Berichtswesen

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
OB/01/1-2 
 
Vorlagen-Nummer 23.09.2019 
 3170/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Bezirksvertretung 7 (Porz) 08.10.2019 
 
Berichtswesen 
Die Bezirksvertretung Porz hat die Verwaltung beauftragt, einen aktuellen Sachstandsbericht zum 
Controllingverfahren für Anträge und Anfragen zu geben. Zudem sind die offenen Beschlüsse der 
Bezirksvertretung Porz seit 2014 mit Begründung der Nichtumsetzung darzulegen. 
 
Dazu berichtet die Verwaltung wie folgt: 
 
 
Die Verwaltung hatte zuletzt zur Sitzung am 13.11.2018 mit einer Mitteilung berichtet (3176/2018).  
 
 
I. Berichtswesen 
Die Ziele eines Digitalen Berichtswesens über Sachstände von Rats-, Bezirksvertretungs- und Aus-
schussbeschlüssen sind: 
 Das bisherige Berichtswesen der Jahresberichte ist integriert und abgelöst. 
 Sachstände sind nachvollziehbar und aktuell abgebildet. 
 Alle Beteiligten können sich direkt über den Sachstand informieren, unabhängig von einem 
jährlichen Stichtag und der manuellen Suche über Listen oder in gesonderten Mitteilungen. 
 Die Lösung ist im Ratsinformationssystem integriert. 
 In den Portalen wird erkennbar sein, für welche Beschlüsse Sachstandsberichte vorliegen. 
 Der Einstieg wird über die Tagesordnung einer Sitzung oder Suchfunktionen möglich sein. 
 Die Gremiensachbearbeiter sollen Gesamtberichte erstellen können. 
 
Zur Einführung wurden interne Workshops durchgeführt, in denen die Anforderungen an ein Be-
richtswesen zusammengestellt wurden. Nach der Klärung der technischen Umsetzung wurden Pilot-
verfahren vorbereitet. Aktuell werden diese durchgeführt. Das Berichtswesen soll künftig zwei Mög-
lichkeiten bieten: 
 
1. Berichtswesen für Einzelbeschlüsse 
Diese Form des Berichtswesen soll bei einzelnen Beschlüssen (Anträge und Vorlagen) eingesetzt 
werden. Der Sachstand wird vom Gremiensachbearbeiter bzw. von der Gremiensachbearbeiterin 
angefordert oder das zuständige Dezernat/Fachamt kann initiativ berichten. Die Verwaltung trägt den 
Sachstand ein und erstellt daraus das Berichtsdokument. Der Bericht wird nach Schlusszeichnung in 
den Portalen veröffentlicht. Hierzu ist der Testbetrieb im Ausschuss für Allgemeine Verwaltung und 
Rechtsfragen/Vergabe/Internationales gestartet. 
 
2. Berichtswesen für größere Vorhaben und „Leuchtturmprojekte“ 
Hier können mehrere Beschlüsse zu einem Projekt zusammen gefasst werden. Es wird ein Sach-
stand über die Gesamtmaßnahme erstellt, der die Beschlüsse aufführt. Der Bericht wird nach der 
Schlusszeichnung in den Portalen veröffentlicht. Diese Form des Berichtswesens wird derzeit im 
Bauausschuss und Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft sowie im Verkehrsausschuss getestet.

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3. Umsetzung 
In den Pilotverfahren werden Erfahrungen mit den technischen und organisatorischen Abläufen sowie 
der Darstellung in den Portalen gesammelt und ausgewertet. Ziel ist es, Anfang 2020 das Berichts-
wesen allen Dezernaten zur Verfügung zu stellen. Die Berichte sollen dann sukzessive mit dem neu-
en Werkzeug erstellt werden. Die bisherige Form der Jahresberichte soll in 2020 abgelöst werden.  
 
Bis dahin werden die Jahresberichte von den Gremiensachbearbeitern auf herkömmliche Art erstellt. 
Dies erfolgt in der Regel durch Zusammenstellung der angeforderten Sachstände in Form von (Excel-
) Listen. 
 
 
II. Controlling von Anfragen 
Die Beantwortung von Anfragen wird im Bezirk nachgehalten. Den Mitgliedern der Bezirksvertretung 
wird mehrmals jährlich eine Tabelle übersandt, die auch alle gestellten Anfragen enthält und in der 
der Status der Anfrage (Beantwortet, Offen) verzeichnet ist. Sobald das Berichtswesen erfolgreich 
implementiert ist, kann das Controlling für Anfragen im Dialog mit der Bezirksvertretung durch die 
Gremiensachbearbeitung ggf. angepasst und umgestaltet werden. 
 
 
 
Gez. Reker