Implementierung und Nutzung von Microsoft 365 (M365) an der Alice-Eleonoren-Schule, Darmstadt

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Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
18.06.2020 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat II an die Stadtverordnet enversammlung 
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat I 
 
Amt: Schulamt  
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I 10.3 
II 40 
 
Stvv 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2020/0173 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
175 
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 231010 
Kostenstelle:  040-000-0330      Investitionsnummer:        
Kostenträger:  2330-10 Sachkonto:       
 
Betreff: Implementierung und Nutzung von Microsoft 365 (M365) an der Alice -Eleonoren-
Schule, Darmstadt  
 
Vorlage vom: 15.06.2020  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Der Nutzung von Microsoft 365 (M365) im Rahmen eines Pilot -Projektes an der Alice -
Eleonoren-Schule wird zugestimmt.  
2. Die damit verbundenen datenschutzrechtlichen Problemfelder werden zur Kenntnis 
genommen.  
3. Das Schulamt (Schul -IT) wird beauftragt, das Pilot -Projekt umzusetzen.  
4. Das Schulamt – Medienzentrum wird beauftragt, die Einführung von M365 insgesamt für die 
Schulen in Darmstadt zu prüfen

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Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom 24.06.2020 
 
Der Vorlage wird zugestimmt.

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Begründung zur Magistratsvorlage vom 15.06.2020:  
 
 
Im Zuge der Digitalisierung der Darmstädter Schulen ist neben der Ausrüstung der Schulen mit 
Hardware, dem Anschluss an das Glasfasernetz und der Ausstattung der Schulgebäude mit W -
LAN, die Nutzung von digitalen Lernplattformen eine weitere elementare Grundvoraussetzung 
für den digitalen Unterricht. 
 
Durch das Land Hessen wird dazu die Lernplattform Moodle zur Verfügung gestellt.  
 
Die Lernplattform Moodle beinhaltet als wesentliches Element ein Kursmanagementsystem zur 
Einrichtung virtueller Klassenräume. Es unterstützt die Lehrkräfte beim Organisieren eines 
webunterstützten Lernens. Über Moodle können die Lehrer*innen in digitaler Form 
verschiedene Arbeitsmaterialien (z. B. Aufgabenblätter, Bilder, Videos) den Schüler*innen im 
sog. Klassenraum zur Verfügung stellen. Die schulischen Hausarbeiten können alsdann - sofern 
ein Internetzugang besteht - mittels Login zeit- und ortsunabhängig erledigt werden. Ferner ist 
mit den im System eingebetteten Kommunikationsoptionen von Chat und Forum ein 
kommunikativer Austausch von/mit und innerhalb des Kollegiums mit und innerhalb der 
Schülerschaft möglich.  
 
Die Verwendung und der Einsatz von Moodle an der Schule obliegt der abschließenden 
Entscheidung und Freiheit der betreffenden Schulleitung, wird aber von Seiten der Stadt 
grundsätzlich und ausdrücklich befürwortet. Hier gilt regelhaft, dass jede Schule Moodle 
beantragen und nutzen kann. Das Land Hessen lässt momentan leider keine neuen Schulen 
mehr zu Moodle zu, da die Serverkapazitäten nicht ausreichend sind. 
 
Basierend auf dieser Lernplattform können weitere Programme für den Gebrauch der Schulen 
installiert werden. Einige Darmstädter Schulen sind auf das Schulamt zugekommen und haben 
um die Installation von Microsoft Office 365 gebeten. Die Wünsche der Lehrerschaft nach dem 
Einsatz von Office 365 begründen sich darin, dass dieses weit verbreitet und funktionell 
aufeinander abgestimmt ist sowie auf Grund der vielfältigen Möglichkeiten auch einen Ersatz 
für Moodle darstellt. 
 
Microsoft Office 365 (M365) bietet - ergänzend - in einem Paket verschiedene Tools 
(Anwendungen) zur individuellen und gruppenweisen (schulischen) 
Büroarbeitsplatzorganisation an, das sowohl abhängig von Version und Freischaltung - die 
Lehrkräfte aber auch die Schüler*innen umfassen kann.  
 
Neben den klassischen Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, Access, PowerPoint) bein-
haltet es Streaming-, Videokonferenz-, E-Mail-, Chatfunktionen sowie weitere Tools einer digital-
kommunikativen Büroarbeitsplatzorganisation. 
 
Dabei können sich Schülerinnen und Schüler virtuell treffen und in Kleingruppen gemeinsam 
lernen. Sie lernen den Umgang mit den am weitesten verbreiteten Office -Programmen wie 
Word, Excel, PowerPoint und Outlook kennen.  
 
Dokumente u nd Projekte können von mehreren Schülerinnen und Schülern gleichzeitig 
bearbeitet werden. Für die Lehrkräfte wiederum gibt es viele Möglichkeiten, den 
Klassenmitgliedern Unterrichtsmaterialien zur Verfügung zu stellen, auf welche diese von 
überall zugreifen können.

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            . . . 
Gleichzeitig wird die Abgabe von Aufgaben erleichtert. Gerade in der momentanen Situation ist 
es unabdingbar, Lerninhalte auch von zu Hause aus zu verwenden und somit zu einem festen 
Bestandteil der Mediennutzung werden zu las sen. Dazu gehört auch die Kommunikation über 
eine gemeinsame Zeitplanung. Somit wird digitales Lernen für alle Darmstädter Lehrerinnen 
und Lehrer sowie für alle Schülerinnen und Schüler  mit einer Plattform ermöglicht, da 
sämtliche Apps nach dem Erwerb der Lizenz den Schülerinnen und Schülern kostenlos zur 
Verfügung stehen.  
 
Weiterhin bietet Microsoft 365 die Möglichkeit , zukünftig immer wichtig er werdende  
Programme, wie Planer ( Kanban-Tafel), Stream (Erklärvideos bereitstellen), OneNote und 
SharePoint etc. zu nutzen.  
 
Die Alice -Eleonoren-Schule hat als berufsbildende Schule momentan noch keine 
funktionierende Schulplattform und benötigt daher dringend  vor dem Hintergrund der 
derzeitigen Corona-bedingten Erfordernisse eines vernetzten und digitalen Unterrichts eine 
Option dafür.  Die Schulleitung der Alice -Eleonoren-Schule hat vor diesem Hintergrund die 
Implementierung und Nutzung von Microsoft 365 als Pilotprojekt beantragt. Es handelt sich im 
Antrag um die kostenpflichtige Office 365 Professional Pl us Version (Kosten Erwerb und 
Installation rd. 5.300 €).  
 
In einer im August 2017 vorgenommenen Prüfung zur Deutschland-Cloud von Microsoft hat der 
Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) in seiner damaligen 
Stellungnahme festgestellt, dass Microsoft 365 durch Schulen datenschutzkonform in der 
Deutschland-Cloud angewendet werden kann, soweit die von Microsoft zur Verfügung gestellten 
Werkzeuge (z. B. Rollen - und Berechtigungskonzept, Protokollierung etc.) durch die Schulen 
sachgerecht angewendet werden. 
 
Jedoch hat im August 2018 Microsoft öffentlich mitgeteilt, dass für die Deutschland-Cloud 
keine V erträge mehr angeboten werden. Stattdessen wird auf die Verwendung der Europa-
Cloud verwiesen. Im Rahmen einer im Juli 2019 vorgenommenen Prüfung hat der HBDI 
festgestellt, dass nunmehr nicht mehr vollständig nachvollziehbar sei, wie personenbezogene 
Daten verarbeitet würden. Damit hat der HBDI die weitere Nutzung von Microsoft 365 an 
hessischen Schulen untersagt. 
 
In einer zweiten, im August 2019 veröffentlichten Stellungnahme zum Einsatz von Microsoft 
365 in hessischen Schulen  in der Europa-Cloud, hat sich der HBDI nach den Gesprächen mit 
Microsoft zur Datenschutzkonformität dazu entschlossen, den Einsatz von Microsoft 365 in 
hessischen Schulen unter bestimmten Voraussetzungen und dem Vorbehalt weiterer Prüfungen 
vorläufig zu dulden. 
 
Diese Voraussetzungen beinhalten: 
 
a) Die Nutzung der Cloud -Anwendung Microsoft 365 in der Version ab 1904 (Office 365 
ProPlus, Office 365 Online und Office 365 Apps) durch Schulen, die diese bereits erworben 
haben, wird bis auf weiteres geduldet. 
 
b) Entsprechendes gilt für Schulen, bei denen der Erwerb haushaltsrechtlich gesichert ist. 
Die Duldung beruht auf Vertrauenserwägungen.

. . . 
 
Schulen, die den Erwerb beabsichtigen, können sich ebenfalls auf die Duldung berufen, 
tragen aber das finanzielle Ris iko, falls die weitere Überprüfung zur Unzulässigkeit des 
Einsatzes von Microsoft 365 in hessischen Schulen führen sollte. Vertrauenserwägungen 
kommen hier nicht in Betracht. 
 
c) Die Schulen müssen vorläufig die Übermittlung jedweder Art von Diagnosedaten unt erbin- 
     den. 
Der HBDI wird zu gegebener Zeit weitere Vorgaben hinsichtlich der Parameter machen, die 
als Grundlage für die Nutzung der Cloud umzusetzen sind. Microsoft wird  Schulen hierfür 
Handlungsanleitungen zur Verfügung stellen. 
 
Im Hinblick auf die Vorhaltung der Option, künftig ggf. eine zentrale M365 -Schullizenz 
zugunsten der Schulen über die Stadt in ihrer Funktion als Schulträger bereitzustellen, sollte 
daher aus Kompatibilitätsgründen an der Alice -Eleonoren bereits eine entsprechende 
Schullizenz sein und die Einrichtung dort im Rahmen eines Pilotprojektes getestet werden. 
Demzufolge wird an der Stelle die kostenfreie A1 -Schullizenz vorgeschlagen. Die Kosten für die 
Beauftragung eines IT -Unternehmens zur datenschutzrechtlich konformen Konfigur ation 
werden auf ca. 4.000 € geschätzt. Der Auftrag beinhaltet auch die Schulung des für IT -Fragen 
verantwortlichen Leitungs - und Lehrpersonals der Alice -Eleonoren-Schule sowie eine externe 
Begleitung hinsichtlich datenschutzrechtlicher Problemfelder. 
 
Der/die Schuldatenschutzbeauftragte der Alice -Eleonoren-Schule wird bei der  pilotweisen 
Verwendung von Microsoft 365 an der Alice-Eleonoren-Schule beteiligt. 
 
 
Darmstadt, den 15.06.2020 
 
Dezernat I     Dezernat II    
 
 
 
Jochen Partsch    Rafael Reißer    
Oberbürgermeister    Bürgermeister

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
18.06.2020 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat II an die Stadtverordnet enversammlung 
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat I 
 
Amt: Schulamt 
 OBW bei abschl. B e-
schlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2020/0173 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 231010 
Kostenstelle:  040-000-0330      Investitionsnummer:        
Kostenträger:  2330-10 Sachkonto:       
 
Betreff: Implementierung und Nutzung von Microsoft 365 (M365) an der Alice -Eleonoren-
Schule, Darmstadt  
 
Vorlage vom: 15.06.2020  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Der Nutzung von Microsoft 365 (M365) im Rahmen eines Pilot -Projektes an der Alice -
Eleonoren-Schule wird zugestimmt.  
2. Die damit verbundenen datenschutzrechtlichen Problemfelder werden zur Kenntnis g e-
nommen.  
3. Das Schulamt (Schul -IT) wird beauftragt, das Pilot -Projekt umzusetzen.  
4. Das Schulamt – Medienzentrum wird beauftragt, die Einführung von M365 insgesamt für die 
Schulen in Darmstadt zu prüfen 
 
 
Anlagen:

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Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

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Begründung zur Magistratsvorlage vom 15.06.2020: 
 
 
Im Zuge der Digitalisierung der Darmstädter Schulen ist neben der Ausrüstung der Schulen mit 
Hardware, dem Anschluss an das Glasfasernetz und der Ausstattung der Schulgebäude mit W-
LAN, die Nutzung von digitalen Lernplattformen eine weitere elementare Grundvoraussetzung 
für den digitalen Unterricht. 
 
Durch das Land Hessen wird dazu die Lernplattform Moodle zur Verfügung gestellt.  
 
Die Lernplattform Moodle beinhaltet als wesentliches Element ein Kursmanagementsystem zur 
Einrichtung virtueller Klassenräume. Es unterstützt die Lehrkräfte beim Organisieren eines 
webunterstützten Lernens. Über Moodle können die Lehrer*innen in digitaler Form verschiede-
ne Arbeitsmaterialien (z. B. Aufgabenblätter, Bilder, Videos) den Schüler*innen im sog. Klas-
senraum zur Verfügung stellen. Die schulischen Hausarbeiten können alsdann - sofern ein In-
ternetzugang besteht - mittels Login zeit- und ortsunabhängig erledigt werden. Ferner ist mit 
den im System eingebetteten Kommunikationsoptionen von Chat und Forum ein kommunikat i-
ver Austausch von/mit und innerhalb des Kollegiums mit und innerhalb der Schülerschaft mö g-
lich.  
 
Die Verwendung und der Einsatz von Moodle an der Schule obliegt der abschließenden Ent-
scheidung und Freiheit der betreffenden Schulleitung, wird aber von Seiten der Stadt grun d-
sätzlich und ausdrücklich befürwortet. Hier gilt regelhaft, dass jede Schule Moodle beantragen 
und nutzen kann. Das Land Hessen lässt momentan leider keine neuen Schulen mehr zu Moo d-
le zu, da die Serverkapazitäten nicht ausreichend sind. 
 
Basierend auf dieser Lernplattform können weitere Programme für den Gebrauch der Schulen 
installiert werden. Einige Darmstädter Schulen sind auf das Schulamt zugekommen und haben 
um die Installation von Microsoft Office 365 gebeten. Die Wünsche der Lehrerschaft nach dem 
Einsatz von Office 365 begründen sich darin, dass dieses weit verbreitet und funktionell aufe i-
nander abgestimmt ist sowie auf Grund der vielfältigen Möglichkeiten auch einen Ersatz für 
Moodle darstellt. 
 
Microsoft Office 365 (M365) bietet - ergänzend - in einem Paket verschiedene Tools (Anwen-
dungen) zur individuellen und gruppenweisen (schulischen) Büroarbeitsplatzorganisation an, 
das sowohl abhängig von Version und Freischaltung - die Lehrkräfte aber auch die Schü-
ler*innen umfassen kann.  
 
Neben den klassischen Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, Access, PowerPoint) bein-
haltet es Streaming-, Videokonferenz-, E-Mail-, Chatfunktionen sowie weitere Tools einer digital-
kommunikativen Büroarbeitsplatzorganisation. 
 
Dabei können sich Schülerinnen und Schüler virtuell treffen und in Kleingruppen gemeinsam 
lernen. Sie lernen den Umgang mit den am weitesten verbreiteten Office-Programmen wie 
Word, Excel, PowerPoint und Outlook kennen.  
 
Dokumente und Projekte können von mehreren Schülerinnen und Schülern gleichzeitig bea r-
beitet werden. Für die Lehrkräfte wiederum gibt es viele Möglichkeiten, den Klassenmitgliedern 
Unterrichtsmaterialien zur Verfügung zu stellen, auf welche diese von überall zugreifen können.  
 
            . . .

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Gleichzeitig wird die Abgabe von Aufgaben erleichtert. Gerade in der momentanen Situation ist 
es unabdingbar, Lerninhalte auch von zu Hause aus zu verwenden und somit zu einem festen 
Bestandteil der Mediennutzung werden zu lassen. Dazu gehört auch die Kommunikation über 
eine gemeinsame Zeitplanung. Somit wird digitales Lernen für alle Darmstädter Lehrerinnen 
und Lehrer sowie für alle Schülerinnen und  Schüler mit einer Plattform ermöglicht, da sämtl i-
che Apps nach dem Erwerb der Lizenz den Schülerinnen und Schülern kostenlos zur Verfügung 
stehen.  
 
Weiterhin bietet Microsoft 365 die Möglichkeit , zukünftig immer wichtig er werdende Program-
me, wie Planer (Kanban-Tafel), Stream (Erklärvideos bereitstellen), OneNote und SharePoint 
etc. zu nutzen.  
 
Die Alice-Eleonoren-Schule hat als berufsbildende Schule momentan noch keine funktionieren-
de Schulplattform und benötigt daher dringend  vor dem Hintergrund der der zeitigen Corona-
bedingten Erfordernisse eines vernetzten und digitalen Unterrichts eine Option dafür.  Die 
Schulleitung der Alice -Eleonoren-Schule hat vor diesem Hintergrund die Implementierung und 
Nutzung von Microsoft 365 als Pilotprojekt beantragt. Es handelt sich im Antrag um die ko s-
tenpflichtige Office 365 Professional Plus Version (Kosten Erwerb und Installation rd. 5.300 €).  
 
In einer im August 2017 vorgenommenen Prüfung zur Deutschland-Cloud von Microsoft hat der 
Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) in seiner damaligen 
Stellungnahme festgestellt, dass Microsoft 365 durch Schulen datenschutzkonform in der 
Deutschland-Cloud angewendet werden kann, soweit die von Microsoft zur Verfügung gestellten 
Werkzeuge (z. B. Rollen - und Berechtigungskonzept, Protokollierung etc.) durch die Schulen 
sachgerecht angewendet werden. 
 
Jedoch hat im August 2018 Microsoft öffentlich mitgeteilt, dass für die Deutschland-Cloud 
keine Verträge mehr angeboten werden. Stattdessen wird auf die Verwendung der Europa-
Cloud verwiesen. Im Rahmen einer im Juli 2019 vorgenommenen Prüfung hat der HBDI festg e-
stellt, dass nunmehr nicht mehr vollständig nachvollziehbar sei, wie personenbezoge ne Daten 
verarbeitet würden. Damit hat der HBDI die weitere Nutzung von Microsoft 365 an hessischen 
Schulen untersagt. 
 
In einer zweiten, im August 2019 veröffentlichten Stellungnahme zum Einsatz von Microsoft 
365 in hessischen Schulen  in der Europa-Cloud, hat sich der HBDI nach den Gesprächen mit 
Microsoft zur Datenschutzkonformität dazu entschlossen, den Einsatz von Microsoft 365 in 
hessischen Schulen unter bestimmten Voraussetzungen und dem Vorbehalt weiterer Prüfungen 
vorläufig zu dulden. 
 
Diese Voraussetzungen beinhalten: 
 
a) Die Nutzung der Cloud -Anwendung Microsoft 365 in der Version ab 1904 (Office 365 
ProPlus, Office 365 Online und Office 365 Apps) durch Schulen, die diese bereits erworben 
haben, wird bis auf weiteres geduldet. 
 
b) Entsprechendes gilt für Schulen, bei denen der Erwerb haushaltsrechtlich gesichert ist. 
Die Duldung beruht auf Vertrauenserwägungen. 
 
 
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Schulen, die den Erwerb beabsichtigen, können sich ebenfalls auf die Duldung berufen, tr a-
gen aber das finanzielle Risiko, fal ls die weitere Überprüfung zur Unzulässigkeit des Einsa t-
zes von Microsoft 365 in hessischen Schulen führen sollte. Vertrauenserwägungen kommen 
hier nicht in Betracht. 
 
c) Die Schulen müssen vorläufig die Übermittlung jedweder Art von Diagnosedaten unterbi n- 
     den. 
Der HBDI wird zu gegebener Zeit weitere Vorgaben hinsichtlich der Parameter machen, die 
als Grundlage für die Nutzung der Cloud umzusetzen sind. Microsoft wird  Schulen hierfür 
Handlungsanleitungen zur Verfügung stellen. 
 
Im Hinblick auf die Vorha ltung der Option, künftig ggf. eine zentrale M365 -Schullizenz zuguns-
ten der Schulen über die Stadt in ihrer Funktion als Schulträger bereitzustellen, sollte daher 
aus Kompatibilitätsgründen an der Alice-Eleonoren bereits eine entsprechende Schullizenz sein  
und die Einrichtung dort im Rahmen eines Pilotprojektes getestet werden. Demzufolge wird an 
der Stelle die kostenfreie A1 -Schullizenz vorgeschlagen. Die Kosten für die Beauftragung eines 
IT-Unternehmens zur datenschutzrechtlich konformen Konfiguration wer den auf ca. 4.000 € 
geschätzt. Der Auftrag beinhaltet auch die Schulung des für IT -Fragen verantwortlichen Le i-
tungs- und Lehrpersonals der Alice-Eleonoren-Schule sowie eine externe Begleitung hinsichtlich 
datenschutzrechtlicher Problemfelder. 
 
Der/die Schuldatenschutzbeauftragte der Alice -Eleonoren-Schule wird bei der  pilotweisen Ver-
wendung von Microsoft 365 an der Alice-Eleonoren-Schule beteiligt. 
 
 
Darmstadt, den 15.06.2020 
 
Dezernat I     Dezernat II    
 
 
 
Jochen Partsch    Rafael Reißer    
Oberbürgermeister    Bürgermeister