Sachstandsmitteilung "Optimierung der systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung"

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  Dezernat, Dienststelle OB/OB-12 Vorlagen-Nummer AN/0554/2024 Stand: 13.11.2024 Sachstandsbericht Optimierung der systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung Geänderter Beschluss: Die Verwaltung wird gebeten die genannten Punkte bei laufender Überarbeitung der Leitlinien zu prüfen 1. Die Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln sind zu überarbeiten. a. Dabei ist insbesondere die Voraussetzung „Es gibt Gestaltungsspielraum und die inhaltlichen Entscheidungen sind noch nicht getroffen.“ für die nied- rigste Intensitätsstufe „Information“ zu streichen. Dies kann auch gesche- hen, indem die Information eigenständig betrachtet und nicht fälschlicher- weise als Beteiligungsstufe aufgeführt wird. b. Es ist klarzustellen, ob mit dem „Verantwortungsbereich“ die endgültige Be- schlussfassung oder die Mitberatung gemeint ist. 2. Die Geschäftsordnung der Rates und der Bezirksvertretungen ist dahingehend zu ergänzen, dass Beschlussvorlagen, welche a. ohne Mindestaussagen zur Öffentlichkeitsbeteiligung versehen sind, und/o- der b. die keine oder eine falsche Begründung enthalten, wenn keine Öffentlich- keitsbeteiligung vorgeschlagen wird, von den damit befassten (also nicht nur den beschlussfassenden) Gremien als unvollständig in die Verwaltung zurücküberwiesen werden können, da sie nicht der Mindestform entsprechen. 3. Die Fachabteilungen der Verwaltung sind erneut dafür zu sensibilisieren, dass die systematische Öffentlichkeitsbeteiligung fester Bestandteil im Verwaltungshandeln und der politischen Entscheidung ist. Beschlussvorlagen sind entsprechend zu er- gänzen. 4. Die Ersteller*innen der Mindestaussagen zur Öffentlichkeitsbeteiligung in den ent- sprechenden Abteilungen der Fachverwaltung sind darüber zu informieren, was die freiwillige beziehungsweise systematische Öffentlichkeitsbeteiligung ist und dass es hierfür eben genau keiner gesetzlichen Vorgabe bedarf. 2 5. Die Verwaltung soll über die bestehenden Möglichkeiten hinaus auch geeignete Maßnahmen entwickeln, um die Bevölkerung darauf hinzuweisen, dass sie zu be- stimmten Beschlussvorlagen eine Öffentlichkeitsbeteiligung vorschlagen darf. 6. Beschlussvorlagen, für welche die Kölner*innen eine Öffentlichkeitsbeteiligung an- regen dürfen, sind regelmäßig in geeigneter Form, öffentlich bekannt zu machen. 3 Status in Bearbeitung erledigt Aktueller Bearbeitungsstand: Die Verwaltung hat die genannten Punkte bei laufender Überarbeitung der Leitlinien geprüft: 1. Die Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung der Stadt Köln sind zu überarbeiten. a. Dabei ist insbesondere die Voraussetzung „Es gibt Gestaltungsspielraum und die inhaltlichen Entscheidungen sind noch nicht getroffen.“ für die niedrigste Intensitätsstufe „Information“ zu streichen. Dies kann auch ge- schehen, indem die Information eigenständig betrachtet und nicht fälsch- licherweise als Beteiligungsstufe aufgeführt wird. b. Es ist klarzustellen, ob mit dem „Verantwortungsbereich“ die endgültige Beschlussfassung oder die Mitberatung gemeint ist. Hinweis der Verwaltung zu Nr. 1a Die Verwaltung hat eine Ratsbeschlussvorlage zur flächendeckenden Anwendung der Leitli- nien für Öffentlichkeitsbeteiligung ab 1. November 2025 auf den Weg gebracht (2131/2024). Mit der Vorlage soll u.a. die Anpassung der Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung beschlos- sen werden, um die notwendige Unterscheidung von Information bzw. Öffentlichkeitsarbeit und Öffentlichkeitsbeteiligung sicherzustellen (vgl. hierzu auch die Mitteilung der Verwaltung an den Ausschuss für Bürgerbeteiligung, Anregungen und Beschwerden 1453/2024 Flächen- deckende Umsetzung der Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung ab Mitte 2025, hier: Kon- zept und Stellungnahme des stadtgesellschaftlichen Beratungsgremiums Öffentlichkeitsbeteili- gung vom 06.05.2024). Mit der Anpassung der Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung wird konkretisiert, dass Information Grundlage jeder Intensitätsstufe der Beteiligung ist – für sich alleine jedoch keine Intensitätsstufe der Beteiligung darstellt. Hinweis der Verwaltung zu Nr. 1b: In den Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung (Abschnitt I, Kapitel 2. Wann werden die Leitli- nien angewendet) ist klar geregelt, dass immer ein repräsentatives Entscheidungsgremium entscheidet, ob eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung stattfindet. Repräsentative Entschei- dungsgremien sind die Bezirksvertretungen, der Rat oder einer seiner Fachausschüsse. Das Entscheidungsgremium wird auch Beschlussgremium genannt. Vorberatende Gremien entscheiden nicht, ob eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung stattfin- det, können aber im Rahmen ihrer vorberatenden Funktion eine Stellungnahme dazu abge- ben. Die Verwaltung sieht daher keine Notwendigkeit zur Anpassung der Leitlinien für Öffentlich- keitsbeteiligung an dieser Stelle. 2. Die Geschäftsordnung des Rates und der Bezirksvertretungen ist dahingehend zu ergänzen, dass Beschlussvorlagen, welche a. ohne Mindestaussagen zur Öffentlichkeitsbeteiligung versehen sind, und/oder b. die keine oder eine falsche Begründung enthalten, wenn keine Öffentlich- keitsbeteiligung vorgeschlagen wird, von den damit befassten (also nicht nur den beschlussfassenden) Gremien als unvollständig in die Verwaltung zurücküberwiesen werden können, da sie nicht der Mindestform entsprechen. Hinweis der Verwaltung zu Nr. 2: Die Verwaltung sieht keine Notwendigkeit zur Ergänzung der Geschäftsordnung des Rates und der Bezirksvertretungen, da die Möglichkeit bereits gegeben ist. Entscheidungsgremien haben bei jeder Vorlage der Verwaltung die Möglichkeit, diese zurück- zustellen, wenn diese aus ihrer Sicht nicht vollständig oder nicht ausreichend begründet ist. Sie können sich dann mit Fragen oder Hinweisen an die Verwaltung wenden und die Beratung zur Vorlage entsprechend in eine der nächsten Sitzungen vertagen. 5 Vorberatende Gremien können im Rahmen ihrer vorberatenden Funktion eine Stellungnahme dazu abgeben. Wie in den Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung bereits beschrieben (Abschnitt I, Kapitel 2. Wann werden die Leitlinien angewendet), kann eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln durch Kölner*innen, Politiker*innen sowie die Verwaltung vorgeschlagen werden. Die Entscheidung trifft immer das Entscheidungsgremium. Dieses muss also nicht der Empfeh- lung folgen, sollte die Entscheidung der Nachvollziehbarkeit halber jedoch begründen. 3. Die Fachabteilungen der Verwaltung sind erneut dafür zu sensibilisieren, dass die systematische Öffentlichkeitsbeteiligung fester Bestandteil im Verwaltungs- handeln und der politischen Entscheidung ist. Beschlussvorlagen sind entspre- chend zu ergänzen. 4. Die Ersteller*innen der Mindestaussagen zur Öffentlichkeitsbeteiligung in den entsprechenden Abteilungen der Fachverwaltung sind darüber zu informieren, was die freiwillige beziehungsweise systematische Öffentlichkeitsbeteiligung ist und dass es hierfür eben genau keiner gesetzlichen Vorgabe bedarf. Hinweis der Verwaltung zu Nr. 3 und 4: Wie in den bisherigen schrittweisen Ausbauphasen zur Anwendung der Leitlinien für Öffent- lichkeitsbeteiligung beabsichtigt die Verwaltung auch mit dem geplanten Beschluss zur flä- chendeckenden Anwendung ab 1. November 2025 (2131/2024) alle neu davon betroffenen Bereiche (sowohl die politischen Gremien als auch die Fachabteilungen) umfassend zu infor- mieren und zu schulen. Dieses Angebot steht auch allen Bereichen offen, die die Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung bereits anwenden. Insbesondere bietet das Büro für Öffentlichkeits- beteiligung als Kompetenz- und Koordinierungsstelle für das Thema Öffentlichkeitsbeteiligung neben interner, anlassbezogener Beratung der Fachabteilungen regelmäßig interne Schulun- gen an (Basisschulung und Aufbauschulung Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung). Das Schulungsangebot wird über das interne Lernangebot für einen offenen Teilnehmendenkreis zur Verfügung gestellt. 5. Die Verwaltung soll über die bestehenden Möglichkeiten hinaus auch geeignete Maßnahmen entwickeln, um die Bevölkerung darauf hinzuweisen, dass sie zu bestimmten Beschlussvorlagen eine Öffentlichkeitsbeteiligung vorschlagen darf. Hinweis der Verwaltung zu Nr. 5: Die Verwaltung bietet in Kooperation mit dem stadtgesellschaftlichen Teil des kooperativen Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung (derzeit wahrgenommen durch die Kölner Freiwilligen- agentur) und der Volkshochschule (VHS) Köln regelmäßig ein niedrigschwelliges Weiterbil- dungsangebot für die Kölner*innen in wechselnden Räumlichkeiten der VHS Köln an: Ihre Meinung für Köln - Wie Sie Köln mitgestalten können, Systematische Öffentlichkeitsbeteili- gung leicht erklärt. Zudem informiert die Verwaltung über die Möglichkeit, eine Öffentlichkeitsbeteiligung anzure- gen, auf dem Beteiligungsportal (vgl. https://meinungfuer.koeln/mitmachen/oeffentlichkeitsbe- teiligung-anregen) und hat dafür u.a. ein Erklärvideo erstellt. Eine geringe Anzahl von Anregungen einer Öffentlichkeitsbeteiligung seitens der Kölner*innen ist nicht zwingend ein Zeichen dafür, dass Kölner*innen die Möglichkeit, eine Öffentlichkeits- beteiligung anzuregen, nicht bekannt ist. Es kann auch daran liegen, dass die Verwaltung be- reits viele Verfahren zur Öffentlichkeitsbeteiligung vorschlägt, wenn diese sinnvoll und möglich sind. Dies hat die Verwaltung bereits in der Reflexion der Gesamtdaten zur Systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung und Arbeit des Kooperativen Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung für das Jahr 2022 (4349/2022) und das Jahr 2023 (0191/2024) thematisiert und eingeordnet. Gleichwohl ist der Verwaltung bewusst, dass auch das Thema Einfache Sprache dabei eine Rolle spielt. Nur wenn Beschlussvorlagen so formuliert sind, dass der Inhalt verständlich ist, können Kölner*innen einschätzen, ob sie dazu ihr Anregungsrecht einer Öffentlichkeitsbeteili- gung in Anspruch nehmen möchten. 6 6. Beschlussvorlagen, für welche die Kölner*innen eine Öffentlichkeitsbeteiligung anregen dürfen, sind regelmäßig in geeigneter Form, öffentlich bekannt zu ma- chen. Hinweis der Verwaltung zu Nr. 6: Die Möglichkeit, seitens der Kölner*innen eine Öffentlichkeitsbeteiligung anzuregen besteht für alle Verwaltungsvorlagen in den Gremien, die die Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung bereits umsetzen. Derzeit sind dies: - alle Bezirksvertretungen, - der Ausschuss Klima Umwelt und Grün, - der Stadtentwicklungsausschuss, - der Verkehrsausschuss. Unabhängig davon gelten die Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung für alle Verwaltungsvorla- gen, die ein Mobilitätsthema als Beschlussgegenstand aufweisen, sodass die Kölner*innen zu diesen Vorlagen ebenfalls eine Öffentlichkeitsbeteiligung anregen können. Sofern der Rat die Beschlussvorlage 2131/2024 beschließt, werden die Leitlinien für Öffent- lichkeitsbeteiligung flächendeckend ab 1. November 2025 angewandt. Die Verwaltungsvorla- gen sind im Ratsinformationssystem dargestellt und zu finden. Die Verwaltung prüft und versucht eine Möglichkeit zu schaffen, die Übersicht im Ratsinforma- tionssystem bürger*innenfreundlicher zu gestalten. Hinweis: Die Verwaltung sieht vor, in der Sitzung des Ausschusses für Bürgerbeteiligung, An- regungen und Beschwerden anwesend zu sein, um für weitere Rückfragen im Rahmen des Antrags zur Verfügung zu stehen. Nächste Schritte: ./. Der nächste Sachstandsbericht ist geplant für den: ./.

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  Dezernat, Dienststelle I/02/02-1 Vorlagen-Nummer 14.11.2024 3622/2024 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Ausschuss für Bürgerbeteiligung, Anregungen und Beschwerden 18.11.2024 Sachstandsmitteilung "Optimierung der systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung" Der in der Anlage beigefügte Sachstandsbericht wird dem Ausschuss für Bürgerbetei- ligung, Anregungen und Beschwerden zur Kenntnis gegeben. Gez. Brohl