Einführung eines Datenschutz-Management-Systems

Punkt 26: Einführung eines Datenschutz-Management-Systems 
 (V-Nr. 2018/0298) 
 
Der Ausschuss empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung, der Vorlage 
zuzustimmen.  
  
Stimmenthaltung: AfD

Punkt 43: Einführung eines Datenschutz-Management-Systems 
 (V-Nr. 2018/0298) 
 
Der Vorlage wird zugestimmt. 
 
Stimmenthaltungen: AfD-Fraktion

Punkt 6: Einführung eines Datenschutz-Management-Systems 
 (V-Nr. 2018/0298) 
 
Einstimmig empfiehlt der Ausschuss der Stadtverordnetenversammlung, der Vorlage 
zuzustimmen.

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
17.10.2018 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Revisionsamt 
Rechtsamt 
Amt für Interne Dienste   
Amt: Büro der 
Datenschutzbeauftragten   OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2018/0298 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 111430 
Kostenstelle:  109-010-1000 Investitionsnummer:  Neue Investitionsnummer  
Kostenträger:  1114-31 Sachkonto: 6720100 und 0241010  
 
Betreff: Einführung eines Datenschutz -Management-Systems 
 
Vorlage vom: 15.10.2018  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Der Magistrat beauftragt die Verwaltung mit der Einführung eines Datenschutz -
Management-Systems und stellt die dafür  erforderlichen Mittel im Haushaltsplan 2019 
zur Verfügung:  
 
 Etatisierung einmaliger Investitionskosten (Einrichtung/Installation, Überführung 
Bestandsdaten und Schulung in Höhe von 16.500, - € inkl. MwSt. unter Einrichtung 
einer neuen Investitionsnummer be i der Kostenstelle 109 -010-1000. 
 
 Bereitstellung von jährlichen Haushaltsmitteln beginnend ab 2019 für Miet - und  
Softwarepflegekosten in Höhe von 6.126, - € inkl. MwSt.

- 2 - 
 
2. Es werden  2,00 VZÄ im Stellenplan 2019 für die  Einrichtung von Datenschutzkoordinato -
rinnen bzw. Datenschutzkoordinatoren in den Ämtern, Verwaltungsstellen und Eigenbetrie -
ben geschaffen. Es handelt sich hierbei um ein Stellenkontingent, welches anteilig durch 
Ämter, Verwaltungsstellen und Eigenbetriebe sukzessive nur  nach vorheriger Bedarfsprü -
fung durch das Amt für interne Dienste - Organisationsabteilung abgerufen werden kann.  
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 15.10.2018 
 
Die seit dem 25.05.2018 geltende EU -Datenschutzgrundverordnung (DS -GVO) regelt die EU -
weit einzuhaltenden gesetzlichen Verpflichtungen im Umgang mit personenbezogenen Daten. 
Die Anforderungen gehen dabei weit über die bisher geltenden Regelungen des hessischen 
Datenschutzgesetzes hinaus. Datenerhebende und –verarbeitende Stellen müssen zukünftig 
in erheblichem Maße Rechenschaftspflichten erf üllen, verschärfte Meldepflichten bei Daten -
schutzvorfällen einhalten, Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche 
Voreinstellungen gewährleisten sowie regelmäßige Überprüfungen implementierter Sicher -
heitsmaßnahmen  durchführen und diese dokumentieren. Zudem sind neue Prozesse, 
Informationen und Vorgaben in der Verwaltung zu implementieren und dauerhaft 
anzuwenden sowie zu dokumentieren.  
 
Diese weitreichenden gesetzlichen Anforderungen können in der Wissenschaftsstad t 
Darmstadt nur durch einen erheblichen Ressourceneinsatz erfüllt werden. Um eine 
wirtschaftlich tragbare und für die Ämter, Verwaltungsstellen und Eigenbetriebe, die 
verantwortlich für die Umsetzung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der DS -GVO 
sind, umzusetzende Lösung vorhalten zu können, müssen hierfür entsprechende technische 
und organisatorische Voraussetzungen geschaffen werden:  
 
1. Zentrales Datenschutz -Management-System (DSMS) 
Die o. g. gesetzlichen Regelungen nehmen die Ämter, Verwaltungsste llen und Eigenbetriebe 
der Wissenschaftsstadt Darmstadt in hohem Maße in die Pflicht. Erhebungen und 
Verarbeitungen von personenbezogenen Daten sind mit umfangreichen 
Dokumentationspflichten seitens der Organisationeinheiten verbunden (z. B. 
Schwellenwerta nalyse, Risikobewertung, Datenschutzfolgenabschätzung). Zudem müssen die 
organisatorischen Vorgaben der Wissenschaftsstadt Darmstadt effizient umgesetzt und 
dauerhaft eingehalten werden.  
 
Die teilweise sehr komplexen gesetzlichen Vorgaben der DS -GVO sowie die organisatorischen 
Vorgaben zu deren Umsetzung in der Wissenschaftsstadt Darmstadt können anhand eines 
zentral eingesetzten IT -Verfahrens einheitlich abgebildet sowie von den verantwortlichen 
Stellen effizient erfüllt und dokumentiert werden. Hierdurch wird ein einheitliches 
Dokumentationsziel erreicht, um insbesondere bei übergeordneten Prüfungen und evtl. 
Datenschutzvorfällen schnell und angemessen reagieren zu können.  
 
Ohne den Einsatz eines DSMS in der Wissenschaftsstadt Darmstadt wäre diesen 
Anforderungen nur mit einem im Verhältnis weitaus größeren  Verwaltungsaufwand zu 
begegnen, was einer effektiven Erfüllung entgegensteht.  
 
Daher ist die Einführung eines DSMS unter Federführung des Büros der 
Datenschutzbeauftragten dringend erforderlich.  
 
Die einmaligen Investitionskosten zur Einführung eines DSMS (Einrichtung/ Installation, 
Überführung Bestandsdaten und Schulung, etc.) belaufen sich auf etwa 16.500, - € inkl. 
MwSt. Darüber hinaus ergeben sich  jährliche Folgekosten für Softwaremiete und Wartung in  
Höhe von 6.126, - € inkl. MwSt. 
 
2. Einsatz von Datenschutzkoordinatorinnen bzw. Datenschutzkoordinatoren in  Ämtern, 
Verwaltungsstellen und Eigenbetrieben  
Der Einsatz eines zentralen DSMS ist eine erforderliche Unterstützung der Ämter, Verwal -
tungsstellen und Eigenbetriebe zur effizienten Umsetzung und dauerhaften Einhaltung der

- 4 - 
weitreichenden gesetzlichen Anforderungen an erhebende und erfassende Stellen 
personenbezogener Daten. Der daraus resultierende Erfassungs - und Pflegeaufwand muss 
durch die einzeln en Organisationseinheiten gewährleistet werden. Der Einsatz eines DSMS 
kann nur dann eine Entlastung der verantwortlichen Stellen herbeiführen, wenn diese auch 
im Stande sind, die erforderlichen personellen Ressourcen bereitzustellen.  
 
Auch muss zukünftig in den Organisationseinheiten durch entsprechend zielgerichteten und 
termingenauen Personaleinsatz gewährleistet sein, dass organisatorische Vorgaben an die 
Verwaltung umgesetzt und dauerhaft eingehalten werden, wie z. B.:  
 
 Erfüllung der datenschutzrechtli chen Vorgaben bei Einführung neuer IT -Verfahren, 
 Abstimmung mit der/ dem Datenschutzbeauftragten bei Anfragen zum Datenschutz,  
 Sicherstellung von Betroffenenrechten bei Datenschutzvorfällen und in Bezug auf die 
Informationspflichten,  
 Durchführung von daten schutzrechtlichen Prüfungen.  
 
Zur Wahrnehmung dieser datenschutzrechtlichen Aufgaben Vorort bedarf es der Implemen -
tierung von Datenschutzkoordinatorinnen bzw. Datenschutzkoordinatoren in den Ämtern, 
Verwaltungsstellen und Eigenbetrieben. Diese Personen sind namentlich zu benennen und 
müssen die erforderliche fachliche Befähigung und Eignung vorweisen.  
 
In den durch die von der Umsetzung der DS -GVO dauerhaft besonders stark belasteten 
Bereichen (z. B. durch hohe Anzahl von Verarbeitungstätigkeiten, hohe A nzahl von IT-
Verfahrenseinführungen, Verarbeitung besonders sensibler Daten, hohes Publikums -
aufkommen etc.) kann es zu einem Mehraufwand kommen, welcher u. U. mit vorhandenen 
Personalkapazitäten nicht aufgefangen werden kann. Um die Wahrnehmung der daten schutz-
koordinierenden Tätigkeiten in diesen Bereichen sicherstellen zu können, sind im Stellenplan 
2019 Stellen im Gesamtumfang von 2,00 VZÄ einzurichten. Diese werden zunächst im Amt 
für Interne Dienste – Personalabteilung verortet.  
 
Die Zuweisung von St ellenanteilen ist von den zu berücksichtigenden Ämtern, Verwaltungs -
stellen und Eigenbetrieben zu beantragen. Der Bedarf ist ausführlich zu begründen und die 
organisatorische Umsetzung detailliert darzulegen. Das Amt für Interne Dienste – Organisa-
tionsabteilung wird anhand der eingereichten Unterlagen eine Prüfung der Erforderlichkeit 
durchführen und erforderliche Umsetzungsmaßnahmen einleiten. Das nähere Verfahren wird 
durch eine Rundverfügung geregelt.  
 
Die anfänglichen Personalkosten für das Haushaltsja hr 2019 belaufen sich auf maximal 
100.000 €. 
 
Darmstadt, den 15.10.2018  
I / IV / 109 
 
Dezernat I Dezernat IV 
 
 
 
 
Jochen Partsch  André Schellenberg  
Oberbürgermeister  Stadtkämmerer

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Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
17.10.2018 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss- 
       fassung Fachausschuss 
Revisionsamt 
Rechtsamt 
Amt für Interne Dienste  
Amt: Büro der 
Datenschutzbeauftragten  OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I 109 14 30 
10.1 10.2 10.3 
IV 20 
Stvv 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2018/0298 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
387 
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 111430 
Kostenstelle: 109-010-1000 Investitionsnummer: Neue Investitionsnummer 
Kostenträger: 1114-31 Sachkonto: 6720100 und 0241010 
 
Betreff: Einführung eines Datenschutz -Management-Systems 
 
Vorlage vom: 15.10.2018 
 
Beschlussvorschlag: 
 
1. Der Magistrat beauftragt die Verwaltung mit der Einführung eines Datenschutz -
Management-Systems und stellt die dafür  erforderlichen Mittel im Haushaltsplan 2019 
zur Verfügung: 
 
 Etatisierung einmaliger Investitionskosten (Einrichtung/Installation, Überführung 
Bestandsdaten und Schulung in Höhe von 16.500, - € inkl. MwSt. unter Einrichtung 
einer neuen Investitionsnummer be i der Kostenstelle 109-010-1000. 
 
 Bereitstellung von jährlichen Haushaltsmitteln beginnend ab 2019 für Miet - und  
Softwarepflegekosten in Höhe von 6.126, - € inkl. MwSt.

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2. Es werden  2,00 VZÄ im Stellenplan 2019 für die  Einrichtung von Datenschutzkoordinat o-
rinnen bzw. Datenschutzkoordinatoren in den Ämtern, Verwaltungsstellen und Eigenbetrie -
ben geschaffen. Es handelt sich hierbei um ein Stellenkontingent, welches anteilig durch 
Ämter, Verwaltungsstellen und Eigenbetriebe sukzessive nur nach vorheriger Bed arfsprü-
fung durch das Amt für interne Dienste - Organisationsabteilung abgerufen werden kann.  
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom 24.10.2018 
 
Der Vorlage wird zugestimmt.

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Begründung zur Magistratsvorlage vom 15.10.2018  
 
Die seit dem 25.05.2018 geltende EU -Datenschutzgrundverordnung (DS -GVO) regelt die EU-
weit einzuhaltenden gesetzlichen Verpflichtungen im Umgang mit personenbezogenen Daten. 
Die Anforderungen gehen dabei weit über die bisher geltenden Regelungen des hessischen 
Datenschutzgesetzes hinaus. Datenerhebende und –verarbeitende Stellen müssen zukünftig 
in erheblichem Maße Rechenschaftspflichten erfüllen, verschärfte Meldepflic hten bei Daten-
schutzvorfällen einhalten, Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche 
Voreinstellungen gewährleisten sowie regelmäßige Überprüfungen implementierter Sicher -
heitsmaßnahmen durchführen und diese dokumentieren. Zudem sind ne ue Prozesse, 
Informationen und Vorgaben in der Verwaltung zu implementieren und dauerhaft 
anzuwenden sowie zu dokumentieren.  
 
Diese weitreichenden gesetzlichen Anforderungen können in der Wissenschaftsstadt 
Darmstadt nur durch einen erheblichen Ressourcene insatz erfüllt werden. Um eine 
wirtschaftlich tragbare und für die Ämter, Verwaltungsstellen und Eigenbetriebe, die 
verantwortlich für die Umsetzung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der DS -GVO 
sind, umzusetzende Lösung vorhalten zu können, müssen h ierfür entsprechende technische 
und organisatorische Voraussetzungen geschaffen werden:  
 
1. Zentrales Datenschutz-Management-System (DSMS) 
Die o. g. gesetzlichen Regelungen nehmen die Ämter, Verwaltungsstellen und Eigenbetriebe 
der Wissenschaftsstadt Darmstadt in hohem Maße in die Pflicht. Erhebungen und 
Verarbeitungen von personenbezogenen Daten sind mit umfangreichen 
Dokumentationspflichten seitens der Organisationeinheiten verbunden (z. B. 
Schwellenwertanalyse, Risikobewertung, Datenschutzfolgenabschätzu ng). Zudem müssen die 
organisatorischen Vorgaben der Wissenschaftsstadt Darmstadt effizient umgesetzt und 
dauerhaft eingehalten werden.  
 
Die teilweise sehr komplexen gesetzlichen Vorgaben der DS -GVO sowie die organisatorischen 
Vorgaben zu deren Umsetzung in der Wissenschaftsstadt Darmstadt können anhand eines 
zentral eingesetzten IT-Verfahrens einheitlich abgebildet sowie von den verantwortlichen 
Stellen effizient erfüllt und dokumentiert werden. Hierdurch wird ein einheitliches 
Dokumentationsziel erreicht,  um insbesondere bei übergeordneten Prüfungen und evtl. 
Datenschutzvorfällen schnell und angemessen reagieren zu können.  
 
Ohne den Einsatz eines DSMS in der Wissenschaftsstadt Darmstadt wäre diesen 
Anforderungen nur mit einem im Verhältnis weitaus größeren   Verwaltungsaufwand zu 
begegnen, was einer effektiven Erfüllung entgegensteht.  
 
Daher ist die Einführung eines DSMS unter Federführung des Büros der 
Datenschutzbeauftragten dringend erforderlich.  
 
Die einmaligen Investitionskosten zur Einführung eines DSM S (Einrichtung/ Installation, 
Überführung Bestandsdaten und Schulung, etc.) belaufen sich auf etwa 16.500, - € inkl. 
MwSt. Darüber hinaus ergeben sich  jährliche Folgekosten für Softwaremiete und Wartung in 
Höhe von 6.126,- € inkl. MwSt. 
 
2. Einsatz von Datenschutzkoordinatorinnen bzw. Datenschutzkoordinatoren in  Ämtern, 
Verwaltungsstellen und Eigenbetrieben

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Der Einsatz eines zentralen DSMS ist eine erforderliche Unterstützung der Ämter, Verwal -
tungsstellen und Eigenbetriebe zur effizienten Umsetzung und da uerhaften Einhaltung der 
weitreichenden gesetzlichen Anforderungen an erhebende und erfassende Stellen 
personenbezogener Daten. Der daraus resultierende Erfassungs - und Pflegeaufwand muss 
durch die einzelnen Organisationseinheiten gewährleistet werden. Der  Einsatz eines DSMS 
kann nur dann eine Entlastung der verantwortlichen Stellen herbeiführen, wenn diese auch 
im Stande sind, die erforderlichen personellen Ressourcen bereitzustellen.  
 
Auch muss zukünftig in den Organisationseinheiten durch entsprechend zi elgerichteten und 
termingenauen Personaleinsatz gewährleistet sein, dass organisatorische Vorgaben an die 
Verwaltung umgesetzt und dauerhaft eingehalten werden, wie z. B.:  
 
 Erfüllung der datenschutzrechtlichen Vorgaben bei Einführung neuer IT -Verfahren, 
 Abstimmung mit der/ dem Datenschutzbeauftragten bei Anfragen zum Datenschutz,  
 Sicherstellung von Betroffenenrechten bei Datenschutzvorfällen und in Bezug auf die 
Informationspflichten, 
 Durchführung von datenschutzrechtlichen Prüfungen.  
 
Zur Wahrnehmung dieser datenschutzrechtlichen Aufgaben Vorort bedarf es der Implemen -
tierung von Datenschutzkoordinatorinnen bzw. Datenschutzkoordinatoren in den Ämtern, 
Verwaltungsstellen und Eigenbetrieben. Diese Personen sind namentlich zu benennen und 
müssen die erforderliche fachliche Befähigung und Eignung vorweisen.  
 
In den durch die von der Umsetzung der DS-GVO dauerhaft besonders stark belasteten 
Bereichen (z. B. durch hohe Anzahl von Verarbeitungstätigkeiten, hohe Anzahl von IT -
Verfahrenseinführungen, Verarbeitung besonders sensibler Daten, hohes Publikums -
aufkommen etc.) kann es zu einem Mehraufwand kommen, welcher u. U. mit vorhandenen 
Personalkapazitäten nicht aufgefangen werden kann. Um die Wahrnehmung der datenschutz -
koordinierenden Tätigkeiten in diesen Bereichen sicherstellen zu können, sind im Stellenplan 
2019 Stellen im Gesamtumfang von 2,00 VZÄ einzurichten. Diese werden zunächst im Amt 
für Interne Dienste – Personalabteilung verortet.  
 
Die Zuweisung von Stellenanteilen ist von den zu berücksichtigenden Ämtern, Verwaltungs -
stellen und Eigenbetrieben zu beantragen. Der Bedarf ist  ausführlich zu begründen und die 
organisatorische Umsetzung detailliert darzulegen. Das Amt für Interne Dienste – Organisa-
tionsabteilung wird anhand der eingereichten Unterlagen eine Prüfung der Erforderlichkeit 
durchführen und erforderliche Umsetzungsma ßnahmen einleiten. Das nähere Verfahren wird 
durch eine Rundverfügung geregelt.  
 
Die anfänglichen Personalkosten für das Haushaltsjahr 2019 belaufen sich auf maximal 
100.000 €. 
 
Darmstadt, den 15.10.2018 
I / IV / 109 
 
Dezernat I Dezernat IV 
 
 
 
 
Jochen Partsch André Schellenberg

Oberbürgermeister Stadtkämmerer