten für den DMS-Lenkungsausschuss 
 Anfordern und Prüfen von Projektstatusberich-
ten 
 Überwachung externer Einflüsse auf das Pro-
jekt, z.B. Risiken, die aus veränderten Rah-
menbedingungen entstehen 
 Vorbereitung zur Beschlussfassung über eska-
lierte Entscheidungen innerhalb des Projekts, 
z.B. bei Ressourcenkonflikten 
 Berichten des Programmfortschritts halbjährlich 
an den VV 
 Erstellung von Berichtsvorlagen an die politi-
schen Gremien (BA citeq, APOSOE, HA, Rat) 
 Ressourcenplanung (Finanzen und Personal) 
für die Wirtschaftsplanung einschließlich mittel-
fristige Finanzplanung 
 Schaffung von Synergieeffekten durch ÖrV-
Beteiligungen 
Projektleitung zwei-
wöchentlich 
 Entwicklung von Entscheidungsvorlagen und 
Berichten zur Vorbereitung für den DMS-
Lenkungsausschuss 
 Kostenüberwachung und Budgeteinhaltung  
 Termineinhaltung  
 Sachzielerreichung  
 Konfliktmanagement  
 fachliche und sachliche Verantwortlichkeit für 
das Projektteam  
 Steuerung der Projektaktivitäten  
 Einhaltung der Richtlinien, Verfahrens- und Ar-
beitsanweisungen  
 Kommunikation innerhalb des Teams und mit

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dem Auftraggeber  
 Vorbereitung und Durchführung von Projektbe-
sprechungen und die Erstellung und Aktualisie-
rung des Projektplans 
 Berichten des Projektfortschritts an das über-
geordnete Programmkoordination 
5.4 Zeitplan 
2019 2020 2021 2022 
Q1  Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 
Stufe 0 Realisierungsstufe I 
 
Realisierungsstufe II 
    Rechnungsbearbeitung  Jobcenter Münster  
    Ausländeramt Münster   Rechnungsbearbeitung 
    Jobcenter Münster   Amt 23 
  Allgemeine Verwaltungsakte  Amt 32 
5.5 Personalplanung 
Die Zeit- und Kapazitätsplanung der ausgewählten Projekte basiert auf der Annahme, dass folgen-
de Personalressourcen zur Verfügung stehen: 
 
Funktion Team Vollzeit-Stellen 
DMS-Experten 18.23 3 bzw. 4 ab Stufe II 
IT-Projektleiter 18.04 2 
Sachbearbeiter und Prozessmanager 10.11 1,82 
 
Perspektivisch wird ein sukzessiver Aufbau der DMS -Experten stattfinden. Je mehr Projekte u m-
gesetzt werden, desto höher wird der Bedarf an Personalkapazitäten im Betrieb des DMS steigen. 
 
Auch in den beteiligten Ämter n werden zusätzliche Personalbedarfe entstehen. Die in den 
Fachämtern erforderlichen Ressourcen für Prozessaufnahmen, Schnittstellenanalysen, Prozessop-
timierungen, Verfahrenseinführungen, Tests, Schulungen, Digitalisierung der Papierakten  können 
derzeit noch nicht beziffert werden. Dies geschieht im Rahmen der Projektplanung in den jeweili-
gen Realisierungsstufen. 
5.6 Risiken 
Risiken für die verwaltungsweite Einführung des Dokumentenmanagementsystems bestehen vor 
allem im Personalaufbau. Hier kann es zu zeitlichen Verzögerungen kommen, wenn der Markt die 
benötigten Personalbedarfe nicht sättigen kann.  
 
Darüber hinaus ist der Personalbedarf für die DMS -Projekte in den Fachämtern nicht zu unte r-
schätzen. Die unzureic hende Bereitstellung von Personalressourcen in den Fachämtern würde 
eine weitere zeitliche Verzögerung bedeuten  und dazu führen, dass ein Projekt im Fachamt nicht 
durchgeführt werden kann.  
 
Ein weiteres Risiko sind n eue gesetzliche Anforderungen . Da diese  aber meistens mit zeitlicher 
Vorankündigung kommen, kann dies eine Verschiebung der Projekte innerhalb einer Realisi e-
rungsstufe bedeuten, aber nicht einer Verzögerung generell. 
 
                                                
2 durchschnittlich 0,5 VZÄ Prozessmanagement je Projekt und 0,1 VZÄ OrgaSB

Anlage A zur V/0954/2018 
Kurzüberblick 
Die strategische Einführung des Dokumentenmanagements für die Stadt Münster in den nächs-
ten Jahren wird aufgezeigt.  
 
Ziele/Teilziele/Zielerreichung 
 
 Die Stadt Münster erfüllt die rechtlichen Anforderungen an die Verfügbarkeit, Austauschbarkeit 
und Langzeitsicherung von elektronischen Akten und Dokumenten. Hierzu gehört insbesonde-
re der Umgang mit der elektronischen Rechnung und den Pflichten bei der Wahrnehmung von 
Aufgaben nach Bundes- und Landesrecht.  
 Anträge von Bürgern gehen in der Regel digital ein und werden vollständig digital bearbeitet. 
Das Antragsmanagement ist stark verzahnt mit dem Dokumentenmanagementsystem.  
 Mehr als 70 Prozent der Beschäftigten der Stadt Münster mit einem Bildschirmarbeitsplatz 
nutzen für die elektronische Ablage von Dokumenten das Dokumentenmanagementsystem. 
Eine papiergestützte Ablage bleibt die Ausnahme.  
 In der Stadt Münster gibt es verbindliche Regelungen und die dazugehörige Infrastruktur, wie 
alle Posteingänge digitalisiert und über das Dokumentenmanagementsystem an die zuständi-
gen Beschäftigten zur Bearbeitung geleitet werden.  
 Die relevanten Fachverfahren sind an das Dokumentenmanagementsystem angebunden.  
 Der Zugriff auf das DMS kann wahlweise von allen im Einsatz befindlichen Endgeräten, ein-
schließlich mobiler Endgeräte, erfolgen.  
 Die Ämter und Dezernate (Leitungen und IT-Koordinationen) bewerten die Effizienz und Nutz-
barkeit des Dokumentenmanagementsystems durchschnittlich mit der Schulnote gut.  
 Erschließbare Einsparungspotenziale (z. B. Räume, die vorher zur Aufbewahrung von Akten 
genutzt wurden, Sachmittel wie Druckerpapier und Tinte und Toner) werden zur anteiligen Re-
finanzierung genutzt.  
 Bei Einführung und Betrieb werden in interkommunaler Zusammenarbeit Synergieeffekte er-
zielt, so dass die Einführung für die Stadt Münster wirtschaftlich ist.  
 
Finanzierung 
Produktgruppe: 01151 IT-Management 
Auswirkungen auf den Ergebnisplan  Ja x Nein   
Auswirkungen auf den Finanzplan  Ja x Nein   
Im beschlossenen (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten?  Ja x Nein  teilw. 
Im Entwurf des (Nachtrags-)Haushaltsplan JJJJ enthalten?  Ja x Nein  teilw. 
Belastungen in zukünftigen HH-Jahren? x Ja  Nein   
Bereits veranschlagt?  Ja x Nein   
 
Pflichtigkeitsgrad 
Die Maßnahme/Leistung ist x vollständig 
pflichtig 
 überwiegend 
pflichtig 
 überwiegend 
freiwillig 
 vollständig frei-
willig 
E-Government Gesetz (EGovG) des Bundes und des Landes NRW (EGovG NRW) schreibt eine 
elektronische Aktenführung bis spätestens 01.01.2022 vor. 
 
Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen 
(Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) 
Keine.

V/0954/2018 
V/0954/2018 
 
 
Öffentliche Berichtsvorlage 
Betrifft 
 
Digitale Stadt Münster - Dokumentenmanagementsystem (DMS): Elektronische Akten und 
Workflows 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
   15.11.2018 Betriebsausschuss der citeq Bericht 
   29.11.2018 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und E -
Government 
Bericht 
   05.12.2018 Haupt- und Finanzausschuss Bericht 
   12.12.2018 Rat Bericht 
 
 
Bericht: 
 
Mit Beschluss zur Ratsvorlage V/0989/2017/1. Erg. hat der Rat das im Konzept „Digitale Stadt Mün s-
ter - Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung –„ von der Verwaltung dargestellte strategische 
Vorgehen begrüßt. Die Verwaltung hat neben den zur Sitzun g vorgelegten Vorlagen weitere Vorl a-
gen, u. a. die jetzt vorliegende Vorlage „Digitale Stadt Münster – Dokumentenmanagementsystem 
(DMS): Elektronische Akten und Workflows“ zur Digitalisierung angekündigt.  
 
Heute befinden sich bereits über elf Millionen Do kumente der Stadt Münster aus Massenarchivierun-
gen im Dokumentenmanagementsystem. Nun gilt es für die Verwaltung der Stadt Münster , durch die 
Einführung eines stadtweiten DMS und der elektronischen Akte die Voraussetzungen zur Nutzung der 
digitalen Potenzi ale zu schaffen, um so den heutigen Anforderungen der Bürger/innen gerecht zu 
werden und um die Effizienz und Qualität des Verwaltungshandelns sicher zu stellen. 
 
Eine stadtweite und vor allem systematische Ausbreitung des DMS bedarf einer strukturierten u nd 
weitblickenden Vorgehensweise. Dabei verfolgt die Stadt Münster in den kommenden Jahren die fo l-
genden Ziele:   
 
 Erfüllung rechtlicher Anforderungen an die Verfügbarkeit, Austauschbarkeit und Langzeitsich e-
rung von elektronischen Akten und Dokumenten. 
 Anträge von Bürgern/innen gehen in der Regel digital ein und werden vollständig digital bearbei-
tet.  
 Mehr als 70 Prozent der Beschäftigten der Stadt Münster mit einem Bildschirmarbeitsplatz nutzen 
das DMS. Eine papiergestützte Ablage bleibt die Ausnahme.  
 Der Posteingang ist digitalisiert. 
citeq 
 
31.10.2018 
 
Ihr/e Ansprechpartner/in: 
Frau Kaling 
Telefon: 492-1858 
Kaling@citeq.de

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V/0954/2018 
 Anbindung der relevanten Fachverfahren an das DMS. 
 Der mobile Zugriff auf das DMS ist möglich. 
 Die Ämter und Dezernate (Leitungen und IT -Koordinationen) bewerten die Effizienz und Nutzba r-
keit des DMS durchschnittlich mit der Schulnote gut. 
 Erschließbare Einsparungspotenziale (z. B. Räume, die vorher zur Aufbewahrung von Akten g e-
nutzt wurden) werden zur anteiligen Refinanzierung genutzt. 
 Bei Einführung und Betrieb werden in interkommunaler Zusammenarbeit Synergieeffekte erz ielt, 
so dass die Einführung für die Stadt Münster wirtschaftlich ist.  
 
Durch die Größe und Vielfalt der Stadtverwaltung ist eine DMS-Umsetzung in allen Bereichen nicht in 
einem Projekt planbar. Um die verwaltungsweite Umsetzung be herrschen zu können, wir d das Vo r-
haben in Realisierungsstufen eingeteilt. Eine Realisierungsstufe dauert hinsichtlich der Planung und 
Umsetzung nicht länger als 18 Monate, um eine kontinuierliche Ausweitung der Lösung zu gewäh r-
leisten. Für die Realisierungsstufen müssen ausreichend Personalkapazitäten in den Fachämtern, der 
Organisation und der IT zur Verfügung stehen. 
 
Eine Realisierung der genannten Ziele ist nur möglich, wenn eine verwaltungsweite Strategie, Ra h-
menbedingungen und Aufbaustrukturen vorhanden sind. Die Basis für d en Start der verwaltungswei-
ten Umsetzung soll daher die Erfüllung der folgenden Rahmenbedingungen in einer sechsmonatigen 
Stufe 0 bilden: 
 
 Rechte- und Rollenkonzept 
 Schriftgutordnung und Aktenplan 
 Geschäftsanweisung DMS 
 Digitalisierung des Aktenbestandes für Akten/Posteingang/vorliegendes Schriftgut 
 Konzept der Allgemeinen Verwaltungsakte 
 
Das Rechte- und Rollenkonzept sowie die Schriftgutordnung und der Aktenplan werden als eige n-
ständige Projekte eingerichtet und durch die Anforderungen der einzelnen DMS -Projekte der jeweili-
gen Realisierungsstufen weiterentwickelt.   
 
Die Realisierungsstufe I wird durch die P ersonalqualifizierung des Personals aus Stufe 0 geprägt 
sein. Parallel zur Durchführung der Projekte muss einkalkuliert werden, dass die schon vorhand enen 
Personalressourcen für die Einweisung und Schulung der neuen Mitarbeiter /-innen zusätzlich gebun-
den sein werden. In der zweiten Realisierungsstufe wird die Planung zur E -Rechnung in die Tat u m-
gesetzt sowie die E -Akte im Jobcenter mit Workflows angerei chert. Darüber hinaus werden kleinere 
Einzelprojekte im Amt für Immobilienmanagement und im Ordnungsamt umgesetzt. 
 
2019 2020 2021 2022 
Q1  Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 
Stufe 0 Realisierungsstufe I 
 
Realisierungsstufe II 
    Rechnungsbearbeitung  Jobcenter Münster  
    Ausländeramt Münster   Rechnungsbearbeitung 
    Jobcenter Münster   Amt 23 
  Allgemeine Verwaltungsakte  Amt 32 
 
Für die Umsetzung wurde eine eigene Aufbauorganisation entwickelt.  Der Verwaltungsvorstand b e-
auftragt die Projekte im Einklang mit der vom Rat in seiner Sitzung am 14.03.2018 beschlossenen 
stadtweiten Digitalisierungsstrategie  (V/0989/2017/1). Der  DMS-Lenkungsausschuss als zentrales 
Gremium dient der Überwachung und Steuerung. Dieser besteht aus vier festen Mitgliedern sowie 
den Amtsleitungen aus den Realisierungsprojekten. Im Mittelpunkt der Aufbauorganisation steht die 
Programmkoordination, die die Gesamtheit der Projekte steuert und das übergeordnete Ziel im Blick 
behält. Die Programmkoordination ist unter Leitung der citeq in enger Zusammenarbeit mit dem Amt 
10 für die Steuerung der DMS-Strategie und deren Umsetzung (Projekte) verantwortlich.

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V/0954/2018 
 
 
  
 
Die Zeit- und Kapazitätsplanung der ausgewählten Projekte basiert auf der Annahme, dass folgende 
Personalressourcen zur Verfügung stehen: 
 
Funktion Team Vollzeit-Stellen 
DMS-Experten 18.23 3 bzw. 4 ab Stufe II 
IT-Projektleiter 18.04 2 
Sachbearbeiter und Prozessmanager 10.11 1,8 
 
Perspektivisch wird ein sukzessiver Aufbau der DMS -Experten stattfinden. Je mehr Projekte um -
gesetzt werden, desto höher wird der Bedarf an Personalkapazitäten im Betrieb des DMS steigen. 
 
Auch in den beteiligten Ämtern werden temporär zusätzliche Personalbedarfe entstehen. Die in den 
Fachämtern erforderlichen Ressourcen für Prozessaufnahmen, Schnittstellenanalysen, Prozessopt i-
mierungen, Verfahrenseinführungen, Test s, Schulungen, Digitalisierung der Papierakten werden im 
Rahmen der Planungen zu den Einzelprojekten ermittelt. Dies geschieht bei der Planung der Realisie-
rungsstufen. 
 
I. V.  
 
gez.  
 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat 
 
Anlagen: Anlage A, Umsetzungskonzept